Lễ tân công cụ giao tiếp

Phần mở đầu 15 Trong các tình huống khác nhau của hoạt động nhà nước, các tập quán lễ tân bảo đảm cho một hoạt động chính thức được tổ chức thành công, không bị sai sót hay lộn xộn.. S

(Sach tham khao)

ww NHÀ XUẤT BẢN CHÍNH TRỊ QUỐCGIA |

¬

Biên mục trên xuất bản phẨẩm

của Thư viện Quốc gia Việt Nam

Đức Thành

Người hiệu đính: Văn Quảng

Nguyễn Quang Chiến

NHÀ XUẤT BẢN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA - sy THAT

Hà Nội - 2013

CUNG BAN BOC

Cuốn sách "LỄ tân, công cụ giao Hiếp” do Louis

Dussault, người có nhiều năm kinh nghiệm trong công tác

18 tan viét va Nha xudt bdn Protos et Louis Dussault, Canada, Ấn hành năm 1995

Cuốn sách trình bày một cách khái quất, rò ràng các nghị thức lễ tân, các nguyên tắc ứng xử cơ bản nhất trong

quan hệ giao tiếp giữa các quốc gia, giữa các tố chức chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, v.v

Nhằm cung cấp cho bạn đọc, nhất là những cán bộ làm công tác đối ngoại, lễ tân, văn phòng tài liệu tham khảo về các lĩnh vực nói trên, Nhà xuất bản Chính trị

quốc gia - Sự thật phối hợp với Học viện Ngoại giao tái

LOI GIGI THIBU

Thực hiện đường lối đối ngoại rộng mở, đa phương hóa,

đa dạng hóa quan hệ quốc tế, hoạt động đối ngoại của Việt Nam trên các linh vực nói chung và quan hệ giữa các tố chức kinh tế, văn hóa, xã hội trong nước nói riêng ngày

càng trở nên phong phú cá về bình thức lân nội dung

Lễ tân, tuy không phải là nội dụng chủ yếu của hoạt động đối ngoại, nhưng lại là công cụ rất quan Lrọng, cần thiết và không thể thiếu trong bất kỳ một hoạt động đối ngoại nào Công tác lễ tân tốt hay xấu đều ảnh hướng trực

tiếp tới hiệu quả của hoạt động đối ngoại, thám chí ảnh

hưỡng tới quan hệ quốc gi^

'Lễ tân là một lĩnh vực hoạt dong vừa phức tạp lại vừa

tế nhị, đồi hỏi phải có tính khoa học kết hợp với tính nghệ thuật Việc hiểu biết những kiến thức vÀ quy định

về lễ tần là cần thiết, không chỉ đối với những người làm công tác lễ tăn mà còn đối với tất cả những ai tham gia vào hoạt động đối ngoại nói chung và hoạt động ngoại

giao nói riêng

Để giúp cho bạn đọc nấm được những hiểu biết co bản

về công tác lễ tân, chúng tôi sản trân trọng giới thiệu cuốn

8 LỄ TÂN, Công cụ giao tiếp

sách “Lễ tân, công cụ giao tiếp” của tác giả Louis Dussault, người có nhiều năm kinh nghiệm trong công tác

lễ tân và đã từng phụ trách công tác lễ tân của thành phố

Montréal và chính quyển tỉnh Québec, Canada Tác giả

cũng đã nhiều lần sang thăm Việt Nam và trao đổi với Bộ

Ngoại giao Việt Nam về công tác lễ tân trong thời gian

chuẩn bị Hội nghị cấp cao lần thứ VII Cộng đông các nước

có sử dụng tiếng Pháp tổ chức tại Hà Nội năm 1997 Với mong muốn được chuyển tới bạn đọc một tài liệu

tham khảo hữu ích, chúng tôi xin giới thiệu cuốn sách và

mriong nhận được những ý kiến đóng góp để lân tái bản sau được tốt hơn

Nhân địp này, chúng tôi cũng xin bày tổ lòng cảm ơn đối với Nhà xuất bản Chính trị quốc gia - Sự thật, Bộ Hợp tác Quốc tế chính quyền Québec (Tổng vụ các vấn để đa phương và Pháp ngữ) và đặc biệt là tác giả Louis Dussault

đã nhiệt tình giúp đỡ để cuốn sách này được xuất bản tại

Việt Nam

Nguyên Giám đốc

Học uiện Quan hệ quốc tết

* Nay là: Học viện Ngoại giao (BT).

LOI TUA

Việc cuốn sách về lễ tân của tôi được dich ra tiếng Việt là một vinh dự đối với tôi Tôi xin cảm ơn những người bạn Việt Nam đã giúp tôi có được vinh dự này Tôi xin cảm ơn ông Hoàng Văn Nhã, Vụ trưởng Vụ Lễ tân Bộ

Ngoại giao Việt Nam cùng các cộng sự - những người đã

nhiều lần nhiệt tình đón tiếp tôi trong thời gian chuẩn bị Hội nghị cấp cao lần thứ VII Cộng đổng các nước có sử dụng tiếng Pháp Tôi xin bày tổ lòng ngưỡng mộ đối với những người đồng nghiệp trong một công việc đòi hỏi rất nhiều phẩm chất ở những người thực thỉ: vừa cẩn phải

kín đáo vừa phải có hiệu quả và biết lường trước mọi việc

_ và họ đã có đây đủ những phẩm chất này

Ti dũng xin cảm ơn-ông Dương Văn Quảng, Phó Giám đốc Học viện Quan hệ quốc tế, bởi sự ủng hệ kiên trì và nhiệt tình của ông đối với việc xuất bản cuốn sách này Lòng quyết tâm của ông đã là nguồn cổ vũ, động viên đối

Rất mong bạn đọc lượng thứ cho những kiến giải mà tôi mạnh đạn trình bày trong cuốn sách Vả lại, ở đây tôi không có ý định đưa ra một mẫu hình tuyệt đối về tổ chức

