mô tả toàn bộ quy trình làm thủ tục nhập khẩu một lô hàng dầu gia công xung điện ep1 tại chi nhánh công ty cổ phần vận tải và ngoại thương (vinafreight) tại hải phòng

Hoạt động ngoại thương rất đa dạng liên quan đến nhiều lĩnh vực nhưngân hàng trong việc thanh toán; công ty vận tải trong việc vận chuyển hànghoá; công ty bảo hiểm thực hiện bảo hiểm hàn

LỜI MỞ ĐẦU

Trong giai đoạn hiện nay, xu hướng toàn cầu hoá và khu vực hoá bùng nổ,các nước đều thực hiện các chiến dịch mở cửa để hoà nhập với sự phát triển củaquốc tế Việt Nam cũng đang đẩy mạnh các chiến lược giúp tăng trưởng kinh tế,một trong những bước tiến quan trọng là việc Việt Nam đã chính thức trở thànhthành viên thứ 150 của tổ chức thương mại thế giới WTO Với việc gia nhập,Việt Nam sẽ có cơ hội tham gia sâu rộng, mạnh mẽ hơn nữa vào thương mại vàhội nhập quốc tế

Ngày nay nền kinh tế Việt Nam liên tục tăng trưởng cao, ổn định trongnhững năm qua đây là một tín hiệu rất tốt cho hoạt động ngoại thương phát triểnmạnh Hoạt động ngoại thương rất đa dạng liên quan đến nhiều lĩnh vực nhưngân hàng trong việc thanh toán; công ty vận tải trong việc vận chuyển hànghoá; công ty bảo hiểm thực hiện bảo hiểm hàng hoá…Một trong những hoạtđông quan trọng phải kể đến là các dịch vụ giao nhận vận tải hàng hoá quốc tếđang ngày càng trở nên cần thiết gắn liền với sự phát triển kinh tế của nước ta.Dịch vụ giao nhận cho các lô hàng xuất nhập khẩu ngày càng trở nên quantrọng Vì vậy việc nghiên cứu một cách có hệ thống các vấn đề liên quan đếngiao nhận vận tải quốc tế đang là một yêu cầu cấp thiết đối với những người làmcông tác giao nhận hàng hóa nói riêng và những người kinh doanh xuất nhậpkhẩu hàng hoá nói chung cần phải nắm vững để tránh các rủi ro và bảo vệ quyềnlợi của mình

Trong quá trình làm bài tập này, em sẽ mô tả toàn bộ quy trình làm thủ tụcnhập khẩu một lô hàng dầu gia công xung điện EP1 tại chi nhánh công ty cổphần vận tải và ngoại thương (VINAFREIGHT) tại Hải Phòng

Nội dung của bài tập lớn này gồm 3 phần chính:

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩuChương 2: Tổ chức giao nhận vận tải hàng hóa

Chương 3: Tính toán chi phí để tổ chức vận chuyển hàng hóa

CHƯƠNG I: CƠ SƠ LÝ LUẬN CHUNG VỀ GIAO NHẬN.

Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận, dịch vụ giao nhậnđược định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gomhàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như cũng nhưcác dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hảiquan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hànghoá

Theo luật thương mại Việt nam thì dịch vụ giao nhận hàng hoá là hành vithương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ ngườigửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụkhác có liên quan để gioa hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng,của người vận tải hoặc của người giao nhận khác

Giao nhận hàng hoá là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đếnquá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hoá từ nơi gửi hàng (ngườigửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng)

Doanh nghiệp giao nhận là doanh nghiệp kinh doanh các loại dịch vụ giaonhận hàng hóa trong xã hội bao gồm: doanh nghiệp giao nhận vận tải hàng hoátrong nước và doanh nghiệp giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế Sản phẩm củadoanh nghiệp giao nhận chính là các dịch vụ trong giao nhận (dịch vụ giao nhậnhàng hoá) mà doanh nghiệp giao nhận đóng vai trò người giao nhận

II Phạm vi các hoạt động giao nhận.

- Hành động thay mặt người xuất khẩu gửi hàng

- Hành động thay mặt người nhập khẩu

- Các dịch vụ giao nhận hàng hóa đặc biệt

- Các dịch vụ khác

III Vai trò của người giao nhận

Ngành giao nhận vận tải phát triển tất yếu kéo theo sự phát triển hệ thốngkết cấu hạ tầng cơ sở, đặc biệt là các công trình kết cấu hạ tầng trực tiếp phục vụgiao nhận vận tải như: bến cảng, hệ thống đường giao thông (đường quốc lộ trên

bộ, đường sông, đường sắt, các bến cảng, sân bay v.v.)

