TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KHAI BÁO HẢI QUAN ĐIỆN TỬ ECUS-EX2

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀMKHAI BÁO HẢI QUAN ĐIỆN TỬ ECUS-EX2

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM

KHAI BÁO HẢI QUAN ĐIỆN TỬ ECUS-EX2

NỘI DUNG

1.Giới thiệu: 4

2 Yêu cầu để tham gia hệ thống khai báo Hải quan điện tử: 4

3 Đăng ký sử dụng chương trình 4

4 Đăng nhập hệ thống 7

5 Quy trình đăng ký danh mục nguyên phụ liệu nhập khẩu 8

5.1 Nhập danh mục nguyên phụ liệu vào chương trình: 8

5.2 Khai báo danh mục nguyên phụ liệu: 10

5.3 Sửa nguyên phụ liệu đã khai báo: 14

6 Quy trình đăng ký danh mục sản phẩm xuất khẩu 18

6.1 Nhập danh mục sản phẩm xuất khẩu: 18

6.2 Khai báo danh mục sản phẩm: 20

6.3 Sửa sản phẩm đã khai báo: 24

7 Quy trình đăng ký định mức sản phẩm xuất khẩu 28

7.1 Nhập định mức: 28

7.2 Khai báo định mức tới Hải quan: 32

7.3 Sửa định mức sản phẩm đã khai báo: 36

8 Quy trình nhập tờ khai 40

8.1 Đăng ký tờ khai nhập khẩu 41

8.2 Hủy tờ khai khi đã được cấp số 74

8.3 Sửa tờ khai khi đã khai báo 76

8.4 Bổ sung chứng từ cho tờ khai đã khai báo 78

8.5 Đăng ký tờ khai xuất khẩu: 85

9 Quản lý tờ khai 110

9.1 Tìm kiếm tờ khai: 111

9.2 Copy tờ khai: 113

10 Quản lý hệ thống: 113

10.1 Chọn đơn vị Hải quan : 114

10.2 Chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu: 115

10.3 Thiết lập tham số ngầm định: 115

10.4Truy cập với tên khác: 116

10.5 Đổi mật khẩu truy cập: 117

10.6 Account kết nối với VAN 117

10.7 Thiết lập thông số khai báo: 118

10.8 Thông tin doanh nghiệp: 120

10.9 Sao lưu dữ liệu 120

10.10 Cập nhật phiên bản CSDL 122

10.11 INSTALL FONT 123

10.12 Khóa chương trình 123

11 Danh mục 124

12 Biểu thuế: 126

13 Lấy thông tin cưỡng chế, lệ phí từ Hải quan: 128

15 Một số lỗi thường gặp 134

1.Giới thiệu:

Phần mềm khai Hải quan điện tử ECUS là công cụ dùng để giúp doanh nghiệpthực hiện quy trình thủ tục hải quan điện tử Thay vì doanh nghiệp phải đăng ký tờ khaitrên giấy và gửi đến Hải quan như trước đây thì giờ đây với phần mềm ECUS doanhnghiệp chỉ cần cài đặt lên máy tính sau đó khai các thông tin theo quy định của hải quannhư tờ khai, tờ khai trị giá, chứng nhận xuất xứ, vận tải đơn, giấy phép Phần mềmECUS gửi toàn bộ thông tin tờ khai điện tử và các chứng từ hải quan điện tử khác đếnChi cục Hải quan điện tử, hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan tự động tiếp nhận vàgửi thông báo hướng dẫn thủ tục hải quan cho doanh nghiệp Doanh nghiệp sử dụngphần mềm ECUS để tiếp nhận các thông tin trả lời từ cơ quan hải quan như: tờ khai cóđược chấp nhận hay không, số tờ khai, hình thức thông quan, thông báo thuế, Sau khinhận được các thông tin này doanh nghiệp thực hiện các bước tiếp theo trong quy trìnhthủ tục hải quan

2 Yêu cầu để tham gia hệ thống khai báo Hải quan điện tử:

- Ngoài các thủ tục được tham gia khai báo Hải quan điện tử tại cục Hải quan điện tửthì doanh nghiệp cần có:

- Máy tính kết nối internet: quay số 1269, hoặc 1280; ADSL, LEASED LINE,…

- Cấu hình tối thiểu của máy tính:

Lần đầu tiên khi bạn chạy chương trình, chương trình sẽ hỏi thông tin của doanh

nghiệp của bạn, bạn hãy nhập đầy đủ các thông tin sau đó chọn nút “Đồng ý”.

