Bài 1 - Introduction about email & its context -phần 2 potx

Bài 1 - Introduction about email & its context Giới thiệu về email & phạm vi của email –phần2 QUOTING DOCUMENTS TRÍCH DẪN TƯ LIỆU Nếu các bạn viết e-mail trả lời cho một bức thư điện

Bài 1 - Introduction about email & its

context (Giới thiệu về email & phạm vi

của email) –phần2

QUOTING DOCUMENTS (TRÍCH DẪN TƯ LIỆU)

Nếu các bạn viết e-mail trả lời cho một bức thư điện tử

khác, các bạn nên trích dẫn những tư liệu đã được đề cập

đến để chỉ dẫn phạm vi bạn muốn đề cập

Thay vì gửi một bức e-mail trả lời nói rằng:

yes

Các bạn nên trả lời như sau:

> Did you get all of the left-handed

thromblemeisters

> that you needed?

yes

Sử dụng dấu lớn hơn (>) là cách thường dùng nhất để

trích lời của ai đó trong thư điện tử, tuy nhiên những phần

mềm soạn e-mail khác của các bạn cũng có thể dùng

những quy ước khác nhau

Thậm chí, ngay cả khi có một số lượng từ khá lớn được

dùng trong phần trả lời các bạn vẫn cần phải trích dẫn

những phần của bức thư điện tử trước Điều đó là cần

thiết Các bạn hãy thử tưởng tượng hôm thứ hai bạn nhận

được một bức thư điện tử trả lời cho bức e-mail bạn gửi

từ hôm thứ sáu và đã không nhớ rõ nội dung nữa thì các

bạn sẽ thấy bất tiện thế nào Các bạn hãy thử đặt mình

vào vị trí ấy và quan sát phần nội dung sau:

I talked to them about it the other day,

and they want to see the other one

before they make up their minds

Phản ứng của các bạn chắc hẳn sẽ là "Huh???" Bạn sẽ

thấy thật sự khó hiểu và phải tìm lại phần thư đã gửi xem

mình đã hỏi gì Việc làm đó hết sức rắc rối và mất thời

gian

Sẽ dễ dàng hơn rất nhiều nếu bạn nhận được một bức

e-mail như sau:

> I've got the price quote for the Cobra

subassembly

> ready; as soon as I get a decision on the

> thromblemeister selection, I'll be ready to

go

> Have you talked to the thermo guys about

whether

> they are ready to go with the left-handed

thrombo or

> do they want to wait and check out the

right-handed

> one first?

I talked to them about it the other day, and

they want to see the other one before they

make up their minds

Thực sự bức thư điện tử trên tốt hơn rất nhiều so với

phần đưa ra trước đó Tuy nhiên các bạn có thể nhận thấy

nếu trích dẫn như vậy thì phạm vi quá rộng Ba dòng đầu

tiên không có mối tương quan nào với câu trả lời cả nên

chúng ta có thể lược bỏ chúng

Chính vì vậy các bạn chỉ cần phải trích dẫn đủ những

phần thuộc phạm vi bạn muốn đề cập đến

Ví dụ như ở bức e-mail trên các bạn chỉ cần trích dẫn như

sau là đủ:

> Have you talked to the thermo guys

about whether

> they are ready to go with the left-handed

thrombo or

> do they want to wait and check out the

right-handed

> one first?

I talked to them about it the other day, and

they want to see

the other one before they make up their

minds

Nếu như phần nội dung không đủ quan trọng để bạn dành

thời gian trích dẫn từ bức thư điện tử ban đầu, các bạn có

thể trích dẫn toàn bộ bức e-mail trước xuống phía dưới

phần trả lời của các bạn Nếu các bạn để như vậy người

đọc sẽ không phải xem phần trích dẫn kèm đó nếu họ đã

hiểu phần nội dung mà bạn trả lời

REMOVE PRONOUNS (THAY THẾ ĐẠI TỪ)

Phần ví dụ trên đã trích dẫn khá đầy đủ theo phạm vi đề

cập đến, nhưng các bạn vẫn phải cố gắng mới có thể hiểu

được phần trả lời Điều đó là do bức e-mail đã sử dụng

nhiều đại từ dễ gây nhầm lẫn

Một quy tắc khá hữu ích sẽ được rút ra nếu các bạn nhìn

vào tất cả phần đại từ ở 3 câu đầu tiên Nếu chúng không

thay thế cho một phần cụ thể được đề cập đến một cách

rõ ràng trong phần e-mail các bạn hãy chuyển chúng

thành những từ rõ ràng, dễ nhận biết hơn để tránh việc

làm người đọc thấy hoang mang

Ví

dụ

> Have you talked to the thermo guys

[about which handedness

> they want]?

I talked to the thermo group on

Wednesday, and they think the left-handed

thromblemeister will probably work, but

they want to evaluate the right-handed unit

before they make up their minds

Bây giờ, phần trả lời đã rõ ràng và cụ thể hơn Và, vì phần

trả lời đã bao gồm cả những phần giải thích ngầm và rõ

ràng từ bức thư điện tử ban đầu nên các bạn cũng nên

trích dẫn cả những phần tư liệu thiếu rõ ràng Trả lời theo

cách như vậy sẽ giúp phạm vi bức e-mail chỉ gói gọn trong

phần thân của thư và giúp người nhận dễ hiểu hơn Tuy

nhiên làm như vậy sẽ mất khá nhiều thời gian để soạn

một bức thư điện tử

SUMMARY (TÓM TẮT)

Nói tóm lại, khi các bạn viết e-mail điều hiển nhiên là các

bạn hiểu rõ những phần mình viết ra, nhưng người đọc

chưa chắc đã hiểu Chính vì vậy các bạn hãy cố gắng đưa

họ phần phạm vi e-mail chi tiết, rõ ràng bằng cách:

* Đưa ra những dòng chủ đề hữu ích

* Tránh sử dụng đại từ ở ba dòng đầu tiên

của thư

* Trích dẫn phần thư gửi trước để người

nhận dễ hiểu