Bài 1 - Introduction about email & its context pot

Trong cuộc sống hiện đại, e-mail, từ viết tắt của electronic mail thư điện tử được đánh giá rất cao, không chỉ bởi các cá nhân mà còn bởi các công ty, tổ chức, đoàn thể.. Các bạn chỉ cầ

Bài 1 - Introduction about email & its

context (Giới thiệu về email & phạm vi

của email) –phần1

INTRODUCTION (GIỚI THIỆU VỀ EMAIL)

Trong cuộc sống hiện đại, e-mail, từ viết tắt của electronic

mail (thư điện tử) được đánh giá rất cao, không chỉ bởi

các cá nhân mà còn bởi các công ty, tổ chức, đoàn thể

Nếu so sánh e-mail với thư truyền thống ta có thể dễ dàng

nhận thấy sử dụng e-mail rẻ hơn và đỡ tốn công sức hơn

viết thư tay Các bạn chỉ cần một chiếc máy tính có nối

mạng, một chút thời gian để soạn email, sau khi ấn nút

"send" thư của bạn sẽ được gửi đến người nhận trong

một khoảng thời gian rất ngắn Điều đó tiện lợi hơn rất

nhiều so với việc bạn dùng giấy bút và dành khá nhiều

thời gian cũng như công sức để hoàn thành một bức thư

tay

Không chỉ có vậy, sau khi viết xong thư các bạn còn phải

dán tem và đi đến bưu điện để gửi thư Có khá nhiều

trường hợp người viết sau khi hoàn thành một bức thư

thăm hỏi hoặc trao đổi với gia đình, bạn bè thì ngại đi mua

tem và gửi thư nên để quên luôn bức thư đó không gửi

hoặc một thời gian sau mới gửi Nhưng với việc viết

e-mail, tình trạng đó hầu như không bao giờ xảy ra

Đó là trường hợp so sánh với thư tay, vậy còn với những

phương tiện truyền thông khác như điện thoại hay FAX thì

sao? Sau khi quan sát và làm một số điều tra nhỏ trên

diễn đàn, kết luận được đưa ra rằng e-mail khó bị xâm

phạm hơn điện thoại, chính vì vậy e-mail giúp các bạn bảo

mật thông tin khá hiệu quả

Bên cạnh đó e-mail dễ sử dụng hơn FAX, các bạn chỉ cần

thực hiện vài thao tác đơn giản là có thể gửi thư điện tử

trong khi rất nhiều người than phiền về độ phiền phức và

rắc rối khi sử dụng FAX

Chính bởi những ưu điểm trên e-mail ngày càng được sử

dụng rộng rãi trên toàn thế giới Cụ thể, năm 1998 ước

tính có khoảng 30% những người đã trưởng thành ở Hoa

Kỳ và Canada sử dụng mạng Internet Nhưng đến năm

2007, dự án "Pew Internet and American Life" đã làm điều

tra và đưa ra kết quả 73% người đã trưởng thành ở Hoa

Kỳ thường xuyên liên lạc, kết nối qua internet Hầu hết

những người đó đều sử dụng thư điện tử

Tuy nhiên, điều đáng buồn là ở thế kỷ 21, khi việc sử

dụng e-mail đã trở thành thói quen không thể thiếu, vẫn có

một số lượng lớn những người gặp phải những điều rủi ro

trong khi dùng e-mail chỉ bởi họ không hiểu rõ và không

biết cách điều chỉnh văn phong trao đổi cho phù hợp với

loại phương tiện thông tin liên lạc mới này

Chính vì vậy bài giảng hôm nay sẽ giúp các bạn tránh

mắc phải những lỗi không đáng có khi sử dụng e-mail

Tuy nhiên bài giảng sẽ không chỉ cho các bạn cách thức

để gửi thư điện tử hay cách gửi kèm ảnh mà sẽ tập trung

vào việc giới thiệu cho các bạn nội dung của một bức thư

điện tử, hướng dẫn cho các bạn cách truyền đạt những

điều bạn muốn nói Những phần hướng dẫn được được

đưa ra sẽ rất ngắn gọn, rõ ràng và hiệu quả

Phần hướng dẫn ấy sẽ không phải là những lời võ đoán,

giáo điều Có thể sẽ có những người không đồng tình với

một số điểm mà bài giảng đưa ra Tuy nhiên nếu lúc nào

cũng chỉ có một đáp án đúng thì việc đưa ra những chỉ

dẫn để các bạn học theo có lẽ là một điều vô nghĩa Hy

