QUẢN LÝ KINH DOANH BẤT ĐỘNG SẢN

TIỂU LUẬN MÔNQUẢN TRỊ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN... Giới thiệu dự án Thị trường bất động sản Việt Nam đang ngày càng phát triển cao, việc tổ chức và quản lý tất cả những thông tin bằng

TIỂU LUẬN MÔN

QUẢN TRỊ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

QUẢN LÝ DỰ ÁN KINH DOANH BẤT ĐỘNG SẢN

QUẢN LÝ DỰ ÁN KINH DOANH BẤT ĐỘNG SẢN 3

I.Tổng quan dự án 5

1.Giới thiệu dự án 5

2.Công tác quản lý dự án 5

3.Các thành phần tham gia trong dự án: 6

II.Các kỹ năng quản lý trong quản lý dự án 6

1.Quản lý phạm vi dự án 6

a.Phạm vi dự án bao gồm các chức năng 7

b.Sơ đồ WBS 9

c.Ước lượng mức độ của công việc 10

2.Quản lý thời gian 11

a.Thời gian yêu cầu 11

b.Sơ đồ Pert 11

3.Quản lý Nhân lực 13

a.Sơ đồ tổ chức nhân sự của dự án 13

b.Quản lý thời gian bằng sơ đồ Pert (dùng phần mềm Microsoft Project) 14

4.Quản lý chi phí 17

a.Lập kế hoạch ngân sách 17

b.Các câu hỏi cần cân nhắc 17

c.Ước lượng chi phí 17

d.Bảng ước lượng chi phí lương 18

e.Dự toán chi phí 19

f.Kiểm soát – Điều chỉnh chi phí 19

5.Quản lý rủi ro 19

a.Qui trình xử lý rủi ro bằng cách nhận diện theo suốt quá trình dự án 20

b.Nhận diện các rủi ro và kế hoạch đối 22

c.Danh sách các rủi ro về quản lý 23

d.Các tiêu chuẩn đánh giá dự án 24

III.Các kỹ năng kỹ thuật (chuyên môn) 27

1.Tiến trình thực hiện 27

a.Thu thập thông tin khách hàng 27

b.Phân tích yêu cầu 27

c.Thiết kế 28

d.Coding và Debugging 28

e.Kiểm thử 28

f.Cài đặt và bảo trì 28

2.Kiểm soát dự án 29

a.Theo dõi tiến độ thực hiện 29

b.Cách quản lý tiến độ thực hiện dự án 30

c.Thông tin phản hồi khách hàng 30

IV.Kết luận 30

V.Tài liệu tham khảo 32

I Tổng quan dự án

1 Giới thiệu dự án

Thị trường bất động sản Việt Nam đang ngày càng phát triển cao, việc tổ chức và quản lý tất cả những thông tin bằng những file excel và word còn rất nhiều mặt hạn chế và gây quá tải công việc.Các doanh ngiệp bđs đang phải cần đến sự hổ trợ của IT trong công tác quản lý.Do đó công việc phát triển phần mềm quản lý kinh doanh bất động sản là một nhu cầu thiết yếu Hệ thống quản lý kinh doanh bất động sản được xây dựng và phát triển để phục vụ cho công tác quản lý kinh doanh bđs

Dự án được phát triển trên nền Web form, hiện đã xây dựng được một số tính năng chính như sau :

• Cập nhật thông tin của các sản phẩm bất động sản, thông tin khách hàng

• Upload hình ảnh của các sản phẩm, các tài liệu liên quan

• Xuất báo cáo thống kê

• Send mail tự động nhắc khách hàng tới hoàn tất thủ tục lập hợp đồng, hoặc thư mời nộp tiền, …

• Phân quyền cho các user

Các phần mềm được sử dụng trong quá trình phát triển

Net Framework 2.0, MS visual studio 2005, MS SQL Server 2005, Business Object, MS visio 2003, MS Project

2 Công tác quản lý dự án

Giống như tất cả các dự án khác,dự án phần mềm cũng bị ràng buộc bởi 3 mục tiêu chính:

 Scope (mục tiêu về phạm vi) : Dự án tìm cách đạt được bằng cách nào ?

