Trong phần mềm Word và Excell bạn có thể đóng lại tất cả các tệp tài liệu đang mở bằng cách giữ phím SHIFT và nhấn vào lệnh Close ALL đóng tất cả trong thực đơn File.. Trong phần mềm Mic
Trang 1PHM C HUY
Trang 2New: mở (thiết tạo) một tài
liệu trống, mới
Open: mở hoặc tìm một tài liệu
đã lưu trong máy tính
Close: đóng tệp tài liệu đang
làm việc lại mà không đóng
toàn bộ cả phần mềm Nếu
trong tệp còn phần tài liệu
chưa được in vào thì máy sẽ
gợi ý cho bạn nên làm việc
này trước khi đóng lại Trong
phần mềm Word và Excell bạn
có thể đóng lại tất cả các tệp
tài liệu đang mở bằng cách giữ
phím SHIFT và nhấn vào lệnh
Close ALL (đóng tất cả) trong
thực đơn File
Save: lưu lại tệp đang mở với tên hiện thời, vị trí lưu và định dạng của tệp Nếu là tệp tài liệu mới khi nhấn vào lệnh này ta được kết quả giống như dùng lệnh Save as
Save as: lưu lại tệp đang mở với tên, vị trí và định dạng của tệp khác (mới) Trong phần mềm Microsoft Excel, Microsoft Access và trong Word bạn có thể dùng lệnh này để lưu lại có sử dụng mật mã hoặc để bảo mật một tài liệu để người khác không thể truy nhập vào
THC N FILE
Trang 3Save as Web Page: lưu tài liệu lại dưới định dạng HTML (một trang web) để có thể xem được bằng trình duyệt Web (Explorer) và thiết đặt các tùy chọn như tên cho trang Web và nơi tệp này sẽ được lưu lại
Save Version: lưu và quản trị cùng lúc nhiều phiên bản tài liệu chỉ trong một tệp Sau khi lưu xong nhiều phiên bản của cùng một tài liệu bạn có thể quay lại để xem lại, mở ra, in và xóa những bản lưu trước đó
Web Page Preview: cho phép bạn xem tệp tài liệu hiện thời dưới dạng một trang Web bằng trình duyệt Web giúp bạn xem trước hình dạng của nó trước khi xuất bản (lên mạng ) hoặc lưu lại Page Setup: thiết đặt lề trang giấy, nguồn giấy, khổ giấy, hướng trang in và các tùy chọn về sắp đặt khác cho tệp đang mở Print Preview: chức năng này cho phép bạn xem trước trang in Hình dạng tài liệu hiện ra trong cửa sổ này như thế nào thì khi
in ra tương tự vậy
Print: in ra tệp tài liệu đang mở hoặc đối tượng được chọn Để mở phần các tùy chọn khi in, trỏ chuột vào thực đơn File rồi nhấn vào nút lệnh Print
Send to: là thực đơn trong thực đơn Là nơi bạn chọn để chuyển tài liệu hiện mở thành:
• Mail Recipient: trong Microsoft Word là để chuyển những phần nội dung của tài liệu thành phần thân của thư điện tử Trong Microsoft Power Point là chuyển các trang trình chiếu (slides) hiện mở thành dạng phần thân của thư điện
Trang 4tử Trong Microsoft Excel là chuyển những nội dung của bảng tính hiện mở thành phần thân của thư điện tử
• Online meeting Participant: chức năng dùng để chuyển tài liệu tới những người đang tham gia họp, thảo luận qua hình thức trực tuyến (nhờ mạng, truyền hình cáp )
• Fax Recipient: chức năng dùng để chuyển phát tài liệu bằng đường fax
Properties: hiện bảng thuộc tính dành cho tài liệu hiện mở Exit: đóng chương trình lại sau khi gợi ý lưu lại tất cả những tệp chưa được lưu
Trang 5Undo: đảo ngược lại lệnh mới thực hiện
hoặc xóa phần vừa gõ vào Để mỗi lần
có thể thực hiện được nhiều hành động