Trong quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, cùng với sự tácđộng của tự do thương mại hoá quốc tế, các hoạt động giao nhận vận tải ngàymột tăng trưởng mạnh, góp phần tích luỹ ngoại tệ, đẩy mạnh giao lưu kinh tế,nối liền các hoạt động kinh tế giữa các khu vực kinh tế trong nước, giữa trongnước với nước ngoài làm cho nền kinh tế đất nước phát triển nhịp nhàng, cânđối

Người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá vừa là một nhà VTĐPT, vừa là nhà

tổ chức, nhà kiến trúc của vận tải Họ phải lựa chọn phương tiện, người vận tảithích hợp, tuyến đường thích hợp có hiệu quả kinh tế nhất và đứng ra trực tiếpvận tải hay tổ chức thu xếp quá trình vận tải của toàn chặng với nhiều loạiphương tiện vận tải khác nhau như: tàu thuỷ, ô tô, máy bay vận chuyển quanhiều nước và chịu trách nhiệm trực tiếp với chủ hàng Vì vậy, chủ hàng chỉ cần

ký một hợp đồng vận tải với người giao nhận nhưng hàng hoá được vận chuyển

an toàn, kịp thời với giá cước hợp lý từ kho nhà xuất khẩu tới kho nhà nhậpkhẩu (door to door service), tiết kiệm được thời gian, giảm chi phí vận chuyển

và nâng cao được tính cạnh tranh của hàng hoá trên thị trường quốc tế

Trước đây, người giao nhận chỉ làm đại lý (agent) thực hiện một số côngviệc do các nhà XNK ủy thác như xếp dỡ, lưu kho hàng hoá, làm thủ tục giấy tờ,

lo liệu vận tải nội địa, thủ tục thanh toán tiền hàng

Song cùng với sự phát triển thương mại quốc tế và tién bộ kỹ thuật trongngành vận tải mà dịch vụ giao nhận cũng đựoc mở rộng hơn Ngày nay, ngườigiao nhận đóng vai trò rất quan trọng trong thương mại và vận tải quốc tế

Người giao nhận không chỉ làm các thủ tục hải quan hoặc thuê tàu mà còn cungcấp dịch vụ trọn gói về toàn bộ quá trình vận tải và phân phối hàng hoá Ngườigiao nhận đã làm những chức năng sau đây:

- Môi giới Hải quan: người giao nhận thay mặt người xuất khẩu, nhập khẩu

để khai báo, làm thủ tục hải quan hay môi giới hải quan

- Làm đại lý: người giao nhận nhận uỷ thác từ chủ hàng hoặc từ ngườichuyên chở để thực hiện các công việc khác nhau như nhận hàng, giao hàng, lậpchứng từ làm thủ tục hải quan, lưu kho…trên cơ sở hợp đồng uỷ thác

Người giao nhận khi là đại lí:

+ Nhận uỷ thác từ 1 người chủ hàng để lo những công việc giao nhận hànghoá XNK, làm việc để bảo vệ lợi ích của chủ hàng, làm trung gian giữa ngườigửi hàng với người vận tải, người vận tải với người nhận hàng, người bán vớingười mua

+ Hưởng hoa hồng và không chịu trách nhiệm về tổn thất của hàng hoá, chỉchịu trách nhiệm về hành vi của mình chứ không chịu trách nhiệm về hành vicủa người làm công cho mình hoặc cho chủ hàng

- Lo liệu chuyển tải và tiếp gửi hàng hoá (transhipment and on-carriage)Khi hàng hoá phải chuyển tải hoặc quá cảnh qua nước thứ ba, người giaonhận sẽ lo liệu thủ tục quá cảnh hoặc tổ chức chuyển tải hàng hoá từ phươngtiện vận tải này sang phương tiện vận tải khác hoặc giao hàng đến tay ngườinhận

- Lưu kho hàng hoá (warehousing):

Trong trường hợp phải lưu kho hàng hoá trước khi xuất khẩu hoặc sau khinhập khẩu, người giao nhận sẽ lo liệu việc đó bằng phương tiện của mình hoặcthuê người khác và phân phối hàng hoá nếu cần

- Người gom hàng (consolidator):

Trong vận tải hàng hoá bằng container, dịch vụ gom hàng là không thểthiếu được nhằm biến hàng lẻ (less than container load - LCL) thành hàngnguyên (full container load - FCL) để tận dụng sức chở của container và giảmcước phí vận tải khi là người gom hàng, người giao nhận có thể đóng vai trò làngười chuyên chở hoặc chỉ là đại lý

- Người chuyên chở (carrier):

Ngày nay, trong nhiều trường hợp, người giao nhận đóng vai trò là ngườichuyên chở, tức là người giao nhận trực tiếp ký hợp đồng vận tải với chủ hàng

và chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hoá từ một nơi này đến một nơi khác.Người giao nhận đóng vai trò là người thầu chuyên chở (contracting carrier) nếuanh ta ký hợp đồng mà không chuyên chở Nếu anh ta trực tiếp chuyên chở thìanh ta là người chuyên chở thực tế (performing carrier) Dù là người chuyên chở

gì thì vẫn chịu trách nhiệm về hàng hoá Trong trường hợp này, người giao nhậnphải chịu trách nhiệm về hàng hoá trong suốt hành trình không những về hành vilỗi lầm của mình mà cả những người mà anh ta sử dụng và có thể phát hành vậnđơn

- Người kinh doanh VTĐPT (Multimodal Transport Operator - MTO)

Trong trường hợp người giao nhận cung cấp dịch vụ vận tải đi suốt hoặccòn gọi là vận tải từ cửa đến cửa thì người giao nhận đã đóng vai trò là ngườikinh doanh VTĐPT (MTO) MTO thực chất là người chuyên chở, thường làchuyên chở theo hợp đồng và phải chịu trách nhiệm đối với hàng hoá

IV Quyền hạn, nghĩa vụ và giới hạn trách nhiệm của người giao nhận

1.Địa vị pháp lý của người giao nhận

Khái niệm về lĩnh vực giao nhận còn mới mẻ, do đó còn thiếu các văn bảnpháp quy, quy định địa vị pháp lý của người giao nhận Vì vậy, địa vị pháp lý

của người giao nhận thường không giống nhau ở các nước khác nhau.

