Giáo án dạy Office pot

- Ente : Dùng gắt đoạn xuống dòng hay nhận một lệnh nμo đó.- Back Spac ← Xóa ký tự về bên trái nơi con trỏ chuột đứng.. - Home: Đưa con trỏ chuột về đầu dòng của đoạn.. a Font: Dùng để

3 Phương pháp vμo vμ thoát khỏi chương trình.

- Vμo chương trình: Vμo Start Programes\ Microsoft Word

- Thoát chương trình: Vμo Fi e chọn Exi hoặ (Al + F4)

4 Chức năng của bμn phím.

- Esc: Dùng thoát khỏi một ứng dụng bất kỳ

- Tab: Dùng táp thụt đầu dòng của đoạn văn bản

- Caps Lock: Dùng gõ chữ in hoa không dấu

- Shif : Dùng gõ chữ in hoa đầu dòng,danh từ riêng,lấy c c ký tự bên trên như @,#,%,$, vμ kết hợp v i c c phím mũ tên để bôi đen đoạn văn bản

- Ctrl Kết hợp với một số chữ c i vμ phím Shift để tạo thμnh lệnh tắt

- Alt: Kết hợp với cá chữa gạ h chân tạo thμnh lệnh tắt

- Spac : Dùng c ch c c ký tự với nhau

- Ente : Dùng gắt đoạn xuống dòng hay nhận một lệnh nμo đó.

- Back Spac (←) Xóa ký tự về bên trái nơi con trỏ chuột đứng.

- Delete: Xóa ký tự về bên phải nơi con trỏ chuột đứng

- Home: Đưa con trỏ chuột về đầu dòng của đoạn

- End: Đưa con trỏ chuột về cuối dòng của đoạn

- Các phím mũi tên: Dùng di chuyển con trỏ chuột

5 Các lệnh tắt cơ bản.

- Ctrl + A: Bôi đen toμn bộ văn bản

- Ctrl + O: Mở một fie văn bản đã lưu trong máy

- Ctrl + Home: Đưa con trỏ chuột về dòng đầu của trang đầu t ên

- Ctrl + End: Đưa con trỏ chuột về dòng cuối cùng của trang cuối

- Ctrl + P: Lựa chọn chế độ in ấn tμi l ệu

- Ctrl + L: Căn đều khối văn bản sang bên trái trang

- Ctrl + R: Căn đều khối văn bản sang bên phải trang

- Ctrl + E: Căn đều khối văn bản vμo giữa trang

- Ctrl + J: Căn đều khối văn bản sang hai bên

- Ctrl + C: Sao chép đối tượng đã được bôi đen

- Ctrl + V: Dán đối tượng đã được sao chép

- Ctrl + X: Cắt vμ sao chép đối t−ợng đã đ−ợc bôi đen.

- Ctrl + Shif + D: Chọn kiểu chữ gạ h chân nét đôi

- Ctrl + Z: Quay lại lệnh vừa lμm

7 Chú ý Chú ý :

- Để định dạng bất kể một đối t−ợng nμo ta c n phải lựa chọn hoặc bôi

đen đối t−ợng đó rồi mới thực hiện lệnh

- Font chữ Việt Nam bao giờ cũng bắt đầu lμ: Vn(Tên Font c n lấy)

- Để lấy Font chữ in hoa ta chỉ c n thêm chữ "H" vμo cuối Font chữ đó

[[[[[ o0o \\\\\

Bμi 2

Phương pháp định dạng văn bản

1 Phương pháp định dạng Font.

- Bôi đen đoạn văn bản c n định dạng

- Vμo Format Font : (Lệnh tắt Ctrl + D).

- Xuất hiện hộp thoại Font

a) Font: Dùng để chọn Font vμ kiểu chữ.

- Font: Chọn Font chữ

- Font Style: Chọn kiểu chữ

- Siz : Chọn cỡ chữ

- Font Color: Chọn mầu chữ

- Unde l ne Style: Chọn c c kiểu chữ gạch chân

- Ef e ts: Chọn c c hiệu ứng cho chữ

b) Character Spacing: Chế độ co, giãn khoảng cách từ, chữ.

