Hướng dẫn sử dụng phần mềm xếp thời khoá biểu TKB 7.0

- Đáp ứng nhiều tính chất về TKB mà các trường học thường hay yêu cầunhư:  Đảm bảo tuyệt đối không trùng- chéo tiết học, tiết dạy của các lớp vàgiáo viên;  Các tiết được xếp phải đảm b

BÀI GIẢNG CỦA BÁO CÁO VIÊN

Sau khi kết thúc nội dung này, học viên có thể:

Hiểu và có thể sử dụng tốt phần mềm Lập TKB trong nhà trường;

3 Nội dung tổng quát

Nội dung tổng quát được thể hiện qua bảng sau:

4 Nội dung chi tiết

1

Bài 1: Giới thiệu, gài đặt phần mềm

- Giới thiệu tổng quan phần mềm

- Thiết lập cấu hình

- Dữ liệu Lớp học

- Dữ liệu môn học

- Dữ liệu giáo viên

- Kiểm tra các ràng buộc

- Dữ liệu phân công dạy

Bài 1: Giới thiệu, gài đặt phần mềm

I Mục đích

Hướng dẫn cho học viên hiểu được lợi ích của việc sử dụng phần mềm hỗ trợ lậpthời khoá biểu trong trường học Cách gài đặt cũng như quy trình thực hiện củaphần mềm

II Yêu cầu

Sau bài học, học viên có thể gài đặt và hiểu được quy trình làm việc của phầnmềm

III Nội dung bài giảng

- Để lập được một TKB cho trường học họ phải mất rất nhiều thời gian để xếp,chỉnh, sửa, thay đổi,… Thường mỗi khi quyết định một sự xếp đặt nào đó (đặcbiệt vào lúc TKB đã xếp được nhiều) họ gặp rất nhiều khó khăn để kiểm tra tínhđúng đắn

- Quản lý TKB rất phức tạp: khi gặp phải những yêu cầu đổi tiết, xin nghỉ,…thường gọi là những tình huống bất chợt thì sẽ gặp nhiều khó khăn bởi lẽ phải

dò TKB từng giáo viên, từng lớp rồi sau đó mới đưa ra được những quyết định

Thường thì những việc như thế này người quản lý TKB sẽ rất ngại.

- Việc tra cứu, in ấn TKB còn hạn chế Thường thì các trường học chỉ in ra TKBtheo các lớp học, còn việc sinh ra TKB cho các giáo viên, các tổ chuyên mônthì các giáo viên phải tự sinh ra

Một phần mềm tin học hỗ trợ cho các chuyên gia lập TKB là rất cần thiết.Chúng tôi muốn nói về phần mềm ở đây là chỉ mang tính hỗ trợ, chứ sẽ không thể

có một phần mềm nào mà hoàn chỉnh từ đầu đến cuối việc lập TKB được bởi tính

đa dạng và tính mờ các yêu cầu bài toán này

Các tính năng nổi bật của phần mềm:

- Dễ gài đặt và khả năng thích ứng với các loại máy tính là cao (do khôngđòi hỏi nhiều về cấu hình phần cứng máy tính)

- Giao diện sử dụng cực kỳ đơn giản và dễ dùng Bạn có thể nhập dữ liệutrực tiếp trên bảng tính Excel (work sheets) hoặc thông qua các mẫu nhập liệu(Forms) với các tuỳ biến chuột- phím thuận tiện.

- Khả năng kiểm tra tính đúng đắn dữ liệu cao Chương trình sẽ tự độngkiểm tra dữ liệu hoặc kiểm tra dữ liệu đồng bộ, chỉ ra vị trí dữ liệu sai,… Bạn

sẽ rất tin tưởng về tính hợp lý dữ liệu khi phải làm việc trên một CSDL cực kỳphức tạp như TKB

- Đáp ứng nhiều tính chất về TKB mà các trường học thường hay yêu cầunhư:

 Đảm bảo tuyệt đối không trùng- chéo tiết học, tiết dạy của các lớp vàgiáo viên;

 Các tiết được xếp phải đảm bảo tuyệt đối các yêu cầu đặt ra ban đầu củangười lập lịch, trong trường hợp không thể xếp được tiết nào đó máy sẽđặt tiết này ra danh sách các tiết chưa xếp được của lớp đó để xử lý sau(xử lý bán tự động);

 Cho phép chọn những tiết trên một buổi học nào đó để họ Hội đồng Nhàtrường;