10 LỄ TÂN, Công cụ giao tiếp

các hoạt động công cộng, mà chỉ cung cấp một tập hợp

các thông lệ để bạn đọc có thể tham khảo hoặc so sánh Tôi viết cuốn sách này với ý thức của một người đã rút

ra kinh nghiệm từ những sai lầm của chính bản thân mình và với lòng biết ơn những người đi trước

Nhân việc xuất bản cuốn sách này, tôi cũng muốn bày

tỏ lòng kính trọng sâu sắc đối với nhân dan Việt Nam,

một dân tộc có nên văn hoá hàng nghìn năm lịch sử, đã

đóng góp đặc sắế %ắo nêu 'văh raĩnh của nhân loại

LOUIS DUSSAULT

Phần mở đầu

11

Phần mở đầu 13

Moi tổ chức xã hội đều có cơ cấu riêng của mình với những nghỉ thức hoạt động thể hiện rõ chức năng và tạo

điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chức năng của cơ

cấu đó Trường hợp rõ nhất là nhà nước, tổ chức có cơ cấu phức tạp nhất với chức năng quản lý đời sống cộng đồng của các tầng lớp dan cu trên một lãnh thổ nhất định Với trọng trách về các vấn đề lớn như chiến tranh, hoà bình, hay trong các lĩnh vực tư pháp, an ninh, giáo dục, văn hoá

và quan hệ đối ngoại, nhà nước được trang bị những công

cụ mà không tổ chức nào có được: đội quân danh dự, biểu

tượng quốc gia, bộ máy chính phủ và các công sở sang

trọng Những công cụ này bảo đảm tính trang trọng cũng

như những nguyên tắc lễ tân đặc trưng cho các hoạt động

chính thức Tuy nhiên, không một cơ cấu nào lại không có nếp hoạt động của riêng mình, dù đó là những cơ cấu nhỏ

nhất như gia đình, các tập hợp xã hội, giới kinh doanh,

nghệ thuật; công đoàn, câu lạc bộ giải trí, hội phụ huynh hay trại hè Nghỉ thức hoạt động riêng của mỗi cơ cấu có lúc thể hiện rõ vào các địp nghỉ lễ lớn, cớ lúc ít thể hiện

rõ hơn thông qua nhịp độ công việc và các ngày làm việc

bình thường

Cuộc sống cộng đông có nhiều điểm giống như quy định trên sân khấu: từ yêu cầu trang phục, đi đứng, cử chỉ,

14 LỄ TÂN, Công cụ giao tiếp

giao tiếp, cách nói chuyện đến việc bố trí, sắp xếp một buổi đón tiếp, một bữa tiệc, một ngày hội, nghỉ lễ Trong mỗi trường hợp như vậy, việc tuân thủ các nghỉ thức từ cổ

xưa hay mới có phản ánh sự ràng buộc giữa cuộc sống thực

và biểu hiện của nó ra bên ngoài

=+¿ Thời cổ; các vị hoàng đế và vua chúa đã đành ngựa

của riêng mình đưa các đại sứ vào tiếp kiến Đây không cHỉ là một cử chỉ lễ tân mà còn là cách bảo đầm an toàn

cho khách mời Ngày nay, việc ôtô ra đón quan khách ở

sân bay, xe môtô hệ tống, máy bay trực thăng sử dụng

cho khách ải lại, hay mọi điều kiện tiện lợi khác đành cho khách trong thời gian ở thăm đều nằm trong trình tự

đón tiếp chính khách Hình thức và phương tiện đón tiếp

có thể thay đổi, nhưng yếu cầu thì bất biến

: Pham vi hoạt động lễ tần liên quan đến mối quan hệ giữa các quốc gia có chủ quyền, thể hiện qua vai trò của

nhà nước, Chả quyền có thể đối với cả bên ngoài và bên trong, cũng có thể chỉ đối với bên trong hoặc giới hạn ở

một số sự việc cụ thể của hoạt động nhà nước, Ngoài ra,

phạm vì hoạt động lễ tân còn liên quan đến quạn hệ ngội

thú giữa, các thể chế và nội trong các thể chế, quan hệ

giữa những người nắm quyền,và quan hệ giữa các cá nhân với những người nắm quyên đó Trong quan hệ quốc tế, lễ

tân là công cụ bảo đấm sự bình đẳng - ít ra là.về mặt hình: thức.- giữa: các: quốc:gia- và: phục vụ: cho mối quan "hệ

- giữa đại diện của các quốc: gia:với-nhau:

Phần mở đầu 15

Trong các tình huống khác nhau của hoạt động nhà

nước, các tập quán lễ tân bảo đảm cho một hoạt động

chính thức được tổ chức thành công, không bị sai sót hay lộn xộn Tổ chức thành công một buổi lễ, cũng như tất

cả mọi sự thành công khác, hiếm khi là kết quả của sự ngẫu nhiên Nếu không sắp xếp tốt khâu tổ chức từ trước thì khó, thậm chí không thể tạo ra một bầu không khí

có ý nghĩa cho cuộc gặp gỡ giữa hai nhân vật, hai mươi, một trăm hay một nghìn khách mời thuộc các giới, các

nước và các nên văn hoá khác nhau Nghỉ thức lễ tân nhằm bảo đầm tôn trọng những người đối thoại và các

cơ quan do họ đại diện Nó hướng dẫn và cho phép mọi người đều cảm thấy yên tâm khí thực hiện vai trò của

mình trong các hoạt động chung Tuy nhiên, việc bố trí

các phương tiện bảo đảm cho hoạt động này được diễn ra

như mong muốn có liên quan chặt chẽ tới nội dung cần đạt được

Nghi thức cư xử đối với các thể chế, cũng như nghỉ

thức thể hiện giữa con ngưi với nhau cho thấy những nỗ lực không ngừng từ thế hệ này sang thế hệ khác nhằm phát triển di sản của nên văn minh chung

Tuy nhién, chudn mực do các cơ quan lễ tân chính thức

'áp dụng không thể đáp ứng hết mọi tình huống có thể xây ra của hoạt động nhà nước Đó là những khung quy thị ¡ mà ta nên chủ động thay đổi cho phù hợp với từng

tình huống ‹ cụ thể Có biết bao yếu tố phải tính đến khi lập kế hoạch tổ chức một.hoạt động cụ ‘thé: tính chất của

