Tự học lập trình 7

- Một bảng lạ màu đỏ hiện ra bạn nhấp OK, nội dung cơ bản của bảng này nói rằng muốn thiết lập phông chữ cố định cho Excel bạn phải đóng Excel lại, sau đó mở lại Excel, phông chữ mới đợ

Chơng 7Hỏi và đáp các thắc mắc

1 - Hỏi: Trong Excel, làm thế nào để chuyển nội dung

Sheet của file này sang file khác?

Đáp:

Mở file Excel ra từ Sheet muốn di chuyển, nhấp chuột

phải vào tên của Sheet, nhấp Move or Copy rồi chỉ định

file đích muốn di chuyển tới trong mục To book Nếu muốn

tạo ra một bảng Copy khác, đánh dấu chọn mục Create a

copy rồi nhấp OK.

Nếu muốn chuyển sang một Sheet mới, trong mục To

book, bạn chọn (new book) rồi nhấp OK.

2 - Hỏi: Tôi muốn đặt chế độ cho phông chữ cố định trong Excel thì làm cách nào? Mỗi lần đánh chữ trong Excel

lại phải bôi đen, chọn phông, rất khó chịu?

Đáp:

Để cố định phông chữ bạn làm theo các bớc sau đây:

- Nhấp đúp vào biểu tợng Excel để khởi động chơng

- Một bảng lạ màu đỏ hiện ra bạn nhấp OK, nội dung cơ

bản của bảng này nói rằng muốn thiết lập phông chữ cố

định cho Excel bạn phải đóng Excel lại, sau đó mở lại

Excel, phông chữ mới đợc thiết lập lại.

- Nhấp vào thực đơn File  Close.

- Nhấp vào thực đơn File  Exit để thoát khỏi chơng

trình Excel.

Bây giờ bạn mở lại chơng trình Excel, bạn sẽ thấy

phông chữ VnTime luôn cố định trong bảng tính của bạn,

bạn không phải bôi đen chọn phông nh trớc nữa

3 - Hỏi: Tôi muốn chèn thêm dòng vào bảng tính thì

làm thế nào?

Đáp:

Giả sử bạn có hai dòng tiêu đề là dòng A và dòng B, bạn muốn thêm một dòng vào giữa dòng A và dòng B, bạn nhấp chuột phải vào dòng B, nhấp Insert trong thực đơn

phụ Bạn cũng có thể vào thực đơn Insert  Row để thực

hiện công việc này

4 - Hỏi: Tôi muốn bớt dòng đi thì làm thế nào?

6 - Hỏi: Tôi muốn bỏ cột đi thì làm thế nào?

Bạn đặt con trỏ vào ô định sửa, nhấp vào thanh công

thức Nhấp con trỏ vào chỗ định sửa và đánh nội dung mới

Cách khác là bạn ấn F2 hoặc nhấp đúp chuột vào ô đó để

sửa số liệu

8 - Hỏi: Tôi muốn di chuyển số liệu từ ô này sang ô

khác làm thế nào?

Đáp:

Bạn bôi đen vùng dữ liệu định di chuyển, đa con trỏ vào

sát viền đen của ô, con trỏ biến thành mũi tên trắng, bạn

nhấp giữ chuột và di tới ô định đặt và nhả chuột, số liệu sẽ

đợc chuyển tới vị trí mới

9 - Hỏi: Tôi muốn hoà hai ô thành một hoặc ba ô

Bôi đen ba ô có cả chữ Quý 1 rồi nhấp vào nút

Merge and Center.

10 - Hỏi: Trong bảng tính Excel cột “Họ và tên lại”

nằm ở ô trên, tôi muốn nhập hai hàng thành một thì làm thế

nào? Khi nhập xong chữ “Họ và tên lại tụt xuống d” ới, vậy

tôi muốn đa lên giữa hàng cho đẹp, vậy làm cách nào?

Đáp:

Thí dụ: Bạn cần xoay chữ “Điểm trung bình trong cột”

C, bạn đặt con trỏ vào ô đó, vào thực đơn Format  Cells

 Alignment, nhập 90 vào ô Degrees và nhấp OK

Bạn sẽ thấy chữ “Điểm trung bình xoay dọc ”

di lên, xuống để thay đổi hớng chữ rồi nhấp OK Bạn có thể

gõ chữ trớc, sau đó chỉnh hớng hoặc làm ngợc lại, kết quả

sẽ nh nhau:

12 - Hỏi: Tôi không thể nào dùng chuột để di chuyển, sao chép đợc vậy lỗi do đâu?