 Time ( mục tiêu về thời gian) : Dự án mất bao lâu để hoàn tất ?

 Cost (mục tiêu về chi phí ) : Sẽ tốn kém bao nhiêu để hòan tất ?

Thực tế cho thấy đa phần các dự án thất bại vì công tác quản lý chưa tốt Hiện nay quản lý dự án đang được xem xét là một nghề nghiệp chuyên môn.Ngoài kiến thức chuyên môn về IT,người quản lý dự án còn đòi hỏi phải có kiến thức về các kỹ năng quản lý Các lợi ích đem lại do công tác quản lý dự án được thực hiện tốt :

 Kiểm soát tốt hơn các tài nguyên tài chính,thiết bị và con người

 Cải tiến quan hệ với khách hàng

 Rút ngắn thời gian triển khai

 Giảm chi phí

 Tăng chất lượng và độ tin cậy

 Phối hợp nội bộ tốt hơn

 Nâng cao tinh thần làm việc

3 Các thành phần tham gia trong dự án:

Cần có một giới hạn phạm vi trong dự án để công tác tổ chức dự án được thực hiện tốt hơn Trong phạm vi dự án phần mềm kinh doanh bất động sản,các thành phần tham gia gồm có :

 Khách hàng

 Người sử dụng

 Quản lý dự án

 Nhóm kỹ thuật

 Nhóm triển khai

 Nhà cung cấp

 Những người chống lại dự án

II Các kỹ năng quản lý trong quản lý dự án

1 Quản lý phạm vi dự án

Xác định tất cả các công việc được thực hiện trong dự án

 Xem xét lại các văn bản hiện có

 Lập danh sách các văn bản/ thông tin chưa đầy đủ hay còn thiếu

 Tiến hành phỏng vấn và/hoặc hội thảo để thu thập các thông tin còn thiếu

 Phân loại các thông tin cụ thể liên quan đến các cam kết, lịch trình và các kết quả bàn giao

 Tiếp tục kết hợp chặt chẽ các chi tiết vào kế hoạch quản lý

 Đạt được thoả thuận

 Biên bản giao bìa hồng

 Biên bản giao bìa đỏ

 Hồ sơ xây dựng

 Thư mời giao nền

• Báo cáo thống kê

 Thống kê dự án

 Báo cáo doanh thu

 Báo cáo công nợ

b Sơ đồ WBS

Chia nhỏ công việc theo sơ đồ phân cấp

Các nguyên lý cơ bản khi tạo WBS

a) Một đơn vị công việc chỉ xuất hiện một nơi trong WBS

b) Nội dung công việc trong một mục WBS bằng tổng các công việc dưới nóc) Một mục WBS là nhiệm vụ của chỉ 1 người,ngay cả khi có nhiều người cùng thực hiện

d) WBS phải nhất quán với các cách thực hiện công việc ;trước hết nó phải phục vụ nhóm dự án và các mục đích khác nếu thực tế cho phép

e) Các thành viên trong nhóm phải tham gia phát triển WBS để đảm bảo tính nhất quán của dự án

f) Mỗi mục WBS phải có tài liệu đi kèm để đảm bảo hiểu được chính xác phạm vi công việc

g) WBS phải là công cụ linh hoạt để điều khiển công việc theo đúng tuyên bố về phạm vi

c Ước lượng mức độ của công việc

Sử dụng bảng ước lượng công việc giúp nhà quản lý dự án có thêm thông tin trong việc phân bổ thời gian làm việc hợp lý

