Hướng dẫn sử dụng phần mềm y học.pdf

chia sẻ kiến thức hướng dẫn sử dụng phần mềm y học.

Hướng dẫn sử dụng Phần mềm CT

Scaner

Khai báo danh mục

Danh sách bệnh nhân đã đóng phí chờ chụp XQ/ CT

Truy tìm bệnh nhân theo ngày

tháng

Giao diện nhập liệu mô tả.

Kết quả chup CT Scaner được

in ra

Soạn thảo từ viết tắt để dễ

nhập liệu

Soạn thảo mô tả vùng chụp.

Hướng dẫn sử dụng

X - Quang

Tài liệu hướng dẫn

Phần mềm Quản lý Dược

Cty Phát Triển Điện Toán Y Khoa Hoàng Trung

BS PHAN XUÂN TRUNG

Bs kê toa

BN ra quầy thuốc mua thuốc

Load Toa thuốc của BS lên bán thuốc

In Hóa đơn tiền

Bán thuốc

Khách Vãng Lai

Nhập thông tin thuốc mua

In Hóa đơn tiền

SƠ ĐỒ BÁN THUỐC NGOẠI TRÚ

SƠ ĐỒ PHÂN BỐ THUỐC NỘI TRÚ

Kho chẳn(*) xuất thuốc theo Đề nghị

VTYT đã sử dụng giường 2, phòng 1

VTYT đã sử dụng giường 1, phòng 2

Đơn thuốc giường 2,phòng 1

Đơn thuốc giường 1,phòng 2

Đơn thuốc giường 2,phòng 2

VTYT đã sử dụng giường 2, phòng 2

Tổng hợp các đơn thuốc

Đề nghị lấy thuốc từ kho chẳn (*)

Tổng hợp các VTYT

(*): Kho có thể thay đổi tùy theo quy trình phân kho của BV

Phát thuốc đến các giường bệnh Phát VTYT đến các giường bệnh

Xuất thuốc tới kho đề nghị

Xuất thuốc tới kho đề nghị

Bán thuốc Xuất thuốc Đề nghị

Theo đề nghị

từ các kho

Theo đề nghị các khoa

Nhập thuốc Báo cáo Thống kê Quản lý

Lấy thuốc cho khoa

Lấy thuốc cho kho

Từ Nhà cung cấp

Từ Kho khác chuyển đến

Dự trù

Thẻ Kho

Lãi lỗ

Nộp tiền thuốc

Thanh toán BH Tồn kho

Tồn kho sau khi kê đơn Báo giá

Hạn sử dụng thuốc

Xuất nhập tồn Tổng hợp xuất theo Toa

Theo Toa BS

Khách Vãng

Lai

Thuốc nhập vào kho

Hóa đơn tiền thuốc

Tiền chênh lệch

Thuốc được bán

Thuốc nhập theo NCC

Thuốc nhập

từ kho khác

Thuốc nhệp theo kho

Thuốc theo Toa BS

Thuốc xuất đến các kho

Hóa đơn hủy

Kê khai thuốc Ntrú

Hóa đơn bán thuốc

Phiếu nhập thuốc

Xuất trả thuốc về NCC/kho

Nhập trả thuốc về kho từ NCC/kho

Thanh lý thuốc Định giá

DM thuốc BHYT

DM thuốc Chính sách

Các DM Dược Người dùng

SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ DƯỢC

Đăng nhập hệ thống.

Có thể phân quyền riêng cho từng tác vụ: nhập thuốc, định giá, bán thuốc… riêng

Khai báo các danh mục

 Danh mục thuốc – thêm thuốc vào danh mục.

 Danh mục BS kê đơn.

 Danh mục kho thuốc (dùng cho nội trú)

 Danh mục nhà cung cấp.

 Danh mục họ trị liệu

 Danh mục các đơn vị tính thuốc.

 Thành phần dược chính.

 Khai báo người dùng.

 Cài đặt mặc định kiểu bán thuốc và kế toán

 Thông tin bệnh viện

 Đổi mật khẩu Cần phải khai báo đầy đủ và chi tiết các danh mục trước khi sử dụng các chức năng của phần

mềm.