Bước tiếp theo bạn kiểm tra lại thông tin và chọn tiếp nút “Đồng ý”.

4 Đăng nhập hệ thống.

Khi bắt đầu chạy chương trình bạn phải thực hiện chức năng truy nhập

Bạn hãy nhập đầy đủ các thông số:

+Tên truy nhập: Root

+Mã truy nhập: mật khẩu của bạn để truy nhập chương trình (mặc định là bỏ trống)

Chọn dòng (Thiết lập thông số kết nối CSDL) để kiểm tra:

Khi đã nhập đầy đủ các thông tin bạn chọn nút “Truy nhập” Nếu không đăng nhập

được bạn hãy kiểm tra lại tất cả thông số đã nhập và đăng nhập lại

Nếu lần đầu tiên bạn chạy chương trình, chương trình sẽ hỏi bạn chọn đơn vị Hải quan

“Mã đơn vị Hải quan” là E03E, nếu tờ khai của bạn khai báo đến chi cục Hải quan điện

tử TPHCM bạn nhập “Mã đơn vị Hải quan” là E02E

5 Quy trình đăng ký danh mục nguyên phụ liệu nhập khẩu.

Để đăng ký nguyên phụ liệu nhập khẩu với Hải quan bạn tiến hành theo các bước sau:

 Bước 1: Nhập danh mục nguyên phụ liệu

 Bước 2: Khai báo danh mục nguyên phụ liệu lên Hải quan và lấy phản hồi cho đến khi được Hải quan chấp nhận

Vào menu của chương trình chọn chức năng “Khai báo/danh mục Nguyên Phụ Liệu” như hình dưới đây

Khi đó màn hình nhập hiện ra như sau:

5.1 Nhập danh mục nguyên phụ liệu vào chương trình:

Bạn nhập đầy đủ thông tin vào các cột mã NPL , tên NPL, đơn vị tính, mã HS và

chọn nút “GhiNPL” để lưu lại

Trong trường hợp bạn đã có sẵn danh mục nguyên phụ liệu có từ file excel thì

bạn chọn nút “Nhập từ Excel” khi đó màn hình hiện ra như sau:

Sau khi nhập đầy đủ các thông tin: tên sheet, hàng đầu, cột mã NPL, cột HS (mã hàng hoá), cột đơn vị tính còn các ô màu xám có thể có hoặc không, bạn bấm nút

“Chọn file EXCEL” để trỏ đến đường dẫn chứa file excel cần import vào Nếu trường hợp file excel của Bạn đánh theo unicode thì bạn chọn nút tích “Unicode”

còn không phải unicode mà là TCVN3 thì không chọn nút tích unicode Tiếp đó

bạn bấm nút “Ghi” lập tức số liệu từ file excel sẽ được đưa vào chương trình và kết thúc bằng việc chọn nút “Ghi NPL” để lưu danh mục vừa nhập.

Chú ý: Trường hợp bạn có file excel để nhập danh mục vào chương trình thì lưu

ý font đánh chuẩn thống nhất trên toàn sheet, unicode thì tất cả unicode, TCVN3 thì TCVN3, tên đơn vị tính theo chuẩn không dấu.

Sau khi đã nhập xong danh mục nguyên phụ liệu nhập khẩu bạn muốn khai báo

danh mục tới cơ quan hải quan thì bạn chọn tab “ Quá trình khai báo” như hình 5.2 Khai báo danh mục nguyên phụ liệu:

Bạn chọn nút “Khai báo mới” để khởi tạo một lần khai báo danh mục nguyên phụ liệu (hoặc chọn “Xem chi tiết ” để mở quá trình khai báo đã có) Khi chọn

“Khai báo mới” màn hình hiện ra như sau:

Những nguyên phụ liệu mới nhập sẽ tự động được đưa vào danh mục vừa khởi

tạo, bạn có thể lược bớt bằng cách chọn nút “Chọn NPL”

Chọn “>”, “>>” để đưa một hoặc tất cả nguyên phụ liệu sang bên phải và chọn

“<”, “<<” để đưa sang trái Sau đó bấm nút “Đồng ý” để đưa những nguyên phụ

liệu vừa chọn ra ngoài danh mục khai báo Khi chắc chắn những nguyên phụ liệu

cần khai báo bạn chọn nút “Ghi” và bấm nút “Khai báo” để tiến hành khai báo

lên Hải quan

Sau khi dữ liệu được gửi đến Hải quan, bạn sẽ nhận được số tiếp nhận cho danh mục nguyên phụ liệu vừa khai báo

