Thảo luận: Hệ thống quản lý mua, bán và bảo hành máy tính tại một công ty mua, bán và bảo hành thiết bị máy tính

Bài thảo luận nghiên cứu về hệ thống quản lý mua, bán và bảo hành máy tính tại một công ty mua, bán và bảo hành thiết bị máy tính.Bài thảo luận của nhóm đã được đánh giá cao và đạt điểm số tốtHy vọng có thể giúp ích cho các bạnTks

LỜI MỞ ĐẦU

Thông tin đã trở thành một nguồn tài nguyên quan trọng cần được khai thác,

xử lý bằng những phương pháp và công cụ thích hợp Ngày nay, sự phát triển của công nghệ thông tin đã cung cấp những phương pháp và công cụ cần thiết để xử lý thông tin phức tạp trong các quá trình nghiên cứu, điều tra, điều khiển, quản lý, kinh doanh… với năng suất cao, hiệu quả lớn

Công nghệ thông tin có thể hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện hiệu quả và hiệu suất của các qui trình nghiệp vụ kinh doanh, quản trị ra quyết định, cộng tác nhóm làm việc, qua đó tăng cường vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong một môi trường thay đổi nhanh Xây dựng và phát triển hệ thống thông tin kinh tế và quản lý hiện đại là nội dung chủ yếu của ứng dụng tin học trong việc tự động hóa từng phần hoặc toàn bộ các quy trình nghiệp vụ, quản lý trong các tổ chức kinh tế

Trong các doanh nghiệp hiện nay, việc ứng dụng các hệ thống thông tin trong

xử lý nghiệp vụ, lưu trữ số liệu ngày càng trở nên phổ biến Hệ thống thông tin nằm

ở trung tâm của hệ thống tổ chức, là phần tử kích hoạt các quyết định Việc xây dựng hệ thống thông tin hoạt động hiệu quả là mục tiêu của các tổ chức

Để hiểu rõ hơn về một hoạt động của hệ thống thông tin, nhóm chúng em sẽ nghiên cứu về hệ thống quản lý mua, bán và bảo hành máy tính tại một công ty mua, bán và bảo hành thiết bị máy tính

Đề bài:

Một công ty mua, bán và bảo hành thiết bị máy tính được chia làm ba bộ phận với những nhiệm vụ khác nhau: Bộ phận bán hàng, bộ phận bảo hành lắp ráp và bộ phận kho hàng

Khi có yêu cầu nhập thiết bị công ty tiến hành ghi phiếu yêu cầu gồm các thông tin chi tiết về thiết bị và gửi đến cho nhà cung cấp Nhà cung cấp sẽ gửi đơn chào hàng chi tiết các thiết bị bao gồm các thông tin như: tên, loại thiết bị… Qua đơn chào hàng của nhà cung cấp thì công ty sẽ đưa ra đơn đặt hàng và gửi đến cho nhà cung cấp, để đáp ứng nhu cầu nhập thiết bị của công ty nhà cung cấp sẽ chuyển thiết bị cho công ty theo hợp đồng mua, bán hàng hóa và biên lai bàn giao thiết bị (kiêm hóa đơn thanh toán tiền thiết bị) Trước khi nhập hàng vào kho thì công ty sẽ kiểm tra xem đã đủ thiết bị chưa theo biên bản bàn giao thiết bị mà nhà cung cấp gửi đến, đồng thời công ty sẽ ghi các thông tin cần thiết vào sổ chi và sổ kho Bộ phận kỹ thuật sẽ kiểm tra chất lượng thiết bị và ghi biên bản

Khi khách có nhu cầu mua thiết bị sẽ lập phiếu yêu cầu với công ty, để đáp ứng yêu cầu của khách bộ phận bán hàng sẽ đưa ra bảng báo giá máy tính cho khách Nếu khách hàng đồng ý mua thì làm đơn đặt hàng với công ty Sau đó công

ty sẽ tiến hành lập hóa đơn thanh toán cho khách Khi khách đã thanh toán tiền thiết

bị thì công ty sẽ lập biên lai thu tiền cho khách đồng thời sẽ lập Phiếu xuất kho (2 liên, 1 liên cho khách) và bàn giao thiết bị cho khách thông qua phiếu bảo hành kiêm phiếu xuất kho

