HƯỚNG DẪN TỪNG BƯỚC HỌC EXCEL 2010

Các hằng giá trị : - Khi thực hiện công thức, các giá trị so sánh phải theo qui ước hằng giá trị :  Chuỗi phải đặt trong dấu “ “  Ngày tháng phải sử dụng hàm chuyển đổi... Địa chỉ tham

Tập tin chương trình EXCEL.EXE

Tập tin lưu trữ có kiểu *.Xls ,

4 Giao diện

Formula Bar

Work Sheet

Sheet Tab

Formula bar : Xác định nội

dung ô đang làm việc Nội dung

có thể là 1 công thức

b Work Sheet :

- Vùng làm việc của trang bảng tính Vùng Work Sheet bao gồm nhiều ô, mỗi ô cho phép chứa 1 nội dung khác nhau

c Sheet Tab:

- Thành phần Work Sheet có trong 1 tập tin Excel, một tập tin

Excel (WorkBoot) có thể có nhiều Work Sheet

- Các Work Sheet chứa dữ liệu tính tóan hay các biểu đồ

II CÁC KHÁI NIỆM :

III CÁC THAO TÁC :

1 Với tập tin - WorkBook :

- Office Button  New : Tạo mới 1 tập tin WorkBook ( mặc định có tên là Book n – với n là số lần mở )

- Office Button  Open : Mở 1 tập tin WorkBook đã có

- Office Button  Close : Đóng tập tin WorkBook đang làm việc

- Office Button  Save : Lưu tập tin

- Office Button  Save as : Lưu tập tin với tên khác

2 Với WorkSheet : Right Mouse lên Sheet để chọn

e Sao chép / di chuyển WorkSheet :

-Move or Copy Sheet…

Chú ý :

- WorkBook có ít nhất 1 Sheet

2 Nội dung WorkSheet :

 Thay đổi độ rộng cột :

- Drag vào đường phân cách tiêu

đề cột

Thay đổi độ cao dòng :

• Drag vào đường phân cách tiêu

- Right Mouse  Delete

- Chọn vị trí ô sau khi xóa

3 Thao tác dữ liệu trên WorkSheet :

c Kiểu ngày tháng :

- Chứa các ký số thể hiện ngày

- Mặc định kiểu dữ liệu ngày luôn nằm bên phải ô

- Chú ý : Khi nhập dữ liệu ngày vào ô phải tuân theo qui ước

ngày tháng năm trong Control Panel của Windows.

d Kiểu công thức :

- Chứa các chuỗi thể hiện 1 công thức hay hàm tính tóan Ô

chứa dữ liệu kiểu công thức được bắt đầu bằng dấu =

2 Các phép tóan :

a Các phép tóan cơ bản : + , - , *, / , ^ ( Lũy thừa )

- Khi công thức được thiết lập bằng nhiều phép tóan Các phép tóan sẽ được thực hiện theo mức độ ưu tiên

3 Các hằng giá trị :

- Khi thực hiện công thức, các giá trị so sánh phải theo qui ước hằng giá trị :

 Chuỗi phải đặt trong dấu “ “

 Ngày tháng phải sử dụng hàm chuyển đổi

 Số không đặt trong “ “ và không thể hiện đơn vị tính

4 Thao tác với dữ liệu :

 Sao chép dữ liệu các ô liên tục :

- Chọn ô có chứa dữ liệu cần Copy

- Drag vào biểu tượng góc dưới bên trái của ô

 Sao chép giá trị :

- Chọn ô cần sao chép  R.click  Copy

- Chọn ô chép đến  R.click  Paste Special

 Sao chép giá trị tăng dần:

- Chọn ô cần sao chép

- CTRL + Drag vào góc dưới bên phải ô

- Giá trị sao chép sẽ tăng dần

 Đánh số thứ tự :

- Chọn ô và nhập giá trị bắt đầu

- Home  Fill  Series

- Khai báo kiểu đánh số, bước nhảy

 Series in: Đánh số theo

dòng hay cột

 Step Value : Bước nhảy

 Stop Value : Giá trị kết thúc

 Di chuyển :