Bỏ qua khâu khai báo sẽ gây trở ngại cho nghiệp vụ hàng ngày của quầy Dược.

Giao diện quản lý Danh mục

thuốc

Giao diện quản lý Thuốc thuộc DM Bảo hiểm

Giao diện quản lý Thuốc theo diện chính sách

Muốn thống kê được BS

kê đơn thì phải khai báo thông tin về BS trước

Khi áp dụng phần mềm

để quản lý một mạng

lưới kho thuốc như chuỗi

cửa hàng dược, quản lý

dược nội tú… cần phải

khai báo tên của các

kho/quầy thuốc

Mỗi kho/quầy thuốc có

cơ sở dữ liệu riêng, cần

khai báo đường dẫn

Việc khai báo này phải

do nhân viên quản trị

mạng thực hiện

Nếu chỉ sử dụng cho 1 quầy thuốc thì không cần khai báo ở đây

Cần khai báo tên nhà cung cấp: công ty sản xuất, công ty phân phối, cửa hàng thuốc… trước khi nhập vào một phiếu nhập thuốc.

Việc khai báo này giúp thống kê và truy tìm thông tin nhà cung cấp khi cần thiết

Khai thông tin họ trị liệu để giúp việc phân loại thuốc dễ dàng Nếu phần mềm liên kết với đơn thuốc điện tử sẽ giúp BS tìm nhanh tên

thuốc cần kê

Thêm đầy đủ vào danh mục này sẽ giúp “auto-complete” khi nhập liệu.

Mỗi kho/quầy thuốc có

cơ sở dữ liệu riêng, cần khai báo đường dẫn.Việc khai báo này phải

do nhân viên quản trị mạng thực hiện

Để tránh trường hợp bị

lộ mật khẩu, người dùng nên thay đổi mật khẩu thường xuyên Tuy nhiên cần phải nhớ mật khẩu

mới đổi

! Đây là khai báo quan trọng,

ảnh hưởng đến kết quả thống kê

doanh thu sau này Cần xác định

kỹ lựa chọn ngay từ ban đầu

nhập kho về cùng 1 giá bán”, dù rằng giá vốn

của các đợt nhập thuốc là khác nhau

Đây thường là cách chọn của một nhà thuốc tư nhân

Chọn option này khi nhà thuốc quyết định cách định giá theo kiểu “cùng 1 loại thuốc, nhưng 2 đợt nhập có giá vốn khác nhau nên định giá bán ra cũng khác nhau Các thuốc này phân biệt nhau qua Phiếu Nhập Kho

Đây thường là cách chọn của một nhà thuốc nhà nước

Trong trường hợp cùng 1 loại thuốc, nhập 2 lần khác nhau, có hạn sử dụng khác nhau,

nếu chọn option này, phần mềm sẽ hiển thị thuốc có hạn sử dụng gần nhất lên phía trên danh sách

Trong trường hợp cùng 1 loại thuốc, nhập 2 lần khác nhau, có hạn sử dụng khác nhau,

nếu chọn option này, phần mềm sẽ hiển thị thuốc nào được nhập kho trước để ưu tiên bán

ra, tên thuốc của phiếu nhập cũ sẽ hiện lên phía trên danh sách để được chọn trước

! Đây là khai báo quan trọng,

ảnh hưởng đến kết quả thống kê

doanh thu sau này Cần xác định

kỹ lựa chọn ngay từ ban đầu

Chương trình sẽ không chấp

nhận thay đỗi lại trong quá trình

vận hành

Giao diện Thông tin Bệnh

viện

Nhập thuốc và định giá thuốc

 Ghi phiếu nhập thuốc.

 Định giá thuốc trước khi bán.

 Ghi đề nghị nhập thuốc.

Nhập thuốc

Khi nhập thuốc mới, sử dụng giao diện này để ghi chép lại thông tin hóa đơn mua hàng.