Đáp:

Nguyên nhân do bạn hoặc một ngời nào đó đã thay đổi

các tuỳ chọn trong Options.

Muốn trở lại chế độ mặc định bạn nhấp vào Tools 

Options nhấp vào nhãn Edit trong mục Direction, bạn

nhấp vào nút hình tam giác quay xuống, ở đây có 4 tuỳ chọn

sau: Nếu bạn chọn Up con trỏ sẽ chạy lên khi ấn Enter,

Down (xuống), Left (trái), Righ (phải), nh vậy bạn phải

chọn Down sau đó nhấp OK.

13 - Hỏi: Tôi muốn đánh số thứ tự trong bảng thì làm

nh thế nào?

Đáp:

Trớc tiên, bạn đánh số 1 và số 2 vào ô, sau đó bôi đen 2

ô này, bạn lại đa con trỏ vào góc dới, bên phải số 2, lúc này con trỏ biến thành dấu + đen, bạn nhấp giữ chuột và di xuống đến số thích hợp thì nhả chuột

sau khi kéo xuống sẽ đợc kết quả nh hình:

14 - Hỏi: Tôi muốn căn lề, chọn khổ giấy, chọn trang dọc, trang quay ngang thì làm nh thế nào?

Đáp:

Vào thực đơn File  Page Setup  Page,

Chọn trang dọc bạn nhấp Portrait, chọn trang quay

ngang bạn nhấp Landscape.

Chọn khổ giấy, trong mục Paper Size chọn A4, 210 x

297 mm rồi nhấp OK.

Để căn lề bạn nhấp vào Margins.

+ Footer: Lề tiêu đề dới.

15 - Hỏi: Tiêu đề là gì? Cách tạo tiêu đề trên và tiêu

đề dới nh thế nào?

Đáp:

Tiêu đề là dòng chữ phía trên hoặc phía dới của văn bản

đợc lặp lại ở các trang, dòng chữ ở trên đầu hàng gọi là tiêu

đề trên (Header), dòng chữ dới chân trang gọi là tiêu đề dới

(Footer).

Muốn tạo tiêu đề, bạn vào thực đơn View  Header

and Footer, bạn nhấp vào nhãn Header để tạo tiêu đề trên,

nhấp vào Custom Header, một hộp thoại hiện ra Để tạo

tiêu đề trên, bạn gõ nội dung tiêu đề vào ô giữa rồi nhấp

OK.

Nếu bạn tạo tiêu đề dới, bạn nhấp vào mục Custom Footer, hộp thoại hiện ra, bạn cũng gõ nội dung của tiêu đề

vào ô giữa, sau đó nhấp OK.

Trong Excel bạn không nhìn thấy tiêu đề nh trong Word, muốn nhìn thấy tiêu đề trên và tiêu đề dới trong Excel bạn nhấp vào Print Preview để xem.

16 - Hỏi: Muốn giấu số liệu trong cột thì làm nh thế nào?

mà bạn muốn, thí dụ: ### ### Tiếp theo nếu bạn muốn ký

hiệu VND (Việt Nam đồng) tự động điền vào sau hoặc trớc

các con số thì bạn hãy thêm vào trớc hoặc sau các ký tự

định dạng ký tự VND trong dấu ngoặc kép VND và nhấp“ ”

OK.

Nếu bạn muốn sau con số có đơn vị đo là chiếc vào“ ”

thực đơn Format  Cells  Number, nhấp Custom Trong

kung Type bạn chọn số 0 và gõ vào Chiếc nhớ ấn dấu“ ”

cách chữ, bạn sẽ thấy: 0 Chiếc , sau đó nhấp “ ” OK.

18 - Hỏi: Tôi muốn đặt mật khẩu cho bảng tính để

ng-ời khác không xem đợc tài liệu của tôi vậy phải làm nh thế

nào?

Đáp:

Bạn tạo xong bảng, sau đó vào thực đơn File  Save

Hộp thoại hiện ra nhấp Tools, nhấp vào General Options

Hộp thoại hiện ra bạn gõ mật khẩu vào ô Password to open, nhấp OK.

Bạn lại gõ mật khẩu đó một lần nữa để xác nhận, chú ý

gõ đúng nh lần trớc rồi nhấp OK.

19 - Hỏi: Tôi có một danh sách dài các môn học ứng

với với các cột khác nhau, tôi muốn hàng tiêu đề đứng im

trong khi tôi cuộn bảng để xem điểm của ngời khác cuối

danh sách dài, vậy làm thế nào?