Các mức độ

Cấp độ 1 Đơn giản <= 4 tính năng

2 Danh mục chủ đầu tư 4 Đơn giản

3 Danh mục dự án 4 Đơn giản

4 Danh mục khu đất – block 4 Đơn giản

5 Danh mục lô đất – tầng 4 Đơn giản

6 Danh mục nền đất – căn hộ 5 Trung bình

7 Danh mục loại đất nền 4 Đơn giản

8 Danh mục khách hàng 6 Trung bình

9 Phiếu thăm dò khách hàng 5 Trung bình

10 Khách hàng vay vốn ngân hàng 5 Trung bình

11 Danh mục nhà môi giới 4 Đơn giản

15 Phụ lục sửa đổi hợp đồng 5 Trung bình

16 Gia hạn đợt thanh toán 5 Trung bình

17 Phiếu thu hợp đồng 5 Trung bình

18 Phiếu thu thanh lý, chuyển

19 Phiếu thu khác 5 Trung bình

20 Phiếu chi 5 Trung bình

21 Biên bản giao nền 5 Trung bình

22 Biên bản giao bìa đỏ 5 Trung bình

23 Biên bản giao bìa hồng 5 Trung bình

24 Thư mời giao nền 5 Trung bình

25 Thư mời nộp tiền (send mail, 2 Phức tạp (mới bắt

SMS) đầu thực hiện)

26 Báo cáo thống kê 4 Phức tạp (có

những mẫu phức tạp)

27 Quản lý thông tin khác 4 Đơn giản

28 Phân quyền 5 Trung bình

2 Quản lý thời gian

a Thời gian yêu cầu

Thời gian toàn dự án 2,5 tháng (10 tuần)

• Thời gian tiến hành thực hiện 8 tuần

• Thời gian dự phòng xử lý các rủi ro có thể có là 2 tuần

• Thời gian bắt đầu 25/04/2011 và thời gian kết thúc 25/06/2011

b Sơ đồ Pert

Thời gian hoàn tất sớm nhất là: 30.25 ngày ABCDFHJLNQRS hoặc ABCDGHJLNQRS

Trong đó

 A thu thập yêu cầu 2 ngày

 B phân tích yêu cầu 1 ngày

 C thiết kế database 1 ngày

 D thiết kế và đặc tả giao diện 3 ngày

 E thiết kế báo cáo 8.5 ngày

 F thiết kế HTML 3 ngày

 G code thư viện dùng chung class 3 ngày

 H Hệ thống quản lý dự án 3 ngày

 I Quản lý khách hàng 2 ngày

 J Thông tin khac I 2 ngày

 K Thông tin khác II 1,5 ngày

 L QLKD1 3.75 ngày

 M QLKD2 3.75 ngày

 N QL thu chi 1.5 ngày

 O QL thu chi 1.5 ngày

 P Báo cáo 2 ngày

 Q Biên bản 2 ngày

 R Testing 6 ngày

 S Cài đặt và bảo trì 2 ngày

3 Quản lý Nhân lực

a Sơ đồ tổ chức nhân sự của dự án

Nhân lực thực hiện toàn dự án là 4 người

b Quản lý thời gian bằng sơ đồ Pert (dùng phần mềm Microsoft Project)

Với thời gian của dự án, số lượng các công việc, mức độ cũng như các khoản chi cho dự án Dự án sẽ chọn 4 thành viên tham gia cho dự án bao gồm:

 Nguyễn Thị Vi Hài (Quản lý dự án)

 Hồ Thị Duyên(Trưởng nhóm –Phân tích và thiết kế hệ thống)

 Trần Văn A(Trưởng nhóm – Lập trình và kiểm thử)

 Trần Văn B

Trong đó các chức năng cụ thể như sau:

 Phân tích các kỹ năng quản lý dự án do người quản lý dự án thực hiện (Nguyễn Thị Vị Hài)

 Tiến trình thực hiện dự án được chia thành 2 nhóm :

• Nhóm phân tích và thiết kế hệ thống (Nguyễn Thị Vi Hài, Hồ Thị Duyên)

• Lấy yêu cầu khách hàng

• Phân tích và thiết kế hệ thống

• Kiểm thử

• Nhóm lập trình và kiểm thử (Trần Văn A, Trần Văn B)

