Full google apps for bussiness (đầy đủ - tiếng việt).v1

Việc ứng dụng CNTT đã mang lại hiệu quả và lợi ích to lớn trong quá trình vận hành, triển khai sản xuất kinh doanh của các cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên, câu hỏi đặt ra là làm thế nào để xây dựng 1 hệ thống CNTT với có hiệu quả cao nhất: vừa đảm bảo được yêu cầu ứng dụng tác nghiệp, vừa tiết kiệm được chi phí, thời gian và công sức của tổ chức. Trong một số năm qua, các ứng dụng CNTT đã được cắt giảm đối với các ứng dụng kém hiệu quả, chỉ giữ lại hệ thống quan trọng đang chạy và đảm bảo được các vấn đề về lưu trữ dữ liệu và bảo mật của cơ quan, tổ chức. Chúng tôi hiểu rằng Quý công ty đang tìm kiếm một sự cải tiến về các ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của tổ chức mình. Gimasys muốn đề nghị một giải pháp có tính đột phá được cung cấp bởi Google. Đây là giải pháp mạnh mẽ được xây dựng trên nền tảng công nghệ Điện toán đám mây (Cloud Computing) – công nghệ mới nhất hiện nay, với mô hình Phần mềm được cung cấp như là một dịch vụ cho khách hàng – Mô hình Software as a Service (SaaS). Google Apps là một bộ ứng dụng bao gồm Gmail, Lịch Google (lịch chia sẻ), Google Talk (nhắn tin nhanh và trò chuyện thoại qua IP), Google Drive (lưu trữ tài liệu và cộng tác trực tuyến), Google Sites (tạo và xuất bản trang web của nhóm), Google Vault và các ứng dụng Google Security & Compliance (Google Message Security, Google Message Discovery). Google Apps cung cấp các ấn bản phù hợp với nhu cầu cụ thể của người dùng, bao gồm Google Apps Free (dành cho người dùng cá nhân và những nhóm người dùng nhỏ), Google Apps for Education (dành cho khối giáo dục và trường học), Google Apps for Business (dành cho các cơ quan, doanh nghiệp, ngân hàng thuộc mọi quy mô) và Google Apps for Government (dành cho khối chính phủ).

