Việc đánh giá tổng kết kết quả của mỗi phần công việc có ý nghĩa quan trọng trong việc áp dụng các công cụ trên vào thực tế, đưa ra định hướng phát triển công tác tư vấn.. Nhìn chung, cô
Trang 1tổng kết về module ứng dụng, giúp đảm bảo kết quả thực hiện theo đúng yêu cầu đặt
ra, cũng như có các trao đổi chuyên môn trên các module đó được thực hiện
Cuộc họp làm việc của nhóm làm việc
Được thực hiện sau kết thỳc mỗi buổi làm việc nhằm tổng kết kết quả làm việc, các trao đổi chuyên mụn, các thắc mắc, tồn đọng các khuyến nghị để tăng cường chất lượng và hiệu quả các buổi làm việc sau
Việc giám sát và đánh giá kết quả thực hiện dự án sẽ cú các biên bản làm việc từng ngày, biên bản nghiệm thu từng phần việc
Việc đánh giá tổng kết kết quả của mỗi phần công việc có ý nghĩa quan trọng trong việc áp dụng các công cụ trên vào thực tế, đưa ra định hướng phát triển công tác
tư vấn Chính vì vậy sau mỗi bước thực hiện phía người sử dụng cuối có trách nhiệm báo cáo tổng kết cụng việc đưa ra các kết quả thực hiện, các kiến nghị áp dụng và phương hướng phát triển tiếp theo
2.3 Đánh giá chung về công tác chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đầu tư tại EVN.IT
2.3.1 Những kết quả đã đạt được
Nhìn chung, công tác chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án tại EVN.IT trong thời gian qua đã diễn ra theo đúng quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đề ra, đảm bảo được chất lượng và tiến độ của từng công việc trong từng giai đoạn dự án (Chi tiết cụ thể đã được phân tích ở phần trên.)
2.3.2 Một số hạn chế
2.3.2.1 Về chất lượng nội dung của Báo cáo nghiên cứu khả thi
Trang 2Qua việc tìm hiểu, nghiên cứu bản Báo cáo nghiên cứu khả thi “Mua sắm phần mềm thiết kế nhà máy phục vụ nâng cao công tác tư vấn cho khối tư vấn của Tổng công ty“ do EVN.IT lập, tác giả có một số ý kiến như sau:
2.3.2.1.1 Về mục tiêu dự án:
- Chưa xác định rõ phương hướng phát triển năng lực tư vấn của TCT trong thời gian tới (như xác định khả năng của tư vấn sẽ đảm đương được công tác thiết kế nhiệt điện ở mức nào, vào thời điểm nào ), qua đánh giá hiện trạng của tư vấn (cả về con người và trang bị) để xác định cần thiết phải mua phần mềm và tiến độ mua nhằm đáp ứng phương hướng phát triển dự kiến, đồng thời đây cũng là cơ sở xác định hiệu quả của dự án, cũng như là cam kết về trách nhiệm của đơn vị đưa ra nhu cầu mua sắm;
- Chưa xác định việc mua sắm này sẽ đáp ứng ngay cho công trình nào trong thời gian tới Có cần thuê tư vấn nước ngoài nữa không?
