tóm tắt lý thuyết acces 2003

T>o khoá chính - Click chu@t ch:n tên trFrng.. - Click chu@t ch:n tên trFrng.. Sao chép trFrng: Ch:n trFrng cWn sao chépbYng cách click chu@t t>i thanh ch:n trFrng B bên trái tên trFrng,

MICROSOFT ACCESS

Bài 1: T ng quan v Microsoft Access

Bài 2: B!ng d# li%u (Table)

Bài 3: B!ng truy v+n (Query)

Bài 4: Bi.u m0u (Form)

Bài 5: Báo bi.u (Report)

t?p tin cA sB d# li%u (CSDL)

Kh! n=ng t>o l?p m@t chFAng trình Hng

d4ng

B!o m?t vi%c truy c?p d# li%u, 5i u khi.n

các giá trO d# li%u và tính nh+t quán c8a d#

li%u

TPNG QUAN VU

MICROSOFT ACCESS

Microsoft Access là m@t phWn m m n i tiXng nYm trong b@ Microsoft Office.

Các tính n=ng n i b?t:

- Cung c+p giao di%n 5[p, tr\c quan và d] s^ d4ng

- Cung c+p các Wizard c\c ka thông minh 5 t>o

cho vi%c 5Onh nghba cA c+u d# li%u m@t cách d]

dàng và nhanh chóng.

- Liên kXt vVi các phWn m m qu!n trO d# li%u khác nhF: Foxpro, Excel…

Thoát khfi Access

- Click chu@t vào nút Close

- HoKc ch:n File\ Exit

b T chHc d# li%u trong Access

Các 5ni tFgng chính trong m@t CSDL Acceslà: b!ng, truy v+n, bi.u m0u, báo bi.u, trangtruy c?p d# li%u, macro và modun

B!ng là m@t b!ng t?p hgp các d# li%u 5Fgc

t chHc thành nhi u dòng (m0u tin-records)

và nhi u c@t (trFrng-fields)

B!ng truy v+n

Cung c+p m@t ki.u xem d# li%u tùy biXn tt

m@t hay nhi u b!ng

Có th dùng QBE (Query by Example) hoKc

có th viXt các câu l%nh SQL 5 t>o các truyv+n

d# li%u, hoKc 5 5i u khi.n vi%c thi hành

Hng d4ng

Báo bi.u (Report)

wFgc thiXt kX 5 5Onh d>ng, tính toán, in d#li%u dFVi nhi u hình thHc phong phú và 5[pmxt

Thi hành macro s{ giúp ta th\c hi%n liên

tiXp m@t hay nhi u thao tác quen thu@c m@tcách t\ 5@ng thay vì ph!i lKp 5i lKp l>i nhi ulWn

Trang truy c?p d# li%u (Page)

Cung c+p kh! n=ng truy c?p d# li%u tua biXn

tt Microsoft Internet Explorer

14

4 T>o t?p tin CSDL

Cách 1: Khi chFAng trình Acces 5ang 5óng:

- KhBi 5@ng Access, ch:n Blank Database,ch:n [OK]

- Trong c^a s kX tiXp, ch:n thF m4c s{ lFutr# t?p tin trong m4c Save in và gõ tên t?p

tin vào m4c FileName

- Ch:n nút [Create]

tr# t?p tin trong m4c Save in và gõ tên t?p

tin vào m4c FileName.

- Ch:n nút [Create].

5 MB m@t CSDL có szn

File\Open Database (Ctrl_O), h@p tho>i

Open Database xu+t hi%n

Ch:n t?p tin CSDL, ch:n [OK] hoKc nh+n

Enter

Click ch:n tên m@t 5ni tFgng:

- In +n: File\Print hay Ctrl_P

BÀI 2

B…NG D† LI‡U (TABLE)