 Những môn học yêu cầu có một buổi học 2 tiết xếp liền nhau đã xử lý rấttốt;

 Có thể yêu cầu các tiết tránh dạy cho các môn học, cho các giáo viên;

2.Gài đặt chương trình lên máy tính

Giới thiệu bộ đĩa gài đặt

Bộ gài đặt phần mềm này gồm 4 đĩa mềm 1.44Mb, với tổng độ lớn 3.8 Mb Bạn

có thể nhận bộ gài đặt từ các đĩa mềm hoặc từ 01 đĩa CD ROM Tốt nhất bạn nêndùng đĩa CD bởi lẽ nó gọn nhẹ và an toàn hơn nhiều so với các đĩa mềm Trongtrường hợp máy tính của bạn không có ổ đọc đĩa CD thì tất nhiên bạn phải nhậnmột bộ đĩa mềm

Các bước để gài đặt

Mở thư mục gài đặt phần mềm TKB và chạy tệp setup.exe

Thực hiện theo các bưíơc như bộ gài đặt chỉ dẫn bạn sẽ gài đắt được phần mềmlên máy tính một cách dễ dàng và có thể sử dụng chúng thông qua biểu tượng trênmàn hình nền của Windows hoặc trên thánh thực đơn Start

Các yêu cầu trước khi sử dụng chương trình

 Thiết lập môi trường làm việc cho phần mềm Excel

Trước khi sử dụng phần mềm này, bạn cần phải thiết lập môi trường làm việccho phần mềm bảng tính điện tử Excel như sau:

Nếu là Excel97:

- Khởi động Excel, sau đó chọn menu Tools\Options…

- ở thẻ Genaral của hộp thoại Options, bỏ chọn (Unchecked) mục Macro

virus protection (như hình dưới)

- Nhấn Ok để hoàn tất phần việc này.

Nếu là Office2000 hoặc OfficeXP:

- Khởi động Excel, sau đó chọn menu Tools\Macro\Security

- ở thẻ Security Level của hộp thoại Security, chọn mục Low… (như hình

dưới)

Bỏ chọn mục này

Lưu ý : Khi sử dụng cỏc phần mềm diệt virus: Phần mềm này được viết bởi

ngụn ngữ VBA, nú hoạt động được là nhờ cỏc Macro lệnh trong Excel, với mộtchương trỡnh diệt virus sẽ hiểu cỏc Macro này là cỏc macro virus, và khichương trỡnh này bị mất cỏc macro, nú sẽ khụng hoạt động được nữa Nờn khithực hiện quột virus cho mỏy tớnh phải thực hiện sao lưu tệp chương trỡnh(TKB.XLS), sau khi quột xong virus phục hồi lại như cũ hoặc phải thiết lập tuỳchọn diệt virus cú thể là: khụng quột cỏc tệp Officce; khụng diệt cỏc macro;hoặc khi diệt phải hỏi trước

- Các điều kiện ràng buộc

Modul xếp thời khoá biểu

Thời khoá biểu đ đ ợc tự ã được tự

- Thay đổi tiết dạy

- Kiểm tra lỗi TKB

In ấn TKB:

- TKB theo lớp học

- TKB theo tổ chuyên môn

Để làm việc được với phần mềm này, bạn nờn làm theo cỏc bước sau:

- Cập nhật cỏc danh mục: Lớp học, Mụn học, Giỏo viờn

- Sau khi đó cú cỏc danh sỏch Mụn học, Lớp học, Giỏo viờn giảng dạy hóythực hiện lập bảng phõn cụng giảng dạy

- Thực hiện cỏc thao tỏc sắp xếp, kiểm tra tớnh đỳng đắn dữ liệu trờn bảngphõn cụng giảng dạy một cỏch đầy đủ

- Thực hiện tính năng Lập TKB tự động Sau bước này bạn sẽ có mộtTKB do máy lập, TKB này thoả mãn đến 90% những yêu cầu đặt ra, tuy nhiêncòn phụ thuộc vào bộ điều kiện ban đầu.

