giáo trình môn học tin học văn phòng

- Chọn cỡ chữ trong khung Size - Chọn kiểu gạch dưới trong khung Underline Style: - Chọn các hiệu ứng trong khung Effects: + Strikethrough: Gạch ngang ký tự + Double Strikethough: gạch

LỜI NÓI ĐẦU 5

PHẦN I: MICROSOFT WORD 7

BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT WORD 7

1 GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT WORD2007 7

1.1 Cách khởi động Word : 7

1.2 Màn hình của Word 7

1.3 Cách thoát khỏi Word 8

2 SOẠN THẢO VĂN BẢN 8

2.1 Nhập văn bản: 8

2.2 Chọn văn bản 9

2.3 Xoá, sao chép, di chuyển và khôi phục khối văn bản đã đánh dấu 9

3 CÁC THAO TÁC CĂN BẢN TRÊN MỘT TÀI LIỆU 10

3.1 Mở mới một tài liệu 10

3.2 Mở tài liệu có sẵn trên đĩa: 10

3.3 Lưu tài liệu 10

3.4 Đóng tài liệu: 11

BÀI 2: TRÌNH BÀY VĂN BẢN 11

1 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 11

1.1 Định dạng ký tự: 11

1.2 Định dạng đoạn văn bản 14

1.2.2 Định dạng vị trí lề ( Indentation) 15

1.2.3 Định dạng Spacing 16

1.2.4 Định dạng Tab 16

1.2.5 Định dạng ký hiệu và đánh số đầu đoạn 17

1.2.6 Định dạng đường viền và tô nền ( Border and Shading): 19

1.3 Định dạng văn bản dạng cột báo 21

1.3.1 Tạo cột chữ: 21

1.3.2 Ngắt cột chữ: 22

1.3.3 Tạo chữ thụt cấp ( Drop cap): 22

2 CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN 22

2.1.Chèn các ký tự đặc biệt vào tài liệu: 22

2.2 Wordart: 23

2.2.1 Tạo mới: 23

2.2.2 Hiệu chỉnh: 24

2.3 Picture: 25

2.3.1 Tạo mới: 25

2.3.2 Hiệu chỉnh 25

3.4 Autoshape: 26

3.4.1 Tạo mới: 26

2.4.2 Gõ văn bản vào Autoshape: 26

3.5 Equation ( công thức toán học): 26

3.5.1 Chèn Equation 26

3.5.2 Hiệu chỉnh: 26

BÀI 3: XỬ LÝ BẢNG BIỂU(TABLE) 27

1 CHÈN BẢNG BIỂU VÀO VĂN BẢN 27

2 CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG 27

2.1 Soạn thảo trong bảng: 27

2.2 Các thao tác trên bảng: 27

2.2.1 Chọn ô, hàng, cột: 27

2.2.2 Chèn ô, hàng, cột: 28

2.2.3 Xóa ô, hàng, cột: 28

2.2.4 Hiệu chỉnh độ rộng cột, chiều cao hàng: 29

2.2.5 Trình bày và trang trí bảng: 30

3 THAY ĐỔI CẤU TRÚC BẢNG BIỂU 31

3.1 Nhập nhiều ô thành một ô: 31

3.2 Tách một ô thành nhiều ô: 31

3.3 Chuyển đổi giữa dạng văn bản và dạng bảng: 31

BÀI 4: MỘT SỐ TIỆN ÍCH HỖ TRỢ VÀ IN ẤN VĂN BẢN 33

1 MỘT SỐ TIỆN ÍCH HỖ TRỢ CỦA WORD 33

2 IN ẤN VĂN BẢN 34

2.1 Định dạng trang in( Page Setup): 34

2.2 Đánh số trang của văn bản: 36

2.3 Tạo tiêu đề đầu trang (Header) và cuối trang (Footer) 37

2.4 In ấn: 37

3 IN TRỘN VĂN BẢN (Mail merge) 38

3.1.Tạo Data source: 38

3.2 Tạo Main Document 38

3.3 Trộn thƣ 38

PHẦN 2: MICROSOFT EXCEL 40

BÀI 5: TỔNG QUAN VỀ EXCEL(BẢNG TÍNH) 40

1 GIỚI THIỆU 40

1.1 Cách khởi động Excel : 40

1.2 Cách thoát khỏi Excel: 40

2 LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH 41

2.1 Nhập dữ liệu trong Excel: 41

2.1.1 Các loại dữ liệu: 41

2.1.2 Định dạng dữ liệu trong bảng tính: 41

2.2 Xử lý dữ liệu trong excel 41

2.2.1 Sao chép, di chuyển ô, vùng: 41

2.2.2 Kẻ khung bảng tính: 42

2.2.3 Đặt tên cho bảng tính: 42

2.2.5 Định dạng kiểu dữ liệu: 43

2.3 Địa chỉ ô: 45

2.4 Chức năng Auto fill: 45

BÀI 6: HÀM TRONG EXCEL 45

1 CÁC KHÁI NIỆM: 45

1.1 Các công thức: 45

1.2.Cú pháp chung của hàm trong Excel: 45

2 CÁC HÀM XỬ LÝ DỮ LIỆU DẠNG SỐ: 46

2.1 Hàm ABS(): 46

2.2 Hàm SQRT(): 46

2.3 Hàm POWER(): 46

2.4 Hàm INT(): 46

2.5 Hàm MOD(): 46

2.6 Hàm ROUND(): 47

2.7 Hàm PRODUCT(): 47

2.8 Hàm SUM(): 47

2.9 Hàm SUMIF(): 47

3 CÁC HÀM XỬ LÝ DỮ LIỆU DẠNG CHUỖI: 47

3.1 Hàm LEN(): 47

3.2 Hàm LEFT(): 48

3.3 Hàm RIGHT(): 48

3.4 Hàm MID(): 48

3.5 Hàm LOWER(): 48

3.6 Hàm UPPER(): 48

3.7 Hàm PROPER(): 48

3.8 Hàm TRIM(): 48

3.9 Hàm VALUE(): 48

4 HÀM XỬ LÝ DỮ LIỆU DẠNG NGÀY THÁNG: 49

4 1 Hàm NOW(): 49

4.2 Hàm TODAY(): 49

4.3 Hàm DATEVALUE(): 49

4.4 Hàm MONTH(): 49

4.5 Hàm YEAR(): 49

4.6 Hàm WEEKDAY(): 49

5.CÁC HÀM THỐNG KÊ VÀ THỐNG KÊ CÓ ĐIỀU KIỆN: 49

5.1 Hàm AVERAGE(): 49

5.2 Hàm MAX(): 49

5.3 Hàm MIN(): 50

5.4 Hàm COUNT(): 50

5.5 Hàm COUNTA(): 50

5.6 Hàm COUNTIF(): 50

5.7 Hàm RANK(): 50

6 CÁC HÀM LOGIC: 51

6.1 Hàm AND(): 51

