Phần mềm kế toán LOTUS 3.5 docx

- Tài khoản mẹ “ ” – Bỏ trống vì tài khoản 111 không có tài khoản mẹ Sau ñó ta nhấp chuột vào nút thực hiện Chú ý:Ta có thể ấn phím F2 trên bàn phím ñể thêm, ñây ñược gọi là phím tắt ñể

MỤC LỤC

I GIỚI THIỆU LOTUS VINASOFT .3

GIỚI THIỀU PHẦN MỀM KẾ TOÁN LOTUS 3.5 4

ðăng nhập 4

Quy ước chung 7

II CẬP NHẬT DANH MỤC TỪ ðIỂN 8

Danh mục tài khoản 8

Danh mục chứng từ 16

Danh mục nhóm ñối tượng 18

Danh mục ñối tượng(Khách hàng-nhà cung cấp) 22

Danh mục kho hàng hóa vật tư 27

Danh mục nhóm hàng hóa vật tư 30

Danh mục hàng hóa vật tư 33

Danh mục dạng nhập xuất 38

Danh mục hợp ñồng 42

Danh mục biểu thuế 45

Danh mục cán bộ nhân viên 48

Danh mục khoản mục chi phí 51

Danh mục bộ phận 56

Danh mục nhóm tài sản - công cụ dụng cụ 59

Danh mục tài sản - công cụ dụng cụ 59

III CHỨC NĂNG TỔNG HỢP 68

Chọn hồ sơ 68

Tạo năm làm việc 68

Chuyển số dư cuối tài khoản 69

Dọn dẹp số liệu 69

Cập nhật số dư ñầu tài khoản 70

Cập nhật tồn kho hàng hóa ñầu kỳ 70

Quản lý người dùng 80

Cập nhật chương trình 80

IV CẬP NHẬT DỮ LIỆU PHÁT SINH 80

Kế toán bán hàng 119

Kế toán hàng tồn kho 133

Kế toán tài sản cố ñịnh và công cụ dụng cụ 148

Kế toán tổng hợp 160

Cách lên báo cáo và sổ sách 178

V – CHỨC NĂNG HỆ THỐNG 190

Mở dữ liệu 190

Sao lưu / phục hồi dữ liệu 196

Khai báo hệ thống 200

I GIỚI THIỆU CÔNG TY

LOTUS VINASOFT là công ty hàng ựầu về lĩnh vực sản xuất và chuyển giao phần mềm kế

toán ứng dụng vào doanh nghiệp, hợp tác xã, các cơ quan hành chắnh, các cửa hàng siêu thị, ựại lý kinh doanh Trải qua quá trình xây dựng và phát triển ựến nay công ty ựã chuyển giao thành công phần mềm và ựưa các giải pháp thiết thực giúp tối thiểu hóa chi phắ, nâng cao hiệu quả hoạt ựộng sản xuất kinh doanh cho hàng trăm doanh nghiệp trong cả nước

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM LOTUS VINA

Số 2 ngõ130 phố đại Từ,P đại Kim, Q Hoàng Mai, Tp Hà Nội

đT: 046 654 9256-046 288 4527 Fax: 046 288 4527

Email: ketoanlotus@gmail.com

Web: http://www.phanmemketoanlotus.com

đơn vị phân phối:

Tại Hải Dương

TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TIN HỌC DUYÊN HÒA

đ/c: Khu 4 Thị Trấn Thanh Miện, H.Thanh Miện, Tỉnh Hải Dương

đt: 0320 3736526

Tại Thanh Hóa:

CÔNG TY TNHH TM TỔNG HỢP HOA TUẤN TÚ

đ/c: Khu đông Bắc đại Lộ Lê Lợi - Tp Thanh Hóa

đT: 0373755 161

Tại Huế

DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN THIÊN PHÁT

đ/c: Số 18 Nguyễn Thị Minh Khai - Tp Huế

GIỚI THIỀU PHẦN MỀM KẾ TỐN LOTUS 3.5

Sản phẩm phần mềm kế tốn Lotus được ra đời với phiên bản đầu tiên Lotus 1.1 được triển khai và cải tiến nhiều lần qua các phiên bản: Lotus 1.5, Lotus 2.0, Lotus 2.5, Lotus 3.0, Lotus 3.2 và mới đây chúng tơi cho ra đời phiên bản Lotus 3.5 Ở phiên bản này cĩ nhiều tính năng ưu việt hơn hẳn, áp dụng nhiều tiến bộ trong cơng nghệ lập trình từ tập đồn MICROSOFT của Mỹ Với sản phẩm này chúng tơi luơn tin tưởng sẽ giúp quý khách hàng nâng cao hiệu quả cơng tác kế tốn và cơng tác quản lý sản xuất kinh doanh

Ghi chú:

- Tài khoản mặc ñịnh: Tên ñăng nhập: LOTUS Trong quá trình sử dụng, người quản trị nên

thay ñổi mật khẩu và tạo thêm các tài khoản người sử dụng khác, phân quyền chi tiết nếu cần thiết

Cửa sổ làm việc chung

tư, vật tư

ðăng

ký nhóm khách hàng, khách hàng

ðăng

ký nhóm tài sản, tài sản

ðăng

ký nhóm bộ phận, nhân viên

chi, báo nợ, phiếu nhập,

phiếu mua hàng, phiếu

mua tài sản, phiếu lương

• Khai báo danh mục (như Hệ thống Tài khoản sử dụng, Danh mục khách hàng, Danh mục kho, Danh mục Hàng hóa, )

• Khai báo số dư ban ñầu (nếu có)

• Khai báo kết chuyển tự ñộng số dư tài khoản

• Cập nhật chứng từ phát sinh (như Phiếu thu tiền mặt, Phiếu chi tiền mặt, Phiếu Nhập mua hàng, Phiếu Xuất bán hàng, )

• Xem và in báo cáo

Chú ý:

- Sau khi cài ñặt ứng dụng, có thể cập nhật ngay các chứng từ phát sinh như: Phiếu thu, chi, Nhập mua hàng, bán hàng Các ñối tượng kế toán (như tài khoản, ñối tượng công nợ, kho, hàng hóa ) bạn có thể tạo thêm trong quá trình sử dụng

- Không nhất thiết phải cập nhật Số dư ban ñầu trước, người sử dụng có thể cập nhật hoặc chỉnh sửa

số dư ban ñầu bất cứ thời ñiểm nào

- Khai báo kết chuyển tự ñộng số dư tài khoản: Mặc ñịnh ứng dụng ñã khai báo sẵn kết chuyển số dư tài khoản cuối kỳ theo hệ thống kế toán hiện hành cho toàn bộ các tài khoản ñầu 6 trở lên Việc kết chuyển là hoàn toàn tự ñộng, người sử dụng không cần thao tác gì thêm

Quy ước chung trong phần mềm LOTUS

• Lotus ñược thiết kế nhằm hỗ trợ tối ña tốc ñộ nhập liệu và giảm thiểu các thao tác của người

sử dụng Sử dụng phím Enter hoặc phím Tab sẽ tạo thành một chu trình di chuyển qua toàn bộ các ô nhập liệu và các bảng trên màn hình

• Trong các ô nhập liệu, người sử dụng có thể dùng phím Enter hoặc phím Tab ñể ghi nhận giá trị ñã nhập vào ñồng thời di chuyển xuôi chiều giữa các mục trên màn hình nhập dữ liệu

Chuyển ñến form cập nhật Thực hiện chức năng nút nhấn nếu có tiêu ñiểm hoặc nút nhấn có chế ñộ mặc ñịnh (nút nhấn có ñường viền

ñậm bao quanh)

Page Up Di chuyển ñến chứng từ trước (form không trong chế

ñộ cập nhật)

Page Down

Di chuyển ñến chứng từ sau (form không trong chế ñộ cập nhật)

II CẬP NHẬT DANH MỤC TỪ ðIỂN

Bao gồm một số danh mục sau:

Danh mục tài khoản

Danh mục Hệ thống tài khoản ñược LOTUS tạo sẵn khi cài ñặt hoặc tạo Cơ sở dữ liệu mới Người sử dụng có thể tùy chọn Hệ thống tài khoản phù hợp với chế ñộ Kế toán mà Doanh nghiệp áp dụng Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý, người sử dụng có thể tạo thêm các tài khoản mới hoặc sửa, xóa

Có 2 loại tài khoản là: Tài khoản chi tiết và Tài khoản tổng hợp

- Tài khoản chi tiết: là tài khoản ñược sử dụng ñể ñịnh khoản chi tiết các nghiệp vụ tài chính

phát sinh

Ví dụ: Tài khoản: 1111 - Tiền mặt VNð ñược sử dụng ñể ñịnh khoản chi tiết các khoản thu, chi

- Tài khoản tổng hợp: ñược sử dụng nhằm mục ñính tổng hợp một nhóm các tài khoản có tính

chất tương tự

Ví dụ: Tài khoản: 111 - Tiền và các khoản tương ñương tiền, ñược sử dụng ñể tổng hợp số liệu

từ các tài khoản cấp dưới 1111, 1112, 1113

- ðể xác ñịnh Tài khoản tổng hợp của một Tài khoản chi tiết, LOTUS căn cứ vào thuộc tính Mã

mẹ của chúng

Ví dụ: Tài khoản: 1111, 1112, 1113 ñều có Mã mẹ là Tài khoản: 111

- LOTUS quản lý Danh mục hệ thống Tài khoản theo mô hình cây phân cấp, vì vậy một Tài khoản tổng hợp có thể có Mã mẹ cấp trên (không giới hạn các cấp) Mã mẹ cấp trên có thể là mã của một Tài khoản tổng hợp bất kỳ (không nhất thiết các ký tự ñầu của mã Tài khoản chi tiết phải giống

mã Tài khoản tổng hợp

Chú ý: Danh mục tài khoản có thể ñược cập nhật ngay trong khi ñang cập nhật chứng từ Mọi nghiệp vụ kế toán chỉ ñược ñịnh khoản vào các tài khoản chi tiết (Tài khoản chi tiết là những tài khoản không chứa tài khoản con)

Giải thích các thông tin về danh mục tài khoản:

Tài khoản Hay còn gọi là số hiệu tài khoản

Tài khoản không ñược phép trùng nhau, ñộ dài tối thiểu của tài khoản là 8 ký tự

Tên tài khoản ðộ dài tối thiểu của tên tài khoản là 64 ký tự

Tài khoản ngoại tệ Nhận giá trị [C] / [K]

[C] - Ngoài việc theo dõi tiền bản tệ (thông thường là VND) thì tài khoản còn theo dõi ngoại tệ

[K] - Chỉ theo dõi tiền hạch toán ñồng Việt Nam

Tài khoản công nợ Nhận giá trị [C] / [K]

[C] - Tài khoản theo dõi chi tiết ñến từng ñối tượng công nợ

[K] - Tài khoản không theo dõi công nợ

Tài khoản giá thành Nhận giá trị [C] / [K]

[C] - Tài khoản theo dõi giá thành của sản phẩm

[K] - Tài khoản không theo dõi giá thành

Tài khoản khoản mục Nhận giá trị [C] / [K]

Tài khoản sổ cái Nhận giá trị [C] / [K]

[C] - Có tác dụng ñể lên báo cáo ñối với hình thức ghi sổ: Chứng

từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ

[K] - Tài khoản không theo dõi trong sổ cái

Tài khoản mẹ ðể trống nếu là tài khoản cấp 1

Một số chức năng trong danh mục tài khoản:

1 Thêm ( F2 ): ðể thêm tài khoản ta vào Danh mục từ ñiển Danh mục tài khoản

màn hình giao diện sau sẽ xuất hiện

Kích chuột vào từ thêm trên màn hình và màn hình như dưới ñây xuất hiện

Kích chuột

Ví dụ: ñây là tài khoản 111

- Tài khoản là 111

- Tên tài khoản là “Tiền mặt”

- Tài khoản ngoại tệ “K” – Vì tài khoản tiền mặt này không theo dõi ngoại tệ

- Tài khoản công nợ “K” – Không theo dõi công nợ

- Tài khoản chi tiết SP/CT “K” – Không theo dõi giá thành

- Tài khoản khoản mục “K” – Không theo dõi khoản mục chi phí

- Tài khoản sổ cái “C” - Có tác dụng ñể lên báo cáo ñối với hình thức ghi sổ: Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ

- Tài khoản mẹ “ ” – Bỏ trống vì tài khoản 111 không có tài khoản mẹ Sau ñó ta nhấp chuột vào nút thực hiện

Chú ý:Ta có thể ấn phím F2 trên bàn phím ñể thêm, ñây ñược gọi là phím tắt ñể hỗ trợ người sử dụng giảm ñược các thao tác và truy cập dữ liệu một cách nhanh nhất

2 Sửa (F3): ðưa con trỏ chuột tới ô hoặc dòng cần sửa sau ñó kích chuột tới nút sửa

Kích

chuột

Sau khi sửa theo ñúng yêu cầu ta kích chuột vào nút thực hiện

Chú ý: Ta có thể ấn phím F3 trên bàn phím ñể thêm, ñây ñược gọi là phím tắt ñể hỗ trợ người sử dụng giảm ñược các thao tác và truy cập dữ liệu một cách nhanh nhất

Kích chuột

Kích chuột

Dòng

ñược sửa

3.Xóa (F8): ðây là phím chức năng giúp cho người sử dụng có thể xóa bỏ những tài khoản

không ñúng hoặc không cần thiết trong danh mục

Sau khi kích chuột vào nút xóa ( F8) chương trình sẽ ñưa ra câu hỏi “có chắc chắn xóa

chương trình sẽ thực hiện theo ñúng yêu cầu của người sử dụng)

Chú ý:Ta có thể ấn phím F8 trên bàn phím ñể thêm, ñây ñược gọi là phím tắt ñể hỗ trợ người sử dụng giảm ñược các thao tác và truy cập dữ liệu một cách nhanh nhất

Chú ý: Một số câu hỏi thường gặp khi xóa dữ liệu trong danh mục tài khoản

Sau khi chọn dòng ñể xóa dữ liệu ta kích chuột vào nút xóa, cửa sổ màn hình sau sẽ xuất hiện:

Dòng chon xóa

Kích chuột

Dòng thông báo xuất hiện “ Tài khoản” này có “ tài khoản con” > Không thể xóa

ñược ðây là dòng thông báo mà chương trình muốn báo cho người sử dụng biết ñây là tài khoản tổng hợp ñã có tài khoản con muốn xóa ñược tài khoản tổng hợp này phải xóa hết tài khoản con trước

Dòng thông báo xuất hiện “Tài khoản” ñã có số liệu phát sinh (CDK) Có chắc chắn xóa không? ðây là dòng thông báo mà chương trình muốn báo cho người sử dụng biết ñây là tài khoản

ñã có số dư dầu kỳ(ñã nhập số dư ñầu của tài khoản này), nếu bạn chắc chắn xóa thì số liệu trong tài khoản mà bạn ñã nhập trong chương trình trước ñó sẽ bị mất

4 Gộp mã ( F6): ðây là chức năng giúp người sử dụng có thể gộp 2 mã tài khoản khác nhau nhưng cùng các nội dung giống nhau như: tên tài khoản, Tk mẹ, Tk Nt, …, Tên Tp của NH Chú ý: Chức năng này không thể kích chuột vào trực tiếp, ta phải ấn trực tiếp phím F6 trên bàn phím, cửa sổ dưới ñây sẽ hiện ra

Trên màn hình có 2 tài khoản có Tk thì khác nhau nhưng các thông tin chung khác lại giống nhau người sử dụng không muốn xóa vì sợ mất dữ liệu có trong tai khoản “1223” ta phải dùng tới chức năng gộp mã này bằng cách:

ðưa con trỏ chuột vào ô cần gộp mã > ấn phím F6 trên bàn phím > cửa sổ như trên hiện ra

Giải thích từ ngữ:

vào ô có dấu ….bên canh ô mã mới ñể tìm tới mã cần gộp)

> Kích chuột vào ô chấp nhận

Ví dụ: Gộp tài khoản 1223 với mã tài khoản 1221

ðưa con trỏ tới dòng chứa ô muốn gộp mã (1223) > ấn phím F6 > mã cũ là tài khoản 1223,

mã mới là tài khoản 1221 > kích chuột vào ô chấp nhận

B1:Chọn dòng gộp

chuột

Danh mục chứng từ:

ðịnh nghĩa tham số chứng từ cho phép người dùng ñịnh các tuỳ chọn trong quá trình nhập liệu cho phù hợp với từng ñơn vị Danh mục này khai báo thông tin cho chứng từ Chúng ta thao tác dữ

liệu trực tiếp vào các ô ñể thay ñổi thông tin trong bảng

Giải thích một số thông tin cần cập nhật

Mã ct: C ố ñị nh không thay ñổ i

Tên ch ứ ng t ừ : Tiêu ñề khi ch ứ ng t ừ in ra

Tên chứng từ Tiêu ñề chứng từ khi in ra

Loại thuế Khai báo những loại thuế (1-ñầu vào, 2-ñầu ra) có thể ñược cập nhật

với mã chứng từ này Loại chứng từ này sẽ lọc mà loại thuế mà chúng ta khai báo ở ñây

Các tuỳ chọn khác Mã hợp ñồng (C/K), Mã bộ phận (C/K), Mã khoản mục phí (C/K)

Dùng ñể khai báo việc sử dụng các trường này cho từng mã chứng từ

Khóa cột dữ liệu Cho phép thay ñổi dữ liệu sau khi chứng từ ñã bị khóa

Danh mục nhóm ñối tượng

Danh mục nhóm ñối tương dùng ñể khai báo các nhóm cho danh mục ñối tượng ðể ñăng nhập vào danh mục này ta vào: “ Danh mục từ ñiển ” khi ñó sẽ hiện lên “ Danh mục nhóm ñối tượng ”, ta kích chuột vào “ Danh mục nhóm ñối tượng” trên màn hình hiện lên một cửa sổ

Giải thích các thông tin về nhóm ñối tượng

Mã nhóm 16 ký tự, mã nhóm ñối tượng, không ñược nhập chữ có dấu và các ký tự dấu

Nhóm mẹ Mã nhóm mẹ của nhóm ñối tượng Nếu là nhóm gốc bậc 1 thì ñể trống trường

này Mã nhóm mẹ thuộc vào danh mục nhóm và không phải là nhóm cuối

Chú ý: Danh mục nhóm ñối tượng có thể ñược cập nhập ngay khi ñang nhập chứng từ vật tư hàng hóa (Phiếu nhập mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa ñơn bán hàng, phiếu nhập thành phẩm) Chúng ta phải nhập danh mục nhóm ñối tượng trước khi nhập danh mục ñối tượng

Một số chức năng trong danh mục nhóm ñối tượng:

1 Thêm(F2): ðể thêm nhóm ñối tượng vào danh mục từ ñiển Danh mục nhóm ñối

tượng Khi ñó trên màn hình sẽ xuất hiện màn hình giao diện

Kích chuột vào từ Thêm trên màn hình sẽ hiện như dưới

- Mã nhóm ñối tượng : CBNV- Mã người dùng muốn ñặt

- Tên nhóm ñối tượng : Nhóm cán bộ nhân viên - Tên nhóm người dùng muốn sử dụng

Sau ñó ta nhấn chuột vào: “Thực hiện”

Kích

chuột

Kích chuột

2 Sửa (F3): Di chuột tới ô hay dòng cần sửa, sau ñó kích chuột vào sửa trên màn hình

Khi ñó trên màn hình sẽ xuất hiện

Sau ñó ta sửa ñúng nội dung cần sửa và kích chuột vào nút thực hiện

Chú ý: Ta có thể ấn phím F3 trên bàn phím ñể thêm, ñây ñược gọi là phím tắt ñể hỗ trợ người

sử dụng giảm ñược các thao tác và truy cập dữ liệu một cách nhanh nhất

3 Gộp mã ( F6): ðây là chức năng giúp người sử dụng có thể gộp 2 mã ñối tượng lại với

nhau nhưng cùng một nội dung

B2:Kích

chuột

B2:Kích chuột B1:Dòng

chon xóa

Chú ý: Chức năng này không thể kích chuột vào trực tiếp, ta phải ấn trực tiếp phím F6 trên bàn phím, cửa sổ dưới ñây sẽ hiện ra

4 Xóa(F8): ðây là phím chức năng giúp cho người sử dụng có thể xóa bỏ những tên nhóm

ñối tượng không ñúng hoặc không cần thiết trong danh mục nhóm ñối tượng

Sau khi kích chuột vào nút xóa ( F8) chương trình sẽ ñưa ra câu hỏi “có chắc chắn xóa không?” Nếu nhấp chuột vào nút không tức là ta sẽ không xóa dữ liệu mà ta ñã chọn ( Nếu là có thì chương trình sẽ thực hiện theo ñúng yêu cầu của người sử dụng)

Chú ý:Ta có thể ấn phím F8 trên bàn phím ñể thêm, ñây ñược gọi là phím tắt ñể hỗ trợ người sử

B1: Chọn dòng ñể sửa

B2:Kích chuột

Danh mục ñối tượng (Khách hàng-nhà cung cấp)

Danh mục ñối tượng ñược sử dụng ñể khai báo và lưu thông tin về các ñối tượng Công nợ như: Người mua, Nhà cung cấp, Nhân viên LOTUS quản lý Danh mục ñối tượng theo mô hình cây phân cấp, vì vậy các Nhóm khách hàng phân cấp ñược quản lý ngay trong Danh mục ñối tượng ðể xác ñịnh Khách hàng chi tiết thuộc Nhóm nào, LOTUS căn cứ vào thuộc tính Mã mẹ của chúng

ðể sử dụng ñược danh mục ñối tượng vào “ Danh mục từ ñiển” “Danh mục ñối tượng” Khi ñó sẽ xuất hiện một màn hình giao diện sau

Một số chức năng trong danh mục dối tượng

1 Thểm(F2): ðể thêm danh mục ñối tượng vào danh mục từ ñiển Danh mục ñối tượng và

trên màn hình hiện lên một cửa sổ

Kích chuột vào từ Thêm trên màn hình sẽ hiện như dưới

- Mã ñối tượng : CT_TIENDAT - Mã ñối tượng người dùng muốn ñặt

- Tên ñối tượng: Công ty TNHH Tiến ðạt - ðối tượng người dùng muốn sử dụng

B2:Kích

chuột

B1:Kích chuột

- Mã nhóm ñối tượng: KHACHHANG

Sau ñó ta nhấn chuột vào: “Thực hiện”

Chú ý: Có thể nhấn phím F2 trên màm hình ñể thêm, hay F2 còn ñược gọi là phím tắt ñể hỗ trợ người sử dụng giảm ñược các thao tác và truy cập dữ liệu một cách nhanh nhất

2 Sửa(F3): Di chuột ñến ô hay dòng cần sửa, kích chuột vào sửa trên màn hình Khi ñó màn hình

sẽ xuất hiện

Sửa ñúng nội dung cần sửa, sau ñó kích chuột vào thực hiện

Chú ý: Ta có thể ấn phím F3 trên bàn phím ñể thêm, ñây ñược gọi là phím tắt ñể hỗ trợ người

sử dụng giảm ñược các thao tác và truy cập dữ liệu một cách nhanh nhất

3 Gộp mã ( F6): ðây là chức năng giúp người sử dụng có thể gộp 2 mã tên ñối tượng giống

B3:Kích chuột

B1:Kích chuột B2:Kích

chuột

Chú ý: Chức năng này không thể kích chuột vào trực tiếp, ta phải ấn trực tiếp phím F6 trên bàn phím, cửa sổ dưới ñây sẽ hiện ra

4 Xóa(F8): ðây là phím chức năng giúp cho người sử dụng có thể xóa bỏ những tên ñối tượng

không ñúng hoặc không cần thiết trong danh mục ñối tượng

B4:Kích

chuột

B1:Chọn dòng gộp

Sau khi kắch chuột vào nút xóa ( F8) chương trình sẽ ựưa ra câu hỏi Ộựối tượng ựã có dữ liệu phát

mà ta ựã chọn ( Nếu là có thì chương trình sẽ thực hiện theo ựúng yêu cầu của người sử dụng) đã có việc nhập dữ liệu ựầu kỳ của ựối tượng này

Chú ý:Ta có thể ấn phắm F8 trên bàn phắm ựể thêm, ựây ựược gọi là phắm tắt ựể hỗ trợ người sử dụng giảm ựược các thao tác và truy cập dữ liệu một cách nhanh nhất

Danh mục kho hàng hóa vật tư

để sử dụng danh mục kho hàng hóa vật tư vào danh mục từ ựiển danh mục kho hàng hóa Khi

ựó trên màn hình hiện lên một cửa sổ

Giải thắch các thông tin về kho hàng

Mã kho 16 ký tự, mã kho hàng

Mã kho là duy nhất, không ựược trùng với mã ựã có trong danh mục

Tên kho 64 ký tự, tên kho vật tư hàng hoá

Một số chức năng trong danh mục kho hàng hóa

1 Thêm(F2): để thêm danh mục trong kho hàng hóa vào danh mục từ ựiển danh

mục nhóm ựối tượng Khi ựó trên màn hình sẽ xuất hiện màn hình giao diện

Kích chuột vào thêm trên màn hình sẽ như dưới

Ví dụ: Thêm kho hàng hóa

Mã kho: HANGHOA - ðây là mã mà người sử dụng muốn ñặt

Tên kho: Kho hàng hóa

2 Sửa(F3): Di chuột ñến ô hay dòng cần sửa, kích chuột vào sửa trên màn hình

Kích

chuột

Kích chuột

B1:Chọn dòng cần sửa

B3: Kích chuột

Khi ựó màn hình sẽ xuất hiện

Sau ựó ta sửa ựúng nội dung cần sửa và kắch chuột vào nút lưu

Chú ý: Ta có thể ấn phắm F3 trên bàn phắm ựể thêm, ựây ựược gọi là phắm tắt ựể hỗ trợ người sử dụng giảm ựược các thao tác và truy cập dữ liệu một cách nhanh nhất

3 Gộp mã ( F6): đây là chức năng giúp người sử dụng có thể gộp 2 mã tên ựối tượng

giống nhau lại với nhau

Chú ý: Chức năng này không thể kắch chuột vào trực tiếp, ta phải ấn trực tiếp phắm F6 trên bàn phắm, cửa sổ dưới ựây sẽ hiện ra

B3:Kắch

chuột

B1:đánh nội dung cần sửa

B2: Kắch chuột

B1:Chọn dòng gộp mã

B2:đánh

mã mới

4 Xóa(F8): ðây là phím chức năng giúp cho người sử dụng có thể xóa bỏ những tên ñối tượng

không ñúng hoặc không cần thiết trong danh mục nhóm ñối tượng

Sau khi kích chuột vào nút xóa ( F8) chương trình sẽ ñưa ra câu hỏi “Kho này ñã có dữ liệu tồn

không xóa dữ liệu mà ta ñã chọn ( Nếu là có thì chương trình sẽ thực hiện theo ñúng yêu cầu của người sử dụng)

Chú ý:Ta có thể ấn phím F8 trên bàn phím ñể thêm, ñây ñược gọi là phím tắt ñể hỗ trợ người sử dụng giảm ñược các thao tác và truy cập dữ liệu một cách nhanh nhất

Danh mục nhóm vật tư hàng hóa

• Danh mục nhóm Hàng hóa vật tư ñược sử dụng ñể khai báo và lưu thông tin các ñối tượng Hàng hóa, Vật tư, Công cụ dụng cụ

• LOTUS quản lý Danh mục Hàng hóa theo mô hình cây phân cấp, vì vậy các Nhóm hàng hóa ñược quản lý ngay trong Danh mục Hàng hóa ðể xác ñịnh Hàng hóa thuộc Nhóm nào, LOTUS căn cứ vào thuộc tính Mã mẹ của chúng

vật tư hàng hóa, khi ñó trên màn hình hiện lên một màn hình giao diện

B1:Chọn dòng xóa

B2:Kích chuột

Giải thích các thông tin về nhóm vật tư

Mã nhóm hàng hóa, vt 16 ký tự, mã nhóm vật tư, hàng hoá, sản phẩm

Tên nhóm hàng hóa, vt 64 ký tự, tên nhóm

Chú ý: ðể cập nhật danh mục vật tư ta chỉ cần chọn nhóm cuối và bấm phím Enter ñể vào

danh mục vật tư chi tiết của từng nhóm

Chương trình có khả năng quản lý nhiều cấp nhóm, tuy nhiên ñể thuận tiện khi sử dụng ta không nên chia quá nhiều cấp

Một số chức năng trong danh mục nhóm vật tư hàng hóa:

1 Thêm (F2): ðể thêm danh mục vật tư hàng hóa kích chuột vào thêm

Khi ñó trên màn hình hiện lên giao diện mới

Kích chuột

Ví dụ: Thêm nhóm vật tư hàng hóa: “Dịch vụ”

Mã nhóm hàng hóa, vt : DICHVU - mã mà người sử dụng muốn ñặt

Tên nhóm hàng hóa, vt: Dịch vụ - mã người sử dụng ñang muốn nhập

Sau ñó kích chuột vào thực hiện

2 Sửa(F3): Di chuột ñến ô hay dòng cần sửa, kích chuột vào sửa trên màn hình

Khi ñó màn hình sẽ xuất hiện

Kích chuột

Kích chuột

Kích chuột

Sau ựó ta sửa ựúng nội dung cần sửa và kắch chuột vào nút thực hiện.

Chú ý: Ta có thể ấn phắm F3 trên bàn phắm ựể thêm, ựây ựược gọi là phắm tắt ựể hỗ trợ người sử dụng giảm ựược các thao tác và truy cập dữ liệu một cách nhanh nhất

3 Gộp mã(F6): đây là chức năng giúp người sử dụng có thể gộp 2 mã tên ựối tượng giống nhau lại với nhau

Chú ý: Chức năng này không thể kắch chuột vào trực tiếp, ta phải ấn trực tiếp phắm F6 trên bàn phắm, cửa sổ dưới ựây sẽ hiện ra

4.Xóa(F8):đây là phắm chức năng giúp cho người sử dụng có thể xóa bỏ những tên ựối tượng

không ựúng hoặc không cần thiết trong danh mục nhóm ựối tượng

Sau khi kắch chuột vào nút xóa ( F8) chương trình sẽ ựưa ra câu hỏi Ộ Có chắc chán xóa khôngỢ

Nếu nhấp chuột vào nút không tức là ta sẽ không xóa dữ liệu mà ta ựã chọn ( Nếu là có thì chương trình sẽ thực hiện theo ựúng yêu cầu của người sử dụng)

Chú ý:Ta có thể ấn phắm F8 trên bàn phắm ựể thêm, ựây ựược gọi là phắm tắt ựể hỗ trợ người sử dụng giảm ựược các thao tác và truy cập dữ liệu một cách nhanh nhất

B4:Kắch

chuột

B1:Chọn dòng gộp mã

B2: Ấn phắm F6 trên bàn phắm

B3:đánh

mã mới

Danh mục vật tư hàng hóa

Danh mục vật tư dùng ñể khai báo các vật tư, hàng hoá, sản phẩm

hóa, khi ñó sẽ xuất hiện một màn hình giao diện như dưới

B1:Chọn dòng ñể xóa

B2: Kích chuột

Giải thích các thông tin về vật tư

Mã vật tư 16 ký tự, mã vật tư, hàng hoá, sản phẩm

Tên vật tư 64 ký tự, tên vật tư hàng hoá

Tài khoản vật tư Tài khoản ghi có giá vốn khi bán hàng

Tài khoản giá vốn Tài khoản ghi nợ giá vốn khi bán hàng

Tài khoản doanh thu Số hiệu tài khoản ghi nhận doanh thu

Chú ý: ðể thay thế ñồng loạt vài thuộc tính của một số vật tư thì ta có thể dùng phím

Spacebar ñể ñánh dấu chọn và bấm phím F10 ñể thực hiện

Một số chức năng trong danh mục vật tư hàng hóa

1 Thêm(F2): ðể thêm danh mục vật tư hàng hóa kích chuột vào thêm khi ñó trên màn hình hiện lên giao diện mới

Kích chuột

Khi ñó trên màn hình hiện lên giao diện mới

Mã vật tư: TV_LGPHANG19 - Mã người dùng muốn ñặt

Tên vật tư: Tivi LG 19 inches- Tên vật tư người dùng cần sử dụng

ðơn vị tính: Chiếc

Loại vật tư: 2- Vì ñây là vật tư hàng hóa

Tài khoản vật tư: 1561- ðây là TK hàng hóa

TK giá vốn hàng bán: 63211- ðây là TK hàng bán dịch vụ thủy nông

TK doanh thu: 51121- ðây là TK doanh thu hoạt ñộng dịch vụ thủy nông

Nhóm vật tư: HANGHOA -vì vật tư thuộc nhóm hàng hóa

Sau ñó ta kích chuột vào nút thực hiện

Chú ý: Ta có thể ấn phím F2 trên bàn phím ñể thêm, ñây ñược gọi là phím tắt ñể hỗ trợ người

sử dụng giảm ñược các thao tác và truy cập dữ liệu một cách nhanh nhất

2 Sửa(F3): Di chuột ñến ô hay dòng cần sửa rồi kích chuột vào sửa

Kích chuột

Trên màn hình hiện lên một cửa sổ mới

Kích chuột

Kích chuột

Kích

chuột

Chú ý: Ta có thể ấn phím F3 trên bàn phím ñể thêm, ñây ñược gọi là phím tắt ñể hỗ trợ người

sử dụng giảm ñược các thao tác và truy cập dữ liệu một cách nhanh nhất

3 Gộp mã ( F6): ðây là chức năng giúp người sử dụng có thể gộp 2 mã vật tư hàng hóa

giống nhau lại với nhau

Chú ý: Chức năng này không thể kích chuột vào trực tiếp, ta phải ấn trực tiếp phím F6 trên bàn phím, cửa sổ dưới ñây sẽ hiện ra

4.Xóa(F8): ðây là phím chức năng giúp cho người sử dụng có thể xóa bỏ những danh mục vật tư

hàng hóa không ñúng hoặc không cần thiết trong danh mục hàng hóa

Sau khi kích chuột vào nút xóa ( F8) chương trình sẽ ñưa ra câu hỏi “ vật tư ñã có tồn kho hoặc

dữ liệu mà ta ñã chọn ( Nếu là có thì chương trình sẽ thực hiện theo ñúng yêu cầu của người sử dụng)

B4:Kích

chuột

B2:Kích chuột

B1: Chọn dòng gộp

Chú ý: Ta có thể ấn phím F8 trên bàn phím ñể thêm, ñây ñược gọi là phím tắt ñể hỗ trợ người sử dụng giảm ñược các thao tác và truy cập dữ liệu một cách nhanh nhất

Sau ñó kích chuột vào thực hiện

Danh mục dạng nhập xuất

Danh mục dạng nhập xuất dùng ñể khai báo các kiểu nhập xuất vật tư hàng hoá

ðể sử dụng danh mục dạng nhập xuất vào danh mục từ ñiển danh mục dạng nhập xuất, khi ñó sẽ hiện lên một màn hình giao diện

Giải thích các thông tin về dạng nhập xuất

Tk ngầm ñịnh Trong Phần Phiếu Nhập, Chi Phí, Hàng bán trả lại là TK Có

Trong phần Hoá ñơn, Phiếu xuất, Lắp ráp là TK Nợ

Lưu ý: Trường hợp có chứng từ trùng - không ñịnh khoản, khai báo ñịnh khoản sổ cái là không (K)

Ví dụ ñối với nghiệp vụ mua hàng trả tiền ngay thì ñã ñược ñịnh khoản ở phần phiếu chi còn phiếu nhập vẫn cập nhật vào dữ liệu chứng từ nhưng không ñịnh khoản

Một số chức năng trong danh mục dạng nhập xuất

1 Thêm(F2): ðể thêm danh mục dạng nhập xuất kích chuột vào thêm khi ñó trên màn

hình hiện lên giao diện mới

Mã dạng nhập xuất: 131-Mã TK mà người dùng muốn sử dụng

Tên dạng nhập xuất: Bán hàng công nợ- ðây là tên TK mà người dùng ñang sử dụng

Chứng từ của dạng ñăng nhập xuất: CP,HD,PN,TL- Vì chứng từ của dạng nhập xuất là Hð bán hàng ðinh khoản sổ cái: C- Vì người dùng muốn ñịnh khoản này vào sổ cái

Tài khoản ngầm ñịnh: 131- Vì bán hàng chưa thu tiền nên sử duạng TK 131

Hạch toán ngoài bảng: K- Vì ñây là TK nằm trong danh mục Tk

Tên tài khoản ngoài bảng

Sau ñó kích chuột vào chấp nhận

Chú ý: Ta có thể ấn phím F2 trên bàn phím ñể thêm, ñây ñược gọi là phím tắt ñể hỗ trợ người

sử dụng giảm ñược các thao tác và truy cập dữ liệu một cách nhanh nhất

Kích chuột

B2:Kích

chuột