tổng quan về quản trị dự án

- Theo luật đầu tư năm 2005: “Dự án đầu tư là tập hợp các đề xuất bỏ vốn trung và dài hạn để tiến hành các hoạt động đầu tư trên địa bàn cụ thể, trong khoảng thời gian xác định” - Theo N

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN

I DỰ ÁN (Project)

1 Định nghĩa (Modifine)

- Dự án đầu tư là tế bào cơ bản của hoạt động đầu tư Đó là một tập hợp các biện pháp có căn cứ khoa học và cơ sở pháp lý được đề xuất về các mặt kỹ thuật, công nghệ, tổ chức sản xuất, tài chính, kinh tế và xã hội để làm cơ sở cho việc quyết định bỏ vốn đầu tư với hiệu quả tài chính đem lại cho doanh nghiệp và hiệu quả kinh tế - xã hội đem lại cho quốc gia và xã hội lớn nhất có thể được

- Theo luật đầu tư năm 2005: “Dự án đầu tư là tập hợp các đề xuất bỏ vốn trung

và dài hạn để tiến hành các hoạt động đầu tư trên địa bàn cụ thể, trong khoảng thời gian xác định”

- Theo Ngân hàng thế giới (WB): “Dự án là tổng thể các chính sách, hoạt động

và chi phí liên quan với nhau được hoạch định nhằm đạt được những mục tiêu nào đó trong một thời gian nhất định”

- Dự án đầu tư có thể được xem xét từ nhiều góc độ:

+ Về mặt hình thức: Dự án đầu tư là một tập hồ sơ tài liệu trình bày một cách chi tiết và có hệ thống các hoạt động và chi phí theo một kế hoạch nhằm đạt được những kết quả và thực hiện được những mục tiêu nhất định trong tương lai

+ Xét trên góc độ quản lý: Dự án đầu tư là một công cụ quản lý việc sử dụng vốn,

vật tư lao động, để tạo ra các kết quả tài chính, kinh tế xã hội trong một thời gian dài

+ Xét trên góc độ kế hoạch hoá: dự án đầu tư là một công cụ thể hiện kế hoạch

chi tiết của một công cuộc đầu tư sản xuất kinh doanh, phát triển kinh tế xã hội, làm tiền đề cho các quyết định đầu tư và tài trợ Xét góc độ này dự án đầu tư là một hoạt động kinh tế riêng biệt nhỏ nhất trong công tác kế hoạch hoá nền kinh tế nói chung (một đơn vị sản xuất kinh doanh cùng một thời kỳ có thể thực hiện nhiều dự án)

+ Xét về mặt nội dung: Dự án đầu tư là tổng thể các hoạt động và chi phí cần

thiết, được bố trí theo một kế hoạch chặt chẽ với lịch thời gian và địa điểm xác định để tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo những cơ sở vật chất nhất định nhằm thực hiện những mục tiêu nhất định trong tương lai

- Dự án có mục đích, kết quả rõ ràng

Tất cả các dự án thành công đều phải có kết quả được xác định rõ ràng như một toà nhà chung cư, một hệ thống mạng cơ quan, một hệ thống mạng cáp truyền hình… Mỗi dự án bao gồm tập hợp các nhiệm vụ cần thực hiện, mỗi nhiệm vụ cụ thể này khi thực hiện sẽ thu được kết quả độc lập và tập hợp các kết quả đó tạo thành kết quả chung của dự án Các kết quả này có thể theo dõi, đánh giá bằng hệ thống các tiêu chí

rõ ràng Nói cách khác, dự án bao gồm nhiều hợp phần khác nhau được quản lý, thực hiện trên cơ sở đảm bảo thống nhất các chỉ tiêu về thời gian, nguồn lực (chi phí) và chất lượng Để đảm bảo cho mọi công cuộc đầu tư được tiến hành thuận lợi, đạt được mục tiêu mong muốn, đem lại hiệu quả kinh tế xã hội cao thì trước khi bỏ vốn phải làm tốt công tác chuẩn bị Có nghĩa là phải xem xét, tính toán toàn diện các khía cạnh thị trường, kinh tế kỹ thuật tài chính, điều kiện tự nhiên, môi trường xã hội, pháp lý…

có liên quan đến quá trình thực hiện đầu tư đến sự phát huy tác dụng và hiệu quả đạt được của công cuộc đầu tư: Phải dự đoán được các yếu tố bất định (sẽ xảy ra trong quá trình kể từ khi thực hiện đầu tư cho đến khi kết thức hoạt động của dự án) có ảnh hưởng đến sự thành bại của công cuộc đầu tư Mọi sự xem xét, tình toán và chuẩn bị này được thể hiện trong việc soạn thảo các dự án đầu tư (lập dự án đầu tư), có nghĩa là đầu tư phải được thực hiện theo một dự án đã được soạn thảo với chất lượng tốt

