Slide bài giảng hệ thống thông tin kinh tế

Slide bài giảng hệ thống thông tin kinh tế khoa Kế toán trường Đại học Thương MạiCung cấp những tài liệu học tập và ôn thi bổ ích cho mọi ngườiCung cấp cho sinh viên những khái niệm cơ bản về hệ thống, thông tin, hệ thống thông tin (HTTT), HTTT kế toán Mối quan hệ, vị trí, vai trò của HTTT kế toán trong hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chứcCác tài nguyên trong HTTTBỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TINKHOA TIN HỌC THƯƠNG MẠIChúc các bạn có kết quả học tập tốt :)

TỔNG QUAN VỀ

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ

TOÁN

Chương1

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 2

cơ bản về hệ thống, thông tin, hệ thống thông tin (HTTT), HTTT kế toán

toán trong hoạt động sản xuất kinh

doanh của tổ chức

MỤC ĐÍCH CHƯƠNG 1

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 4

• Thông tin đã trở thành một nguồn tài nguyên

quan trọng cần được khai thác, xử lý bằng

những phương pháp và công cụ thích hợp

• Tin học cung cấp những phương pháp và công

cụ cần thiết để xử lý thông tin phức tạp trong các quá trình nghiên cứu, điều tra, điều khiển, quản lý, kinh doanh với năng suất cao, hiệu quả lớn

1.1 Mở đầu

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 5

• Công nghệ thông tin có thể hỗ trợ doanh nghiệp

cải thiện hiệu quả và hiệu suất của các qui trình nghiệp vụ kinh doanh, quản trị ra quyết định, cộng tác nhóm làm việc, qua đó tăng cường vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong một môi trường thay đổi nhanh

1.1 Mở đầu

• Doanh thu tháng trước của một công ty là

100 triệu đồng, tháng này là 85 triệu  tháng này công ty hoạt động không hiệu quả bằng tháng trước?

b Thông tin

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 10

nhiều giá trị dữ liệu,

• Ví dụ: Nguyễn Văn Nam, 845102, 14 /

10 /08, 18, v.v… là những ví dụ về dữ liệu

danh mục là: 845102 vào ngày 14/10/08 với

số lượng 18

b Thông tin (2)

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 11

• Các dạng thông tin

b Thông tin (3)

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 12

• Là các TT có được từ các nghiệp vụ hạch toán

kế toán

• Là TT có được do sự theo dõi, ghi chép, tính

toán trong một nghiệp vụ kế toán phát sinh

• TT kế toán cho biết thu, chi, lỗ, lãi trong

KD&DVTM

• Cho biết chi phí bỏ ra trong hđkd để đạt được

lợi ích kinh tế trong hoạt động kinh doanh của DN

c Thông tin kế toán

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 13

• Vai trò, ý nghĩa của thông tin kế toán

• Lập các mục tiêu đánh giá quá trình thực hiện

các mục tiêu và đưa ra các quyết định điều chỉnh trong hđ của DN hoặc tổ chức kinh tế sao cho có hiệu quả

• Quyết định vốn đầu tư, phân chia lợi nhuận

• Tính thuế DN

• Hoạch định các chính sách kinh tế

c Thông tin kế toán (2)

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 14

• Phân loại thông tin kế toán

• Thông tin kế toán chi tiết

• Thông tin kế toán tổng hợp

• Thông tin kế toán quản trị

c Thông tin kế toán (3)

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 15

• TT dựa vào các chứng từ gốc để tạo ra các

sổ chi tiết, sổ cái để lưu trữ dữ liệu kế toán

• TT này được thực hiện bởi nhân viên kế

toán của DN

Thông tin kế toán chi tiết

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 16

• TT có được trong từng kỳ khi dựa vào dữ liệu các sổ chi tiết, sổ cái để tổng hợp tình hình kinh doanh của DN