- Chọn khối dữ liệu  R.click  Cut

- Chọn vị trí cần chép đến  R.click  Paste

 Di chuyển nhanh :

- Chọn ô có chứa dữ liệu cần Copy

- Click và Drag vào đường viền ô dữ liệu

 Xóa :

- Chọn ô có dữ liệu  Delete ( Chỉ có tác dụng xóa nội dung )

- Nếu chọn Home  Clear

II ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH :

1 Font chữ :

- Chọn khối dữ liệu  Home  Font

2 Viền khung :

- Chọn khối dữ liệu Home  Font

- Chọn thẻ Border

3 Màu nền :

- Chọn khối dữ liệu  Home  Font

- Chọn thẻ Fill

4 Canh gióng nội dung :

- Chọn khối dữ liệu  Home Font

-Shrink to fit: dữ liệu thu nhỏ kích thước

nếu trong ô đó một hàng không đủ

Merge Cell: Trộn các ô thành một ô

= Tên hàm ( Tham số 1, … , Tham số n )

- Để thực hiện hàm phải bắt đầu là dấu =

- Tên hàm phải viết đúng cú pháp tên.

- Các tham số hàm phải khai báo trong dấu ( )

- Các tham số được viết cách nhau bằng dấu , hay ;

- Số lượng tham số phụ thuộc và hàm.

- Các hàm được phép viết lồng vào nhau Kết quả của hàm này có thể là gía trị xét của hàm kia.

3 Các thông báo lỗi thường gặp :

Khi thực hiện 1 tham chiếu hay 1 hàm không đúng thường gặp các báo lỗi như sau :

- #NAME? : Không đúng tên Hàm hay chuỗi không đặt trong “ “

- ####### : Phép toán âm cho ngày hay giờ

- #REF! : Không xác định được vùng tham chiếu địa chỉ

- #DIV/0! : Không xác định phép chia với số chia = 0

- #VALUE! : Biểu thức tính toán không thực hiện với chuỗi

- #N/A : Không tìm thấy được giá trị dò trên bảng dò tìm

- #NUM! : Số quá lớn (  10^309)

II KHÁI NIỆM THAM CHIẾU :

1 Ý nghĩa :

Dùng để đọc hay sử dụng giá trị của 1 ô trong cùng WorkSheet hay trong WorkBook

2 Tham chiếu địa chỉ :

 Địa chỉ ô trong cùng WorkSheet :

Cú pháp : = Địa chỉ ô

2 Tham chiếu địa chỉ (tt):

 Địa chỉ ô khác WorkSheet :

Cú pháp : = TênSheet!Địa chỉ ô

A1 = 36 B1 = 5 Sheet1!C1 = 100 C1 = 36 * 5 + 100

2 Tham chiếu địa chỉ (tt):

 Địa chỉ vùng :

Cú pháp : = Địa chỉ vùng ( Địa chỉ ô đầu : Địa chỉ ô cuối )

3 Cách khai báo địa chỉ tham chiếu :

- Để khai báo địa chỉ tham chiếu trong biểu thức tính tóan hay hàm

 Dùng Mouse Click chọn ô ( Địa chỉ ô) hay Drag vùng ( Địa chỉ vùng )

4 Địa chỉ tham chiếu tương đối :

Là những địa chỉ tham chiếu trong công thức sẽ thay đổi giá trị Dòng hay Cột khi thực hiện thao tác Copy, Move…

Copy

Copy

5 Địa chỉ tham chiếu tuyệt đối :

Là những địa chỉ tham chiếu trong công thức sẽ không thay đổi giá trị Dòng hay Cột khi thực hiện thao tác Copy, Move…

 Cú pháp :

 $CộtDòng : Tuyệt đối cột khi có thao tác thay đổi địa chỉ cột

 Cột$Dòng : Tuyệt đối dòng khi có thao tác thay đổi địa chỉ dòng

 $Cột$Dòng : Tuyệt đối dòng cột khi có thao tác thay đổi địa chỉ

 Cách khai báo :

- Khi chọn địa chỉ ô hay địa chỉ vùng  Bấm phím F4 để lần lượt chọn các trạng thái địa chỉ tuyệt đối cần sử dụng

Ví dụ tham chiếu tuyệt đối :

Thành tiền = Số lượng * Đơn giá *

Tỷ giá Vnd

Ví dụ tham chiếu tuyệt đối :

Thực hiện công thức tại ô B25 nhưng có tác dụng cho tất cả các

ô khi thực hiện Copy

Trị tuyệt đối của số.

Căn bậc hai của một số

Ví dụ nhóm hàm xử lý số :

2 Nhóm hàm xử lý chuỗi :

- Kết quả trả về của hàm sẽ là 1 chuỗi

Cắt các khỏang trắng hai đầu chuỗi

Xác định độ dài chuỗi

Lấy ký tự giữa chuỗi từ vị trí chỉ định

Start_num : vị trí bắt đầu lấy.

Lấy số ký tự bên phải chuỗi

Lấy số ký tự bên trái chuỗi

Ví dụ nhóm hàm xử lý chuỗi 1:

Ví dụ nhóm hàm xử lý chuỗi 2:

Lấy ký tự bên phải chuỗi không theo qui luật.

3 Nhóm hàm chuyển đổi chuỗi:

- Kết quả trả về của hàm sẽ là 1 chuỗi

Ví dụ nhóm hàm chuyển đổi chuỗi:

Tóan tử & dùng để nối chuỗi

4 Nhóm hàm xử lý ngày :

- Kết quả trả về của hàm sẽ có giá trị kiểu ngày

-Cho kết quả tương ứng giá trị kiểu ngày tháng năm

-Lấy giá trị năm của ô dữ liệu ngày tháng năm

-Lấy giá trị tháng của ô dữ liệu ngày tháng năm

-Lấy giá trị ngày của ô dữ liệu ngày tháng năm

Ví dụ nhóm hàm xử lý ngày :

5 Nhóm hàm xử lý giờ :

- Kết quả trả về của hàm sẽ có giá trị kiểu giờ

Trả về ngày giờ hiện hành của hệ thống

Cho kết quả tương ứng giá trị kiểu giờ phút giây

Lấy giá trị giờ của ô dữ liệu giờ phút giây

Lấy giá trị phút của ô dữ liệu giờ phút giây

Lấy giá trị giây của ô dữ liệu giờ phút giây

Ví dụ nhóm hàm xử lý giờ :

6 Nhóm hàm chuyển đổi kiểu :

- Kết quả trả về của hàm sẽ có kiểu số hay chuỗi tùy theo hàm

Chuyển đổi kiểu dữ liệu chuỗi sang dạng số

- Nếu là ký số  Số

- Nếu là ký tự  0

- Nếu là ký số có thể không dùng hàm Value bằng cách * 1 để

chuyển sang kiểu số.

Chuyển giá trị số thành 1 chuỗi định dạng có đơn vị tính

VALUE( text )

TEXT( value,“format_text”)

Ví dụ nhóm hàm chuyển kiểu :

7 Nhóm hàm thống kê :

- Kết quả trả về của hàm là 1 giá trị số

Đếm số ô có dữ liệu.

Giá trị Min của kiểu số

Giá trị Max của kiểu số

Trung bình cộng các giá trị kiểu số

Ví dụ nhóm hàm thống kê :

8 Nhóm hàm điều kiện :

IF( logical_test , value_if_true , value_if_false )

 Logical_test : Chuỗi biểu thức xét điều kiện

 Value_if_true : Giá trị hay biểu thức thực hiện khi

chuỗi điều kiện xét = True ( Đúng )

 Value_if_false : Giá trị hay biểu thức thực hiện khi

chuỗi điều kiện xét = False ( Sai )

Logical_test : Chuỗi biểu thức xét điều kiện có thể là 1 phép so

sánh, 1 hàm Lý luận , 1 hàm điều kiện lồng …

Value_if_true, Value_if_false : Giá trị thực hiện có thể là 1 số, chuỗi hay 1 hàm điều kiện lồng …

Chú ý : Hàm điều kiện cho phép lồng vào nhau nhiều cấp Mỗi hàm

IF giải quyết 2 vấn đề

Ví dụ nhóm hàm điều kiện 1:

Ví dụ nhóm hàm điều kiện 2 :

9 Nhóm hàm lý luận ( logic ) :

- Kết quả trả về của hàm là 1 lý luận ( True – Đúng / False – Sai)

Hàm phủ định

Hàm điều kiện hoặc Kết quả trả về

- True  khi có 1 lý luận  True

- False  khi tất cả lý luận  False

Hàm điều kiện và Kết quả trả về :

- True  khi tất cả lý luận  True

- False  khi có 1 lý luận  False

Ví dụ nhóm hàm lý luận - Logic :

10 Nhóm hàm thống kê có điều kiện :

Tính tổng giá trị tương ứng các phần tử trong vùng thỏa điều kiện

Đếm các phần tử trong vùng thỏa điều kiện

SUMIF( range,criteria,sum_range )

COUNTIF( range,criteria )

range : Vùng chứa các giá trị điều kiện xét ( Chỉ thực hiện trên 1 cột dữ liệu )

Sum_range : Vùng chứa các giá trị cộng khi thỏa điều kiện

criteria : Điều kiện xét Điều kiện xét có thể là :

- Ô chứa giá trị

- Chuỗi , số , phép so sánh  Đặt trong “ “

Ví dụ nhóm hàm thống kê có điều kiện :

11 Nhóm hàm dò tìm – Tra cứu :

a Hàm dò tìm trên cột và dòngđầu tiên của bảng dò:

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)

Lookup_value :Giá trị dò tìm (có thể là một số, một chuỗi, một công thức

trả về giá trị …

Table_array ) :Bảng dò

(col_index_num ) : cột lấy giá trị

( range_lookup ):0/1

 Địa chỉ bảng dò (Table_array) : phải là vùng tuyệt đối.

 Cột lấy giá trị trả về (Col_index_num): phải >=1 và phải <= tổng số cột.

 Cách dò (range_lookup) :

0 - False : Dò tìm chính xác

1 - True : Dò tìm tương đối ( Mặc định )

Ví dụ dò tìm theo cột – giá trị dò trọn vẹn từ 1 ô :

Ví dụ dò tìm theo cột – cách dò tương đối :

Ví dụ dò tìm theo cột – giá trị dò không trọn vẹn :

Ví dụ dò tìm theo cột – giá trị dò là 1 phép nối chuỗi :

Ví dụ dò tìm theo cột – lấy giá trị từ nhiều cột phụ thuộc điều kiện :

Ví dụ dò tìm theo cột – bảng chứa giá trị lấy tự nhiểu bảng phụ thuộc vào điều kiện :

Ví dụ dò tìm theo dòng :

I KHÁI NIỆM:

1 Vùng Database:

- Là vùng Dữ Liệu bao gồm ít nhất là 2 dòng

- Dòng đầu tiên gọi là dòng tiêu đề (Field Name)

- Các dòng còn lại gọi là dòng dữ liệu (Record)

I KHÁI NIỆM (tt):

2 Vùng Criteria : Là vùng chứa điều kiện để lọc,

trích, xoá, … dữ liệu.

3 Vùng Extract to: Là vùng chứa các mẫu tin thoả mãn

điều kiện của vùng Database sau khi thực hiện thao tác

trích.

1 Đặt tên vùng :

Giúp cho việc tham chiếu đến 1 vùng dễ dàng hơn

Quét khối vùng cần đặt tên-> Formulas\Define Name

II CÁC THAO TÁC:

Refers to: Địa chỉ vùng cần đặt tên

Names in workbook: Tên vùng trong

Workbook ( duy nhất )

Scope: xác định tên dùng cho toàn

Workbook hay chỉ một Sheet

* Muốn xóa hay sửa: Formulas/Name

Manager

Chọn vùng từ E3H6

Chọn Formulas\Define Name

Gõ tên vùng là BangDo

OK

2 Tạo vùng tiêu chuẩn :

a Vùng tiêu chuẩn kiểu nhãn:

Gồm ít nhất là 2 dòng.

đề Giống với tiêu đề của

Database.

Ví dụ 1: Tạo vùng tiêu chuẩn

theo điều kiện Số con là 2

1 điều kiện :

Ví dụ 2: Tạo vùng tiêu chuẩn

theo điều kiện Số con >= 2

Ví dụ 3: Tạo vùng tiêu chuẩn

2 điều kiện kết hợp điều kiện và

Ví dụ: Tạo vùng tiêu chuẩn

theo điều kiện Số con là 2

và có Mã KT là A

Copy H2,G2

2 điều kiện kết hợp điều kiện hoặc

Ví dụ: Tạo vùng tiêu chuẩn

theo điều kiện Số con là 2

hoặc có Mã KT là A

Copy H2,G2

3 điều kiện kết hợp điều kiện và, hoặc

Ví dụ: Tạo vùng tiêu chuẩn

b Vùng tiêu chuẩn công thức: Gồm có 2 dòng 1 cột.

Dòng đầu tiên gọi là dòng tiêu đề Khác với các tiêu đề của vùng

Database.

Dòng còn lại là biểu thức lý luận được viết cho dòng dữ liệu đầu tiên.

Ví dụ: Tạo vùng tiêu chuẩn theo

điều kiện Số con là 2

Ví dụ: Tạo vùng tiêu chuẩn theo

điều kện Mã KT là A

Ví dụ: Tạo vùng tiêu chuẩn theo điều kiện Mã NV bắt đầu là SX

Ví dụ: Tạo vùng tiêu chuẩn theo điều kiện Số con là 2 và có Mã KT là A

Ví dụ: Tạo vùng tiêu chuẩn theo điều kiện Mã KT là A và B và có Số con là 2

Ví dụ: Lọc các nhân viên có số con là 3

-Click chọn các giá trị cần lọc trên các cột tiêu đề

- Để hủy bỏ lọc  All

Cách 2 : Lọc theo vùng tiêu chuẩn

Thao tác:

- Chuẩn bị: Vùng Database Đặt tên CSDL

- Tạo vùng Criteria Đặt tên DKL1

- Chọn Data  Advanced

- Xuất hiện hộp thoại Advanced Filter

Lọc: Action: Filter the list, in-place

Chọn hoặc gõ tên vùng Database: List range

Chọn hoặc gõ tên vùng Criteria: Criteria range

Vùng Databasse

Vùng Criteria

Kết quả sau khi lọc

4 Bỏ lọc dữ liệu trên bảng tính :

5 Xoá dữ liệu trên bảng tính theo một điều kiện nào đó:

thao tác xoá các dòng kết quả nhận được.

6 Trích dữ liệu trên bảng tính :

mãn một điều kiện nào đó.

Trích theo vùng tiêu chuẩn

- Chọn Data  Advanced

- Xuất hiện hộp thoại Advanced Filter

Lọc: Action: Copy to another location

Chọn hoặc gõ tên vùng Database: List range

Chọn hoặc gõ tên vùng Criteria: Criteria range

Chọn hoặc gõ tên vùng Extract to: Copy to

Vùng Databasse

Vùng Criteria

Kết quả sau khi trích

7 Các hàm thống kê theo vùng tiêu chuẩn :

Bao gồm các hàm: DCOUNT, DCOUNTA, DSUM, DMIN, DMAX, DAVERAGE,…

Cú pháp chung:

Tên hàm ( Database , field , Criteria )

Ví dụ 1: Tổng số nhân viên có Mã KT là A và có số con >2

Ví dụ 2: Tổng số con của nhân viên có Mã KT là A và có số con >2