Đáp:

Khi bạn cuộn bảng, thông thờng hàng tiêu đề sẽ bị cuốn

theo, bạn không thể theo dõi đợc hàng tiêu đề Muốn giữ

đ-ợc tiêu đề các môn cố định, bạn đặt con trỏ vào ô đầu tiên

dới hàng tiêu đề, vào thực đơn Windows  Split.

20 - Hỏi: Tôi muốn phần nghìn, phần triệu, phần tỷ của số cách nhau ra thì làm nh thế nào?

Đáp:

Bạn bôi đen khu vực số cần xử lý, vào thực đơn Format

 Cell  Number  Custom, trong khung Type nhập ###

### ###, nhấp OK.

Số ký tự # bằng số số con số dài nhất trong bảng

21 - Hỏi: Tôi đã biết cách chèn ngày tháng năm hiện

tại trong Word Muốn cho ngày đợc chèn luôn đợc cập nhật

thì chỉ cần nhấp chọn Update Automatically trong hộp

thoại Date and Time, trong Exel thì làm nh thế nào?

Đáp:

Muốn điền nhanh ngày tháng năm hiện tại trong một ô,

bạn ấn tổ hợp phím Ctrl + : Nếu muốn ngày hiện tại luôn

đ-ợc cập nhật, bạn phải sử dụng hàm ''= Today()" Kết quả

các phép tính liên quan đến hàm Today đều đợc cập nhật

22 - Hỏi: Khi tôi nhập dữ liệu ở các ô dới, nếu dữ liệu

bị trùng hoặc nhóm từ đầu trùng thì máy tính tự động hiện ra nhóm dữ liệu đó, vậy làm thế nào để bỏ chế độ đó đi?

Nếu bạn không muốn có chức năng AutoComplete

này, bạn vào thực đơn Tools  Options  Edit, nhấp bỏ

đánh dấu Enable AutoComplete for cell values.

Ngoài ra, còn có chức năng Pick From List, chức năng

này cho phép bạn chọn dữ liệu nhập vào ô nếu dữ liệu cần nhập là một trong những dữ liệu đã nhập trớc: nhấp nút phải trên ô (hoặc ấn Shift + F10), nhấp Pick From List, (hoặc…

ấn Alt + ), Excel sẽ hiển thị danh sách các chuỗi đã nhập

trớc trong cột và nhấp chọn dữ liệu cần nhập

23 - Hỏi: Tồi muốn xuống dòng trong một ô thì làm thế nào?

Đáp:

Bạn ấn Alt + Enter.

24 - Hỏi: Thiết lập hệ thống để xử lý dữ liệu dạng Việt

Nam, máy tính mặc định phần nghìn cách nhau bằng dấu

phẩy, phần thập phân ngăn bởi dấu chấm?

Đáp:

Thứ tự nhập ngày, tháng, năm trong dữ liệu này có kiểu

ngày phụ thuộc vào quy định ngày của hệ thống Bạn có

thể quy định dạng ngày mặc nhiên của hệ thống bằng cách:

- Nhấp vào nút Start  Settings  Control Panel 

Date, Time, Language, and Regional Options  Change

the format number, date, and times.

Nhấp Customize Hộp thoại sau hiện ra cho phép bạn

thay đổi chế độ đặt cho số:

Để đặt chế độ phù hợp với Việt Nam, tức là phần nghìn cách nhau bởi dấu chấm còn phần thập phân cách bởi dấu phẩy, bạn thay dấu chấm trong khung Decimal symbol

thành dấu phẩy và thay dấu phẩy trong khung Digit

grouping symbol thành dấu chấm Nhấp OK.

Mục Date

+ Khai báo trong Short date format: dd-mm-yy.

+ Bạn có thể hiển thị ngày dới dạng số bằng cách chọn

ô cần định dạng, vào thực đơn Format  Cells, trong mục

Number chọn General trong khung Category hoặc ấn Ctrl + Shift + ~.

Khi nhập ngày có thể sử dụng dấu vạch chéo "/" hoặc dấu gạch nối "-" để ngăn cách các phần của ngày Ví dụ: 15/04/04 hoặc 15-04-04

Khi nhập thời gian trên cơ sở đồng hồ 12 giờ, gõ khoảng trắng và ký tự a (trớc 12 giờ) hoặc p (sau 12 giờ) sau thời gian nhập; ví dụ: 9:00p (có nghĩa 9 giờ tối hoặc 21 giờ)

25 - Hỏi: Thay đổi độ rộng cột, hàng thì làm nh thế

nào?

