mô tả các đặc tính của mục đích được cho là thiết kế tốt (well – designed goals)

Mục tiêu kinh tế xác định đúng sẽ là căn cứ tốt để lập kế hoạch phát triển kinh tế và để hình thành nên bộ máy quản lý thích hợp, và nó chi phốitoàn bộ quá trình quản lý.3 Như vậy, mục t

công tác hoạch định và quản trị chiến lược của công ty.

I Khái niệm

1 Mục đích (goal)

M ục đích là dự kiến trong ý thức con ngườ i v ề k ế t quả mong mu ốn đạt đượ c

b ằ ng ho ạt độ ng c ủa mình Với tính cách là động cơ trực tiế p, mục đích hướ ng

d ẫn và điề u ch ỉnh mọ i ho ạt động Người ta thường phân biệ t mục đích chung vàmục đích bộ phậ n, mục đích cuối cùng và mục đích trung gian, mục đích xa vàmục đích gần, … Mục đích có thể th ực hiệ n b ằ ng nhiều phương tiệ n, biện phápkhác nhau tùy điề u kiệ n c ụ thể M ục đích, phương tiện và kế t quả là mộ t thểthống nhất.1

Như vậy, hiểu một cách đơn giản, mục đích là một kết quả cuối cùng được

mong đợi, đồng thời là lý do tồn tại của một tiến trình, dự án Mục đích là điềumong muốn được nêu ra một cách rõ ràng để cuối cùng đạt cho được.2

2 Mục tiêu (objective) – nền tảng của hoạch định

a Định nghĩa

Mục tiêu là trạng thái kinh tế hay xã hội mà con người nhằm đạt tới về một

loại hoạt động nào đó Mục tiêu kinh tế là trạng thái kinh tế mà chủ thể quản lýmong muốn, cần và có thể đạt tới trong hoặc sau một thời gian hoạt động và tiếnhành quản lý Mục tiêu kinh tế xác định đúng sẽ là căn cứ tốt để lập kế hoạch

phát triển kinh tế và để hình thành nên bộ máy quản lý thích hợp, và nó chi phốitoàn bộ quá trình quản lý.3

Như vậy, mục tiêu còn là cái đích cụ thể nhắm vào và phấn đấu đạt được

trong khoảng thời gian nhất định.4 Mục tiêu có những đặc điểm sau:

Hội đồng Quốc gia chỉ đạo biên soạn Từ điển Bách khoa Việt Nam (2002), Từ điển Bách khoa Việt Nam, tập

2, NXB Từ điển bách khoa

Diffen, Goals vs Objective

Tham khảo trực tuyến tại: www.diffen.com/difference/Goal_vs_Objective

Hội đồng Quốc gia chỉ đạo biên soạn Từ điển Bách khoa Việt Nam (2002), Từ điển Bách khoa Việt Nam, tập

2, NXB Từ điển bách khoa

Diffen, Goals vs Objective

Tham khảo trực tuyến tại: www.diffen.com/difference/Goal_vs_Objective

Trang 3

• Được thể hiện qua những câu phát biểu chi tiết, phản ánh kết quả cần đạtđược, thời điểm người thực hiện có thể đo lường được;

•

•

•

Liên quan đến kết quả cuối cùng;

Không là những hoạt động chiến lược;

Liên hệ chặt chẽ với những mục đích

b Tính đa hướng, tầm quan trọng, mức độ ưu tiên, yêu cầu của mục tiêu, mục

tiêu thực sự, mục tiêu phát biểu:

b.1 Tính đa hướng của mục tiêuMột doanh nghiệp khi hoạt động đều đặt nhiều mục tiêu để phấn đấu cho từng

