Tiểu luận PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG DOANH NGHIỆP ĐIỆN TỬ PHÂN TÍCH XÂY DỰNG GIẢI PHÁP ERP CHO DOANH NGHIỆP GIẤY BÃI BẰNG

- Khái niệm : TSCĐ trong các doanh nghiệp là những tư liệu lao độngchủ yếu và các tài sản khác có giá trị lớn, tham gia nhiều chu kỳ sản xuất kinhdoanh, khi tham gia vào quá trình sản xu

M c L c ục Lục ục Lục

Phần 1: Phân tích 2 giải pháp được giao cho nhóm 2

I Giải pháp tài sản cố định 2

1 Khái niệm, ý nghĩa, nhiệm vụ và phân loại TSCĐ 2

2 Đánh giá TSCĐ 5

3 Vai trò của TSCĐ trong doanh nghiệp 6

4 Sơ đồ giải pháp 7

II Lập kế hoạch theo chiều ngang 11

1 Khái niệm lập kế hoạch 11

2 Phân loại 11

3 Sơ đồ lập kế hoạch 12

4 Các phương pháp lập kế hoạch 13

5 Các bước lập kế hoạch 13

Phần 2: Xây dựng giải pháp ERP cho doanh nghiệp giấy Bãi Bằng 16

I Tổng quan ngành giấy Việt Nam 16

1 Lịch sử hình thành và phát triển 16

2 Các sản phẩm giấy 17

3 Cung – Cầu về giấy trong nước 17

4 Doanh nghiệp giấy Bãi Bằng 18

II Mô hình ERP 20

1 ERP là gì ? 20

2 Lợi ích của ERP 21

3 Các chức năng chính của hệ thống ERP 23

III Các giải pháp ERP cho doanh nghiêp 25

1 Giải pháp đặt hàng 25

2 Giải pháp sản xuất 29

3 Giải pháp kho 37

4 Giải pháp nhân sự tiền lương 40

5 Giải pháp tài sản cố định 42

6 Giải pháp bán hàng 45

7 Giải pháp kế toán tổng hợp 48

KẾT LUẬN 54

Phần 1: Phân tích 2 giải pháp được giao cho nhóm.

I Giải pháp tài sản cố định.

1 Khái niệm, ý nghĩa, nhiệm vụ và phân loại TSCĐ

Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, bên cạnh sức lao động vàđối tượng lao động, các doanh nghiệp còn cần phải có tư liệu lao động Trong

đó, bộ phận tư liệu lao động có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài trongquá trình sản xuất kinh doanh được gọi là TSCĐ

- Khái niệm : TSCĐ trong các doanh nghiệp là những tư liệu lao độngchủ yếu và các tài sản khác có giá trị lớn, tham gia nhiều chu kỳ sản xuất kinhdoanh, khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh vẫn giữ nguyên hìnhthái vật chất ban đầu, nhưng giá trị của TSCĐ đã bị giảm dần và được chuyểnvào giá trị sản phẩm, dưới hình thức khấu hao

- Ý nghĩa : Thống kê TSCĐ của doanh nghiệp có nhiều ý nghĩa tronghoạt động sản xuất kinh doanh Qua thống kê TSCĐ đánh giá việc trang bịTSCĐ cho người lao động, nâng cao năng suất lao động, giải phóng conngười khỏi những lao động chân tay nặng nhọc vất vả Đồng thời TSCĐ cũng

là cơ sở vật chất kỹ thuật, là nguồn lực sản xuất của doanh nghiệp hay củatoàn bộ nền kinh tế Điều này còn được thể hiện rõ rệt trong mỗi chế độ xã hộichính là sự khác nhau về trình độ sử dụng TSCĐ

1.2 Nhi m v th ng kê TSCĐ trong doanh nghi p ệm vụ thống kê TSCĐ trong doanh nghiệp ụ thống kê TSCĐ trong doanh nghiệp ống kê TSCĐ trong doanh nghiệp ệm vụ thống kê TSCĐ trong doanh nghiệp

Nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý TSCĐ trong doanh nghiệp, thống kêTSCĐ là một công cụ, hổ trợ đắc lực cho công tác quản lý TSCĐ trong doanhnghiệp Để việc quản lý TSCĐ có hiệu quả, cần thực hiện tốt các nhiệm vụsau:

- Thống kê tổng hợp chính xác, đầy đủ, kịp thời về số lượng, kết cấu, hiệntrạng và tình hình tăng giảm TSCĐ

- Thống kê được các phương pháp đánh giá TSCĐ và các phương pháp khấuhao

- Nghiên cứu tình hình trang bị TSCĐ cho người lao động trong sản xuất

- Đánh giá hiệu quả sử dụng TSCĐ

1.3.1 Phân loại TSCĐ theo hình thái biểu hiện:

- Tài sản cố định hữu hình: Là những TSCĐ có hình thái vật chất cụ thểnhư đất đai, nhà cửa, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, thiết bị sản xuất,thiết bị truyền dẫn,dụng cụ quản lý, cây lâu năm và TSCĐ hữu hình khác,

- Tài sản cố định vô hình:Là những TSCĐ không có hình thái vật chất cụthể như giá trị quyền sử dụng đất, nhãn hiệu hàng hóa, bản quyền, bằng sángchế, phần mềm máy vi tính; giáy phép, giấy phép nhượng quyền, quyền pháthành, Tác dụng: Cách phân loại này dùng làm căn cứ cho việc đề ra cácquyết định đầu tư, hoặc điều chỉnh phương hướng đầu tư, cho phù hợp vớitình hình thực tế của doanh nghiệp