Khi khách có yêu cầu về bảo hành thiết bị thì công ty sẽ nhận thiết bị cần bảo hành thông qua biên lai nhận thiết bị bảo hành Bộ phận bảo hành sẽ tiến hành kiểm tra phiếu bảo hành nếu còn hạn bảo hành thì sửa chữa theo bảo hành, còn nếu phiếu bảo hành đã hết hạn thì kèm theo hóa đơn thanh toán tiền sửa chữa khi gửi lại thiết

bị cho khách thông qua biên lai trả thiết bị Đồng thời ghi các thông tin cần thiết vào

sổ bảo hành

Nếu thiết bị bị lỗi do nhà sản xuất thì lập phiếu gửi Nhà cung cấp yêu cầu thay thế thiết bị mới Đồng thời thay thiết bị mới cho khách bằng cách lập phiếu xuất kiêm bảo hành thiết bị đó cho khách

Sau một khoảng thời gian nhất định các bộ phận sẽ tổng hợp thông tin mua, bán, bảo hành và các thông tin khác để lập báo cáo lên lãnh đạo công ty Các báo cáo gồm: Báo cáo chi phí, doanh thu, tình trạng thiết bị, thống kê khách hàng, Nhà cung cấp, …

Xây dựng hệ thống thông tin bao gồm nhiều công đoạn tương ứng với nhiều nhiệm vụ Công đoạn sau dựa trên thành quả của công đoạn trước, vì vậy phải tuân theo nguyên tắc tuần tự, không bỏ quả công đoạn nào Sau mỗi công đoạn, trên cơ

sở phân tích đánh giá bổ sung phương án được thiết kế, có thể quay lại công đoạn trước đó để hoàn thiện thêm rồi mới chuyển sang công đoạn tiếp theo, theo cấu trúc chu trình (lặp lại)

Khi khảo sát, phân tích hệ thống thông tin ta xét doanh nghiệp như là một hệ thống thống nhất về mặt kinh tế, kỹ thuật và tổ chức, sau đó mới đi vào các vấn đề

cụ thể trong từng lĩnh vực, mỗi lĩnh vực lại chia thành các vấn đề cụ thể Phương pháp đi từ tổng quát tới chi tiết theo sơ đồ cấu trúc hình cây như sau:

1 Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống

1.1 Ghi phiếu

y/c nhập thiết bị

1.2 Gửi đơn đặt

mua thiết bị

1.3 Lập hợp

đồng mua bán t.bị

1.4 Ghi biên

bản bàn giao t.bị

1.5 Ghi sổ chi

1.6 Kiểm tra

đơn hàng

1.7 Ghi sổ kho

2.1 Đưa ra bảng báo giá t.bị

2.2 Lập đơn mua thiết bị

2.3 Ghi phiếu bảo hành 2.4 Ghi sổ kho 2.5 Lập hóa đơn thanh toán

2.6 Lập biên lai thu tiền

2.7 Ghi sổ thu

3.1 Ghi biên lai nhận t.bị bảo hành

3.2 Kiểm tra phiếu bảo hành

3.3 Ghi biên lai trả t.bị bảo hành 3.4 Ghi hóa đơn thanh toán nếu t.bị hết hạn bảo hành 3.5 Ghi sổ bảo hành

Quản lý mua, bán và bảo hành máy tính

1 Nhập thiết bị 2 Bán thiết bị 3 Bảo hành 4 Báo cáo

Lập báo cáo

Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) là việc phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống Mỗi một chức năng có thể gồm nhiều chức năng con và thể hiện trong một khung của sơ đồ BPC có cấu trúc hình cây, nó cho biết hệ thống cần phải làm

gì, chứ không chỉ ra là phải làm như thế nào

Quy tắc xây dựng BPC:

- Xác định mức nào là mức thấp nhất

- Chức năng cấp thấp nhất chỉ nên có một nhiệm vụ hoặc một nhóm các nhiệm

vụ nhỏ do cá nhân đảm nhiệm

- BPC có thể trình bày trong nhiều trang

Mô tả chi tiết các chức năng của biểu đồ phân cấp chức năng trong hệ thống quản lý mua, bán và bảo hành máy tính:

1 Chức năng Nhập thiết bị

(1.1) Ghi phiếu yêu cầu nhập thiết bị: Khi công ty muốn nhập thiết bị nào thì bộ phận kho hàng sẽ ghi phiếu yêu cầu và đưa lên ban lãnh đạo của công ty để duyệt (1.2) Gửi đơn đặt mua thiết bị: Sau khi xem xét phiếu yêu cầu mà bộ phận kho hàng đưa lên, ban lãnh đạo công ty sẽ dựa vào đó để lập ra đơn đặt hàng và gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp

(1.3) Lập hợp đồng mua thiết bị: Nhà cung cấp sẽ lập ra hợp đồng mua, bán thiết bị khi có đơn đặt hàng của công ty gửi đến

(1.4) Ghi biên bản bàn giao thiết bị (kiêm hóa đơn thanh toán): Nhà cung cấp đưa số lượng, giá tiền của mỗi thiết bị mà công ty yêu cầu mua và tổng số tiền mà công ty phải trả cho nhà cung cấp

(1.5) Ghi sổ chi: Công ty sẽ ghi số lượng và giá nhập thiết bị vào sổ chi

(1.6) Kiểm tra đơn hàng: Khi nhà cung cấp giao thiết bị thì bộ phận kho hàng

sẽ kiểm tra xem đã đủ thiết bị yêu cầu theo đơn đặt hành hay chưa Nếu chưa đủ thì công ty sẽ không nhận hàng, nếu đủ rồi thì công ty sẽ nhận hàng

(1.7) Ghi sổ kho: ghi các thông tin về các thiết bị có trong kho của công ty

2 Chức năng bán thiết bị

(2.1) Đưa ra bảng báo giá thiết bị: Công ty sẽ đưa ra bảng giá của từng thiết bị khi khách có yêu cầu mua

(2.2) Lập đơn mua thiết bị: Sau khi xem bảng báo giá, nếu khách hàng có nhu cầu mua thiết bị thì công ty sẽ đưa ra phiếu mua thiết bị cho khách và khách hàng sẽ ghi những thiết bị cần mua vào đó và gửi tới bộ phận bán hàng của công ty

(2.3) Ghi phiếu bảo hành (kiêm phiếu bàn giao thiết bị): Công ty sẽ đưa ra đầy

đủ thời gian và điều kiện bảo hành của từng thiết bị mà khách đã mua

(2.4) Ghi sổ kho: Ghi những thiết bị được xuất cho khách

(2.5) Lập hóa đơn thanh toán: Công ty đưa ra giá của từng thiết bị mà khách

đã mua và tổng số tiền mà khách hàng phải trả

(2.6) Lập biên lai thu tiền: Sau khi khách hàng đã thanh toán tiền thì công ty sẽ đưa biên lai thanh toán tiền cho khách

(2.7) Ghi sổ thu: Sau một ngày bộ phận bán hàng sẽ ghi lại số lượng và số tiền bán thiết bị vào sổ thu của công ty

3 Chức năng bảo hành

(3.1) Ghi biên lai nhận thiết bị bảo hành: Khi khách hàng có yêu cầu về bảo hành thiết bị thì công ty sẽ ghi biên lai nhận thiết bị bảo hành và đưa cho khách (3.2) Kiểm tra phiếu bảo hành: Bộ phận bảo hành sẽ kiểm tra xem phiếu bảo hành có còn hạn hay không

(3.3) Ghi biên lai trả thiết bị bảo hành: Khi khách đến lấy thiết bị bảo hành thì công ty sẽ ghi biên lai trả thiết bị bảo hành cho khách

(3.4) Ghi hóa đơn thanh toán nếu thiết bị hết hạn bảo hành: Đưa cho khách hóa đơn thanh toán tiền nếu thiết bị đã hết hạn bảo hành

(3.5) Ghi sổ bảo hành: Bộ phận bán hàng lưu biên lai nhận, biên lai trả và hóa đơn thanh toán tiền thiết bị bảo hành (nếu có) vào sổ bảo hành

