Sử dụng MICROSOFT EXCELL

KHÁI NIỆM CƠ BẢNĐịa chỉ hỗn hợp  là địa chỉ sẽ theo đổi theo phương hoặc chiều và khoảng cách khi sao chép dữ liệu từ vùng nguồn đến vùng đích  được viết dưới dạng:  cố định cột, t

6.1 Giới thiệu, khởi động và thoát khỏi Excel

6.1 Giới thiệu, khởi động và thoát Excel

6.1.1 Giới thiệu tính năng

6.1.2 Khởi động

6.1.3 Giới thiệu giao diện

6.1.4 Thoát

là một chương trình ứng dụng thuộc bộ

chương trình Microsoft Office

là một công cụ mạnh để thực hiện các bảng

tính chuyên nghiệp

được ứng dụng rộng rãi trong môi trường

doanh nghiệp nhằm phục vụ các công việc tính toán thông dụng bằng các công thức tính toán đơn giản, không cần phải xây dựng các chương trình.

6.1.2 KHỞI ĐỘNG

Khởi động MS Excel

 C1: Double Click vào biểu tượng

 C2: Start\ Programs\ Microsoft Office\

Microsoft Office Excel

 C3: Start\ Run -> nhập Excel và ấn OK

Thanh Menu lệnh Thanh tiêu đề Thanh công thức Các thanh công cụ

địa chỉ ô

6.1.4 THOÁT EXCEL

Thoát khỏi MS Excel

 C1: Trên cửa sổ Word Mở mục chọn File\ Exit

 C2: Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4.

 C3: Nhấn phím Close trên thanh tiêu đề của

chương trình.

6.2.1 Các khái niệm

6.2.2 Các kiểu dữ liệu

6.2.3 Định dạng dữ liệu

6.2.4 Các phép toán

 Là một tệp tin của chương trình bảng tính

Excel

 Mỗi Workbook có thể chứa trên 10000 sheets

khác nhau.

 Quy định số lượng sheet xuất hiện khi tạo mới

một Workbook trong mục chọn Tools\

Options\ General\ mục Sheet in new

workbook.

 1 sheet có 65.536 dòng được đánh số 1 -> 65536

 Cột chứa các tên hàng gọi là Row heading, ở biên

trái của bảng tính đứng ngay phía trước cột A

(dùng để đánh số thứ tự cho dòng)

6.2.1.4 Cột (Column)

 1 sheet có 65.536 dòng được đánh số 1 -> 65536

 Cột chứa các tên hàng gọi là Row heading, ở biên

trái của bảng tính đứng ngay phía trước cột A

(dùng để đánh số thứ tự cho dòng)

Ô: Là vị trí giao của hàng và cột, được xác định bởi địa chỉ ô Địa chỉ ô được xác định theo tên cột, rồi mới đến tên hàng Ví dụ : A4, N3, …

(nhập dữ liệu hoặc gọi một lệnh) mà không chọn cùng trước thì thao tác đó sẽ chỉ tác động đến ô hiện hành.

dạng hình chữ nhật Địa chỉ của một vùng được xác định bởi địa chỉ của ô góc trái trên và ô góc phải dưới

6.2.1.6 Các loại địa chỉ

Địa chỉ tương đối

 là địa chỉ sẽ thay đổi trong quá trình sao chép công

thức chứa địa chỉ ô Khi sao chép công thức của ô nguồn sẽ thay đổi tương ứng với khoảng cách giữa vùng nguồn và vùng đích

 được viết dưới dạng: <Cột><Dòng>

Địa chỉ tuyệt đối

 là địa chỉ sẽ không thay đổi khi sao chép công thức

chứa địa chỉ này đến địa chỉ khác trên bảng tính

 được viết dưới dạng: $<Cột>$<Dòng>

 VD: $A$4, $B$10

KHÁI NIỆM CƠ BẢN

Địa chỉ hỗn hợp

 là địa chỉ sẽ theo đổi theo phương (hoặc chiều) và

khoảng cách khi sao chép dữ liệu từ vùng nguồn đến vùng đích

 được viết dưới dạng:

 <$Cột><Dòng>(cố định cột, thay đổi theo hàng)

Để chuyển đổi giữa các kiểu

địa chỉ, nhấn phím F4 để

chuyển đổi

6.2.2.1 Kiểu chuỗi (Text):

 a  z, AZ, 0 9, các ký tự khác: “ , ?, <, >, …

 Theo mặc định, kiểu Text được canh trái

 Những dữ liệu chuỗi dạng số như: số điện thoại, số nhà, mã số, v.v khi nhập vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (') và không có giá trị tính toán

6.2.2 CÁC KIỂU DỮ LIỆU

6.2.2.2Kiểu Số (Number):

 0->9, các dấu +, - , (, *, $

 Mặc định, định dạng kiểu General, canh phải trong ô

 Kiếu Number có các định dạng sau:

 Số chưa định dạng(Gerneral).