giai đoạn, dài hạn lẫn ngắn hạn với số lượng trung bình từ 5 – 6 mục tiêu và

những mục tiêu này thường có mối quan hệ mật thiết với nhau

Ví dụ: Một số doanh nghiệp đặt ra các mục tiêu và cho thấy được mối liên hệ

giữa chúng trong ngắn hạn hoặc dài hạn Cụ thể, doanh nghiệp đặt ra những mục

tiêu về lợi nhuận, mức tăng trưởng, thị phần, trách nhiệm xã hội, phúc lợi cho

nhân viên, chất lượng sản phẩm, nghiên cứu phát triển, đa dạng hóa, hiệu suất và

tất cả chúng đều có mối liên hệ lẫn nhau trong từng giai đoạn

Khi đặt ra yêu cầu về mức lợi nhuận, doanh nghiệp cũng sẽ đặt ra mục tiêu về

thị phần Nếu thị phần tăng thì uy tín của doanh nghiệp cũng cao lên buộc họ

phải đặt ra những mục tiêu thiên về xã hội như trách nhiệm xã hội và nâng cao

phúc lợi cho nhân viên Mục đích nâng cao phúc lợi nhằm giúp nhân viên hăng

hái khi làm việc cho công ty Điều này tác động trở lại làm lợi nhuận ngày càng

tăng và chất lượng sản phẩm cũng dần được cải thiện, kèm theo đó là việc sáng

tạo ra nhiều sản phẩm mới phục vụ cho các đối tượng khác nhau Một khi doanh

nghiệp ổn định chi phí quản lý và lợi nhuận thì nhà quản trị sẽ mở rộng sang thị

trường khác và cần nhận biết thị trường nào nên hoặc không nên thâm nhập

Cuối cùng, doanh nghiệp sẽ tiếp tục biến đổi đầu vào làm giảm chi phí để sản

phẩm có giá thành thấp nhất nhằm thu được lợi nhuận cao nhất Tiếp tục

tuyên truyền cho tổ chức.

- Mục tiêu thực sự là những gì mà tổ chức phát biểu và thực làm cho từng giới

như cổ đông, khách hàng, nhân viên và cộng đồng Mục tiêu thực sự được đặt ra

thường là lợi nhuận dài hạn, là những điểm vượt trội, cơ sở của chiến lược cạnh

tranh

Trang 4

Mặc dù mục tiêu phát biểu có thể cũng chính là mục tiêu thực sự của tổ chức,không hiếm trường hợp một tổ chức tuyên bố một mục tiêu phát biểu và lại cốgắng vận hành để đạt được một mục tiêu khác.5

b.3 Tầm quan trọng của mục tiêu:

Tầm quan trọng của mục tiêu thể hiện ở việc:

• Mục tiêu là cái đích cụ thể mà ta nhắm đến và cần thực hiện được trongmột khoảng thời gian ngắn hạn, trung hạn hoặc dài hạn Mục tiêu còn đảm bảo

tư cách pháp lý và nâng cao hình ảnh của tổ chức đối với khách hàng và đối tác

• Mục tiêu là thước đo thành quả cho chúng ta biết được ta đã thực hiệncông việc như thế nào, có hoàn thành tốt những mục tiêu được đề ra không

Chắc hẳn rằng khi đánh giá lại các mục tiêu đã, ta sẽ biết được thành quả củamình đạt được trong thời gian qua là bao nhiêu

• Mục tiêu giúp đẩy mạnh cam kết Một khi cấp trên đề ra mục tiêu cho cấpdưới thì để thực hiện tốt công việc được giao, cấp dưới sẽ nêu cao uy tín củamình bằng cách đặt ra những cam kết với nhau và giữa cấp trên và cấp dưới.Cũng chính mục tiêu thúc đẩy cho sự cam kết được thực hiện và đẩy mạnh tinhthần trách nhiệm, sự uy tín của cấp dưới

• Mục tiêu tăng cường động viên Bên cạnh việc cam kết, để thực hiện mụctiêu thành công, cấp trên cũng phải biết động viên cấp dưới mau chóng hoànthành nhiệm vụ Do đó, khi công ty đang theo đuổi một hoặc nhiều mục tiêu thì

sự động viên của sếp đối với các nhân viên cũng sẽ được tăng lên

• Mục tiêu giúp gắn kết tổ chức tạo thành khối thống nhất Mọi nhân viên

và nhà quản trị các cấp khi đã có chung mục đích và mục tiêu thống nhất sẽ

cùng nhau hành động trong một khối thống nhất, giúp đỡ và hỗ trợ lẫn nhau

nhằm hoàn thành nhiệm vụ, từ đó đạt được mục đích và mục tiêu của tổ chức.b.4 Mức độ ưu tiên của mục tiêu

Mức độ ưu tiên của mục tiêu chính là chỉ ra mục tiêu nào quan trọng hơn và

sẽ được thực hiện theo trình tự như thế nào cho phù hợp Mức độ ưu tiên củamục tiêu có thể được thể hiện thông qua ma trận xác định mức độ ưu tiên Từ

đó, ta đưa ra quyết định cuối cùng rằng mục tiêu này nên thực hiện trước, mụctiêu nào nên thực hiện sau.6

Bằng cách liệt kê những mục tiêu dài hạn của tổ chức theo thứ tự ưu tiên, lãnhđạo cấp cao có thể quyết định việc phân bổ nguồn lực như thời gian, tài chính,nguồn nguyên vật liệu, nhân tài, một cách hợp lý