- Thời gian tồn tại của dự án có tính hữu hạn: Dự án là một sự sáng tạo

Giống như các thực thể sống, dự án cũng trải qua các giai đoạn: Hình thành, phát triển và kết thúc hoàn thành Nó không kéo dài mãi mãi, khi dự án kết thúc hoàn thành, kết quả dự án được chuyển giao, đưa vào khai thác sử dụng, tổ chức dự án giải tán

- Sản phẩm, kết quả của dự án mang tính độc đáo, mới lạ

Khác với các quá trình sản xuất liên tục, có tính dây chuyền, lặp đi lặp lại, kết quả của dự án không phải là sản phẩm sản xuất hàng loạt, mà có tính mới, thể hiện sức sáng tạo của con người Do đó, sản phẩm và dịch vụ thu được từ dự án là duy nhất, hầu như khác biệt so với các sản phẩm cùng loại Tuy nhiên, trong nhiều dự án, tính duy nhất thường khó nhận ra Vì vậy, mỗi dự án cần phải tạo ra những giá trị mới chẳng hạn thiết kế khác nhau, môi trường triển khai khác nhau, đối tượng sử dụng khác nhau…Từ đó cho thấy nếu 2 dự án hoàn toàn giống nhau và không tạo được giá

trị nào mới, nó thể hiện có sự đầu tư trùng lặp, gây lãng phí, đây là tình trạng phổ biến của các dự án nói chung

- Dự án liên quan đến nhiều bên

Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều bên hữu quan như nhà tài trợ (chủ đầu tư), khách hàng (đơn vị thụ hưởng), các nhà tư vấn, nhà thầu (đơn vị thi công, xây dựng) và trong nhiều trường hợp có cả cơ quan quản lý nhà nước đối với các dự án sử dụng nguồn vốn có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước Tuỳ theo tính chất của dự án và yêu cầu của nhà tài trợ mà sự tham gia của các thành phần trên có sự khác nhau Để thực hiện thành công mục tiêu của dự án, các nhà quản lý dự án cần duy trì thường xuyên mối quan hệ với các bộ phận quản lý khác

- Dự án thường diễn ra trong một môi trường hoạt động phức tạp

+ Với nhiều mục đích, đòi hỏi sự khác biệt và đôi khi trái ngược nhau

+ Có mối liên hệ đa dạng và phức tạp

+ Chứa đựng nhiều tính bất ổn, gặp nhiều rủi ro

+ Luôn tồn tại mâu thuẫn và sự căng thẳng

3 Phân biệt chương trình – dự án – nhiệm vụ

- Chương trình là một kế hoạch dài hạn bao gồm nhiều dự án

Ví dụ chương trình phát triển nông nghiệp của quốc gia bao gồm các dự án như nghiên cứu giống cây trồng vật nuôi, thủy lợi, chăn nuôi gia súc gia cầm, chế biến các sản phẩm từ nguyên liệu nông nghiệp

- Dự án là một quá trình bao gồm công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về ngân sách, thời gian và nguồn lực

- Nhiệm vụ là những nỗ lực trong ngắn hạn (ngày, tuần, tháng…) được thực hiện bởi một cá nhân hay một nhóm người, một tổ chức nào đó Các nhiệm vụ này có liên quan với nhau để thực hiện một dự án

