công tác hành chính văn thư

Khái niệm văn bản: • Văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chức kinh tế... Hệ

Trang 2

A ĐẶT VẤN ĐỀ

1 Khái niệm văn bản:

• Văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động của các

cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chức kinh tế

Trang 3

2 Phân loại văn bản và bản sao văn bản.

nhiều cách dựa vào nhiều tiêu chí như tính chất của văn bản, chủ thể ban hành văn bản, chức năng của văn bản, thuộc tính pháp lý của văn bản, hình thức của văn bản

Hệ thống văn bản được chia thành các

loại: hệ thống văn bản quy phạm pháp luật

Trang 4

a1 Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật:

* Là văn bản do cơ quan nhà nước hoặc cá nhân được nhà nước ủy quyền theo chức năng ban hành theo đúng hình thức, thủ tục, trình tự được quy định.

* Là văn bản quy định những quy tắc xử sự chung, được áp dụng nhiều lần, đối với mọi đối tượng, có hiệu lực trong phạm vi toàn quốc hoặc từng địa phương Quy tắc xử sự

Trang 5

Văn bản quy phạm pháp luật gồm các loại sau đây:

Trang 6

a2 Hệ thống văn bản hành chính:

Các văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin quy phạm nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, hoặc dùng để thực hiện các tác nghiệp hành chính trong hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước, các tổ chức khác Đây là hình thức văn bản được sử dụng phổ biến trong các

Trang 7

Hệ thống văn bản hành chính bao gồm

-Văn bản cá biệt: Quyết định, chỉ thị(cá biệt).

-Văn bản hành chính thông thường có tên loại: (thông cáo, thông báo, kế hoạch, báo cáo, biên bản )

-Văn bản hành chính thông thường

Trang 8

• Văn bản hành chính thông thường có tên loại:

19 Giấy đi đường,

20 Giấy biên nhận hồ sơ,

21 Phiếu gửi,

22 Phiếu chuyển

Trang 9

b Phân loại bản sao văn bản.

Bản sao văn bản được quy định gồm các loại sau đây:

1 Bản sao y bản chính: Là bản sao đầy đủ, chính xác nội

dung của văn bản và được trình bày theo thể thức đúng quy định Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.

2 Bản trích sao: Là bản sao một phần nội dung của văn

bản và được trình bày theo thể thức quy định Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.

3 Bản sao lục: Là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung

của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và

Trang 10

B NỘI DUNG

1 C«ng t¸c v¨n th

2 C«ng t¸c lu tr÷

Trang 12

MỞ ĐẦU

công tác văn thư – hành chính

Công tác công văn giấy tờ

Công tác hồ sơ sổ sách

Công tác lưu trữ Thu thập truyền đạt xử

Trang 13

MỞ ĐẦU

Công tác công văn giấy tờ

Chuẩn hoá hình thức 1 công văn

Thảo và duyệt công văn

Ký công văn giấy tờ

Quản lý con dấu

Trang 14

quan hÖ gi÷a “ v¨n th ” vµ “ lu tr÷”

Trang 16

Trong lÜnh vùc lu tr÷, v¨n th ®îc dïng trong kh¸i

Trang 17

2- Công tác văn thư là gì ?

- Trong tiếng Anh công tác văn thư là Records Management,

- Ngày nay công tác văn thư được hiểu là hoạt động đảm bảo thông tin phục vụ quản lý và các hoạt động khác của một cơ quan, tổ chức.

Trang 18

Các khái niệm ( tiếp theo )

3 - Bản gốc văn bản : Là bản thảo cuối cùng được người

có thẩm quyền duyệt ( Còn gọi là Bản thảo sạch ).“ ”

4- Bản chính văn bản : Là bản hoàn chỉnh về nội dung

và thể thức văn bản được cơ quan ban hành Bản chính

có thể được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau.

5- Hồ sơ ( hồ sơ hành chính ): Là một tập văn bản ( hoặc một văn bản ) có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một người được hình thành trong quá trình giải quyết công việc đó

Trang 19

II ý nghĩa của công tác văn thư

1 Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ chức năng, nhiệm vụ quản lý ở mỗi cơ quan

2 Công tác văn thư thực hiện tốt sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất,

chất lượng.

3 Công tác văn thư tốt bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về các hoạt động của cơ quan, tổ chức.

4 Công tác văn thư nề nếp sẽ tạo điều kiện tốt cho công

tác lưu trữ Giai đoạn văn thư là giai đoạn tiền lưu trữ.

Trang 20

III Yªu cÇu cña c«ng t¸c v¨n th

Trang 21

IV Một số văn bản qppl về ctvt

và liên quan đến ctvt

1 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996 đã

được sửa đổi, bổ sung năm 2002.

Trang 22

V Nội dung công tác văn thư

Nội dung Công tác văn thư được quy định tại khoản 2

Điều 1 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004.

Cụ thể như sau :

1 Soạn thảo và ban hành văn bản;

2 Quản lý và giải quyết văn bản đi;

3 Quản lý và giải quyết văn bản đến;

4 Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan;

5 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ.

Trang 23

1 So¹n th¶o vµ ban hµnh v¨n b¶n

Trang 24

thể thức văn bản

( Theo thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP )

1 Tiêu đề

2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

- Không có cơ quan chủ quản, có tính độc lập tương đối

- Có cơ quan chủ quản ( cấp trên trực tiếp )

Trang 25

4 §Þa danh vµ ngµy th¸ng n¨m ban hµnh v¨n b¶n

Trang 26

b/ Ngày, tháng, năm ban hành văn bản :

- Ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành.

- Ngày, tháng , năm văn bản được thông qua đối với loại văn bản, nghị quyết và các văn bản QPPL do Quốc hội và UBTV ban hành.

- Ngày, tháng, năm dùng số ả rập

5 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

6 Nội dung văn bản

7 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

8 Dấu của cơ quan.

Trang 28

1) Quốc hiệu, tiêu ngữ (tiêu đề)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Trang 29

2) Tên cơ quan

CƠ QUAN BAN HÀNH

Trang 30

2.1) Ghi thẳng tên doanh nghiệp Doanh nghiệp hoạt động độc lập, không có cơ quan

chủ quản hay thuộc quyền quản lý của CP

CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phỳc

Tổng công ty

than việt nam

Trang 31

2) Tên cơ quan

Viết theo quyết định thành lập

Chỉ đề một cấp chủ quản

Trình bày nhấn mạnh CQ ban hµnh Không viết tắt

Bên dưới có gạch liền dài

Trang 32

3) Số & ký hiệu

CƠ QUAN CHỦ QUẢN

Số:

a/ VB c¸ biÖt vµ VBHCTT:

Số: …/Q § -UB

Trang 33

Số: 04/QĐ-UB-VP

Số: 15/TB-UB-HC

Trang 34

Số:

b/ V¨n b¶n QPPL:

Trang 35

Số: 62/2003/NĐ-CP

Số: 84/2004/QĐ-BTC

Số: 15/2005/TT-BLĐTBXH

Trang 37

4) Địa danh, ngày tháng

Hà Nội, ngày …tháng … năm

Trang 39

5) a-Tên loại/ b- Nơi đề gửi

Số: …/ TTr-TCCB Hà Nội, ngày …tháng … năm

TÊN LOẠI VB

Trang 40

5) a- Tờn loại

Chỉ dựng tờn loại phỏp luật quy định Sau Quyết định và văn bản QPPL cú ghi thờm thẩm quyền ban hành

Trang 41

5) b- Nơi đề gửi

Yếu tố của công văn

Tờ trình, phiếu trình, phiếu gửi; giấy mời

Bắt đầu bằng – Kính gửi: …

Trang 42

Số: …/CV-VTCQ Hà Nội, ngày …tháng … năm 2004

Kính gửi:………

Trang 43

Số: …/TTr-TCCB Hà Nội, ngày …tháng … năm 2004

TỜ TRÌNH

Về việc………

Trang 44

6) Trích yếu

qu¸t về nội dung điều chỉnh của văn bản

Trang 46

6) Trích yếu

Số: …/VTTL-VTCQ Hà Nội, ngày …tháng … năm 2004

TÊN LOẠI

Trang 47

6) Trích yếu

Số: …/CV-VTCQ Hà Nội, ngày …tháng … năm 2004

V/v Tập huấn…

Trang 48

7) Căn cứ ban hành

Căn cứ thực tiễn

Căn cứ pháp lý

Trang 49

8) Nội dung điều chỉnh

Văn điều khoản (Hiến pháp; luật; pháp lệnh; nghị định; quyết định; nghị quyết; hợp đồng)

Văn nghị luận

(Văn xuôi pháp luật)

Trang 50

9) Thẩm quyền ký

Thể thức đề ký Chức vụ người ký Chữ ký, họ và tên

Trang 51

Thừa lệnh: TL.( Dưới 1 cấp)

Thừa ủy quyền: TUQ .( Dưới 1 cấp…)

Quyền: Q.

Trang 53

10) Con dấu

Đóng đúng dấu Ngay ngắn

Đúng màu mực dấu Trùm lên chữ ký (1/3), vÒ bªn tr¸i

Trang 57

13) Hình thức trình bày

Đặt lề: 30-35, 20-25 , 20-25, 15-20

Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ Đánh số trang

Trang 61

Tiªu chuÈn TCVN 193-66 vÒ khæ giÊy

Trang 64

Hình thức sao ( SY, SL,TS )

Địa danh, ngày tháng năm sao Thể thức đề ký và chức vụ người ký sao

Dấu cơ quan sao và chữ ký

Vùng trình bày phần cuối của văn

20-25 mm

Trang 65

ngân hàng nhà nước Việt nam cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Trang 66

Ubnd tỉnh nghệ an Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

sở kế hoạch và đầu tư độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số : / KHđT - HC Vinh, ngày tháng nam 2005

V/v

Kính gửi :

Trang 67

tổng công ty bc – vt việt nam Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam bưu điện tỉnh Nghệ An độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số : / Qđ - Vinh, ngày tháng nam 2004

Quyết định

Trang 68

2 Quản lý và giải quyết văn bản đến

- Phân phối và chuyển giao văn bản;

- Tổ chức giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến;

- Sao văn bản.

Trang 70

a Quản lý văn bản đến:

Khi nhận được các văn bản gửi đến phải đọc kỹ nội dung và có ý kiến giải quyết kịp thời Đồng thời phải có kế hoạch theo dõi, kiểm tra cán bộ dưới quyền thực hiện công việc sao cho nhanh chóng, đúng yêu cầu.

• Tiếp nhận văn bản đến phải ghi vào sổ CV đến

•Hiệu trưởng hoặc PHT đọc kỹ và giải quyết kịp thời công văn đến.

Trang 71

• Phân phối đến tận tay người có trách nhiệm

nghiên cứu giải quyết trong thời gian ngắn nhất

• Phải quản lý chặt chẽ công văn giấy tờ không

qua đường bưu điện: (gửi tay, nhận ở cuộc họp)

• Gửi trả lại các công văn nhàu nát, mờ không

Ngày tháng công văn

Nơi người nhận

Tên loại

và trích yếu ND công văn

Ký nhận Ghi chú

MẪU SỔ CÔNG VĂN ĐẾN

Trang 72

Quản lý văn bản nội bộ: Các văn bản, giấy tờ, sổ sách của trường cần có những quy định về mẫu

in và xây dựng quy chế bảo quản, sử dụng cho

Trang 73

Quản lý các tài liệu mật: Chỉ có hiệu trưởng hoặc người được uỷ quyền mới được bóc và làm các thủ tục đăng ký vào sổ, lưu trữ, bảo quản các tài liệu mật Chỉ được phổ biến tài liệu mật trong phạm vi những người có trách nhiệm thi hành.

Không được mang tài liệu mật về nhà hoặc khi đi công tác mà những tài liệu đó không có liên quan Phải có những phương tiện riêng và

Trang 74

Quản lý con dấu: Theo quy định của Chính phủ tại nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993 Hiệu trưởng có trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu của nhà trường (hoặc giao cho cán bộ có tinh thần trách nhiệm cao quản lý) Người được giao quản lý phải tự tay đóng dấu vào công văn, không được nhờ hoặc cho người khác mượn Con dấu phải được giữ dìn cẩn thận, tuyệt đối không được mang con dấu về nhà hoặc đi công tác

Quản lý chữ ký: Công văn, giấy tờ có chữ ký và con dấu mới có hiệu lực Chỉ có HT, PHT mới có thẩm

Trang 75

2

Cho ý kiÕn gi¶i quyÕt

Trang 76

3/ Qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®i

a Kh¸i niÖm v¨n b¶n ®i ?

Trang 77

a Quản lý văn bản đi:

• Công văn đi nhất thiết phải qua văn phòng nhà trường

để đăng ký, đóng dấu làm thủ tục gửi đi

• Trước khi ký, đóng dấu phải kiểm tra về mặt thủ tục,

thể thức văn bản.

• Ghi vào sổ CV đi và lưu vào tập “Lưu công văn đi”

• Gửi công văn đi phải theo đúng hệ thống tổ chức bộ

máy nhà nước.

Trang 78

• Công văn phải gửi đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

• Công văn phải gửi đi trong ngày công văn được ký nhận (chậm nhất là một ngày)

• Nếu gửi tay phải ký nhận vào sổ

• Một số giấy tờ quan trọng cũng phải được quản lý chặt chẽ (như giấy giới thiệu, giấy

đi đường, )

• Cán bộ văn thư phải chịu trách nhiệm khi sai phạm: Không vào sổ công văn, không

Trang 79

Tất cả các văn bản, giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan gửi ra ngoài phải vào sổ theo dõi, đóng dấu và làm đúng các thủ tục, nguyên tắc ban hành văn bản, kiểm tra cẩn thận trước khi gửi Mỗi văn bản gửi đi ít nhất phải lưu lại 1 – 2 bản Những công văn quan trọng cần có biện pháp theo dõi đã đến nơi nhận chưa (điện hỏi, phiếu báo).

MẪU SỔ CÔNG VĂN ĐI

Tên loại

và trích yếu ND Người ký Nơi nhận

Đơn vị hoặc người nhận bản lưu

Số lượng bản Ghi chú

Trang 80

4/ Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan

- Khái niệm dấu?

Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản Dấu thể hiện tính quyền lực nhà nước trong văn bản của các cơ quan nhà nước.

- Nguyên tắc đóng dấu ?

- Sử dụng các loại dấu trong cơ quan ?

Trang 81

5/ LËp hå s¬ hiÖn hµnh vµ nép tµi liÖu vµo lu tr÷ c¬ quan

a C¸c kh¸i niÖm: hå s¬ hiÖn hµnh, lËp hå s¬ ?

Trang 82

- Hồ sơ hiện hành là hồ sơ được lập trong quá trình giải quyết công việc trong cơ quan, tổ chức

a Các khái niệm

b Tác dụng của việc lập hồ sơ

- Giúp CBCC sắp xếp văn bản có khoa học, giữ được đầy

đủ và có hệ thống những văn bản trong giải quyết công việc.

- Đối với cơ quan, nhằm quản lý được toàn bộ công việc, quản lý chặt chẽ tài liệu.

Tạo điều kiện thuận lợi nộp tài liệu vào lưu trữ.

- Lập hồ sơ ? Khoản 8 Điều 2 Nghị định 110 / 2004/

NĐ-CP

Trang 83

c Đối tượng phải lập hồ sơ :

Toàn bộ cán bộ, công chức từ thủ trưởng cơ quan đến nhân viên khi làm việc có liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải lập hồ sơ công việc của mình.

d Những nguyên tắc lập hồ sơ :

- Chỉ đưa những văn bản thuộc công việc đang giải quyết

của hồ sơ đó.

- Những văn bản trong hồ sơ phải có sự liên hệ với nhau,

phản ánh được sự hình thành tự nhiên hay diễn biến thực

tế của công việc.

Trang 85

Nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1- Thời hạn nộp ?

2 - Yêu cầu chất lượng hồ sơ khi nộp ?

Theo quy định hiện hành : Thực hiện từ Điều 21

đến Điều 24 Nghị định 110 / 2004/ NĐ-CP.

Trang 86

Thời hạn nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Điều chỉnh mới tại Khoản 2, Điều 22 Nghị định 110

Trang 87

Sù chuyÓn giao tµi liÖu vµo lu tr÷

Giai ®o¹n v¨n th Giai ®o¹n lu tr÷ c¬ quan Lu tr÷ lÞch sö

B¶o qu¶n tµi liÖu

theo c«ng viÖc B¶o qu¶n hå s¬

Trang 88

VI trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ

công tác văn thư trong cơ quan

1 Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan :

- Trách nhiệm quản lý công tác văn thư quy định tại khoản 1

Điều 3 của Nghị định 110 / 2004/ NĐ-CP

- Trực tiếp giải quyết một số văn bản đến.

- Phân phối và giao cấp dưới giải quyết văn bản đến.

- Ký ban hành những văn bản quan trọng của cơ quan.

- ủy quyền cho cấp phó ký thay (KT.) và cấp dưới ký thừa lệnh

Trang 89

2 Trách nhiệm của chánh văn phòng ( hoặc trưởng phòng hành chính nơi không lập văn phòng) :

- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối và báo cáo thủ

trưởng cơ quan về những công việc quan trọng.

- Ký thừa lệnh những văn bản được thủ trưởng cơ quan ủy

quyền.

- Kiểm tra pháp chế văn bản đi.

- Tổ chức các hoạt động và quản lý bộ phận văn thư cơ quan

3 Thủ truởng các đơn vị (trong phạm vi đơn vị của cơ quan) :

- Tổ chức giải quyết văn bản đến

Trang 90

4 Trách nhiệm của cán bộ, công chức trong cơ quan :

- Giải quyết kịp thời văn bản đến theo yêu cầu của thủ trưởng.

- Soạn thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình.

- Lập hồ sơ công việc và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Trang 91

b Đối với việc quản lý văn bản đi :

+ Kiểm tra lại thể thức văn bản.

+ Ghi số, ngày tháng năm và đóng dấu cơ quan.

+ Làm thủ tục gửi văn bản đi.

+ Lưu văn bản đi.

+ Quản lý sổ sách của bộ phận văn thư cơ quan, như các sổ đăng ký và chuyển giao các loại văn bản.

c Đối với việc lập hồ sơ và nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan :

+ Hoàn chỉnh việc lập hồ sơ đối với văn bản lưu.

+ Giúp chánh văn phòng ( hoặc trưởng phòng hành chính ) lập danh mục hồ sơ, hướng dẫn lập hồ sơ, đôn đốc việc

Định dạng
Số trang	135
Dung lượng	2,35 MB