Tiếp đó bạn tiến hành lấy thông tin phản hồi bằng cách chọn nút “Lấy phản hồi

từ HQ”cho đến khi danh mục nguyên phụ liệu được Hải quan chấp nhận

5.3 Sửa nguyên phụ liệu đã khai báo:

a) Sửa nguyên phụ liệu vừa khai báo, mới có số tiếp nhận:

- Trong trường hợp danh mục nguyên phụ liệu mới gửi lên Hải quan và có số

tiếp nhận, để chỉnh sửa nội dung bạn chọn nút Hủy KB như hình

- Sau khi hủy khai báo, bạn quay trở lại danh sách nguyên phụ liệu rồi tiến hànhsửa nội dung nguyên phụ liệu cho phù hợp và khai báo lại lên Hải quan

b) Sửa nguyên phụ liệu đã được duyệt.

Tại tab Quá trình khai báo, bạn chọn nút Sửa NPL đã khai báo như hình

Hiện ra cửa sổ sau

Chọn Tạo mới lần sửa để khởi tạo một lần sửa

Bấm Chọn NPL để chọn những nguyên phụ liệu cần sửa

Tiến hành chỉnh sửa nội dung cho từng nguyên phụ liệu và khai báo lên Hải quan

Tiếp tục chọn XNKB để lấy về các phản hồi của Hải quan cho tới khi danh mục

sửa được Hải quan chấp nhận

6 Quy trình đăng ký danh mục sản phẩm xuất khẩu.

Để đăng ký danh mục sản phẩm xuất khẩu với Hải quan bạn tiến hành theo các bướcsau:

 Bước 2: Khai báo danh mục sản phẩm lên Hải quan và lấy phản hồi cho đến khi

được Hải quan chấp nhận

Vào menu của chương trình chọn chức năng “Khai báo/Danh mục Sản Phẩm” như

hình dưới đây

6.1 Nhập danh mục sản phẩm xuất khẩu:

Khi đó màn hình nhập hiện ra như sau:

Bạn nhập đầy đủ thông tin vào các cột mã SP , tên SP, đơn vị tính, mã HS và

chọn nút “Ghi SP” để lưu lại

Trong trường hợp bạn đã có sẵn danh mục sản phẩm từ file excel thì bạn chọn nút

“Nhập từ Excel” khi đó màn hình hiện ra như sau:

Sau khi nhập đầy đủ các thông tin: tên sheet, hàng đầu, cột mã SP, cột HS (mã hàng hoá), cột đơn vị tính còn các ô màu xám có thể có hoặc không, bạn bấm nút

“Chọn file EXCEL” để trỏ đến đường dẫn chứa file excel cần import vào Nếu trường hợp file excel của bạn đánh theo unicode thì bạn chọn nút tích “Unicode”

còn không phải unicode mà là TCVN3 thì không chọn nút tích unicode Tiếp đó

bạn bấm nút “Ghi” lập tức số liệu từ file excel sẽ được đưa vào chương trình và kết thúc bằng việc chọn nút “Ghi SP” để lưu danh mục vừa nhập.

Chú ý: Trường hợp bạn có file excel để nhập danh mục vào chương trình thì lưu

ý font đánh chuẩn thống nhất trên toàn sheet, unicode thì tất cả unicode, TCVN3 thì TCVN3, tên đơn vị tính theo chuẩn không dấu.

Sau khi đã nhập xong danh mục sản phẩm xuất khẩu, để khai báo danh mục với

Hải quan bạn chọn tab “Quá trình khai báo” như hình dưới đây

6.2 Khai báo danh mục sản phẩm:

Bạn chọn nút “Khai báo mới” để khởi tạo một lần khai báo danh mục sản phẩm (hoặc chọn “Xem chi tiết ” để mở quá trình khai báo đã có) Khi chọn “Khai báo mới” màn

hình hiện ra như sau:

Những sản phẩm mới nhập sẽ tự động được đưa vào danh mục vừa khởi tạo, bạn

có thể lược bớt bằng cách chọn nút “Chọn SP"

Chọn “>”, “>>” để đưa một hoặc tất cả sản phẩm sang bên phải và chọn “<”,

“<<” để đưa sang trái Sau đó bấm nút “Đồng ý” để đưa những sản phẩm vừa

chọn ra ngoài danh mục khai báo Khi chắc chắn những sản phẩm cần khai báo

bạn chọn nút “Ghi” và bấm nút “Khai báo” để tiến hành khai báo lên Hải quan.