- Tại các nước theo luật tập tục (Common Law) phổ biến thuộc khối liênhiệp Anh, địa vị pháp lý của người giao nhận thường dựa trên khái niệm Đại lý,đặc biệt là đại lý ủy thác Người giao nhận thường là đại lý của người ủy thác(người gửi hàng hay người nhận hàng) trong việc thu xếp vận chuyển hàng hóa

Do đó người giao nhận: trung thực với người ủy thác, phải tuân theo các chỉ dẫnhợp lý và có tính khả năng tính toán cho toàn bộ quá trình giao dịch

Với vai trò là đại lý, người giao nhận được hưỏng quyền bảo vệ và giới hạntrách nhiệm

Tuy nhiên, khi không còn là người đại lý mà đóng vai trò là người ủy thácthì người giao nhận sẽ không còn quyền đó nữa mà lúc này phạm vi trách nhiệmcủa anh ta sẽ tăng lên Lúc này người giao nhận đã trở thành một bên chính thứccủa hợp đồng và phải hoàn toàn chịu trách nhiệm thực hiện đầy đủ hợp đồng đã

ký Thực tế, địa vị pháp lý của người giao nhận phụ thuộc vào loại dịch vụ màanh ta đảm nhận

- Tại các nước theo luật dân sự (Civil Law):

Hệ thống này rất chặt chẽ, được ban hành bằng văn bản cụ thể Theo luậtnày, người giao nhận thường lấy danh nghĩa của mình giao dịch cho công việccủa người ủy thác (người gửi hàng hay người nhận hàng) và đối với ngườichuyên chở thì họ là người ủy thác

Ngoài ra, tại một số nước đã thông qua điều kiện kinh doanh chuẩn thì địa

vị pháp lý cũng như nghĩa vụ và quyền hạn của người giao nhận được quy định

rõ ràng trong hợp đồng Các điều kiện này hoàn toàn phù hợp với tập quánthương mại hay thể chế pháp lý hiện hành

2 Điều kiện kinh doanh chuẩn ( standard trading conditions )

Trách nhiệm của người giao nhận được quy định rõ trong các điều kiện kinh

doanh chuẩn Điều kiện kinh doanh chuẩn là các điều kiện do FIATA soạn thảo,trên cơ sở đó là chuẩn mực, là điều kiện tối thiểu cho các quốc gia, các tổ chứcgiao nhận dựa vào đó để thực hiện các công việc giao nhận, đồng thời là cơ sở đểcác quốc gia lập các điều kiện riêng cho phù hợp với điều kiện và hoàn cảnh củamình Về cơ bản nó gồm những nội dung sau:

+ Người giao nhận phải thực hiện sự ủy thác với sự chăm lo cần thiết nhằmbảo vệ lợi ích cho khách hàng

+ Thực hiện sự ủy thác của khách hàng cho việc thu xếp tất cả các điều kiện

có liên quan để tổ chức vận chuyển hàng hoá đến tay người nhận theo sự chỉ dẫncủa khách hàng

+ Người giao nhận không bảo đảm và không chịu trách nhiệm về việc hànghoá sẽ đến địa điểm đích vào một ngày nhất định mà người giao nhận chỉ thựchiện công việc của mình một cách mẫn cán hợp lý trong việc lựa chọn, tổ chứcvận chuyển để hàng hóa tới cảng đích nhanh nhất

+ Người giao nhận chỉ chịu trách nhiệm về các tổn thất và thiệt hại xảy rađối với hàng hóa thuộc về lỗi lầm hay sai sót của chính bản thân mình hay ngườilàm công cho mình, người giao nhận không phải chịu trách nhiệm về tổn thất dobên thứ 3 gây nên nếu người giao nhận chứng tỏ được là họ đã thực sự chăm chỉ,cần mẫn trong việc lựa chọn và chỉ định bên thứ 3

- Các điều kiện kinh doanh chuẩn của các nước thuộc ASEAN:

+ Điều kiện chung: là các điều kiện quy định về chức năng, nhiệm vụ vàphạm vi hoạt đông của người giao nhận trong toàn bộ hoạt động giao nhận vậnchuyển hàng hoá ( giống như ĐKKDC)

+ Các quy định về nghĩa vụ, trách nhiệm của người giao nhận khi đóng vaitrò như người nhận ủy thác (đại lý, môi giới )

+ Người giao nhận thực hiện vai trò của mình như một bên ủy thác.