- Scale: Chế độ co,giãn từ, chữ theo tỷ lệ phần trăm

- Spacing: Chế độ co,giãn từ,chữ theo thông số tự chọn

+ Normal Chế độ bình thường

+ Expanded: Chế độ giãn khoảng cá h giữa c c từ chữ

+ Condenc d: Chế độ co khoảng cá h giữa cá từ chữ

- Position: Chọn vị trí dừng cho chữ

+ Normal Chế độ bình thường

+ Raised : Chọn vị trí trên (x2) ⇒ (Ctrl + Shi t + "=")

+ Lowered: Chọn vị trí dưới (x2) ⇒ (Ctrl + "=")

c) Text Ef ects: Tạo hiệu ứng hoạt hình cho chữ.

- Animat ons: Chọn cá hiệu ứng hoạt hình

- Pre iew: Cho phép xem trước hiệu ứng c n tạo.

2 Phương pháp định dạng dòng vμ đoạn.

- Bôi đen đoạn văn bản c n định dạng

- Vμo Format Paragraph: (Lệnh tắt Al + O + P)

- Xuất hiện hộp thoại Paragraph

* Gene al Các chế độ c n chỉnh trung

+ Al gnment Chế độ c n chỉnh lề

♣ Left: Căn đều khối văn bản sang bên trái trang

♣ Center: Căn đều khối văn bản vμo giữa trang

♣ Right: Căn đều khối văn bản sang bên phải trang

♣ Justified: Căn đều khối văn bản sang hai bên trang.(1)

+ Out ine Lev l Chế độ c n chỉnh theo lớp: (Body Te t)

* Indentation: Cá chế độ thụt lề vμ đầu dòng của đoạn văn bản

+ Left Thụt lề trái của đoạn văn bản: (0 pt)

+ Right Thụt lề phải của đoạn văn bản: (0 pt)

+ Spe ial Thụt đầu dòng của đoạn

♣ None: Chế độ bình thường

♣ First First Line: Thụt dòng đầu t Line ên của đoạn văn bản: (1.27cm) (2)

♣ Hanging: Chế độ thụt dòng thứ hai của đoạn

* Spacing: Chế độ giãn khoảng c ch giữa c c dòng vμ đoạn

+ Before: Giãn khoảng c ch đoạn trước so với đoạn sau: (6 pt)(3).+ After: Giãn khoảng c ch đoạn sau so với đoạn trước: (0 pt)

+ Line Spacing: Chế độ co giãn dòng

♣ Single: Giãn dòng đơn

♣ 1.5 1.5 Line: Giãn dòng 1.5.Line

♣ Double: Giãn dòng rộng gấp đôi

♣ At At least: Chế độ co khoảng c least ch dòng.

♣ Exacly: Chế độ giãn dòng chuẩn: (19 pt) (4)

♣ Multiple: Chế độ giãn dòng cực rộng

* Ok: Thoát vμ kết thúc lệnh

3 Chú ý (1)

- Để định dạng một văn bản sao cho phù hợp, ta c n thực hiện đúng 4

têu trí chuẩn trên (4 ô vuông)

- Sau khi gõ văn bản xong, ta thực hiện phần hai nhỏ trước rồi mới thực hiện phần một nhỏ

[[[[[ o0o \\\\\

1

- Bôi đen đoạn văn bản c n định dạng.

- Vμo Format Columns: (Lệnh tắt Al + O + C)

- Xuất hiện hộp thoại Columns

- Pr sets: Tạo cá mẫu cột có sẵn

+ One: Chia một cột

+ Two: Chia hai cột

+ Thre : Chia ba cột

+ Left Chia cột trái nhỏ,cột phải to

+ Right Chia cột phải nhỏ,cột trái to

- Numbe of columns: Nhập số cột cần tạo.