• TT này được thực hiện bởi nhân viên kế

toán của DN

Thông tin kế toán tổng hợp

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 17

phân tích các báo cáo về vốn, tài sản của

DN, đánh giá hđ của DN lỗ hay lãi giúp

các cơ quan chức năng đề ra chủ trương, biện pháp đối với các DN

người có chức năng cao nhất của

phòng kế toán (KT trưởng)

Thông tin kế toán quản trị

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 18

• Các yêu cầu đối với TTKT

• Phản ánh trung thực, đầy đủ các nghiệp vụ KT

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 20

• Giai đoạn 1: Xử lý thủ công

• Giai đoạn 2: Xử lý bằng phương pháp tin học

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 22

Thu thập->Xử lý->Lưu trữ->Truyền TT

Quy trình xử lý thông tin kế toán

THÔNG TIN NỘI THÔNG TIN NGOẠI

XỬ LÝ CÁC DỮ LIỆU THÔ

XỬ LÝ

Lọc, cấu trúc hóa

Áp dụng một số quy tắc quản lý

PHÂN PHÁT

DB Lưu trữ

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 24

• Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phần tử tương tác, có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung thông qua chấp thuận các đầu vào, biến đổi

có tổ chức để tạo kết quả đầu ra

1.2.2 Hệ thống

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 26

1 Tính tổ chức

2 Tính biến động

3 Hệ thống phải có môi trường hoạt động

4 Hệ thống phải có tính điều khiển

1.2.2 Hệ thống (3)

1.2.3 Hệ thống thông tin

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 29Khung tri thức về Hệ thống thông tin

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 30

thông tin đầu ra

doanh nghiệp

Phân loại HTTT

• VD: Quản lý bán hàng, Kiểm soát hàng tồn

Phân loại theo mục đích phục vụ của

thông tin đầu ra

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 33

• Phục vụ nhà quản lý cấp cao, dựa trên hệ

phân tích dự báo

• VD: Hệ phân tích bán hàng, Phân tích chi phí

• Đóng vai trò là chuyên gia lĩnh vực

• VD: Hệ chẩn đoán y khoa, dự báo thời tiết

Phân loại theo mục đích phục vụ của

thông tin đầu ra

• Hỗ trợ hoạt động điều hành trong DN

• VD: Hệ dự báo khuynh hướng bán hàng 5 năm

Phân loại theo mục đích phục vụ của

thông tin đầu ra

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 35

Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức

doanh nghiệp

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 36

Vai trò của HTTT trong hoạt động SXKD

• HTTT nằm ở trung tâm của hệ thống tổ chức là

phần tử kích hoạt các quyết định (mệnh lệnh,

chỉ thị, thông báo, chế độ tác nghiệp, v.v )