Sau khi dữ liệu được gửi đến Hải quan, bạn sẽ nhận được số tiếp nhận cho danh mục sản phẩm vừa khai báo

Tiếp đó bạn tiến hành lấy thông tin phản hồi bằng cách chọn nút “Lấy phản hồi

từ HQ”cho đến khi danh mục sản phẩm được Hải quan chấp nhận

Như vậy là bạn đã hoàn thành việc đăng ký danh mục sản phẩm xuất khẩu với Hải quan

6.3 Sửa sản phẩm đã khai báo:

a) Sửa sản phẩm vừa khai báo, mới có số tiếp nhận:

- Trong trường hợp danh mục sản phẩm mới gửi lên Hải quan và có số tiếp

nhận, để chỉnh sửa nội dung bạn chọn nút Hủy KB như hình

- Sau khi hủy khai báo, bạn quay trở lại danh sách sản phẩm rồi tiến hành sửa nội dung sản phẩm cho phù hợp và khai báo lại lên Hải quan

b) Sửa sản phẩm đã được duyệt.

Tại tab Quá trình khai báo, bạn chọn nút Sửa SP đã khai báo như hình

Hiện ra cửa sổ sau

Chọn Tạo mới lần sửa để khởi tạo một lần sửa

Bấm Chọn SP để chọn những sản phẩm cần sửa

Đưa những sản phẩm cần sửa sang bên phải rồi chọn nút Đồng ý

Tiến hành chỉnh sửa nội dung cho từng sản phẩm và khai báo lên Hải quan

Tiếp tục chọn XNKB để lấy về các phản hồi của Hải quan cho tới khi danh mục

sửa được Hải quan chấp nhận

7 Quy trình đăng ký định mức sản phẩm xuất khẩu.

Để làm định mức cho sản phẩm xuất khẩu bạn tiến hành theo các bước:

Màn hình hiện ra như sau:

Bạn chọn sản phẩm muốn lên định mức bằng cách chọn nút như hình dưới

Tiếp đó bấm nút “Chọn NPL” để chọn những nguyên phụ liệu cấu thành lên sản

phẩm

Bạn chọn nguyên phụ liệu nào thì click chuột vào nguyên phụ liệu đó và bấm vào

nút “>” để đưa sang, trường hợp muốn chọn tất cả thì bấm vào nút “>>” Sau đó chọn nút “Đồng ý” để đưa những nguyên phụ liệu vừa chọn ra danh mục làm

định mức và tiến hành nhập các số liệu gồm: định mức, tỷ lệ hao hụt, định mức

chung, ghi chú (nếu có) Kết thúc bằng việc chọn nút “Ghi” để lưu lại.

Trường hợp có nguyên phụ liệu tự cung ứng, bạn tích vào nút Nhập NPL cung ứng trong nước để in ra sẽ hiện thêm tab Danh sách NPL cung ứng trong nước như hình

Chuyển sang tab Danh sách NPL cung ứng trong nước và tiến hành nhập nội

Chú ý: File excel đưa vào sheet phải là sheet đầu tiên, các dòng các cột phải

đúng khuôn dạng (xem hình dưới).

Sau khi đã lên xong định mức cho sản phẩm xuất khẩu, để khai báo định mức tới

Hải quan bạn chọn nút “Quá trình khai báo” như hình dưới đây

7.2 Khai báo định mức tới Hải quan:

Tiếp tục bạn chọn nút “Khai báo mới” để tạo một lần khai báo định mức sản

phẩm, khi đó mà hình hiện ra như sau

Bấm nút “Chọn SP” để chọn định mức của sản phẩm cần khai báo

Chọn sản phẩm và bấm nút “>”, “>>” để đưa một hoặc tất cả sản phẩm sang danhmục lựa chọn bên phải Tương tự bạn bấm “<”,”<<” để lược bớt Chọn xong bạn

bấm nút “Đồng ý” để đưa danh mục sản phẩm vừa chọn ra quá trình khai báo.