- Width and spacing: Nhập động rộng vμ khoảng c ch giữa c c cột.+ Width: Nhập độ rộng cho cột

+ Spacing: Nhập độ rộng khoảng c ch giữa cá cột

- Line between: Tạo đường kẻ tại khoảng trống giữa c c cột

- Apply to: áp dụng cho trường hợp nμo?

- Pr view: Mμn hình cho phép xem trước nội dung.

- Ok: Thoát vμ kết thúc lệnh

2 Phương pháp tạo chữ in hoa đầu đoạn.

- Bôi đen đoạn văn bản c n định dạng

- Vμo Format Drop Cap: (Lệnh tắt Al + O + D)

- Xuất hiện hộp thoại Drop Cap

- Position: Chọn vị trí dừng cho chữ in hoa

+ None: Chế độ bình thường.

+ Dropped: Tạo chữ in hoa nằm trong đoạn văn bản

+ In Margin: Tạo chữ in hoa nằm ngoμi đoạn văn bản

- Font: Chọn Font cho chữ in hoa

- Lines to drop: Chọn độ c o của chữ bao nhiêu dòng?

- Distance from text: Nhập khoảng c ch từ chữ in hoa đến chữ thường

- Ok: Thoát vμ kết thúc lệnh

3 Phương pháp chèn ký tự đặc biệt.

- Đưa con trỏ chuột về vị trí cần chèn

- Vμo Insert Symbol (Lệnh tắt Al + I + S)

- Xuất hiện hộp thoại Symbol

- Font: Chọn Font cho ký hiệu đặc biệt

- AutoCor ect (2): Đặt chế độ gõ tốc ký cho ký tự đặ biệt (Nhập k tự

gõ tốc k vμo mục Replac rồi ấn Add sau đó ấn Ok vμ Canc l để k t thúc)

- Shortcut Key (3): Đặt phím tắt cho ký tự đặ biệt (Đặt phím tắt vμo mục Pres new shortcut k y rồi ấn As ign sau đó ấn Close vμ Cancel để kết thúc)

Bμi 3B

PP

2 chèn chèn ảnh vμ tạo chữ nghệ thuật ảnh vμ tạo chữ nghệ thuật

1 Phương pháp chèn ảnh.

- Đưa con trỏ chuột vμo vị trí c n chèn

- Vμo Insert Picture\ Cl p Art hoặ From fi e: (Lệnh tắt Al + I + P)

- Xuất hiện hộp thoại Insert Cl p Art

- Import Clps: Cho phép chèn thêm ảnh vμo danh sá h theo dạng fi e

- Cl ps Onl ne: Cho phép chèn thêm ảnh qua môi trường mạng Internet.

+ Insert Picture: Chèn thêm ảnh khác vμo văn bản

+ Image Control Chọn kênh điều khiển mầu

+ More Contrast Tăng độ tương phản

+ Les Contrast Giảm độ tương phản

+ More Brightnes : Tăng độ sáng cho hình ảnh

+ Les Brightnes : Giảm độ sáng cho hình ảnh

+ Crop: Chế độ c t, xén hình ảnh

+ Text Wrapping: Các chế độ chèn hình ảnh

♣ Square: Chữ chạy v ông theo xung quanh hình ảnh

♣ Tight: Chữ chạy kín xung quanh hình ảnh

♣ Behind Behind Text Text: ảnh nằm dưới chữ

♣ In In Front of Text: ảnh nằm trên chữ Front of Text

♣ Top Top and Botton: Chữ nằm trên vμ dưới hình ảnh and Botton

♣ Through: Chữ nhìn xuyên qua hình ảnh.

♣ Edit Edit Wrap Points: Cho phép sửa chữa lại hình ảnh Wrap Points+ Format Picture: Chế độ định dạng hình ảnh

+ Reset Picture: Lấy hình ảnh lại vị trí ban đầu

2 Phương pháp tạo chữ nghệ thuật.

- Bôi đen chữ cần tạo

- Vμo Insert Picture\ WordArt hoặ From fi e: (Lệnh tắt Al + I + P)

- Xuất hiện hộp thoại WordArt Galery

- Sele t a WordArt Style: Chọn cá kiểu chữ nghệ thuật rồi ấn Ok để chọn sang chế độ soạn thảo vμ định dạng Font vμ kiểu chữ nghệ thuật

- Phương pháp chèn vμ chỉnh sửa giống như chèn vμ chỉnh sửa hình ảnh

[[[[[ o0o \\\\\

Bμi 4

Phương pháp đặt tab

- Bôi đen đoạn văn bản c n đặt Tab

- Vμo Format Tabs: (Lệnh tắt Al + O + T)

- Xuất hiện hộp thoại Tabs như sau:

+ Tab Stop Posi ion: Đặt điểm dừng cho Tab

+ Defaul Tab Stops: Chế độ Tab chuẩn luôn lμ 1.27cm

+ Al gnment Chế độ c n chỉnh Tab

♣ Left: Tab c n đều bên trái

♣ Center: Tab c n đều giữa

♣ Right: Tab c n đều bên phải

♣ Decimal: Tab nhị phân

♣ Bar: Tab tạo đường kẻ dọc thanh ba

+ Leader: Chọn đường dẫn cho Tab

♣ 1: 1: None: Chế độ bình thường None

♣ 2: 2: : Chọn đường dẫn kiểu nét chấm

Bμi 5

PP

2 tạo tạo đường viền - nền đường viền - nền

Vμ đặt chế độ tự động dáng số - ký tự

1 Phương pháp tạo đường viền vμ nền.

- Bôi đen đoạn văn bản c n tạo

- Vμo Format Borders and Shading: (Lệnh tắt Al + O + B)

- Xuất hiện hộp thoại Borders and Shading:

a) Border : Dùng tạo đường viền cho đoạn văn bản vμ biểu bảng.

- Set ing: Thiết lập dạng đường viền.

+ None: Chế độ bình thường

+ Box: Tạo đường viền xung quanh đối tượng

+ Shadow: Tạo đường viền dạng bóng đổ

+ 3-D: Tạo đường viền dạng không gian 3D

+ Custom: Lựa chong dạng khá

- Style: Chọn kiểu nét cho đường viền

- Color: Chọn mầu cho đường viền

- Width: Chọn nét đậm cho đường viền

- Pr view: Mμn hình cho phép xem trước nội dung c n tạo

- Apply to: áp dụng cho đối tượng nμo? (Một đoạn hay một dòng)

b) Page Border : Tạo đường viền cho trang văn bản.

- Mọi ứng dụng giống như phần Borders

c) Shading: Dùng tạo nền cho đoạn văn bản vμ biểu bảng.

- Fil Chọn mầu nền cho đối tượng

- Style: Chọn tỷ lệ phần trăm cho mầu nền

- Pr view: Mμn hình cho phép xem trước nội dung.

- Apply to: áp dụng cho đối tượng nμo? (Cho một đoạn hay một dòng)

2 Phương pháp đặt chế độ tự động.

- Bôi đen đoạn văn bản c n tạo

- Vμo Format Bulets and Nubering: (Lệnh tắt Al + O + N)

- Xuất hiện hộp thoại Bul ets and Nubering:

a) Bul eted: Đặt chế độ tự động theo dạng ký tự đặc biệt (Symbol).

Bμi 6

Ph−¬ng ph¸p t¹o biÓu b¶ng s¾p xÕp d÷ liÖu vμ tÝnh to¸n

1 Ph−¬ng ph¸p t¹o biÓu b¶ng.

- Vμo Table\ Insert Table: (LÖnh t¾t: Al + A + I + T)

- XuÊt hiÖn hép tho¹i Insert Table

+ Number of columns: NhËp sè cét c n t¹o

+ Number of rows: NhËp sè hμng cÇn t¹o

+ Columns to the Left ChÌn thªm mét cét sang bªn tr¸i

+ Columns to the Right ChÌn thªm mét cét sang bªn ph¶i

+ Rows Abov : ChÌn thªm mét hμng lªn trªn

+ Rows Below: ChÌn thªm mét hμng xuèng d−íi

- §Ó chén nhiÒu « thμnh mét «: Ta b«i ®en c¸ « c n trén råi vμo Table chän Me ge Cel

- §Ó thªm hμng hay cét vμo mét «: Ta b«i ®en « c n thªm råi vμo Table chän Spl t Cel

- Để tá h biểu bảng: Ta đưa con trỏ chuột về hμng c n tá h rồi vμo Table chọn Splt Table.

2 Phương pháp tính toán trong biểu bảng.

- Ta đưa con trỏ chuột về ô cần tnh

- Vμo Table\ Formula: (Lệnh tắt: Al + A + O)

- Xuất hiện hộp thoại Formula

+ Formula: Nhập công thức c n t nh

+ Number Format Định dạng kiểu số

+ Paste Funct on: Chọn công thức t nh toán

♣ ABS: Hμm lấy giá trị tuyệt đối

♣ And: Hμm điều kiện vμ

♣ False: Hμm lấy giá trị phủ định

♣ True: Hμm lấy giá trị đúng

♣ Or: Hμm điều kiện hoặ

♣ Max: Hμm lấy giá trị lớn nhất

♣ Min: Hμm lấy giá trị nhỏ nhất

♣ Average: Hμm lấy giá trị trung bình

♣ Product: Hμm nhân

* Chú Chú ý ý:

+ Để tnh tổng cho một hμng có cá ô dữ lệu l ền nhau, ta sử dụng hμm: Sum(Left)(1).Để t nh c c ô t ếp theo ta sử dụng phím F4

+ Để t nh tổng cho một cột có c c ô dữ l ệu l ền nhau, ta sử dụng hμm: Sum(Abov )(2) Để tnh c c ô tếp theo ta sử dụng phím F4.

+ Để t nh tổng cho c c ô có dữ l ệu cá h xa nhau, ta sử dụng hμm:

Sum(Địa chỉ hμng, Địa chỉ cột)(3).Để t nh cá ô tếp theo ta phải sao chép lại công thức rồi thay đổi địa chỉ hμng

3 Phương pháp sắp xếp dữ l ệu.

- Ta bôi đen v ng dữ l ệu c n sắp xếp

- Vμo Table\ Sort (Lệnh tắt: Al + A + S)

- Xuất hiện hộp thoại Sort

+ Sort by: Chọn cột thứ nhất c n sắp xếp

+ Then by: Chọn cột tếp theo c n sắp xếp

+ Asc nding: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần

+ Descending: Sắp xếp theo thứ tự giảm dần

+ Header row: Sắp xếp cả t êu đề

+ No header row: Không sắp xếp t êu đề

[[[[[ o0o \\\\\

+ B1: Nháy chuột phải tại khoảng trống trên thanh công cụ, thanh

định dạng hoặc thanh menu rồi chọn Customiz

+ B2: Chọn Commands

+ B3: Tại cửa sổ bên trái ta chọn Insert

+ B4: Tại cửa sổ bên phải ta chọn biểu tượng √α Equat on Edi or.+ B5: Giữa chuột trái tại biểu tượng rồi dê chuột lên khoảng trống của thanh bất kỳ sau đó thả chuột ra vμ chọn Close để kết thúc

- Để thực hiện việ nhập công thức ta chỉ c n kích chuột vμo biểu tượng vừa tạo để thực hiện,muốn kết thúc ta kích chuột vμo khoảng trống bất kỳ

- Chú Chú ý ý: Để nhập công thức nhanh ta nên sử dụng lệnh sao chép dữ l ệu (Ctrl + C, Ctrl + V)

+ Sele t Obje t Lựa chọn tất c c c đối tượng cùng một lúc

+ Fre Rotate: Chế độ xoay đối tượng tự do

+ AutoShapes: Chọn c c hình vẽ có sẵn vμ c c chức năng vẽ tự do.+ Line: Dùng vẽ đường thẳng

+ Ar ow: Dùng vẽ mũi tên

+ Re tangle: Dùng vẽ ô vuông hay hình chữ nhật.

+ Oval Dùng vẽ hình tròn hay hình el p

+ Text Box: Dùng nhập chữ vμo đối tượng

+ Insert WordArt Dùng tạo chữ nghệ thuật

+ Insert Cl pArt Dùng để chèn hình ảnh

+ Fi l Color: Dùng tạo mầu nền cho đối tượng

+ Line Color: Dùng tạo mầu đường viền cho đối tượng

+ Font Color: Dùng tạo mầu cho chữ

+ Line Style: Chọn độ dầy cho đường viền

+ Dash Style: Chọn c c kiểu nét đường viền

+ Ar ow Style: Chọn c c dạng mũi tên

+ Shadow: Chọn c c kiểu bóng đổ cho đối tượng

+ 3-D: Chọn kiểu hình khối cho đối tượng (không gian 3 chiều)

tnh toán Người dùng chỉ c n thực hiện t nh toán cho một ô đầu, c c ô còn lại

được tự động sao chép, khi thay đổi giá trị tham gia t nh toán thì kết quả t nh toán được tự động c p nhật

Ngoμi ra Microsoft Exc l còn đặ biệt hữ hiệu trong công tác thống kê,kết xuất dữ lệu thông qua c c chức năng đặ biệt, giúp người dùng lọc, tá h dữ lệu rồi lại tổng hợp dữ lệu Chức năng l ên kết, tự động móc nối dữ l ệu giữa c c nhân viên quản lý, kế toán ở c c bẳng v i nhau mμ vẫn đảm bảo t nh bảo mật dữ l ệu của từng người

3 Phương pháp vμo vμ thoát khỏi chương trình.

- Vμo chương trình: Vμo Start Programes\ Microsoft Exc l

- Thoát chương trình: Vμo Fi e chọn Exi hoặ (Al + F4)

- Muốn sửa đổi dữ lệu trong ô: Đưa thanh sáng đến ô c n sửa đổi rồi ấn phím F2 hoặ kích đúp chuột vμo ô đó.

- Cách tạo dãy có thứ tự: Excel cho phép người dùng tạo ra c c dãy có thứ tự (như dãy số thứ tự,dãy c c ngμy trong tuần .)

+ Cách Cách 1 1: Sử dụng tnh năng AutoFi l

+ Cách Cách 2 2: Có thể dùng chuột Bằng c ch đánh số đầu vμo ô 1, gõ tếp

số t ếp theo vμo ô thứ 2 để t nh toán bước tăng Chọn 2 ô lên t ếp đó Nháy chột trái vμo góc phải dưới của vùng chọn khi con trỏ biến thμnh = thì kéo chuột trái về phía cần đánh số thứ tự rồi nhả chuột

+ Cách Cách 3 3: Nếu số thứ tự có bước tăng lμ 1: Thì ta chỉ cần nhập giá trị vμo ô đầu c n đánh ặ Chọn ô đó giữa Ctrl + nhấn chuột trái vμo góc dưới cùng bên phải kéo về phía cần tạo

- Cá h điều chỉnh độ rộng hμng vμ cột Đưa con trỏ chuột vμo đường kẻ giữa c c cột hoặc hμng rồi giữ chuột trái để co kéo độ rộng của chúng

- Để trộn nhiều ô thμnh một ô ta kích chuột vμo biểu tượng Merge And Center trên thanh công cụ Formatng hoặ Format → Cel s → Algnment → Merge Cel s → OK

5 Phương pháp định dạng chung.

- Bôi đen vùng dữ l ệu cần định dạng rồi vμo Format chọn Cels (Lệnh tắt Ctrl + 1)

- Xuất hiện hộp thoại Format Cel s

+ Number: Các chế độ định dạng t nh toán dữ l ệu

♣ General: Chế độ định dạng chung

♣ Nuber: Định dạng kiểu số

♣ Currency: Định dạng kiểu tền tệ

♣ Accounting: Định dạng kiểu tμi khoản

♣ Date: Định dạng kiểu ngμy tháng

♣ Time: Định dạng kiểu giờ

♣ Text: Định dạng kiểu chữ