1.3.2 Phân loại TSCĐ theo công dụng kinh tế

Căn cứ theo công dụng kinh tế, TSCĐ được phân thành 2 loại:

a Tài sản cố định dùng trong sản xuất kinh doanh: Là những TSCĐ thamgia trực tiếp, hoặc gián tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh

nghiệp như nhà cửa, vật kiến trúc, thiết bị động lực, máy móc thiết bị sảnxuất, và những TSCĐ không có hình thái vật chất khác

b Tài sản cố định dùng ngoài sản xuất kinh doanh: Là những TSCĐ,dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh phụ trợ trong doanh nghiệp; vànhững TSCĐ dùng cho phúc lợi công cộng gồm nhà cửa, máy móc thiết bịsản xuất, phục vụ cho sản xuất kinh doanh phụ; nhà cửa và phương tiện dùngcho sinh hoạt văn hóa, nghiên cứu, và các công trình phúc lợi tập thể

Tác dụng: Giúp người quản lý thấy được kết cấu TSCĐ theo côngdụng kinh tế và trình độ cơ giới hóa của doanh nghiệp từ đó xác định đượcmức độ đảm bảo đối với nhiệm vụ sản xuất và có phương hướng cãi tiến tìnhhình trang bị kỹ thuật, nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định

1.3.3 Phân loại tài sản cố định theo tình hình sử dụng

a.Tài sản cố định đang dùng: Là những TSCĐ đang sử dụng cho cáchoạt động sản xuất kinh doanh, hay các hoạt động khác của doanh nghiệpnhư hoạt động phúc lợi sự nghiệp, hay an ninh quốc phòng

b.Tài sản cố định chưa cần dùng: Là những TSCĐ cần thiết cho hoạtđộng sản xuất kinh doanh, hay các hoạt động khác của doanh nghiệp, nhưnghiện tại chưa đưa vào sử dụng đang được dự trữ để sử dụng cho kỳ sau

c Tài sản cố định không cần dùng: Là những TSCĐ không còn sử dụngđược cho sản xuất của doanh nghiệp, vì không còn phù hợp với qui trình sảnxuất hiện nay của doanh nghiệp

1.3.4 Phân loại tài sản cố định theo quyền sở hữu

a Tài sản cố định tự có: Là những TSCĐ do doanh nghiệp tự muasắm, xây dựng bằng nguồn vốn ngân sách cấp, vốn vay, vốn tự bổ sung vàvốn góp liên doanh

b Tài sản cố định đi thuê: Là những TSCĐ mà doanh nghiệp thuê củacác doanh nghiệp khác (không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp).

2 Đánh giá TSCĐ

TSCĐ của doanh nghiệp, nếu thống kê theo từng loại cụ thể thườngđược tính theo đơn vị hiện vật Đây là chỉ tiêu quan trọng, là cơ sở để lập kếhoạch đầu tư mua sắm, xây dựng bổ sung, sửa chữa lớn và tái đầu tư muasắm, xây dựng Trường hợp để thống kê toàn bộ khối lượng TSCĐ của doanhnghiệp thì phải sử dụng đơn vị tiền tệ thông qua các loại giá của nó, qua đó ta

có thể tổng hợp các loại TSCĐ khác nhau, do đó ta cần phải đánh giá TSCĐ,theo các loại giá khác nhau để biết được số tiền đầu tư mua sắm TSCĐ banđầu, tổng giá trị TSCĐ đã hao mòn và giá trị còn lại của TSCĐ

Đánh giá TSCĐ là biểu hiện giá trị TSCĐ bằng tiền theo những nguyên tắcnhất định, là điều kiện cần thiết để hạch toán TSCĐ, trích khấu hao và phântích hiệu quả sử dụng TSCĐ trong doanh nghiệp Xuất phát từ đặc điểm vàyêu cầu quản lý TSCĐ trong quá trình sử dụng TSCĐ được đánh giá theonguyên giá và giá trị còn lại

- Đánh giá TSCĐ theo nguyên giá Là toàn bộ các chi phí mà các doanhnghiệp đã chi ra để có được TSCĐ cho đến khi đưa TSCĐ vào hoạt động bìnhthường, bao gồm: giá mua thực tế, lãi vay, đầu tư TSCĐ khi chưa bàn giaođưa vào sử dụng, thuế, lệ phí trước bạ Tuỳ theo từng loại TSCĐ mà nguyêngiá của nó được xác định khác nhau

Cách đánh giá này có thể cho doanh nghiệp thấy được số vốn đầu tư, muasắm TSCĐ ở thời điểm ban đầu, là căn cứ để xác định số tiền phải trảkhách hàng để tái sản xuất giản đơn

- Đánh giá TSCĐ theo giá trị còn lại :Giá trị còn lại của TSCĐ là phần giátrị chưa chuyển vào giá trị sản phẩm Giá trị còn lại có thể tính theo giá trị ban

đầu Mỗi cách đánh giá đều có ý nghĩa tác dụng riêng, cho phép chúng tathấy mức độ thu hồi vốn đầu tư đến thời điểm đánh giá, từ đó đưa rachính sách khấu hao thu hồi số vốn đầu tư còn lại để bảo toàn vốn sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp.

3 Vai trò của TSCĐ trong doanh nghiệp

* Đối với nền kinh tế

TSCĐ là cơ sở vật chất kỹ thuật của nền kinh tế nói chung và của doanhnghiệp nói riêng Đó là một yếu tố không thể thiếu được đối với sự tồn tại củabất cứ một quốc gia nào, một doanh nghiệp nào Vì nó thúc đẩy nền kinh tếphát triển Đó là những tư liệu lao động chủ yếu được ví như “hệ thốngxương cốt bắp thịt của quá trình SXKD” TSCĐ là khí quan để con ngườithông qua đó tác động vào đối tượng lao động biến noa, bắt nó phục vụ chocon người

* Đối với con người

Con người được hưởng thành quả cuối cùng của một hệ thống TSCĐ tiêntiến Nhờ có TSCĐ hiện đại mà quá trình sản xuất sẽ rút ngắn, lao động củacon người thuận lợi hơn, đỡ nặng nhọc hơn và có năng suất lao động cao hơn,kết quả sản xuất lớn hơn, do đó mà điều kiện làm việc và đời sống được nângcao