Đáp:

Thay đỏi độ rộng của cột

Nhấp giữ và di chuột trên biên cạnh phải của tiêu đề cột A, B, (còn gọi là địa chỉ cột) sang phải để tăng độ rộng cột hoặc sang trái để giảm độ rộng cột (khi nhấp giữ và di con trỏ chuột có dạng )

Lu ý:

+ Bạn có thể thay đổi độ rộng cho nhiều cột cùng một lúc bằng cách bôi đen các cột cần thay đổi trớc rồi mới thực hiện việc thay đổi độ rộng cột Các cột đợc chọn sau khi thay đổi độ rộng cột sẽ có độ rộng bằng nhau

+ Nhấp đúp trên biên cạnh phải của tiêu đồ cột (hay địa chỉ cột) để làm cho độ rộng cột vừa khít với dữ liệu dài nhất

mà cột đó chứa

Thay đổi chiều cao hàng

Nhấp giữ và di chuột trên biên cạnh dới của tiêu đề

hàng 1, 2, (địa chỉ hàng) xuống dới để tăng chiều cao

hàng hoặc lên trên để giảm chiều cao hàng (khi giữ và kéo

con trỏ chuột có dạng )

Lu ý:

+ Để thay đổi chiều cao của nhiều hàng cùng một lúc,

trớc tiên bạn phải bôi đen các hàng cần thay đổi rồi giữ và

nhấp di trên biên cạnh dới của một trong các tiêu đề hàng

đợc chọn đó

+ Nhấp đúp trên biên cạnh dới của tiêu đề hàng để làm

cho chiều cao hàng vừa với nội dung trên nó, chiều cao tự

động đợc chỉnh này phụ thuộc vào kích cỡ chữ lớn nhất đợc

chọn trên hàng

+ Xác định độ rộng cột mặc định

Chọn tất cả các Worksheet, muốn quy định độ rộng

cột mặc định cho tất cả các Worksheet trong Workbook.

Vào thực đơn Format  Column  Standard Width

Nhập kích cỡ mới trong hộp Standard column width, nhấp

OK.

26 - Hỏi: Tôi muốn chữ vào giữa dòng thì làm nh thế

nào?

Đáp:

Vào Thực đơn Format  Cells  Alignment.

Trong khung Vertical chọn Center.

Nhấp OK.

27 - Hỏi: Tôi bị mất thanh công cụ, làm thế nào để lấy

lại bây giờ?

Đáp:

Vào thực đơn View  Toolbar, trong mục hiện ra nhấp

vào thanh công cụ cần hiện ra

28 - Hỏi: Những thông báo lỗi của Excel là gì?

Đáp:

Thông báo lỗi

Mô tả

##### Thông báo này xác định kết quả của phép tính

bạn là quá lớn không vừa một ô, nó không phải

là một lỗi Bạn nới rộng cột ra

#DIV/0! Lỗi này xảy ra khi bạn thực hiên chia cho 0 Nó

không thể làm đợc khi chúng ta học ở trờng Và bây giờ máy tính cũng không làm đợc Excel xem những ô trống là 0 Bạn hãy sửa lại công thức

#N/A Đây không phải là lỗi Thực ra nó không phải là

thông báo từ Excel Đây chỉ là thông báo khi bạn không có giá trị thực nhập vào Nếu bạn

để ô trắng, Excel hiểu giá trị nó là 0 Nếu bạn

đánh văn bản vào trong ô, bạn sẽ gặp lỗi khác (#VALUE!)

#NAME? Đây là lỗi giá trị xác định rằng bạn đã dùng một

tên mà Excel không nhận ra Có lẽ bạn đã

đánh sai chính tả, hoặc có thể bạn có ý nhập bằng cách đó Bạn cần sửa công thức chỉ chứa những tham chiếu mà Excel có thể nhận ra

#num! Xác định rằng ô đã chứa một số quá lớn

Không giống nh ### lỗi này đại diện cho một giá trị quá lớn không trình bày đợc, #NUM! Nói cho bạn biết rằng giá trị vợt ra ngoài biên Excel không thể tính toán đợc Bạn tạo lại công thức

để tạo ra kết quả số thấp hơn để nhận đợc

bạn không còn giá trị nữa (có thể bạn đã xoá ô nhng vẫn còn chỉ tới trong công thức) Lỗi này

cũng xuất hiện trong bất cứ ô nào mà chỉ tới một ô với giá trị REF! Tất cả những tham số ô

bị xoá phải đợc thay đổi thành ô hợp lệ

#VALUM! Thông điệp này xuất hiện nếu nh bạn dùng

những loại giá trị sai trong công thức (ví dụ nhthêm chữ vào số) Kiểm tra tham chiếu ô và xác định rằng tất cả những ô đã đợc định dạng