Việt Nam hiện nay, các ĐKKDC về cơ bản cũng dựa trên cơ sở của FIATA

và các nước thuộc khối ASEAN

3.Quyền hạn và nghĩa vụ của người giao nhận

- Ðược hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác

- Quyền cầm giữ và định đoạt hàng hoá

+ Người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá có quyền cầm giữ số hàng hoánhất định và các chứng từ có liên quan đến hàng hoá để đòi tiền nợ đã đến hạncủa khách hàng và thông báo ngay bằng văn bản cho khách hàng

+ Sau 45 ngày kể từ ngày cầm giữ, nếu khách hàng không trả tiền nợ thìngười làm dịch vụ giao nhận hàng hoá có quyền định đoạt hàng hoá hoặc chứng

từ đó theo các quy định của pháp luật, mọi chi phí cầm giữ và định đoạt hànghoá do khách hàng chịu

- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng

- Quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích củakhách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng nhưng phảithông báo ngay cho khách hàng

- Sau khi ký kết hợp đồng, nếu xẩy ra trường hợp có thể dẫn đến việckhông thực hiện được toàn bộ hoặc một phần những chỉ dẫn củ a khách hàng thìphảithông báo ngay cho khách hàng biết để xin chỉ dẫn thêm

- Trong trường hợp hợp đồng không có thoả thuận về thời hạn cụ thể thựchiện nghĩa vụ với khách hàng thì phải thực hiện các nghĩa vụ của mình trongthời hạn hợp lý

4.Trách nhiệm của người giao nhận

Người giao nhận dù hoạt động với danh nghĩa là đại lý hay người chuyênchở thì đều phải chịu trách nhiệm về những hành vi sơ suất của mình

1.4.4.1.Với tư cách là đại lý

Tuỳ theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiệnđầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệmvề:

+ Giao hàng không đúng chỉ dẫn

+ Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướngdẫn

+ Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan

+ Chở hàng đến sai nơi quy định

+ Giao hàng cho người không phải là người nhận

+ Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hang

+ Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế+ Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gâynên.Tuy nhiên, chứng ta cũng cần chú ý người giao nhận không chịu tráchnhiệm về hành vi lỗi lầm của người thứ ba như người chuyên chở hoặc ngườigiao nhận khác nếu anh ta chứng minh được là đã lựa chọn cần thiết

Khi làm đại lý người giao nhận phải tuân thủ “điều kiện kinh doanh tiêuchuẩn” (Standard Trading Conditions) của mình

1.4.4.2 Với tư cách là người chuyên chở

Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầuđộc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàngyêu cầu Anh ta phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của ngườichuyên chở, của người giao nhận khác mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồngvận tải như thể là hành vi và thiếu sót của mình Quyền lợi, nghĩa vụ và tráchnhiệm của anh ta như thế nào là do luật lệ của các phương thức vận tải quy định

Người chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiền theo giá cả của dịch vụ mà anh

ta cung cấp chứ không phải là tiền hoa hồng

Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không chỉ trong trườnghợp anh ta tự vận chuyển hàng hoá bằng các phương tiện vận tải của chính mình(perfoming carrier) mà còn trong trường hợp anh ta, bằng việc phát hành chứng

từ vận tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhận trách nhiệm của ngườichuyên chở (người thầu chuyên chở - contracting carrier) Khi người giao nhậncung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho, bốc xếp hayphân phối thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chởnếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện của mình hoặcngười giao nhận đã cam kết một cách rõ ràng hay ngụ ý là họ chịu trách nhiệmnhư một người chuyên chở

Khi đóng vai trò là người chuyên chở thì các điều kiện kinh doanh tiêuchuẩn thường không áp dụng mà áp dụng các công ước quốc tế hoặc các quy tắc

do Phòng thương mại quốc tế ban hành Tuy nhiên, người giao nhận không chịutrách nhiệm về những mất mát, hư hỏng của hàng hoá phát sinh từ những trườnghợp sau đây:

- Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ thác

- Khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hợp

- Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hoá

- Do chiến tranh, đình công

- Do các trường hợp bất khả kháng

Ngoài ra, người giao nhận không chịu trách nhiệm về mất khoản lợi đáng lẽkhách hàng được hưởng về sự chậm chễ hoặc giao nhận sai địa chỉ mà khôngphải do lỗi của mình

V Mối quan hệ với các chủ thể liên quan

1 Các tổ chức của chính phủ

- Các đơn vị hải quan

- Các đơn vị quản lý cửa khẩu

- Các ngân hàng

- Các cơ quan kiểm dịch động-thực vật

- Các cơ quan giám định hàng xuất nhập khẩu

- Các đơn vị cấp C/O

- Phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực

2 Các tổ chức tư nhân

- Người vận tải và các đại lý vận tải

- Nguời quản lý kho hàng

- Người bảo hiểm

- Các doanh nghiệp đóng gói hàng hoá

- Các ngân hàng thương mại

VI Quy trình giao nhận chung hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường biển

1 Đối với hàng xuất khẩu

6.1.1 Đối với hàng hóa phải lưu kho, lưu bãi của cảng

Việc giao hàng gồm 2 bước lớn: chủ hàng ngoại thương (hoặc người cung

cấp trong nước) giao hàng xuất khẩu cho cảng, sau đó cảng tiến hành giao hàngcho tàu

 Giao hàng XK cho cảng:

- Giao Danh mục hàng hoá XK ( Cargo List) và đăng ký với phòng điều độ

để bố trí kho bãi và lên phương án xếp dỡ

- Chủ hàng liên hệ với phòng thương vụ để ký kết hợp đồng lưu kho, bốcxếp hàng hoá với cảng

