Thông tin phản hồi trong quản lý

Trong hệ thống thông tin quản lý thì thông tin phản hồi là một thành phần cơ bản, với phơng pháp ngày càng tăng cờng dân chủ hóa, mở rộng dân chủ để huy động đợc trí tuệ của tập thể thì

Häc viÖn qu¶n lý gi¸o dôc

***

TiÓu luËn

Th«ng tin ph¶n håi trong qu¶n lý

Hä vµ tªn: §ç Trêng S¬n

Líp: K2A Chuyªn ngµnh Qu¶n lý Gi¸o dôc –

§¬n vÞ: Th¸i Thôy, Th¸i B×nh

Hµ néi , n¨m 2010

MỞ ĐẦU

Đất nước ta đang trong giai đoạn quỏ độ đi lờn chủ nghĩa xó hội, muốn thực hiện thành cụng giai đoạn này cần cú những người quản lý thật sự tõm huyết, cú

đủ năng lực và trình độ để lãnh đạo và điều hành tổ chức hoạt động có hiệu quả Một ngời quản lý với quyết tâm cao và làm việc mang tính kế hoạch hóa cao, biết xây dựng kế hoạch của tổ chức một cách khoa học, phù hợp thực tiễn, biết tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra hoàn thành chức năng của mỡnh gúp phần xõy dựng đất nước theo đỳng đờng lối của Đảng và Nhà nớc Để làm đợc điều đó, trong giai

đoạn hiện nay thì thông tin quản lý có vai trò vô cùng quan trọng góp phần làm nên thành công của một tổ chức

Trong hệ thống thông tin quản lý thì thông tin phản hồi là một thành phần cơ bản, với phơng pháp ngày càng tăng cờng dân chủ hóa, mở rộng dân chủ để huy

động đợc trí tuệ của tập thể thì thông tin phản hồi có ý nghĩa rất quan trọng Hơn nữa, trong giai đoạn hiện nay, mọi mặt của đời sống xã hội đang thay đổi từng ngày, từng giờ thì thông tin phản hồi trong quản lý ngày càng trở lên đặc biệt quan trọng đối với mỗi nhà quản lý, đòi hỏi mỗi nhà quản lý phải có đợc những thông tin phản hồi đảm bảo chính xác, kịp thời và đầy đủ nhất để có những quyết

định, quyết sách phù hợp cho sự phát triển của tổ chức của mình

Bản thân tôi thấy đây là một vấn đề vô cùng cần thiết cho công tác quản lý của mình, cần phải nắm đợc bản chất của vấn đều sau khi học môn thông tin và

hệ thống thông tin quản lý Giáo dục thông qua phơng pháp nghiên cứu lý luận và

đúc kết kinh nghiệm từ thực tiễn công tác của bản thân

Nội dung

Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản

lý của tổ chức Nó bao gồm con ngời, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích,

đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những ngời soạn thảo và ban hành các quyết định trong một tổ chức

Thông tin quản lý có thể đợc lấy từ bên trong tổ chức hoặc bên ngoài tổ chức Thông tin nội tại tổ chức thờng đợc lấy từ các báo cáo, sổ sách của tổ chức Thông tin bên ngoài có thể lấy từ đối tác, đối thủ cạnh tranh, tổ chức có liên quan, các nhà cung cấp, Chính phủ, …

Như chỳng ta đó biết, việc quản lý con người, tập thể là nhiệm vụ chớnh của việc quản lý khụng chỉ đối với toàn xó hội và đối với từng cấp, ngành, xó hội Cú thể núi, con người cú vai trũ chủ đạo trong hệ thống quản lý Trong lĩnh vực quản

lý người ta xem xột con người và hoạt động của con người trờn 3 gúc độ

- Con người với tư cỏch là chủ thể quản lý: cựng với năng lực, uy tớn, nhõn cỏch của mỡnh giỳp co người đưa ra cỏc quyết định quản lý của mỡnh Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của tổ chức và sự phỏt triển của tổ chức

- Con người với tư cỏch là khỏch thể quản lý (hay đối tượng quản lý): Đú là những người dưới quyền ở nhiều cấp độ cỏ nhõn, tập thể…với những đặc điểm văn hoỏ, nhõn cỏch riờng của họ

- Thứ 3 nhỡn nhận con người trong mối quan hệ giữa chủ thể và khỏch thể quản lý (mối quan hệ giữa những người lónh đạo và người dưới quyền)

Chủ thể quản lý và khách thể quản lý luôn gắn bó chặt chẽ với nhau, không tách rời nhau mà cùng tồn tại trong hoạt động của một tổ chức