4 Chức năng báo cáo

(4) Lập báo cáo: Sau một khoảng thời gian nhất định thì ban lãnh đạo công ty yêu cầu lập báo cáo về tình hình mua, bán và bảo hành thiết bị của công ty

Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) là một công cụ dùng để trợ giúp bốn hoạt động chính của các phân tích viên hệ thống: phân tích, thiết kế, biểu đạt, tài liệu

Các yếu tố của BLD:

Xây dựng BLD thường rất phức tạp, được phân thành 3 mức:

- Biểu đồ ngữ cảnh (khung cảnh)

- Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

- Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

2 Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh hệ thống

Biểu đồ ngữ cảnh là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất Cả hệ thống như một chức năng duy nhất, các tác nhân ngoài và các luồng dữ liệu vào ra từ tác nhân ngoài đến hệ thống được xác định

Hệ thống quản lý mua, bán và bảo hành máy tính có các tác nhân ngoài là Khách hàng, Nhà cung cấp, Ban lãnh đạo công ty

Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống quản lý mua, bán và bảo hành máy tính được mô tả như sau:

3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh được phân rã từ BLD mức ngữ cảnh với các chức năng phân rã tương ứng mức 2 của BPC

Nguyên tắc phân rã:

- Các luồng dữ liệu được bảo toàn

- Các tác nhân ngoài bảo toàn

- Có thể xuất hiện các kho dữ liệu

- Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếu cần thiết

Hệ thống quản lý mua, bán và bảo hành thiết bị máy tính sử dụng những kho

dữ liệu sau đây:

- Phiếu yêu cầu

Hệ thống quản lý mua, bán

và bảo hành máy tính Khách hàng

Trả tiền Biên lai thu tiền

Yêu cầu mua MT

Yêu cầu bảo hành

MT Biên lai nhận MTBH

Đơn đặt mua MT Bàn giao MT

Nhà cung cấp

Phiếu yêu cầu nhập MT

Đơn chào hàng

Đơn đặt hàng

Biên bản bàn giao MT

Ban lãnh đạo

- Đơn chào hàng

- Đơn đặt mua thiết bị

- Hợp đồng mua bán thiết bị

- Biên bản bàn giao thiết bị (kiêm hóa đơn thanh toán)

- Sổ chi

- Bảng báo giá thiết bị

- Đơn đặt mua thiết bị của khách

- Phiếu bảo hành kiêm phiếu bàn giao hàng

- Hóa đơn thanh toán

- Biên lai thu tiền

- Sổ thu

- Biên lai nhận thiết bị bảo hành

- Biên lai trả thiết bị bảo hành

- Sổ bảo hành

- Hóa đơn thanh toán tiền thiết bị bảo hành

- Sổ kho

- Báo cáo

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống quản lý mua, bán và bảo hành máy tính:

Bảng báo giá t.bị

Đơn đặt mua t.bị

1 Nhập thiết bị Đơn đặt hàng

hành

Biên lai thu tiền Phiếu bảo hành

Biên lai trả TBBH Biên lai nhận TBBH

Sổ bảo hành

Sổ thu

Sổ kho

Báo cáo

Ban lãnh đạo

Hóa đơn thanh toán TBBH

Biên lai thu tiền

Y/c bảo hành

Thanh toán

Y/c thanh toán nếu hết

hạn BH

2 Bán thiết bị Nhà cung

cấp

Bảng báo giá t.bị Đơn đặt mua t.bị

của khách hàng

Hợp đồng mua bán t.bị Hóa đơn thanh toán

Khách hàng

Sổ chi

Phiếu yêu cầu Biên bản bàn giao t.bị

Phiếu y/c nhập t.bị

Đơn chào hàng

Biên bản bàn giao t.bị

Phiếu bảo hành

Y/c mua t.bị

Đơn đặt mua t.bị

4 Biểu đồ luồng dữ liệu các mức dưới đỉnh

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh phân rã từ BLD mức đỉnh Các thành phần của biểu đồ được phát triển như sau:

- Chức năng: phân rã chức năng cấp trên thành chức năng cấp dưới thấp hơn

- Luồng dữ liệu:

+ Vào/ra mức trên thì được lặp lại (bảo toàn) ở mức dưới (phân rã)

+ Thêm luồng nội bộ

- Kho dữ liệu: dần dần xuất hiện theo nhu cầu nội bộ

- Tác nhân ngoài: xuất hiện đầy đủ ở mức khung cảnh, ở mức dưới không thể thêm gì

Biểu đồ luồng dữ liệu các mức dưới đỉnh của hệ thống quản lý mua, bán và bảo hành máy tính:

4.1 Nhập thiết bị

Đơn chào hàng

1.7 Ghi

sổ kho

Sổ kho

Hợp đồng mua, bán t.bị

1.5 Ghi

sổ chi

1.6 Kiểm tra đơn hàng

Sổ chi

Hóa đơn thanh toán

Phiếu yêu cầu

1.3 Lập hợp đồng mua bán t.bị

1.4 Ghi biên bản bàn giao t.bị

Biên bản bàn giao t.bị

Nhà cung

cấp

Đơn chào hàng

Đơn đặt mua t.bị

1.1 Ghi phiếu y/c nhập t.bị

1.2 Gửi đơn đặt mua t.bị Y/c nhập t.bị

Chọn t.bị cần nhập Đơn đặt mua hàng

4.2 Bán thiết bị

2.5 Lập hóa

đơn thanh

toán

2.6 Lập biên lai thu tiền

2.7 Ghi

sổ thu

Thanh toán tiền t.bị

Ghi số lượng và đơn giá các t.bị đã

bán

2.3 Ghi phiếu bảo hành

Phiếu BH kiêm phiếu bàn giao t.bị

2.4 Ghi

Khách

ra bảng báo giá t.bị

2.2 Lập đơn mua t.bị

Bảng báo giá t.bị

Đơn đặt mua t.bị của khách

Phiếu y/c mua

t.bị

Bảng báo giá

Biên lai thu tiền

4.3 Bảo hành

Khách

hàng

3.1 Ghi biên lai nhận

TB bảo hành

3.2

Kiểm tra phiếu bảo hành

Phiếu BH kiêm phiếu bàn giao hàng

Biên lai nhận

TB bảo hành

3.3 Ghi biên lai trả thiết bị bảo hành

Biên lai trả

TB bảo hành

3.4 Ghi hóa đơn thanh toán nếu TB hết hạn bảo hành

3.5 Ghi

sổ bảo hành

Hóa đơn thanh toán tiền TB bảo hành

Sổ thu

Yêu cầu bảo hành

Biên lai nhận

TB bảo hành

Phiếu BH

Hóa đơn thanh toán bảo hành

Lưu

4.4 Báo cáo

Sổ chi

Sổ bảo hành

Sổ thu

Sổ kho

Báo cáo

Yêu cầu báo cáo Báo cáo

KẾT LUẬN

Ở từng doanh nghiệp, từng đơn vị có các hoạt động khác nhau sẽ có các chức năng khác nhau, vì vậy mà việc xây dựng và thiết kế hệ thống thông tin cũng có những điểm khác biệt Song việc xây dựng hệ thống thông tin luôn phải tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc và thận trọng trong việc thiết kế các chức năng của hệ thống Xây dựng hệ thống thông tin bao gồm việc mô tả đầy đủ biểu đồ phân cấp chức năng và các biểu đồ luồng dữ liệu: mức khung cảnh, mức đỉnh và các mức dưới đỉnh Từ các biểu đồ, các nhà thiết kế hệ thống thông tin sẽ xây dựng nên hệ thống quản lý các chức năng, hoạt động của doanh nghiệp, giúp cho việc xử lý các dữ liệu, lưu trữ thông tin được thực hiện nhanh chóng, hiệu quả, từ đó đem lại cho doanh nghiệp các kết quả cao

Mặc dù đã rất cố gắng trong việc tìm tòi và mô tả các biểu đồ trong hệ thống quản lý mua, bán và bảo hành máy tính song do hạn chế về năng lực và thời gian, nên bài thảo luận của nhóm không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong được thầy chỉ bảo

để bài làm của chúng em được hoàn thiện hơn

PHỤ LỤC

* Các mẫu kho dữ liệu được sử dụng:

- Phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho

- Phiếu bảo hành

- Biên bản nghiệm thu, bàn giao thiết bị