- Lấy lệnh nhập kho và báo với hải quan và kho hàng,

- Giao hàng vào kho, bãi của cảng

 Giao hàng XK cho tàu:

- Chuẩn bị trước khi giao hàng cho tàu:

+ Kiểm nghiệm, kiểm dịch (nếu cần), làm thủ tục hải quan

+ Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến (ETA), chấp nhận Thông báo sẵnsàng

+ Giao cho cảng Danh mục hàng hoá Xk để cảng bố trí phương tiện xếp dỡ.Trên cơ sở Cargo List này, thuyền phó phụ trách hàng hoá sẽ lên Sơ đồ xếp hàng( Cargo plan)

+ Ký hợp đồng xếp dỡ với cảng,

- Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu

+ Trước khi xếp phải vận chuyển hàng từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp hàng,

ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe và công nhân và người áp tải (nếu cần)+ Tiến hành giao hàng cho tàu Việc xếp hàng lên tàu do công nhân cảnglàm Hàng sẽ được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện của hải quan.Trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm của cảng phải ghi số lượng hànggiao vào Final Report Phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi kết quả vàoTally Sheet

+ Khi giao nhận một lô hoặc toàn tàu, cảng phải lấy Biên lai thuyền phó(Mate’s Receipt) để lập vận đơn

Sau khi xếp hàng lên tàu, căn cứ vào số lượng hàng đã xếp ghi trong TallySheet, cảng sẽ lập Bản tổng kết xếp hàng lên tàu (General Loading Report) vàcùng ký xác nhận với tàu Ðây cũng là cơ sở để lập B/L

- Lập bộ chứng từ thanh toán

Căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C, cán bộ giao nhận phải lập hoặc lấycác chứng từ cần thiết để tập hợp thành bộ chứng từ thanh toán, xuất trình chongân hàng để thanh toán tiền hàng

Bộ chứng từ thanh toán theo L/C thường gồm: B/L hối phiếu, hoá đơnthương mại, giấy chứng nhận phẩm chất, Giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đónggói, giấy chứng nhận trọng lượng, số lượng

- Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hànghoá nếu cần.

- Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vậnchuyển, bảo quản, lưu kho

- Tính toán thường phạt xếp dỡ, nếu có

6.1.2 Đối với hàng không phải lưu kho, lưu bãi của cảng

Ðây là các hàng hoá XK do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các khoriêng của mình hoặc từ phương tiện vận tải của mình để giao trực tiếp cho tàu.Các bước giao nhận cũng diễn ra như đối với hàng qua cảng Sau khi đã đăng kývới cảng và ký kết hợp đồng xếp dỡ, hàng cũng sẽ được giao nhận trên cơ sở tay

ba ( cảng, tàu và chủ hàng) Số lượng hàng hoá sẽ được giao nhận, kiểm đếm vàghi vào Tally Sheet có chữ ký xác nhận của ba bên

6.1.3 Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container

 Nếu gửi hàng nguyên (FCL)

- Chủ hàng hoặc người người được chủ hàng ủy thác điền vào booking note

và đưa cho đại diện hãng tàu để xin kí cùng danh mục hàng hóa

- Sau khi đăng kí booking note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container đểchủ hàng mượn

- Chủ hàng lấy container rỗng về địa điểm đóng hàng của mình

- Mời đại diện hải quan kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám định…

- Chủ hàng vận chuyển và giao container cho tàu tai CY quy định

- Sau khi cont đã xếp hàng lên tàu thì mang MR để đổi lấy vận đơn

 Nếu gửi hàng lẻ (LCL)

- Chủ hàng gửi booking note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, cungcấp cho họ những thông tin cần thiết về hàng XK Sau khi bookinh note đượcchấp nhận, chủ hàng sẽ thỏa thuận với hãng tàu về ngày giờ, địa điểm giao nhậnhàng

- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác mang hàng đến giao chongười chuyên chở hoặc đại lý tai CFS hoặc ICD quy định

- Các chủ hàng mời đại diện hải quan kiểm tra, kiểm hóa, giám sát việcđóng hàng vào cont của người chuyen chở hoặc người gom hàng.

- Người chuyên chở cấp biên lai nhận hàng hoặc một vận đơn chung chủ

- Người chuyên chở xếp cont lên tàu và vận chuyển đến nơi đến

2 Đối với hàng nhập khẩu

6.2.1.Đối với hàng hóa phải lưu kho, lưu bãi tại cảng

- Dỡ hàng và nhận hàng từ tàu( do cảng làm)

- Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận

- Đưa hàng về kho bãi cảng

+ Giấy giới thiệu của khách hàng

- Sau đó, nhân viên giao nhận sẽ mang giấy giới thiệu của khách hàng tớicác đại lý mà khách hàng gửi chứng từ để nhận những chứng từ còn lại

- Kiểm tra giấy tờ, xác định cảng mà hàng nhập về

+ Sắp xếp hồ sơ, chứng từ, bố trí phương tiện vận tải… đến cảng làmthủ tục nhận hàng và vận chuyển về địa điểm khách hàng yêu cầu