Tuy nhiờn, con người và tập thể khụng thụ động trước tỏc động quản lý bởi mỗi người đều cú ý chớ, ý thức, cú những lợi ớch và nhu cầu riờng, cú nhận thức

về cỏc sự kiện Trong hệ thống quản lý, con người cú thể tiếp nhận cỏc quyết định quản lý, tuõn theo nú hoặc cú thể khụng tiếp nhận hay chỉ tiếp nhận ở một mức độ nhất định Chớnh vỡ thế trong việc quản lý con người khụng thể theo cỏc quyết định cứng nhắc mà mang tớnh linh hoạt, mềm dẻo

Quản lý núi chung và thụng tin là hai lĩnh vực cú liờn hệ mật thiết với nhau Nếu khụng cú thụng tin, quản lý sẽ khụng tồn tại với tư cỏch là quản lý Cú thể thấy, những quỏ trỡnh thu thập, xử lý thụng tin và truyền đạt thụng tin chớnh là cơ

sở của quản lý Hơn nữa, nếu xột về cơ cấu thỡ thụng tin là một yếu tố bờn trong,

cú tớnh chất nội tại của quản lý Và bản thõn quỏ trỡnh quản lý cũng chớnh là quỏ trỡnh trao đổi thụng tin giữa hệ thống quản lý với hệ thống bị quản lý, giữa toàn

bộ hệ thống với mụi trường xung quanh của nú

Đú là ta xột những nột đại thể về quan hệ giữa thụng tin và quản lý núi chung Nhưng vấn đề cần bàn ở đõy là giữa thụng tin phản hồi và thụng tin quản

lý cú quan hệ như thế nào?

Trước hết, để xỏc định khỏi niệm thụng tin phản hồi, chỳng ta cần xuất phỏt

từ khỏi niệm thụng tin Về khỏi niệm thụng tin, cho đến nay, đó cú nhiều bài viết

đề cập đến vấn đề này Tuy cũn cú nhiều cỏch kiến giải khỏc nhau, nhưng tựu trung đều thống nhất thừa nhận: thụng tin là biểu hiện của quỏ trỡnh tỏc động lẫn nhau giữa cỏc đối tượng vật chất, nú gắn liền vụi quỏ trỡnh phản ỏnh và mang tớnh khỏch quan Như vậy, thụng tin là thuộc tớnh vốn cú của thế giới vật chất Chỉ cú điều, xột từ gúc độ nhận thức luận, sự trao đổi thụng tin giữa hai đối tượng vật chất khỏc nhau sẽ được chia thành vật truyền tin và vật mang tin Nhưng, nhỡn theo gúc độ khỏi quỏt, khi tỏc động đến một vật khỏc, mỗi một vật sẽ vừa là vật truyền tin, vừa là vật mang tin Đõy là tớnh chất cần được lưu ý khi phõn tớch quỏ trỡnh quản lý xó hội Vỡ quỏ trỡnh quản lý cũng chớnh là quỏ trỡnh trao đổi thụng tin giữa đối tượng quản lý (chủ thể) và đối tượng bị quản lý (khỏch thể)

Thông tin và thông tin phản hồi luôn gắn bó chặt chẽ với nhau bởi vì trong quản lý, mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và khách thể quản lý luôn gắn kết với nhau, không thể tách rời nhau Quan hệ thông tin và phản hồi thông tin là quan hệ tơng đối, sự phản hồi từ khách thể quản lý tới chủ thể quản lý và ngợc lại từ chủ thể quản lý tới khách thể quản lý Phản hồi có thể hiểu là “phản ứng”, là thái độ,

là kết quả thực hiện các quyết định quản lý của đối tợng quản lý Vì vậy, chủ thể quản lý cần có thông tin “phản hồi” Phản hồi còn giúp cho ngời lãnh đạo, ngời quản lý điều chỉnh hành vi, thái độ và cao nhất là điều chỉnh các quyết định quản lý

Thông tin phản hồi là đưa ra thông tin xác nhận lại hay đóng góp những ý kiến để phát triển những thông tin có được Việc đưa ra thông tin phản hồi hiệu quả sẽ giúp nâng cao tinh thần làm việc cũng như thành tích làm việc