Hệ thống mức độ ưu tiên A – B – C:7

Jawahar, Overview of System Analysis & Design

Tham khảo trực tuyến tại: http://www.ddegjust.ac.in/studymaterial/msc-cs/ms-04.pdf

Robert Heller (2007), Cẩm nang quản lý hiệu quả - Kỹ năng ra quyết định, NXB Tổng hợp TP.HCM, Kim Phượng, Lê Ngọc Phương Anh (dịch)

Robert Kreitner (2006), Management Trang 5

b.5 Yêu cầu của mục tiêu:

Mục tiêu cần đáp ứng được các yêu cầu sau:8

•Đảm bảo tính liên tục và kế thừa: những mục tiêu đều phải được đặt ramột cách liên tục trong quá trình phát triển của một doanh nghiệp hoặc trong

một công việc mang tính liên tục Một mục tiêu khi được đặt ra phải mang tính

kế thừa của mục tiêu trước đó và đảm bảo thực hiện chúng một cách liên tục

•Phải rõ ràng và mang tính định lượng: khi đã đề ra mục tiêu thì ta phảigiới hạn một khoảng thời gian nhất định nhằm thực hiện nó Đồng thời, mục tiêu

được đặt ra cũng phải rõ ràng, không nói chung chung mà phải nói rõ ra mục

tiêu đó muốn hướng đến điều gì và thường mục tiêu càng rõ ràng thì mang tính

có độkhó một chút Điều này giúp cho chủ thể thực hiện mục tiêu cần phải nỗ lực

phấn đấu hơn bình thường để đạt được mục tiêu đề ra

•Xác định rõ thời gian thực hiện: đây là một phần của nguyên tắcSMART(ER) mà ta sẽ đề cập đến ở những phần sau đây Việc xác định rõ thời

gian thực hiện là việc chúng ta xác định thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc và

thời gian thực hiện mục tiêu là bao lâu Chia nhỏ công việc ra để thực hiện trong

nhiều khoảng thời gian sẽ đảm bảo được việc hoàn thành mục tiêu

•Có kết quả cụ thể chính là yêu cầu quan trọng nhất khi đề ra mục tiêu, vìkhi thực hiện mục tiêu, cái chúng ta cần đạt được đó chính là kết quả,

Mục đích thì không đo lường được; mục tiêu thì đo lường được

TS Phan Thị Minh Châu (2010), Quản trị học, NXB Phương Đông, trang 113 Diffen, Goals vs Obiective

Tham khảo trực tuyến tại: www.diffen.com/difference/Goal_vs_Objective

Trang 6

• Mục đích thì mang tính lý thuyết và trừu tượng; mục tiêu thì rõ ràng.

Sau đây là bảng so sánh giữa mục đích và mục tiêu:10

Như vậy, mục đích là việc ta phải làm, còn mục tiêu là thứ ta cần đạt được để

từng bước hoàn thành nhiệm vụ phải làm do mục đích đề ra M ục tiêu chia nhỏ

mục đích ra thành các phần nhỏ hơn, và có thể cung cấp chỉ dẫn làm thế nào để

đến mục đích Một mục tiêu phải bắt nguồn từ mục đích, có cùng dự tính như

mục đích, nhưng cụ thể hơn, xác định được số lượng và xác minh rõ ràng hơn

mục đích Vì vậy, muốn mục đích tốt thì các mục tiêu cũng phải tốt

4

Ví dụ

Mụ

c đíc

h

và mụ

c tiêu đào tạo của trường Wellspring:

Ý nghĩa

Ý định hướng tới một cốgắng đã được định hướngMỗi nỗ lực hay hoạt độngđều mong đợi sẽ đạt được

Ví dụTôi muốn đạt được thànhcông trong lĩnh vực nghiêncứu di truyền và làm những

gì chưa ai từng làmTôi muốn hoàn thànhluận án về nghiên cứu ditruyền trong tháng này

Trang 8

Mục đích đào tạo

Trang bị, đào tạo cho các em học sinh cónhững kiến thức, kỹ năng, phẩm chất và nănglực tư duy, năng lực hành động

(ii) Trở thành một người biết yêu thương, trànđầy năng lượng và yêu cuộc sống

(iii) Trở thành một người đóng góp tích cực,một con người, một công dân tốt và có tráchnhiệm

về công việc điểm đa chiều đích mình làm

(vii)Có

và giao tiếphiệu quả

(vii) Theođuổi lối sốngnhững thói (vi)Chịu lành mạnh

và

quen lành trách nhiệm đánh giá caomạnh và mộtvề việc

học

các hoạt độngtrình độ cảm của bản thânthể thaonhận nghệ

thuật nhấtđịnh

(vii) Yêu chuyên

nghiệpđộng thể chất (viii) Tự hào(viii) Biết và

yêu đất nước

và yêu nghệthuật

là người ViệtNam và hiểuViệt Nam(viii) Tin Việt

Namtưởng vào đấtnước Việt

Nam và hiểuđược điều gìảnh hưởng tới

sự phát triểncủa Việt Nam

II Đặc tính của mục đích được cho là thiết

kế tốt (well – designed goals)