+ Chủ hàng đoáng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai

+ Chủ hàng mang biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng hóa đơn và phiếuđoàng gói đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để ký xác nhận D/O và tìm vị tríhàng, tại đây lưu 1 bản D/O

+ Chủ hàng mang 2 bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làmphiếu xuất kho Bộ phận này giữ 1 D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng

+ Làm thủ tục hải quan qua các bước sau:

Xuất trình và nộp các giấy tờ:

 Tờ khai hàng NK

 Giấy phép nhập khẩu

 Bản kê chi tiết

 Lệnh giao hàng của người vận tải

 Hợp đồng mua bán ngoại thương

 Một bản chính và một bản sao vận đơn

 Giấy chứng nhận xuất xứ

 Giấy chứng nhận phẩm chất hoặc kiểm dịch nếu có

 Hóa đơn thương mại

…………

Hải quan kiểm tra chứng từ

Kiểm tra hàng hóa

Tính và thông báo thuế

Chủ hàng kí nhận vào giấy thông báo thuế( có thể nộp thuế trong vòng 30ngày) và xin chứng nhận hoàn thành thủ tục hải quan

+ Sau khi hải quan xác nhận “hoàn thành thủ tục hải quan” chủ hàng có thểmang ra khỏi cảng và chở về kho riêng

6.2.2 Đối với hàng không phải lưu kho, bãi tại cảng

Trong trường hợp này, chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác ra giaonhận trực tiếp với tàu

- Để có thể tiến hành dỡ hàng, 24 giờ trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu, chủhàng phải trao cho cảng một số chứng từ

+ Bản lược khai hàng hóa( 2 bản)

+ Sơ đồ xếp hàng( 2 Bản)

+ Chi tiết hầm hàng( 2 bản)

+ Hàng quá khổ, quá nặng( nếu có)

- Chủ hàng xuất trình vận đơn gốc cho đại diện của hãng tàu

- Trực tiếp nhận hàng từ tàu và lập các chứng từ cần thiết trong quá trìnhnhận hàng như:

+ Biên bản giám định hầm tàu( lập trước khi dỡ hàng) nhằm quy tráchnhiệm cho tàu về những tổn thất xảy ra sau này

+ Biên bản dỡ hàng (COR) đối với tổn thất rõ rệt

+ Thư dự kháng (LOR) đối với tổn thất rõ rệt

+ Bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC)

- Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang bộ chứng từnhận hàng cùng D/O đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O.

- Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng

Chủ hàng mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại

lý của người gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFS quy định và làmcác thủ tục như trên

CHƯƠNG III : THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO

NHẬN LÔ HÀNG NHẬP KHẨU DẦU GIA CÔNG XUNG

ĐIỆN EP1 TẠI VINAFREIGHT HẢI PHÒNG.

NGOẠI THƯƠNG VINAFREIGHT

1 Quá trình hình thành và phát triển của VINAFREIGHT

1.1 Thông tin công ty

 Tên công ty : Công Ty Cổ Phần Vận Tải Ngọai Thương

 Tên giao dịch : VINAFREIGHT

 Lọai hình : Công ty cổ phần

 Ngày thành lập : 10/12/1997

 Ngày hoạt động: 16/1/2002

 Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số: 4103000781

 Ngày cấp: cấp ngày 14/01/2002 (đăng ký thay đổi lần 4 vào ngày12/06/2008)

 Nơi cấp: Sở Kế hoạch và Đầu tư Tp Hồ Chí Minh

oVinafreight Qui Nhơn

oVinafreight Nha trang

oVinafreight Cần Thơ

 Hệ thống quản lý chất lượng ISO9002

 Thành viên các hiệp hội

oFIATA (Hiệp hội giao nhận quốc tế)

oIATA (Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế)

oVIFFAS (Hiệp hội giao nhận Việt Nam)

1.2 Khái quát về công ty VINAFREIGHT

a Lịch sử công ty VINAFREIGHT

Công ty Vinafreight trước đây là đơn vị chuyên về vận tải hàng khôngthuộc công ty Giao nhận kho vận ngoại thương TP HCM (VINATRANS),chuyên thực hiện các dịch vụ về vận chuyển hàng không, dịch vụ hậu cần và đại

lý tàu biển từ những năm đầu của thập niên 90 Trước tình hình sôi động của nềnkinh tế thị trường, công ty Vinafreight được thành lập vào năm 1997 Chỉ mộtthời gian ngắn sau khi thành lập, Công ty đã nhanh chóng nổi lên như là mộttrong một số ít những doanh nghiệp thành công về dịch vụ giao nhận, hậu cần vàđại lý hàng hải Công ty không những đạt được sự tăng trưởng vững chắc hàngnăm mà còn chiếm được sự tín nhiệm của các đối tác và các cơ quan chức năng

về độ tin cậy trong kinh doanh và khả năng tài chính vững chắc

Năm 2001: Bộ trưởng Bộ Thương mại ban hành quyết định số 0964/2001/

QĐ/BTM phê duyệt phương án cổ phần hóa chuyển xí nghiệp dịch vụ kho vậnthành Công ty Cổ phần Vận Tải Ngoại Thương, tên giao dịch là Vinafreight với

số vốn điều lệ ban đầu 18 tỷ đồng chuyên kinh doanh dịch vụ vận tải nội địaquốc tế, kinh doanh kho bãi, cho thuê văn phòng, xuất nhập khẩu… Đại hộiđồng cổ đông đầu tiên của Công ty được tiến hành thông qua điều lệ, cơ cấu tổchức, cơ cấu quản lý công ty