- Tiếp theo bạn có thể tra cứu và chỉnh sửa TKB cho thật hợp lý vớitrường học mình bằng chức năng Tra cứu- Tinh chỉnh TKB

- Thực hiện các thao tác đổi tiết học trong từng lớp học cho hợp lý với

TKB của giáo viên, lớp học Bước này quyết định rất nhiều đến tính đẹp của

TKB, nhà trường nên tạo điều kiện để các chuyên gia lập TKB của trườngmình tham gia vào bước này vì họ sẽ là người xử lý rất thạo những tình huống

tế nhị của TKB và họ có rất nhiều mẹo xử lý các tình huống chuyển đổi tiết saocho hợp lý

- Sau khi đã chỉnh lý xong TKB, thực hiện in TKB của toàn trường, củacác tổ chuyên môn, của từng giáo viên giảng dạy và có thể tự tạo ra các TKBtheo ý muốn

Bài 2: Thiết lập cấu hình và chuẩn bị các dữ liệu TKB

I Mục đích

Hướng dẫn học viên cách thiết lập cấu hình và chuẩn bị các dữ liệu cần thiết đểphần mềm hoạt động

II Yêu cầu

Sau bài học, học viên có thể thiết lập được cấu hình và sử dụng thành thạo cáccông việc sau :

- Dữ liệu Lớp học

- Dữ liệu môn học

- Dữ liệu giáo viên

- Kiểm tra các ràng buộc

- Dữ liệu phân công dạy

III Nội dung bài giảng

1 Khởi động chương trình

Bạn phải nhớ rằng: chỉ khi nào đã hoàn thành các bước gài đặt ở phần 1 một cách

tốt đẹp, khi đó mới có thể sử dụng được chương trình này

Để khởi động, từ màn hình của Windows kích hoạt menu Start\Programs\Hỗ trợ

lập TKB2.0\TKB2.0 Màn hình chính phần mềm xuất hiện:

Từ màn hình chính này, người dùng có thể chuyển đến được các chức năng khácnhau của phần mềm như:

- Lập danh mục các môn học

- Lập danh mục các lớp học

- Lập danh mục giáo viên

- Lập bảng phân công giảng dạy

- Tra cứu kết quả

2 Thiết lập các thông tin cấu hình

Từ màn hình chính của chương trình, chọn menu Cấu hình, hộp thoại sau xuất

hiện cho phép bạn thiết lập những thông tin về trường mình:

Hãy thực hiện điền các thông tin về trường mình lên hộp thoại trên.

Thực hiện đăng ký sử dụng phần mềm:

Click nút lệnh Đăng ký, hộp thoại sau hiện ra

Với mỗi máy tính chương trình sẽ tạo ra một Mã xin đăng kí Muốn đăng kí sử dụng bạn phải gửi Mã xin đăng kí đến Trung tâm Tin học của Sở Giáo dục Đào tạo Huế để có thể nhận Mã đăng ký.

3 Cập nhật danh mục các Lớp, Môn học

Từ màn hình chính, kích hoạt menu Lập danh mục lớp học, màn hình sau hiện ra

cho phép bạn khai báo các khối lớp và thông tin về các lớp học trong trường:

Hãy nhập danh mục các môn học và lớp học cho TKB của trường Riêng với cộtTên môn học và Tên lớp yêu cầu bạn phải nhập đủ dữ liệu (không được để trốngcho các lớp và môn học).

4 Cập nhật danh mục Giáo viên giảng dạy

Từ màn hình chính, chọn menu Lập danh mục giáo viên Màn hình sau đây hiện

ra cho phép bạn tạo danh sách các tổ chuyên môn, các giáo viên tham gia giảngdạy

Trước hết hãy nhập các thông tin về các Tổ chuyên môn trong trường Mỗi tổchuyên môn sẽ có một tên, và được phép chọn một tiết để tất cả giáo viên trong tổlàm việc riêng.

Chức năng này giúp bạn tạo danh sách các giáo viên tham gia giảng dạy Với mỗigiáo viên cần quan tâm tới 3 thông tin chính:

- Họ tên: là tên đầy đủ của giáo viên

10 ký tự, không được rùng lặp bí danh giữa các giáo viên Đây chính là khoácủa từng giáo viên phục vụ việc lập lịch, việc in kết quả

- Thuộc tổ chuyên môn nào: Chọn tổ chuyên môn của giáo viên Những giáo

viên cùng một tổ chuyên môn sẽ được xếp lịch nghỉ trùng tiết họp (nếu có) vàđược in trên cùng một TKB của tổ đó

- Ngày nghỉ dạy: Phần mềm này cho phép mỗi giáo viên được nghỉ dạy ít nhất

- Thêm: muốn thêm mới một giáo viên hãy Click lên đây Sau đó hãy nhập

những thông tin về giáo viên mới trên hộp thoại

- Bớt: Dùng đễ loại bỏ thông tin một giáo viên ra khỏi danh sách Khi đó giáo

viên đang hiển thị sẽ bị loại bỏ, tuy nhiên trước khi quyết định loại bỏ một giáoviên ra khỏi danh sách máy sẽ yêu cầu bạn kiểm định lại quyết định của mìnhbởi hộp thoại Yes/No

- Tiến, Lùi: dùng để định vị tới các bản ghi kế sau và trước bản ghi hiện tại.