16 LỄ TÂN, Công cụ giao tiếp

hoạt động, lý do, các tiên lệ, cách thức tổ chức đặc thù

đối với một cộng đồng

Mỗi chủ đề nằm trong cuốn sách này đêu được giới thiệu dưới góc độ một công cụ giao tiếp Do nghi thức lễ tân là một ngôn ngữ mang tính biểu trưng và đặc biệt là

một ngôn ngữ cử chỉ hành vi, nên chúng tôi mong muốn

giới thiệu với độc giả những biểu biết cơ bản về các thuật

ngữ cũng như các quy tắc hoạt động của loại hình ngôn

ngữ này để giúp cho quá trình giao tiếp của độc giả, với

tư cách hoặc là tác nhân hoặc là người tham dự

câu hồi hay các thành ÿ phần câu có xen các khoảng

trống để người viết điển vào đó

Khí được sử dụng như một tính từ “protocolaire”,

từ này Sông để chỉ những tập quán mang tính xã giao

th quy ước của lễ tân Ví dụ: “một cuộc viếng thăm: xa

“giao” (ane visite Protocglaire),

Phần mở đầu 17

Từ “protocole” còn được dùng để chỉ một cơ cấu tổ

chức, vụ hay phòng phụ trách công việc chuẩn bị và tổ

chức các hoạt động chính thức: “Vụ Lễ tân Bộ Ngoại giao” Trong y học, “protoeole” được dùng để miêu tả trình

tự các bước tiến hành của một ca phẫu thuật

Trong in ấn, từ này chỉ các bản mẫu dùng để sửa bài Trong tin học, từ này chỉ các phương tiện kết nối giữa các mạng khác nhau

Trong ngành tâm lý học, từ này chỉ dạng trắc nghiệm, kết quả đọc trắc nghiệm hay các yếu tố của quá trình điều trị

Ngoài ra, người ta còn dùng cụm từ: “cách thức ứng

xử về tình cảm” (le protocole amoureux) để chỉ các cách ứng xử chỉ đạo mối quan hệ tình cảm giữa người với

người hoặc giữa các loài vật với nhau

1

Mời khách

18

Mời khách 21

Mời khách thể hiện cương vị của người chủ trong một môi trường, cộng đồng hay nhóm người nhất định Nó luôn gắn với chức vụ do người chủ nắm giữ thường xuyên, tạm thời hay trong một hoàn cảnh cụ thể nào đó Mời khách

là một hành vì tiêu biểu của cuộc sống xã hội Chính vì vậy, với tư cách là một công cụ giao tiếp phục vụ cho một hoạt động, bảo đảm các mục tiêu và sự thành công của

mdi không chỉ bằng kiểu dáng chữ bấp dẫn mà còn bằng

chất lượng của thông tin nêu ở đó

Trong trường hợp-số lượng khách rời hạn chế hoặc nHững người được mời đã đông ý tới dự, giấy mời thường được xém nhừ một tập quán mang tính ước lệ mà người-ta cỗ: thể bổ qua Ngoài việc làm cho cuộc gặp mặt mang ý

nghĩa đá nhân, giấy mời còn là hình thức.khẳng định

22 LỄ TÂN, Công cụ giao tiếp

những thông tin đã được trao đổi bằng miệng - thường thông qua một người thứ ba - liên quan đến lý do, nội dung, tính chất, ngày tháng, hay địa điểm gặp gỡ Đây là những thông tin không thể thiếu để tránh những sai sót đáng tiếc có thể xảy ra với khách mời khi họ phải nhớ rõ địa chỉ, ngày giờ đã định Trong trường hợp khách ở nơi

khác tới không biết rõ địa chỉ, thì độ chính xác của các

thông tin kể trên là rất cần thiết

Giấy mời cũng cho phép xác định chính thức ai được mời và ai không được mời Đó còn là đấu hiệu để những

người được mời nhận ra nhau khi tên của họ được xướng lên và là một dạng giấy chứng nhận phân biệt người này

với người khác |

Nội dung giấy mời là khâu quan trọng trong việc tổ

chức một hoạt động Soạn tháo giấy mời là một trong

những công việc đầu tiên thực hiện trong quá trình chuẩn

bị hoạt động, phải tóm lược được nội dung của sự kiện, Chờ đến lúc in giấy mời mới soạn thảo nội dung thì sẽ là thiếu thận trọng, vì thông thường lúc đó mọi công việc

chuẩn bị đã bất đầu và niếu muốn thay đổi những nội dung

quan trọng trong giấy mời thì đã là quá muộn

' Có thể tiến hành hình thức mời qua điện thoại khi khẩn: cấp, cân nhấn rhạnh tầm quan trọng hoặc tranh thủ

tính thời sự nóng hổi của sự kiện, ví dụ như việc tổ chức

tang lễ cho một chính khách, hoặc khi phải biến báo do hoàn cảnh, ví dụ do khâu ra quyết định quá chậm Tuy nhiên, cân lưu ý rằng nếu không có lý do chính đáng thì tất cả những lời mời đưa ra vào phút chót đều khiến cho khách mời có cảm giác rằng ta chỉ nhớ tới họ theo kiểu

GIẤY MỜI

Soạn thảo giấy mời

Với giá trị của văn bản viết là tôn tại lâu dai, giấy mời nếu được soạn thảo chuẩn xác sẽ giúp mọi người nắm chắc được nội dung thông tin Là “bức thông điệp” theo nghĩa gốc của từ, giấy mời phải cung cấp thông tin chính xác, dùng ít từ nhưng vẫn truyền tải đúng và đủ