 Số đã được định dạng theo kiêu số(Number).

 Số ở dạng đặc biệt(Special) như mã điện thoại, mã vùng…

 Một số được khai báo khác(Custom).

6.2.2 CÁC KIỂU DỮ LIỆU

6.2.2.3 Kiểu Logic

 chỉ nhận giá trị TRUE(đúng) hoặc FALSE (sai)

 thường dùng các phép so sánh để nhận kết quả logic

> : Lớn hơn >= : Lớn hơn hoặc bằng

6.2.3.4 Kiểu công thức

 bắt đầu bằng dấu (=), (+), (-)

 chứa các phép toán hoặc các hàm

6.2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU

6.2.3.1 Định dạng kiểu số

Chọn dạng số

Chọn số lẻ thập phân

xuất hiện

dấu phân

Chọn kiểu

số âm

(xuất hiện dấu phân cách hàng ngàn).

 Ascending để tăng số lẻ thập phân.

 Trong cửa sổ Format Cells, chọn làm việc trên

6.2.3.2 Định dạng Font chữ

6.2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU

6.2.3.2 Định dạng Font chữ

Để chọn Font chữ mặc định trong Microsoft Excel, tiến hành như sau:

6.2.3.3 Định dạng vị trí dữ liệu trong ô

Dữ liệu trong ô được định dạng mặc định theo kiểu dữ liệu được nhập vào Dữ liệu hiển thị

trong ô có thể được canh theo chiều ngang của ô

(Horizontal), được canh theo chiều cao của ô

(Vertical) và trải dữ liệu theo chiều ngang hay chiều dọc (Orientation).

6.2.3 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU

6.2.3.3 Định dạng vị trí dữ liệu trong ô

 Thực hiện như sau:

Chọn vùng dữ liệu muốn định dạng.

Vào menu Format/Cells (hoặc có thể kích

chuột phải tại khối đã chọn và nhấn chọn mục

6.2.3.3 Định dạng vị trí dữ liệu trong ô

Chọn kiểu canh dữ liệu

theo chiều ngang của ô

trong hộp thoại

Horizontal

Chọn kiểu canh dữ liệu

theo chiều dọc của ô

trong hộp thoại Vertical Chọn hình thức trải dữ

liệu trong Orientation

6.2.4 CÁC PHÉP TOÁN

6.2.4.1 Các phép toán số học

 % : Toán tử phần trăm.

 ^ : Toán tử mũ hay còn gọi là lũy thừa.

 *, / : Toán tử nhân, chia.

 +, - : Toán tử cộng, trừ.

6.2.4.2 Phép toán nối chuỗi

 Phép toán nối chuỗi dùng để nối các chuỗi

thành 1 chuỗi duy nhất

 Phép toán có dạng: &

 Ví dụ: “Đại”&” “&“Học” Đại Học

6.3.1 Thao tác với tập tin bảng tính

6.3.2 Quản lý Worksheet

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet

6.3.1 Thao tác với tập tin bảng tính

6.3.1.1Tạo tập tin bảng tính mới

Để mở 1 tập tin bảng tính mới, ta có thể thực hiện một trong các cách sau:

Vào menu File/New, trong bảng New Workbook

chọn Blankworkbook, chọn OK.

Hoặc chọn biểu tượng New trên Toolbars.

6.3.1.2 Lưu tệp tin lên đĩa:

6.3.1 Thao tác với tập tin bảng tính

Chỉ định đường dẫn

Nhập tên tập tin

6.3.1.3 Mở tập tin đã có trên đĩa:

6.3.1 Thao tác với tập tin bảng tính

6.3.2.1 Mặc định số Sheet trong một tập tin Excel

 Cách thực hiện như sau:

Vào menu Tools/Options

Trong hộp thoại Options, chọn thẻ General.

