Bài báo cáo thực tập CNTT

bao cao thuc tap tot nghiep

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Đề tài

Phân tích và thiết kê hệ thống quản lí khách sạn và

đăt phòng trực tuyến

- Họ tên sinh viên: Trần Thị Thủy

- Sinh ngày: 21/9/1991

- Lớp: 09q303a

- Đơn vị thực tập: Khách sạn Hải Yến

- Giáo viên hướng dẫn : Hoàng Văn Lâm

Năm 2012

z

Trang phụ bìaDanh mục bảng, biểuMục lục

Danh mục chữ viết tắtMở đầu

Chương 1

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ

Lời nói đầu

Tại các nước phát triển ngành hoạt động kinh doanh nhà hàng, khách sạnphát triển rất mạnh mẽ và có lợi nhuận cao nhờ có sự hỗ trợ của CNTT Ở nước

ta những năm gần đây ngành du lịch mới thức sự phát triển về quy mô cũng nhưảnh hưởng đối với các lĩnh vực KT-XH

Ứng dụng tin học trong công tác quản lý khách sạn tại là mô hình quản lýmới, và đã đem lại những khả năng mới trong công tác quản lý khách sạn như:việc bố trí cho khách thuê phòng hay sử dụng các dịch vụ khi khách đến cũngnhư việc thanh toán cho khách hàng được nhanh chóng thuận tiện khi khách đi,ban lãnh đạo có thể kiểm soát tình hình doanh thu hàng ngày được dễ dàng,kiểm soát được tình hình của các phòng, các dịch vụ trong khách sạn, mặt khácgiảm được số nhân viên phục vụ cho công việc hành chính, giải quyết các thắcmắc khiếu nại của khách hàng được nhanh chóng

Trong quá trình xây dựng một phần mềm hướng đối tượng, phân tích thiếtkế hệ thông tin đóng vai trò quan trọng nhất Có phân tích thiết kế mới xâydựng phần mềm được tối ưu Tôi thực hiện đề tài “Quản lí khách sạn” cũngkhông ngoài mục đích là áp dụng mục đích là áp dụng kiến thức có được vàoxây dựng phần mềm trong thực tế

Mục tiêu của báo cáo này là phân tích, thiết kế để xây dựng được chươngtrình quản lý khách sạn với các tính năng nêu trên phục vụ cho việc quản lý tạikhách sạn Hải Yến hoàn toàn tự động trên máy tính

Mục tiêu và phạm vi đề tài

Mục tiêu

Dựa vào những kiến thức đã học được từ môn phân tích thiết kế hệ thốngthông tin, bài báo cáo sẽ phân tích hệ thống quản lý khách sạn nhằm mục đíchtạo một hệ thống quản lí việc kinh doanh một khách sạn bao gồm các chứcnăng:

- Quản lý hệ thống

- Quản lý khai thác sử dụng

- Quản lý khách hàng

- Quản lý doanh thu

Phạm vi đề tài.

- Báo cáo được thực hiện theo phạm vi của môn Phân tích thiết kế hệthống thông tin và những mục tiêu nêu trên

- Báo cáo chỉ thực hiện trên cơ sở lý thuyết với mục tiêu phát triển thànhmột ứng dụng hoàn chỉnh

Chương I Khảo sát nghiệp vụ hệ thống thông tin khách sạn Hải Yến

1.1 Khảo sát hiện trạng và thu thập thông tin

1.1.1 Kế hoạch phỏng vấn:

Mẫu kế hoạch phỏng vấn

Người được hỏi: Đỗ Quang Minh Người phỏng vấn:

Trần Thị ThủyĐịa chỉ: 552_Tôn Đức Thắng-Hải

Phòng Thời gian hẹn: 45’Thời điểm bắt đầu: 8h sáng

Thời điểm kết thúc: 8h45’ sángNgày 27 tháng 4 năm 2012

Điện thoại: 031 3570142

Email: haiyenvncoltd@yahoo.com

Đối tượng: - Là Trưởng lễ tân

- Cần thu thập thông tin về:

+ Công việc cho thuêphòng và nhận trả phònghàng ngày

+ Công việc tiếp nhận cácyêu cầu về dịch vụ củakhách hàng

+ Việc thanh toán chokhách, tổng hợp hàng ngày,hàng tháng

- Cần thoả thuận về:

+ Các hồ sơ liên quan đếnquá trình cho thuê hoặcnhận trả phòng

+ Các thông tin về các yêucầu dịch vụ của khách

+ Thời gian rảnh

Yêu cầu đối với người phỏngvấn:

+ Vai trò:là người trực tiếpphỏng vấn, ghi chép, thu thậpdữ liệu

+ Vị trí: Trưởng ban thu thậpthông tin và phân tích hệthống,có trách nhiệm cung cấpcho ban thiết kế những dữ liệucần thiết

trình - Giới thiệu tổng quan dự án:Dự án xây dựng hệ thống

quản lý khách sạn Hải Yến

tự động trong đó có tiểu dựán quản lý việc thuê trảphòng của khách nhằm xâydựng hệ thống thuê trảphòng tự động trên máytính

3’

- Tổng quan về phỏng vấn

và chủ đề sẽ đề cập đến:

+ Phỏng vấn về qui trìnhcho thuê phòng và nhận trảphòng của lễ tân

+ Việc đáp ứng các yêu cầuvề dịch vụ của khách

+ Xử lý của lễ tân trong cáctình huống cụ thể

10’

Tổng hợp - Vấn đề quản lý thuê phòng

còn gặp nhiều khó khăn, thủ

tục cho thuê còn hơi rườmrà

- Đôi khi không đáp ứngđược yêu cầu dịch vụ củakhách hoặc khó khăn trongviệc tìm kiếm thông tinkhách thuê

5’

Kết thúc Thoả thuận:

Đọc lại bản phỏng vấn vàhai bên kí

Đưa phiếu thăm dò và danhsách câu hỏi để người đượcphỏng vấn tham khảo

Dự án: Quản lý khách sạn Hải Yến

Người được hỏi: Đỗ Quang Minh Tiểu dự án: Quản lý cho thuê và nhận trảphòng

Ngày 27/4/2012Người hỏi: Trần Thị Thủy

Câu 1 Anh tổng kết số phiếu

yêu cầu và phiếu thanh

toán hàng ngày hay hàng

tuần, tháng?

+ Trả lời:

- Hàng ngày tôi vẫn tổng hợp các phiếuđể tính doanh thu mỗi ngày và hàng thángphải tổng hợp báo cáo để nắm bắt tìnhhình cho thuê phòng của khách sạn

Câu 2 Quá trình cho thuê phòng

diễn ra như thế nào? + Trả lời:- Khách đến thuê phòng trình CMTND và

VISA(đối với người ngoại quốc), viếtphiếu yêu cầu thuê phòng

- Lễ tân yêu cầu khách ghi đầy đủ thôngtin vào phiếu yêu cầu Sau đó xem còncăn hộ nào trống không để thông báo vớikhách Nếu còn làm thủ tục giao phòngcho khách

_Với dịch vụ đặt phòng qua mạng kháchhàng sẽ truy cập vào web và làm theohướng dẫn

Câu 3 Khi khách có yêu cầu sử

dụng dịch vụ thì anh xử

lý như thế nào?

Hình 1.2: Bảng phiếu phỏng vấn

*Đánh giá chung:

Người được hỏi nhiệt tình nhưng hơi bận, có thể cần thêm vài ngày để họ chuẩn

bị rồi tiến hành tiếp Câu hỏi cần ngắn để dễ trả lời

Chưa kết luận được vấn đề, còn chủ đề chưa đề cập hết Còn các tình huống sựcố như: Khách làm hư hại các tiện nghi trong phòng…

1.1.3 Lưu đồ công việc:

Ghi khi phỏng vấn

Dự án Tiểu dự án: QUẢN LÝ THUÊ TRẢ PHÒNG Trang 05

Ngày 27/4/2012Bên ngoài

Loại:

Lưu đồ Nhiệm vụ: LẬP PHIẾU THUÊ PHÒNG

Lễ tân Người quản lý

-

Hình1.3: Bảng ghi khi đi phỏng vấn

Lập và chuyển phiếu thuê phòng

D2 Sổ thông tin các phòng

D3 Sổ thông tin các dịch vụ

KHÁCH HÀNG

D6 Phiếu đăng ký dịch vụ

D5 Phiếu đăng ký thuê phòng

Tiếp nhận và kiểm tra

1.1.4 Bảng mô tả chi tiết tài liệu:

Dự án Tiểu dự án: QUẢN LÝ THUÊ TRẢ PHÒNG Trang 06

Tên dữ liệu: PHIẾU THUÊ PHÒNG

Định nghĩa Là phiếu mà trên đó có ghi thông tin về khách thuê (CMND,

họ tên, địa chỉ), ngày thuê, số phòng, địa chỉ phòng, loại, giá

và tình trạng phòng

Cấu trúc và

khuôn dạng Khổ giấy 20*20 trên đó có mã số phiếu

Loại hình Sơ cấp (dữ liệu gốc)

Số lượng 10 phiếu/1 ngày (mức tối đa)

Ví dụ:

Hình 1.4: Bảng mô tả chi tiết tài liệu

Lời bình:

- Cần có mục ghi chú về thông tin khách thuê để dễ dàng trong việc quản lý

và nắm bắt xu hướng khách thuê

Mã số phiếu: N102

Họ tên: Đỗ Thị ThuỷSố CMND:031376919Thông tin về phòng:

- Loại: 3A

- Số phòng: 6

- Địa chỉ phòng: Tầng 2

- Tình trạng của phòng: Tốt, đầy đủ tiện nghi theo quiđịnh phòng loại 3A của phòng

Chữ kí khách thuê Chữ kí lễ tân

1.1.5 Bảng mô tả chi tiết công việc:

Dự án Tiểu dự án: QUẢN LÝ THUÊ TRẢ PHÒNG Trang 08

Công việc: LẬP PHIẾU THUÊ PHÒNG

Điều kiện bắt

đầu

- Khách thuê phải có CMND, VISA (nếu là người ngoại quốc)

- Còn phòng trống ở trong khách sạnThông tin vào - Thông tin về khách, thông tin phòng

Kết quả ra - 1 phiếu thuê được lập có chữ ký của khách thuê và lễ tân

- Phòng được giao cho khách thuêNơi sử dụng Quầy lễ tân

Tần xuất Các ngày lễ tết: 10 lần

Thứ 7, Chủ nhật: 7 lầnCác ngày khác:

- Từ 8h -> 10h sáng và 2h -> 4h chiều: 5 lần

- Các giờ khác : 3 lầnThời lượng 10 phút/1 phiếu

Qui tắc - Tuân theo nội qui của khách sạn Hải Yến

- Khách quen sẽ được tính với giá ưu đãi, thấp hơn so với giátrong phiếu

Lời bình - Đôi khi xảy ra những tình huống đột xuất, chẳng hạn:

+ Còn trống nhiều nhiều phòng chưa thuê nhưng không còntheo yêu cầu của khách

+ Tính giá cho khách quen hoặc khách ở lâu dài

+ Phí dịch vụ du lịch dao động trong trường hợp trong kháchsạn không còn xe hoặc phải trả phí hoa hồng để đặt tour theonhu cầu của khách

Hình 1.5: Bảng mô tả chi tiết công việc

1.1.6 Bảng tổng hợp công việc:

STT Mô tả công việc Vị trí làm

việc Tần xuất Hồ sơ vào Hồ sơ raT1 Lập phiếu thuê:

Xuất phát từ yêu

cầu thuê, trả

phòng, quản lý

phòng thuê trong

khách sạn, tổng

hợp báo cáo cuối

tháng với các dữ

liệu cụ thể

Quản lý cácphòng trongkhách sạn

7 phiếu

T2

Hình 1.6: Bảng tổng hợp công việc.