Công ty được cổ phần hoá và chính thức hoạt động vào đầu năm 2002 theo

tư cách pháp nhân được sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp.Công ty chính thức trở thành thành viên của VIFFAS, đánh dấu một bước ngoặtquan trọng trong sự nghiệp phát triển của Công ty Vinafreight hiện điều hành cácchi nhánh của mình tại Hà Nội, Hải Phòng, các văn phòng tại Huế, Đà Nẵng,

Qui Nhơn và Cần Thơ và các văn phòng Nhập Hàng Không, phòng Giao nhậnXuất Hàng không, phòng Logistics trên cơ sở phòng Giao nhận Hàng không

Năm 2007, Vinafreight chính thức đăng ký công ty đại chúng với Ủy ban

Chứng khoán Nhà Nước Tăng vốn điều lệ từ 27 tỷ lên mức 56 tỷ đồng Theo

đó, Năm 2010 Ngày 22/11/2010 là ngày giao dịch chính thức của cổ phiếu VNF

của CTCP Vận tải Ngoại Thương trên Sở giao dịch chứng khoán Hà Nội(HNX)

Vinafreight xây dựng một triết lý kinh doanh linh hoạt, tư duy kinh doanhhướng đến khách hàng, vì khách hàng và chính sách kinh doanh chúng ta cùngthắng Cùng với sự tăng trưởng liên tục của nền kinh tế đất nước, Vinafreight tintưởng rằng vẫn còn rất nhiều thời cơ cho việc mở rộng kinh doanh của công ty

b cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty VINAFREIGHT

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là những bộ phận có trách nhiệm khácnhau, nhưng quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau , được bố trí theo từng khâu, từngcấp quản lý để tạo thành một chỉnh thể nhằm thực hiện mục tiêu và chức năngquản lý xác định Cơ cấu tổ chức quản lý là tổng hợp các bộ phận được chuyênmôn hóa với những trách nhiệm và quyền hạn nhất định Các bộ phận có mốiliên hệ mật thiết với nhau và được bố trí theo các khâu khác nhau để thực hiệncác chức năng quản lý Cơ cấu tổ chức tốt sẽ đảm bảo cho hoạt động kinh doanh

có hiệu quả, đối phó với những biến động của thị trường

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức của Công ty cổ phần vận tải ngoại thương

BAN KIỂM SOÁT

Phòng nhân sự

Kho 196 Tôn Thất Thuyết

Kho 18A Tân Thuận Đông

Phòng dịch vụ logictics

Phòng dịch vụ XNK

Phòng phát triển kinh doanh

Phòng đường biển

Bp Bán hàng

Bp.

Hiện trường

Bp.

Hiện trường

Bp.

Bán hàng

Bp.

Chứng từ

Bp Chứng từ

Bp Chăm sóc KH

Bp.

Chăm sóc KH

Bp.

Chăm sóc KH

2 Quá trình hình thành và phát triển của VINAFREIGHT HẢI PHÒNG.

2.1 Khái quát về chi nhánh công ty tại Hải Phòng( VINAFREIGHT Hải Phòng.

Chi nhánh của công ty cổ phần vận tải ngoại thương tại Hải Phòng đượchình thành vào năm 2003, chịu sự giám sát của tổng công ty vận tải và ngoạithương Vinafreight Từ năm 2003 đến nay, chi nhánh đã là một trong nhữngcánh tay đắc lực hỗ trợ cho công ty trong các lĩnh kinh doanh chủ chốt như: vậnchuyển hàng hải, đại lí tàu biển, dịch vụ gom hàng lẻ, dịch vụ containner, khobãi Văn phòng chi nhánh tại Hải Phòng có địa chỉ như sau

Chi nhánh công ty tại Hải Phòng: Là đầu mối khai thác và tiếp nhận

nguồn hàng kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty Văn phòng đại diện tại HảiPhòng giữ một vị trí quan trọng trong việc tìm mối hàng và đáp ứng các dịch vụcủa khách hàng khi tàu cập cảng

Nhiệm vụ Chi nhánh Công ty tại thành phố Hải Phòng:

Tổ chức khai thác hàng hoá vận tải Trực tiếp theo dõi quá trình làm thủtục hải quan, giao nhận tại bến bãi tại đầu thành phố Hải Phòng;

Làm đại lý cho các tàu do Công ty khai thác trực tiếp tại khu vực HảiPhòng, hỗ trợ tổng Công ty tại Hồ Chí Minh điều hành khai thác tàu vào racác cảng khu vực thành phố Hải Phòng và các vùng lân cận;

Thu chi tiền mặt trong hoạt động vận tải, phát lương cho nhân viên tại đầuthành phố Hải Phòng;

Kiểm tra, đối chiếu, thanh toán các chi phí phát sinh trong hoạt động khaithác tàu, hàng tại thành phố Hải Phòng

2.2 Cơ cấu bộ máy tổ chức.

Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức của Chi nhánh Công ty cổ phần vận tải ngoại

thương tại Hải Phòng.

a) Trưởng chi nhánh.