• Việc xây dựng HTTT hoạt động hiệu quả là mục

tiêu của các tổ chức

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 37

Vai trò của HTTT trong doanh nghiệp

Hỗ trợ các chiến lược lợi thế cạnh tranh

Hỗ trợ việc ra quyết định kinh doanh

Hỗ trợ các quy trình nghiệp vụ và các hoạt động kinh doanh

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 38

Chu kỳ sống của HTTT

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 39

tự động

1.2.4 Hệ thống thông tin kế toán

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 41

tế - thương mại

dựng các báo cáo tài chính, các bảng

biểu cân đối kế toán

Vai trò của Hệ thống thông tin kế toán

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 43

Quy trình xử lý nghiệp vụ trong HTTT KT tự

động

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 44

1.3.1 Mô hình tổng quát 1.3.2 Phần cứng

1.3.3 Phần mềm 1.3.4 Hệ thống mạng 1.3.5 Dữ liệu

1.3.6 Con người

1.3 Các thành phần của HTTT KT

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 451.3.1 Mô hình tổng quát

trung tâm của các HTTT

Các yếu tố của mô hình

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 47

• Hệ thống xử lý thông tin thủ công

• Hệ thống xử lý thông tin tin học hóa từng phần

• Hệ thống xử lý thông tin tin học hóa đồng bộ

Các giai đoạn phát triển của quá trình XLTT

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 48

phương pháp thủ công

tính tay để tính toán, thống kê, tài vụ

trình độ sản xuất và quản lý chưa phát triển

Hệ thống xử lý thông tin thủ công

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 49

các thông tin kinh tế tăng lên => không thể XLTT theo phương pháp thủ công

đến MTĐT ở một số khâu trong quá trình XLTT

đảm bảo về sự đồng bộ về thông tin trong HT

Hệ thống xử lý thông tin tin học hóa từng phần

• Xây dựng một CSDL thống nhất cho toàn bộ HT

Hệ thống xử lý thông tin tin học hóa đồng bộ

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 51

truyền thông tin

• Máy tính điện tử: MTĐT vạn năng, MTĐT chuyên dụng

1.3.2 Phần cứng

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 54

• Mạng máy tính là một tập hợp các máy tính được nối với nhau bằng các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nằm chia sẻ các tiềm năng của mạng

1.3.4 Hệ thống mạng

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 55

• Ưu điểm của mạng máy tính:

• Cho phép chia sẻ tài nguyên hệ thống:

• Làm tăng độ tin cậy của các HTTT: Bằng

cách sử dụng nhiều thiết bị dự phòng trong mạng, có khả năng thay thế thiết bị đang vận hành khi gặp sự cố

• Tiết kiệm chi phí: Các xử lý được thực hiện trên máy chủ, giá thành cho việc xây dựng toàn bộ hệ thống thấp hơn

1.3.4 Hệ thống mạng (2)

• Tạo ra khả năng làm việc theo nhóm của các nhân viên: Tài liệu, chương trình, dữ liệu

Được dùng chung  năng suất và hiệu quả làm việc cao

• Cung cấp một số dịch vụ như truy nhập tới các thông tin trên mọi lĩnh vực, truyền thông giữa người với người (thư tín điện tử, hội nghị trên mạng, đàm thoại, các trò giải trí tương tác trên mạng)

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 56

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 58

được cài đặt để kết nối các máy tính trong một toà nhà, một tổ chức, với khoảng cách xa nhất của hai nút trên mạng vào

Mạng WAN

diện rộng, kết nối các mạng LAN ở xa

nhau để chúng ta có một mạng duy nhất

quốc gia hay cả lục địa, phạm vi vài trăm cho đến vài ngàn km

Trong mạng WAN có nhiều mạng LAN.

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 59

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 60

Internet là liên mạng máy tính toàn cầu Mạng kết nối các máy tính trên toàn thế giới

• Dịch vụ thư điện tử

• Hội thảo trên Internet

• Dịch vụ WWW (Word Wide Web)

Mạng INTERNET

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 61

kết nối nhiều máy tính tới mạng Internet qua một cổng duy nhất của doanh nghiệp

lực khác của công ty giúp tiết kiệm tối đa chi phí

doanh nghiệp

bảo tính bảo mật thông tin của công ty

của nhân viên tốt hơn

Mạng Intranet

nhập nhưng không dành cho công chúng nói chung

Extranet đảm bảo thương mại điện tử an toàn.

Extranet có thể tự động hoá chia sẻ thông tin bằng cách cung cấp truy nhập đến thông tin cụ thể và

truy nhập có kiểm soát đến các cơ sở dữ liệu nội bộ

Mạng Extranet

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 63

• Khái niệm Cơ sở dữ liệu:

• Cơ sở dữ liệu là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thông tin thứ cấp (như băng từ, đĩa từ…) để có thể thoả mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với nhiều mục đích khác nhau

• Hệ quản trị cơ sở dữ liệu:

• Là một phần mềm chuyên dụng giải quyết tốt tất cả các vấn đề đặt ra cho một CSDL: tính chủ quyền, cơ chế bảo mật hay phân quyền hạn khai thác CSDL, giải quyết tranh chấp trong quá trình truy nhập dữ liệu, và phục hồi dữ liệu khi có sự cố…

1.3.5 Dữ liệu

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 64

• Tài nguyên về dữ liệu gồm các cơ sở dữ liệu

• Cơ sở dữ liệu trong kinh tế và quản lý gồm:

• Cơ sở dữ liệu nhân lực.