* Đối với doanh nghiệp

Trình độ trang thiết bị TSCĐ quyết định năng lực sản xuất lao động, chiphí giá thành, chất lượng sản phẩm cũng như khả năng cạnh tranh của doanhnghiệp trên thương trường Nếu doanh nghiệp nào trang bị máy móc, thiết bịhiện đại, áp dụng quy trình công nghệ tiên tiến sẽ giảm được mức tiêu haonguyên vật liệu và cho ra những sản phẩm chất lượng tốt và có sức hút caođối với khách hàng

* Đối với xã hội

Trình độ công nghệ sản xuất ở mức độ nào thì nói lên trình độ phát triểncủa lực lượng sản xuất ở mức độ tương ứng và là căn cứ phân biệt thời đạinày với thời đại khác Phương thức sản xuất cổ truyền khác phương thức sảnxuất hiện đại ở chỗ sản xuất như thế nào và sản xuất bằng cái gì Chính lựclưọng sản xuất đã thúc đẩy quan hệ sản xuất phát triển và làm thay đổiphương thức sản xuất

Từ những phân tích trên ta càng thấy rõ được vai trò quan trọng củaTSCĐ trong hoạt động sản xuất kinh doanh Chính vì vậy mà TSCĐ phải luônđược duy trì, kéo dài tuổi thọ và đầu tư đổi mới công nghệ

4 Sơ đồ giải pháp.

4.1 Mô hình tổng thể giải pháp.

Giải pháp quản lí tài sản cố đinh bao gồm 5 qui trình phụ:

- Kiểm soát tài sản : TS được phân loại thành các nhóm chính theo phê

chuẩn của ban giám đốc, điều kiển để là tài sản cố định là TS cónguyên giá lớn và có thời gian sử dụng hữu ích tối đa 1 năm Ghi nhậnban đầu của TS phải dựa vào hóa đơn, chứng từ của nhà cung cấp Mọi

TS trong công ty phải có giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu

- Tăng tài sản: Các tài sản được thêm mới phải phù hợp với nhu cầu thực

tại của doanh nghiệp, với công tác quản lí và tuân theo các qui định nội

bộ về mua sắm tài sản, phải được ghi nhận đầy đủ thông qua sổ sách kếtoán

- Giảm tài sản: Các tài sản được thanh lý phải phù hợp với nhu cầu thực

tại của doanh nghiệp, với công tác quản lí và tuân theo các qui định nội

bộ về thanh lý tài sản, được ghi nhận đầy đủ thông qua sổ sách kế toán

- Khấu hao: Yêu cầu của việc xác định mức khấu hao tài sản cố định là

4.2 Mô hình chi tiết.

4.2 Chi tiết giải pháp.

Giải pháp bao gồm các nghiệp chính vụ đó là

- Nghiệp vụ tăng tài sản: mua mới, thuê, đầu tư xây dựng cơ bản

- Ngiệp vụ giảm tài sản: Thanh lý, nhượng bán, điều chuyển

a) Quản lý Hệ thống danh mục tài sản

 Khai báo mã số tự tăng: Chức năng cho phép người dùng khaibáo hệ thống đánh mã số tự động được sử dụng trong tất cả cácchức năng khác của phần mềm, mà không cần phải bận tâm tới thông tin liên quan đến mã số

 Đơn vị: Quản lý toàn bộ thông tin của đơn vị và các đơn vị trựcthuộc

 Phân loại TS: Danh mục nhóm tài sản được phân giúp đễ dàngquản lí tài sản theo từng nhóm, từng phòng ban

b) Quản lý tài sản

 Cập nhật tài sản: Cho phép người dùng cập nhật mới, chỉnh sửa

và quản lý toàn bộ thông tin tài sản hiện có của đơn vị, các chứcnăng người dùng có thể thực hiện bao gồm:

- Thêm mới tài sản

- Chỉnh sửa thông tin tài sản

- Xóa thông tin tài sản

- Xem lịch sử của tài sản

- Tìm kiếm và xem thông tin tài sản

 Lưu trữ thông tin Phiếu bảo hành sửa chữa: Biên bản giao nhậnTSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành nhằm xác nhận việc giao nhậnTSCĐ sau khi hoàn thành việc sửa chữa lớn giữa bên có TSCĐsửa chữa và bên thực hiện việc sửa chữa Biên bản này là căn cứghi sổ kế toán và thanh toán chi phí sửa chữa TSCĐ

 Kiểm kê TSCĐ tự động: nhằm xác nhận số lượng, giá trị TSCĐhiện có, thừa thiếu của đơn vị so với sổ kế toán trên cơ sở đó tăngcường quản lý TSCĐ, làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất và ghi

sổ kế toán số chênh lệch

 Khai báo tăng giảm nguyên giá: Chức năng Khai báo tăng giảmnguyên giá cho phép người dùng nhập các thông tin biến động liênquan đến việc tăng, giảm một phần giá trị, diện tích của các tài sảnnhà nước: Nhà, ô tô và các tài sản khác

 Tính hao mòn: Chức năng này giúp người dùng thực hiện việctính hao mòn tự động cho các tài sản tăng mới năm tài chính hiệnhành và tính tiếp hao mòn cho những tài sản được chuyển từ nămtài chính trước

 Phiếu thanh lý tài sản: Cho phép người dùng ghi giảm tài sản cốđịnh như: Thanh lý, báo mất, hỏng, hay chuyển nhượng,… Biên

bản thanh lý TSCĐ nhằm xác nhận việc thanh lý TSCĐ và làmcăn cứ để ghi giảm TSCĐ trên sổ kế toán.