- Đóng: để đóng hộp thoại lại, chuyển về danh sách giáo viên trên bảng tính.

Trước khi hoàn thành danh sách giáo viên giảng dạy, bạn nên thực hiện tính năngKiểm tra dữ liệu để đảm bảo tính đúng đắn dữ liệu mình vừa nhập bằng cách click

lên nút Kiểm tra lỗi:

bạn sẽ biết được các vi phạm dữ liệu trên bảng danh sách giáo viên giảng dạy

5. Lập bảng phân công giảng dạy

Từ màn hình chính của chương trình, chọn menu Lập bảng phân công giảng dạy.

Màn hình sau xuất hiện cho phép bạn lập bảng phân công giảng dạy cho tất cả cácgiáo viên và các lớp học:

Đây chính là các ràng buộc cơ bản nhất của TKB Thông tin trên bảng phân phối

này bao gồm: Giáo viên nào, dạy môn gì, lớp nào, số tiết/tuần, có một buổi học 2

tiết liền nhau? , tránh dạy tiết nào?

Bạn có thể nhập dữ liệu trực tiếp trên bảng tính hoặc có thể nhập liệu thông qua

một mẫu nhập liệu khi click lên nút Dùng mẫu nhập liệu:

Trên mẫu nhập liệu này có thể nhập bảng phân công theo từng giáo viên (nếu chọnthẻ Theo giáo viên) hoặc nhập bảng phân công theo từng Lớp học (nếu chọn thẻTheo Lớp) tuỳ thích ý nghĩa các nút lệnh trên hộp thoại như sau:

- Nút >, <: dùng để định vị đến giáo viên cần nhập liệu

- Thêm: để thêm một phân công mới cho một giáo viên

- Bớt: xóa phân công hiện tại cho giáo viên đó

- Cập nhật: cập nhật những thông tin vùa chỉnh sửa vào bản ghi hiện tại.

Tiếp theo bạn có thể thực hiện hàng loạt các tiện ích trên bảng dữ liệu như: sắp xếpbảng danh sách theo các tiêu chí, kiểm tra dữ liệu trên bảng phân phối đã hợp lýchưa và thực hiện xếp TKB tự động:

Tính năng kiểm tra dữ liệu đã nhập trên bảng phân công giảng giạy:

Click nút lệnh Kiểm tra dữ liệu, bạn sẽ biết được vị trí những dòng dữ liệu nào là

chưa hợp lý Tốt nhất bạn phải thực hiện tính năng này trước khi lập lich tự động

Tính năng này giúp bạn kiểm tra các thông tin đã nhập trên bảng phân công giảngdạy đã đúng chưa Ví dụ như: không có tên giáo viên, hoặc tên lớp, hoặc sốtiết/tuần, hoặc có tới hơn một giáo viên dạy một môn trên một lớp,… tính năng này

sẽ chỉ ra những lỗi đó

Hãy click lên nút Kiểm tra dữ liệu để làm việc này.

Sắp xếp dữ liệu trên bảng phân công giảng dạy:

Để tiện theo dõi thông tin nhập trên bảng phân công giảng dạy, có thể sử dụng tínhnăng sắp xếp dữ liệu theo các tiêu chí: lớp học, môn học, giáo viên dạy Click lên

nút lệnh Sắp xếp danh sách, hộp thoại sắp xếp hiện ra:

Bài 3: Lập TKB tự động và tinh chỉnh

Hướng dẫn học viên các thao tác để thực hiện lập TKB tự động, đồng thời tinhchỉnh sao cho TKB hoàn thiện

Sau bài học, học viên thao tác thành thạo công việc sau :

và thay vào đó là TKB mới Nếu bạn muốn lưu lại TKB cũ hãy cất (Save As) thêmmột tệp Excel nũa để lưu trước khi chạy tính năng này

Tính năng này sẽ giúp bạn có được một TKB tương đối hoàn chỉnh, từ TKB nàybạn có thể chỉnh sửa một chút cho thật hợp lý là bạn đã có một TKB sử dụng được

Để kích hoạt chức năng này, hãy click lên nút lệnh Sắp TKB tự động:

Trước khi quyết định lập lịch, bạn phải khai báo một vài thông số trên hộp thoạinày:

- Có tiết chào cờ hay không? Nếu có thì là tiết mấy? Thứ mấy?