Đây là cơ sở đầu tiên để kiềm soát thuốc trong toàn quy trình hoạt động nhà thuốc

Chi tiết thuốc được

nhập mới nên được gõ

đầy đủ

Nút thay đổi cách ghi giá thuốc: ghi theo đơn giá hay ghi thành tiền

CHÚ Ý: cần thận chỗ này, nếu chọn sai sẽ dẫn đến sai hàng loạt

Sau khi nhập liệu, in ra phiếu nhập thuốc.

Ghi nhớ mã số phiếu nhập thuốc để tiếp tục các thao tác tiếp theo như định giá thuốc, kiểm tra thuốc

Phần mềm giúp in ra BIÊN BẢN KiỂM NHẬN HÀNG.

Vùng định giá

Danh sánh phiếu nhập và trạng thái thuốc chưa định giá

Vùng tiện ích, giúp nhập giá nhanh và theo công thức định giá có sẵn

Sau khi lập phiếu nhập thuốc, bước kế tiếp là định giá thuốc

Thuốc được nhập nhưng chưa định giá sẽ không bán được

1 Xác định tên thuốc từ phiếu nhập cần định giá

2 Nhập giá bán ra theo từng đối tượng: dịch vụ, bảo hiểm, chính sách

3 Chọn nút Áp Giá để kết thúc việc định giá

Nếu không thay đổi giá thuốc thì

chọn Định Theo Giá Cũ TẤT CẢ

các thuốc mới nhập sẽ được gán

giá cũ Đỡ mất công nhập lại giá

cho từng thuốc

Quy định sẵn tỉ lệ % giá bán cao hơn giá mua Gán

tỷ lệ % khác nhau cho các đối tượng khác nhau

Uncheck nút này nếu chưa muốn đưa ra bán ngay

Giao diện quản lý Phiếu

nhập kho

Giao diện tìm Phiếu nhập thuốc từ nhà cung cấp/Kho

Giao diện quản lý Hóa đơn

hủy

Mẫu in Phiếu nhập thuốc

Trong một hệ thống có nhiều kho thuốc, kho đích muốn nhập thuốc từ kho nguồn thì phải gởi một phiếu đề xuất.

Dùng giao diện này để lập phiếu đề xuất và gởi đến kho nguồn Kho nguồn sẽ nhận đề nghị và chấp nhận xuất kho Khi đó kho đích mới nhận được thuốc

Kho nguồn nhận được phiếu đề nghị xuất thuốc, gõ mã phiếu đề nghị vào đây để lấy thông tin thuốc từ phiếu đề nghị.

Nội dung Phiếu đề nghị sẽ hiển thị ở đây

Kho nguồn sẽ đối chiếu số lượng thuốc

trong phiếu đề nghị với số lượng thuốc tồn

trong kho, xem có đủ số lượng xuất không

Kho nguồn cũng có thể vào danh sách chờ

để chọn phiếu đề nghị

Bán – xuất thuốc

 Bán thuốc

Nhập trực tiếp tên khách hàng nếu là khách vãng lai.

Nhập mã số đơn

thuốc vào đây để

load nội dung đơn

thuốc vào ô nhập

liệu

Có thể nhập mã số bệnh nhân để lấy thông tin

Nội dung đơn thuốc của bs có thể đổ trực tiếp vào đây.

Nếu không có mã số đơn thuốc thì phải nhập bằng tay

Phần bán thuốc đơn giản chỉ có vậy.

Nhân viên bán thuốc có thể lập bản dự trù thuốc để yêu cầu nhập thuốc.

Biên bản dự trù này căn cứ vào số lượng Nhập Xuất Tồn hiện tại

Bảng In Biên bản dự trù

 Thuốc đã xuất bán, nếu có vấn đề

phải nhập trở lại thì dùng giao diện Nhập Trả (nhập lại thuốc đã xuất).

Xử lý tình huống

mềm sẽ căn cứ vào phiếu nhập trước để

xuất trước cho hết số lượng tồn Điều này

sẽ dẫn đến tình trạng phiếu bán ra có 2 lần tên thuốc, do 2 phiếu nhập khác nhau.

trả lại các thuốc lẻ về cho nhà cung cấp và sau đó cộng các số lẻ này vào phiếu nhập mới.