II Lập kế hoạch theo chiều ngang

Lập kế hoạch là qua trình tìm ra các bước đi tối ưu nhằm đạt được các mụctiêu đã đề ra dựa trên cơ sở tính toán một cách đầy đủ và khoa học về cácđiều kiện, các nguồn lực hiện có hoặc sẽ có trong tương lai

Lập kế hoạc chính là quá trình tìm kiếm câu trả lời cho các câu hỏi sau:

- Mục tiêu cần đạt là gì ?

- Nên làm cái gì ? Làm thế nào để đạt được hiệu quả tốt nhất ?

-Thời gian là khi nào ?

- Cần những điều kiện, yếu tố nào, bao nhiêu ?

- Ai làm ?

- Làm ở đâu ?

2.1 Theo thời gian:

-Dài hạn : Thường được XD cho 10-15 năm

-Trung hạn : Thường được XD cho 3-7 năm

-Ngắn hạn : Thường được XD dưới 3 năm

2.2 Theo phạm vi:

- Kế hoạch tổng thể: Kế hoạch xây dựng với qui mô lớn, phạm vi rộngmang tính chiến lược VD kế hoạch phát triển mạng lưới y tế đến năm 2015

- Kế hoạch bộ phận: Kế hoạch xây dựng với qui mô nhỏ ở các lĩnh vực

cụ thể VD Kế hoạch đưa thông tin phòng chống HIV/AIDS tại các trạm y tếxã

2.3 Theo cấp độ:

- Kế hoạch vĩ mô: Kế hoạch cho thời kì dài mang tính chiến lược, tậptrung cao do các nhà lãnh đạo quản lí cấp cao xây dựng VD Kế hoach pháttriển nguồn lực y tế đến năm 2020

- Kế hoạch vi mô: Kế hoạch dùng để triển khai các kế hoạch vi mô,chiến lược giải pháp của các cấp lãnh đạo thường do các nhà quản lí điềuhành của của đơn vị tổ chức ây dựng VD Kế hoạch đào tạo cán bộ tại trungtâm y tế dự phòng huyện Từ liêm

3 Sơ đồ lập kế hoạch

4 Các phương pháp lập kế hoạch

a) Lập kế hoạch từ trên xuống(top-down): Là quá trình chuyển các kếhoạch vĩ mô thành các kế hoạch hoạt động của cơ Qua trình này được thựchiện từ những chi tiêu được phân bổ từ trên xuống Dựa trên những chi tiêuđược phân bổ các đơn vị sẽ xây dựng hoạt động củ mình dể đạt được nhữngmục tiêu đó

b) Lập kế hoạch từ dưới lên(Bottom-up): kế hoạch dựa trên những ưutiên của cấp cơ sở, dựa trên thực tại cơ sở Phương pháp này giúp giúp xácđịnh được các vấn đề cần giải quyết một cách cụ thể qua đó trao quyền chủđộng giải quyết cho tuyến dưới huy động được nguồn lực sáng kiến của cán

bộ, nhân dân

c) Lập kế hoạch theo chiều ngang: là cách lập kế hoạch thiết kê cơ cấu

tổ chức thể thực hiện các chức năng, mục tiêu đã đề ra, chia nhỏ công việcthực hiện đồng thời để rút ngắn thời gian thực hiện Lập kế hoạch theo chiềungang thường không đứng một mình mà thường đi kèm với 2 kiểu lập kếhoạch Bottom-up và Top-down VD như trong quá trình sản xuất ô tô các bộphận của ô tô sẽ được sản xuất đồng thời ở các xưởng khác nhau Sau đó tachỉ việc ghép chúng tại để ra sản phẩm

5 Các bước lập kế hoạch.

a) Thu thập thông tin đánh giá tình hình: Đây là yêu cầu đóng vai tròquan trọng trong quản lí và lập kế hoạch Ta cần thu thập thông tin để đánhgiá tình hình hiện tại

- Xác định rõ thông tin cần thu thập

- Phương pháp thu thập

- Nguồn thu thập thông tin

- Phân tích chọn lọc thông tin thu được

- Lập báo cáo thông tin thu thập được

b) Xác định các vấn đề cần ưu tiên:

Sau khi đã thu thập thông tin ta tiến hàng phân tích tình hình để tìm racác vấn đề cần giải quyết Tuy nhiên ta không thể giải quyết các vấn đề ngaymột lúc được Chính vì thể để sử dụng nguồn lực hiệu quả ta cần xem xét vấn

đề nào cần giải quyết trước, cái nào cần giải quyết sau Để lựa chọn đúng vấn

đề ưu tiên ta cần chú ý đến các yếu tố như:

- Quan trọng không ?

- Khẩn cấp không ?

- Có thể giải quyết được không ?

- Nguồn lực hiện tại ra sao ? c) Xây dựng mục tiêu:

Sau khi xác định được vấn đề ưu tiên cần giải quyết ta tiếp tục xác địnhxem vấn đề đó ta có thể giải quyết được đến mức độ nào có triệt để haykhông Để giải quyết vấn đề một cách triệt để cũng cần phải có mục tiêu chotừng giai đoạn, giải quyết theo từng nấc để đạt được mục tiêu cuối cùng

Để có được mục tiêu tốt thì mục tiêu cần được xây dựng trên cơ sởkhoa học, rõ ràng và tin cậy Đảm bảo đầy đủ các tiêu chuẩn như có đốitượng, hoạt động rõ ràng, cụ thể, có thời gian, địa điểm, phù hợp và khả thid) Phân tích vấn đề

- Xác định được nguyên nhân gây nên vấn đề các nguyên nhân trựctiếp, gián tiếp, nguyên nhân chính, nguyên nhân phụ trợ…

- Phân tích 1 cách khoa học, đúng kĩ thuật sẽ giúp xác định đượcnguyên nhân 1 cách hệ thống logic tránh bỏ sot nguyên nhân