Bảng báo cáo chi tiết phân bổ nhân sự ,kết xuất từ báo cáo trên MS

4 Quản lý chi phí

Bao gồm các qui trình yêu cầu đảm bảo cho dự án hoàn tất trong sự cho phép của ngân sách Những qui trình này gồm:

a Lập kế hoạch ngân sách

Xác định nguồn tài nguyên cần thiết và số lượng để thực hiện dự án,phụ thuộc vào bản chất của dự án và tổ chức.Nên có sự liên kết từ những rủi ro về tài chính để hoạch định nguồn ngân sách cho phù hợp

b Các câu hỏi cần cân nhắc

o Ngân sách ảnh hưởng đến các phạm vi nào trong dự án ?

o Tổ chức đã thực hiện dự án tương tự ?

o Tổ chức có đủ người,trang thiết bị để thực hiện dự án ?

c Ước lượng chi phí

Ước tính chi phí các nguồn tài nguyên để hoàn tất một dự án Đây là phần quan trọng của quản lý chi phí dự án.Điều quan trọng là phải xây dựng một kế hoạch quản lý chi phí trong đó mô tả sự dao động chi phí sẽ được quản lý trong dự án ra sao Các phương pháp ước tính :

o Top-down : sử dụng chi phí thực tế trước đó,các dự án tương tự làm nền tảng cơ bản để làm ước tính mới

o Mô hình điểm chức năng

o Mô hình COCOMO (Constructive Cost Model): sử dụng các đặc điểm riêng trong dự án áp dụng phương thức toán học để ước tính

Do qui mô công ty và phạm vi dự án nên đề tài đã chọn phương pháp Top-down để ước lượng chi phí

d Bảng ước lượng chi phí lương

e Dự toán chi phí

Phân bổ toàn bộ chi phí ước tính vào từng hạng mục công việc để thiết lập một đường mức cho việc đo lường việc thực hiện

f Kiểm soát – Điều chỉnh chi phí

Điều chỉnh thay đổi kịp thời chi phí dự án,bao gồm:

o Giám sát hoạt động chi phí

o Bảo đảm chỉ có sự thay đổi hợp lý được ghi nhận trong đường mức

o Thông báo những thay đổi đến những người có thẩm quyền

Trong quá trình kiểm soát –điều chỉnh chi phí có thể dùng EVM (Earned Value Management),đây là một kỹ thuật đo lường thực hiện dự án thông qua tích hợp các dữ liệu về thời gian và chi phí

5 Quản lý rủi ro

Yếu tố rủi ro luôn tồn tại trong tất cả các dự án sản xuất và kinh doanh,không ngoại lệ dự án IT Rủi ro dự án liên quan đến bất kỳ các vấn đề có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án,tùy vào mức độ cản trở đến sự thành công của dự án mà chúng

ta đánh giá mức độ rủi ro là cao hay thấy Mục đích chính của việc quản lý rủi ro dự án là làm giảm thiểu các khả năng có thể gây ra rủi ro, bên cạnh đó là làm tăng tối đa

cơ hội tiềm năng,đánh mất đi cơ hội của chính mình cũng là yếu tố rủi ro

Ngoài những kiến thức về cơ bản cần có ,quản lý rủi ro đòi hỏi nhiều ở kinh nghiệm của PM,những thất bại ớ các dự án trước cũng là cơ hội để thành công dự án

kỹ năng quản lý),có nhiều trải nghiệm thực tế sẽ giúp cho công việc quản lý rủi ro dự án được thực hiện tốt hơn

Để quản lý tốt các rủi ro dự án, PM nên thực hiện các bước như sau:

 Phân tích các qui trình quản lý rủi ro ( Nhận diện ,phân tích mức độ,kế hoạch đối phó)

 Lập kế hoạch quản lý rủi ro

 Dùng một số phần mềm hổ trợ việc quản lý rủi ro (dự án sử dụng Microsoft Project và Excel)

Người quản lý dự án có thể dùng bảng đánh giá năng lực chuyên môn của các nhân viên hổ trợ cho việc phân bổ nhân sự hợp lý,nhằm tránh rủi ro về kỹ năng chuyên môn