So sánh dự án với công việc thường nhật

Điều ngoại lệ của các chức năng thông

Các hoạt động liên quan chặt chẽ với nhauCác hoạt động không hoặc ít liên quan

Mục tiêu và thời hạn cuối cùng cụ thể Mục tiêu và thời hạn cuối cùng không cụ

thể Kết quả mong muốn được định rõ Kết quả mong muốn không được định rõ

Sự khác nhau giữa quản lý sản xuất và quản lý dự án

Nhiệm vụ có tính lặp lại liên tục Nhiệm vụ không có tính lặp lại liên tục mà

có tính chất mới mẻ

Tỷ lệ sử dụng nguồn lực thấp Tỷ lệ sử dụng nguồn lực cao

Thời gian tồn tại của các công ty là lâu dài Thời gian tồn tại của dự án có giới hạn Các số liệu thống kê sẵn có và hữu ích đối

với việc ra quyết định

Các số liệu thống kê được sử dụng hạn chế trong quản lý dự án

Không quá tốn kém khi chuộc lại lỗi lầm Phải trả giá đắt cho các quyết định sai lầm

Tổ chức theo tổ nhóm là hình thức phổ

Trách nhiệm rõ ràng và được điều chỉnh

qua thời gian Phân chia trách nhiệm thay đổi tuỳ thuộc vào tính chất của từng dự án Môi trường làm việc tương đối ổn định Môi trường làm việc thường xuyên thay đổi

4 Các sơ đồ phân loại dự án

4.1 Sơ đồ nhận dạng các loại dự án

- Dự án xã hội: Là các dự án cải tổ hệ thống chế độ như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, an ninh, trật tự cho tất cả các tầng lớp dân cư, xóa đói giảm nghèo, khắc phục hậu quả thiên tai…

- Dự án kinh tế: Là các dự án về cổ phần hóa doanh nghiệp, tổ chức hệ thống đấu thầu bán đấu giá các loại tài sản, xây dựng hệ thống thuế mới, phát triển ngành nghề mới…

- Dự án tổ chức: Là các dự án về cải tổ quản lý, cải cách hành chính, tổ chức các hội nghị quốc tế, đổi mới hoặc thành lập các tổ chức xã hội, các hội nghề nghiệp…

- Dự án nghiên cứu và phát triển: Là các dự án nghiên cứu và sản xuất sản phẩm mới, các kết cấu xây dựng mới, xây dựng các chương trình phần mềm tự động hóa, phần mềm ứng dụng…

- Dự án đầu tư xây dựng: Là các công trình dân dụng, công trình công nghiệp, công trình công cộng và cơ sở hạ tầng…

4.2 Phân loại cơ bản các dự án trong điều kiện chuyển dịch cơ cấu kinh tế

4.3 Sơ đồ phân loại siêu dự án

4.4 Đa dự án

4.5 Sơ đồ phân loại dự án thông thường

Các chương trình tổ chức tổng thể

Thiết kế hệ thống quản

lý các dự án trong nội

bộ doanh nghiệp

Cải tổ tổ chức quản lý và chiến lược phát triển

Thành lập các tổ chức DN mới, các chiến lược phát triển kinh doanh

Các tổ chức doanh nghiệp hiện hữu trong dịch chuyển cơ cấu kinh tế Các loại hình cơ bản

Các

dự án

Công nghệ thông tin

Tổ chức

Kinh

tế

Xã hội

Các chương trình tổ hợp, phức hợp và chuyên ngành

Địa phương Liên ngành

Miền vùng Quốc gia

Quốc tế

Hỗn hợp

Kỹ thuật

Tổ chức Kinh tế

Xã hội

Tập hợp các dự án trong điều kiện đổi mới nền kinh tế Siêu dự án Đa dự án DA thông

thường

5 Vòng đời dự án

Tất cả chúng ta đều trải qua tuổi già – tuổi dậy thì – tuổi trưởng thành – và cái chết lúc này hay lúc khác

Với dự án bao giờ cũng vậy, cũng có điểm khởi đầu và kết thúc Quá trình này được chia thành bốn giai đoạn:

Dự án thông thường

Hỗn hợp

Xã hội Kinh tế

Tổ chức

Kỹ Thuật

Tổ hợp Giáo dục và

đào tạo

Nghiên cứu và phát triển

Đổi mới Đầu tư

Loại hình dự án Kiểu dự án

Kết thúc

DA Ý định về

dự án mới

Kết thúc

DA Ý định về

dự án mới

Ý định về

dự án đầu tư

Ý định về

dự án đầu tư

Giai đoạn khởi đầu

Giai đoạn khởi đầu

Giai đoạn hoạch định

Giai đoạn hoạch định

Giai đoạn thực hiện

dự án

Giai đoạn thực hiện

dự án

- Giai đoạn khởi đầu: Nhu cầu được xác định và được mô tả, các nhóm tham gia làm việc được xác định, đội bắt đầu hình thành Các vấn đề có tính khả thi (có thể thực hiện dự án không?) và sự chứng minh (có nên thực hiện dự án không?) được giải quyết