-Thông qua phân tích các nguyên nhân gó rễ sẽ được phát hiện giúp ta

có 1 cái nhìn bao quát cho việc dầu tư nguồn lực để can thiệp có hiệu quả

e) Kế hoạch hành động

Là bước cuối cùng trong qui trình lập kế hoạch để cụ thể hóa các giảipháp và phương pháp thực hiện đã lựa chọn 1 bản kế hoạch bao gồm cácthông tin sau:

- Liệt kê các hoạt động và công việc, sắp xếp theo 1 trình tự hợp lí lồngghép một cách thích hợp

- Xác định thời gian:thời gian bắt đầu và kế thúc cho từng hoạt động

- Phân bổ nhân lực và các nguồn lực khác: Phân công rõ ràng, ai chiutrách nhiệm thực hiện, người / cơ quan phối hợp, người / cơ quan giámsát Dự trù nguồn nhân lực để phân bổ cho thích hợp

Phần 2: Xây dựng giải pháp ERP cho doanh nghiệp giấy Bãi Bằng

I Tổng quan ngành giấy Việt Nam

Có thể nói, so với các ngành công nghiệp khác, ngành giấy có tốc độphát triển khá chậm Cả nước chỉ có hơn 200 doanh nghiệp sản xuất giấy,trong đó có khoảng 30 doanh nghiệp có công suất từ 10.000 tấn trở lên Sốdoanh nghiệp có công suất hơn 50.000 tấn chỉ đếm được trên đầu ngón tay Vìthế, năng lực sản xuất của ngành giấy Việt Nam hạn chế, chi phí sản xuất cao,hiệu quả kinh tế thấp, giá thành sản phẩm thiếu sức cạnh tranh, chưa đáp ứngđược nhu cầu tiêu dùng trong nước

Ngành giấy là một trong những ngành được hình thành từ rất sớm tạiViệt Nam, khoảng năm 284 Từ giai đoạn này đến đầu thế kỷ 20, giấy đượclàm bằng phương pháp thủ công để phục vụ cho việc ghi chép, làm tranh dângian, vàng mã

Năm 1912, nhà máy sản xuất bột giấy đầu tiên bằng phương pháp côngnghiệp đi vào hoạt động với công suất 4.000 tấn giấy/năm tại Việt Trì Trongthập niên 1960, nhiều nhà máy giấy được đầu tư xây dựng nhưng hầu hết đều

có công suất nhỏ (dưới 20.000 tấn/năm) như Nhà máy giấy Việt Trì; Nhà máybột giấy Vạn Điểm; Nhà máy giấy Đồng Nai; Nhà máy giấy Tân Mai v.v.Năm 1975, tổng công suất thiết kế của ngành giấy Việt Nam là 72.000tấn/năm nhưng do ảnh hưởng của chiến tranh và mất cân đối giữa sản lượngbột giấy và giấy nên sản lượng thực tế chỉ đạt 28.000 tấn/năm

Năm 1982, Nhà máy giấy Bãi Bằng do Chính phủ Thụy Điển tài trợ đã

đi vào sản xuất với công suất thiết kế là 53.000 tấn bột giấy/năm và 55.000tấn giấy/năm, dây chuyền sản xuất khép kín, sử dụng công nghệ cơ-lý và tựđộng hóa Nhà máy cũng xây dựng được vùng nguyên liệu, cơ sở hạ tầng, cơ

sở phụ trợ như điện, hóa chất và trường đào tạo nghề phục vụ cho hoạt độngsản xuất Ngành giấy có những bước phát triển vượt bậc, sản lượng giấy tăngtrung bình 11%/năm trong giai đoạn 2000 - 2006; tuy nhiên, nguồn cung nhưvậy vẫn chỉ đáp ứng được gần 64% nhu cầu tiêu dùng (năm 2008) phần cònlại vẫn phải nhập khẩu Mặc dù đã có sự tăng trưởng đáng kể tuy nhiên, tớinay đóng góp của ngành trong tổng giá trị sản xuất quốc gia vẫn rất nhỏ

Tùy theo mục đích sử dụng khác nhau sản phâm giấy được chia thành 4nhóm:

Nhóm 1: Giấy dùng cho in, viết (giấy in báo, giấy in và viết…)

Nhóm 2: Giấy dùng trong công nghiệp (giấy bao bì, giấy chứa chấtlỏng )

Nhóm 3: Giấy dùng trong gia đình (giấy ăn, giấy vệsinh)

Nhóm 4: Giấy dùng cho văn phòng (giấy fax, giấy in hóa đơn)

Hiện nay ở Việt Nam chỉ sản xuất được các loại sản phẩm như giấy in,giấy in báo, giấy bao bì công nghiệp thông thường, giấy vàng mã, giấy vệsinh chất lượng thấp, giấy tissue chất lượng trung bình còn các loại giấy vàcác tông kỹ thuật như giấy kỹ thuật điện-điện tử, giấy sản xuất thuốc lá, giấy

in tiền, giấy in tài liệu bảo mật vẫn chưa sản xuất được

Mặc dù đầu tư vào ngành giấy tăng mạnh trong các năm qua nhưngsản xuất trong nước vẫn chưa đủ đáp ứng nhu cầu, nhất là ở những nhómsản phẩm tiêu thụ nhiều và doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa sản xuất đượcsản phẩm giấy bao bì, giấy in viết chất lượng cao Tốc độ tăng nhu cầu tiêudùng cao hơn tốc độ tăng của sản xuất vì vậy tỷ trọng nhập khẩu vẫn cao

và tăng qua các năm

Do máy móc cũ, công nghệ lạc hậu, nên nhiều nhà mày giấy ở Việt Namkhông sản xuất được hết công suất, vì vậy, khả năng đáp ứng tiêu dùng nộiđịa càng thấp và tỷ trọng nhập khẩu càng cao