1.1.7 Bảng tổng hợp hồ sơ,tài liệu (thực thể dữ liệu):

liên quanD1 Hồ sơ khách Lưu thông tin về khách thuê

D2 Sổ thông tin các phòng Lưu thông tin về các phòng

D3 Sổ thông tin các dịch

vụ Ghi thông tin về các dịch vụ cótrong khách sạn

D4 Bảng tỷ giá ngoại tệ

Hình 1.7: Bảng thực thể dữ liệu

1.1.8 Bảng tổng hợp từ điển dữ liệu:

Hình 1.8: Bảng tổng hợp từ điển dữ liệu

1.2 Mô tả bài toán

1.2.1 Giới thiệu khái quát về khách sạn Hải Yến:

Khách sạn Hải Yến là một bộ phận của công ty TNHH Hải Yến

Công ty TNHH Hải Yến được thành lập vào ngày 18 tháng 12 năm 2007

Địa chỉ trụ sở chính: 70/90 Mê Linh - Trại Cau – Lê Chân - Hải Phòng

Địa chỉ văn phòng: 552 Đại lộ Tôn Đức Thắng - Hải Phòng

Điện thoại: 031.3570142

Email: haiyenvncoltd@yahoo.com

Giám đốc công ty: Đỗ Mạnh Đàn

Là công ty trẻ mới thành lập, với nhiều khó khăn nhưng đến nay công ty đãtừng bước phát triển và mở rộng mối quan hệ với nhiều đối tác trong khu vực.Công ty lớn mạnh và trưởng thành nhanh chóng, với đội ngũ nhân viên trẻ,nhiệt tình, năng động và trình độ chuyên môn cao đã kịp thời tạo nên sự pháttriển cho công ty như hiện nay Và một bộ phận của công ty là khách sạn HảiYến cũng đang được tập trung phát triển

Khách sạn có quy mô vừa với 7 tầng lầu (20 phòng cho khách thuê), một tầngtrệt (có quầy tiếp viên, phòng hành chính, đại sảnh và kho…) và một tầng hầmlàm bãi đỗ xe Để đáp ứng nhu cầu của khách về số lượng người ở, các tiệnnghi cần thiết, khách sạn đã chia làm nhiều loại phòng: phòng bình thường,phòng VIP tương ứng với 1, 2 người ở Tất cả các phòng được trang bị, tùy vàoloại phòng, các thiết bị như: máy điều hòa, truyền hình cap, điện thoại,

internet ,Ngoài ra khách sạn cũng phục vụ những dịch vụ như: cho thuê xe,dịch vụ cưới hỏi, massage, karaoke, đưa đón…

1.2.2 Khảo sát hiện trạng quản lý khách sạn Hải Yến.

1.2.2.1 Thực trạng khảo sát.

Để có thể đánh giá được hoạt động của hệ thống cũ, đề xuất mục tiêu, ưu tiêncho hệ thống mới, khảo sát là một việc quan trọng

Trong những năm trước đây, điều kiện kinh tế của nước ta còn chưa phát triển, quy

mô của các cơ quan còn, xí nghiệp còn nhỏ nên việc sử dụng máy tính trong việc quản

lí còn nhiều hạn chế, công việc quản lí vẫn chưa đạt hiệu quả cao

Nhưng ngày nay với nền kinh tế ngày càng phát triển, các cơ quan tổ chức doanh nghiệp ngày càng mở rộng, đòi hỏi công tác quản lí nhân sự phải có sự quản lí chặt chẽ, tránh sai sót Do vậy mà quản lí thủ công đã dần dần không phù hợp với xu hướng thời đại mới mà thay vào đó là việc sử dụng công nghệ mới vào công tác quản

lí khách sạn

1.2.2.2 Ưu nhược điểm của hệ thống cũ.

Qua khảo sát, ta thấy công việc của khách sạn còn thực hiện khá thủ công.Khách sạn chưa có một chương trình chuyên về quản lí và thanh toán Nhânviên của khách sạn dùng phần mềm excel để quản lí việc đặt phòng, đăng kí trảphòng của khách hàng, việc sử dụng phương pháp này không cần đầu tư máymóc, thiết bị tin học cho các cán bộ quản lí Phương pháp này phù hợp với nhữngkhách sạn nhỏ, Nhưng để phát triển thi phương pháp này còn nhiều khố khăn: +Những xử lí thủ tục đặt phòng, đăng kí, trả phòng mất thời gian +Khó kiểm soát trạng thái phòng (phòng trống, phòng đang sửdụng…)

+Khó trong việc quản lí khách hàng, thông tin hóa đơn, thông tinphiếu đăng kí, đăng kí dịch vụ

+ Khi nhập hồ sơ mới của khách với số lượng lớn sẽ bị ùn tắc và sẽ bị sai lệch

+Quá trình quản lí rất mất thời gian

1.2.2.3 Giải pháp cho hệ thống

Qua khảo sát nhận thấy hệ thống cũ còn có nhiều nhược điểm Hệ thống này cóthể đáp ứng được cơ bản của việc quản lí Tuy nhiên trong thời đại đổi mới cácnhà nhà nghỉ, khách sạn cạnh tranh nhau khốc liệt về giá cả cũng như chấtlượng dịch vụ Khách sạn nào cũng cần phải nâng cao chất lượng dịch vụ cũngnhư giảm thiểu chi phí quản lí Hệ thống quản lí cũ của khách sạn vẫn cònnhiều bất cập , điều này không những làm phát sinh những chi phí không cầnthiết mà còn làm công việc quản lí nặng nề, phức tạp khó lòng làm giảm chiphí và nâng cao chất lượng dịch vụ cạnh tranh Do vậy, mục đích của đề tài này

là giảm tới mức tối thiểu các công việc thủ công để đảm bảo tính chính xác, tincậy của công việc Một số giải pháp được đề suất như sau:

_Xây dựng một hệ thống quản lí đồng bộ,hiệu quả đồng thời thích hợp riêngvới đặc thù của khách sạn

+Chất lượng dịch vụ được cải thiện

+Với việc đưa hệ thống này vào hoạt động mọi thông tin sẽ được lưutrong một cơ sở dữ liệu chung của hệ thống,mọi công việc cập nhật thông tin,lập báo cáo sẽ trở nên dễ dàng với sự hỗ trợ của hệ thống.

+ Giảm được số lượng nhân viên làm việc trong khâu quản lý, tránh được tìnhtrạng dư thừa và rút ngắn công việc của nhân viên xử lý

+Thông tin lưu chuyển giữa các bộ phận trở nên nhất quán, thông suốt +Các luồng thông tin trong hệ thống được lưu chuyển một cách nhanhchóng, chính xác với độ an toàn cao

_Thực hiện về đào tạo nghiệp vụ, kĩ năng sử dụng máy tính, kĩ năng sử dụngphần mềm

1.2.2.4 .Đặc tả yêu cầu cho chương trình

_Mô tả quy trình thực hiện của chương trình

+ Khách hàng có nhu cầu ở khách sạn có thể đặt phòng trước Nhânviên sẽ sử dụng chương trình để ghi nhận những thông tin đặt phòng và phiếuđăng kí: thông tin về khách hàng, số phòng đặt, kiểu phòng, loạiphòng….Khách hàng cũng có thể đặt phòng ngay lúc đến Nhận được thông tinđặt phòng, nhân viên sẽ kiểm tra tình trạng các phòng để đưa thông báo choviệc đặt phòng của khách

+ Khi khách đến nhận phòng, nhân viên sẽ cập nhật thêm các thông tinkhác vào phiếu đăng kí như: ngày đến, ngày đi, số lượng người, các dịch vụ sửdụng…

+ Khi khách hàng trả phòng, nhân viên sẽ dựa vào phiếu đăng kí tính rasố tiền chi phí phải trả rồi xuất ra phiếu dăng kí cho khách hàng

1.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng.

Bộ phân nhân sự

Bộ phận

lễ tân

Bộ phận nhà phòng

Bộ phận nhà hàng

và bếp

Phòng tổ chức hành chính

Bộ phận back ofice

Hình 1.9 : Sơ đồ bộ máy tổ chức của khách sạn Hải Yến.

1.3.2 Các khối chức năng liên quan tới việc cho thuê và trả phòng.

_Ban giám đốc : Giám đốc và phó giám đốc

+Giám đốc : là người có quyền hạn cao nhất trong công ty chịu tráchnhiệm trước nhà nước về việc sử dụng hiệu quả lao động, về tài sản của côngty

+Phó giám đốc : phụ trách phòng tổ chức hành chính, duyệt các báocáo

_Lễ tân: bộ phận này có nhiệm vụ:

+Giao tiếp với khách thông qua các hoạt động như nhận đặt phòng, thuêphòng và trả phòng từ phía khách

+Đầu mỗi ngày gửi một list các phòng đặt trước cho bộ phận buồngphòng, báo cho bộ phận nhà phòng khi có khách thuê và trả phòng

+Thanh toán các hóa đơn trả phòng của khách cho bộ phận tài chính kếtoán

+Tiếp nhận khiếu nại cũng như giải đáp các thắc mắc hoặc đáp ứng yêucầu của khách

_Bộ phận nhà phòng:

+Thường xuyên kiểm tra các phòng, chịu trách nhiệm chuẩn bị trang bịtrong phòng khi có yêu cầu từ lễ tân, nếu có trục trặc thì báo cho lễ tân

+Thông báo cho lễ tân về tình trạng phòng trống

_Bộ phận tài chính kế toán: có trách nhiệm theo dõi toàn bộ việc thu, chi hằngngày của khách sạn từ đó lập các báo cáo thống kê, doanh thu của khách sạn và

là người chịu trách nhiêm chính trong mọi lĩnh vực tài chính và nghĩa vụ thuếvới nhà nước Phòng kế toán cùng phó giám đốc quản lí phòng tổ chức hànhchính

Phòng tổ chức hành chính quản lí bộ phận an ninh sửa chữa, bộ phận nhân

sự, bộ phận

_Phòng kinh doanh: chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động tiếp thị-bán

hàng tới khách hàng nhằm đạt mục tiêu về doanh số, thu nhập Phòng kinhdoanh quản lí: bộ phận lễ tân, bộ phận nhà phòng và bộ phận nhà hàng

Chương 2 Phân tích hệ thống quản lý khách sạn Hải Yến.

2.1 Quá trình thuê phòng của khách:

2.1.1 Quá trình đặt phòng qua mạng

Nguồn khách

Yêu cầu đặt phòng

Đưa ra danh sách phòng thuộc Khách san không

loại phòng khách yêu cầu có khả năng đáp ứng

Nhận thông tin đặt phòng

Lưu thông tin

Tổng hợp tình hình

Chuyển cho bộ phận lễ tân

Kết thúc

Hình 2.1: Quy trình đặt phòng qua mạng

Khi khách vào khách sạn, phải xuất trình chứng minh thư, giấy tờ tuỳthân, hoặc Visa đối với người nước ngoài Khách hàng phải đăng ký với lễ tân

dự kiến về việc lịch trình ăn nghỉ của mình để lễ tân dự kiến và điều phối chophù hợp

Sau khi nhận được đầy đủ các yêu cầu của khách hàng lễ tân kiểm tra lạicác phòng xem số lượng phòng trống trong khách sạn và sắp xếp cho khách.Nếu khách có nhu cầu tổ chức du lịch thì lễ tân phải báo cho đội xe sắp xếpthuận tiện cho thời gian của khách hàng và đảm bảo không để lỡ chuyến đi củakhách

Khách hàng có thể đặt trước qua điện thoại, fax, email…

Trong thời gian khách nghỉ tại khách sạn, khách có thể đăng ký sử dụngcác dịch theo mẫu:

Nhận yêu cầu thay đổi

của kháchKhách đồng ý

Hình 2.2: Phiếu yêu cầu của khách hàng

Hết thời gian nghỉ tại khách sạn, trước khi ra về khách thông báo với lễtân để lễ tân bố trí người nhận lại phòng, bộ phận kế toán làm thủ tục thanh toánchi tiết với khách về tiền thuê phòng, tiền sử dụng các loại dịch vụ mà khách đã

sử dụng trong thời gian ở khách sạn và từ đó lập phiếu thanh toán Khách có thểthanh toán bằng tiền mặt, ngoại tệ, hoặc theo hình thức chuyển khoản

Cuối mỗi ngày bộ phận kế toán phải lập báo cáo về tình hình doanh thutrong ngày, tình hình khách đến và khách đi, tình hình sử dụng các dịch vụtrong khách sạn, các sự cố xảy ra trong ngày (nếu có) cho lãnh đạo quản lý đểlãnh đạo có phương hướng chỉ đạo tiếp theo Cuối mỗi tháng phải có báo cáo vềtình hình doanh thu, hoạt động trong tháng hoặc cuối mỗi quý, mỗi năm cũngthế

Một số mẫu phiếu của khách sạn:

Khách sạn Hải Yến

Địa chỉ: 552 Tôn Đức Thắng_Hải phòng