Trong hệ thống thông tin thì thông tin phản hồi là loại thông tin, phức tạp và phong phú nhất Nếu xét con người trong quan hệ với thế giới thì thông tin là nội dung của thế giới bên ngoài, được thể hiện trong sự nhận thức của con người Còn thông tin phản hồi sẽ hẹp hơn Đó chính là thông tin mà con người trao đổi với nhau trong sự giao tiếp Vì thế, thông tin xã hội gắn liền với hoạt động thực tiễn của con người Nó khác với các loại thông tin khác ở cách thể hiện và ở nội dung thông tin Nếu ở thế giới vật chất, thông tin chỉ là những đấu vết để lại giữa các sự vật trong quá trình tác động lẫn nhau thì ở thông tin phản hồi dấu vết đó lại mang tính gián tiếp, trừu tượng khi mà vật mang thông tin được thể hiện bằng

"từ,,, bằng "câu" Chính vì thế mà thông tin phản hồi, dù có tính khách quan, vẫn mang đấu ấn giai cấp, dân tộc Từ đó dễ thấy rằng, thông tin phản hồi là loại thông tin liên quan đến các quan hệ xã hội và những lợi ích xã hội của con người Khi xem xét thông tin phản hồi trong quan hệ với thông tin quản lý, chúng ta

có thể chia nó thành hai loại: thông tin về khách thể quản lý và thông tin của chủ thể quản lý Thông tin về khách thể quản lý giúp cho chủ thể quản lý hiểu rõ về đối tượng mà mình quản lý để từ đó đưa ra những chỉ thị, quyết định quản lý phù hợp Nếu xét từ khía cạnh chất lượng thì có thể chia thành thông tin khoa học và thông tin đánh giá Cả hai loại thông tin này đều đóng vai trò quan trọng đối với việc ra quyết định quản lý của chủ thể quản lý

Nhờ dựa vào hai loại thông tin này, chủ thể quản lý không chỉ biết được quyết định quản lý của mình có chính xác và phù hợp hay không, mà còn hiểu được phản ứng tốt hoặc xấu của đối tượng bị quản lý khi tiếp nhận quyết định này Như vậy, thông tin phản hồi có nội dung rất đa dạng và phức tạp Việc đi sâu vào phân tích những nội dung đó sẽ có ý nghĩa rất lớn đối với công tác quản

lý Việc làm này phụ thuộc rất lớn vào trình độ phát triển của hệ thống xã hội cũng như trình độ phát triển của bản thân kỹ thuật thu thập và xử lý thông tin Đây là khía cạnh không có giới hạn đối với sự phát triển của con người Bởi vì, Thông tin phản hồi có 2 dạng: Phản hồi tích cực và phản hồi tiêu cực Phản hồi tích cực là lời khen ngợi nhưng ở mức độ cao hơn bằng cách xác định cụ thể các hành động xuất sắc Phản hồi tiêu cực giống như một “bản cáo trạng” nhưng hiệu quả nó mang lại rất lớn Nó giúp người lãnh đạo quản lý nhìn thấy những điểm yếu của mình, của đơn vị mình mà khi ngồi trên cao, ta không thể nhận thấy Quá trình quản lý, xét từ quan điểm thông tin, về đại thể sẽ diễn ra như sau:

- Mức độ tổng quát là quan hệ trao đổi thông tin giữa chủ thể quản lý và khách thể quản lý ở góc độ này, quá trình quản lý là quá trình khép kín Chủ thể quản lý tiếp nhận các thông tin về khách thể quản lý, sau đó xử lý chúng và đưa

ra những mệnh lệnh, quyết định quản lý đến đối tượng quản lý Như vậy, thông tin từ đối tượng quản lý đến chủ thể quản lý là mối liên hệ ngược Tất nhiên, đây

là xét theo một chu trình quản lý, còn quá trình quản lý sẽ diễn ra liên tục theo kiểu: nhận - phát - nhận Vì thế, sau khi ra quyết định quản lý, chủ thể quản lý

lý các thông tin mới về đối tượng quản lý) để có sự điều chỉnh kịp thời, bổ sung cho những quyết định đã ban ra của mình

- Mức độ diễn biến cụ thể của quá trình quản lý Vấn đề này hiện còn còn có nhiều ý kiến khác nhau ở đây, khó khăn lớn nhất là việc xác định khâu nào là sự bắt đầu của quá trình quản lý Chẳng hạn, nếu coi thu thập thông tin về đối tượng quản lý là bước khởi đầu thì các bước tiếp theo thường là: xử lý thông tin, ra quyết định, đưa quyết định đến với đối tượng bị quản lý; giám sát và kiểm tra việc thực hiện quyết định quản lý Còn nếu coi thông tin quyết định là điểm xuất phát thì quá trình quản lý chỉ còn hai bước: tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện đó Ý kiến khác cho rằng, khi coi việc chuẩn bị và đưa ra các quyết định quản lý là sự bắt đầu của quá trình quản lý thì các bước tiếp theo sẽ là tổ chức thực hiện, điều chỉnh và hoàn thiện đần các quyết định trong quá trình thực hiện, cuối cùng là kiểm tra việc thực hiện quyết định quản lý Như vậy, nếu ý kiến thứ nhất đã tách việc đặt mục đích cho hoạt động quản lý ra ngoài quá trình quản lý và do đó, vai trò của thông tin xã hội chỉ còn giới hạn ở bước thu thập và