Giấy bao bì chiếm tỷ trọng lớn nhất trong cơ cấu ngành giấy của ViệtNam; thứ hai là các nhóm giấy in và giấy viết, xếp sau đó lần lượt là giấyvàng mã, giấy tissue và giấy báo Tổng công suất năm 2008 của cả nướcđạt 1.371 ngàn tấn cao gấp 2 lần tổng công suất năm 2000 Năm 2008 sảnlượng sản xuất giấy đạt 1.110,7 ngàn tấn, giảm nhẹ 1,4% so với năm 2007

do nhu cầu tiêu thụ giấy bị hưởng bởi khủng hoảng kinh tế và hoạt độngnhập khẩu tăng mạnh do thuế nhập khẩu giấy giảm từ 5% xuống 3% Mặc

dù vậy, tổng sản lượng sản xuất giấy năm 2008 vẫn cao gấp 2 lần so vớinăm 2000 Tính trung bình trong giai đoan 2000-2008, sản lượng sản xuấtgiấy tăng khoảng 16%/năm, trong đó mảng giấy bao bì - nhóm sản phẩmchiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng sản lượng ngành giấy - có tốc độ tăngtrưởng cao nhất với tốc độ tăng trung bình 27%, giấy Tissue tăng 22%,giấy in viết tăng 11,6%, giấy in báo tăng 8,95% và giấy vàng mã tăng1,4%

Đã từ lâu khách hàng trong nước trên thế giới đã quen biết với thươnghiệu Giấy Bãi bằng của một nhà máy hiện đại nhất Đông Nam Á, một doanhnghiệp hàng năm luôn có sản phẩm được bình chọn là “Hàng Việt Nam chấtlượng cao”, danh hiệu “Quả cầu Vàng”, “ Sao vàng đất việt”,…

Hiện nay Giấy Bãi bằng vẫn là đơn vị dẫn đầu ngành giấy về qui mô,sản lượng và chất lượng sản phẩm Do đó, hội nhập kinh tế khu vực và thếgiới là khó khăn và thử thách của nhiều doanh nghiệp trong ngành giấy thì đối

vơi Giấy Bãi Bằng là cơ hội để thử sức, để tiến hành đổi mới trên nhiềuphương diện và nắm bắt được nhiều cơ hội mới.

Giấy Bãi Bằng đã trưởng thành, từ một công trình được xây dựng vàlắp đặt của tình hữu nghị Việt Nam - Thụy Điển, lại nằm ở trung tâm “vựa”nguyên liệu phía Bắc, giữa một vùng nguyên liệu xơ sợi thực vật có trữ lượngkhá dồi dào, nằm giữa 3 con sông lớn: sông Đà, sông Hồng, sông Lô là nguồncung cấp nước phục vụ cho hoạt động sản xuất và giao thông thuận lợi choviệc vận chuyển nguyên liệu và tiêu thụ sản phẩm; cả nhà máy là một hệthống khép kín từ nhà máy giấy đến các nhà máy vệ tinh phục vụ cho hoạtđộng sản xuất: nhà máy điện, nhà máy sản xuất bột giấy, nhà máy sản xuấthóa chất, nhà máy cơ khí chế tạo phụ tùng thiết bị, xí nghiệp vận tải,…Thậmchí, trường Trung học kỹ thuật giấy chuyên đào tạo tay nghề cho công nhânvận hành các nghề kỹ thuật liên quan tới ngành giấy cũng được thành lập ởđây từ nhu cầu của nhà máy

Với năng lực hiện có và tiềm năng lớn về nguyên liệu, mặt bằng, máymóc thiết bị… Công ty giấy Bãi bằng đã đầu tư mở rộng năng lực sản xuất.Năm 2003, dự án mở rộng sản xuất giai đoạn 1 với tổng mức đầu tư 1.107 tỷđồng, trong đó hơn 200 tỷ dành cho đầu tư hệ thống xử lý môi trường, đảmbảo các chất thải đựơc xử lý theo quy trình hiện đại, đưa năng lực sản xuất bộtgiấy lên 68.000 tấn/ năm và năng lực sản xuất giấy lên 100.000 tấn/ năm vớichất lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn quốc tế

Năm 2004, việc đầu tư mở rộng giai đoạn 1 hoàn thành Và ngay trongnăm đó, Công ty đã sản xuất được hơn 85.000 tấn giấy, vượt 4% so với kếhoạch với doanh thu 858 tỷ đồng, lợi nhuận đạt được hơn 4 tỷ Có thể nóinăm 2004 là năm bản lề để Công ty giấy Bãi Bằng làm tiền đề bứt phá

Năm 2005, sản lượng giấy đạt trên 92.000 tấn, bằng 92% công suấtthiết kế và đạt 100% kế hoạch cả năm Lượng giấy tiêu thụ hơn 98.000, tăng

40% so với năm 2004 Đáng chú ý là ngoài nguyên liệu cung ứng cho sảnxuất, Bãi Bằng còn xuất khẩu 100.000 tấn giấy thành phẩm sang các thịtrường Malayxia, Inđônêxia, Iran, Philippin với tổng kim ngạch 20 triệuUSD, đưa tổng doanh thu cả năm 2005 của Công ty đạt trên 1.500 tỷ, nộpngân sách 60 tỷ và lợi nhuận 20 tỷ đồng đây là năm thứ 2 liên tiếp kể từ saukhi đầu tư, Giấy Bãi Bằng đã phát huy tối đa hiệu quả sản xuất.