Giấy mời là một văn bản có nội dung ngắn, được viết trên một mặt giấy có kích thước nhỏ (không như một bức thư hay tờ gấp quảng cáo), vì thể sự rõ ràng và súc tích trong soạn thảo giấy mời là hai nguyên tắc chủ đạo Từng

từ phải được cân nhắc kỹ lưỡng, các từ ngữ rườm rà không cần thiết phải được lược bỏ Do đó, công việc soạn thảo rất mất thời gian đối với những người bắt đầu làm quen hay không làm thường xuyên Thể loại công việc này đòi hồi

sử dụng các thuật ngữ riêng, văn phong phải trôi chảy và

không có từ lặp lại Nội dung văn bản được thể hiện dưới

24 LỄ TÂN, Công cụ giao tiếp

dạng một câu:duy nhất, không có dấu ngắt câu: giấy mời

phải được đọc liền một mạch :

: Việc soạn thảo giấy mời xoay quanh một số chủ để để

trả lời cho các câu hỏi mà người được mời có thể nêu ra

Ai mời? Theo thể thức xã giao nào? Ai: được mời? Lý do

mời là gì? Dự kiến tổ chức hoạt động vào thời gian nào? Địa điểm ở đâu? Trả lời bằng cách: nào?: Tượng phục: ra sao? Đi tới đó như thế nào?

Ai mời?

Chức danh của người mời là căn cứ khẳng định tính chính thức của giấy mời, chứng tổ việc thực thì quyền hành và là công cụ thể hiện quyển hành đó

“Nói chung, giấy mới chính thức, theo nghị thật chế

Jean Paul L’Allier,

Thi triudng Québec,

Mời khách ` 25

Ở một số nơi, việc trên giấy mời chỉ nêu chức danh

của người đứng ra mời có hàm ý rằng chưa chắc người mời

sẽ có mặt, nhưng sẽ có đại diện của người đó đến dự Nếu trên giấy mời có ghỉ rõ cả chức danh và tên của người đứng ra mời thì chắc,chắn người đó sẽ có mặt

Giấy mời nhân danh cả hai vợ chồng

Theo thông lệ, nếu khách mời là cặp vợ chồng, thì

giấy mời được gửi nhân danh cá hai vợ chồng chủ mời,

trừ khi chủ mời sống độc thân hoặc vợ (chồng) của chủ

mời sẽ không dự Sự vắng mặt này có thể vì vợ (chồng) của người mời quá bận công việc chuyên môn

hi chủ mời là chông, có nhiều cách ghi tên của người

vợ trên giấy mời Điều này phụ thuộc vào việc người vợ

mang cả họ lẫn tên của chồng, chỉ lấy họ của chông và giữ

nguyên tên mình, giữ nguyên cả họ và tên của mình, hoặc phụ thuộc vào việc trên giấy mời chỉ ghi chức danh của

chỗng mà không ghi tên ông ta

Nếu người vợ Tấy Hộ và tên của chồng thì ghỉ:

Thu, nuéng Canada

va

Phu nhén Joe Clark

Néu người vợ chỉ lấy họ của chồng:

Thủ tướng Canada

va Phu nhân Maureen Clark Nếu người vợ giữ nguyên họ và tên ‹ của mình:

Thủ tướng Canada

Bad AUN aE BE +

Kha Phu nhân: Maureen Mc Teer

26 LỄ TÂN, Công cụ giao tiếp

hoặc

Thi tuéng Canada

Ngai Joe Clark

ve

Phu nhén Maureen Me Teer Trong trường hợp ngược lại, khi vợ là người đứng ra mời thì ít có sự lựa chọn hơn, vì theo thông lệ thì người chẳng không lấy họ hoặc tên của vợ

Bà Bộ truởng Văn hoá Québec

va Ong Francois Dorlot hoặc

Bộ trưởng Van hod Québec

Ba Louise Beaudoin :

va

Ong Francois Dorlot

Giấy mời do nhiều người đứng tên

Giấy mời có thể đo một cá nhân và một nhóm người

Mời khách 27

buộc mà tùy theo tập quán riêng của từng địa phương Tuy

vậy, ít nhất trên giấy mời cũng phải viết tên một người

để giấy mời mang tính cá nhân:

Chủ tịch Tổng Liên đoàn các Quỹ nhân dân

va các Quỹ tiết kiệm Desjardins cia Québec

Ông Jean Després

Bà Chủ tịch Ông Chủ tịch

nhén dan Bà Tổng Giám đốc

miền Tay Québec vung Hull

trần trọng .« «ceeeeeeree

“Dưới sự chủ tọa danh dự”, “dưới sự bảo trợ”, “với

sự hiện diện”, “do”

Ngoài việc ghi tên người đứng ra mời, trên giấy mời

có thể ghi thêm tên một nhân vật có uy tín để tăng phần long trọng của buổi lễ Trước khi in tén của nhân vật này trên giấy mời, phải bảo đầm chắc chắn được sự nhất trí của người đó và gửi cho họ dự thảo giấy mời Điều đặc biệt quan trọng là phải ghi đúng chức danh của người sẽ đứng ra bảo trợ Một người có thể đứng ra bảo trợ cho một hoạt động với danh nghĩa là chủ tịch một hiệp hội chứ không bao giờ nhân danh công ty mình đang điều

hành để bảo trợ cho hoạt động đó Nhằm lẫn về chức danh

của người bảo trợ sẽ gây ra nhiều vấn đề thuộc về đạo đức

28 LỄ TÂN, Công cụ giao tiếp

không thể xem thường và để tránh điều đó, cách duy nhất

là phải được sự nhất trí của nhân vật đó

Khi có ý định ghi tên của nhiễu:quan khách trên cùng một giấy mời thì phải thông báo: cho họ biết trước, để tránh

trường hợp vì lý do cá nhân, có những nhân vật không

muốn xếp tên mình bên cạnh tên người khác Ngoài ra, cần tránh để mọi người cho rằng tên tuổi của họ bị lạm dụng nhằm các mục đích khác ngoài ý muốn của họ

Bằng việc gửi cho các nhân vật này dự thảo giấy mời,

chúng ta vừa tổ lòng kính trọng đối với họ, vừa tránh được mọi sai sót rất khó có thể cải chính khi giấy mời đã được

in ra và phân phát hàng trăm, hàng nghìn giấy mời

Ngoài ra, đương nhiên là nhân vật, đứng ra bảo trợ cho hoạt động phải được biết mọi chỉ tiết về tổ thức: từ danh sách khách mời, quan hệ bảo chí, đến diễn biến, trang phục, vực Can tránh đ vào tình huống trái với những nguyễn tấc mã ho bao ry trai với hình ảnh mà

họ muốn thể hiện trước công chúng Đó là những chỉ tiết

mà không phải: nhà :tổ chức hào cũng hiểu biết một cách tong tam 2

:Ởác mẫu câu: thường được: sử đụng nhất.]