867547

123 Lê Duˆn V‰ Hoàng

KH03

765478 11/2 YXt Kiêu

Mai HFAng KH02

844164 20-TrWn Phú

Lê Hoa KH01

a ch

H tên MãKH

b Th\c th và thu@c tính

Th\c th là m@t khái ni%m dùng 5 chŒ m@tnhóm các 5ni tFgng t•n t>i trong thX giVi

th\c dFVi m@t tên g:i c4 th giúp ta phân

bi%t 5Fgc gi#a chúng vVi các 5ni tFgng

khác NhF v?y mŽi b!ng d# li%u c‰ng chính

là m@t th\c th

Thu@c tính là nh#ng tính ch+t dùng 5 xác

5Onh m@t th\c th

li%u mà các giá trO c8a nó không 5Fgc phéptrùng lKp trên các b!ng ghi thì 5Fgc g:i là

trFrng khoá chính c8a b!ng d# li%u 5ó

Khoá ngo>i: M@t trFrng 5Fgc g:i là khoá

ngo>i c8a m@t b!ng nXu nó là thu@c tính

không khoá c8a b!ng này nhFng là thu@c

tính khoá c8a m@t b!ng khác

Datasheet View: Hi.n thO b!ng nh?p li%u

Design View: Hi.n thO c^a s thiXt kX b!ng d#li%u

Table Wizard: t>o b!ng bYng công c4 Wizard.Import Table: Nh?p m@t b!ng d# li%u có szntrong m@t t?p tin vào trong CSDL hi%n t>i

Link Table: T>o mVi m@t b!ng d# li%u mà

b!ng d# li%u này có liên kXt vVi m@t b!ng d#li%u bên ngoài CSDL hi%n t>i

25

Ki.u d# li%u (Data Type):

1 Gigabytes wni tFgng nhúng

OLE Object

6124 ký t\

V=n b!n siêu liên kXt Hyperlink

8 Bytes

Ti n t%

Currency

4 bytes Acces t\ gán cho Record

AutoNumber

8 bytes ChHa ngày, gir

Date/Time

V=n b!n Memo

1,2,4 hay 8 bytes Ki.u sn

Number

255 ký t\

ChHa ký t\ ch# và sn Text

Kích thFVc Di]n gi!i

Ki.u d# li%u

- Format: wOnh d>ng d# li%u.

- Input Mask: Quy 5Onh mKt n> m0u khi

nh?p li%u

- Caption: ChuŽi ký t\ dùng làm nhãn c8a

trFrng d# li%u

- Validation Text: Thông báo khi nh?p li%u

vFgt quá giVi h>n B Validation Text.

- Required: NXu ch:n Yes, bxt bu@c nh?p d#

li%u cho trFrng.

- Indexed: Vùng chŒ m4c.

- Allow Zero Length: NXu ch:n Yes, cho phép nh?p trO là chuŽi rŽng cho m@t trFrng ki.u

Text hay Memo.

- Lookup Wizard: ThFrng dùng cho ki.u d#

li%u Number và Text.

3 T>o khoá chính

- Click chu@t ch:n tên trFrng

c4

- Click chu@t ch:n tên trFrng

- Ch:n Edit\ Primary Key

d# li%u 5ó và tiXn hành s^a ch#a

Sao chép trFrng: Ch:n trFrng cWn sao chépbYng cách click chu@t t>i thanh ch:n trFrng

B bên trái tên trFrng, Ch:n menu Edit\Copy.Sau 5ó ch:n dòng cWn chép, ch:n menuEdit\Paste

Xoá trFrng: Ch:n trFrng cWn xoá, ch:nmenu Edit\Delete Row

5 LFu tr# c+u trúc b!ng

Click vào bi.u tFgng

Ch:n menu File\ Save

H@p tho>i Save As xu+t hi%n, gõ tên b!ng

vào ô Table Name, ch:n [OK]

- [Yes]: Access t\ 5@ng t>o mVi m@t trFrng

ID và 5Kt khoá chính vào trFrng này

- [No]: Access không qui 5Onh khoá chính

cho b!ng

- [Cancel]: Quay l>i c^a s thiXt kX

Thông báo xu9t hi-n khi NSD vào d+ li-u v <t quá gi=i

h n qui >nh ? m c Validation Rule

$1234.5 1234.5

phân cách các c m ký t3 cGa tài kho)n

• Ki m tra tính h<p l- cGa ký t3 gõ vào (Vd n u qui >nh

là ch+ s thì Access sK không nhDn các ký t3 không

Chi ti.t v các thu c tính c a tr ng

Thu c tính Input Mask (m0t n( nh1p li2u)

Thu c tính Default Value

Dùng Ft giá tr> mFc >nh cho tr ng Giá tr> mFc

>nh này có th là m t h{ng hay m t hàm cGa Access.