Giao diện Báo cáo Nộp tiền bán thuốc

Mẫu in Bảng kê nộp tiền

bán thuốc

Giao diện thống kê Hóa đơn tiền thuốc

Mẫu in thống kê Hóa đơn

tiền thuốc

Giao diện thống tiền Chênh lệch

Mẫu in thống kê tiền Chênh lệch

Các báo cáo – thống kê

Giao diện Thẻ Kho

Mẫu in Thẻ kho

Giao diện Báo cáo Lãi, lỗ

Mẫu in Báo cáo Lãi, lỗ

Giao diện báo cáo Thanh

Toán Bảo Hiểm

Thống kê thuốc nhập

Giao diện Thống kê nhập

kho Chi tiết

Mẫu in thống kê thuốc nhập kho chi tiết

Giao diện Thống kê thuốc nhập kho

Mẫu in thống kê thuốc

nhập kho

Giao diện thống kê thuốc nhập vào kho theo Nhà cung

cấp

Mẫu in thống kê thuốc nhập vào kho theo Nhà cung cấp

Giao diện thống kê thuốc nhập vào kho từ tất cả các

kho

Mẫu in thống kê thuốc nhập vào kho từ tất cả các kho

Giao diện thống kê thuốc nhập vào kho theo Kho

nguồn

Thống kê thuốc xuất

Giao diện Báo cáo Tổng hợp xuất theo Toa thuốc

Giao diện Báo cáo Chi tiết xuất theo Toa thuốc

Giao diện thống kê Thuốc được bán

Mẫu in thống kê thuốc

được bán

Giao diện thống kê thuốc được bán theo tên BS

Mẫu in thống kê thuốc theo

BS kê toa

Giao diện thống kê thuốc xuất đến các kho khác

Mẫu in thống kê thuốc xuất

đến các kho khác

Giao diện thống kê Hóa đơn

hủy

Mẫu in thống kê Hóa đơn

hủy

Giao diện Kê khai thuốc nội

trú

Giao diện quản lý Hóa đơn

bán

Giao diện tìm Hóa đơn

bán/xuất

Thống kê tồn kho

Xem nhanh số thuốc tồn kho thực tế.

Xem nhanh số thuốc tồn kho thực tế trừ đi số thuốc BS đã kê đơn nhưng chưa nhận thuốc.

Số lượng thuốc tồn này ít hơn số lượng thực tế

Tính năng này được dùng khi phần mềm dược có kết nối với phần mềm

kê đơn thuốc của BS

Báo cáo số lượng thuốc xuất nhập tồn theo SỐ LƯỢNG Báo cáo này chỉ quan tâm đến số lượng được nhập, số lượng xuất và số lượng còn lại mà không quan tâm đến giá trị của thuốc

là bao nhiêu

Báo cáo số lượng thuốc xuất nhập tồn theo GIÁ TRỊ BẰNG TiỀN.

Giá trị xuất nhập tồn dựa vào giá nhập, không dựa vào giá xuất

Thuốc quá hạn dùng và thanh lý thuốc

Giao diện quản lý Tình hình

sử dụng thuốc

Giao diện quản lý Hạn sử

dụng thuốc

Giao diện Thanh lý thuốc

Mẫu in Biên bản thanh lý

thuốc

Giao diện quản lý biên bản

Thanh lý thuốc

Tài liệu hướng dẫn sử dụng

ĐƠN THUỐC ĐiỆN TỬ

Cty Phát Triển Điện Toán Y Khoa Hoàng Trung

BS PHAN XUÂN TRUNG

Ghi triệu chứng

Ghi Sinh hiệu

Ghi Thể trạng

Ghi Tiền

sử bệnh

CĐ khám hội chẩn

Chỉ định CLS

KQ khám hội chẩn

Kết quả CLS

Ghi các chẩn đoán

Kê toa

Chuyển viện

Nhập viện Nội trúCho về

Chuyển khoa khác

Xử trí

BN ra quầy mua thuốc

Làm giấy chuyển viện

Làm giấy chuyển khoa

Ghi thông tin Nhập viện NT

BN ra về

Chuyển viện

Chuyển khoa

Nhập viện nội trú theo chỉ định

QUY TRÌNH TỔNG QUÁT PHÂN HỆ TOA THUỐC

Ghi Sinh hiệuKhám hội chẩnChỉ định CLS

Xử trí điều trị

Xem HS bệnh án

Chẩn đoán theo ICD

Ghi Sinh hiệu

Ghi Thể trạng

Ghi Tiền

sử bệnh

Sổ tay Bác sĩ

Sổ tay dùng thuốc

Quản lý Phiếu khám

In Toa thuốc

Sổ tay Chỉ định

Sổ tay Chẩn đoán

Sổ tay Gõ tắt

Hồ Sơ Bệnh Án

BN khám bệnh

Kết quả Sinh hiệu

Kết quả Khám bệnh

Kết quả

DV CLS

Bệnh án Khoa

Bệnh án theo Khoa

SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG PHÂN HỆ TOA THUỐC

Đăng nhập vào Phân hệ Toa thuốc

Liên hệ nhân viên quản trị mạng để được cấp quyền đăng nhập hệ thống

Cấu trúc Đơn Thuốc Điện Tử

Khu vực hành chánh bệnh nhân

Khu vực chẩn đoán

và chỉ định CLS

Khu vực xử trí bệnh nhân sau khi có chẩn đoán xác định

Tiếp nhận bệnh nhân, khám và chỉ định Cận Lâm Sàng

Ghi sinh hiệu và tiền căn

 Phần này do y tá ghi.

 Y tá giúp BS

Giao diện Bảng Đo Sinh

hiệu

Giao diện Bảng Ghi Thể Trạng bệnh nhân

Giao diện Bảng Ghi Tiền Sử BN

Thông tin hành chánh bn tự động nạp vào ô dữ liệu.

Danh sách bệnh nhân cũ đã được khám, xử lý

Tạo một phiếu khám mới cho bệnh nhân

Xem hồ sơ y khoa của bệnh nhân này từ trước đến nay

BS tự ghi sinh hiệu cho bệnh nhân bằng nút này

Ghi triệu chứng, chỉ định CLS

BS ghi triệu chứng

vào đây

Khi cần hội chẩn thì dùng nút này

BS hội chẩn sẽ gởi

về 1 đơn thuốc

Tạo phiếu chỉ định CLS ở đây

Gọi nhanh một nhóm dịch vụ cần chỉ định

Nếu một loại dịch vụ mà có nhiều nơi thực hiện thì có thể chọn nơi thực hiện tùy ý.

In ra phiếu chỉ định để BN đi đóng tiền theo chỉ định

Phiếu chỉ định.

Các chỉ định được in chung trên

một phiếu.

Mã vạch dùng cho nhân viên

thu phí load nhanh chi tiết chỉ

định để tính tiền

Phiếu chỉ định có ghi sẵn giá tiền để BS điều chỉnh cho phù hợp với tình trạng kinh tề BN

BN biết giá tiền phải trả trước khi đến quầy thu phí

Nhằm giúp BS thao tác nhanh, phần mềm có chức năng tạo các nhóm chỉ định.

BS tự tạo những gói chỉ định được mặc định sẵn như: Gói tiền phẫu, gói hậu phẫu, gói tim mạch, gói khám sức khỏe…

Khi tạo phiếu chỉ định, BS chỉ cần chọn tên gói khám mà không cần chọn chi tiết CLS

Giao diện tạo nhóm chỉ định.

Giúp BS ra phiếu chỉ định nhanh cho những nhóm bệnh thường gặp

Đây có thể xem như PHÁC ĐỒ CHỈ ĐỊNH CLS

Ghi chẩn đoán theo mã ICD 10, tự

Giao diện Bảng Tra Cứu ICD 10

Có thể thêm, xóa, sửa danh mục ICD khi có thay đổi

Tìm mã số ICD từ tên bệnh.

