Chuong 3 - Phân tích công việc pptx

Một số khái niệm cơ bảnTập hợp những công việc tương tự về nội dung và có liên quan với nhau đòi hỏi người lao động phải có sự hiểu biết đồng bộ về chuyên môn nghiệp vụ, có những kỹ năn

CHƯƠNG 3 Phân tích công việc

(Job Analysis)

Giảng viên: Dương Thị Hoài Nhung (MBA)

Khoa Quản trị Kinh Doanh

Đại học Ngoại Thương

Mobile: 0985 867 488

 Câu chuyện vui

 4 người có tên: Tất cả, Ai đó, Bất kỳ ai và Không ai

 Có một nhiệm vụ quan trọng cần phải làm và sếp đã

đề nghị Tất cả phải hoàn thành Tất cả thì nghĩ rằng

Ai đó sẽ làm Bất kỳ ai cũng có thể làm được việc này Và Không ai đã không làm gì cả

 Ai đó đã tức giận vì cho rằng đó là công việc của

Tất cả Tất cả thì đã nghĩ rằng Bất kỳ ai cũng đã có thể làm được, nhưng Không ai chịu làm nên Tất cả

không làm

 Cuối cùng Tất cả đổ lỗi cho Ai đó khi mà Không ai

làm điều mà Bất kỳ ai cũng có thể làm

I Một số khái niệm cơ bản

Tập hợp những công việc tương tự về nội dung

và có liên quan với nhau đòi hỏi người lao động phải có sự hiểu biết đồng bộ về chuyên môn nghiệp vụ, có những kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện

1 Phân tích công việc (Job Analysis)

 Khái niệm Phân tích công việc

Là quá trình xác định có hệ thống những

công việc chính yếu có trong tổ chức và những năng lực, kỹ năng, kinh nghiệm và phẩm chất cần thiết để hoàn thành những công việc đó.

3 Ý nghĩa

 Để người lao động hiểu được kỳ vọng của tổ chức, hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm trong công việc, từ đó cố gắng hoàn thành tốt công việc

 Để người quản lý có tiêu chí rõ ràng khi đánh giá việc thực hiện cv của nhân viên và thực

hành quản ý NNL.

 Việc phân tích cv càng quan trọng và bắt buộc khi DN mới thành lập, khi xuất hiện cv mới và khi

tổ chức cv thay đổi

Phân tích yêu cầu

Phân tích công việc

Bảng mô tả công việc

Định hướng nhiệm vụ

Định hướng KKKK

II QUY TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

III THỰC ĐƠN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

• NỘI DUNG CÔNG VIỆC

• BỐI CẢNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

• CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN

CÔNG VIỆC: KKKK

1 NỘI DUNG CÔNG VIỆC

2 BỐI CẢNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

Quan hệ báo cáo

3 YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

KKKK

IV Các sản phẩm của PTCV

 Bản mô tả công việc (Job Description):

Bản viết tóm tắt bản chất và các các yêu cầu của một công việc

 Bản tiêu chuẩn công việc (Job specification):

Bản mô tả năng lực, học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm

và các phẩm chất cần thiết, các yêu cầu khác để

thực hiện công việc

(KKKK)

1 Nội dung của bản Mô tả công việc (MTCV)

 Ngày viết (Date written)Ngày viết (Date written)

 Tình trạng công việc (Job status)Tình trạng công việc (Job status): (full time/part time; salary)

 Chức danh (Position title)Chức danh (Position title)

 Tóm tắt công việc (Job Summary)Tóm tắt công việc (Job Summary)

 Nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể (duties and resposibilities)Nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể (duties and resposibilities)

 Người giám sát (Supervision recieved)Người giám sát (Supervision recieved)

 Giám sát ai (Suppervision excercised)Giám sát ai (Suppervision excercised)

 Các cuộc họp cần tham gia và các báo cáo cần lưu giữ

 Những yêu cầu về năng lực (Competency or position Những yêu cầu về năng lực (Competency or position

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1 Chức danh công việc: Cán bộ quản lý nhân sự

2 Báo cáo với: Phó GĐ Kinh tế

3 Ngạch lương: 6

4 Ngày: 4/3/2008

Các nhiệm vụ

- Thiết kế và thực hiện các ch/sách có liên quan tới tất cả các hđ quản lý con người

- Tuyển mộ, PV và tuyển chọn LĐ cho tất cả các vị trí việc làm còn trống

- Thiết kế và thực hiện các ch/trình định hướng cho CNV mới để xd cho họ thái độ tích cực đối với mục tiêu của công ty

- Theo dõi và quản lý các hđ như bảo hiểm, hưu trí, và các hđ về nhân sự như thuê mướn, thăng tiến, thuyên chuyển và cho thôi việc

- Điều tra các vụ tai nạn và viết báo cáo trình lên ban thanh tra

- Thực hiện NC về tiền lương trong thị trường LĐ để xác định mức trả lương hợp lý

- Làm việc với các trưởng bộ phận và quản đốc phân xưởng để giải quyết các bất bình

- Vết các BCvề những người LĐ rời khỏi công ty và thực hiện các cuộc PV để xác định nguyên nhân,

- Viết các báo cáo và kiến nghị nhằm giảm t/trạng vắng mặt và biến động sức LĐ

Các yêu cầu công việc

-Kiến thức: Có KT cơ bản về quản lý nhân sự, hiểu biết về ch/sách và các quy định của nhà nước

về các hđ SXKD của Công ty, hiểu biết luật pháp và các quy định về LĐ.

-Kỹ năng: Sử dụng thành thạo các phương pháp nghiên cứu lao động như PV, điều tra XH, … có

khả năng giao tiếp và qh con người, có khả năng sử dụng thành thạo tiếng Anh và các ch/trình máy tính VP

-Giáo dục: Tốt nghiệp ĐH hoặc tương đương về quản lý NNL hoặc Kinh tế LĐ hoặc QTKD

-Kinh nghiệm: tối thiểu 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực QLNS hoặc QTKD

Yêu cầu đối với Bản mô tả công việc

 Hướng dẫn cho người thực hiện biết được phải làm gì và làm ntn

 Cung cấp những thông tin có thể được sử dụng trong quá trình tuyển dụng-không chỉ những yêu cầu về kỹ năng mà còn những thông tin về “bản chất” của người có thể phù hợp nhất với công việc

 Đưa ra cơ sở để trả lời “ai là ai” và mục kỹ năng nhờ đó các thành viên trong tổ chức biết ai làm

gì và ai biết gì

2 BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC-TCCV

(Job Specification)

Bản tiêu chuẩn công việc:

là chỉ ra một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của

sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định

trong bản mô tả công việc

Bản TCCV gồm các thông tin:

 Phòng ban/nhóm công việc

 Chức danh

 Tóm tắt về công việc

 Các kiến thức, kỹ năng, khả năng và các đặc

điểm khác (viết thành mục riêng)

Tiêu chuẩn công việc (Job Specification)

- Chức danh: Bếp trưởng nhà hàng

- Bộ phận:

- Ngày:

1 Công việc phải được phân công, sắp xếp hợp lý để đưa ra đươc trình tự các

đồ ăn theo đúng yêu cầu của khách hàng

2 Các món ăn phải được trình bày đẹp

3 Cùng một thời gian bếp trưởng phải đảm nhận được từ ba bếp trở lên

4 Không được quá 2% số khách hàng phàn nàn về chất lượng đồ ăn cũng như cách trình bày

5 Không hao hụt quá 1% trong tổng số bát, đĩa, dĩa, … trong một tháng

6 Bếp trưởng và những người phụ việc phải đảm nhận được 200 khách hàng

ăn trở lên trong một ngày

V Các phương pháp phân tích công việc

1. Quan sát (Observation) Quan sát (Observation)

2. Phỏng vấn (Interviews) Phỏng vấn (Interviews)

3. Bảng hỏi (Task Questionaires) Bảng hỏi (Task Questionaires)

4. Kết hợp các phương pháp

1 Phương pháp quan sát

 Trực tiếp quan sát 1 hoặc nhóm người làm 1 công việc từ đầu đến cuối

 Thông tin thu thập:

 Cái gì? (What was done?)

 Như thế nào? (How it was done?)

 Bao lâu? (How long it took?)

 Điều kiện môi trường (what the invironment was like?)

 Dụng cụ/thiết bị được sử dụng (what equipment was used)

2 Phương pháp phỏng vấn

 Người phân tích công việc phải gặp gỡ và

phỏng vấn trực tiếp với người thực hiện công việc tại hiện trường

3 Sử dụng bảng hỏi/phiếu điều tra

(Task Questionaires)

 Bảng hỏi: gồm danh sách câu hỏi được Bảng hỏi: gồm danh sách câu hỏi được

chuẩn bị sẵn, sử dụng cho hàng loạt các

vị trí công việc khác nhau.

 Cách thực hiện:

 Lập bảng câu hỏi cho các công việc

 Người người thực hiện công việc trả lời.

 Người quản lý kiểm tra

 Người phân tích công việc tổng hợp Ngườ i phân tích công việc tổng hợp.

 Tốn thời gian và chi phí thiết kế bảng hỏi.

 Các yêu cầu công việc có thể bị bỏ qua hoặc xem nhẹ do quá tập trung vào phân tích nhiệm vụ.

 Câu hỏi: Cách tốt nhất để thu thập

thông tin????

 B1: Sd bảng hỏi  những công việc rõ ràng.

 B2: Sd phỏng vấn  những công việc không rõ ràng.

 B3: Sd quan sát  những công việc liên quan đến kỹ thuật.

Vì sao phải phân tích công việc?

 Quy trình cho vay tín dụng tại IBM

Đại diện bán hàng của IBM Phòng tín dụng phòng Kinh doanh phòng giá cả phòng hành chính

 Quá trình cho vay tín dụng kéo dài mất 6 ngày, thậm chí lên đến 2 tuần

 Yêu cầu tái thiết lập lại các quy trình thông qua phân tích công việc

 KQ: hoàn tất 1 hồ sơ đề nghị vay tín dụng chỉ

trong vòng 45 phút