9 tháng đầu năm 2006, Công ty mẹ (Tổng công ty giấy Việt Nam) đạt doanhthu 1.280 tỷ đồng, lợi nhuận 18 tỷ đồng, nộp ngân sách 66 tỷ đồng, trong đóriêng Giấy Bãi Bằng đã sản xuất được 72.850 tấn giấy (đạt 73% kế hoạchnăm), đạt doanh thu 863 tỷ, lợi nhuận đạt 28 tỷ, thu nhập bình quân theo đầungười đạt 2.5 triệu đồng/ người/ tháng

Đây là đỉnh cao của quá trình hơn 20 năm đi vào hoạt động của giấy BãiBằng Và cũng từ đây trong tiến trình tiếp tục đổi mơi, sắp xếp, phát triển,nâng cao hiệu quả sản xuất – kinh doanh của các doanh nghiệp Nhà nước,Giấy Bãi Bằng lại tiếp tục phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, thử thách, đòihỏi những nỗ lực vượt bậc của cả một Đơn vị Anh hùng lao động trong thời

Ngoài chức năng quản lý, ERP còn đảm nhận luôn nhiệm vụ phân tích,kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ cập nhật tuỳ thuộc yêu cầucủa nhà quản lý Như vậy, mua một ERP-System bạn nhận được cùng một lúc

3 sản phẩm: 1) Ý tưởng quản lý 2) Chương trình phần mềm 3) Phương tiệnkết nối để xây dựng mạng máy tính tích hợp

Với hệ thống phần mềm thống nhất, đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vựchoạt động từ kế hoạch hóa, thống kê, kiểm toán, phân tích, điều hành, ERPgiúp theo dõi, quản lý thông suốt, tăng tính năng động, đảm bảo cho doanhnghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của môi trường bênngoài Trên thế giới, hiện có rất nhiều công ty lớn triển khai thành công giảipháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh của mình Việc triểnkhai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lạicho doanh nghiệp lợi ích lâu dài

2.1 Qu n tr thông tin chính xác: ản trị thông tin chính xác: ị thông tin chính xác:

ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đángtin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin.Nếukhông có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiềunguồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tàichính và hoạt động của công ty Với hệ thống ERP, điều này có thể được thựchiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dụng và trongthời gian thực Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệvào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thểchia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng Hơn nữa, hệ thống ERP khôngchỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày mà còn nhanhchóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng

2.2 Công tác k toán chính xác h n: ế toán chính xác hơn: ơn:

Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúpcác công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cáchhạch toán thủ công

Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và cáccán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản Hơn nữa,một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các qui trình kế toán và cácbiện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng

2.3 T i u hóa qu n lí kho ống kê TSCĐ trong doanh nghiệp ưu hóa quản lí kho ản trị thông tin chính xác:

Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công

ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu,nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sảnxuất

2.4 Tăng hi u qu s n xu t ệm vụ thống kê TSCĐ trong doanh nghiệp ản trị thông tin chính xác: ản trị thông tin chính xác: ất

Giúp các công ty nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quảtrong qui trình sản xuất Chẳng hạn, nếu công ty không sử dụng phần mềmERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai vàđiều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đóthường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân Nói cáchkhác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả

có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm

2.5 Qu n lý nhân s hi u qu ản trị thông tin chính xác: ự hiệu quả ệm vụ thống kê TSCĐ trong doanh nghiệp ản trị thông tin chính xác:

Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các quitrình quản lý nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thờigiảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương

3 Các chức năng chính của hệ thống ERP

3.1 Qu n tr đ t hàng ản trị thông tin chính xác: ị thông tin chính xác: ặt hàng

Chức năng này cho phép theo dõi và quản lý toàn bộ quy trình nghiệp

vụ đặt mua hàng hoá, nguyên vật liệu, vật tư thiết bị phục vụ cho sản xuấtkinh doanh từ khâu tính toán thiết lập kế hoạch đặt hàng, bảng đặt hàng dựkiến và các đơn đặt hàng với nhà cung cấp Theo dõi nhận hàng dựa trên cácđiều kiện giao hàng, các điều kiện thanh toán khi đặt hàng Sau khi kết thúcnhận hàng căn cứ vào các hoá đơn của nhà cung cấp để chuyển sang theo dõikiểm soát thanh toán phải trả sau khi kết giao dịch

3.1 Qu n tr s n xu t ản trị thông tin chính xác: ị thông tin chính xác: ản trị thông tin chính xác: ất

Chức năng này cho phép lập kế hoạch và theo dõi quá trình sản xuất.Căn cứ vào các số liệu sản xuất theo kế hoạch hoặc theo đơn hàng Dựa trêncác yếu tố về thời gian giao hàng, nguồn lực về người, máy móc để thiết lập

kế hoạch chính, kế hoạch đặt hàng Tất cả các số liệu theo thời gian thực chophép phân tích điều chỉnh sản xuất kịp thời Hệ thống cũng tính tới các côngđoạn làm việc đồng thời, Các gián đoạn kế hoạch do các yếu tố khách quanphát sinh trong quá trình sản xuất để tiến hành điều chỉnh, điều độ sản xuấtđúng với kế hoạch và yêu cầu đặt ra

3.1 Qu n tr kho ản trị thông tin chính xác: ị thông tin chính xác:

Chức năng này nhằm quản lý toàn bộ các nghiệp vụ kho phát sinh Với

hệ thống tham số hoá được ứng dụng trong các hệ thống kiểm soát giá bán,chiết khấu, thưởng cho từng loại mặt hàng theo kiểu ma trận giúp Doanhnghiệp linh động điều chỉnh các tiêu thức giá bán, thưởng bán hàng, chiếtkhấu phù hợp với từng đối tượng sản phẩm, khách hàng theo mọi thời điểmkhác nhau Ngoài ra với các lớp thông số về kích thước trọng lượng, thông tin

về mã vật tư hàng hoá…sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng sắp xếp, vận chuyển vàtheo dõi quản lý bảo hành vật tư hàng hoá trong kho.