Khi cần BS khác hội chẩn thì dùng nút này

BS hội chẩn sẽ gởi về 1 đơn thuốc

Chọn khoa cần đến và ghi chú.

Mẫu In phiếu Chỉ định khám hội chẩn

Giao diện xử lý sau khi có chẩn đoán:

- Kê toa: Ghi đơn thuốc cho bệnh nhân

- Cho về: bn không có vấn đề gì để xử lý

- Chuyển khoa: chuyển bệnh nhân sang chuyên khoa khác Ở đây khác với khám hội chẩn

- Nhập viện nội trú: chuyển bn vào nội trú để điều trị tiếp

- Chuyển viện – Giới thiệu nơi khác

- Hẹn thủ thuật: ghi phiếu hẹn bn thực hiện thủ thuật

- BN bỏ khám: khi BN không quay lại để nhận xử lý cuối cùng

Nếu là BN cũ, cần lấy lại đơn thuốc cũ

để xem hoặc dùng lại cho lần khám này

Chọn để lất đơn thuôc lần khám trước.

BS ghi đơn thuốc

vào đây

Xóa thuốc đã kê

Lưu đơn thuốc

đã kê lại thành đơn thuốc mẫu

Có thể chép đè lên đơn thuốc mẫu khác

Quản lý đơn thuốc mẫu

Chọn đơn thuốc mẫu, giúp kê đơn nhanh

BS quyết định chuyển

BN đến chuyên khoa

khác

Chọn chuyên khoa cần chuyển đến

Mẩu in Phiếu vào viện

Các tiện ích dành cho BS

 Phần mềm thiết kế sẵn các tiện ích

cho BS để dễ dàng thao tác như: sổ tay gõ tắt, sổ tay chẩn đoán, sổ tay điều trị…

 BS có thể xem lại hồ sơ cũ của bệnh

nhân.

 Tra cứu thuốc, từ điển thuốc.

 Xem từ điển xét nghiệm.

Sổ tay dành cho BS dùng để

soạn thảo gõ tắt, cách dùng

thuốc, sổ tay chẩn đoán, số

tay điều trị…

Xem hồ sơ bệnh nhân, bao

gồm Sinh hiệu, Cận Lâm

Sàng, Đơn thuốc…

Tra cứu thuốc

Xem tài khoản bệnh nhân

Danh sách phiếu khámGiúp BS xem lại hồ sơ của bệnh nhân, in lại đơn thuốc, truy tìm hồ sơ…

Tất cả giấy tờ hồ sơ của bệnh nhân được liệt kê đầy

đủ theo phân loại và theo thời gian, giúp BS kiểm tra toàn bộ bệnh sử của bệnh nhân

Thông tin kết quả Sinh hiệu lấy từ Hồ Sơ Bệnh án của BN

Soạn thảo cách dùng thuốc cho từng tên thuốc.

Soạn thảo sẵn sẽ giúp cho việc kê đơn được nhanh chóng

Soạn thảo đơn vị đóng gói thuốc.

Soạn thảo cách sử dụng thuốc.

Soạn thảo đơn vị liều dùng thuốc.

Ví dụ khi kê đơn thuốc ho cho trẻ em, BS kê mua 1 chai xi rô, nhưng cách dùng là muỗng cà phê

“muỗng cà phê” là một đơn vị liều dùng thuốc

Soạn thảo Chẩn đoán theo ICD 10.

Việc soạn thảo này giúp BS lọc ra danh mục bệnh thường gặp, thuộc chuyên khoa của mình

Việc soạn thảo sẵn giúp ghi chẩn đoán theo ICD10 nhanh hơn lấy thông tin trực tiếp từ bộ gốc ra

Soạn thảo chỉ định điều trị.

Soạn thảo cách gõ tắt Các từ gõ tắt này giúp gõ nhanh một số cụm

từ hay đoạn văn thường gặp, ví dụ: gõ “vdd” thay cho “viêm dạ dày

Bảng gõ tắt này là của riêng từng

BS, không dùng chung