- Giai đoạn hoạch định: Đề ra chiến lược sản xuất bắt đầu bằng việc định nghĩa các phần tử công việc bắt buộc và trình tự tốt nhất để thực hiện chúng

- Giai đoạn thực hiện dự án: Mọi công việc đã quy định được thực hiện dưới sự giám sát chặt chẽ của nhà quản trị dự án như tiến độ thực hiện công việc, các điều chỉnh, chất lượng và các mục tiêu đạt được so với dự kiến ban đầu

- Giai đoạn kết thúc dự án: Tập trung vào việc xác minh dự án dự án đã hoặc sẽ đáp ứng nhu cầu ban đầu như thế nào? Về mặt lý tưởng kết quả cuối cùng của giai đoạn này là bàn giao dự án cho khách hàng Khách hàng chấp nhận và sử dụng thành phẩm bàn giao, giải phóng nguồn lực, đánh giá và rút ra bài học

6 Môi trường dự án

Quá trình thực hiện dự án diễn ra trong một môi trường luôn luôn có sự thay đổi khó lường và vì thế nó ảnh hưởng đến dự án Quá trình tác động của các yếu tố môi trường đến dự án được biểu diễn qua sơ đồ sau:

Giai đoạn 2

Xác định

LÀM NHƯ THẾ NÀO

KẾ HOẠCH

DỰ ÁN

Giai đoạn 3

TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH DỰ ÁN

Thực hiện Kiểm tra, giám sát

Điều chỉnh …

KẾT QuẢ

Giai đoạn 4

Đánh giá Nghiệm thu, Bàn giao

Rút kinh nghiệm, bài học,

Giải quyết sau DA

BÁO CÁO

Giai đoạn 1

KHỞI SỰ DỰ ÁN Ý TƯỞNG DA LÀM CÁI GÌ?Xác định TUYÊN BỐ DỰ ÁN

Trong đó:

X là các yếu tố

đầu vào

Y : Là các yếu

tố đầu ra

Z: Các yếu tố tác động của môi trường

7 Tiêu chuẩn thành công của dự án

7.1 Định nghĩa về sự thành công của dự án

Định nghĩa về sự thành công của dự án là một điều hiễn nhiên và rất quan trọng Tuy nhiên mỗi tổ chức lại có những gốc độ nhìn nhận khác nhau về các nội dung trọng yếu trong các kết quả của dự án, vì vậy có nhiều dự án được đưa ra Nhưng nếu chúng

ta xem xét nhiều cách khác nhau với các dự án thành công chúng ta sẽ dễ dàng nhận

thấy thành công của dự án tồn tại trên 4 cấp Và bất kỳ các giá trị cụ thể nào được

dùng để định lượng sự thành công hay thất bại của dự án nguyên tắc vẫn không thay đổi

- Cấp 1: Đáp ứng các đích của dự án Ở cấp này câu hỏi được đặt ra là dự án có đáp ứng được các đích ban đầu về chi phí, lịch biểu, chất lượng và công năng hay không?

- Cấp 2: Hiệu năng của dự án – dự án được quản lý tốt đến mức nào?

Nếu dự án đáp ứng được các đích của nó song các nhóm khác hàng, đội dự án, hoặc những người khác bị tác động ngược lại thì tất yếu dự án không được coi là thành công

Hiệu năng của dự án có thể được ước tính nhờ dùng các quy chuẩn sau:

+ Mức độ phân hóa đối với các hoạt động của khách hàng

+ Các tài nguyên được sử dụng hiệu quả tới mức nao?

+ Lượng tăng trưởng và phát triển của các thành viên trong đội dự án

+ Các mâu thuẫn đã được quản lý hiệu quả đến mức nào?

+ Chi phí cho các chức năng quản trị dự án

- Cấp 3: Tiện ích của khách hàng hoặc người sử dụng Ước tính sự thành công của cấp này được trả lời theo các câu hỏi sau:

+ Vấn đề ban đầu có được giải quyết hay không?

+ Sự gia tăng có thể xác minh: Doanh thu, thu nhập, lợi nhuận

+ Có tiết kiệm được khoản tiền như dự kiến hay không?

+ Thực tế khách hàng có đang sử dụng sản phẩm hay không?

- Cấp 4: Cải tiến tổ chức, tức là tổ chức có học được gì từ dự án không đối với công tác của mình

7.2 Những yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện thành công của dự án

Một dự án có thực hiện thành công hay không thường tùy thuộc vào nhiều yếu tố then chốt đó là năng lực cá nhân và tổ chức, môi trường có thể (sự ủng hộ của các nhà quản lý cao cấp và các thành viên quan trọng khác có liên quan đến dự án), sự mong muốn (hiểu biết, thái độ, lợi ích…) tất cả những điều đó được thể hiện một cách chi tiết và cụ thể như:

+ Mục tiêu của dự án có được xác định rõ ràng, có được hiểu một cách thấu đáo

và cặn kẽ hay không? Có nhận được sự cam kết cho việc thực hiện dự án không? + Thiết kế dự án có đầy đủ và phù hợp với thực hiện dự án không?

+ Nhà quản lý và các thành viện dự án

+ Lịch trình thực hiện dự án

+ Sự ửng hộ của các nhà quản trị ở cấp cao nhất

+ Phân phối nguồn lực: đúng, đủ và kịp thời theo yêu cầu

+ Các kênh cung cấp thông tin trong quá trình triển khai dự án

+ Cơ chế và các nguyên tắc kiểm soát dự án

+ Khả năng xử lý các sự cố xảy ra

+ Phản ứng trước các yêu cầu của khách hàng

7.3 Các nguyên nhân dẫn đến sự thất bại của dự án

- Không có sự liên kết chặt chẽ giữa các bên có liên quan đến dự án

- Không xác định được nhu cầu thực của dự tức không xác định được đúng vấn

đề cần giải quyết

- Không chỉ ra được sự khác biệt giữa mục tiêu cụ thể và phương thức tiến đến mục tiêu đó

- Phân tích không đầy đủ tư tưởng của dự án trước khi quyết định chuyển sang giai đoạn nghiên cứu khả thi

- Dự án không nằm trong sự hỗ trợ hợp lý của các cơ quan có liên quan

II QUẢN TRỊ DỰ ÁN (project management)

1 Định nghĩa

Quản trị dự án là hoạt động quản trị quá trình hình thành, triển khai và kết thúc

dự án trong một môi trường hoạt động nhất định với không gian và thời gian xác định

2 Thực chất

- Thực chất quản trị dự án được thực hiện bởi quản trị gia dự án (project manager) trong một doanh nghiệp hoặc một tổ chức

- Hoạt động quản trị bao gồm

+ Hoạt động kiểm tra: So sánh, đánh giá và kết luận về kết quả các quá trình hoạt động trong dự án

+ Hoạt động giám sát: Theo dõi, uốn nắn và điều chỉnh sự vận động của các hoạt động trong dự án

- Được thực hiện bởi các biện pháp quản trị bao gồm:

+ Thu thập đầy đủ các thông tin quản trị

+ Ra quyết định quản trị kịp thời, chính xác, hợp lý trên cơ sở các thông tin được xác định

3 Lịch sử quản trị dự án

3.1 Thời kỳ cổ đại

- Vườn treo Babylon

- Kim Tự tháp Ai Cập (riêng kim tự tháp CHEOPS có thời gian xây dựng là 20 năm, cao 138 -227 m, sử dụng 2 tỷ m3 đá xây dựng

3.2 Thời kỳ cận đại

- 1650: Xuất hiện Trưởng dự án điều hành công việc của các thợ thủ công

- 1700: Chức danh kiến trúc sư ra đời, nhận và quản trị việc xây dựng

- 1800: Nhà thầu ra đời để điều hành việc xây dựng, kiến trúc sư thiết kế và giám sát xây dựng

- 1850: Các kinh tế chuyên gia ngành xây dựng xuất hiện, kỹ sư thiết kế cơ khí ra đời