Monday Tuesday Wednesday, Thurday, Friday,

January July January, July, January,

2am 5am 8:00am, 11:00 am, 2:00 am, 2:00 12:00 22:00, 8:00, 18:00,

Qtr1 Qtr2 Qtr3, Qtr4, Qtr1,

July 7 July 8 July 9, July 10, July 11,

Aug Oct Dec, Feb, Apr,

1-Sep-94 3 Oct 96 5-Nov-98, 07-Dec-00,

09-Jan-02,

sau khi kéo xuống sẽ đợc kết quả nh sau:

30 - Hỏi: Cách định dạng ngày tháng trong Excel nh

0 Đại diện cho ký số, kể cả số 0 vô nghĩa ở bên

phải hay bên trái

# Đại diện cho ký số, không kể số 0 vô nghĩa ở

bên phải hay bên trái

? Đại diện cho ký số, thay số 0 vô nghĩa ở bên

phải hay bên trái bằng dấu cách

. Dấu chấm thập phân

, Dấu phân cách hàng ngàn

$ - + / ( ) Dấu cách

Đại diện cho chính nó

m Tháng (bỏ qua số 0 đứng trớc)

mm Tháng (hai chữ số, kể cả số 0 đứng trớc)

mmm Tháng (ba ký tự tắt)

mmmm Tháng (ghi tên đầy đủ)

32 - Hỏi: Chèn biểu tợng trong Excel 2003?

Đáp:

Chèn biểu tợng trong Word 2003 chẳng có gì là lạ,

nh-ng nếu bạn làm bảnh-ng biểu tronh-ng Excel 2003 liên quan đến

việc chèn các biểu tợng thí dụ: Sắt Φ14 chẳng hạn (chả lẽ

gõ sắt phi 14) bạn sẽ lúng túng Để làm đợc bạn làm theo các bớc sau:

33 - Hỏi: Khi làm việc trong Excel 2003, muốn gõ đợc

tiếng Việt có dấu tôi phải bôi đen các ô và chọn phông chữ

VnTime, nếu mở bảng tính mới lại làm nh vậy rất mất việc

Vậy tôi muốn đặt chế độ cho phông chữ VnTime cố định

trong Excel 2003 giống nh trong Word thì làm nh thế nào?

Đáp:

Thật là khổ, mỗi lần đánh chữ trong Excel 2003 lại phải

bôi đen, chọn phông rất mất việc, để cố định phông chữ bạn làm theo các bớc sau đây:

- Nhấp vào biểu tợng Excel 2003 để khởi động chơng

- Một bảng lạ màu đỏ hiện ra bạn nhấp OK, nội dung cơ

bản của bảng này nói rằng, muốn thiết lập phông chữ cố

định cho Excel 2003 bạn phải đóng Excel 2003 lại, sau đó

mở lại Excel 2003, phông chữ mới đợc thiết lập lại.

- Bạn vào thực đơn File  Close.

- Bạn vào thực đơn File  Exit để đóng chơng trình

Excel 2003.

- Bây giờ bạn vào lại Excel 2003 bạn sẽ thấy phông

chữ VnTime luôn cố định trong bảng tính của bạn, không

phải bôi đen, chọn phông nh trớc nữa

34 - Hỏi: Tôi muốn căn lề, chọn khổ giấy, đặt trang

đứng, trang nằm trong Excel 2003 thì làm thế nào?

Đáp:

- Vào thực đơn File  Page Setup  Page, để chọn

trang đứng, bạn nhấp vào ô Portrait, để chọn trang nằm

bạn nhấp vào Lanscape

Chọn cỡ giấy (khổ giấy), trong mục Page Size chọn khổ

A4 là 210x297 mm, nhấp Ok.

- Để căn lề bạn nhấp vào nhãn Margins, điều chỉnh Top (lề trên), Left (lề trái), Right (lề phải), Bottom (lề dới), Header (tiêu đề trên), Footer (tiêu đề dới).

35 - Hỏi: Trong bảng tính Excel 2003 trớc kia hàng

ngang là A,B,C,D,E, không biết tôi nghịch thế nào mà bấy giờ lại thành 1,2,3,4,5, Tôi muốn trở về nguyên thuỷ của chúng thì làm thế nào?

Đáp: