Chương 1: Các vấn đề chung của quản trị học

Có thể nói rằng, hoạt động quản trị là một nghệ thuật có từ lâu đời nhưng quản trị học lại là một trong những ngành khoa học mới mẻ nhất của nhân loại.. Chính nhờ hoạt động quản trị tổ c

CHƯƠNG I

CÁC VẤN ĐỀ CHUNG CỦA QUẢN TRỊ

I TÍNH TẤT YẾU KHÁCH QUAN VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA

QUẢN TRỊ

Từ khi xã hội nguyên thủy của loài người biết phân công và hiệp tác lao động với nhau để săn bắt thú rừng và làm nương rẫy , thì lúc đó đã bắt đầu xuất hiện những hoạt động phôi thai đầu tiên của quản trị Có thể nói rằng, hoạt động quản trị là một nghệ thuật có từ lâu đời nhưng quản trị học lại là một trong những ngành khoa học mới mẻ nhất của nhân loại Mãi đến những năm cuối thế kỷ thứ 19 sang đầu thế kỷ thứ 20, các tư tưởng quản trị mới được nghiên cứu sắp xếp thành hệ thống có cơ sở khoa học Một trong những người đặt nền móng đầu tiên cho khoa học quản trị là FREDERICK

W TAYLOR vào năm 1911 với cuốn sách nổi tiếng là “ Những nguyên tắc

quản trị khoa học “ Điều này nói lên tính đa dạng, phong phú và phức tạp

của khoa học quản trị

Quản trị là một yêu cầu tất yếu khách quan Các hoạt động tập thể (lao động , sản xuất kinh doanh ) đều đòi hỏi một sự phối hợp nhịp nhàng, sự điều khiển, sự hướng dẫn cụ thể đối với từng cá nhân để hoàn thành công việc chung Hoạt động quản trị ra đời gắn liền với sự xuất hiện của hiệp tác và phân công lao động Sản xuất xã hội và nhân loại không thể tồn tại và phát triển, nếu không có quản trị Quản trị ngày nay đã xâm nhập vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội : từ gia đình, đoàn thể, đội bóng, đoàn kịch, nhà thờ đến các doanh nghiệp, công ty, xí nghiệp v.v tất cả đều cần đến quản trị Nội dung và mức độ phức tạp của hoạt động quản trị phụ thuộc trước hết vào trình độ phát triển của sản xuất Trong những qui mô nhỏ của nền sản xuất tiểu thủ công nghiệp, thì hoạt động quản trị tương đối đơn giản Trong trường hợp này người chủ thợ điều khiển những công nhân sản xuất, trực tiếp chỉ dẫn họ và kiểm tra kết quả thực hiện Nhiều khi người chủ vừa phải lãnh đạo đám thợ, vừa phải tham gia trực tiếp vào làm những công việc cụ thể Qui mô sản xuất càng phát triển, trình độ kỹ thuật của sản xuất càng cao, thì hoạt động quản trị càng trở nên phức tạp

Sản xuất hiện đại đòi hỏi một sự điều khiển khéo léo, một sự phối hợp nhip nhàng giữa các phần việc của tất cả các khâu trong quá trình sản xuất Chính nhờ hoạt động quản trị (tổ chức sản xuất, tổ chức lao động hợp lý, sự phối hợp tuyệt vời của các phân xưởng, các bộ phận sản xuất trong xí nghiệp ) mà chỉ trong vài phút một chiếc ô tô có thể được xuất xưởng, trong khi tổng thời gian để chế tạo một chiếc ô tô là hàng nghìn giờ Qua đây cũng đã minh chứng rõ ràng là hoạt động quản trị cần thiết như thế nào trong tổ chức sản xuất kinh doanh hiện đại

Tầm quan trọng của quản trị được thể hiện rất rõ trong sự phát triển kinh tế Một xí nghiệp quản trị tốt, sản xuất sẽ phát triển , kinh doanh có hiệu quả Một Quốc gia quản trị giỏi, nền kinh tế sẽ tăng trưởng với tốc độ cao, hàng hóa nhiều, đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân sẽ luôn luôn được cải thiện và nâng cao Ngược lại, một xí nghiệp quản trị kém sẽ làm ăn thua lỗ Một Quốc gia quản trị kém sẽ kìm hãm sự phát triển của nền kinh tế, không khai thác được những tiềm năng to lớn của đất nước, để tăng trưởng kinh tế và nâng cao đời sống của nhân dân

Nhật Bản là một nước đất hẹp, người đông, tài nguyên khoáng sản nghèo nàn, có những điều kiện về dân số, hoàn cảnh tự nhiên và một số đặc điểm xã hội gần gũi với nước ta Thế mà, sau chiến tranh thế giới lần thứ 2, từ trong đổ nát, bằng khả năng quản trị giỏi của mình, đã đưa đất nước tiến lên với những bước phát triển thần kỳ Tốc độ phát triển kinh tế của Nhật Bản rất cao Năm 1950 giá trị tổng sản phẩm quốc dân của Nhật chỉ đạt 20 tỷ đôla, bằng khoảng 60% của CHLB Đức (33,7 tỷ đôla), bằng 1/2 của Pháp (39 tỷ đôla), bằng 1/3 của Anh (54,5 tỷ đô la), và bằng 1/17 của Mỹ Thế nhưng chỉ 16 năm sau tức là đến năm 1966 Nhật đã vượt Pháp, năm 1967 vượt Anh, 1968 vượt CHLB Đức và đứng thứ 2 sau Mỹ

Nam Triều Tiên từ một nước đặc trưng là nông nghiệp lạc hậu, do biết cách quản lý, do có chiến lược kinh tế đúng đắn đã trở thành một mước công nghiệp hóa trong vòng 24 năm Tổng sản phẩm quốc dân của Nam Triều Tiên năm 1962 là 2,3 tỷ đô la, năm 1985 tăng lên 83,1 tỷ đôla Thu nhập tính theo đầu người cũng tăng mạnh, từ 87 đôla/người (năm 1962) tăng lên 2.032 đôla/người (năm 1985)

II KHÁI NIỆM VỀ QUẢN TRỊ

Quản trị là một khái niệm rất đa dạng và phức tạp

Xung quanh khái niệm về quản trị có rất nhiều ý kiến khác nhau Tùy theo từng tác giả muốn nhấn mạnh khía cạnh này hay khía cạnh khác của quản trị mà đưa ra các định nghĩa khác nhau Sau đây chúng ta xin đơn cử một vài định nghĩa đặc trưng :

1 ĐỊNH NGHĨA 1

Quản trị là lãnh đạo hệ thống trên cơ sở hoạch định, tổ chức, phối hợp điều khiển và kiểm tra công việc nhằm đạt các mục tiêu đã đặt ra

Định nghĩa này nhấn mạnh tới các chức năng của quản trị Đó là :

— Chức năng hoạch định

— Chức năng tổ chức

— Chức năng phối hợp, điểu khiển, chỉ huy

— Chức năng giám sát kiểm tra

2 ĐỊNH NGHĨA 2 :

Quản trị là ra quyết định và thực hiện quyết định

Định nghĩa này nhấn mạnh tính chất quan trọng đặc biệt của các quyết định trong quản trị Kinh doanh lời hay lỗ là tùy thuộc vào các quyết định của nhà quản trị Quyết định đúng sẽ đưa công ty , xí nghiệp kinh doanh đến thắng lợi Quyết định sai sẽ dẫn sự kinh doanh của xí nghiệp đến thất bại, phá sản, cho dù các thành viên khác trong xí nghiệp đã cố gắng nỗ lực hết mình

3 ĐỊNH NGHĨA 3

Quản trị là sự đạt mục tiêu thông qua và cùng với người khác

Định nghĩa này là của trường phái quản trị theo mục tiêu, muốn nhấn mạnh đến các mục tiêu trong quản trị và phương thức để đạt mục tiêu là thông qua và cùng với người khác

4 ĐỊNH NGHĨA 4

Quản trị là sự tác độngcó hướng đích của chủ thể quản trị đến đối tượng quản trị , nhằm đạt được những kết quả cụ thể với mục tiêu đã định trước

Định nghĩa này nhấn mạnh đến quá trình quản trị diễn ra như là sự tác động qua lại giữa hai hệ thống quản trị và bị quản trị, để đạt được những kết quả mong muốn

5 ĐỊNH NGHĨA 5

Quản trị là một nghệ thuật : Nghệ thuật khai thác các tiềm năng của sản xuất kinh doanh

Trường phái này nhấn mạnh đến tính chất nghệ thuật trong quản lý Họ cho rằng quản trị trong thực tế thành công hay không là do nghệ thuật vận dụng các học thuyết quản trị vào từng tình huống cụ thể quyết định

Ngoài các định nghĩa nêu trên, còn rất nhiều định nghĩa khác nhau nữa về quản trị Trên cơ sở các định nghĩa trên chúng ta tổng hợp lại và nêu

ra khái niệm tổng quát về quản trị sau đây :

6 KHÁI NIỆM TỔNG QUÁT

Quản trị là những hoạt động cần thiết phải được thực hiện, khi con người kết hợp với nhau trong một tổ chức, nhằm thành đạt những mục tiêu chung