SQL Server

Crytal Report Visio MS

1 Hồ Thị Duyên Phân tích &

Các phần mềm sử dụng hỗ trợ việc quản lý rủi ro : giúp PM rất nhiều trong việc quản lý nhân sự,thời gian cũng như chi phí trong suốt quá trình hoàn thành dự án

a Qui trình xử lý rủi ro bằng cách nhận diện theo suốt quá trình dự án

Phát hiện rủi ro Xác định các kỹ thuật được sử dụng

để xác định các yếu tố có nguy cơ rủi ro từ đầu dự án và tiếp tục trong quá trình thực hiện dự án Bao gồm:

 Cuộc họp đánh giá rủi ro chính thức,

Xây dựng kế hoạch

xử lý rủi ro Lên các kế hoạch cho việc xử lý các rủi ro

Phát biểu các yêu cầu rõ ràng

Nguyễn Thị Vị HàiHồ Thị Duyên

Xử lý rủi ro Tiến hành xử lý các rủi ro Trần Văn A

Trần Văn B

b Nhận diện các rủi ro và kế hoạch đối

Risk Type Description Risk

Impact

Risk Priority

Mitigation

Môi trường Tốc độ đường truyền

mạng chậm và không ổn định

High High Sử dụng mạng cáp

quang hay leasedline

Thiết bị Các thiết bị server và

thiết bị mạng không đáp ứng đủ yêu cầu

Low High Cần kiểm tra thông

số thiết bị và theo dõi quá trình vận hành

Phần mềm Các phần mềm hỗ trợ cho

phát triển dự án có thể không có hoặc không đáp ứng cho dự án:

Low Low Cần tìm hiểu trứơc

công nghệ của các software

Con người Thiếu năng lực

thiếu nhân sự

High High Training kỹ thuật

liên quan, dự phòng nhân sựxây dựng quan hệ tốt trong nội bộ.Hạn chế tối đa áp lực

Đối tác Không tham gia vào dự

án ,

High High Khuyến khích người

sử dụng tham gia vào DA

c Danh sách các rủi ro về quản lý

Risk

Type Risk and Description

Risk Chanc e

Risk Impact

Risk Priorit y

Risk Owner

Project Định nghĩa dự án không

đầy đủ, không xác định rõ yêu cầu, phạm vi của dự án

Khách hàng không chắc chắn về phạm vi của dự án

High High High Customer

Project Project manager không

đưa ra các yêu cầu, phạm

vi rõ ràng cho từng phase của dự án

High High High Project manager

Project Lấy yêu cầu không đầy đủ,

mâu thuẫn trong yêu cầu

dự án:

+ Không lên kế hoạch rõ ràng cho việc lấy yêu cầu+ Không ghi lại đầy đủ các yêu cầu

+ Không hiểu rõ yêu cầu

+ Sau khi dự án hoàn thành, thì sản phẩm khác trên thị trường đáp ứng các yêu cầu khách hàng tốt hơn

Mediu

m Medium Medium Project managerDesigner

Analyzer

Project Khách hàng thay đổi yêu

cầu trong quá trình làm dự án:

 Thay đổi công nghệ

 Thay đổi yêu cầu

 Thay đổi giao diện

 …

High High High Customer

Project Công nghệ hiện tại không

đáp ứng được yêu cầu, dẫn đến:

+ Hủy dự án+ Thay đổi công nghệ khác  tốn thời gian tìm hiểu đồng thời rủi ro sảy ra cao

 Không có chuyên môn

về lịnh vực phát triển của dự án

 Không đủ nhân sự

 Thay đổi nhân sự

 Nhân viên nghĩ việc đột xuất

High High High Project manager

Estimate Ước lượng thời gian và chi

phí không đúngThời gian quá ít  không hoàn thành đúng thời điểm release của dự án

Chi phí quá ít không đủ chi phí để phát triển

High High High Project

managerment

d Các tiêu chuẩn đánh giá dự án

Tham khảo bảng khảo sát trên thị trường về đáng giá mức độ rủi ro,có thể giúp cho người quản lý dự án có baseline để đáng giá độ rủi ro trong dự án :

Tiêu chuẩn thành công Điểm

Người sử dụng vào cuộc 19