Sau khi bạn đã chắc chắn muốn khai báo danh sách định mức sản phẩm bạn chọn

nút “Ghi” để lưu lại và chọn nút “Khai báo” để tiến hành khai báo định mức lên

Hải quan Bạn nhận được thông báo như hình

Bạn tiếp tục tiến hành lấy phản hồi cho đến khi danh mục định mức được Hải quan tiếp nhận

7.3 Sửa định mức sản phẩm đã khai báo:

a) Sửa định mức sản phẩm vừa khai báo, mới có số tiếp nhận

Khi bạn khai báo định mức lên Hải quan và có số tiếp nhận, nếu muốn chỉnh sửa

bạn chọn nút Hủy KB như hình

Sau khi hủy khai báo, bạn trở lại nội dung định mức để tiến hành chỉnh sửa, sau đó khai báo lại lên Hải quan.

b) Sửa định mức sản phẩm đã được duyệt.

Trường hợp danh mục định mức đã được Hải quan duyệt, để chỉnh sửa bạn chọn

nút Sửa định mức đã khai báo như hình

Hiện ra cửa sổ chứa danh sách các lần sửa

Chọn Tạo mới lần sửa

Bấm Chọn định mức để chọn những định mức cần sửa

Đưa nhưng định mức cần sửa sang bên phải rồi chọn nút Đồng ý

Chọn định mức cần sửa, nội dung định mức sẽ hiện thị tương ứng tại cửa sổ bên

dưới Có thể thêm hoặc lược bớt nguyên phụ liệu bằng cách chọn nút Chọn NPL

Sau khi sửa xong, bạn chọn nút Khai báo để tiến hành khai báo lên Hải quan

Tiếp tục chọn XNKB cho tới khi nội dung sửa đươc Hải quan chấp nhận

8 Quy trình nhập tờ khai.

Sau khi danh mục nguyên phụ liệu gửi tới Hải quan và được chấp nhận, bạn có thể

mở tờ khai nhập Tương tự khi danh mục định mức sản phẩm được Hải quan chấp

· Bước 3: Bổ sung chứng từ kèm theo, tờ khai trị giá, tờ khai chuyển cửa khẩu (nếu

có), …

· Bước 4: Khai báo tờ khai lên Hải quan và lấy phản hồi cho đến khi tờ khai được

chấp nhận thông quan

8.1 Đăng ký tờ khai nhập khẩu.

Để đăng ký mới tờ khai nhập khẩu bạn thực hiện theo các bước sau đây:

· Bước1: Nhập thông tin chung cho tờ khai:

Vào menu của chương trình và chọn chức năng: “Tờ khai xuất nhập khẩu/Đăng

ký mới tờ khai nhập khẩu” như hình sau.

Khi đó màn hình xuất hiện chức năng nhập thông tin cho tờ khai nhập khẩu

Lưu ý: Các ô có màu xám bạn không phải nhập mà những ô dữ liệu này sẽ lấy từ các

chứng từ khác sang hoặc từ Hải quan điện tử trả về.

- CCHQĐT (Chi cục Hải quan điện tử): là chi cục Hải quan mà bạn mở tờ khai, sẽ mặc

định hiển thị là chi cục Hải quan mà bạn chọn khi đăng nhập lần đầu tiên

- CCHQCK (Chi cục Hải quan cửa khẩu): là nơi mà bạn nhập hàng hoá.

Tiếp đó bạn tiến hành nhập thông tin tuần tự từ mục 1 đến mục 16.

1 Người nhập khẩu: Mặc định hiển thị là doanh nghiệp đăng ký sử dụng chương

trình, hoặc là doanh nghiệp nhập khẩu được chọn trong danh sách khách hàng đối với

mô hình đại lý

Người nhận: là người đại diện cho doanh nghiệp làm thủ tục nhập khẩu

2 Người xuất khẩu: bạn nhập tên, địa chỉ doanh nghiệp xuất khẩu Chọn nút “…” để

lập danh sách đối tác thường xuyên

Chọn nút “Thêm mới” để nhập thông tin những doanh nghiệp rồi bấm nút “Ghi” để

lưu lại Muốn chọn doanh nghiệp nào bạn trỏ chuột vào dòng chứa thông tin doanh

nghiệp đó và bấm nút “Chọn”, thông tin doanh nghiệp xuất khẩu sẽ hiển thị ra ngoài

tờ khai

3 Người uỷ thác: là thông tin về doanh nghiệp được uỷ thác gồm tên và địa chỉ Bấm nút “…” để chọn những doanh nghiệp có sẵn trong danh mục