• Cơ sở dữ liệu tài chính.

• Cơ sở dữ liệu kế toán.

• Cơ sở dữ liệu công nghệ.

• Cơ sở dữ liệu kinh doanh.

• Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông dụng nhất

hiện nay là : FOXPRO, ACCESS, SQL Server, ORACLE,

1.3.5 Dữ liệu (2)

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 67

• Năng lực kỹ thuật: Hiểu biết về phần cứng, phần mềm,

công cụ lập trình, biết đánh giá các phần mềm hệ

thống, phần mềm chuyên dụng cho một ứng dụng đặc thù

• Kỹ năng giao tiếp: Hiểu các vấn đề của người sử dụng

và tác động của chúng đối với các bộ phận khác của

doanh nghiệp; hiểu các đặc thù của doanh nghiệp; Hiểu nhu cầu thông tin trong doanh nghiệp; khả năng giao

tiếp với mọi người ở các vị trí khác nhau

• Kỹ năng quản lý: Khả năng quản lý nhóm; khả năng lập

và điều hành kế hoạch phát triển các đề án

Năng lực cần có của Phân tích viên HT

1 Khái niệm dữ liệu, thông tin, thông tin KT?

2 Quy trình xử lý thông tin KT?

3 Khái niệm hệ thống, HTTT, HTTTKT?

4 Vai trò của HTTT trong các tổ chức?

5 Phân loại HTTT, Phân loại HTTTKT?

6 Một số HTTT trong các tổ chức?

7 Các thành phần của HTTT?

26/02/23 Tổng quan về HTTTKT - Bộ môn CNTT 69

Thank you!

Q&A

BỘ MÔN CÔNG NGHỆ

THÔNG TIN KHOA TIN HỌC THƯƠNG

02/26/23 73

2.1.1 Quy trình chung

• Phương pháp tin học hóa từng phần

• Phương pháp tin học hóa toàn bộ

• Thực hiện đơn giản,

• Đầu tư ban đầu không lớn

02/26/23 75

Tin học hóa toàn bộ

• Tin học hóa đồng thời tất cả các chức năng

02/26/23 76

2.1.1 Quy trình chung

• Lựa chọn phương pháp thích hợp

• Phải đảm bảo:

• Mang lại hiệu quả kinh tế,

• Dễ thực hiện (không gây ra những biến động lớn về cấu trúc tổ chức),

• Phù hợp với khả năng của tổ chức

• Quy trình chung xây dựng HTTT gồm các công

02/26/23 77

2.1.1 Quy trình chung

• Hệ thống hiện tại đang làm gì?

• Đưa ra đánh giá về hiện trạng

• Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về

sản phẩm

• Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định

những lợi ích kèm theo.

• Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ

thuật, tài chính, thời gian và những ràng buộc khác.

• Thiết kế giao diện:

• Thiết kế các kiểm soát:

• Thiết kế các tập tin dữ liệu:

• Thiết kế chương trình:

02/26/23 80

2.1.1 Quy trình chung

• Thay thế hệ thống thông tin cũ bằng hệ

thống thông tin mới

• Công việc cần thực hiện :