Trong mục Sheets in New Workbook: Gõ số Sheet

cần khởi tạo (từ 1 đến 255)

Chọn OK để cập nhật

Tuy nhiên để xem kết quả, cần khởi động lại Excel

6.3.2 Quản lý Worksheet

6.3.2.2 Chèn thêm Worksheet:

sách các Worksheet -> chọn Insert -> xuất hiện hộp

thoại Insert -> chọn Worksheet -> nhấn OK

 Worksheet mới tạo sẽ được chèn vào trước Worksheet

6.3.2.3 Đổi tên Worksheet:

 Chọn các Worksheet đổi tên

tên mới

Rename và nhập tên mới

 C3: Nhấp đúp vào Worksheet cần đổi tên, nhập tên

mới

6.3.2 Quản lý Worksheet

3.3.2.4 Sao chép Worksheet:

 Chọn các Worksheet sao chép

cần sao chép, chọn Move or Copy

Sheet (hoặc vào menu Edit/ Move

Chọn tên Workbook đích Chọn Worksheet

mà Worksheet tạo

ra đứng trước nó

6.3.2.5 Di chuyển Worksheet:

 tương tự như sao chép nhưng:

 trong Cách 1: Không giữ phím Ctrl khi kéo thả

 trong Cách 2: Không đánh dấu check vào ô Create a

copy

6.3.2 Quản lý Worksheet

6.3.2.6 Xoá worksheet

 Chọn các Worksheet cần xóa

Delete

 Muốn chọn các Sheet liên tục nhau: Kích chuột vào tên Sheet đầu tiên và giữ Shift trong khi kích chuột vào tên Sheet cuối.

 Muốn chọn các Sheet rời rạc, giữ phím Ctrl trong khi kích chuột vào tên các Sheet.

 Muốn chọn tất cả các Sheet, nhấp nút phải chuột vào một tên Sheet bất kỳ và chọn Select All Sheets

 Để phân rã các Sheet sau khi nhóm, nhấp nút phải

chuột vào một tên Sheet bất kỳ và chọn Ungroup Sheets

6.3.3.1 Di chuyển con trỏ trên Worksheet

 Nhấn phím mũi tên: di chuyển con trỏ theo chiều

mũi tên (trừ khi đang chỉnh sửa dữ liệu trong ô)

 Nhấn phím TAB: di chuyển một ô từ trái sang

phải, Shift + TAB: di chuyển con trỏ theo hướng

ngược lại.

 Nhấn phím ENTER: để kết thúc việc nhập hoặc

chỉnh sửa dữ liệu cho ô hiện hành

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet

6.3.3.1 Di chuyển con trỏ trên Worksheet

 Phím HOME: dời con trỏ về ô đầu hàng hiện

hành.

 Phím Ctrl + HOME: dời con trỏ về ô đầu tiên A1.

 Phím Ctrl + END: dời con trỏ về ô cuối cùng có

dữ liệu.

6.3.3.1 Di chuyển con trỏ trên Worksheet

 Phím Page Up/Page Down: dời con trỏ lên hoặc

xuống 1 trang màn hình.

 Phím F5: đưa con trỏ đến ô tùy ý.

 Alt +ENTER: xuống hàng trong cùng một ô trong

quá trị nhập dữ liệu

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet

6.3.3.2 Chọn vùng

 Chọn một ô: kích chuột vào ô cần chọn

 Chọn một vùng: vùng là một khối hình chữ nhật,

gồm nhiều ô Vùng được xác định bằng địa chỉ ô

ở góc phía trên bên trái và địa chỉ ô ở góc phía

dưới bên phải, ngăn cách bởi dấu hai chấm (:)

 Chọn cột: Kích chuột lên tên cột, có thể rê chuột

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet

6.3.3.3 Nhập và hiệu chỉnh dữ liệu

 Kích chuột vào ô cần nhập, nhập dữ liệu và kết

thúc bằng phím ENTER, hoặc phím TAB hoặc phím mũi tên.

 Để hiệu chỉnh dữ liệu, kích đôi chuột vào ô cần

hiệu chỉnh (hoặc nhấn phím F2) Sau khi sửa

6.3.3.4 Sao chép dữ liệu

 Chọn vùng dữ liệu muốn sao chép.

 Sao chép dữ liệu đã chọn lên Clipboard bằng một

trong các cách:

 Vào menu Edit/Copy

 Chọn biểu tượng Copy trên thanh công cụ.

 Kích phải chuột, chọn mục Copy trên menu tắt.

 Chọn tổ hợp phím Ctrl+C.

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet

6.3.3.4 Sao chép dữ liệu

 Chọn vùng đích hoặc di chuyển con trỏ ô đến vùng đích.