xử lý thông tin, thì ý kiến thứ hai lại tách việc thu thập và xử lý thông tin ra khỏi quá trình quản lý Những quan điểm này không có gì sai nhưng ít nhiều đã không chú trọng đến vai trò của thông tin xã hội trong suốt quá trình quản lý Vì, việc thu thập thông tin và bổ sung thông tin thường xuyên luôn tồn tại trong suất quá trình quản lý xã hội Một số người cho rằng, quan điểm thứ ba đã khắc phục được hạn chế trên khi cho rằng, quá trình diễn ra hoạt động quản lý luôn gắn liền với việc thu nhận và xử lý thông tin Đối với quan điểm này, ngay cả việc ra quyết định quản lý cũng sẽ trải qua các bước: 1 - Đặt mục đích; 2- Thu thập thông tin; 8

- Phân tích thông tin; 4 - Trên cơ sở thông tin đã có, xây dựng mô hình tương lai của khách thể quản lý (dự đoán tương lai, phát triển của đối tượng bị quản lý); 5 - Xây dựng các biến thể và lựa chọn biến thể tối ưu; 6 - Sửa đổi quyết định trong tiến trình thực hiện

Trong cả 6 bước này, thông tin phản hồi đều thể hiện vai trò của mình Đặc

biệt thực hiện với phương pháp "tăng cường dân chủ hóa trong quản lý" thì vai

trò của thông tin phản hồi sẽ có mặt ở tất cả các khâu, các bước của quá trình quản lý

Qua phân tích trên, chúng ta thấy vai trò của thông tin phản hồi đối với hệ thống quản lý được thể hiện như là cơ sở, điều kiện cần thiết để tiến hành quá trình quản lý Vì quản lý là hoạt động có tính hai chiều, chủ thể quản lý không thể không đón nhận các thông phản hồi cũng như sẵn sàng đưa ra phản hồi Không có phản hồi từ người khác sẽ không thể có giao tiếp Và không có giao tiếp thì nhà quản lý không thể biết được liệu những quyết định quản lý có rõ ràng và hoàn chỉnh hay không

Nếu bước đầu thiếu thông tin, hoặc thông tin không chính xác về hệ thống xã hội cần quản lý thì chủ thể quản lý không thể đề ra được mục đích cho hoạt động quản lý của mình Thông tin phản hồi còn thể hiện vai trò là cơ sở của việc quản

lý xã hội một cách khoa học Thông tin không đầy đủ, nội dung thông tin thiếu khách quan sẽ dẫn đến kết quả quản lý ngược với mục tiêu đề ra, hoặc rơi vào

khuynh hướng điều hành xã hội một cách chủ quan, duy ý chí và tất nhiên, dẫn đến sự thất bại

Một vai trò nữa của thông tin phản hồi đối với thông tin quản lý là nó có ảnh hưởng trực tiếp đến việc xử lý các thông tin quản lý Cùng với khả năng xử lý tốt thông tin của chủ thể, nếu thông tin phản hồi đầy đủ, chính xác sẽ góp phần làm tăng hiệu quả quản lý và do đó, thúc đẩy sự phát triển của quá trình quản lý Ngược lại, nếu thông tin không đầy đủ, thiếu chuẩn xác sẽ làm giảm hiệu quả quản lý xã hội và đương nhiên, làm chậm tốc độ phát triển

Vai trò đặc biệt quan trọng của thông tin phản hồi là ở chỗ, nó góp phần quan trọng trong sự thành công hay thất bại của quá trình quản lý Do vậy, việc có đầy

đủ thông tin và xử lý thông tin một cách khoa học ở tất cả các khâu, các bước của quá trình quản lý là tối cần thiết Hay nói cách khác, quá trình quản lý cũng chính

là quá trình liên tục thu thập và xử lý thông tin (trong đó có cả những thông tin phản hồi, cả tích cực và tiêu cực)