Theo M.D Richards, mục đích có ý nghĩa phả

i th ỏa b ốn tính chấ t M ột là,

mục đích phả i c ụ thể, rõ ràng và đo lường đượ c

nhằm giúp nhà quả n tr ị theo dõi

quá trình thực hiệ n mục đích tạ i t ừ ng thời điể m c

ụ thể Hai là, mục đích chỉ nên

bao quát nhữ ng vấn đề quan trọ ng M ục đích ngắ n

hạn và mục tiêu nên đượ c

dành cho nhà quả n tr ị c ấ p thấp hơn Chỉ nh ữ ng

vấn đề lớn như giảm chi phí và

nâng cao chất lượ ng mới nên đề c ậ p trong m ục

đích đề ra b ởi nhà quả n tr ị cao và

trung c ấp Ví dụ, mục đích của Boeing là trở thành

th ử thách khích lệ nhà quả n tr ị đề ra phương án hiệ

u quả và đột phá Tuy nhiên,

mục đích phả i th ực t ế so vớ i nguồ n lực c ủa t ổ

chức M ục đích viển vông sẽ làm

nhân viên chán nản Ví dụ, mục đích của Boeing là

cắ t giảm 30% chi phí bằ ng

cách c ả i thi ệ n hiệ u quả vận hành Tuy nhiên dự án

này kéo dài 6 năm Do vậ y,

nó vẫn được xem là thực t ế và thách thức M ục đích

sẽ b ị coi là viển vông nế u

thờ i gian c ủa d ự án quá ngắ n Bốn là, mục đích

Sau đây ta khảo sát hai hệ thống nguyên tắc dành cho mục đích và mục tiêu là

hệ thố ng SMART – SMART(ER) và hệ thố ng AFMAMSU

1 Nguyên tắc SMART – SMART(ER)

Mục đích có thể được thiết lập trong cách truyền thống hoặc trong “quản trị

theo mục tiêu” (Management by Objectives – MBO) Thiết lập mục đích theo

cách truyền thống là việc mục đích được đặt ra ở cấp cao nhất của tổ chức và

sau đó được chia nhỏ cho các bộ phận Khi hệ thố ng mục tiêu rõ ràng, nó tạ o

thành mộ t chuỗ i mục tiêu mà mỗ i mục đích phía trên đều liên kế t vớ i mục tiêuphía dưới Những mục tiêu phía dưới là công cụ để đạt được mục tiêu phía trên.Thay cho cách truyền thống, nhiều tổ chức sử dụng MBO MBO là một hệ

th ống trong đó mục tiêu cụ thể đượ c quyết định b ở i c ả nhân viên và nhà quả n tr ị,quá trình thực hiệ n mục tiêu đượ c kiểm soát định k ỳ và phần thưởng đượ c nhắ mvào quá trình này MBO gồ m b ốn thành tố (i) Mức độ cụ thể của mục tiêu, (ii)Quá trình ra quyết định có sự tham gia của nhân viên , (iii) Thời hạn thực hiện rõràng và (iv) Phản hồi MBO cũng chính là hệ thống quản lý đầu tiên đặt ra

nguyên tắc SMART – SMART(ER), là hệ thống tiêu chuẩn của một mục đích

hoặc mục tiêu tốt SMART được viết tắt từ : Specific, Measuarable, Achievable,Realistic và Time – bound Tro ng một số tài liệu còn có nhiều cách lý giải khácnhư Attainable, Relevant, Results – focused, … Sau này, mô hình được thêm hai

từ mới là Excited và Recorderd (Rewards) tạo thành nguyên tắc SMARTER

Năm đặc tính ban đầu và hai đặc tính bổ sung bao gồm:

a Specific (cụ thể, rõ ràng)