6.2 Hàm OR(): 51

6.3 Hàm IF(): 51

7.2 Hàm HLOOKUP(): 52

BÀI 7: CƠ SỞ DỮ LIỆU 53

1 CÁC KHÁI NIỆM 53

2 CÁC THAO TÁC VỚI CƠ SỞ DỮ LIỆU 54

2.1 Sắp xếp thứ tự (SORT): 54

2.2 Vùng tiêu chuẩn : 55

2.3 CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU 56

2.3.1 Hàm DSUM (vùng CSDL, Cột tính tổng (N), Vùng tiêu chuẩn) : 56

2.3.2 Hàm DMAX: 56

2.3.3 Hàm DMIN: 56

2.3.4 Hàm DAVERAGE: 57

2.3.5.Hàm DCOUNT: 57

2.3.6 Hàm DCOUNTA: 57

2.3.7 Hàm DGET: 58

2.4 Lọc các mẫu tin thỏa điều kiện: 59

2.4.1 Lọc tự động ( Autofilter): 59

2.4.2 Lọc cao cấp 60

BÀI 8: ĐỒ THỊ VÀ IN ẤN 61

1 ĐỒ THỊ: 61

1.1.Giới thiệu: 61

1.2 Tạo đồ thị: 61

1.3 Hiệu chỉnh đồ thị: 62

2 IN ẤN 63

2.1 Định dạng trang in 63

2.2 In ấn: 66

PHẦN 3 : PHẦN MỀM TRÌNH CHIẾU MICROSOFT POWERPOINT 67

BÀI 9: TỔNG QUAN POWERPOINT 2007 67

1.GIỚI THIỆU: 67

2 LÀM VIỆC VỚI PRESENTATION - SLIDE 68

2.1 Tạo slide trình diễn 68

2.2 Nhập văn bản trong powerpoint 71

2.3 Định dạng văn bản trên slide 71

2.4 Chọn các đối tƣợng vào slide: 73

2.4.1 Wordart: 73

2.4.2.Chèn ảnh 74

2.4.4.Video Clips: 76

2.5 Chèn bảng vào Slide 79

2.6 Lưu tài liệu 80

2.7 Mở một trình diễn đã có sẵn 81

BÀI 10: CÁC HIỆU ỨNG TRÌNH CHIẾU SLIDE 81

1 TẠO HIỆU ỨNG CHO ĐỐI TƯỢNG: 81

2 TRÌNH DIỄN SLIDE: 83

2.1 Định giờ tự động cho bài giảng : 83

2.2.Trình diễn – Presentation: 84

2.3 Liên kết Slide 84

LỜI NÓI ĐẦU

Công nghệ thông tin ngày càng phát triển và thậm nhập vào nhiều lĩnh vực trong cuộc sống Trong đó mảng tin học văn phòng giữ một vai trò quan trọng vì đa số những người lần tiên khi tiếp xúc với máy tính đều bắt đầu từ lĩnh vực này và hơn thế khoảng trên 70% các ứng dụng hiện nay là sử dụng các phần mềm Tin học văn phòng của Microsoft Vì vậy tác giả đã biên soạn cuốn giáo trình Tin học văn phòng dùng cho học sinh hệ Cao đẳng và Trung cấp nghề, ngoài ra nó còn là cuốn sách tham khảo của nhiều độc giả muốn tìm hiểu về Tin học văn phòng

Mục đích của giáo trình là trang bị cho học viên những kiến thức và kỹ năng:

- Soạn thảo, lập biểu mẫu, chèn hình ảnh, in ấn và các thao tác khác trong phần mềm Microsoft Word

- Tạo lập các bảng tính điện tử và thực hiện các phép tính từ đơn giản đến phức tạp, trang trí,

vẽ đồ thị và in ấn dựa vào các số liệu trên bảng tính trong phần mềm Microsoft Excel

- Thực hiện được các thao tác tạo và trình diễn các bài thuyết trình trên phần mềm Microsoft Powerpoint

Nội dung chính của giáo trình gồm 3 phần chính:

Phần 1: Microsoft Word: Tổng quan về Microsoft Word; Trình bày văn bản; Xữ lý

bảng biểu; Một số tiện ích và in ấn

Phần 2: Microsoft Excel: Tổng quan về excel; Hàm trong EXCEL; Cơ sở dữ liệu

(DATABASE); Đồ thị và in ấn;

Phần 3: Microsoft Powerpoint: Tổng quan power point; Hiệu ứng và Trình diễn

Tôi xin cảm ơn các thầy cô khoa CNTT – Trường Cao đẳng nghề đã cho tôi các ý kiến đóng góp quý báu để tôi hoàn thiện giáo trình này

Mặc dù bản thân đã tham khảo các tài liệu và các ý kiến tham gia của các đồng nghiệp, song cuốn giáo trình vẫn không tránh khỏi những thiếu sót Mong các bạn đóng góp

ý kiến

TÁC GIẢ

PHẦN I: MICROSOFT WORD BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT WORD

1 GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT WORD2007

Chương trình soạn thảo Microsoft Word là một phần mền thuộc bộ chương trình Microsoft Office nổi tiềng của hãng Microsoft Đây là chương trình soạn thảo trực quan, có giao diện đẹp, thân thiện và dễ sử dụng Với nhiều tính năng mạnh mẽ, Microsoft Word2007 thực sự là một công cụ soạn thảo chuyên nghiệp không thể thiếu trong các ứng dụng văn phòng

1.1 Cách khởi động Word :

- Cách 1: Nhắp vào nút Start/Programs/Microsoft Office/ Microsoft Word

- Cách 2: Nhắp chọn biểu tượng Word trên màn hình Win

1.2 Màn hình của Word

Chức năng thanh thực đơn :

- Home: Gồm các công cụ định dạng trong văn bản như: Font, paragraph, copy, paste,

Bullets and numbering…

Thanh Ribbon

Thanh thước

Thanh cuộn Thanh trạng

thái

Vùng soạn thảo Office Button

- Insert: Cho phép chèn các đối tượng vào trong văn bản như: chèn Picture, WordArt,

Equation, Symbol, Chart, Table, Header and footer, Page number,

- Page Layout: Các thiết lập cài đặt, định dạng cho trang giấy như: Page setup, Page

Borders, Page Color, Paragraph,……

- References: Các công cụ liên quan định dạng văn bản như : Chèn chú thích, đánh mục lục

tự động, …

- Maillings: Thanh công cụ trộn thư

- Review: Các chức năng kiểm tra lại như ngữ pháp, chính tả…

- View: Làm việc với hiển thị màn hình

+ Chọn Yes: Lưu tài liệu

+ Chọn No: Không lưu

+ Chọn Cancel: Không thoát

2 SOẠN THẢO VĂN BẢN

Một số khái niệm cơ bản:

- Ký tự (Character): chỉ một phím nhấn trên bàn phím ( trừ các phím chức năng như: Tab, Ctrl, Alt …) , khoảng trắng chính là một ký tự trống

- Từ ( Word): là chuỗi ký tự được giới hạn bởi hai ký tự trống

- Câu (Sentence): là dãy các từ được giới hạn bởi hai dấu chấm câu

- Đoạn (Paragraph): là dãy gồm một hay nhiều câu giới hạn bởi hai dấu phân đoạn Dấu phân đoạn xuất hiện khi nhấn phím Enter

- Trang (Page): là tập hợp đủ số dòng theo phần mềm quy định ( giới hạn bởi lệ trên và lề dưới Có hai loại ngắt trang, ngắt trang mềm ( Soft Break) là do phần mềm quy định, ngắt

trang cứng ( hard break) do người dùng đặt khi muốn sang trang sớm bằng cách nhấn Ctrl

- Số 3: dấu hỏi - Số 7: dấu (ƣ)

Bấm: Shift +  hoặc  : chọn 1 ký tự ( bên trái hoặc bên phải)

Shift + End : chọn từ điểm chèn đến cuối dòng Shift + Home: chọn từ vị trí điểm chèn đến đầu dòng Shift + Page Up: chọn từ vị trí điểm chèn lên một trang màn hình Shift + Page Down: chọn từ vị trí điểm chèn xuông một trang màn hình Ctrl + A: Chọn toàn bộ tài liệu

- Nhắp mouse tại điểm bất kỳ trong tài liệu hay bấm bất kỳ phím mũi tên nào đó

2.3 Xoá, sao chép, di chuyển và khôi phục khối văn bản đã đánh dấu

- Di chuyển điểm chèn đến vị trí muốn chép , bấm phím Ctrl + V (hay nhắp vào nút

Paste trên thanh công cụ)

Di chuyển:

- Chọn khối văn bản muốn di chuyển Sau đó bấm phím Ctrl + X (haynhắp vào nút Cut

trên thanh công cụ)

- Di chuyển điểm chèn đến vị trí muốn chép , bấm phím Ctrl + V (hay nhắp vào nút

Paste trên thanh công cụ)

3 CÁC THAO TÁC CĂN BẢN TRÊN MỘT TÀI LIỆU

3.1 Mở mới một tài liệu

- Cách 1: Nhắp vào nút New trên thanh công cụ

- Cách 2: Dùng lệnh Office Button/New/ chọn Blank document / chọn Create

- Cách 3: Bấm tổ hợp phím tắt Ctrl +N

3.2 Mở tài liệu có sẵn trên đĩa:

- Cách 1: Nhắp vào nút Open trên thanh công cụ

- Cách 2: Dùng lệnh Office Button /Open

- Cách 3: Bấm tổ hợp phím tắt Ctrl +O

Sau khi làm một trong cách trên, sẽ xuất hiện hộp hội thoại Open

Chọn tập tin muốn mở, sau đó nhắp vào nút Open hoặc nhấn Enter

3.3 Lưu tài liệu

- Cách 1: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S, hoặc Click chuột vào biểu tượng trên thanh

Ribbon

- Cách 2: Vào Office Button / chọn Save hoặc Save as…

xuất hiện hội hội thoại Save as

Trong khung:

+ Save in, chọn nơi cần lưu tập tin ( ổ đĩa, thư mục chứa tập tin )

+ File name: đặt tên cho tập tin cần lưu

+ Save as type : Kiểu định dạng tài liệu

+ Sau cùng nhắp nút Save hoặc nhấn Enter để lưu lại nội dung văn bản

Lưu ý: Trong khi nhập văn bản nhớ thường xuyên lưu văn bản để đề phòng mất điện hoặc

 Định dạng bằng Ribbon Home:

+ Bước 1: Chọn các ký tự cần định dạng (nếu khơng chọn thì Word sẽ áp dụng cho từ đang chứa điểm chèn)

+ Bước 2: Vào ribbon Home, chọn lệnh Font hoặc ấn tổ hợp phím CTRL+ D lúc đĩ sẽ xuất hiện hộp hội thoại Font gồm tab: Font, Charater Spacing

 Trong Tab Font gồm:

- Chọn Font chữ trong khung Font

- Chọn kiểu trong khung Font Style, gồm cĩ các kiểu:

+ Normal: thường

+ Italic: nghiêng

+ Bold : Đậm

- Chọn cỡ chữ trong khung Size

- Chọn kiểu gạch dưới trong khung Underline Style:

- Chọn các hiệu ứng trong khung Effects:

+ Strikethrough: Gạch ngang ký tự + Double Strikethough: gạch ngang với hai nét + SuperScript: chỉ số trên

+ Subscript: chỉ số dưới + Shadow: chữ có bong + Outline: chữ ở dạng chỉ có đường viền + Emboss: chữ nổi lên

+ Engrave: chữ lõm xuống + Smal caps: tất cả đều là chữ in hoa + Hidden: ẩn (không thấy trên văn bản)

- Chọn màu chữ ở khung Font Color ( mặc nhiên là Auto)

- Chọn màu của đường gạch chân ở khung Underline Color

- Xem thử kiểu ở khung Preview

Chú ý: Nếu muốn tất cả các lựa chọn trên không thay đổi trong khi soan thảo văn bản thì

nhắp vào chọn nút Default Word sẽ hiện thông báo

Do you want to change default Font to …… ?

This change will affect all new documents based on the Normal templace?

- Chọn Yes

- Chọn OK

 Trong Tab Charater Spacing:

- Khung Scale: định tỷ lệ co dãn của ký tự theo bề ngang, nếu tỷ lệ <100% thì chữ sẽ co lại,

và ngược lại

- Khung Spacing: điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự

+ Normal: bình thường

+ Expanded: khoảng cách giữa các ký tự được tăng thêm theo giá trị định ở hộp By + Condensed: khoảng cách giữa các ký tự được thu hẹp lại theo giá trị định ở hộp By

- Khung Position: điều chỉnh vị trí của các ký tự , vị trí thể hiện bởi độ cao hay thấp của ký

tự đó so với đường chuẩn ( đường nằm sát bên dưới ký tự ở trạng thái Normal)

+ Normal: bình thường

+ Raise: ký tự (đã chọn) được đưa cao lên, độ cao được định ở hộp By

+ Lowered: ký tự (đã chọn) được đưa thấp xuống, độ hạ thấp được định ở hộp By

- Check box Kerning For Fonts: nếu chọn, Word sẽ tự động điều chỉnh khoảng cách giữa

các ký tự trong một từ ( trong khối văn bản đã chọn), các từ trông sẽ đều hơn

Ghi chú: Có thể gõ tổ hợp phím sau để định dạng Font:

Ctrl + Shift + F rồi bấm các phím mũi tên lên, xuống để chọn Font rồi Enter

Ctrl + Shift + P rồi bấm các phím mũi tên lên, xuống để chọn Size rồi Enter

Ctrl + Shift và dấu > để tăng kích thước Font

Ctrl + Shift và dấu < để giảm kích thước Font

1.2 Định dạng đoạn văn bản

 Dùng thanh công cụ ribbon Home:

Align text left: Canh trái ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + L) Center: Canh giữa ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + E) Align text right: Canh phải ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + R) Justify: Canh đều hai bên ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + J)

 Dùng lệnh:

- Bước 1: Vào ribbon Home, chọn Paragraph, xuất hiện hộp hội thoại Paragraph

Trường Cao Đẳng Nghề Lưu Hành Nội Bộ 15

- Buớc 2: Chọn Tab Indent and Spacing

- Bước 3: Trong mục Alignment, chọn các kiểu canh lề

+ Center: Canh giữa ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + E)

+ Align right: Canh phải ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + R)

+ Justify: Canh đều hai bên ( hoặc nhấp tổ hợp phím Ctrl + J)

1.2.2 Định dạng vị trí lề ( Indentation)

 Dùng thanh cơng cụ ribbon Home:

- Chon đoạn văn bản

- Vào ribbon Home, chọn Paragraph, xuất hiện hộp hội thoại Paragraph

- Left: thay đổi khoảng cách từ lề trái văn bản đến lề trái đoạn văn bản

- Right: thay đổi khoảng cách từ lề phải văn bản đến lề phải đoạn văn bản

- Special: Để dịnh dạng First Line hoặc Hainging chọn từ mục Special, nhập giá trị vào mục By

+ Firstline: thay đổi khoảng cách từ lề trái văn bản đến ký tự đầu tiên của

dịng đầu đoạn văn bản

+ Hanging: thay đổi khoảng cách từ lề trái văn bản đến ký tự đầu tiên của dịng

thứ hai trở đi của đoạn văn bản

 Sử dụng thước đề điều chỉnh:

- Chọn đoạn văn bản

- Kéo rê các nút trên cây thước để điều chỉnh lề theo ý muốn

Firstline IndentHanging Indent

1.2.3 Định dạng Spacing

Thay đổi khoảng cách giữa các dòng, đoạn văn bản

+ Bước 1: Chọn đoạn văn bản

+ Bước 2: Vào ribbon Home, chọn lệnh Paragraph

+ Bước 3: Chọn Tab Indent and Spacing

- Thay đổi khoảng cách đoạn, nhập giá trị vào hộp Before ( so với đoạn trước ) hay

After ( so với đoạn sau)

- Thay đổi khoảng cách dòng, chọn loại khoảng cách trong mục Line Spacing hoặc nhập giá trị trong hộp At

1.2.4 Định dạng Tab

- Dấu tab là một ký tự đặc biệt được đặt lên thanh kích thước cho phép căn lề trái, lề phải một đoạn văn bản hoặc tạo các dòng kẻ gồm các ký hiệu dấu chấm(.), hay gọi là định vị bước nhảy của con trỏ trên dòng văn bản

 Dùng thanh công cụ:

- Bước 1: Chọn các đoạn cần trình bày Tab

- Bước 2: Chọn loại Tab ( nhắp chuột vào nút Tab ở góc trái cây thước ngang)

 Left Tab: Khi gõ phím Tab, đoạn văn bản phía sau con trỏ sẽ di chuyển một đoạn

sao cho ký tự đầu tiên dừng tại vị trí Tab đã đặt

 Right Tab: Khi gõ phím Tab, đoạn văn bản phía sau con trỏ sẽ di chuyển một đoạn

sao cho ký tự cuối cùng dừng tại vị trí Tab đã đặt

 Center Tab: Khi gõ phím Tab, đoạn văn bản phía sau con trỏ sẽ di chuyển sao cho

điểm giữa của đoạn văn bản dừng tại vị trí Tab đã đặt

 Decimal Tab: Khi gõ phím Tab, đoạn văn bản phía sau con trỏ sẽ di chuyển một

đoạn sao cho dấu chấm phần thập phân trong đạon văn bản dừng tại vị trí Tab đã đặt

- Bước 3: Chọn điểm dừng Tab trên cây thước ngang ( nhắp chuột trên thước tại vị trí muốn

dừng Tab)

- Bước 4: Đặt điểm chèn ở vị trí thích hợp trong đạon văn bản và gõ phím Tab

+ Gỡ bỏ: Kéo ký tự Tab ra khỏi cây thước

Dùng Menu lệnh:

- Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn định Tab

- Bước 2: Vào Ribbon Home/ Paragraph chọn Tabs

- Bước 3: Thực hiện đặt Tab:

 Default Tab stop: Khoảng cách dừng tab mặc định

 Tab stop Position: Khảong cách Tab tính từ lề trái

 Alingnment: chọn lọai tab

 Leader: cách thể hiện Tab

 Set: thiết lập Tab cùng các thông số đã đặt

 Clear : xóa Tab đã chọn

 Clear All: Xóa tất cả Tab đã đặt

 Nhắp OK trong hộp thọai Tab sau khi đã thiết lập xong

- Bước 4: Đặt điểm chèn ở vị trí thích hợp và nhấn Tab

1.2.5 Định dạng ký hiệu và đánh số đầu đoạn

Định dạng ký hiệu ( Bullets): Đánh ký tự ở đầu các đọan văn

- Bước 1: Chọn các đọan văn bản muốn định dạng

- Bước 2: Vào ribbon Home / chọn thẻ Home -> chọn ký tự sử dụng

- Bước 3: Chọn ô ký hiệu phù hợp

Lưu ý: Nếu muốn chọn ký hiệu mới hoặc thay đổi định dạng ký hiệu thì chọn một số ký

hiệu, sau đó nhắp nút Define New Bullets Thực hiện các lựa chọn trong hộp thọai Define

New Bullets như sau:

Picture: Liệt kê các ký hiệu có sẵn

 Symbol: mở hộp thọai Symbol để chọn ký hiệu

 Font: mở hộp thọai Font để chọn font chữ cho ký hiệu

 Alignment: thay đổi khỏang cách từ lề trái đến ký hiệu

 Sau cùng nhắp nút OK để hòan tất

 Định dạng đánh số ( Numbering): Đánh số thứ tự ở đầu các đọan văn

- Bước 1: Chọn các đọan văn bản muốn định dạng số

- Bước 2: Vào ribbon Home / chọn thẻ Home -> chọn số muốn sử dụng

Xuất hiện hộp thoại

- Bước 3: Chọn ô ký hiệu số phù hợp

Lưu ý: nếu muốn chọn đánh số mới hoặc thay đổi định dạng thì chọn một ô, sau đó nhắp nút Define New Number format Thực hiện các lựa chọn trong hộp thọai Define New Number format như sau:

 Number format: Mô tả kiểu đánh số phần số chọn từ mục Number style, phần ký

tự nhập trực tiếp từ bàn phím

 Font: mở hộp thọai Fontl để chọn font chữ cho đánh số

 Number style: thay đổi kiểu đánh số

 Sau cùng nhắp nút OK để hòan tất

1.2.6 Định dạng đường viền và tô nền ( Border and Shading):

Đóng khung và tô nền cho phần văn bản:

 Tạo đường viền( Boder):

- Bước 1: Chọn phần văn bản muốn đóng khung

- Bước 2: Vào Ribbon/ Page Layout, chọn lệnh Page Boders

- Bước 3: Trong hộp thoại Border and Shading, chọn Tab Border

 Setting: chọn kiểu đóng khung

 Style: kiểu đường viền

 Color: màu đường viền

 Width: độ dày đường viền

 Preview: xem trước

 Apply to: phạm vi tác động

 Tô màu nền(Shading):

- Bước 1: Chọn phần văn bản muốn tô nền

- Bước 2: Vào Ribbon/ Page Layout, chọn Page Boders

- Bước 3: Trong hộp thoại Border and Shading , chọn Tab Shading

 Fill: chọn màu nền trong bảng màu

 Style: chọn hoa văn trang trí

 Color: chọn màu trang trí

 Apply to: phạm vi tô màu nền

 Chọn xong nhắp vào nút OK để hoàn tất

 Đóng khung trang văn bản:

- Bước 1: Vào ribbon Home, chọn lệnh Page Boders

- Bươc 3: Chọn phạm vi đóng khung trong mục Apply to như sau:

+ Whole Docunment: đóng khung toàn bộ văn bản

+ This Section: các trang thuộc Section chứa điểm chèn

+ This Section – First Page Only: chỉ đóng khung trang đầu

+ This Section – All Except First Page: đóng khung tất cả trừ trang đầu

- Bước 4: Chọn hoa văn từ mục Art để trang trí khung

Các mục khác giống như phần viền khung Border

- Bươc 5: Nhắp nút OK để hoàn tất

1.3 Định dạng văn bản dạng cột báo

1.3.1 Tạo cột chữ:

- Buớc 1: Chọn phần văn bản muốn tạo cột báo

- Bước 2: Nhắp chuột vào Ribbon/ Page Layout chọn Colums trên thanh công

cụ

- Bước 3: chọn số cột muốn chia, xong nhả chuột hoặc muốn chọn nhiều hơn 3 cột

chọn More Column Xuất hiện hộp hội thoại, chọn:

 Presets: các mẫu chia cột

 Number of Columns: lưa chọn số cột tùy ý

 Line Between: có đường phân cách giữa các cột

 Width and Spacing: điều chỉnh độ rộng và khỏang cách giữa các cột (nếu chọn Equal column width thì các cột sẽ có độ rộng bằng nhau)

 Apply to: phạm vi áp dụng việc chia cột

1.3.2 Ngắt cột chữ:

Nếu muốn ngắt cột tại vị trí chỉ định theo ý muốn:

- Bước 1: Đặt điểm chèn tại vị trí muốn ngắt cột

- Bước 2: Vào Ribbon/ Layout, chọn lệnh Break/Column

- Bước 3: Nhắp OK để hòan tất

1.3.3 Tạo chữ thụt cấp ( Drop cap):

Dùng để trang trí ký tự đầu tiên của văn bản

- Buớc 1: Chọn ký tự đầu tiên của văn bản

- Bước 2: Vào Ribbon/ Insert, chọn lệnh Drop cap/Drop cap Options

- Bước 3: Trong hộp hội thọai Drop cap, tiến hành chọn như sau:

 Dropped: tăng cỡ chữ và đặt ký tự trong phần văn bản

 In Margin: tăng cỡ chữ và đặt ký tự ra ngòai lề văn bản

 Font: Chọn kiểu font cho ký tự

 Line to drop: thay đổi chiều cao chữ ( tính bằng số dòng)

 Distance from text: Khỏang cách đế ký tự tiếp theo của văn bản

- Bước 4: Nhắp OK để hòan tất

2 CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN

2.1.Chèn các ký tự đặc biệt vào tài liệu:

- Bước 1: Đặt điểm chèn tại vị trí muốn chèn ký tự đặc biệt

- Bước 2: Vào menu Insert , chọn Symbol, xuất hiện khung hội thoại Symbol/ More

Symbol xuất hiện hộp thoại

- Bước 3: Chọn Font trong danh sách Font, sau đó chọn ký hiệu theo ý (nhắp chọn để xem thử ký hiệu ở kích thước lớn hơn), nếu vừa ý chọn Insert (chọn Cancel là không chèn

ký hiệu), để kết thúc chọn Close

2.2 Wordart:

2.2.1 Tạo mới:

- Bước 1: Nhắp vào Ribbon Insert/Wordart Xuất hiện khung đối thoại Wordart

- Bước 2: Chọn 1 mẫu và nhắp OK Xuất hiện tiếp khung Edit Wordart Text

- Bước 3: Nhắp mouse vào khung chứa dòng chữ Your text here, xóa dòng chữ này và gõ

vào dòng chữ của mình, dòng chữ mới này sẽ thay thế dòng chữ Your text here, sau đó bôi

đen dòng chữ rồi chọn các kiểu chữ trong khung Font, chọn cỡ chữ trong khung Size

- Sao chép: giữ phím Ctrl đồng thời làm như di chuyển

- Xóa: Chọn đối tượng, nhấn phím Delete trên bàn phím

Muốn định dạng Wordar nhắp vào wordar có những chức năng cơ bản sau:

+ Edit Text: sửa nội dung của wordart đang chọn

+ Wordart Styles: mở hộp Wordart Gallery để chọn kiểu

+ Text Wrapping:chọn kiểu thể hiện của Wordart trong văn bản

+ Even Heights : chữ hoa và chữ thường có cùng chiều cao

+ Vertical Text: chữ viết theo chiều ngang  chữ viết theo chiều đứng

+ Aligment: canh biên wordart

+ Spacing: định khoảng cách giữa các ký tự

2.3 Picture:

2.3.1 Tạo mới:

Chèn hình ảnh từ các tập tin hình ảnh có sẵn trên đĩa:

- Bước 1: Dùng lệnh Ribbon Insert/Picture hoặc Ribbon Insert/Clipart

- Bước 2: Trong hộp hội thoại Insert Picture, chọn các File hình ảnh trong khung liệt kê,

nhắp vào nút Insert để chèn hình ảnh vào tài liệu, chọn Cancel là không chèn Còn trong hộp

hội thoại Clip art nhắp nút phải chuột vào hình cần chèn

- Square:văn bản bao quanh hình theo hình chữ nhật

- Tight: văn bản bao sát hình

- Behind text:hình bên dưới văn bản

- In front of text: hình bên trên văn bản

- Top and Bottom:văn bản được đẩy lên trên và xuống dưới văn bản

- Through: văn bản bao quanh và xen vào chỗ trống của hình

Nhắp chuột vào hình ảnh cần xĩa, nhấn phím Delete trên bàn phím

 Định dạng:

- Double click (nhắp đúp) vào bức ảnh muốn hiệu chỉnh hay nhắp nút phải mouse vào bức ảnh, rồi chọn lệnh Format Picture trên menu mới xuất hiện

 Cắt – xén hình ( Crop):

+ Bước 1: Nhắp chuột vào hình cần cắt, chọn cơng cụ Crop trên thanh cơng cụ Piture

+ Bước 2: Để con trỏ tại các gĩc của ảnh và kéo để cắt những đoạn hình khơng cần thiết

 Kiểu thể hiện của hình trong văn bản:

Tương tự Wordart

 Tạo đường viền cho bức ảnh ( đĩng khung bức ảnh):

Nhắp chuột vào hình cần đĩng khung, chọn cơng cụ Picture Boder trên thanh cơng cụ Format, và chọn kiểu đường viền trên menu đổ xuống

2.4.2 Gõ văn bản vào Autoshape:

Một số hình Autoshape cĩ khả năng chứa văn bản, gõ văn bản vào Autoshape thực hiện như sau:

- Nhắp nút phải của mouse lên Autoshape sẽ chứa Text, xuất hiện menu, chọn lệnh Add Text

- Điểm chèn xuất hiện trong Autoshape, chọn Font, gõ Text

- Nhắp mouse bên ngồi Autoshape để kết thúc

3.5 Equation ( cơng thức tốn học):

3.5.1 Chèn Equation

- Bước 1: Đặt điểm chèn tại vị trí muốn chèn Equation

- Bước 2: Vào menu Insert, chọn lệnh Equation

- Bước 3: Chọn Insert New Equation

- Bước 4: Chọn công cụ cần thiết trên thanh công cụ Equation

- -

BÀI 3: XỬ LÝ BẢNG BIỂU(TABLE)

1 CHÈN BẢNG BIỂU VÀO VĂN BẢN

Cách 1:

- Bước 1: Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn bảng

- Bước 2: Nhắp chuột vào nút Insert /Table trên thanh công cụ

- Bước 3: Đặt con trỏ tại ô đầu tiên và kéo rê chuột để chọn số dòng và cột cho bảng

- Bước 4: Nhả chuột khi đã kéo đủ số hàng và cột

Cách 2:

- Bước 1: Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn bảng

- Bươc 2: Vào menu Insert , chọn lệnh Inser/ Table/ Insert Table

- Bước 3: Trong hộp hội thọai Insert Table, chọn:

 Number of columns: số cột của bảng

 Number of rows: số hàng của bảng

 Columns width: độ rộng của các cột

+ Bước 4: Nhắp OK để hòan tất

2 CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG

2.1 Soạn thảo trong bảng:

- Đặt điểm chèn trong ô muốn nhấp văn bản và nhập nội dung cho ô đó

- Chiều rộng của ô quyết định lề của đọan văn trong ô, văn bản sẽ tự xuống dòng khi đụng lề phải của ô

- Khi muốn chhuyển sang ô khác, nhắp chuột vào ô cần chuyểntới hoặc dùng phím mũi tên

- Kéo rê chuột để tiếp tục chọn

- Giữ phím Shift , nhắp chuột tại ô khác để chọn nhiều ô liên tục

- Giữ phím Ctrl , nhắp chuột tại ô khác để chọn nhiều ô không liên tục

 Chọn hàng:

Cách 1:

- Đặt điểm chèn tại một ô trong hàng cần chọn

- Vào menu Layout, chọn lệnh Select row

Cách 2:

- Di chuyển con trỏ tới thanh lựa bên trái của bảng, khi con trỏ đổi thành mũi tên thì nhắp chuột

- Kéo rê chuột theo chiều dọc để tiếp tục chọn

- Giữ phím Shift, nhắp chuột tại hàng khác để chọn nhiều hàng liên tục

- Giữ phím Ctrl, nhắp chuột tại hàng khác để chọn nhiều hàng không liên tục

 Chọn cột:

Cách 1:

- Đặt điểm chèn tại một ô

- Vào menu Layout, chọn lệnh Select Columns

Cách 2:

- Di chuyển con trỏ tới thanh bên mép trên của bảng, khi con trỏ đổi thành mũi tên nhỏ màu đen thì nhắp chuột

- Kéo rê chuột theo chiều ngang để tiếp tục chọn

- Giữ phím Shift , nhắp chuột tại cột khác để chọn nhiều hàng liên tục

- Giữ phím Ctrl , nhắp chuột tại cột khác để chọn nhiều hàng không liên tục

- Vào menu Layout, chọn lệnh Insert Rows

- Nếu chèn hàng mới ở cuối bảng, chỉ cần đặt điểm chèn tại ô cuối cùng rồi nhấn phím Tab

 Shift cells left: Các ô bean phải cùng hàng sẽ bị kéo về bên trái

 Shift cells up: Các ô bên dưới sẽ được kéo lên trên

 Delete entire row: xóa cả hàng đã chọn

 Delete entire columns: xóa cả cột đã chọn

2.2.4 Hiệu chỉnh độ rộng cột, chiều cao hàng:

 Hiệu chỉnh độ rộng cột:

Cách 1: Đặt con trỏ chuột ở đường ngăn cách cột cần điều chỉnh, khi con trỏ chuyển thành

mũi tên hai chiều, thì kéo rê chuột để thay đổi

+ Next column: Cột kế tiếp

+ Measuere: Chọn độ rộng cột theo đơn vị là cm hay %

 Hiệu chỉnh chiều cao hàng:

Cách 1: Đặt con trỏ chuột ở đường dưới ngang của hàng cần điều chỉnh, khi con trỏ chuyển

thành mũi tên hai chiều, thì kéo rê chuột để thay đổi

Cách 2: Dùng menu

- Chọn hàng cần chỉnh

- Vào menu Layout, chọn lệnh Table Propeties, chọn Tab Ro

 Row …: chiều cao của hàng thứ

 At least: chiều cao theo số đo

 Exactly: chiều cao theo số đo chính xác tính bằng đơn vị đo thông thường

Align top left: văn bản nằm sát lề trên và lệch về bên trái

Align Center : văn bản nằm giữa theo chiều dọc

Align Bottom Right: văn bản nằm sát lề dưới và nằm lệch về bên phải

Change text Direction: thay đổi hướng chữ trong ô

Sort ascending: Sắp xếp tăng dần

Sort descending: Sắp xếp giảm dần

Line weight: độ dày nét kẻ

Border color: màu nét kẻ

Draw table: vẽ thêm đường kẻ

Erase: xóa bớt đường kẻ

Lưu ý: Nên tạo đường kẻ tự động cho ô trước rồi mới định dạng các chi tiết sau.

3 THAY ĐỔI CẤU TRÚC BẢNG BIỂU

- Vào menu Layout, chọn lệnh Split Cells

- Trong hộp hội thọai Split Cells, thực hiện các lựa chọn sau:

 Number of columns : số cột cần tách

 Number of rows: số hàng cần tách

 Merge cells before split: nhập các ô trước khi tách

3.3 Chuyển đổi giữa dạng văn bản và dạng bảng:

 Chuyển đổi từ dạng văn bản sang dạng bảng:

- Bước 1: Chọn khối văn bản muốn đổi

- Bước 2: Vào menu Insert/Table, chọn lệnh Convert Text to Table

+ Table size:  Number of columns: Chọn số cột của bảng

 Number of row: Chọn số hàng của bảng

+ AutoFit behavior:

 Fixed column width: chọn độ rộng cột

 Autofit to contents: tự động độ rộng cột vừa với nội dung

 Autofit to window:: tự động điều chỉnh độ rộng cột ô3 + Separate text at: Chọn dấu ngắt cột bằng

 Paragraph: đoạn

 Commas: dấu phẩy

 Tabs: Dấu tab

 Other: Khác

- Bước 3: Nhắp OK để hoàn tất

 Chuyển đổi từ dạng bảng sang dạng văn bản :

- Bước 1: Chọn khối văn bản muốn đổi

- Bước 2: Vào menu Layout, chọn lệnh Convert toText

Separate text with: Chọn dấu ngắt bằng

 Paragraph marks: đoạn

 Commas: dấu phẩy

 Tabs: Dấu tab

 Other: Khác

- Bước 3: Nhắp OK để hoàn tất

- -

BÀI 4: MỘT SỐ TIỆN ÍCH HỖ TRỢ VÀ IN ẤN VĂN BẢN

1 MỘT SỐ TIỆN ÍCH HỖ TRỢ CỦA WORD

- Nhắp vào Office Button, chọn Word Options

Trong Tab Save:

+ Save file in this format: Chọn định dạng cho file cần lưu

+ Save AutoRecovery info every: Số phút định trước để máy tự động lưu một lần + Auto Recover file location: Chọn vị trí tự động lưu cho file recover

+ Default file location: Vị trí mặc định cho file lưu

+ Embed format in this file: Nhúng cả font chữ đã được định dạng của văn bản khi

được copy và một file khác

Trong Tab Proofing:

+ Check spelling as your type: Kiểm tra lỗi tiếng anh khi gõ văn bản, những từ nào

không đúng tiếng anh sẽ hiển thị đường gạch chân màu đỏ phía dưới

+ Hide spelling errors in this document: Ẩn những lỗi đọc trong tài liên hiện hành + Always suggest corrections: Luôn luôn đề nghị những từ đúng

+ Ignore word in UPPERCAS: Bỏ qua những từ viết hoa

+ Ignore word with number: Bỏ qua những từ được viết với số

+ Check grammar as your type: Kiểm tra nhữ pháp tiếng Anh khi gõ văn bản,

những từ nào không đúng tiếng Anh sẽ hiển thị đường gạch chân màu đỏ phía dưới

+ Hide grammartical errors in this document: Ẩn những lỗi ngữ pháp trong tài liên

hiện hành

+ Check grammar with spelling: Kiểm tra cả lỗi đọc lẫn lỗi ngữ pháp

2 IN ẤN VĂN BẢN

2.1 Định dạng trang in( Page Setup):

- Để định dạng trang, dùng lệnh Page Layout/Page Setup, xuất hiện khung đối thoại

Page Setup

 Trong Tab Margin:

- Top: Ấn định lề trên, tức là khoảng cách từ mép trên của tờ giấy đến dòng đầu tiên

của văn bản

- Bottom: Ấn định lề dưới

- Left: Ấn định lề trái

- Right: Ấn định lề phải

- Gutter Position: Phần dùng làm gáy sách

- Trong khung Orientation: nếu chọn Portrait là in theo hướng giấy để đứng còn chọn

Landscape thì in theo hướng giấy nằm ngang

- Multiple Pages:

 Normal: bình thường

 Mirror margin: định dang trang chẵn, lẻ

 2 paper per sheet: 2 trang trên một khổ giấy đã chọn

- Apply to:

 Whole Document: Định dạng cho cả tài liệu

 This point forward: Định dạng như trên từ vị trí điểm chèn trở về đầu tài liệu

 Trong Tab Paper Size:

- Chọn khổ giấy muốn dùng trong khung Paper Size Trường hợp muốn dùng một tờ giấy để

in mà kích thước không có trong hộp này thì chọn Custom size và khai báo kích thước giấy

in trong hai hộp Width ( độ rộng) và Height (độ cao)

 Trong Tab Layout:

- Header and Footer:

 Defferent odd and even: Tiêu đề đầu trang của trang chẵn và trang lẻ khác nhau

 Defferent Fisrt page: Tiêu đề đầu trang của trang đầu và các trang sau khác nhau

+ Top of Page: Chèn số trang ở lề trên văn bản

+ Bottom of Page: Chèn số trang ở lề dưới văn bản + Page Margin: Chèn số trang ở lề trái, phải văn bản

+ Curent Position: Một số kiểu chèn số trang có sẵn

- Nhắp chọn Format Page Number, xuất hiện tiếp hộp đối thoại Page number

Format:

+ Chọn dạng thức số hiện trên trang in (VD: 1,2,3… hay I,II,III…) trong khung

Number Format

+ Trong khung Page Numbering: Chọn Continue from Previous Section là số trang

trong Section hiện tại được đánh số tiếp theo từ số trang của Section trước (nếu có) Chọn

2.3 Tạo tiêu đề đầu trang (Header) và cuối trang (Footer)

- Vào menu Insert, chọn lệnh Header hoặc Footer, điểm chèn sẽ xuất hiện trong khung Header hoặc Footer để nhập nội dung cho dòng tiêu đề, kèm theo sẽ xuất hiện Thanh công cụ Header & Footer Tools/Design

+ Header: Tạo tiêu đề dầu trang + Footer: Tạo tiêu đề cuối trang + Insert page number: Chèn số trang

+ Format page number: Định dạng trang

+ Date &Time: Chèn ngày giờ hệ thống + Page setup: Định dạng trang

+ Show Document Text: Hiện văn bản + Show previous: Hiển thị trang trước + Show next: Hiển thị trang tiếp theo

2.4 In ấn:

- Dùng lệnh Office Button/Print ( hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + P, hoặc nhắp vào

biểu tượng chiếc máy in trên thanh công cụ Standard), xuất hiện khung đối thoại Print:

 Trong khung Printer:

+ Name: Chọn tên máy in dùng để in

 Trong khung Page Range, chọn:

+ All: in toàn bộ tài liệu

+ Curent page: chỉ in trang hiện tại (trang đang chứa điểm chèn)

+ Selection : chỉ in đoạn văn bản đã chọn trong tài liệu

+ Pages: gõ vào số của các trang muốn in, các số cách nhau bởi dấu "," hoặc gõ phạm

vi các trang muốn in (trang đầu và trang cuối của phạm vi cách nhau bởi dấu "-")

- Trong khung Copies: nhập vào số lượng bản in

- Chọn Collate : nếu muốn in theo thứ tự từ trang nhỏ đến lớn

Sau khi đã lựa chọn các thông số vừa ý thì nhắp vào nút OK để in tài liệu đã chọn in

3 IN TRỘN VĂN BẢN (Mail merge)

3.1.Tạo Data source:

Tạo danh sách cần trộn thƣ bằng bảng trong 1 tập tin ( VD: Tạo danh sách khách hàng, danh sách học sinh …)

3.2 Tạo Main Document

Tạo mẫu ( VD: giấy mời, giấy báo, …) trong đó có các mục cần điền vào từ danh sách trên

- Bước 3: Chọn Use Curent Document, Nhắp vào nút Next: Select recipients để tiếp tục

- Bước 4: Chọn Use Exttings List, Nhắp vào nut Next: Write your letter

- Bước 5: Chọn More Items

- Bước 6: Trong khung Insert Merge field, chọn các trường sao cho phù hợp thông tin cần điền vào trong mẫu Main Document Chọn trường nào thì nhắp vào nút Insert, đóng lại thì chọn Close Quay lại Bước 5 để thực hiện cho các trường tiếp theo

- Bước 7: Để hiện những thông tin đã được chọn , nhắp chuột vào nut Preview Results trên thanh công cụ Mailings

- Bước 8: Để thể hiện những mẫu tin tiếp theo hoặc trở về mẫu tin trước, nhắp chuột vào các

nut Fisrt Record ( trở về mẫu tin đầu tiên), Previous record ( trở về mẫu tin trước), Next

Record ( đến mẫu tin tiếp theo), Last record ( Đến mẫu tin cuối cùng)

- -

PHẦN 2: MICROSOFT EXCEL BÀI 5: TỔNG QUAN VỀ EXCEL(BẢNG TÍNH)

1 GIỚI THIỆU

1.1 Cách khởi động Excel :

- Cách 1: Nhắp vào nút Start/Programs/Microsoft Office/Microsoft Excel

- Cách 2: Nhắp chọn biểu tƣợng Excel trên màn hình Win

Màn hình của Excel

+ Cửa sổ Workbook là cửa sổ làm việc chính Trong một workbook có chứa tối đa

255 sheet, mỗi sheet đƣợc xem nhƣ một bảng tính

+ Cửa sổ bảng tính: bảng tính hay còn gọi là Worksheetlà một bảng chứa số liệu gồm nhiều dòng (rows), và nhiều cột(columns)

+ Cột (Column): Là tập hợp các ô trong bảng tính, tính theo chiều dọc, đƣợc gán tên theo thứ tự chữ cái A,B,C …

+ Hàng (Row): Là tập hợp các ô trong bảng tính, tính theo chiều ngang, đƣợc gán tên theo thứ tự 1,2,3,…

+ Ô (Cell): Là gia điểm của mỗi cột và dòng Mỗi ô có một địa chỉ gồm tên cột và số dòng Tại mỗi thời điểm có một ô đang làm việc đƣợc gọi là ô hiện hành

1.2 Cách thoát khỏi Excel:

- Cách 1: Nhắp vào nút Close (X)

- Cách 2: Dùng lệnh Office Button/Exit

- Cách 3: Bấm tổ hợp phím tắt Alt +F4