 Dán dữ liệu từ Clipboard vào vùng đích bằng 1 trong các cách sau:

 Vào menu Edit/Paste

 Chọn biểu tượng Paste trên thanh công cụ.

6.3.3.5 Di chuyển dữ liệu

 Chọn vùng dữ liệu muốn di chuyển.

 Di chuyển dữ liệu đã chọn lên Clipboard bằng một trong các cách:

 Vào menu Edit/Cut

 Chọn biểu tượng Cut trên thanh công cụ.

 Kích phải chuột, chọn mục Cut trên menu tắt.

 Nhấn tổ hợp phím Ctrl+X.

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet

6.3.3.5 Di chuyển dữ liệu

 Chọn vùng đích hoặc di chuyển con trỏ ô đến vùng đích.

 Dán dữ liệu từ Clipboard vào vùng đích bằng 1 trong các cách sau:

 Vào menu Edit/Paste

 Chọn biểu tượng Paste trên thanh công cụ.

6.3.3.6 Xóa dữ liệu

 Chọn vùng dữ liệu muốn xóa.

 Thực hiện xóa dữ liệu bằng cách chọn 1 trong các cách sau:

 Vào menu Edit/Clear/Contents.

 Kích chuột phải lên vùng chọn, chọn mục Clear

contents

 Nhấn phím Delete.

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet

6.3.3.7 Chèn hàng, cột

 Chèn cột:

 Chọn cột (hoặc nhiều cột) muốn chèn Các cột được

chọn sẽ đổi màu Số lượng cột được chèn vào sẽ bằng

số lượng cột đã chọn

 Vào menu Insert chọn lệnh Columns.

6.3.3.7 Chèn hàng, cột

 Chèn hàng:

 Chọn hàng (hoặc nhiều hàng) muốn chèn Các hàng

được chọn sẽ đổi màu Số lượng hàng được chèn vào

sẽ bằng số lượng hàng đã chọn

 Vào menu Insert chọn lệnh Row.

 Hoặc kích chuột phải trong hàng đã chọn, sau đó

chọn mục Insert.

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet

6.3.3.7 Chèn hàng, cột

 Chèn ô:

 Chọn vị trí muốn chèn các ô, các ô được chọn sẽ đổi

màu Số lượng các ô được chọn sẽ là số lượng các ô

sẽ được chèn vào bảng tính

 Vào menu Insert chọn mục Cells

6.3.3.7 Chèn hàng, cột

 Trong hộp thoại Insert chọn:

 Shift Cell Right : Chuyển dữ liệu vùng hiện

hành sang phải

 Shift Cell Down : Chuyển dữ liệu vùng hiện

hành xuống dưới

 Entire Column : Chèn nguyên cột

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet

6.3.3.8 Xóa hàng, cột, ô trống

 Xóa cột:

 Chọn cột (hoặc nhiều cột) muốn xóa

 Vào menu Edit chọn Delete.

 Hoặc kích chuột phải trong vùng đã chọn, chọn

Delete

6.3.3.8 Xóa hàng, cột, ô trống

 Xóa hàng:

 Chọn hàng (hoặc nhiều hàng) muốn xóa

 Vào menu Edit chọn Delete.

 Hoặc kích chuột phải trong vùng đã chọn, chọn

Delete.

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet

6.3.3.8 Xóa hàng, cột, ô trống

 Xóa ô, vùng:

 Chọn ô (hoặc nhiều ô) muốn xóa

 Vào menu Edit chọn Delete.

 Hoặc kích chuột phải trong vùng đã chọn, chọn

Delete

6.3.3.8 Xóa hàng, cột, ô trống

 Trong cửa sổ Delete chọn:

 Shift Cell Right : Chuyển dữ liệu vùng bên phải vào

vùng bị xóa

 Shift Cell Down : Chuyển dữ liệu vùng bên dưới vào

vùng bị xóa

 Entire Row : Xóa nguyên hàng

 Entire Column : Xóa nguyên cột

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet

6.3.3.9 Thay đổi kích thước cột, hàng

 Thay đổi kích thước cột:

 Chọn cột (hoặc các cột) cần thay đổi độ rộng

 Di chuyển con trỏ chuột về hàng chứa tên cột Con trỏ

sẽ có dạng mũi tên hai đầu

 Người sử dụng kích giữ và kéo rê chuột để thay đổi độ

6.3.3.9 Thay đổi kích thước cột, hàng

Có thể sử dụng lệnh.

 Chọn cột (hoặc các cột) cần thay đổi độ rộng.