,

Tổng Quan về Google Apps for Business

Mục lục

CHƯƠNG MỘT : GOOGLE APPS 6

I Tổng quan về Google Apps 6

II Lợi ích của Google Apps 6

CHƯƠNG HAI : HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG 10

Phần I Gmail 10

1 Hộp thư đến của bạn 10

2 Conversation 10

3 Soạn email 11

4 Thêm một tập tin đính kèm, hình ảnh, hoặc liên kết 12

5 Chèn lịch biểu 14

6 Gửi email: 15

7.Gửi email trả lời 16

8 Chuyển tiếp email

17 9 In một email

18 10 Tạo một chữ ký (signature) email 19

11 Tạo và áp dụng các nhãn (label) trên email 19

12 Gán nhãn lên email và di chuyển chúng ra khỏi Inbox 22

13 Thiết lập bộ lọc email (Filter) 23

Phần II Danh sách liên hệ 26

1 Tạo Nhóm (Groups) 26

2 Sử dụng khi gửi email 27

Phần III Google Calendar 30

1 Tạo lịch 31

2 Xem và chỉnh sửa lại lịch vừa tạo 32

3 Mời khách tham gia sự kiện/ cuộc họp

33 4 Đặt phòng họp hay các thiết bị khác cho cuộc họp 34

5 Thiết lập lời nhắc cho cuộc họp của bạn 35

6 Thiết lập một cuộc họp định kỳ 36

7 Đính kèm tập tin vào lời mời 37

8 In Lịch Google 39

Phần IV Google Gmail Labs 41

1 Bật Labs 41

2 Gợi ý Gmail Labs 41

3 Gợi ý Labs cho Lịch 44

Phần V Drive 48

1 Thiết lập Google Drive 48

2 My Drive (Drive của tôi) 49

3 Shared with me (chia sẻ với tôi) 50

4 Xem các tài liệu được gắn Sao và tài liệu Gần đây 51

5 Thùng rác (Trash) 53

6 Thêm các tập tin và thư mục 54

7 Thêm tập tin vào Google Drive sử dụng đồng bộ 54

8 Tải lên tập tin và thư mục Google Drive 55

9 Xem trước hoặc tìm hiểu về một tập tin

57 10 Sắp xếp tập tin của bạn 59

11 Tìm một tập tin 61

12 Tổ chức các tập tin của bạn 63

13 Chia sẻ một thư mục 65

Phần VI Google Docs 67

1.Truy cập vào tài liệu của bạn 67

2.Tạo một tài liệu 68

2.Thêm bảng 71

3.Thêm liên kết (Link) 72

5 Căn chỉnh kích thước trang, điều hướng, và chọn màu nền 73

6 In 73

Phần VII : Google Spread Sheet (Bảng tính) 75

1.Tạo một bảng tính 75

2.Định dạng dữ liệu trong bảng tính 75

3.Làm việc với hàng, cột và trang tính 76

1.Thêm một hàng hoặc cột 76

2.Xóa một hàng hoặc cột 77

3.Dịch chuyển hàng hoặc cột 78

4.Giữ đầu hàng và cột cố định tại một chỗ 78

5.Thêm trang tính 79

4.Bắt đầu với các hàm 80

5.Chia sẻ và làm việc cộng tác 81

1.Làm việc cộng tác và cùng chỉnh sửa 81

2.Làm việc cộng tác với nhận xét 82

Phần VIII : Google Slices 84

1 Tạo bảng trình bày 84

2.Chỉnh sửa bản trình bày 86

3.Định dạng bảng trình bày 86

4.Thêm trang trình bày 87

5.Sắp xếp trang trình bày 88

6.Thay đổi kiểu trình bày của bạn 88

7.Thêm ghi chú cho người thuyết trình 89

8.Chia sẻ và làm việc cộng tác 90

9.Xem trước hoặc trình chiếu bảng trình bày 90

Phần IX: Chia sẻ và làm việc cộng tác Google Docs, Spreadsheet, Slices 92

1.Chia sẻ một tài liệu 92

a.Thiết lập khả năng hiển thị: 93

b.Mời các cá nhân để xem hoặc chỉnh sửa 93

c.Xem ai có quyền truy cập: 95

d.Thay đổi chủ sở hữu tài liệu: 95

2.Cộng tác trên một tài liệu 96

a Đồng thời phối hợp với các sửa đổi 96

b.Phối hợp với trò chuyện 97

c.Phối hợp sử dụng các ý kiến 98

3.Email một bản sao tài liệu của bạn 100

4.Xuất bản dưới dạng trang web 101

Phần X: Gửi email, gửi lịch biểu, và làm việc cộng tác với Google Groups 104

1.Gửi email đến một nhóm 104

2.Gửi lời mời đến một nhóm 104

3.Làm việc cộng tác với một nhóm 105

Phần XI: Quản lý các chủ đề (topic) trong nhóm với Google Groups 107

1.Tìm và sắp xếp chủ đề 107

a Hiện chủ đề trên một trang 107

b Gắn sao chủ đề yêu thích 108

c Tìm kiếm các chủ đề 108

d Lọc các chủ đề 109

e Tag Topics 110

2 Nhận trách nhiệm và chỉ định người giải quyết các vấn đề trong Topic 112

Xem những chủ đề mà bạn được chỉ định 113

1.Truy cập Google Groups 114

2.Xem thành viên nhóm của bạn 115

5.Quản lý thành viên nhóm của bạn 117

6.Thêm một Nhóm yêu thích 118

7.Tổ chức, sắp xếp các Nhóm yêu thích 119

Phần XII: Tạo lập chỉnh sửa và chia sẻ trang web với Google Sites 121

1.Truy cập trang quản lý Sites 121

2.Tạo lập site 122

1 Sử dụng các mẫu site có sẵn 122

2 Đặt tên site 123

3 Chọn chủ đề cho site 123

3.Thêm các trang vào site của bạn 124

4.Chỉnh sửa các trang trong site của bạn 125

Thêm các đối tượng, các ứng dụng và các tiện ích 127

5.Tùy chỉnh trang Site 128

A Xác định cấu trúc và kích thước trang Site 128

B Tùy chỉnh tiêu đề 129

C Điều chỉnh màu sắc, phông chữ và hình nền 129

D Tổ chức điều hướng trang web 130

6.Chia sẻ Site của bạn 131

A Chia sẻ công khai hoặc chia sẻ trong tổ chức của bạn 131

B Chia sẻ và làm việc cộng tác với các nhóm, các đội làm việc 132

CHƯƠNG MỘT : GOOGLE APPS

I Tổng quan về Google Apps

Việc ứng dụng CNTT đã mang lại hiệu quả và lợi ích to lớn trong quá trình vận hành, triển khai sản xuất kinh doanh của các cơ quan, doanh nghiệp Tuy nhiên, câu hỏi đặt ra là làm thế nào để xây dựng 1 hệ thống CNTT với có hiệu quả cao nhất: vừa đảm bảo được yêu cầu ứng dụng tác nghiệp, vừa tiết kiệm được chi phí, thời gian và công sức của tổ chức Trong một số năm qua, các ứng dụng CNTT đã được cắt giảm đối với các ứng dụng kém hiệu quả, chỉ giữ lại hệ thống quan trọng đang chạy và đảm bảo được các vấn đề về lưu trữ dữ liệu và bảo mật của cơ quan, tổ chức

Chúng tôi hiểu rằng Quý công ty đang tìm kiếm một sự cải tiến về các ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của tổ chức mình Gimasys muốn đề nghị một giải pháp có tính đột phá được

cung cấp bởi Google Đây là giải pháp mạnh mẽ được xây dựng trên nền tảng công nghệ Điện toán đám mây (Cloud Computing) – công nghệ mới nhất hiện nay, với mô hình Phần mềm được cung cấp như là một dịch vụ cho khách hàng – Mô hình Software as a Service (SaaS)

Google Apps là một bộ ứng dụng bao gồm Gmail, Lịch Google (lịch chia sẻ), Google Talk (nhắn

tin nhanh và trò chuyện thoại qua IP), Google Drive (lưu trữ tài liệu và cộng tác trực tuyến), Google Sites (tạo và xuất bản trang web của nhóm), Google Vault và các ứng dụng Google Security & Compliance (Google Message Security, Google Message Discovery) Google

Apps cung cấp các ấn bản phù hợp với nhu cầu cụ thể của người dùng, bao gồm Google Apps Free (dành cho người dùng cá nhân và những nhóm người dùng nhỏ), Google Apps for Education (dành cho khối giáo dục và trường học), Google Apps for Business (dành cho các cơ quan, doanh nghiệp, ngân hàng thuộc mọi quy mô) và Google Apps for Government (dành cho khối chính phủ)

II Lợi ích của Google Apps

Business

gian dài mà không phải xóa bỏ các email khác

· Truy cập mọi lúc mọi nơi qua các thiết bị di động: điện thoại, bảng tính nhanh chóng, tiện lợi

· Dữ liệu không bao giờ bị mất kể cả khi máy tính cá nhân bị hỏng hay mất cắp Email có thể được lưu trữ lâu đến 10 năm (lựa chọn giá trị gia tăng)

· Danh bạ email được cập nhật đồng bộ với điện thoại di động, nên người dùng không sợ mất các thông tin khách hàng, đối tác trong trường hợp mất điện thoại Danh bạ khách hàng sẽ được cập nhật vào thiết bị di động mới khi kết nối đến tài khoản email của mình

· Tìm kiếm email dễ dàng, không bị mất email, tính sẵn sàng cao - Với sự kết hợp của công cụ tìm kiếm Google, bạn có thể nhanh chóng tìm được các email hoặc những đoạn chat mình muốn tìm

- Các Email khi người dùng gửi hay nhận, sẽ được lưu trữ tự động trên

hệ thống webmail (cho dù người sử dụng Outlook để gửi đi), giúp người dùng đi công tác xa vẫn có thể truy cập và tìm lại các Email đã giao dịch

· Chat trực tiếp: Chat trực tiếp trong email mà không cần phải mở ra hay cài đặt bất kỳ phần mềm nào khác Hỗ trợ chat group với các nhân viên trong cùng bộ phận, phòng ban, hỗ trỡ chat text, voice & voicemail (mp3)

· Hạn chế spam, virus: Chặn spam trước khi chúng vào hộp thư của người dùng, quét virus trước khi người dùng đọc email hay download xuống máy tính, mail spam và virus bị chặn đứng, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và tiền bạc Tiện ích được thực thi thông qua ịch vụ Google Message Security của Google, tích hợp vào Google Apps sử dụng công nghệ chống spam và virus hàng đâu thế giới (Postini)

· Lưu trữ tự động, giao diện thân thiện

- Tự động lưu các thư đang biên soạn vào hộp thư nháp để tránh trường hợp bị mất nội dung thư khi có sự cố

- Với những ai đã hoặc đang sử dụng hộp thư gmail thì việc sử

dụng mail của Google Apps hoàn toàn dễ dàng

· Người dùng có thể thiết lập các cuộc họp, các sự kiện Có thể theo dõi được lịch đăng ký sử dụng phòng họp, đăng ký dùng xe, các trang thiết bị văn phòng như máy chiếu, máy in, các thiết bị công tác chuyên môn

· Theo dõi được lịch làm việc của lãnh đạo/ nhân viên trong cơ quan Google

Talk

· Được tích trong Gmail và các sản phẩm khác của Google, cho phép người dùng có thể trò chuyện, trao đổi thông tin và lưu trữ nội dung trò chuyện

bộ nhóm hoặc cả khách hàng, nhà cung cấp và đối tác

· Có thể chạy trên máy Mac, PC hoặc thiết bị di động hay trên trình duyệt của người sử dụng, là nơi duy nhất để người sử dụng nhận phiên bản cập nhật của dữ liệu từ bất cứ đâu

· Tài liệu của người dùng được lưu trữ trên web, vì vậy, việc chia sẻ tài liệu dễ như việc gửi liên kết Người dùng có thể đặt tài liệu ở chế độ công khai hoặc riêng tư tùy thích và kiểm soát những người có thể xem, nhận xét và chỉnh sửa mỗi tài liệu bất kỳ lúc nào

· Tạo tài liệu phong phú với hình ảnh, bảng, phương trình, bản vẽ, liên kết và nhiều thứ khác Thu thập thông tin nhập và quản lý phản hồi với tính năng nhận xét xã hội

· Ứng dụng này được thiết kế dành cho nhóm, do đó nhiều người có thể chỉnh sửa tài liệu cùng lúc và tính năng trò chuyện và nhận xét được tích hợp giúp mọi người dễ dàng làm việc cùng nhau

Google

Sites

· Người sử dụng có thể dễ dàng tự tạo ra các trang web đơn giản, có thể

áp dụng cho các phòng ban, các bộ phận của cơ quan để đăng tải các thông tin chung lên web, thông tin hoạt động và lịch làm việc của bộ phận

Vault

CHƯƠNG HAI : HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Theo mặc định,các email được gửi và nhận được nhóm lại gọi là Conversation Conversation

nhóm tất cả email trong một chủ đề lại với nhau, làm cho nó dễ dàng hơn trong việc quản lý và

theo dõi tại hộp thư đến Dưới đây là Conversation:

Lưu ý: Số lượng email trong một Conversation xuất hiện ở bên phải của tên người gửi

Lưu ý: Bạn có thể kiểm cài đặt tính năng email hội thoại bằng cách: Nhấp vào biểu tượng bánh răng và sau đó chọn Settings ở góc trên bên phải của hộp thư, trên mục General, di chuyển đến Conversation View

• If Conversation View is off: Các email sẽ không nhóm lại thành Conversation

• If Conversation View is on: Các email sẽ được nhóm với nhau Tuy nhiên, nếu bạn

muốn gửi bài trả lời nhưng không muốn nó được thêm vào cuộc trò chuyện, bạn có thể

chỉ cần thay đổi dòng chủ đề trong trả lời của bạn

3 Soạn email

Bước 1: Trong cửa sổ bên trái, nhấp vào COMPOSE

Bước 2: Tại trường To bạn gõ địa chỉ email người nhận:

4 Thêm một tập tin đính kèm, hình ảnh, hoặc liên kết

Di chuột qua biểu tượng File đính kèm ở phía dưới của tin nhắn để hiển thị các tùy chọn như:

Gắn tập tin, chèn hình ảnh, tài liệu, biểu tượng cảm xúc, hoặc lịch mời;

Để đính kèm một tập tin, nhấp vào biểu tượng File đính kèm và sau đó duyệt các tập tin trên

máy tính của bạn Sau khi đính kèm, tập tin xuất hiện ở dưới cùng của email Để loại bỏ một file

đính kèm, chỉ cần nhấp vào x

Bạn cũng có thể đính kèm tập tin bằng cách kéo và thả chúng vào trong email Các tập tin sẽ đính kèm ở phía dưới của email

Để nhúng một hình ảnh trong email của bạn, bạn có thể nhấp vào biểu tượng chèn hình ảnh và

các tập tin, hoặc nếu bạn sử dụng trình duyệt Chrome, kéo và thả hình ảnh vào trong email Hình

ảnh đó sẽ được hiển thị đúng vị trí mà bạn đặt

5 Chèn lịch biểu

Để chèn lịch biểu vào email ta sử dụng biểu tượng insert invitation và điền thông tin vào các

trường Lời mời sẽ được gửi đến tất cả người có trong danh sách

Ở dưới cùng của email, bấm Send Một thông báo xuất hiện ở phía trên cùng của cửa sổ mail,

xác nhận rằng email của bạn đã được gửi đi:

7.Gửi email trả lời

Bạn có thể gửi thư trả lời cho người gửi hoặc gửi thư trả lời cho tất cả người nhận:

Bước 1: Mở email mà bạn muốn gửi email trả lời

Bước 2: Ở dưới cùng của tin nhắn, bấm Reply (trả lời chỉ người gửi) hoặc Reply to all (để

trả lời cho tất cả người nhận)

Bước 3: Tùy chọn, bạn có thể thay đổi định dạng trả lời của bạn bằng cách nhấn vào mũi tên bên cạnh Người nhận

Bước 4: Nhập trả lời của bạn trong lĩnh vực tin nhắn

Bước 5: Ở dưới cùng của tin nhắn, bấm Send

Để trả lời một email có trong Conversation

Bước 1: Mở Conversation và chọn email bạn muốn trả lời

Bước 2: Để trả lời cho người gửi, nhấp Reply:

Nếu bạn muốn trả lời cho tất cả người nhận, bấm vào mũi tên xuống bên cạnh nút Reply, và sau đó nhấp vào Reply to all:

Bước 1: Tùy chọn, thêm các địa chỉ email khác

Bước 2: Ở dưới cùng của email, bấm Send

8 Chuyển tiếp email

Để chuyển tiếp một email hoặc một email duy nhất trong Conversation

Bước 1: Mở email có trong Conversation Chọn email để chuyển tiếp

Bước 2: Ở dưới cùng của email, nhấp vào forward

Bước 3: Nhập địa chỉ email người nhận

Bước 2: Trong thanh menu phía trên Conversation, Chọn More và sau đó nhấp vào Forward all

Bước 3: Bấm Send

9 In một email

Bạn có thể in một email hoặc toàn bộ Conversation

Để in một email hoặc toàn bộ Conversation

Bước 1: Mở email hoặc cuộc trò chuyện

Bước 2: Ở phía trên bên phải của email, nhấp vào biểu tượng Print all

Để in một email duy nhất trong Conversation

Bước 1: Mở 1 Conversation và chọn 1 email mà bạn muốn in

Bước 2: Nhấn vào mũi tên trỏ xuống ở bên phải nút trả lời,và sau đó nhấp vào Print

10 Tạo một chữ ký (signature) email

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản email của bạn

Bước 2: Ở góc trên bên phải của cửa sổ Mail, nhấp vào biểu tượng bánh răng, và sau đó

nhấp vào Setting

Bước 3: Trên mục General, di chuyển xuống phần Chữ ký (signature) và nhập chữ ký

của bạn vào trong khoảng trắng

Bước 4: Gmail cho phép bạn sử dụng một số tính năng để chỉnh sửa chữ ký như: định

dạng văn bản, thêm các liên kết và hình ảnh

Bước 5: Nhấp vào Lưu thay đổi (save change) ở dưới cùng của trang

11 Tạo và áp dụng các nhãn (label) trên email

Sử dụng các nhãn (label) để phân loại thư của bạn nhãn (label) như các thư mục, bạn có thể áp dụng nhiều nhãn (label) cho một email, vì vậy bạn có thể "lưu trữ" một bản sao của email trong nhiều nhãn Bạn cũng có thể:

• Tạo một nhãn ở phía bên trái của cửa sổ Mail của bạn để xem tất cả các thư với nhãn đã

Bước 4: Thêm màu sắc cho nhãn (label)

a Chọn nhãn cần hiển thị màu, tick vào hình mũi tên trỏ xuống dưới

Labels

b Chọn tên nhãn từ các nhãn trong menu và nhấn Apply

kiếm ở đầu trang

bạn tới nhãn bạn mới tạo bạn nên sử dụng chức năng move to (di chuyển đến) trong menu

Bước 1: Chọn các email hoặc thông điệp bạn muốn di chuyển

Bước 2: Nhấp vào “Move to” , chọn nhãn muốn di chuyển tới

Ngoài ra, bạn chỉ có thể kéo email tới các nhãn:

*

Để chuyển các email khỏi Hộp thư đến của bạn mà không áp dụng nhãn

Bước 1: Chọn một hoặc nhiều email trong hộp thư đến của bạn

Bước 2: Nhấp vào biểu tượng Archive trong thanh công cụ:

Bộ lọc được sử dụng để quản lý email của bạn Với bộ lọc, bạn có thể tạo ra nhãn tự động lưu trữ

hoặc xóa các email dựa trên các từ khóa

Bộ lọc Gmail tương tự như rules email trong Microsoft Outlook hoặc Lotus Notes

Bước 1: Ở góc trên bên phải của Gmail, nhấp vào biểu tượng bánh răng và sau đó chọn Settings> Filter > Creat Filter

Bước 2: Nhập tiêu chí lọc của bạn vào các trường.Ví dụ, bạn có thể lọc tất cả các email từ người quản

lý của bạn với dòng chữ "Yêu cầu Hành động."

Bước 5: Chọn CreateFilter

Phần II Danh sách liên hệ

1 Tạo Nhóm (Groups)

Bạn có thể tạo một nhóm danh sách email trong Contact Manager của bạn

Bước 1: Mở Contact Manager của bạn Ở góc trên bên trái của cửa sổ Gmail của bạn,

nhấp vào mũi tên Mail và sau đó nhấp vào Contact (danh sách liên hệ)

Bước 3: Nhập tên của nhóm và nhấn OK

Bước 4: Trong My Contact, chọn các địa chỉ liên lạc mà bạn muốn thêm vào nhóm Ví dụ:

Bước 5: Nhấp vào biểu tượng Nhóm

Bước 6: Chọn nhóm mà bạn muốn thêm các địa chỉ liênlạc:

Các nhóm mới được tạo ra (trong VD "Nhóm dự án Sunhouse"), và được xuất hiện trong khung

Bước 2: Chọn nhóm trong danh sách.Các thành viên trong nhóm đều được bổ sung vào trường

To (người nhận)

Nếu bạn không muốn gửi email đến tất cả mọi người trong nhóm, chỉ cần chỉnh sửa vào trường To

Để gửi tin nhắn đến một nhóm khi ở trong mục Contact

Bước 1: Mở Contact Manager

Bước 2: Chọn nhóm ở cửa sổ bên trái:

Bước 3: Chọn tất cả mọi người trong danh sách nhóm

Ngoài ra, bạn có thể chọn một số các thành viên riêng biệt trong nhóm

Bước 3: Nhấp vào biểu tượng email để soạn một tin nhắn gửi đến tất cả mọi người mà bạn

Để thay đổi và lựa chọn lịch xem theo tháng, ngày click vào tab ở góc bên phải bên trên màn hình

1 Tạo lịch

Bạn có thể tạo lịch bằng cách nhấn vào nút TẠO hoặc bằng cách click vào bất cứ nơi nào trên lịch của bạn

Bước 1: Mở Lịch Google

Bước 2: Làm một trong hai điều sau đây:

Lựa chọn 1: Ở góc trên bên trái của lịch của bạn, nhấn nút Create để mở trang chi tiết sự

Lựa chọn 2: Hoặc, nhấp vào một vị trí trong lịch của bạn để tạo ra một sự kiện trong 1 giờ Nhấp chuột

và kéo để tạo sự kiện hơn 1 giờ Sau đó nhập tiêu đề sự kiện

Nhấp chuột vào Tạo sự kiện để công bố lịch này hoặc click vào Chỉnh sửa sự kiện để thêm các thông

tin chi tiết cho sự kiện hay lịch

a Thêm chi tiết, địa điểm, khách mời, lời nhắc…

Lưu ý: Khi bạn đã hoàn tất việc nhập chi tiết sự kiện, nhấn LƯU ở phía trên cùng của trang chi tiết

sự kiện

3 Mời khách tham gia sự kiện/ cuộc họp

Bước 1: Tới trang chi tiết sự kiện của bạn

Bước 2: Tại mục Thêm: Khách nằm ở phần trên bên phải của trang hãy nhập tên hay địa chỉ mail

của khách trong danh bạ của bạn

Bước 3: Chọn khách mời và thêm khách đó vào danh sách Khách mời của bạn

Bước 4: Tiếp tục thêm các khách mời khác theo từng địa chỉ email Chú

ý:

• Nếu người quản trị tên miền đã thiết lập email nhóm (danh sách gửi thư) cho tên miền của bạn, bạn có thể thêm email nhóm vào danh sách Khách Hoặc, bạn có thể tạo một email nhóm của riêng mình trong danh sách liên lạc cá nhân và thêm nó vào danh sách Khách mời

• Nếu bạn sao chép và dán một danh sách khách mời từ một nguồn (ví dụ, một tài liệu), hãy chắc chắn rằng bạn đã tách các địa chỉ mail bằng dấu phẩy ( dấu chấm phẩy không được hỗ trợ)

Bước 5: Tùy chọn, chọn các tùy chọn trong phần Khách có thể để cho phép hoặc ngăn chặn khách

mờithay đổi chi tiết sự kiện, mời thêm người tham dự sự kiện của bạn, hoặc xem ai khác được mời

Bước 6: Nếu muốn, có thể điền vào phần còn lại của trang

Bước 7: Click Lưu

Lịch Google sẽ hỏi xem bạn có muốn gửi lời mời tới các khách hàng hay không Khách mời có thể đáp lại lời mời sự kiện hoặc để lại lời nhắn

Nếu bạn muốn kiểm tra sự sẵn sàng của khách hàng trước khi tạo sự kiện, sử

* dụng Tìm Thời gian Bạn có thể thấy thời gian của sự kiện bạn đề xuất (trong hộp màu

xanh) cho mỗi khách

*

Nếu cần thiết, sử dụng ngày tháng và thời gian tùy chọn ở phía trên của tab để thay đổi thời gian cho các cuộc họp của bạn Hoặc chỉ cần kéo các hộp màu xanh để một thời gian cho tất cả khách

4 Đặt phòng họp hay các thiết bị khác cho cuộc họp

Bước 1: Mở trang chi tiết buổi họp của bạn

Bước 2: Tại Thêm: click chuột Phòng, v.v.,

Bước 3: Làm theo 1 trong 2 lựa chọn sau:

Lựa chọn 1: Đánh tên phòng họp và chọn phòng họp phù hợp trong danh sách

For example, in the following screenshot, when you start typing ca, two rooms populate: Acadia and Bryce Canyon

Lựa chọn 2: Duyệt danh sách để tìm phòng hoặc nguồn tài nguyên khác mà bạn muốn đặt

Bước 5: Để đặt một nguồn tài nguyên có sẵn, nhấn Add/Thêm (bên trái của tên tài nguyên) Nếu

nguồn lực không sẵn có, hãy thử thay đổi thời gian của sự kiện Sẽ dễ dàng tìm thấy khoảng thời

gian phù hợp với tất cả các khách và các nguồn tài nguyên, nhấp vào tab Tìm thời gian/ Find a time Sau khi đã nhập chi tiết cho buổi họp, hãy nhớ click vào nút Lưu/ Save

5 Thiết lập lời nhắc cho cuộc họp của bạn

Bước 1: Mở cuộc họp của bạn

Bước 2: Tại Lời nhắc/Reminder, chọn kiểu nhắc bạn muốn (tin nhắn pop-up hoặc email) và thời

gian mà bạn muốn nhận được nó

Bước 3: Thêm lời nhắc click vào Thêm lời nhắc/ Add a reminder

Bước 4: Kiểm tra xem nguồn tài nguyên có sẵn trong suốt thời gian của cuộc họp của bạn

- Có sẵn - Không có sẵn

Bước 4: Tùy thuộc vào lựa chọn của bạn muốn Lặp lại/ Repeats, xác định lịch định kỳ, bao gồm xác

định ngày bắt đầu và kết thúc (nếu có)

Bước 5: Kết thúc và tiếp tục tạo cuộc họp 7

Đính kèm tập tin vào lời mời