hơn hãy nhấn chuột vào hình mũi tên ở
bên cạnh, sau đó nhấn vào các hành
động mà bạn muốn đảo ngược Nếu tên
của nút lệnh này sẽ chuyển thành Can't
Undo thì bạn không thể đảo ngược lại
được hành động vừa mới thực hiện nữa
Repeat: lặp lại lệnh hoặc hành động mới
thực hiện, nếu có thể Nếu nút lệnh
Repeat chuyển thành Can't Repeat thì
bạn không thể lặp lại hành động mới
thực hiện được
Khi bạn dùng lệnh Undo để đảo ngược lại một hành động, thì nút lệnh Repeat sẽ chuyển thành Redo Lệnh Redo đảo ngược lại hành động của lệnh Undo
Copy: sao phần tài liệu được chọn Phần sao này sẽ được lưu vào vùng lưu trữ tạm thời (clipboard) đến khi dán vào một vùng mới
Paste: dán nội dung đã được sao chép và lưu tại vùng lưu trữ nhớ tạm thời tại điểm dán và sẽ thế chỗ bất kỳ phần được chọn nào Lệnh này chỉ có tác dụng nếu bạn chọn chức năng
THC N EDIT
Trang 6cắt bỏ tài liệu hoặc sao chép một đối tượng (hình vẽ, hình ảnh, bảng ), văn bản hoặc nội dung của một ô trong bảng
Paste Special: dán, liên kết (kết nối) hoặc gắn nội dung phần đã được sao chép trong vùng lưu trữ tạm thời vào tệp hiện mở dưới định dạng bạn chỉ ra
Paste as Hyperlink: dán tài liệu dưới dạng siêu liên kết, liên kết với nhiều văn bản, nội dung khác
Clear: Xóa đối tượng hoặc đoạn văn bản được chọn mà không đưa chúng vào bộ lưu trữ tạm thời (Clipboard) Lệnh này chỉ có tác dụng khi đối tượng hoặc văn bản được chọn
Select All: chọn tất cả văn bản và các hình họa trên cửa sổ tệp hiện mở hoặc chọn tất cả văn bản trong nằm đối tượng được chọn
Find/Replace: tìm kiếm và thay thế văn bản hoặc định dạng được chỉ định (cần tìm)
Go To: trong Microsoft Excel, là để cuộn chuột vào trong bảng tính và lựa chọn ô, phạm vi giá trị hoặc các ô chứa các ký tự đặc biệt mà bạn chỉ ra Trong Microsoft Word dùng để di chuyển tới mục mà bạn muốn tới sau khi định ra (nhập vào ô) Bạn có thể di chuyển đến số trang, tới phần chú thích hoặc tới vị trí khác
Links: dùng để biên tập (sửa) lại phần tạo kết nối cho văn bản, nhất là khi dùng Word để soạn trang Web
Object: để chỉnh sửa các đối tượng chèn vào văn bản, nhất là hình họa, ảnh lệnh này sẽ chuyển thành Edit Picture
Trang 7Break: chèn ngắt một trang, ngắt một cột
hoặc một vùng lựa chọn tại điểm chèn
Page Numbers (cũng nằm trên thanh công
cụ Header and Footer): chèn vào văn bản số
trang Số trang này sẽ được tự động cập
nhật khi bạn thêm hoặc xóa trang
Symbol: chèn các hiểu tượng và ký hiệu đặc
biệt từ các loại kiểu (phông) chữ đã được
cài trên máy tính của bạn
Footnote: chèn chú thích cho từ trong văn
bản tại mơi bạn định Bạn có thể chọn đặt
dòng chú thích ở đầu hoặc cuối trang cũng
như ký hiệu cho các từ cần chú thích bằng
chữ số, chữ cái hoặc các biểu tượng, ký
hiệu đặc biệt
Caption: chèn các dùng chú thích cho bảng biểu, các hình học, các phép toán và các đề mục khác
Comment: chèn lời ghi chú, nhận xét tại điểm cần chèn
Cross-reference: chèn một chỉ dẫn tham khảo cho một đề mục trong tài liệu
Index and Tables: tạo các mục lục và bảng nội dung (đề mục), bảng chú giải hình ảnh, bảng tài liệu tham khảo và các dạng bảng tương tự khác
THC N INSERT
Trang 8Textbox: chèn một khung chữ (textbox), còn gọi là hộp ký tự, để nhập chữ vào
Picture: dạng thực đơn trong thực đơn Thực đơn này chứa các lệnh hay các chức năng để chèn ảnh, các đối tượng đồ họa Trong đó:
• Clip Art: chèn ảnh từ Thư viện ảnh (Clip Gallery), ở đó bạn có thể thoải mái lựa chọn các bức ảnh đồ họa mà mình muốn chèn vào cho tài liệu hoặc cập nhật cho bộ sưu tập của mình trong đó Trong phần mềm Power Point, lệnh này chỉ có tác dụng trong các trang trình chiếu (slide) và trong chế độ xem note view
• Date and Time: chèn ngày và giờ vào một trang soạn thảo theo định dạng bạn chọn Nếu muốn thêm ngày và giờ vào cho mọi trang soạn thảo thì bạn sử dụng lệnh Header and Footer (trong thực đơn View)
• Picture From File: chèn ảnh đã co,ù trong tệp hình hiệm mở, tại điểm chèn
• AutoShapes: hiển thị danh sách các hình vẽ tự động mà bạn có thể chèn Nhấn chuột vào thư mục AutoShape, nhấn vào hình vẽ tự động mà bạn muốn chọn rồi nhấn hoặc kéo thả vào cửa sổ hiện mở, nơi bạn muốn chèn AutoShape vào Để kéo thả được hình ảnh AutoShape mà vẫn giữ được kích thước theo tỷ lệ mặc định thì nhấn động thời phím SHIFT trong khi kéo thả
Trang 9• WordArt: tạo và chèn chữ nghệ thuật (kiểu loại có sẵn) vào trong văn bản, sử dụng phần mềm vẽ hình Microsoft Office drawing object Có thể làm bằng cách khác là nhấn vào biểu tượng trên thanh Drawing
• From Scanner or Camera: tải hình ảnh vào máy bằng cách sử dụng máy quét ảnh hoặc máy ảnh kỹ thuật số rồi sau đó chèn ảnh đã được tải vào tại điểm cần chèn
• Chart: tạo đồ thị, biểu đồ sử dụng phần mềm đồ họa Microsoft Graph object
File: chèn tất cả hoặc một phần tệp tài liệu mà bạn chọn, vào tệp hiện mở tại điểm cần chèn
Object: chèn các đối tượng như hình vẽ, chữ nghệ thuật WordArt hay một phép toán gõ bằng phần mềm chuyên dụng tại điểm cần chèn
Bookmark: tạo các dấu sách (bookmarks) mà bạn có thể sử dụng để đánh dấu cho văn bản, hình họa, bảng hoặc các mục được chọn khác
Hyperlink: chèn một đường siêu liên kết mới hoặc chỉnh sửa phần siêu liên kết đã chọn
Trang 10Font: thay đổi kiểu chữ (font) và các
định dạng về giãn cách ký tự (chữ)
cho phần văn bản đã chọn
Paragraph: thay đổi vị trí thụt lề cho
đoạn văn bản, căn chỉnh lề chữ, giãn
dòng, dàn trang và các định dang cho
đoạn văn bản khác tại phần đã được
chọn
Bullets and Numbering: chèn các ký tự
(ký hiệu) hoặc các số thứ tự để đánh
dấu cho đoạn văn bản đã chọn ngoài
ra có thể chỉnh sửa lại kiểu dạng của
các ký hiệu và các con số này
Borders and Shading: để chèn các
kiểu đường viền và tô màu cho văn bản, đoạn văn bản, cho các trang, các ô trong bảng đã chọn
Drop Cap: định dạng một từ, một chữ hoặc một văn bản đã chọn có một chữ cái đầu dòng cỡ lớn hoặc chữ in hoa "thụt thấp" Thường thì "chữ hoa thụt thấp" đứng ở đầu một đoạn văn và cũng có thể nằm ở cả lề bên trái hoặc thụt xuống từ câu đầu tiên (câu xuất phát) của dòng thứ nhất trong đoạn văn Text Direction: điều chỉnh (quay) phần văn bản đã chọn trong
ô của bảng, bạn có thể đọc nó từ dưới lên trên hoặc ngược lại
