HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG POWER POINT

Hộp thoại chọn tập tin cần mở Thao tác với slide 3.2 3.2.1 Tạo slide mới Để tạo slide mới, ta có thể sử dụng nút “New Slide” trên menu ribbon hoặc có thể click phải vào trong 1 slide ở

Tạo slide trình diễn với Microsoft Powerpoint

Người thực hiện

 Hoàng Anh Tú

 Phạm Minh Tú

Nội dung

1 Mục tiêu 3

2 Kế hoạch 3

3 Hướng dẫn sử dụng Microsoft Office Powerpoint 3

3.1 Thao tác cơ bản 3

3.1.1 Tạo file mới 3

3.1.2 Lưu tập tin 4

3.1.3 Mở tập tin 5

3.2 Thao tác với slide 6

3.2.1 Tạo slide mới 6

3.2.2 Thay đổi bố cục slide 7

3.2.3 Định dạng văn bản: font chữ, màu chữ,… 7

3.3 Các đối tượng trong slide 8

3.3.1 Textbox 8

3.3.2 Bảng(Table) 9

3.3.3 Shape 11

3.3.4 Hình ảnh(Image) 13

3.3.5 Phim(Movie) 13

3.3.6 Âm thanh 15

3.3.7 Biểu đồ (chart) 15

3.4 Hiệu ứng 17

3.4.1 Hiệu ứng các nội dung trong slide 17

3.4.2 Hiệu ứng chuyển slide 18

3.5 Một số thao tác khác 19

3.5.1 Footer 19

3.5.2 Liên kết đến đối tượng ngoài slide 20

4 Hướng dẫn sử dụng slide trong OpenOffice 22

4.1 Thao tác cơ bản 22

4.1.1 Tạo file mới 22

4.1.2 Lưu file 23

4.1.3 Mở file 24

4.2.1 Tạo slide mới 24

4.2.2 Thay đổi bố cục slide 25

4.2.3 Định dạng văn bản 26

4.3 Các đối tượng trong slide 28

4.3.1 Textbox 28

4.3.2 Shape 29

4.3.3 Hình ảnh 30

4.3.4 Video 31

4.3.5 Audio 31

4.3.6 Biểu đồ (chart) 32

4.4 Hiệu ứng 33

4.4.1 Hiệu ứng các nội dung trong slide 33

4.4.2 Hiệu ứng chuyển slide 34

4.5 Một số thao tác khác 35

4.5.1 Footer 35

4.5.2 Liên kết đến đối tượng ngoài slide 36

4.5.3 Chèn bảng tính 36

4.5.4 Chèn công thức toán học 38

Tài liệu sẽ được hướng dẫn trong 2 buổi

1 Hướng dẫn sử dụng công cụ trình chiếu cơ bản: MS Powerpoint, OpenOffice

2 - Chọn 1 số chủ đề có sẵng và áp dụng các công cụ đã học soạn nội dung

3.1.1 Tạo file mới

Để tạo một tập tin powerpoint mới, nhấn vào nút office ở góc trên và chọn “New” hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + N

Hình 1 Tạo mới tập tin Microsoft Powerpoint

Sau khi chọn “New”, chương trình sẽ hiện ra giao diện cho phép chọn mẫu (template) của slide sẽ tạo

Hình 2 Giao diện chọn template cho tập tin PowerPoint

Trong lúc chọn “mẫu” cho tập tin Powerpoint, ta có thể xem trước mẫu ở phần số 3 trong hình 2

3.1.2 Lưu tập tin

Có thể lưu tập tin PowerPoint bằng nhiều cách:

1 Nhấn vào biểu tượng lưu tập tin ở góc trên bên trái của sổ Microsoft PowerPoint

2 Nhấn vào nút office, chọn “Save” nếu muốn lưu tập tin hiện tại hoặc chọn

“Save As” nếu muốn lưu thành một tập tin hoàn toàn mới

3 Ngoài ra, ta còn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl+S để lưu tập tin(Save) hoặc phím F12 để lưu thành một tập tin mới (Save As)

Hình 3 Giao diện lưu tập tin PowerPoint

Nếu lưu tập tin lần đầu tiên hoặc chọn lưu tập tin mới thì sẽ xuất hiện hộp thoại cho phép chọn đường dẫn lưu tập tin Lúc này ta chọn đường dẫn để lưu tập tin

PowerPoint, định dạng của tập tin (PowerPoint 2003, PowerPoint 2007, PDF, )

Hình 4 Giao diện chọn đường dẫn lưu tập tin

3.1.3 Mở tập tin

Để mở một tập tin Microsoft PowerPoint, ta nhấn vào nút office và chọn “Open” hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O

Hình 5 Giao diện mở tập tin

Sau đó, chương trình sẽ hiện hộp thoại cho phép chọn tập tin cần mở

Hình 6 Hộp thoại chọn tập tin cần mở

Thao tác với slide

3.2

3.2.1 Tạo slide mới

Để tạo slide mới, ta có thể sử dụng nút “New Slide” trên menu ribbon hoặc có thể click phải vào trong 1 slide ở góc bên trái và chọn “New Slide”

(a) Tạo slide mới từ menu ribbon (b) Tạo slide mới từ menu ngữ cảnh

Hình 7 Tạo slide mới

3.2.2 Thay đổi bố cục slide

Một slide mới tạo ra sẽ theo bố cục mặc định chỉ bao gồm phần tiêu đề lớn ở trên và

phần nội dung lớn bên dưới “Title and Content” Tuy nhiên, ta có thể chọn và thay đổi

lại bố cục của slide theo nhiều dạng khác như: trang chính (Title Slide), những đề mục

phụ (Section Header), trang trắng (Blank),

Để thay đổi bố cục của 1 slide, ta click phải vào slide và chọn “Layout”

(a) Sử dụng menu ngữ cảnh ở góc trái màn hình

(b) Sử dụng menu ngữ cảnh trong slide

Hình 8 Thay đổi bố cục slide

3.2.3 Định dạng văn bản: font chữ, màu chữ,…

Ta có thể định dạng đơn giản văn bản bằng menu “Home” trên ribbon

Hình 9 Định dạng font đơn giản trên ribbon

Tại phần “Font” này, ta có thể định dạng kiễu chữ (Font name), cỡ chữ (Font size), in

đậm (Bold), in nghiêng (Italic) hay gạch dưới văn bản (Underline), tạo bóng

(Shallow), khoảng cách giữa các kí tự (Character Spacing), màu chữ (Font color) hay

kiểu thể hiện của văn bản (Font case) như in hoa (UPPERCASE), in hoa ký tự bắt đầu

(Sentence case), in thường (lowercase),

ảnh(Image), phim(video), âm thanh (Audio),

Để thêm các đối tượng vào slide, ta sử dụng ribbon “Insert”

Hình 11 Ribbon “Insert” trong Microsoft PowerPoint 2007

3.3.1 Textbox

Textbox là đối tượng chứa các đoạn chữ trong slide Để thêm textbox vào trong slide,

ta nhấn vào biểu tượg textbox trên ribbon Sau đó, chọn vị trí đặt textbox trên slide

(a) Chọn textbox trên ribbon

Hình 13 Thêm bảng gồm 2 dòng, 3 cột vào slide

Bảng đươc thêm vào slide sẽ không thể sử dụng được công thức tính toán như bảng tính excel Vì vậy, để thêm bảng tính excel vào trong slide, ta nhấn vào nút “Excel Spreadsheet”

Sau khi đã tạo được bảng vào trong slide, chương trình sẽ tự động chuyển sang ribbon

“Design” để chỉnh sửa lại giao diện, màu sắc, cho bảng

Hình 14 Ribbon “Design” chỉnh sửa cách thể hiện của bảng

Có thể chọn các kiểu thể hiện mẫu ở phần “table styles” Bên cạnh đó, ta còn có thể chỉnh sửa lại màu sắc cho bảng, đường bao quanh bảng (độ dày, màu sắc, kiểu vẽ), màu chữ,

(a) Chọn kiểu đường viền (b) Chọn mẫu chữ trong bảng

(c) Chọn các đường viền nào sẽ được thể hiện

và vẽ ô vuông chứa đối tượng đó trong slide

(a) Chọn đối tượng đồ họa (b) Vẽ đối tượng đó trên slide

(c) Đối tượng đồ họa sau khi vẽ

Hình 16 Thêm đối tượng đồ họa vào slide

Sau khi vẽ đối tượng đồ họa vào slide, ta có thể sử dụng ribbon “Format”(chỉ xuất hiện sau khi chọn vào 1 đối tượng đồ họa) để chỉnh sửa lại thể hiện cho đối tượng như: màu sắc bên trong, màu đường viền, độ rộng đường viền, Có thể xem các mẫu

có sẵng bằng cách nhấn vào mũi tên bên dưới ở mục “Shape Styles”

(a) Ribbon “Format” cho các đối tượng đồ họa

(b) Chọn mẫu thể hiện

Hình 17 Chọn kiểu thể hiện của các đối tượng đồ họa

3.3.4 Hình ảnh(Image)

Có thể thêm hình ảnh vào trong slide bằng cách nhấn vào nút “Picture” trong ribbon

“Insert” Sau đó, chương trình sẽ hiện hộp thoại chọn tập tin hình ảnh cần thêm vào

trong slide Ngoài ra, có thể kéo trực tiếp hình ảnh từ các chương trình khác như

Windows Explorer, Total Commander, vào trong slide

(a) Thêm hình vào slide từ

ribbon

(b) Thêm hình bằng cách kéo từ cửa sổ Windows

Explorer

(c) Hình sau khi được thêm vào slide

Hình 18 Một số cách thêm hình vào slide

3.3.5 Phim(Movie)

Slide trình chiếu có thể chứa cả các đoạn phim Để thêm các đoạn phim vào trong

slide, ta có thể sử dụng nút “Movie” trong ribbon “Insert” Sau đó, ta có thể chọn khi nào đoạn phim sẽ được chạy trong slide: tự động chạy phim khi slide đó được mở

(phần 1 trong hình 19c), hoặc chạy phim khi nhấn vào phim đó (phần 2 trong hình

19c)

(a) Thêm phim vào slide bằng nút “Movie”

(b) Chọn phim cần thêm vào slide (c) Chọn khi nào sẽ chạy phim

Hình 19 Thêm phim vào trong slide

Phim sau khi thêm vào slide mặc định sẽ được thể hiện dưới dạng hình đầu tiên trong phim Để thay đổi hình mặc định, ta click phải vào phim, chọn “Change Picture”

(a) Đổi hình thể hiện (b) Chọn hình thể hiện

(c) Hình thể hiện của phim trước khi

đổi (d) Hình thể hiện của phim sau khi đổi

Hình 20 Đổi hình thể hiện của phim

3.3.6 Âm thanh

Ngoài thêm phim, ta có thể thêm các đoạn nhạc vào trong slide bằng cách nhấn vào nút “Audio” trong ribbon “Insert” Sau đó, chọn tập tin âm thanh và thêm vào slide tương tự như tập tin phim

Hình 21 Thêm âm thanh vào slide

Có thể thay đổi hình ảnh đại diện của âm thanh bằng cách tương tự như với phim

3.3.7 Biểu đồ (chart)

Thêm các biểu đồ vào trong slide bằng nút “Chart” trong ribbon “Insert”

Hình 22 Thêm biểu đồ vào trong slide

Sau khi nhấn vào nút “Chart”, chương trình sẽ hiển thị màn hình cho phép chọn loại biểu đồ muốn thêm vào slide

Hình 23 Các loại biểu đồ có trong slide

Sau khi chọn 1 loại biểu đồ và nhấn OK, chương trình sẽ mở thêm cửa sổ Excel chứa

dữ liệu để vẽ biểu đồ Tùy mỗi loại biểu đồ mà dữ liệu thể hiện sẽ khác nhau

(a) Giao diện PowerPoint chứa biểu đồ cột (b) Giao diện Excel được mở song song chứa

dữ liệu của biểu đồ

Hình 24 Giao diện chỉnh sửa dữ liệu của biểu đồ

Hiệu ứng

3.4

Công cụ Microsoft Office PowerPoint cung cấp rất nhiều các dạng hiệu ứng để làm cho phần trình bày thêm ấn tượng Các hiệu ứng này bao gồm hiệu ứng của các nội dung trong slide và hiệu ứng chuyển slide Để sử dụng hiệu ứng trong slide, ta vào ribbon “Animations”

3.4.1 Hiệu ứng các nội dung trong slide

Sau khi vào ribbon “Animations”, ta chọn “Custom Animation” để hiện ra cửa sổ cho phép chỉnh hiệu ứng trong slide dễ dàng hơn

Hình 25 Ribbon “Animations” trong Office PowerPoint

Để thêm hiệu ứng cho một đối tượng, chọn đối tượng đó, sau đó chọn “Add Effect”

Hình 26 Một số loại hiệu ứng trong Office PowerPoint

Ngoài ra, ta có thể chọn “More Effects ” để xem tất cả các loại hiệu ứng cũng như xem trước tác dụng của hiệu ứng

Sau khi thêm animation, cửa sổ “Custom Animation” sẽ chứa danh sách cùng thứ tự thực hiện các hiệu ứng có trong slide

3.4.2 Hiệu ứng chuyển slide

Thực hiện hiệu ứng chuyển slide bằng cách sử dụng các nút ở phần “Transition to This Slide” trong ribbon “Animations” Tại mục này, có thể chọn từng loại chuyển đổi khác nhau, hoặc nhấn vào nút mũi tên bên dưới để xem tất cả các hiệu ứng chuyển slide có hỗ trợ

(a) Chức năng tạo hiệu ứng chuyển slide

(b) Một số kiểu chuyển slide được hỗ trợ

Hình 27 Các chức năng dùng để tạo hiệu ứng chuyển slide

Sau khi chọn hiệu ứng chuyển slide xong, mỗi khi chuyển đến slide hiện hành, hiệu ứng sẽ được thực hiện Ngoài ra, ta có thể nhấn nút “Apply To All” để áp dụng hiệu ứng chuyển slide này cho tất cả các slide khác

3.5.1.1 Chỉ số slide (Slide number)

Để thêm chỉ số slide, ta nhấn vào nút “Slide Number” trên ribbon “Insert”

Hình 28 Thêm chỉ số slide

Sau khi nhấn vào nút “Slide Number”, chương trình sẽ mở giao diện cho phép chỉnh sửa footer của slide Tại đây, có thể chọn hiển thị chỉ số slide, ngày tháng, và đoạn chuỗi tùy ý,

Hình 29 Giao diện chọn footer cho tất cả các slide

3.5.1.2 Date

Để hiển thị ngày tháng hiện hành vào tất cả các slide, ta chọn vào nút “Date and time” trong giao diện ở hình 26

3.5.2 Liên kết đến đối tượng ngoài slide

Ngoài các đối tượng trên, PowerPoint còn cho phép thêm vào slide 1 số dạng đối tượng khác dưới dạng chèn nội dung đối tượng đó vào trong slide như tập tin văn bản word, bảng tính excel, pdf,

Để thêm các loại đối tượng trên vào slide, ta sử dụng nút “Object” trong ribbon

“Insert”

Hình 30 Thêm “Object” vào trong slide

Sau khi nhấn vào nút “Object”, chương trình sẽ hiện cửa sổ cho phép chọn loại đối tượng cần thêm vào

Hình 31 Giao diện chọn các đối tượng có thể thêm vào slide

Hình sau thể hiện giao diện sau khi chèn đối tượng bảng tính excel vào trong slide

(a) Giao diện bảng tính excel trong lúc chỉnh sửa

(b) Giao diện bảng tính excel trong chế độ bình thường

Hướng dẫn sử dụng slide trong OpenOffice

4

Thao tác cơ bản

4.1

4.1.1 Tạo file mới

Để tạo một tập tin hoàn toàn mới (New File) thực hiện các bước sau: Tại màn

hình chính của chương trình, trên danh mục chức năng (menu) chọn danh mục File -> New -> Presentation hoặc nhấn (Ctrl + N)

Hình 33 Màn hình chính

Hình 34 Tạo một tập tin mới

4.1.2 Lưu file

Sau khi hoàn thành nội dung trình bày, tiến hành lưu lại nội dung với 2 cách:

Cách 1: Chọn biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn

Cách 2: Trên thanh menu, chọn File -> Save (hoặc nhấn Ctrl+S)

Hình 35 Lưu nội dung tập tin

Tiếp theo hộp thoại Save As xuất hiện, tùy chọn thông tin tên tập tin, kiểu tập tin

Hình 36 Chọn nơi lưu trữ tập tin

4.1.3 Mở file

Mở nội dung tập tin đã tồn tại, thực hiện với 2 cách:

Cách 1: Chọn biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn

Cách 2: Trên thanh menu, chọn File -> Open (hoặc nhấn Ctrl+O)

Hình 37 Mở một tập tin đã tồn tại

Sau đó hộp thoại Open xuất hiện, chọn nơi lưu trữ tập tin đã tồn tại

Hình 38 Chọn nơi lưu trữ tập tin

Thao tác với slide

4.2

4.2.1 Tạo slide mới

Để tạo một slide mới thực hiện với 2 cách:

Cách 1: Chọn biểu tượng trên thanh công cụ trình diễn Cách 2: Trên thanh menu, chọn mục Insert -> Slide

Hình 39 Tạo một slide mới

4.2.2 Thay đổi bố cục slide

Ta có thể thay đổi bố cục trình bày nội dung như sau:

Trên thanh menu, chọn mục Format -> Slide Layout

Hình 40 Thay đổi bố cục slide

Bên phải màn hình chính xuất hiện panel trình bày các layout của Slide, cuối cùng

text formatting chọn font chữ, kích thước, in đậm, in nghiên, gạch dưới

Hình 42 Thanh công cụ text formatting Hoặc trên thanh menu chọn mục Format -> Character Một cửa sổ Character

xuất hiện, chọn Font chữ, kích thước, in đậm, in nghiêng, gạch dưới

Hình 43 Mở hộp thoại Character

Hình 44 Định dạng nội dung

Định dạng màu chữ Chọn nội dung văn bản cần định dạng, chọn biểu tượng trên thanh công

Các đối tượng trong slide

4.3

4.3.1 Textbox

Chèn một textbox vào slide thực hiện như sau: Trên thanh công cụ drawing chọn biểu tượng

Hình 45 Chèn đối tượng text box

Nếu trên màn hình chính không xuất hiện thanh công cụ Drawing, cách hiển thị

thanh công cụ này như sau: Trên thanh menu chọn View->Toolbar -> Drawing

Hình 46 Hiển thị thanh công cụ Drawing

Hình 48 Định dạng cho đối tượng shape

4.3.4 Video

Cũng trên thanh menu ta có thể thêm Video bằng cách chọn Insert -> Movie and Sound Sau đó xuất hiện hộp thoại và chọn nơi lưu trữ tập tin Video

Hình 50 Mở hộp thoại Movie and Sound vad chọn nơi lưu trữ video

Hình 51 Kết quả quá trình chèn video

4.3.5 Audio

Tương tự như chèn Video mục 3.4

4.3.6 Biểu đồ (chart)

Trên thanh menu chọn mục Insert -> Chart để insert biểu đồ

Hình 52 Chèn biểu đồ vào nội dung slide Double click vào biểu đồ, chọn Chart Data Table để thay đổi dữ liệu, biểu đồ tự

động cập nhật trạng thái

Hình 53 Kết quả chèn biểu đồ và thao tác trên biểu đồ

Hiệu ứng

4.4

4.4.1 Hiệu ứng các nội dung trong slide

Hiệu ứng nội dung slide tức là làm cho nội dung trình bày có khả năng hoạt hình (animation) Để tạo hiệu ứng, đầu tiên chọn nội dung cần animation (tô khối nội

dung), trên thanh menu chọn mục Slide Show -> Custome Animation

Hình 54 Tạo Animation

Bên phải màn hình chính xuất hiện panel Custome Animation, chọn kiểu animation thích hợp

4.4.2 Hiệu ứng chuyển slide

Hiệu ứng slide tức là slide sẽ có animation khi trình diễn Để tạo hiệu ứng slide,

thực hiện như sau: Trên thanh menu chọn mục Slide Show -> Slide Transition

Hình 56 Animation cho slide

Xuất hiện panel Slide Transition , chọn animation phù hợp

Hình 57 Chọn animation phù hợp

Trên thanh menu chọn mục View -> Header and Footer , xuất hiện hộp thoại Header

and Footer Chọn số slide và ngày phía dưới nội dung slide

Hình 58 Chèn Header và Footer