• Lập kế hoạch cài đặt: Đảm bảo không gây ra

những biến động lớn trong toàn bộ hệ thống quản lý

• Biến đổi dữ liệu

• Huấn luyện

• Biên soạn tài liệu về hệ thống

02/26/23 81

2.1.2 Nguyên tắc trong xây dựng HTTT

02/26/23 82

a Nguyên tắc xây dựng theo chu trình

• Quá trình xây dựng HTTT gồm nhiều công đoạn tương ứng với nhiều nhiệm vụ,

• Công đoạn sau dựa trên thành quả của công đoạn trước  Phải tuân theo nguyên tắc tuần

tự, không bỏ qua công đoạn nào

• Sau mỗi công đoạn, trên cơ sở phân tích đánh giá bổ sung phương án được thiết kế, có thể quay lại công đoạn trước đó để hoàn thiện thêm rồi mới chuyển sang công đoạn tiếp theo, theo cấu trúc chu trình (lặp lại)

02/26/23 83

b Nguyên tắc đảm bảo độ tin cậy

• Thông tin cho các cán bộ điều hành tác

nghiệp phải chi tiết, chính xác và kịp thời

• Phải bảo mật thông tin trong hệ thống quản lý

02/26/23 84

c Tiếp cận hệ thống

• Phải xem xét hệ thống trong tổng thể vốn có của nó, cùng với các mối liên hệ của các

phân hệ nội tại cũng như mối liên hệ với các

hệ thống bên ngoài

02/26/23 85

c Tiếp cận hệ thống

• Khi khảo sát, phân tích HTTT:

• Xét doanh nghiệp như là một hệ thống thống nhất về mặt kinh tế, kỹ thuật và tổ chức, sau

đó mới đi vào các vấn đề cụ thể trong từng lĩnh vực

• Trong mỗi lĩnh vực lại chia thành các vấn đề

cụ thể

• Đây chính là phương pháp tiếp cận đi từ

tổng quát tới chi tiết theo sơ đồ cấu trúc

hình cây

02/26/23 86

2.2 Khảo sát sơ bộ và xác lập dự án

• Tìm hiểu, đánh giá hiện trạng của HT hiện hành

• Xác định phạm vi khả năng, mục tiêu dự án của

HT mới

• Phác họa giải pháp và cân nhắc tính khả thi

• Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án

yêu cầu cho tương lai

• Đặt câu hỏi trực tiếp: Yes / No

• Đặt câu hỏi chọn lựa: a, b, c, d …, đánh  để thống kê.

• Đặt câu hỏi gián tiếp có tính gợi mở cho câu trả lời

• Điều tra bằng bảng hỏi

c Thu thập và phân loại thông tin khảo sát

• Nội dung thông tin ks:

• Loại dữ liệu (tài liệu)

• Công việc và trình tự thực hiện

• Quy tắc

• Chính sách và hướng dẫn

• Nguồn lực

• Điều kiện môi trường

• Sự mong đợi về HT thay thế

02/26/23 92

c Thu thập và phân loại thông tin khảo sát

• Phân loại thông tin khảo sát:

• Thông tin về hiện tại hay tương lai

• Thông tin về trạng thái tĩnh, động hay biến đổi

• Tĩnh: thông tin về tổ chức hồ sơ và sổ sách

• Động: thông tin về sự tăng hay giảm lưu

chuyển của các chứng từ, giấy tờ, v.v…

• Biến đổi: thông tin được biến đổi ra sao, sử

dụng những công thức tính toán nào?

02/26/23 93

c Thu thập và phân loại thông tin khảo sát

02/26/23 94

d Phát hiện các yếu kém của hiện trạng và yêu cầu

cho tương lai

a Yếu kém:

• Thiếu sót:

• Thiếu người xử lý thông tin

• Bỏ sót công việc xử lý thông tin

• Kém hiệu lực, quá tải:

• Phương pháp xử lý không chặt chẽ

• Cơ cấu tổ chức không hợp lý

• Con đường lưu chuyển các thông tin không hợp lý

VD: Giấy tờ, tài liệu trình bày kém, cấu trúc không

hợp lý, v.v…

• Tổn phí cao, gây lãng phí