• Ví d : Date(): ngày hi-n hành

Thu c tính Required

N u ch!n Yes, b't bu c ph)i nhDp d+ li-u vào, n u

không máy sK báo l1i

Thu c tính Validation Rule

Công d ng: Access t3 ng ki m tra tính h<p l- khi

nhDp li-u Mu n ch |ng trình ki m tra, trong bi u thzc này, ta Ft m t bi u thzc h<p l- Ví d : >0 (S l <ng

ph)i >0)

Chi ti.t v các thu c tính c a tr ng

Thu c tính Allow Zero Length

Công d ng: N u ch!n Yes, sK cho phép các tr ng Text

và Memo nhDn các chu1i r1ng

Thu c tính Indexed

T o ch m c không cho phép các giá tr> trong tr ng này trùng lFp

Yes (No Duplicate)

Công d ng: s'p x p m t tr ng nào ó Thu c tính nhDn các giá tr> sau:

Là cách t o tr ng mà giá tr> nhDp vào <c ch!n tr danh sách các tr> Danh sách này <c li-t kê trong

danh sách q xu ng (Combo box)

b Cách t0o: Ví d; minh h<a

Yêu cou

Gi) s~ có Table Danh muc

nganh thi có c9u trúc và n i dung:

Ta con t o Table Danh sach thi

sinh có c9u trúc nh sau:

Ch!n (1), Access sK yêu cou ch!n m t Table hay Query làm

ngu€n Ch!n Next, xu9t hi-n h p i tho i:

(1) Ch!n I want

the lookup column to

look up the values in

B =c 2: • ây, ta ch!n Table Danh muc nganh thi, ch!n Next, xu9t hi-n h p i tho i:

b Cách t0o: Ví d; minh h<a

M? table Danh sach thi sinh nhDp li-u, b n sK th9y r{ng, t i tr ng Manganh, m t danh sách q

xu ng cho b n ch!n mã ngành

Ch!n (2) t3

nhDp vào các giá tr>

trong Combo box.

Ch!n Next, xu9t hi-n

h p i tho i :

Lon l <t nhDp vào các giá tr> trong Col1, (gi) s~ trong b)ng DS Nhan vien) nh sau:

b Cách t0o: Ví d; minh h<a

Ch!n Next sang b =c ti p theo, xu9t hi-n h p tho i: Ch!n Finish hoàn thành

K t qu) khi m? b)ng DS Nhan vien nhDp li-u,

b n sK th9y r{ng, t i tr ng Phòng ban, m t danh sách q xu ng cho b n ch!n tên phòng ban Các tên này do ta t3 nhDp vào trong các b =c trên

8 ThiXt l?p mni quan h%

Vi%c thiXt l?p mni quan h% gi#a các b!nggiúp cho d# li%u có tính nh+t quán và b!otoàn 5Fgc thông tin

a Các mni quan h%:

biXn nh+t Hai b!ng d# li%u A và B có mniquan h% 1-n khi m@t b!n ghi c8a A có nhi ukXt nni 5Xn các b!ng ghi c8a b!ng B, nhFngm@t b!n ghi c8a b!ng B chŒ có m@t kXt nniduy nh+t 5Xn m@t b!n ghi c8a b!ng A

b!n ghi c8a b!ng B, và ngFgc l>i m@t b!n

ghi c8a b!ng B chŒ có m@t kXt nni duy nh+t

5Xn m@t b!n ghi c8a b!ng B

Many To many (n-n): Hai b!ng d# li%u A và

B có mni quan h% n-n khi m@t b!n ghi c8a

b!ng A có nhi u kXt nni 5Xn các b!n ghi c8a

b!ng B và ngFgc l>i, m@t b!n ghi c8a b!ng

B c‰ng có nhi u kXt nni 5Xn các b!n ghi c8a

b!ng A

b!ng d# li%u:

- Vào menu Tool\Relationship hoKc click

vào bi.u tFgng

- Trong h@p tho>i Show Table, ch:n các

b!ng cWn t>o mni quan h%

- Ch:n trFrng khoá c8a b!ng này, click gi#chu@t và rê chu@t vào trFrng cWn t>o mni

quan h% B b!ng kia

M@t sn thao tác cWn biXt:

Xem l>i m@t quan h% 5ã 5Fgc 5Onh nghba:

Ch:n Tool\Relationship

NXu munn xem t+t c! các quan h% thì ch:n

menu Relationship\Show All hoKc

ChŒnh s^a m@t quan h% :Click chu@t ph!i

vào 5Frng quan h%, Edit Relationship

Xoá bf m@t quan h%: Click chu@t và 5Frngbi.u di]n mni quan h%, nh+n Delete

ph!i vào b!ng cWn lo>i bf, ch:n Hide Table.Thêm m@t b!ng d# li%u trong c^a s quanh%: Click chu@t ph!i vào c^a s quan h%,ch:n Show Table, sau 5ó ch:n b!ng d# li%ucWn thêm vào và ch:n [Add] HoKc vàomenu Relationship\Show Table, sau 5óch:n b!ng d# li%u cWn thêm vào, ch:n[Add]

9 Nh?p d# li%u cho b!ng

Trong c^a s Database, ch:n b!ng cWn nh?pli%u, nh+n Enter hoKc ch:n [Open]

M@t sn thao tác khi nh?p li%u:

- Ch:n Font Ch# cho b!ng: Click ch:n c!

b!ng, ch:n menu Format\Font

- Di chu.n tt trFAng này sang trFrng khác:Tab

OLE, ch:n Insert Object

trong h@p Object Type 5 t>o mVi hoKc 5Favào trFrng hi%n hành m@t t?p tin hình !nh.Create from File: Ch:n Browse 5 tìm 5úng5Frng d0n c8a t?p tin hình !nh cWn hi.n thOtrên trFrng d# li%u hi%n hành, ch:n [OK]

(QUERY)

1 B!ng truy v+n d# li%u

a Khái ni%m

B!ng truy v+n là m@t thành phWn c8a MSAccess dùng 5 t?p hgp các d# li%u theo ýmunn, 5áp Hng các yêu cWu truy v+n, tra cHud# li%u Tt b!ng truy v+n ta có th thamkh!o d# li%u tt nhi u b!ng d# li%u khácnhau trong CSDL, ta có th phân tích hay5i u chŒnh d# li%u ngay trên b!ng truy v+nnày

nh#ng tiêu chuˆn nào 5ó

- Sxp thH t\ các m0u tin trong b!ng d# li%u

- Tra cHu, truy v+n và tham kh!o d# li%uthu@c nhi u b!ng d# li%u c8a CSDL

- Th\c hi%n các tính toán trên các trFrng

- Dùng b!ng truy v+n làm d# li%u cA sB chocác báo bi.u, bi.u m0u và ngay c! b!ng truyv+n khác

c Các lo>i b!ng truy v+n

Select Query: B!ng truy v+n ch:n l\a Nó

th\c hi%n 5Fgc nhi u chHc n=ng quan tr:ngnhF: Trích d# li%u tt m@t hay nhi u b!ng vàhi.n thO kXt qu! dFVi d>ng b!ng tính, tóm txtd# li%u, s^a 5 i d# li%u, t>o mVi các trFrng

5 tính toán, xem d# li%u trong 1 hay nhi ub!ng

a C^a s thiXt kX b!ng truy v+n

Trong cF! s Database, ch:n 5ni tFgng

Queries, ch:n New C^a s New Query

xu+t hi%n, ta ch:n Design View, [OK]