vọng rằng, phần hướng dẫn này có thể giúp các bạn đánh

giá lại việc sử dụng email của mình và từ đó phát huy tối

đa tính hiệu quả của e-mail

Sau đây các bạn hãy quan sát một bức thư điện tử mẫu

để có thể hình thành một cái nhìn khái quát về cấu trúc

của e-mail Ở những phần sau bài giảng sẽ đi sâu và

phân tích chi tiết từng phần cụ thể của một bức thư điện

tử

Date: Sat, 1 Apr 98 13:45 GMT THE

HEADER To: htarlek@tweedledumb.com

Those Neanderthals in your

Shipping department have done

it again! This time they sent me

5 skids of "Wavy Locks" perm

lotion instead of 5 boxes of

"Wavy Lay's" potato chips!

Either you hire people with at

least a double-digit IQ, or I'll find

a new distributor!!!

Buy or Dye Convenience Store

and Hair Salon

Toad Suck, Arkansas

"At Intel, quality is job

Date: Ngày, tháng các bạn viết e-mail

Subject: Phần tiêu đề Phần này thường

chỉ dài một dòng, nói gắn gọn nội

dung chính các bạn sẽ đề cập

đến trong bức thư điện tử

Phần này rất quan trọng bởi hầu

bảo rằng phần tiêu đề của bức

e-mail hội tụ đủ thông tin cần thiết

để người nhận thư sẽ không bỏ

qua

Cc: Đây là phần thông tin báo cho

người nhận thư điện tử biết địa

chỉ e-mail của người sẽ nhận

được bản sao của bức e-mail

này

Trong trường hợp các bạn viết e-mail để yêu cầu, đề nghị,

dòng chủ đề nên bắt đầu với từ REQ, phần viết tắt của từ

REQUEST (YÊU CẦU, ĐỀ NGHỊ), điều đó sẽ giúp ra hiệu

cho người nhận e-mail cần phải đưa hành động sớm

Pat's call for a left-handed

thromblemeister

turned up 12 functional lefties that were

lying around people's offices unused

Chris

Ngoải ra, nếu các bạn đưa ra những thông tin không khần

cấp hoặc không cần người nhận e-mail phải trả lời thì các

bạn có thể bắt đầu dòng chủ đề bằng FYI, phần viết tắt

của FOR YOUR INFORMATION (THÔNG BÁO CHO

BẠN) để báo cho người nhận thư điện tử không cần phải

vội vàng hay quá tập trung

Ví

dụ

Subject: FYI: donuts in break room

nên dùng từ "information" (thông tin) ở dòng chủ đề (và

nếu có thể ngay cả trong phần thân của bức thư điện tử

các bạn cũng không nên sử dụng) Bởi đây là một khái

niệm khá chung chung gây nghi ngờ và khó khăn cho

người nhận thư trong việc cung cấp thông tin cho bạn

Các bạn hãy quan sát ví dụ sau đây để hiểu rõ hơn

Một người quản lý trang web của trường đại học Illinois at

Urbana-Champaign nhận được bức e-mail với dòng chủ

đề và nội dung như sau

Subject: information

Please send me information about UIUC

(University of Illinois at

Urbana-Champaign.)

Người quản lý trang web ấy chia xẻ rằng khi nhận được

bức thư đó ông ấy hầu như không có chút manh mối nào

về những điều người gửi e-mail muốn biết: thời hạn tuyển

sinh, số lượng sinh viên, hay diện tích trường học hoặc số

lượng những tòa nhà trong trường?

Điều duy nhất người quản lý có thể giúp người gửi e-mail

đó là viết một bức e-mail hỏi thông tin cụ thể mà người

gửi muốn biết là gì, họ muốn được nhận tài liệu trên giấy

hay qua file Việc gửi một bức thư điện tử như vậy chỉ gây

rắc rối cho người khác cũng như bản thân mình Chính vì

vậy các bạn hãy lưu ý để rút kinh nghiệm

Bức e-mail trên nếu được viết lại như sau thì sẽ hiệu quả

hơn hẳn

Subject: UIUC history

Are there any Web pages about the history

of the UIUC (University of Illinois at

Urbana-Champaign.)