- Có tiết sinh hoạt lớp hay không? Nếu có thì vào thứ mấy? Tiết mấy?

- Cho phép giáo viên của các tổ chuyên môn được nghỉ một tiết đã chọn cho tổ?

- Cho phép mỗi giáo viên được nghỉ vào một buổi đã chọn?

- Có yêu cầu nghỉ vài tiết học để họp hội đồng nhà trường không? Nếu có thìchúng là thứ mấy? Những tiết nào?

Sau khi hoàn tất các tuỳ chọn hãy click Lập lịch > Chương trình sẽ tự động xếp

lịch thoả mãn các yêu cầu đề ra Tuy nhiên việc xếp lịch tự động không phải lúc

Với TKB này bạn có thể tra cứu- in ấn TKB theo từng giáo viên, lớp học; tinh

chỉnh TKB theo ý muốn, Hãy click lên nút lệnh Tra cứu- Tinh chỉnh TKB:

Trên hộp thoại này bạn có thể tra cứu được TKB của từng giáo viên, biết được tổng

số lớp, số tiết phải dạy, tổng số tiết đã xếp được, các tiết vẫn chưa xếp được, các vi

phạm về TKB của giáo viên đó và có thể in trực tiếp TKB của giáo viên ra máy in

khi nhấn lên nút lệnh In thời khoá biểu.

Bạn cũng có thể tra cứu TKB theo từng lớp học, đổi tiết, chỉnh sửa TKB của các

lớp trên thẻ Theo lớp học như sau:

Các môn học vẫn chưa xếp được cho lớp này

TKB của lớp đang chọn

Trên hộp thoại này bạn có thể:

- Biết được TKB của giáo viên dạy môn nào đó cho lớp Ví dụ ở màn hình trên,khi click lên môn Toán lập tức TKB của giáo viên dạy môn Toán lớp 11A5(Chinh.T) sẽ được hiển thị ngay ở dưới Điều này sẽ giúp các chuyên gia lậpTKB nhanh chóng có những quyết định chuyển tiết, xếp đặt lại để TKB hợp lýhơn với từng lớp, với các giáo viên giảng dạy

- Tra cứu và in ấn TKB của từng lớp học (như làm việc với TKB của từng giáoviên)

- Biết được các tiết vẫn chưa xếp được (các môn nằm ở danh sách các tiết chưaxếp được), từ đây bằng những kinh nghiệm xếp lịch của mình bạn thực hiện đặtchúng vào những vị trí hợp lý

o Cách khác bạn có thể đẩy một môn từ danh sách chưa xếp được lên TKBbằng cách, click kép chuột lên tên môn đó ở danh sách, hộp thoại sauhiện ra:

Để tạo ra được một TKB từ phần mềm này bạn phải làm theo 2 bước sau:

+ Bước xếp TKB tự động (máy làm)

Hãy chọn thứ, tiết

(vị trí đặt môn này lên TKB)

và click OK.

+ Tinh chỉnh TKB bằng tay với sự hỗ trợ của máy

Để thực hiện bước tinh chỉnh TKB bằng máy hiệu quả, chúng tôi khuyến cáo các bạn nên thực hiện tinh chỉnh TKB theo thứ tự các bước sau:

- Sử dụng các biện pháp hoán đổi tiết hợp lý để lấp hết các khoảng trống(tiết trống) trên TKB từng lớp;

- Điều chỉnh tiết dạy, buổi dạy cho phù hợp với những giáo viên dạy cả 2buổi sáng- chiều.;

- Xem và tinh chỉnh TKB của từng giáo viên Xem những tiết nào nằm ở

vị trí không hợp lý tìm cách đưa chúng đến các vị trí hợp lý hơn;

- Thay đổi tiết dạy theo một số yêu cầu của giáo viên, ví dụ như: chuyển

vị trí của tiết trong một buổi

- Điều chỉnh các tiết học cho các môn học của từng lớp một cách hợp lý(về khoảng cách giữa các buổi);