THC N FORMAT
Trang 11Change Case: đổi sang dạng chữ in hoa cho đoạn văn bản đã chọn và ngược lại nếu đoạn văn bản được chọn đã ở dạng in hoa
Background: tạo màu nền cho trang soạn thảo Bạn có thể chọn nhiều loại mẩu, kiểu nền (ảnh, các mẫu hoa văn, kiểu tô bóng bẩy, )
Theme: áp dụng một trang mẫu (theme) hoặc xóa bỏ một trang mẫu cho một trang Web, một tài liệu, thư điện tử hoặc các trang dữ liệu có thể truy nhập được Mỗi trang mẫu là một tập hợp của nhiều yếu tố thiết kế nên, các màu phối kết hợp với ảnh nền, các ký hiệu đánh dấu, các kiểu chữ, các đường kẻ ngang và các yêu tố dùng cho tài liệu khác
Frame: tạo khung, trong đó:
• Table of Contents in Frame: tạo một bảng nội dung dùng các tiêu đề cho tài liệu của bạn và đặt nó trong khung bên trái của trang dùng khung Khi bạn nhấn chuột vào một đường siêu liên kết ở khung bên trái thì tài liệu được liên kết theo siêu liên kết sẽ xuất hiện ở khung bên phải
• New Frames Page: thiết tạo một trang dùng khung mới
AutoFormat: phân tích phần nội dung của tệp hiện mở sau đó tự động định dạng cho tệp Nếu bạn muốn thay đổi các tùy chọn cho định dạng tự động trước khi việc định dạng tự động bắt đầu hãy sử dụng lệnh AutoFormat thay vì nhấn chuột
Trang 12Style: định rõ hoặc áp dụng một sự phối hợp các định dạng khác nhau cho phần tài liệu đã chọn gọi là Style
Objects: để biên tập các đối tượng, chỉ có tác dụng khi trong phần tài liệu được chèn các đội tượng đồ họa (tranh, ảnh, hình vẽ ) và lúc đó lệnh này được chuyển thành Picture cho phép bạn biên tập lại hình ảnh về màu sắc, sắp đặt v.v
Trang 13Spelling and Grammar: kiểm tra tài
liệu hiện mở về lỗi chính tả, nếu có
thể, về ngữ pháp và lỗi kiểu ghi rồi
hiển thị những gợi ý để chữa lại
chúng Để đặt các tùy chọn cho
chức năng kiểm tra lỗi chính tả và
ngữ pháp này hãy kích chuột vào
lệnh Options trong thực đơn Tool rồi
nhấn chuột vào thẻ Spelling and
Grammar
Language: thực đơn liên quan đến
ngôn ngữ Trong đó:
• Set Language: chỉ rõ ngôn
ngữ của văn bản đã được
chọn trong một tệp tài liệu
chứa nhiều ngôn ngữ khác nhau (hơn một) Máy kiểm tra lỗi chính tả sẽ tự động sử dụng từ điển để chỉ ra ngôn ngữ
• Language Thesaurus: thay thế một từ hoặc một cụm từ trong tài liệu bằng một từ đồng nghĩa, một từ trái nghĩa hoặc từ có liên quan
• Language Hyphenation: giảm bớt tính chất rời rạc của lề bên phải chữ bằng cách chèn các từ những dấu nối (dấu gạch nối)
THC N TOOLS
Trang 14Word Count: đếm số trang, số từ, số các ký tự, các đoạn và các câu văn trong tài liệu hiện mở Chức năng này thực hiện đếm cả các dấu chấm câu và các ký tự (ký hiệu) đặc biệt AutoSummarize: tự động tổng kết (tóm tắt) lại những điểm mấu chốt trong tài liệu hiện mở Bạn có thể sử dụng lệnh AutoSummarize: để tạo nên một đoạn tóm tắt hoặc một bản tóm tắt liên quan đến quản lý
AutoCorrect: thiết đặt các tùy chọn để sửa chữa văn bản tự động mỗi khi bạn soạn thảo hoặc để lưu trữ và sử dụng lại văn bản và các mục khác mà bạn sử dụng thường xuyên
Track Changes:
• Highlight Changes: làm nổi bật những thay đổi đối vơi nội dung của ô trong một tài liệu làm việc dùng chung trong đó có việc di chuyển và dán phần nội dung và chèn cũng như xóa bỏ hàng, cột
• Track Changes Accept or Reject Changes: tìm và chọn mỗi thay đổi đã được tìm ra trong một tài liệu để bạn có thể xem lại, chấp nhận hoặc từ chối thay đổi đó
• Track Changes Compare Documents: so sánh một tài liệu hiện mở đã được biên tập với tài liệu gốc và đánh dấu những sự khác biệt trong tài liệu đã được biên tập (chỉnh sửa)
Merge Documents: trộn phần thay đổi được tìm ra từ tài liệu đã chỉ định với tài liệu hiện mở
Trang 15Protect Document, Unprotect Document: ngăn chặn những sự thay đổi đối với một phần hoặc tất cả các phần của một biểu mẫu trực tuyến hoặc một tài liệu như đã được chỉ định Bạn cũng có thể gán mật khẩu để những người sử dụng khác có thể chú thích một tài liệu, đánh dấu những phần đã được duyệt hoặc điền vào tất cả các phần của một biểu mẫu trực tuyến Khi một tài liệu được bảo mật thì lệnh này sẽ chuyển thành Unprotect Document để người dùng có thể tắt bỏ chế độ này Online Collaboration:
• Meet Now: khởi động một cuộc họp (thảo luận) trực tuyến tức thời (không có chuẩn bị trước) bằng cách gửi lời mời tới những người tham gia Những người tham gia mà bạn mời dự trên máy tính của họ phải chạy chương trình Microsoft NetMeeting
• Web Discussions: hiển thị thanh công cụ Discussions tại nơi bạn muốn chèn một cuộc thảo luận về tệp tài liệu hoặc thực hiện các công việc thảo luận khác Mail Merge: đưa ra các mẫu thư tín, mẫu các nhãn thư tín, mẫu các phong bì thư, mẫu các catalog (bảng danh mục) và mẫu các loại tài liệu được trộn khác
Envelopes and Labels: tạo một phong bì hoặc nhãn thư tín đơn giản hay là để chèn tên cùng địa chỉ như nhau trong toàn bộ trang nhãn thư tín
Letter Wizard: sử dụng Letter Wizard giúp bạn tạo được các bức thư một cách nhanh chóng nhờ máy và mẫu thiết kế sẵn
Macro
Trang 16• Macros: mở hộp thoại Macros, nơi bạn có thể chạy, biến tập hoặc xóa một macro Dùng Record New Macro để ghi lại một loạt các hành động thành một macro hoặc kích chuột vào lệnh Visual Basic Editor để viết một macro
• Macro Record New Macro/Stop Recording: ghi lại một macro hoặc dừng việc ghi lại sau khi bạn bắt đầu ghi một macro
• Security: thiết đặt chế độ bảo vệ mật, trung bình hay thấp cho các tài liệu có thể chứa (nhiễm) các virus của macro và để bạn chỉ ra tên của những người phát triển macro đáng tin cậy
• Visual Basic Editor: mở chương trình Visual Basic Editor, tại đó bạn có thể thiết tạo một macro bằng cách sử dụng Visual Basic
• Microsoft Script Editor: mở chương trình Microsoft Script Editor, nơi bạn có thể thêm văn bản, biên tập thẻ HTML và chỉnh sửa mã script Bạn cũng có thể xem qua trang Web của mình khi nó sẽ xuất hiện trong trình duyệt Web
Templates and Add-Ins: gắn một template (trang mẫu) khác vào một tài liệu hiện mở, tải các chương trình bổ sung hoặc cập nhật các kiểu mẫu của tài liệu Ngoài ra còn tải các tamplate bổ sung làm trang mẫu chung để bạn có thể sử dụng các macro, các dòng chữ chèn tự động AutoText và tùy chỉnh các thiết đặt lệnh