- Chỉ đạo, điều hành toàn bộ hoạt động của chi nhánh

- Giám sát toàn bọ nhân viên trong chi nhánh nhằm quyết định phươnghướng kế hoạch, dự án kinh doanh của chi nhánh, báo cáo với ban lãnh đạo củacông ty

- Quyết định về việc tuyển dụng, phân công, sử dụng lao động và cácvấn đề khác như khen thưởng, kỷ luật của từng thành viên trong chi nhánh

b) Phòng thương mại & dịch vụ

 Sales & Marketing ( Phòng kinh doanh và tiếp thị) :

Đây là phòng phụ trách công việc nghiên cứu thị trường; giới thiệu vớikhách hàng hình ảnh của Công ty cùng các loại hình dịch vụ mà Công ty cungcấp và có các nhiệm vụ sau:

- Tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng hoặc từ tổng công ty và tìmnguồn hàng cho công ty tại khu vực Hải Phòng

Phòng kếtoán

Phòng thươngmại & dịch vụ

Trưởng Chi nhánh

Bộ phận chứng từ

Bộ phận giao nhận và đặt chỗ

Bộ phận kinh doanh và tiếp thị

Bộ phận

kế toán

Bộ phận

thủ quỹ

- Tìm kiếm các khách hàng mới có tiềm năng trên các website, báo,đài và thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của mình Nhằm xây dựng hợpđồng kinh tế, hợp đồng vận chuyển thực hiện kế hoạch của công ty.

- Giữ vững và liên lạc thường xuyên với các khách hàng cũ củng cốniềm tin để khách hàng tiếp tục giao dịch với chi nhánh

- Lấy thông tin về lô hàng

- Luôn tạo mối quan hệ tốt với khách hàng, xác định thế mạnh của Công

ty để tung ra giá cước ưu đãi kèm theo những dịch vụ hậu mãi nhằm thỏa mãnyêu cầu của khách và biết được các nhu cầu còn tiềm ẩn của họ Giớithiệu ,quảng cáo và phát triển thương hiệu của liner mà mình đang làm đại lý

- Nhân viên phòng kinh doanh và tiếp thị phải luôn thống kê lại lượnghàng mà khách đặt chỗ trong tháng, trong quý, trong năm nhằm đưa ra nhữngchiến lược mới và những dịch vụ chăm sóc khách hàng thích hợp

 Bộ Phận Booking ( Phòng đặt chỗ) :

- Nhận thông tin chi tiết của khách hàng về lô hàng

- Gửi phiếu giữ chỗ đến các hãng tàu

- Nhận xác nhận đặt chỗ từ hãng tàu gửi cho bộ phận giao nhận và gửithông tin chi tiết cho bộ phận chứng từ để làm House Bill of Loading nháp

Đồng thời gửi xác nhận đặt chỗ tàu cho khách hàng

- Tiếp nhận, kiểm tra hàng

- Làm thủ tục Hải quan

- Dán Seal, bấm Seal; cân đo; kiểm hóa hàng

- Thủ tục thanh khoản

- Cung cấp đầy đủ các chi tiết cần thiết có liên quan đến lô hàng đểphòng chứng từ phát hành vận đơn và theo dõi tiếp.

c) Bộ phận chứng từ

Đây là bộ phận không kém phần quan trọng trong Công ty Bộ phậnChứng từ có trách nhiệm theo dõi từng lô hàng xuất đi hay nhập về để kịpthời cung cấp thông tin cho các bộ phận khác, theo dõi và liên hệ khách hàng

để sắp xếp thời gian cho Bộ phận giao nhận

Nhân viên chứng từ còn có các nhiệm vụ sau:

- Nhận Booking Confirm (xác nhận đặt chỗ) và cho số House Bill ofLoading (HB/L – vận đơn nhà) hoặc số Master Bill of Loading (nếu đóng vai trò

là hãng tàu)

- Nhận chứng từ khách hàng gửi (qua email hoặc fax); kiểm tra chứngtừ; làm vận đơn nháp rồi fax qua cho khách hàng kiểm tra lại để giảm thiểu saisót

- Chủ động liên lạc với bộ phận giao nhận để lấy số liệu kịp thời sau đókiểm tra lại số liệu và đối chiếu chứng từ để phát hành vận đơn nhà fax chokhách hàng

- Thường xuyên liên lạc với đại lý hãng tàu ở nước ngoài để theo dõiviệc hàng đến hay chưa và yêu cầu đại lý giao hàng cho consignee

- Cấp lệnh giao container rỗng và quản lý container Thương xuyên liênlạc với cảng để theo dõi số lượng container kéo vào và số lượng container kéo

ra hàng ngày để cấp cho khách hàng chính xác số hiệu container

d) Bộ phận kế toán

- Tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán phục vụ kinh doanh vàđáp ứng nhu cầu phát triển của công ty

- Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về công tác tài chính kế toán,

về công nợ, thu hồi công nợ của văn phòng

- Quản lý theo dõi hoạt động, báo cáo kịp thời chính xác với trưởng chinhánh về tình hình tài chính của công ty

- Quản lý chặt chẽ, sử dụng đúng quy định hóa đơn tài chính