Mục tiêu đặt ra phải cụ thể, rõ ràng, xác định được tình hình nào và ở đâu, khinào và như thế nào thì nó sẽ được thay đổi Điều đó sẽ tạo thuận lợi cho phần

hoạch định các bước triển khai sau này

Sẽ rất khó để thực hiện những mục tiêu chung chung, mơ hồ vì nó dẫn đến

chỗ làm việc mà không biết mình cần phải làm gì, không biết đâu là điểm kết

thúc, thậm chí khi quyết định kết thúc cũng không biết mình đã thành công haychưa Yêu cầu của đặc tính S là phải đưa ra những mục tiêu càng cụ thể càng tốt.Khi đưa ra những mục tiêu rõ ràng và cụ thể, chúng ta sẽ phải tự hỏi tiếp theo

cần làm gì để đạt được những mục tiêu đó và từng bước nhích gần hơn đến nó

b Measurable (đo lường được)

Nếu mục tiêu không thể đo lường và định lượng, sẽ rất khó để tính toán các

yếu tố liên quan như chi phí, lợi nhuận Mục tiêu càng đo lường chính xác thì

kết quả đạt được càng cụ thể Đo lường được còn thể hiện ở việc mục tiêu phải

đề ra sự thay đổi có thể thấy (cân, đo, đong, đếm) được.12

c Achievable (có thể đạt được)

Bộ kế hoạch và đầu tư – Cục phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa, Lập các mục tiêu maketing SMART Tham khảo trực tuyến tại: http://www.business.gov.vn/advice.aspx?id=255

Trang 10

Đây gọi là tính khả thi của mục tiêu đề ra Chúng ta cần dựa vào khả năng củamình mà đề ra mục tiêu, không được quá khó đến mức không thể đạt được Tuynhiên, điều này không đồng nghĩa với việc chúng ta không được đặt mục tiêucao hơn khả năng hay phải đặt mục tiêu quá dễ Mục tiêu không phải là đích đếncuối cùng Đặt mục tiêu chỉ là bước khởi đầu, giúp chúng ta hành động để tiến

về phía trước Mục tiêu bắt đầu cho cả một quá trình đào sâu nghiên cứu, traudồi kiến thức, rèn luyện kỹ năng, làm mọi cách để tìm kiếm cơ hội cũng nhưvượt qua khó khăn để vươn tới thành công

Mục tiêu quá dễ sẽ khiến chúng ta xem thường hoặc làm lãng phí các nguồnlực Mục tiêu lớn lao sẽ giúp chúng ta phấn đấu nhiều hơn, vì kết quả đạt đượckhông chỉ là việc có hoàn thành được chỉ tiêu hay không mà còn bao gồm cảnhững gì chúng ta góp nhặt và trải nghiệm trong suốt quá trình

d Realistic (thực tế)

Mục tiêu phải được thể hiện thành kết quả thực tế Mặc dù tính có thể đạtđược và tính thực tế khá dễ bị nhầm lẫn, hiểu một cách đơn giản, tính có thể đạtđược thiên về các yếu tố nội bộ của bản thân tổ chức, còn tính thực tế thiên vềcác yếu tố khách quan bên ngoài

e Time – Bound (có thời hạn)

Mục tiêu cần có thời điểm bắt đầu, kết thúc và khoảng thời gian cố định đểthực hiện Chúng ta cần trình bày những cột mốc thời gian mà từng mục tiêu cụthể được hoàn thành để dựa vào đó theo dõi tiến trình làm việc Không nên đặtduy nhất một deadline cuối cùng Việc chia nhỏ mục tiêu thành các chặng khácnhau tùy tình hình chủ quan và khách quan không những thể hiện sự nhạy béncủa người hoạhc định mà còn tạo hứng thú làm việc, thúc đẩy chúng ta nỗ lựchoàn thành công việc đúng hạn

f Excited (tạo phấn khích)

Việc tạo ra sự phấn khích sẽ phát huy tác dụng khi chúng ta cảm thấy lườinhác hoặc bị những khó khăn trong cuộc sống làm chùn bước Nghĩ về gia đình,tương lai hay phần thưởng được hứa hẹn,… là một trong những cách giúp chúng

ta tự động viên mình để làm việc hiệu quả hơn Một nhà quản trị cũng cần phảilưu ý rằng khi đặt ra mục tiêu cho các nhân viên thực hiện thì nhà quản trị cũngcần tạo ra sự phấn khích cho nhân viên để giúp họ thực hiện tốt và nhanh chóngmục tiêu đề ra

g Recorded / Rewards (ghi nhận / khen thưởng)

Việc được ghi nhận khi hoàn thành mục tiêu cũng là một cách giúp ta tiến đếnmục tiêu tiếp cận nhanh chóng và hiệu quả hơn Ghi nhận và khen thưởng trongquá trình thực hiện giúp chúng ta nhận ra ưu, khuyết điểm để rút kinh nghiệm vàtạo hứng thú khi làm việc

2 Nguyên tắc AFMAMSU

Trang 11