Rõ ràng, thông tin phản hồi đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý Nhưng để phát huy vai trò đó, thông tin phản hồi phải đảm bảo những tính chất như: chân thật, khách quan, kịp thời, liên tục và có hệ thống Đây

là những yêu cầu có tính nguyên tắc nhằm tránh sự bóp méo, xuyên tạc thông tin, cũng như tránh sự lạc hậu của thông tin Một điểm nữa cần lưu ý là muốn phát huy vai trò tích cực của thông tin phản hồi, nguồn thu thập thông tin phải đa dạng, phương tiện thu thập thông tin phải ngày càng hiện đại, tiên tiến Bởi vậy,

tổ chức tốt việc thu thập thông tin, đầu tư đầy đủ ngân sách cũng như cơ sở vật chất kỹ thuật cho việc thu thập và xử lý thông tin trong đó có thông tin phản hồi

là đặc biệt cần thiết ở mỗi quốc gia, điều này sẽ được thể hiện ở việc đào tạo đội ngũ cán bộ, cũng như tỷ lệ ngân sách đầu tư cho việc phát triển khoa học công nghệ Chúng ta đều biết, việc sử dụng những phương tiện mới để thông tin giữa chủ thể quản lý và khách thể quản lý, cũng như việc hợp nhất những dòng thông tin khác nhau sẽ tạo ra những tiền đề cần thiết để nâng cao vai trò của thông tin quản lý trong quá trình quản lý Nghĩa là thông tin phản hồi muốn giữ được vai trò của mình Nghĩa là thông tin phản muốn giữ được vai trò của mình trong quá trình quản lý xã hội thì còn cần phải kết hợp với rất nhiều dòng thông tin phi xã hội khác

KÕt luËn

Ngày nay chúng ta đang triển khai dân chủ hoá trong quản lí cũng là một trong những biện pháp nhằm tăng cường sự phản hồi thông tin Thông tin luôn sẵn sàng chia sẻ cho mọi người, các cá nhân hoặc nhóm có thể tự do sử dụng thông tin và bàn bạc với người khác thông qua tổ chức Mặt khác, thông tin là một phần rất quan trọng của sự phi tập trung việc ra quyết định trong một tổ chức Một tổ chức có thể tham gia tăng các nguồn lực thông tin bằng một hệ thống uỷ quyền ra quyết định cho cấp có thông tin, hơn là chuyển thông tin tới địa điểm ra quyết định Những điều này cũng làm giảm sự quá tải thông tin vào một số bộ phận hoặc một số cá nhân và cũng tránh tình trạnh sự ôm đồm hoặc lấn sân hoặc bao sân trong quản lý Tình trạng này diễn ra không ít trong thực tế quản lí đặc biệt là trong các cơ quan hành chính sự nghiệp Tuy nhiên tình trạng này cũng làm nảy sinh nguy cơ lạm dụng vầ thâu tóm thông tin trong tổ chức, vì

sự truyền đạt thông tin nhiều khi diễn ra không hoàn toàn khách quan (tam sao thất bản)

Ta thấy chủ thể quản lý và khách thể quản lí luôn gắn kết với nhau, không thể tách rời nhau Thông tin phản hồi là phản ứng, là kết quả thực hiện các quyết định quản lí của khách thể quản lý Thông tin phản hồi thông báo về mặt mạnh, mặt yếu của chủ thể quản lý

Thông tin phản hồi và thông tin quản lý luôn có sự gắn kết chặt chẽ với nhau

và quá trình quản lý bao giờ cũng cần đến những thông tin phản hồi Bởi vậy, để

tăng cường hiệu quả quản lý xã hội và "tăng cường dân chủ hóa trong quản lý"

trong tình hình và điều kiện mới, cần coi trọng việc thu thập thông tin phản hồi ,

xử lý chúng một cách đúng đắn, khoa học và trên cơ sở đó, có những quyết định phù hợp, kịp thời

Thông tin phản hồi là một thành phần cơ bản của thông tin quản lý, chúng có mối gắn kết chặt chẽ với nhau.Vì vậy mỗi người quản lý, mỗi cơ quan quản lý trong quá trình thực hiện và chỉ đạo thực hiện các quyết định cần luôn chú ý tới thông tin phản hồi để kịp thời điều chỉnh và ra các quyết định cho hợp lí, góp phần nâng cao hiệu quả của công tác quản lí, từ đó nâng cao chất lượng hoạt động của một tổ chức nhằm từng bước góp phần xây dựng cơ quan, tổ chức, đất nước theo đúng định hướng đã chọn, phù hợp với tình hình thực tiễn hiện nay