: "bản: ga»a9ới.sW:bảo: trợ:của

: _ xiBưối sự bảo: trợ đặc biệt:của

eie›ĐướisW chủ tạd danh dụ: của „

:+® Với:gự:hiện điện của,

Moi khach 29

Dưới sự chủ tạo cửa Chú tịch Hội chữ thập đó

ĐBà

mà thường viết:

Dưới sự bảo trợ của Chủ tịch Hội chữ thập đỏ

Cụm từ “đưới sự bảo trợ đặc biệt” thường dành cho những nhân vật quan trọng bàng đầu:

Dưới sự bảo trợ đặc biệt

của Tổng Thư ký Liên hợp quốc

Cụm từ “uới sự hiện diện của” có thể được sử đụng để nêu tên một quan khách sẽ tới dự Ngoài ra, người ta còn dùng cụm từ này để khẳng định sự hiện điện của một quan khách, khi người bảo trợ hoặc chủ tịch danh dự không tới dự, mặc dù có ghỉ tên trên giấy mời

“Với sự hiện điện của” còn được dùng để thể hiện sự kính trọng của người mời có chức danh thấp hơn quan

khách đó:

tớt dự bữa cơm tối

ưới sự hiện diện của Thủ tướng,

Ông

30 LỄ TÂN, Công cụ giao tiếp

Giới từ “do” được sử dụng trong trường hợp quan khách

đó trực tiếp đảm nhận một vai trò nào đó Ở ví đụ đưới đây, Bộ trưởng Giáo dục là người trực tiếp khánh thành trường học, còn Chủ tịch Hội đồng Giáo dục là chủ mời: Chủ tịch Hội đông Giáo dục của

Kính mời ông (bà) tới dự

Lễ khánh thành trường Trung học

do Bộ trưởng Giáo dục Ông (cất băng khánh thành)

Ngoài ra, việc đùng giới từ “đo” thay cho cụm từ “đưới

sự chủ tọa danh dự” khẳng định cho mọi người biết là quan khách đó chắc chắn sẽ có mặt Như vậy, việc dùng giới từ “do” cho phép đa dạng vốn từ vựng sử dụng để cho biết sự tham dự của các nhân vật vào một bưổi lễ, cũng như cụm từ “tới sự hiện điện của”

Các cách diễn đạt khác nhau như vậy rất cần thiết để giải quyết khúc mắc khi phải ghi tên nhiều nhâh vật trên cùng một giấy mời:

Dui su bdo tro đặc biệt

trân trọng kính mời ông (bà)

tới dụ lễ khai mạc triển lãm

» ITALIA 2000

do

uới sự hiện điện của

Đại sứ Italia tai Canada

Trong trường hợp này, người ta thường sử dụng cụm

từ “dưới sự bảo trợ đạc biệt của" thay cho “dưới sự chủ tọa danh dự của” (sous la présidence đhonneur de) để tránh

trùng lặp với từ “Chú tịch, Tổng thống” (Président) Các nhà tổ chức mong muốn Triển lãm này sé do Thi truéng thành phố cắt băng khai trương, vì cơ quan của họ trực thuộc thành phố về mặt hành chính Sự hiện điện của ông Đại sứ tại Triển lãm được nêu trong giấy mời để bù lại việc Tổng thống Italia, tuy đã chấp nhận bảo lãnh cho hoạt động này, nhưng không tới dự được

Sử dụng các mẫu cầu lịch sự nào khi soạn thảo

giấy mời?

Giấy mời có ghi tên, hay còn gọi là giấy mời đành riêng cho mỗi khách, là loại giấy mời có điền tên khách, thông thường được viết bằng tay vào khoảng để trống Nếu không ghi tên khách, giấy mời được xếp vào loại giấy mời thông thường bay giấy mời không đành riêng cho mỗi khách

Sự trịnh trọng của một giấy mời chính thức được thể hiện thông qua việc sử dụng những từ ngữ biểu thị lịch sự như: trân trọng, kính mời, uính dự hoặc kết hợp các từ

này với nhau.

Đối với loại giấy mời mang tính chất chính thức:

Trân trọng bính mời Trân trọng hính mời

Giấy mời có ghi rõ tên khách

Trên giấy mời có thể chỉ ghi chức danh của khách mời

mà không cần ghi tên, hoặc ghi cả tên và chức danh, hoặc

chỉ ghi tên của khách Ví dụ:

Mỗi khách 38

Ông Pierre Roy

Trong trường hợp mời cả hai vợ chồng khách, trên giấy

mời phải ghi chức danh của người được mời kèm theo tên của vợ (hoặc chồng), theo như các cách viết đã nêu trên:

Ông, Bà Pierre Roy

Chúng ta cũng có thể chỉ cần điển thêm: “oà Phụ

nhân” hoặc “uà Phu quan”:

phân biệt giữa vợ và chẳng ai là khách mời chính thì phải

xếp tên của hai người theo thứ tự chữ cái:

34 LE TAN, Công cụ giao liếp

Ba Lise Lamarche

va Ong Pierre Roy

Những nguyên tắc trên được áp dụng cá cho những người chung sống với nhau như vợ chẳng Nếu họ ở hai dia chỉ khác nhau, Ban tố chức phải gửi tới mỗi địa chỉ một giấy mời

Tóm lại, khi mời khách theo cặp, phải viết rõ mời

cả người chưa phải là vợ (chẳng) chính thức hoặc người

đang chung sống tuy không biết là ai Trong trường

hợp này, trên giấy mời cân để một đấu phẩy ngay sau tên của khách kèm theo dòng chữ “cùng ông” hoặc

“cùng bà”,

Loại giấy mời thông thường

Đối với loại giấy mời thông thường người ta không ghi tên của khách Có thể sử dụng nhiễu mẫu câu khác

nhau tùy theo từng tình huống và mức độ kính trọng đối

với khách Mức độ câu chữ thể hiện cũng giống như trường hợp giấy mời có ghi rõ tên khách:

- Hân hạnh kính mời ông (bè) tới đẪỤ Là scvey

- Hân hạnh kính mời ông (bà) tham du

+ Rất uinh dự được đón tiếp ông (bà)

- Trân trọng kính mời ông (bà) tới

- ính mời ông (bà) tới

Mời khách 35

Chỉ mời một người?