2.3.2.1.2 Về quy mô dự án:
- Chưa mô tả rõ sản phẩm mua sẽ giúp cho tư vấn đảm đương được việc thiết kế nhà máy điện từ giai đoạn nào đến giai đoạn nào
2.3.2.1.3 Về yêu cầu nội dung phần mềm:
- Không nên viết trên cơ sở mô tả chức năng phần mềm có sẵn, nên
- trình bày rõ quy trình thiết kế nhà máy nhiệt điện (từ giai đoạn lập BCNCKT, thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thi công ) từ đó xác định các bài toán cần tính toán, các bản
vẽ cần lập, các liệt kê cần bóc tách, các tài liệu cần hoàn thành cho từng giai đoạn ; trên cơ sở quy trình thiết kế tương đối chi tiết, xác định các công đoạn cần tự động hoá trong thiết kế của dự án này Đây mới chính là cơ sở để xác định sự đáp ứng của phần mềm với yêu cầu của dự án
Trang 3- Các nội dung liên quan đến công nghệ thông tin là yêu cầu bắt buộc cần mô tả 2.3.2.1.4 Về kinh phí dự án:
- Kinh phí đào tạo: Nên yêu cầu được đào tạo ngay trên sản phẩm được lắp đặt của Viện Năng lượng, sẽ có tác dụng: Kiểm tra ngay sản phẩm mua sắm; tiết kiệm tiền thuê phòng và trang bị trong đào tạo
2.3.2.1.5 Về phân tích hiệu quả đầu tư
- Trong BCNCKT chủ yếu chỉ nêu tác dụng của sản phẩm, chưa khẳng định hiệu quả tài chính hay kinh tế của dự án Cụ thể như : Không xây dựng được dòng tiền của dự án do đó không thể tính toán được các chỉ tiêu hiệu quả tài chính hay hiệu quả kinh tế (NPV, IRR, thời gian hoàn vốn của dự án ) dự án mang lại Do đó thiếu tính thuyết phục cần có của một BCNCKT
2.3.2.2 Về công tác lập dự toán
Do đây là một dự án được đấu thầu theo hình thức chỉ định thầu (qua phân tích, so sánh được trình bày trong BCNCKT về các giải pháp tự động hoá thiết kế nhà máy nhiệt điện hiện có trên thị trường thế giới, đã đi đến kết luận là nên sử dụng bộ giải pháp PDS của hãng INTERGRAPH thông qua nhà thầu là Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ) cho nên việc lập dự toán cho dự án cũng có những nét riêng biệt so với các dự
án được đấu thầu theo hình thức cạnh tranh khác Tuy nhiên, theo ý kiến cá nhân tác giả thì công tác lập dự toán cho dự án chỉ căn cứ vào bản chào giá của Công ty TNHH Công nghệ Đồ hoạ mà không có sự phân tích kỹ về giá của sản phẩm tương tự trên thị trường là một hạn chế Sự thiếu sót này có thể dẫn tới việc lập dự toán không chính xác, lãng phí vốn đầu tư
Trang 4Bên cạnh việc lựa chọn được một sản phẩm đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật đề ra thì việc chỉ định thầu đã dẫn tới một bất lợi cho chủ đầu tư (ở đây là EVN)
đó là thường phải chấp nhận giá do nhà thầu chào, mà ít có sự lựa chọn và đồng thời việc thương thảo giảm giá cũng sẽ gặp khó khăn
2.3.2.3 Về mô hình tổ chức quản lý triển khai dự án:
Cũng theo ý kiến của cá nhân tác giả thì Việc xây dựng bộ máy thực hiện dự án như được nêu là quá cồng kềnh, phức tạp, không cần thiết phải có sự tham gia của Phó Tổng giám đốc vào Ban chỉ đạo dự án
Theo tác giả thì chỉ nên coi đây là chủ trương trang bị tự động hoá trong công tác
tư vấn do yêu cầu của chính đơn vị tư vấn, cụ thể Viện Năng lượng có nhu cầu mở rộng lĩnh vực hoạt động tư vấn nhưng còn thiếu vốn nên TCT xem xét và chấp nhận cung cấp vốn cho đơn vị mua sắm Và vì đây là sản phẩm phần mềm trang bị cho Viện Năng lượng nên đề nghị chỉ sử dụng bộ máy của Viện Năng lượng để mua sắm, như vậy sẽ tăng cường tập trung trách nhiệm cho Viện Năng lượng, sau này nếu sản phẩm không phát huy hiệu quả sẽ hoàn toàn do Viện Năng lượng chịu hoàn toàn trách nhiệm (Viện Năng lượng tự đặt nhu cầu, tự quyết nội dung phần mềm, tự thương thảo mua sắm và tổ chức đào tạo và dự kiến sử dụng trong tương lai)
Viện Năng lượng sẽ xây dựng tổ công tác thực hiện việc mua sắm, tổ chức xây dựng bộ phận tiếp nhận, tham gia đào tạo và sử dụng sản phẩm sau này hoàn toàn theo biên chế của Viện Năng lượng
Các Ban chức năng của TCT chỉ tham gia như vai trò thông thường về việc thẩm định theo phân cấp
Trang 5EVN.IT sẽ có ý kiến về sự phù hợp với chính sách trang bị công nghệ tin học của EVN
Chương 3: Phương hướng và kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đầu tư tại Trung tâm Công nghệ thông tin Tổng công ty Điện lực Việt Nam
3.1 Phương hướng hoàn thiện công tác chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đầu tư tại EVN.IT
Các dự án công nghệ thông tin do EVN.IT thực hiện và quản lý thuộc nhiều nguồn vốn khác nhau, như: Vốn đầu tư phát triển của EVN, vốn của Ngân hàng Thế giới (WB), vốn của Cơ quan phát triển thương mại Hoa Kỳ (TDA), vốn của Tổ chức hợp tác phát triển Thuỵ Điển (SIDA) Do vậy, việc chuẩn bị, thực hiện và quản lý các dự
án sử dụng các nguồn vốn đó phải tuân theo những quy định của các tổ chức tài trợ vốn Từ khi thành lập cho tới nay, EVN.IT đang thực hiện và quản lý các dự án đầu
tư theo đúng các quy định của các tổ chức tài trợ vốn cho các dự án đó Do trình độ
và thời gian có hạn cho nên tác giả xin không đề cập tới các dự án sử dụng nguồn vốn nước ngoài, mà chỉ xin được đề cập tới dự án sử dụng nguồn vốn trong nước (mà cụ thể ở đây là nguồn vốn đầu tư phát triển của TCT)
Các dự án sử dụng vốn đầu tư phát triển của EVN được thực hiện và quản lý theo các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam (Ví dụ như: Quy chế Quản lý đầu tư
và xây dựng ban hành kèm theo các nghị định 52/1999/NĐ-CP, số 12/2000/NĐ-CP
và số 07/2003/NĐ-CP; Quy chế đấu thầu ban hành kèm theo nghị định
88/1999/NĐ-CP và số 66/2003/NĐ-88/1999/NĐ-CP ) Bởi vậy, công tác chuẩn bị, thực hiện và quản lý các dự
Trang 6án sử dụng vốn đầu tư phát triển của EVN vẫn phải bám sát vào những hướng dẫn quy định trong các văn bản pháp luật như đã kể trên
Về phía Tổng công ty Điện lực Việt Nam: Cần có sự phân cấp triệt để cho các đơn
vị thành viên được trực tiếp chủ động thực hiện đầu tư Như vậy sẽ đảm bảo cho dự
án hoàn thành đạt chất lượng, đúng tiến độ và tăng cường tính chịu trách nhiệm cho các đơn vị đó
Về phía EVN.IT:
- Phải xây dựng được một quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đầu tư trong đó có sự phối hợp nhịp nhàng, phân công công tác rõ ràng, tránh chồng chéo và đặc biệt là gắn chặt với các quy định hiện hành của Nhà nước
- Bên cạnh việc có được một quy trình phối hợp thực hiện tốt, hiệu quả cao thì EVN.IT cần chú trọng vào việc xây dựng đội ngũ cán bộ giỏi, nhiệt tình trong công việc Do đặc thù của công nghệ thông tin là một lĩnh vực mới cho nên đội ngũ cán bộ công nhân viên của EVN.IT còn rất trẻ và thiếu kinh nghiệm Do đó việc triển khai các dự án công nghệ thông tin lớn sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong thời gian tới Vì vậy, EVN.IT cần có chính sách thu hút, đào tạo và bồi dưỡng nhân tài Đó cũng là một bước chuẩn bị tích cực để trong thời gian tới EVN.IT đủ sức trở thành một đơn
vị hạch toán độc lập, có khả năng tự chủ về tài chính, từng bước phát triển trở thành một đơn vị mạnh trong ngành công nghệ thông tin nước nhà
3.2 Kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện và quản lý các
dự án đầu tư tại Trung tâm Công nghệ thông tin- Tổng công ty Điện lực Việt Nam 3.2.1 Xét trên góc độ quản lý vĩ mô
Trang 7- Về phía Nhà nước: Cần hoàn thiện hệ thống chính sách, văn bản pháp luật về quản lý hoạt động đầu tư và xây dựng, hoạt động đấu thầu Việc sớm hoàn thiện các chính sách, các quy định này sẽ tạo điều kiện cho các chủ thể trong nền kinh tế thực hiện công việc tốt hơn, hiệu quả hơn
- Về phía EVN: Từng bước cải cách thủ tục hành chính trong công tác quản lý theo hướng gọn nhẹ; đồng thời có sự phân công, phân cấp triệt để hơn nữa đối với các
dự án tương đối đặc thù cho các đơn vị thành viên Việc này sẽ giúp cho các dự án được thực hiện với chất lượng cao hơn, hoàn thành đúng tiến độ hơn và tăng tính chịu trách nhiệm hơn đối với các đơn vị được phân cấp
3.2.2 Xét trên góc độ quản lý vi mô
3.2.2.1 Xây dựng một quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án gắn chặt hơn nữa với quy định của Nhà nước
Để có thể khắc phục những hạn chế về việc thiếu sự phối hợp nhịp nhàng, chặt cxẽ giữa các phòng, các bộ phận chức năng trong công tác chuẩn bị, thực hiện và quản lý
dự án như đã phân tích khi áp dụng Quy trình thực hiện và quản lý dự án tại EVN.IT; đồng thời để có thể đáp ứng được những yêu cầu về chất lượng trong công tác chuẩn
bị, thực hiện và quản lý dự án, nhằm từng bước nâng cao hiệu quả kinh doanh, luôn đảm bảo chấp hành đầy đủ và nghiêm chỉnh các quy định của pháp luật ( ví dụ như: Quy chế Quản lý đầu tư và xây dựng, Quy chế đấu thầu ), tác giả mạnh dạn đưa ra
“Quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đầu tư theo Quy chế Quản lý đầu tư
và xây dựng” Tuy nhiên, để đưa ra một Quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự
án đầu tư trong đó bao trùm toàn bộ các nội dung công việc theo quy định của Quy
Trang 8- Trung tâm Công nghệ thông tin được Tổng công ty giao làm Chủ đầu tư dự án
- Hình thức quản lý dự án: Tự thực hiện
Khi các giả định này thay đổi, căn cứ vào từng trường hợp mà sẽ giảm bớt một số nội dung công việc trong quy trình
Dưới đây là sơ đồ minh hoạ cho Quy trình thực hiện và quản lý dự án theo Quy chế Quản lý đầu tư và xây dựng
3.2.2.1.1 Lập đề án xin chủ trương
Để ban giám đốc có thể đề xuất và được Tổng công ty đồng ý giao nhiệm vụ thực hiện một dự án nào đó cho Trung tâm thì trong một số trường hợp Trung tâm cần lập
đề án xin chủ trương của Tổng Công ty Đề án này có thể xây dựng dựa trên hướng dẫn lập Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi và được phân công thực hiện như sau:
Phòng Quản lý dự án
- Đầu mối lập đề án và trực tiếp soạn thảo các nội dung 1, 2, 6, 7 như quy định tại điều 23, Nghị định 52/1999/NĐ-CP của Chính phủ về Quy chế Quản lý Đầu tư và xây dựng
- Soạn thảo các văn bản trình duyệt xin chủ trương
Phòng Công nghệ phần mềm (hoặc/ và Hệ thống Mạng, Tổ vận hành)
- Tham gia lập đề án và trực tiếp soạn thảo các nội dung 3, 4, 5 như quy định tại điều 23 Nghị định 52/1999/NĐ-CP của Chính phủ về Quy chế Quản lý đầu tư và Xây dựng
3.2.2.1.2 Lập dự án đầu tư
Phòng Quản lý dự án
Trang 9- Cung cấp thụng tin về văn bản quy phạm pháp luật, về cơ chế chính sách đầu
tư và xây dựng
- Tổ chức lập dự án đầu tư
Trong trường hợp tư vấn lập dự án đầu tư :
Thực hiện các thủ tục được quy định trong Quy chế Đấu thầu để lựa chọn tư vấn Thiết kế, soạn thảo hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu hoặc chỉ định tư vấn
Soạn thảo, tổ chức ký kết, theo thực hiện và thanh lý hợp đồng đó ký kết với tư vấn Đầu mối phối hợp cung cấp thụng tin cho tư vấn và thẩm định dự ỏn đầu tư về cỏc nội dung: 1, 2, 8, 10, 11, 12, 13, 14 như quy định tại điều 24, Nghị định
52/1999/NĐ-CP của Chính Phủ về Quy chế Quản lý đầu tư Xây dựng (nếu là Báo cáo nghiên cứu khả thi) hoặc 1, 2, 3, 6, 7 như quy định tại mục III, Thụng tư 11/2000/TT-BKH của
Bộ Kế hoạch và Đầu tư (nếu là Báo cáo đầu tư)
Trong trường hợp tự lập dự án đầu tư:
Trực tiếp soạn thảo các nội dung : 1, 2, 8, 10, 11, 12, 13, 14 như quy định tại điều 24, Nghị định 52/1999/NĐ-CP của Chớnh Phủ về Quy chế Quản lý đầu tư Xây dựng (nếu là Báo cáo nghiên cứu khả thi) hoặc 1, 2, 3, 6, 7 như quy định tại mục III, Thụng
tư 11/2000/TT-BKH của Bộ Kế hoạch và Đầu tư (nếu là Báo cáo đầu tư)
- Thực hiện các thủ tục về đầu tư: Soạn thảo các văn bản trình duyệt dự án đầu
tư, Gửi hồ sơ dự án và văn bản trình đến cấp có thẩm quyền phờ duyệt
- Tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc phân công thực hiện dự án theo đúng vai trũ đươc phờ duyệt trong Quyết định đầu tư
Phòng Công nghệ phần mềm (hoặc / và HTM, TVH)
Trang 10Trong trường hợp thuê tư vấn lập dự án đầu tư :
Soạn thảo nội dung kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu tư vấn
Đầu mối phối hợp cung cấp thụng tin cho tư vấn và thẩm định dự án đầu tư về các nội dung: 3, 4, 5, 6, 7, 9 như quy định tại điều 24, Nghị định 52/1999/NĐ-CP của Chớnh Phủ về Quy chế Quản lý đầu tư Xây dựng (nếu là Bỏo cỏo nghiờn cứu khả thi) hoặc
4, 5 như quy định tại mục III, Thụng tư 11/2000/TT-BKH của Bộ Kế hoạch và Đầu
tư (nếu là Báo cáo đầu tư)
Trong trường hợp tự lập dự án đầu tư:
Trực tiếp soạn thảo các nội dung : 3, 4, 5, 6, 7, 9 như quy định tại điều 24, Nghị định 52/1999/NĐ-CP của Chính Phủ về Quy chế Quản lý đầu tư Xây dựng (nếu là Báo cáo nghiên cứu khả thi) hoặc 4, 5 như quy định tại mục III, Thông tư 11/2000/TT-BKH của Bộ Kế hoạch và Đầu tư (nếu là Báo cáo đầu tư)
- Bảo vệ Báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc Báo cáo đầu tư (nếu cú)
3.2.2.1.3 Thực hiện việc khảo sát, thiết kế, phân tích và lập tổng dự toán
Phòng CNPM (hoặc /và HTM, TVH)
- Tiến hành các công việc khảo sát, phân tích theo hướng dẫn tại các Quy trình liên quan
- Lập Thiết kế kỹ thuật - Thi công
- Bảo vệ Thiết kế kỹ thuật - Thi công và dự toán
Phòng Quản lý dự án
- Lập dự toán
- Thực hiện các thủ tục trình duyệt Thiết kế kỹ thuật - Thi công và dự toán
- Tham gia bảo vệ Thiết kế kỹ thuật - Thi công và dự toán