 Vào menu Format/Column/Width

 Hoặc kích chuột phải vào vùng cột chọn, chọn mục Column

Width trên menu tắt.

 Trong cửa sổ Column Width, gõ vào độ rộng của cột trong

hộp Column Width.

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet

6.3.3.9 Thay đổi kích thước cột, hàng

 Thay đổi kích thước hàng:

 Chọn hàng (hoặc các hàng) cần thay đổi độ rộng

 Di chuyển con trỏ chuột về hàng chứa tên hàng Con

trỏ sẽ có dạng mũi tên hai đầu

 Người sử dụng kích giữ và kéo rê chuột để thay đổi độ

6.3.3.9 Thay đổi kích thước cột, hàng

Thay đổi kích thước hàng:

 Vào menu Format/Row/Height

 Hoặc kích chuột phải vào vùng hàng chọn, chọn mục

Row Height trên menu tắt.

 Trong cửa sổ Row Height, gõ vào độ rộng của hàng

trong hộp Row Height.

6.3.3 Các thao tác trên Worksheet

6.3.3.10 Ẩn, hiện hàng, cột

 Ẩn các hàng, cột:

Chọn các hàng, cột cần ẩn.

Vào menu Format/Row để ẩn hàng, chọn

Column để ẩn cột cuối cùng chọn Hide.

Hoặc nhấn chuột phải lên các hàng/cột vừa chọn,

chọn Hide trong menu xuất

6.3.3.10 Ẩn, hiện hàng, cột

 Hiển thị các hàng, cột:

Chọn các hàng (hoặc các cột) liền trước và sau với

chúng

Mở mục chọn Format/Row (hoặc Column) chọn

Unhide Hoặc bạn có thể nhấn chuột phải lên ngay

vùng đã chọn rồi chọn lệnh Unhide trong menu xuất

hiện

6.4.1.1 Khái niệm

Hàm (Funtion) là những công thức định sẵn nhằm

thực hiện một yêu cầu tính toán nào đó Kết quả trả

về của một hàm có thể là một giá trị cụ thể tùy thuộc vào chức năng của hàm hoặc một thông báo lỗi

6.4.1 Giới thiệu

6.4.1.2 Cú pháp

= Tên hàm(Danh sách đối số)

 Tên hàm: Sử dụng theo quy ước của Excel

 Danh sách đối số: là những giá trị truyền vào cho hàm để thực

hiện một công việc nào đó Đối số của hàm có thể là hằng số,

chuỗi, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, những hàm khác

6.4.1.3 Lưu ý:

Tên hàm không phân biệt chữ hoa hoặc chữ thường,

phải viết đúng theo cú pháp

Nếu hàm có nhiều đối số thì các đối số phải đặt cách nhau bởi phân cách(dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy)

Hàm không có đối số cũng phải có dấu “( )” VD: hàm Now()

Các hàm có thể lồng nhau nhưng phải đảm bảo cú pháp của hàm

 Nếu num_digits > 0 hàm làm tròn phần thập phân,

 Nếu num_digits = 0 hàm lấy phần nguyên,

6.4.3 Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi

6.4.3.1 Hàm LEFT

 Cú pháp: =LEFT(Text,[num_chars])

 Công dụng : trả về một chuỗi con gồm num_chars ký

tự bên trái của text

 Ví dụ: =LEFT(“VIETHAN”,4) trả về chuỗi “VIET”

6.4.3.2 Hàm RIGHT

 Cú pháp: =RIGHT(Text,[num_chars])

 Công dụng : trả về một chuỗi con gồm num_chars ký

tự bên phải của text

 Ví dụ: =Right(“VIETHAN”,3) trả về chuỗi “HAN”

6.4.3.4 Hàm UPPER

 Cú pháp : =UPPER(Text)

 Công dụng : trả về chuỗi Text đã được đổi sang dạng chữ in.

 Ví dụ: =UPPER(“VieTHaN”) trả về chuỗi “VIETHAN”

6.4.3.5 Hàm LOWER()

 Cú pháp : =LOWER(Text)

 Công dụng : trả về chuỗi Text đã được đổi sang dạng chữ

thường.

6.4.3 Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi

6.4.3.6 Hàm PROPER

 Công dụng : trả về chuỗi Text, trong đó kí tự đầu tiên

mỗi từ đã được đổi sang dạng chữ in

 Ví dụ: =Proper(“NGUYỄN văn AN”) trả về chuỗi

“Nguyễn Văn An”