Giấy mời loại thông thường không ghi tên và chức danh của khách, nhưng được chủ ý gửi tới người nhận Trừ trường hợp đặc biệt, giấy mời loại này chỉ có giá trị cho một người và không được phép chuyển cho người khác Để tránh mọi sự hiểu lầm, Ban tổ chức phải ghi rõ quy định trong phân chỉ dẫn được in li về phía đưới giấy mời:

- Giấy mời có giá trị cho hai khách

- Giấy mời dành cho một khách

- Giấy mời có giá trị cho hai khách, không chuyển cho người khác đi thay

- Giấy mời dành cho một khách, không chuyển cho người khác đi thay

- Giấy mời dành cho hai khách, không chuyển cho

người khác đi thay

Nếu chỉ vì muốn đúng người nhận giấy mời mới được

tới dự mà ghi là “giấy mời chỉ dành riêng cho cá nhân” thì

không nên, vì bản thân giấy mời đã mang tính chất cá nhân và làm như vậy có hàm ý là Ban tổ chức không tin tưởng khách mời, nghỉ ngờ họ sẽ chuyển giấy mời cho người khác Đó không phải cách làm tốt để thay cho việc gửi giấy mời có ghỉ rõ tên của khách,

Để lưu ý khách về điểm này, nên ghi thêm dòng chữ yêu cầu khách tới dự mang theo giấy mời:

- Đề nghị xuất trình giấy mời trước khi uào

- Sẽ hiểm tra giấy mời ở của ra uòo

- Yêu câu xuất trình giấy mời trước khi uào, uì lý do

an ninh,

36 LE TAN, Công cụ giao tiếp

Giấy mời dự những hoạt động có quyên góp

Trong trường hợp khách tới dự các hoạt động từ thiện

có quyên góp tiên, nên sử dụng một trong hai mẫu câu sau:

- Hân hạnh kính mong ông (bà) tói dự

- Kinh mong ông (bè) tới dự

Lý do mời

Những nội dung chính của sự kiện cần thông báo là:

Vi sao lại gửi giấy mời? Lý do mời là gì? Mời tới dự để

chào mừng ai? Nhân dịp đặc biệt nào? Thông tin này có

tính chất quyết định cho việc tổ chức hoạt động và cho

việc khách có nhận lời tới dự hay không

Sau đây là các mẫu câu thường được sử dụng:

“Ăn

- Nhân dịp cà cà

- Tới dụ bữa tiệc trưa chào mừng

- Tới dụ bữa tiệc trưa do

- Tới dự bữa tiệc tối nhân dịp coi

không, Ban tổ chức cũng như các quan khách sẽ gặp phải

những phiển toái đáng tiếc Nên nhớ rằng một khi giấy

mời đã gửi đi, thì không thể hoãn hoạt động lại, trừ khi

có trở ngại nghiêm trọng Khi xác định thời gian tổ chức

phải tính đến khả năng các quan khách có thể đến dự được không, địa điểm tổ chức có gì trở ngại không, các phương tiện cần thiết khác cho công việc tổ chức đã sẵn sàng chưa Đơn giản hoá những chuyện này là cực kỳ nguy hiểm đối với Ban tổ chức Cân phải có xác nhận khẳng định các thông tin đó bằng văn bản chính thức

Và trình tự thời gian ghi trên giấy mời, trước hết ghi ngày rồi đến tháng, năm và giờ Khách mời sẽ xem xét theo trình tự đó để quyết định có nhận lời mời hay không:

Thứ hơi, ngày 30 tháng 9 năm 1994, uòo hôi 14g30

38 - LỄ TÂN, Công cụ giao tiếp

Để tỏ ra trịnh trọng hơn, nên viết ngày tháng bằng

chữ, nhưng không để năm để tránh câu viết quá dài: Thú hai ngày ba mươi tháng Chín, uào hôi mười bốn giờ

ba mươi

Cũng có thể xác định giới hạn thời gian trong giấy mời:

Thú hai, ngày 30 tháng 9 năm 1994,

từ 17g00 đến 19g00

Với thời gian ghi rõ như vậy, khách mời sẽ không bị

bất ngờ khi thấy hoạt động kết thúc vào đúng 19g Quá giờ đó chỉ có khách nào lề mề mới nán lại Mặt khác, nếu biết trước giới hạn thời gian diễn ra hoạt động, khách mời có thể chủ động hơn trong việc sắp xếp thời gian biểu của mình để tham dự

Địa điểm

Cần phải ghi chính xác địa chỉ nơi tổ chức hoạt động Nói chung, địa chỉ là yếu tố không thể thiếu được, có khi chỉ để giúp khách mời khỏi quên, nhưng còn cần thiết để

khách mời gửi hoa hoặc điện mừng, báo cho lái xe taxi

biết, hoặc vì nhiều lý do khác nữa Địa chi ghi trong giấy mời phải bao gồm tên toà nhà (nếu có), tên phòng họp, số nhà và tên phố Làm như vậy giúp cho Ban tổ chức khói

bị gây phiền phức vì phải trả lời điện thoại hỏi thêm chỉ tiết đó:

Tại khách san Excelsior Phòng khách Iberoile

Số 1445, phố Pierre - Boucher

Sherbrooke

Mới khách - ee 39

Nếu nơi tổ chức hoạt động là một toà nhà đặc biệt, được hầu hết khách mời biết rõ và lối vào là cửa chính thì địa chỉ có thể được ghỉ một cách ngắn gọn:

Tại Trụ sở Nghị uiện

Trong trường hợp chọn một lối vào khác vì lý do hậu cần hoặc an ninh thì cần bổ sung rõ chỉ tiết này:

Tại Trụ sở Nghị vién Lối oào thư uiện Điều quan trọng là phải tránh để khách mời phải loanh quanh tìm lối vào xung quanh toà nhà, bị từ chối không cho vào vì đi không đúng lối, phải đi lại vòng vèo mất thời gian Cân thể hiện sự quan tâm đến khách bằng cách đem lại cho họ sự thoải mái về tâm lý và thư giãn Cũng có thể không cần nêu tên của thành phố nếu nội dung giấy mời đã có ám chỉ rõ Ví dụ, khi Thị trưởng Québec mời khách dự tiệc chiêu đãi tại Toà thị chính, không cần phải ghi rõ "Toà thị chính thành phố Québec, hoặc ghi rõ tên thành phố Québec trong phần địa chỉ Như vậy có thể tránh nhắc lại các chỉ tiết không cần thiết và tránh làm nặng nề thêm nội dụng giấy mời:

Thi truéng Québec Ong Jean-Paul LAllier trân trọng kính mời ông (bà)

tới dự tiệc chiêu đãi chào mừng Chủ tịch Cộng đông người Bỉ

nói tiếng Pháp

40 LỄ TÂN Công cụ giao tiếp

oào thú tư, ngày 18 tháng 9 năm 1999, hôi 11g00

tại Toà thị chính S6 2, phd Des Jardins

Để nghị trả lời (R.S.V.P.)

Cần phải biết được số lượng khách mời sẽ tới dự buổi

lễ Đặc biệt là đối với một bữa tiệc, Ban tổ chức phải nắm

chắc thông tin này để sắp xếp sơ để bàn ăn hoặc chí ít là

để chuẩn bị đủ số bộ đề ăn Nếu để quá nhiều chỗ trống

mọi người sẽ cho là có nhiều khách từ chối lời mời vào

phút chót vì bữa tiệc này không đáng để họ tới dự Ngược lại nếu đến phút chót phải bổ sung ghế cho khách thì người đó cũng như các vị khách mời khác đều cảm thấy không thoải mái

Biết trước có bao nhiêu khách tới dự sẽ giúp bài trí

hợp lý và báo đảm tính nghiêm túc của buổi lễ Cần phải

bố trí một căn phòng đủ lớn, đủ số ghế ngồi, nơi gửi quần

áo thuận tiện và trong trường hợp có tiệc đứng phải chuẩn

bị đủ đồ ăn, đổ uống, cốc chén, bàn phục vụ,

Cần phải ấn định thời hạn trả lời giấy mời để kịp có

các biện pháp xử lý, mời thêm khách, gọi điện thoại nhắc

khách Nếu chấp nhận cho thay người thì phải biết người

đi dự thay là ai Việc này không nhất thiết phải làm đối

với mọi khách mời, nhưng ít nhất phải chú ý tới các cơ quan có tính chất đại diện quan trọng Cuối cùng, nếu nắm chắc được số khách tới dự, sẽ giúp kiểm soát được các

khoản chỉ tiêu

Môi khách 41

Thông thường, để yêu cầu khách mời trả lời, người ta ghi trên giấy mời hàng chữ R.6.V.P., có nghĩa là “Để nghị

trả lời” kèm theo số điện thoại và số fax Tiếp theo đó hoặc

ở phía đưới, tùy theo cách trình bày trên giấy mời, có thêm đòng: “trước ngày ”, không cần để rõ năm, trừ khi

đó là buổi lễ hay bữa tiệc tổ chức vào đầu năm mới trong

khi giấy mời được gửi vào cuối năm trước Ví dụ:

- Đề nghị trả lời trước ngày 1ỗ thúng 9

Tel: 555-1212; fax: 655-1313

- Rat mong Quý uị trả lời trước ngay 15 thang 9

- Yêu cầu trả lời trước ngày lỗ tháng 9

Những chỉ dẫn ghi như trên là đầy đủ Ghi thêm vào

đó tên của nhân viên thư ký hay nhân viên tổng đài là một điểu vô lý, vì không được đưa vào nội dung giấy mời

công việc nội bộ của Ban tổ chức Giấy mời là để thông báo một sự kiện của đời sống xã hội Các tên ghi trên

giấy mời là tên của khách, kèm theo chức danh của họ để mọi người biết rõ trọng trách Đối với giấy mời có tính chất nghỉ thức quan trọng như vậy mà đưa vào phần cuối một cái tên không ai biết tối thì thật là kỳ quặc Làm như thế có thể giúp ích cho Ban tổ chức, nhưng lại trớ

trêu tựa như “râu ông nọ cắm cằm bà kia” Việc tiếp nhận trả lời của khách là thuộc công việc quản lý chứ không

phải là cái cớ để trưng ra một cái tên như vậy

Nếu đã mời khách qua điện thoại hay fax và đã được

khách đồng ý thì vẫn cần gửi giấy mời cùng với hàng chữ

*Để ghỉ nhớ” thay vào vị trí của “Đề nghị trả lời” Cũng có

42 LỄ TÂN, Công cụ giao tiếp

thể gạch bỏ hàng chữ “Đề nghị trả lời" và viết dòng chữ

“Để ghỉ nhớ” ö bên cạnh

Đối với các vị khách quan trọng có nêu đến trên giấy

mời, nên viết thêm hàng chữ “Để ghí nhớ” vào vị trí tên của họ Việc gửi giấy mời nhằm lưu ý khách không quên

lời hứa sẽ tới dự, cho họ biết “ành quả” đạt được để lưu

trữ hồ sơ

Đôi khi người ta không dùng cụm từ “Đề nghị trả lời”

mà viết là: “Chỉ trả lời nếu không dự được” Nhưng nên

tránh ghi như vậy vì làm cho nội dung mang tính tiêu cực,

khiến khách nghĩ rằng chúng ta chú ý tới việc họ từ chối

hơn là việc tới dự

Các chỉ dẫn khác

Ở góc phải hoặc trái phía đưới của giấy mời, tùy theo cách trình bày, có thể cho các chỉ dẫn về cách ăn mặc và những chỉ tiết cần thiết khác để tạo điều kiện thuận lợi cho khách tới dự: phương tiện di lại, bãi đỗ xe, hoãn trong trường hợp trời mưa Sau đây là một số ví dụ:

Nơi đỗ xe: Khu đỗ xe tại số nhà 225

nếu trời mưa

Nếu có quá nhiều chỉ dẫn, nên in ra một tờ riêng, hoặc

in trên giấy ra vào dành cho khách tới dự (nếu có)

Giấy mời in sẵn

Giấy mời in sẵn bao gồm các nội dung cơ bản có thể

áp dụng cho những hoàn cảnh khác nhau: tên người mời

và chức danh, hoặc chỉ có chức danh không có tên và

khoảng trống để điền tên khách mời, lý do mời, ngày, giờ, địa điểm cũng như yêu cầu “Để nghị trả lời” cùng với số điện thoại, số fax Nếu loại giấy mời này được sử dụng cả trong các chuyến viếng thăm ở nước ngoài thì không in số điện thoại và số fax vào đó

Phông chữ

Phông chữ là phương tiện phục vụ cho việc chuyển thông điệp tới khách mời, cũng giống như văn phong thể hiện nội dung mời Giấy mời phái thu hút được sự chú ý của khách Để làm được điều đó, kiểu đáng chữ đóng góp một phần không nhỏ, trước hết về văn bản, thông qua việc sử dụng nhiều cỡ chữ khác nhau đối với một số từ và

cụm từ, khoảng cách giữa chúng, cũng như sử dụng màu

sắc và kích cỡ giấy mời Ngoài ra, việc in các biểu tượng, huy hiệu, phù hiệu, lôgô hoặc biểu trưng của hoạt động

44 LE TAN Công cụ giao tiếp

được tổ chức, của người đứng ra mời cũng đóng một vai trò

quan trọng

Về phương diện thẩm mỹ, thoạt nhìn đã phải thấy ngay sự bố trí tổng thể cân đối, bài hoà giữa các chỉ tiết trên giấy mời Một trong những nguyên tắc quan trọng cũng giống như trong việc in ấn sách, là không nên sử dụng nhiều kiểu chữ trên một giấy mời Tuy nhiên,

nguyên tắc này cũng không cản trở trí sáng tạo trong

soạn thảo các loại mẫu

Kiểu đáng chữ cũng góp phần giải quyết sắp xếp trình

tự lễ tân giữa các nhân vật quan trọng Kích cỡ chữ sử

dụng có thể thay đổi đối với một số từ hoặc cụm từ cũng như khoảng cách giữa các dòng chữ Đối với buổi lễ do chủ tịch một hiệp hội, giám đốc viện bảo tàng hay giám đốc

một trung tâm tiếp đón đứng ra mời, nhưng lại do một vị

bộ trưởng chủ trì thì trên giấy mời phải in tên hoặc chức danh của vị bộ trưởng đó trên phông chữ cỡ to hơn so với

tên và chức đanh của những người kia

Về giấy in, theo truyền thống người ta sử dụng loại giấy bristol trắng giòn là loại trang trọng nhất Tuy nhiên, trên thị trường có rất nhiều loại giấy in có chất lượng cao tương tự như giấy bristol Các loại giấy này rẻ hơn và có lợi thế hơn là được sản xuất từ phế liệu Mực in màu đen là loại duy nhất được sử dụng

Về kiểu cách trình bày giấy mời, chính phủ, các cơ

quan nhà nước và các doanh nghiệp lớn chỉ sử dụng những

hình thức đặc trưng của giới chính thức Trong khi đó, giám đốc đoàn nghệ thuật ca múa khi làm giấy mời dự

Moi khách _ _ 45

buổi trình điễn đầu tiên hoàn toàn có thể sử dụng một hình thức trình bày độc đáo, giống như đối với hầu hết các

cơ quan hoạt động trong lĩnh vực văn hoá và thông tin

Phong bì được làm từ loại giấy có chất lượng cao, và

có màu sắc phù hợp với giấy mời bên trong Việc ghi địa

chỉ bằng tay, nhất là trong trường hợp giấy mời có ghi rõ tên khách vẫn tiếp tục được áp dụng phổ biến Trước đây,

người ta bài trừ việc đánh máy địa chỉ trên phong bì,

nhưng hiện nay, đánh máy địa chí theo các kiểu chữ script

và romain là được thừa nhận Ngày nay, để tiện dụng,

người ta dùng loại giấy đính có ín địa chỉ của khách mời

Thời hạn gửi giấy mời

Gửi sớm giấy mời đến tay khách thể hiện sự quan tâm

tới họ Việc gửi giấy mời vào phút chót làm cho mọi người

không có thời gian chuẩn bị, đấy là chưa kể việc các quan khách cần có mặt rất có thể không đến dự vì đã bố trí

trước lịch làm việc vào thời gian đó Làm như thế người mời sẽ bị mất uy tín vì không có lý do đặc biệt nào có thể biện hộ cho cách xử sự như vậy Nếu mời dự tiệc, nên gửi

trước giấy mời ít nhất từ 2 đến 3 tuần Lý tưởng nhất là

trước 1 tháng Nếu mời dự chiêu đãi, phải mời trước ít

nhất là 10 ngày và tốt nhất là 14 ngày Nếu vì lý do kỹ thuật, như phải chờ khẳng định về địa điểm mà gửi giấy mời chậm thì phải sử dụng fax để thông báo trước cho khách cùng với các chỉ tiết như ngày, giờ Những chỉ dẫn

bổ sung sẽ được nêu trong giấy mời và gửi tới tay khách

sau đó.