3.1 Qu n tr nhân s ti n l ản trị thông tin chính xác: ị thông tin chính xác: ự hiệu quả ền lương ưu hóa quản lí khoơn: ng

Chức năng cho phép tạo CSDL về lý lịch nhân viên, lưu trữ các quyếtđịnh, đơn từ có liên quan trong quá trình công tác của nhân viên tại đơn vị.Phân hệ cũng cho phép chấm công và tính lương cho từng nhân viên, từngphòng ban hay từng nhóm nhân viên theo nhiều tiêu thức khác nhau.Trongdoanh nghiệp việc tính lương cho công nhân sản xuất trực tiếp rất phức tạp vàcăn cứ vào năng suất sản xuất của công nhân, đơn giá từng đơn hàng, theothời gia, ca sản xuất… Chức năng này đáp ứng hầu hết các nghiệp vụ vềlương cho các loại hình doanh nghiệp, chẳng hạn như: Quản lý tạm ứng theo

kỳ đột xuất, theo dõi và tham gia các quá trình đóng và hưởng các loại hìnhbảo hiểm, nghĩa vụ đóng thuế thu nhập, quá trình tăng lương, thưởng,…

3.1 Qu n tr tài s n c đ nh ản trị thông tin chính xác: ị thông tin chính xác: ản trị thông tin chính xác: ống kê TSCĐ trong doanh nghiệp ị thông tin chính xác:

Trình độ trang thiết bị TSCĐ quyết định năng lực sản xuất lao động,chi phí giá thành, chất lượng sản phẩm cũng như khả năng cạnh tranh củadoanh nghiệp trên thương trường Nếu doanh nghiệp nào trang bị máy móc,thiết bị hiện đại, áp dụng quy trình công nghệ tiên tiến sẽ giảm được mứctiêu hao nguyên vật liệu và cho ra những sản phẩm chất lượng tốt và có sứchút cao đối với khách hàng

3.1 Qu n tr bán hàng ản trị thông tin chính xác: ị thông tin chính xác:

Chức năng này giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý toàn bộ các quytrình nghiệp vụ bán hàng bao gồm: Quản lý báo giá, theo dõi các đơn đặthàng của khách hàng, quản lý các điều kiện thanh toán, các chế độ thanh toán,tín dụng cho từng khách hàng với các tiêu thức bán hàng khác nhau của

Doanh nghiệp như bán sỉ, bán trả chậm, ký gửi… Căn cứ vào đơn hàng củakhách hàng chương trình cho phép thiết lập các kế hoạch giao hàng cho kháchhàng Phát hành hoá đơn và chuyển sang theo dõi kiểm soát phải thu sau khikết thúc một giao dịch bán hàng Từ các số liệu bán hàng, tiến hành xử lýphân tích đánh giá quá trình kinh doanh bán hàng của doanh nghiệp Ngoài ra

ở chức năng này của hệ thống thì công nợ phải thu sẽ được tổng hợp và phântích chi tiết nhất đảm bảo các kết nối với các chức năng quản trị tài chính

3.1 K toán t ng h p ế toán chính xác hơn: ổng hợp ợp

Đóng vai trò trung tâm tiếp nhận dữ liệu từ tất cả các bộ phận Phân hệnày cho phép cập nhật các phiếu kế toán tổng quát, các bút toán phân bổ, kếtchuyển cuối kỳ, các bút toán định kỳ và các bút toán điều chỉnh Ngoài ra cònthực hiện tổng hợp số liệu từ tất cả các bộ phận khác, lên các sổ sách, báo cáo

kế toán, báo cáo thuế

III Các giải pháp ERP cho doanh nghiêp.

Đây là một trong module quan trọng giúp cho doanh nghiệp quy địnhmột cách thức thống nhất cho hoạt động mua hàng, nhằm quản lý hoạt độngnày một cách chặt chẽ theo những chuẩn mực phù hợp, nâng cao chất lượng,hiệu quả Để đáp ứng được nhu cầu doanh nghiệp giải pháp phải giải quyếtđược các chức năng:

+ Quản lý mua hàng: Quản lý yêu cầu mua, tính toán các đơn hàng kếhoạch, quản lí hóa đơn đặt hàng, thông tin lịch sử giao dich

+ Quản lý nhà cung cấp: Thông tin nhà cung cấp, công nợ phải trả

1.1 T ng quan gi i pháp ổng hợp ản trị thông tin chính xác:

Hình 1: Sơ đồ giải pháp mua hàng

1.2 Chi ti t gi i pháp ế toán chính xác hơn: ản trị thông tin chính xác:

1.2.1 Xem xét nhu cầu kinh doanh, lập đơn hàng.

a) Nhu cầu kinh doanh

Căn cứ trên nhu cầu sản xuất, tình trạng tồn kho hệ thống tính toán dự kiếnđặt hàng để đảm bảo vật tư hàng hóa không bị thiếu nguyên vật liệu Cần làm

rõ các yêu cầu sau:

- Mức độ bán các thời kỳ trước, lượng tồn kho hiện tại, các hợp đồngmua đã ký

- Đơn đặt hàng của khách hàng

- Nhu cầu về sản phẩm mới: Do bộ phận Marketing cung cấp

- Các nhu cầu đột xuất (hàng tham gia đấu thầu, hàng chương trình)

- Chỉ tiêu kế hoạch của năm thực hiện

* Trình tự kiểm tra tồn kho tối thiểu:

- Kiểm tra tồn kho tối thiểu trong máy vi tính, bằng chương trình quản

lý hàng hoá

- Các cán bộ mua hàng có trách nhiệm thường xuyên theo dõi lượnghàng tồn kho để đảm bảo có đủ hàng cho khách

b) Lập đơn hàng

* Lên số lượng hàng cần mua dựa vào:

- Lượng tồn kho tối thiểu, lượng xuất trong tháng trước

- Tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng

* Lựa chọn nhà cung cấp: Thông tin về nhà cung cấp là một phần rấtquan trọng trong giải pháp ERP của doanh nghiệp Cần phải định nghĩacác nhà cung cấp trước khi thực hiện phần lớn các nghiệp vụ của hệthống: