HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH PHẦN MỀM “KẾ TOÁN 1A” CÁC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Trong phần này: Hệ thống chứng từ trong phần mềm Kế toán 1A Menu “Chứng từ” Trình tự chung khi làm việc với chứng từ Bản
Trang 1HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH PHẦN MỀM
“KẾ TOÁN 1A”
CÁC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Trong phần này:
Hệ thống chứng từ trong phần mềm Kế toán 1A Menu “Chứng từ”
Trình tự chung khi làm việc với chứng từ Bảng kê “Chứng từ trong kỳ”
Các nội dung chính của chứng từ Trình tự lập chứng từ
Các bút toán của chứng từ
Sử dụng bàn phím và chuột khi lập chứng từ Lập chứng từ mới bằng chức năng Lập chứng từ
In chứng từ
Trang 2Chứng từ kế toán được phân loại theo các nhóm nghiệp vụ của các phần hành kế toán Có các nhóm nghiệp vụ như sau:
- Thu chi tiền mặt, tiền gửi
- Nhập xuất hàng hóa, vật tư
- Bán hàng, chiết khấu, giảm giá
- Phát sinh các khoản phải thu, phải trả khác
- Tăng, giảm tài sản cố định
- Giá thành sản phẩm dịch vụ
- Các nghiệp vụ khác
Chứng từ phát sinh được quản lý theo từng kỳ kế toán Để làm việc với các chứng từ, thì sử dụng các bảng kê “Chứng từ trong kỳ”
Trình tự các bước để làm việc với các chứng từ
1 Chọn kỳ làm việc
2 Mở bảng kê “Chứng từ trong kỳ”
3 Theo hướng dẫn thao tác trên bảng kê “Chứng từ trong kỳ”
Bảng kê chứng từ trong kỳ theo các nhóm nghiệp vụ có thể mở từ menu Chứng từ
Trang 3Bảng kê “Chứng từ trong kỳ”
Tại màn hình “Chứng từ trong kỳ” có thể xem các chứng từ phát sinh trong kỳ và thực hiện các thao
tác nghiệp vụ với các chứng từ : Thêm (Lập chứng từ), Xem, Sửa, Xóa, In chứng từ
Thao tác ở danh sách nghiệp vụ
- Bấm chuột vào tiêu đề “Danh sách nghiệp vụ” để xem chứng từ trong kỳ của tất cả các
nghiệp vụ trong nhóm
- Bấm chuột vào một phân nhóm (có ô vuông nhỏ với dấu +/- ở trước) để xem chứng từ của các nghiệp vụ thuộc phân nhóm, hoặc bấm vào 1 nghiệp vụ để xem riêng các chứng từ của nghiệp vụ này
Cách lập chứng từ ở màn hình “Chứng từ trong kỳ”
- Bấm đôi chuột vào nghiệp vụ cần lập chứng từ trên Danh sách nghiệp vụ, hoặc
- Chọn nghiệp vụ trên Danh sách nghiệp vụ, sau đó bấm vào nút Thêm (Alt +T)
Thao tác với các chứng từ đã lập trên bảng kê chứng từ
- Bấm chọn 1 chứng từ để xem định khoản của chứng từ này ở khung bên dưới
- Bấm vào các nút lệnh Xóa, Chi tiết, Mở khóa/Ghi sổ, In chứng từ … để thực hiện các
thao tác tương ứng với chứng từ được chọn trên bảng kê chứng từ
- Bấm đôi chuột vào 1 chứng từ để mở xem chi tiết chứng từ đó (Khi xem có thể in
chứng từ, hoặc sửa, xóa chứng từ)
Trang 4Nội dung chứng từ kế toán
Các chứng từ trong Kế toán 1A đều có chung một kiểu màn hình nhập dữ liệu
Để cho việc nhập dữ liệu được đơn giản, thì các chứng từ của Kế toán 1A có thể thiết lập định khoản
tự động và giấu bớt những nội dung không cần nhập dữ liệu của bảng bút toán Vì vậy, bảng Bút toán
ở các chứng từ có thể hiển thị khác nhau, tùy thuộc vào nghiệp vụ phát sinh:
Bảng bút toán của Phiếu Thu với các bút toán thu tiền mặt (Tự động định khoản Nợ 1111)
Bảng bút toán của chứng từ mua trả chậm vật tư (Tự động định khoản Có 3311)
Trang 5Trình tự nhập dữ liệu một chứng từ
1 Nhập Số chứng từ, Ngày chứng từ, Ngày ghi sổ và các thông tin chung khác của chứng từ
2 Nhập các bút toán vào bảng Bút toán
3 Kê khai các hóa đơn, chứng từ gốc (nếu có) ở bảng Hóa đơn
Sử dụng bàn phím khi nhập chứng từ
Lưu ô vừa nhập và chuyển tới nhập ngay ô tiếp theo
Alt+H Chuyển từ bảng Bút toán sang bảng Hóa đơn
Alt+L Lưu lại ô vừa nhập
Alt+G Ghi sổ chứng từ
Thêm dòng ở bảng Bút toán và bảng Hóa đơn (sử dụng bàn phím)
Gõ Enter ở ô cuối cùng của bút toán (côt Ghi chú) thì xuống dòng nhập bút toán mới
Gõ Enter ở ô cuối cùng của hóa đơn (cột Hàng hóa) thì xuống dòng kê hóa đơn mới
Thêm/Xóa dòng ở bảng Bút toán và bảng Hóa đơn (sử dụng chuột)
Trang 6Lập chứng từ mới bằng chức năng Lập chứng từ
Chứng từ có thể lập bằng chức năng Lập chứng từ khi đang làm việc với các màn hình chức năng
khác (ví dụ khi đang xem một sổ kế toán) mà không phải mở bảng kê “Chứng từ trong kỳ”
Màn hình Lập chứng từ có thể được mở bằng nhiều cách:
- Nhấn phím F3, hoặc
- Bấm chuột vào nút “Lập chứng từ” trên thanh công cụ, hoặc
- Vào menu Nghiệp vụ và chọn Lập chứng từ
Trang 7In chứng từ
Chứng từ có thể in ngay sau khi lập đủ các nội dung cần thiết
Các lệnh để in chứng từ:
Xem mẫu in
Trang 8In chứng từ
