Quản trị học - chương 9: Kiểm tra

Khái niệm: Kiểm tra là thực hiện một quy trình đo lường, đánh giá sai lệch và điều chỉnh việc thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu đã dự kiến... Tác dụng của công tác kiểm tra: Sự t

Trang 1

Chương 9KIỂM TRA

Trang 2

Khái niệm, mục đích và tác dụng của kiểm tra

Các nguyên tắc để xây dựng cơ chế kiểm tra.

Quy trình kiểm tra.

Các điểm kiểm tra trọng yếu.

Các công cụ chủ yếu để kiểm tra.

NỘI DUNG

d12qt06

Trang 3

Khái niệm, mục đích và tác dụng của kiểm tra.

NỘI DUNG

Trang 4

NỘI DUNG

d12qt06

Trang 5

NỘI DUNG

Trang 6

NỘI DUNG

d12qt06

Trang 7

I Khái niệm, mục đích và tác dụng của kiểm tra.

1 Khái niệm:

Kiểm tra là thực hiện

một quy trình đo lường,

đánh giá sai lệch và

điều chỉnh việc thực

hiện nhằm đạt được các

mục tiêu đã dự kiến

Trang 8

Kiểm tra quản trị: là một

Trang 9

Bảo đảm các nguồn lực của

tổ chức được

sử dụng một cách hiệu quả.

I Khái niệm, mục đích và tác dụng của kiểm

Xác định và

dự đoán những chiều hướng chính

và những thay đổi cần thiết.

đề ủy quyền, chỉ huy,

quyền hành

và trách nhiệm.

Phát thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bớt những gì ít quan trọng hay không cần

thiết.

Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục.

Trang 10

I Khái niệm, mục đích và tác dụng của kiểm

tra.

3 Tác dụng của công tác kiểm tra:

Sự theo dõi thường xuyên công việc và sử dụng các biện pháp kiểm tra sẽ làm nhẹ bớt gánh nặng của cấp chỉ huy phải thường xuyên theo dõi và giải thích các báo cáo và các số liệu hàng ngày

Kiểm tra là khâu sau cùng trong khâu hoạch định, cơ cấu tổ chức thực hiện và điều khiển nhân viên và động viên họ Một nhà quản trị hữu hiệu cần phải theo dõi để biết chắc những công việc mà nhân viên phải làm, những mục tiêu mà họ phải đạt thực sự họ được làm và đã đạt

Song công tác kiểm tra không phải là viên thuốc thần chữa được bách bệnh, giải quyết được mọi vấn đề

Tự nó không giải quyết được gì cả mà chỉ phát huy tác dụng nếu có được nhà quản trị sử dụng một cách khéo léo, nghĩa là phải có năng lực giải thích các số liệu thống kê và các bảng biểu mà hình thức nội dung đã được phát họa một cách cẩn thận

Song công tác kiểm tra không phải là viên thuốc thần chữa được bách bệnh, giải quyết được mọi vấn đề

Tự nó không giải quyết được gì cả mà chỉ phát huy tác dụng nếu có được nhà quản trị sử dụng một cách khéo léo, nghĩa là phải có năng lực giải thích các số liệu thống kê và các bảng biểu mà hình thức nội dung đã được phát họa một cách cẩn thận

d12qt06

Trang 11

II Các nguyên tắc để xây dựng cơ chế kiểm tra.

Giáo sư Koontz và O’Donnell đã liệt kê các nguyên tắc mà

các nhà quản trị nên tuân theo để xây dựng cơ chế kiểm tra.

1 Cơ chế kiểm tra căn cứ

Hoạt động của doanh nghiệp

Cấp bậc của đối tượng

2 Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân của nhà quản trị

3 Sự kiểm tra phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu

Trang 12

II Các nguyên tắc để xây dựng cơ chế kiểm tra.

4 Việc kiểm tra phải khách quan

5 Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với đặc điểm của tổ chức

6 Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm, và công

việc kiểm tra phải tương xứng với chi phí

7 Việc kiểm tra phải đưa đến hành động

Trang 13

III Quy trình kiểm tra.

1 Thiết lập các tiêu chuẩn:

Tiêu chuẩn là cơ sở để đo lường kết quả có thể được diễn tả bằng các chỉ tiêu định lượng như số giờ công, số lượng phế phẩm, hoặc đơn vị tiền tệ như chi phí, doanh thu hoặc bằng bất cứ khái niệm nào dùng để đo lường thành quả kể cả những khái niệm tâm lý như vui lòng của khách hàng

1 Thiết lập các tiêu chuẩn:

Tiêu chuẩn là cơ sở để đo lường kết quả có thể được

diễn tả bằng các chỉ tiêu định lượng như số giờ

công, số lượng phế phẩm, hoặc đơn vị tiền tệ như

chi phí, doanh thu hoặc bằng bất cứ khái niệm nào

dùng để đo lường thành quả kể cả những khái niệm

tâm lý như vui lòng của khách hàng

2 Đo lường thành quả:

Việc đo lường chỉ dễ dàng, nếu các tiêu chuẩn được xác định đúng đắn và thành quả của nhân viên được xác định chính xác Việc đo lường là khó khăn đối với một số công việc, vì khó xác định tiêu chuẩn

2 Đo lường thành quả:

Việc đo lường chỉ dễ dàng, nếu các tiêu chuẩn được

xác định đúng đắn và thành quả của nhân viên được

xác định chính xác Việc đo lường là khó khăn đối

với một số công việc, vì khó xác định tiêu chuẩn

3 Sửa chữa sai:

- Có thể sửa lại kế hoạch, phân công lại, thêm nhân viên…

- Việc sửa chữa sai lầm là nơi mà chức năng kiểm tra

gặp gỡ các chức năng quản trị khác

- Có thể sửa lại kế hoạch, phân công lại, thêm nhân

viên…

- Việc sửa chữa sai lầm là nơi mà chức năng kiểm tra

gặp gỡ các chức năng quản trị khác

Trang 14

Tiến trình này có thể được diễn tả trong sơ đồ:

Sửa chữa

Thông tin phản hồi (Feedback)

Hoạt động

sửa chữa

d12qt06

Trang 15

- Lý do của sự nhấn mạnh đến việc kiểm tra mang tính dự phòng là do tiến trình lâu dài của hoạt động kiểm tra cho dù mọi bước trong tiến trình đó đều được thực hiện một cách nhanh chóng

- Tiến trình kiểm tra mang tính dự phòng có thể được diễn tả như sau:

- Lý do của sự nhấn mạnh đến việc kiểm tra mang

tính dự phòng là do tiến trình lâu dài của hoạt động

kiểm tra cho dù mọi bước trong tiến trình đó đều

được thực hiện một cách nhanh chóng

- Tiến trình kiểm tra mang tính dự phòng có thể

được diễn tả như sau:

Xác định

sai lầm

So sánh thực tế với tiêu chuẩn đề

ra

Đo lường kết quả thực tế

Kết quả thực tế

Phân tích

nguyên

nhân sai

Thiết lập chương trình sửa chữa

Thực hiện việc sửa chữa

Kết quả mong muốn

Trang 16

IV Các điểm kiểm tra trọng yếu.

- Các điểm được chọn để kiểm tra phải là các điểm trọng yếu

- Cần lưu ý rằng không có quy tắc nào để giúp nhà quản trị lựa chọn những điểm kiểm tra trọng yếu này

- Tuy nhiên, để có tự mình tìm ra các điểm trọng yếu để kiểm tra, nhà quản trị nên tự hỏi mình các câu hỏi:

d12qt06

Trang 17

1 Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất mục tiêu của đơn

vị mình?

2 Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt mục tiêu?

3 Những điểm nào là điểm đo lường tốt nhất sự sai lạc?

4 Những điểm nào là điểm cho nhà quản trị biết ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại?

5 Tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn kém nhất?

6 Tiêu chuẩn kiểm tra nào có thể thu thập thông tin cần thiết

Trang 18

Các tiêu chuẩn kiểm tra trọng yếu có thể là các tiêu chuẩn vật chất, tiêu chuẩn phí tổn, tiêu chuẩn tư bản, tiêu chuẩn doanh thu, tiêu chuẩn chương trình và tiêu chuẩn vô hình (sự tín nhiệm, ủng hộ, ưa thích…)

d12qt06

Trang 19

V Các công cụ chủ yếu để kiểm tra.

1 Kiểm tra tài chính:

Mục đích cơ bản của mọi tổ chức kinh doanh là

kiếm được một lợi nhuận

Có 4 phương cách chính về kiểm soát tài chính:

Phân tích trường hợp hòa vốn

Ngân sách

Phân tích

Trang 20

1 Kiểm tra tài chính:

Mục đích cơ bản của mọi tổ chức kinh doanh là

kiếm được một lợi nhuận

Có 4 phương cách chính về kiểm soát tài chính:

Phân tích trường hợp hòa vốn

Ngân sách

Phân tích tài chính

Kiểm toán

d12qt06

Trang 21

a) Ngân sách: ngân sách là một kế hoạch bằng số.

Trang 22

b) Phân tích tài chính:

Những phân tích tài chính là những cách kiểm

soát cung cấp tin trở lại

- Bảng cân đối (quyết đoán): được coi là như một tấm hình

về tình hình tài chính của một tổ chức hay đơn vị trong một thời điểm nào đó

- Bảng kết toán thu nhập: phân tích hoạt động tài chính của

tổ chức trong một thời kỳ, ba tháng, sáu tháng, hay một năm

d12qt06

Trang 23

- Phân tích tỉ lệ: so sánh số liệu hiện nay với số liệu của

những thời kỳ trước hay của những tổ chức khác

- Tỷ số thanh toán: đo lường khả năng của một tổ chức có

thể đổi được những tài sản của mình ra tiền mặt để thanh toán những món nợ

- Tỷ số bình thường (hiện có): tỷ số giữa tài sản với những

món nợ

- Tỷ số thử nghiệm giá trị trọng yếu: giống như tỷ số bình

Trang 24

- Tỷ số nợ với tài sản: vào thời kỳ kinh tế lành mạnh, với

những lãi suất thấp, thì một tỷ số nợ với tài sản cao có thể mang lại nhiều lợi nhuận cho tổ chức và ngược lại

- Tỷ số hoạt động: mô tả quản lý đang sử dụng một cách

hiệu quả như thế nào nguồn lực tổ chức

- Tỷ số xác suất: dùng để đo hiệu quả và hiệu suất của một

tổ chức

d12qt06

Trang 25

c) Phân tích trường hợp hòa vốn:

Đó là trường hợp không có lời hay lỗ với một số

sản phẩm nhất định Trên số đó là lời, dưới là lỗ

Công thức tính:

(Điểm hòa vốn) =

Trang 26

d) Kiểm toán:

Kiểm toán là một sự kiểm điểm chính thức những

tài khoản, hồ sơ, hoạt động hay thực hiện của một

đơn vị, chủ yếu là để kiểm tra những cơ chế kiểm

Trang 27

2 Kiểm tra hành vi:

Những công việc quản trị thực hiện được bằng sự

đóng góp của những nhân viên Vì vậy kiểm tra

hành vi của họ sẽ gia tăng thực hiện tốt công việc

được làm đúng cách

- Mỗi công việc của nhân viên đều có những tiêu chuẩn định sẵn để vạch rõ những gì họ phải làm Những tiêu chuẩn này phải rõ ràng và khách quan, và phải cụ thể và có

Trang 28

- Có thể dùng những tiêu chuẩn tuyệt đối, theo đó nhân viên được đánh giá theo một tiêu chuẩn cố định chứ không phải là so sánh người này với người khác.

- Dùng những tiêu chuẩn tương đối, tức là so sánh người này với người khác

- Quản lý bằng mục tiêu của họ và đánh giá họ qua trao đổi

d12qt06

Trang 29

a) Những hình thức kiểm tra quản trị trực tiếp:

Nhân viên thực hiện có

Phải xét xem nguyên nhân là gì?

Trang 30

Khả năng yếu kém Cần tổ chức một lớp huấn

luyện cho nhân viên

Cần tổ chức một lớp huấn luyện cho nhân viên

Do động cơ Cần có những biện pháp

tăng cường động cơ

Cần có những biện pháp tăng cường động cơ

Bắt buộc phải dùng những biện pháp kĩ thuật

Trang 31

Tiến trình kỷ luật gồm 4 bước:

Trang 32

b) Những hình thức thay thế cho kiểm tra trực tiếp:

Tiêu chuẩn hóa

Chọn lọc Văn hóa

Huấn luyện

Đánh giá thái độ

Định dạng
Số trang	33
Dung lượng	1,82 MB