Cụm từ “ những hoạt động cần thiết phải được thực hiện “ đại diện

cho các ý về các khía cạnh khác nhau của những định nghĩa trên Những hoạt động cần thiết phải được thực hiện được hiểu như là :

Ra quyết định và thực hiện quyết định Thực hiện các chức năng của quản trị : hoạch định, tổ chức, phối hợp điểu khiển, kiểm tra

Những hoạt động tác động qua lại giữa hệ thống quản lý và hệ thống bị quản lý

Nghệ thuật vận dụng các học thuyết quản trị vào từng tình huống cụ thể trong thực tế

v.v

Để hiểu kỹ hơn về quản trị cần nghiên cứu thêm qua nhiều khía cạnh khác nhau về đặc trưng của hoạt động quản trị

III NHỮNG ĐẶC TRƯNG CỦA HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ

Qua các định nghĩa và khái niệm tổng quát chúng ta có thể rút ra những đặc trưng cơ bản của hoạt động quản trị sau đây :

1 Hoạt động quản trị chỉ phát sinh khi có nhiều người kết hợp với nhau thành một tập thể hay một tổ chức, để đạt mục tiêu chung Tức là có sự phối hợp các nỗ lực của nhiều thành viên để hoàn thành một công việc chung

2 Quản trị diễn ra như là một quá trình tác động qua lại giữa hệ thống quản trị và hệ thống bị quản trị thông qua việc trao đổi thông tin theo sơ đồ sau đây :

Hệ thống quản trị là chủ thể quản trị, là tập hợp các cá nhân nhà quản trị , các bộ phận quản trị thực hiện sự tác động có hướng đích đến hệ thống bị quản trị

Hê thống bị quản trị là đối tượng quản trị mà chủ thể quản trị tác động vào, nhằm tăng thêm cho nó những hình thức phát triển mới hướng theo những mục tiêu đã định trước

Hệ thống quản trị

Hệ thống bị quản trị

Thông tin chỉ huy

Thông tin thực hiện

Sự khác nhau giữa hệ thống quản trị và hệ thống bị quản trị chỉ mang tính chất tương đối Thường thường, cùng một bộ phận, cơ quan, đồng thời có thể hoạt động với tư cách là hệ thống quản trị và bị quản trị

Hai hệ thống này tác động qua lại với nhau bằng các kênh thông tin Kênh thông tin xuôi là kênh thông tin từ nhà quản trị tác động tới đối tượng quản trị Nó được thể hiện dưới dạng như là các quyết định , các mệnh lệnh chỉ huy, điều hành v.v Kênh thông tin ngược là kênh thông tin phản hồi từ đối tượng quản trị đến chủ thể quản trị Đó là những

thông tin thực hiện như là kết quả sản xuất kinh doanh , các báo cáo tình hình, hiện trạng của đối tượng quản trị

3 Hoạt động quản trị đều có khả năng thích nghi cao Tức là khả năng linh hoạt thay đổi để thích nghi với hoàn cảnh mới, phù hợp với tình huống mới

4 Quản trị là một khoa học và là một nghệ thuật

Quản trị là một khoa học thể hiện ở chỗ : quản trị vận dụng và phối hợp kiến thức của nhiều ngành khoa học cụ thể để xây dựng các học thuyết quản trị cho mình như :

Lý luận triết học

Kinh tế học, kinh tế tổ chức sản xuất , tổ chức lao động khoa học , thống kê, hạch toán tài chính, phân tích hoạt động kinh tế v.v Các khoa học kỹ thuật : kỹ thuật cơ khí, chế biến Nông Lâm nghiệp v.v

Khoa học tự nhiên : toán học, điều khiển học, tin học, vận trù học v.v

Khoa học xã hội : xã hội học, tâm lý học, giáo dục học, luật học v.v

Quản trị là một nghệ thuật thể hiện ở chỗ : quản trị vận dụng linh hoạt, sáng tạo những học thuyết, nguyên tắc quản trị trong những tình huống, điều kiện hoàn cảnh cụ thể Nhà quản trị khi giải quyết các nhiệm vụ đã xuất phát từ những đặc điểm, các tình huống cụ thể, có tính đến những đặc điểm cá nhân của người chấp hành Trong quản trị thực tế sẽ không thể thành công, nếu chỉ áp dụng máy móc, rập khuôn theo một công thức

cho sẵn Có thể nói nghệ thuật quản trị là “ bí quyết “, “ cái mẹo “, “ cái

biết làm thế nào “ (Know-how) của nhà quản trị để đạt mục tiêu với hiệu

quả cao Nghệ thuật quản trị là tài nghệ, năng lực tổ chức, kinh nghiệm của nhà quản trị trong việc giải quyết những nhiệm vụ đề ra một cách khéo léo, sáng tạo và có hiệu quả cao nhất Ví dụ như : :

Nghệ thuật sử dụng con người (đặt đúng chỗ, sử dụng đúng khả năng , biết động viên, tập hợp và thu hút nhân viên)

Nghệ thuật mua, bán nguyên vật liệu , hàng hóa

Nghệ thuật cạnh tranh trong sản xuất kinh doanh

Nghệ thuật giao tiếp

Nghệ thuật ra quyết định (nhanh, đúng, kịp thời ) và thực hiện quyết định (sáng tạo, linh hoạt )

Nghệ thuật giải quyết các khó khăn ách tắc trong sản xuất kinh doanh

.v.v

Đặc điểm chủ yếu của nghệ thuật quản trị là những “ mẹo “ gắn liền với những tình huống cụ thể với tất cả sự đa dạng, phong phú, khéo léo, uyển chuyển và sáng tạo

Hai mặt khoa học và nghệ thuật quản trị không đối chọi loại trừ nhau, mà chúng luôn gắn chặt, bổ sung cho nhau Nghệ thuật phải dựa trên một sự hiểu biết khoa học làm nền tảng Nếu không có cơ sở khoa học làm nền tảng thì nhà quản trị ắt chỉ dựa vào may rủi, chủ quan, kinh nghiệm cá nhân mà thôi Do đó chỉ có thể thành công ở tình huống này, mà sẽ không thành công ở tình huống khác

Ngược lại, nếu chỉ dựa vào khoa học mà không chú trọng tính nghệ thuật quản trị , thì cũng khó thành công Bởi vì thực tiễn hoàn cảnh, tình huống muôn hình, muôn vẻ và luôn thay đổi, do đó đòi hỏi một nghệ thuật ứng dụng đa dạng, phong phú, khéo léo và sáng tạo

5 Hoạt động quản trị luôn gắn liền với phạm trù hiệu quả và kết quả

Mục đích của quản trị là nhằm gia tăng hiệu quả Quản trị cốt là để đạt kết quả tối đa về chất cũng như về lượng với chi phí tối thiểu Nơi nào quan tâm đến hiệu quả thì ở đó cần đến hoạt động quản trị

Ở đây cần phân biệt hai khái niệm hiệu quả và kết quả quản trị

Kết quả quản trị là thành quả đạt được ở đầu ra của quá trình quản trị Tức là đạt được mục tiêu, hoàn thành được nhiệm vụ đặt ra

Hiệu quả quản trị là tương quan so sánh giữa giá trị đầu ra và giá trị đầu vào của quá trình quản trị Để gia tăng hiệu quả quản trị có nhiều giải pháp khác nhau :

— Giữ nguyên giá trị đầu vào, gia tăng sản lượng đầu ra Có nghĩa là với chi phí quản trị không đổi, làm thế nào để tăng sản lượng, tăng kết quả sản xuất kinh doanh (áp dụng các biện pháp cải tiến kỹ thuật , qui trình công nghệ sản xuất , các biện pháp về tổ chức và hợp lý hóa sản xuất , tăng năng suất lao động v.v.)

— Giảm thiểu chi phì tài nguyên ở đầu vào, giữ nguyên sản lượng đầu

ra Tức là tiết kiệm hợp lý các chi phí quản lý, giảm thiểu các khoản chi bất hợp lý cho hoạt động quản trị

— Vừa giảm thiểu chi phí ở đầu vào, vừa gia tăng giá trị ở đầu ra

— Vừa tăng hợp lý chi phí ở đầu vào, vừa gia tăng giá trị ở đầu ra Nhưng tốc độ tăng giá trị đầu ra lớn hơn tốc độ tăng chi phí đầu vào Có nhiều cách so sánh giữa hiệu quả và kết quả :

Cách thứ nhất : Hiệu quả gắn liền với phương pháp hoặc phương tiện

(means) thực hiện, trong khi kết quả gắn liền với mục tiêu thực hiện , hoặc mục đích (ends) cần đạt được

Cách thứ hai : Hiệu quả là làm được việc (doing things right) trong khi

kết quả là làm đúng việc (doing the right things)

Cùng làm một công việc có kết quả như nhau, nhưng có thể hiệu quả khác nhau

Cách thứ ba : Hiệu quả được xem như tỷ lệ thuận với kết quả đạt

được, nhưng lại tỷ lệ nghịch với phí tổn bỏ ra Nói cách khác, càng ít tốn kém tài nguyên thì hiệu quả sản xuất kinh doanh càng cao

Hiệu quả = Kết quả

Chi phí

Cách thứ tư : Gọi P là năng suất , O là giá trị đầu ra (Output) và I là

giá trị đầu vào (Input) thì :

P = O

I

P càng lớn thì hiệu quả càng cao