Cùng lúc c! hai c^a s Select Query và h@ptho>i Show Table xu+t hi%n:

- Trong c^a s Show Table, ch:n tên TablecWn truy v+n d# li%u và click [Add] 5 5Fa

vào b!ng truy v+n Ch:n [Close]

tên trFrng hay dùng chu@t ch:n tên trFrng,+n gi# và kéo vào ô Field

Show: NXu Click ch:n thì trFrng d# li%u

tFAng Hng s{ hi.n thO d# li%u c8a trFrng

trong b!ng kXt qu! truy v+n

Criteria: Khai báo bi.u thHc 5i u ki%n truy

v+n wiêù ki%n có th là m@t giá trO c‰ng có

th là m@t bi.u thHc

66

Trong c^a s Database, ch:n 5ni tFgng

Queries, ch:n [New]

Trong c^a s New Query, ch:n Simple

Query Wizard, ch:n [OK]

Ch:n ngu•n d# li%u cho Query tt m4c

Table\Query, sau 5ó ch:n trFrng cWn th

hi%n trên truy v+n tt các b!ng 5ã ch:n, click[Finish]

ta ch:n trình 5An View\Totals

Trong m4c Totals có các tính ch+t sau:

- Group By: T>o sxp xXp theo nhóm d\a trênm@t trFrng, Fu tiên cho trFrng nYm B c@t

5Wu tiên c8a truy v+n

- Sum: tính t ng các giá trO m@t trFrng sn

theo trFrng 5Fgc t>o nhóm

- Avg: Tính giá trO trung bình các giá trO m@ttrFrng sn theo trFrng 5Fgc t>o nhóm

tiên c8a b!ng d# li%u

- Last: Giá trO c8a trFrng thu@c m0u tin cunicùng c8a b!ng d# li%u

- Where: ChŒ 5Onh tiêu chuˆn cho m@t

trFrng

- Expression: T>o m@t trFrng tính toán khi

b>n munn phni hgp vVi nhi u hàm trong

m@t bi.u thHc

- Ký t\ * 5 bi.u di]n b+t ka giá trO nào;

- Ký t\ ? 5 bi.u di]n m@t ký t\ b+t ka.

Ví d4:

M@t sn ví d4 minh ho> toán t^ LIKE:

– Like ‘Nguy n*’ - l:c ra nh#ng ngFri h:

nguy]n 6 ký t\ 5Wu là Nguy]n, các ký t\ còn

l>i là tho!i mái;

– Like ‘* c*’ - l:c ra nh#ng ngFri có H: hoKc

3 Parameter Query

Parameter Query: Khi t>o query này và chothi hành thì Access s{ hi.n thO m@t h@p tho>iyêu cWu nh?p vào m@t giá trO nào 5ó, giá trOnày 5Fgc xem nhF m@t tiêu chuˆn 5 tríchl:c các m0u tin theo ý munn

Query

w t>o m@t Parameter, ta gõ vào ô Creteria

m@t chuŽi ký t\ yêu cWu 5 t>o m@t

Parameter

Ví d4: T>o truy v+n yêu cWu nh?p vào mã

hàng, ta làm nhF sau: Trong khung lFVi

QBE, t>i trFrng Mahang B ô Creteria, ta gõnhF sau:[Nh?p vào mã hàng]

C+u trúc b!ng Cross tab query:

Row heading là tiêu 5 các dòng, có chHa

các giá trO c8a các trFrng nào 5ó làm tiêu

chí thnng kê MŽi Crosstab ph!i có tni

thi.u 1 trFrng làm Row heading;

4 CrossTab Query

81

bYng cách mB th\c 5An Queries Crosstab

Query;

B34c 3: ThiXt l?p các thu@c tính Total c‰ng

nhF Crosstab cho các trFrng phù hgp nhF

sau:

Database, ch:n [New], ch:n Design View,click ch:n [OK].

Show Table, ch:n [Add]

nh?t d# li%u

Update To T>i trFrng cWn c?p nh?t d# li%ub>n nh?p vào bi.u thHc 5 c?p nh?t d# li%ucho trFrng 5ó

Thi hành query 5 xem kXt qu!

các trFrng d# li%u c8a b!ng d# li%u này sang b!ng d# li%u khác.

Trong c^a s Database, ch:n 5ni tFgng Queries,

ch:n [New], ch:n m4c Design View, ch:n [OK] Ch:n b!ng d# li%u ngu•n trong c^a s Show

Table, add vào trong c^a s thiXt kX query.

Vào menu Query, ch:n Append Query

b!ng d# li%u 5ích

Thi hành truy v+n

7 Make_Table Query

Các bFVc t>o m@t Make table query 5 lFu tr# kXt

qu! m@t query ra m@t b!ng d# li%u 5Fgc tiXn hành theo 2 bFVc chính:

B34c 1: T>o m@t Select query hoKc m@t Total

query 5Fa ra 5Fgc b!ng kXt qu! cWn lFu tr#;

B34c 2: Ra l%nh t>o Make table query tt query

5ang thiXt kX và thi hành 5 thu 5Fgc b!ng kXt qu! nhF mong munn.

Gi! s^ 5ã t>o 5Fgc m@t Select query 5Fa ra 5Fgc

b!ng kXt qu! nhF sau:

Các bFVc t>o make table query

B34c 1: mB select query 5ã t>o 5Fgc B chX

5@ Design View;

B34c 2: ra l%nh t>o Make table query bYng

cách mB th\c 5An Queries | Make Table

query, h@p tho>i Make table xu+t hi%n:

– Hãy nh?p vào tên b!ng d# li%u cWn lFu vào ô

Table Name:

B34c 3: thi hành query 5 nh?n kXt qu!

94

Queries, ch:n [New], ch:n Design View,[OK].

Ch:n b!ng d# li%u cWn truy v+n trong c^a sShow Table, ch:n [Add]

Vào menu Query, ch:n Delete Query, ta s{th+y m@t dòng Delete

trong b!ng d# li%u cWn xóa, ch:n (*) 5Fa

vào khung lFVi QBE, thì acess s{ t\ 5@ng

thêm vào dòng Delete tt From

NXu munn cài 5Kt thêm 5i u ki%n xóa, ch:ntrFrng d# li%u cWn 5Kt 5i u ki%n và 5Fa vàokhung lFVi, access s{ t\ 5@ng thêm vào tt

WHERE B dòng Delete

Trong vùng Criteria, thêm vào bi.u thHc

5i u ki%n xóa

Thi hành truy v+n

wKt con nháy t>i ô Criteria c8a trFrng cWn

t>o bi.u thHc 5i u ki%n

Click ch:n vào bi.u tFgng

Trong khung bi.u thHc, ta 5ánh d+u vào

bi.u thHc 5i u ki%n, s^ d4ng các toán t^ cószn bYng cách click chu@t vào các button

tFAng Hng

- Hàm LEN(chuŽi); tr! v kXt qu! là chi u dàichuŽi Ví d4:LEN(“ACCESS”)=6

- Hàm NOW( ): tr! v kXt qu! là giá trO ngày

và gir trong h% thnng máy tính

- Hàm MONTH( bi.u thHc ngày): tr! v kXt qu! là

giá trO tháng c8a bi.u thHc ngày.

giá trO gir c8a bi.u thHc thri gian

Ví d4: HOUR(#11:12:15 AM#)=11

- Hàm MINUTE(BT thri gian): tr! v kXt qu!

là giá trO phút c8a bi.u thHc thri gian

Ví d4: MINUTE(#11:12:15 AM#)=12

- Hàm SECOND(BT thri gian): tr! v kXt

qu! là giá trO phút c8a bi.u thHc thri gian

Ví d4: SECOND(#11:12:15 AM#)=15

còn không thì cho trO sai

Ví d4: IIF([phai]=Yes,”Nam”, “N#”)

BÀI 4 BIšU M›U (FORM)