Công nghệ thông tin trong trường học

Riêng lĩnh vực phần mềm, với tưcách là cẩm nang CNTT trong nhà trường, tài liệu định hướng vào việc giới thiệu nhữngcông cụ CNTT nói chung và những phần mềm hữu ích phục vụ việc dạy, học

MỤC LỤC

Lời giới thiệu: 6

Chương I Giới thiệu 7

1 Vai trò của CNTT trong mô hình giáo dục hiện đại 7

2 Các nội dung chính trong tài liệu 7

Chương II Các kiến thức cơ bản về CNTT 10

1 Danh sách thuật ngữ 10

2 Cấu trúc máy tính 14

3 Tổng quan phần cứng 15

4 Hệ điều hành 17

5 Ph ầ n mềm 18

5.1 Phần mềm tiện ích 18

5.2 Phần mềm ứng dụng 19

5.3 Ứng dụng trên Internet 20

5.4 Học liệu, giáo trình điện tử 21

5.5 Phần mềm chuyên ngành giáo dục 22

5.6 Phần mềm trong các lĩnh vực khác 24

6 Các vấn đề liên quan tới bản quyền phần mềm 24

7 An toàn và bảo mật thông tin 25

Chương III Một số kỹ năng và thủ thuật khi sử dụng các phần mềm cơ bản 27

1 Tìm kiếm thông tin trên internet 27

1.1 Cách tìm kiếm thông tin trên mạng 27

1.2 Một số Website cung cấp hệ thống văn bản quy phạm pháp luật 27

2 Những kỹ năng cơ bản trong bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office 34

2.1 Thao tác trên thanh công cụ (Standard) và thanh định dạng (Formatting) 34

2.1.1 Thêm, bớt các chức năng trên Menu và thanh công cụ chuẩn 39

2.1.2 Các bước thực hiện thêm các nút lệnh trên thanh định dạng (Formatting) 39

2.1.3 Các bước thực hiện bỏ các nút lệnh trên thanh định dạng (Formatting) 41

2.1.4 Chú thích tiếng Việt vào các nút lệnh trên Menu 42

2.1.4.1 Các bước thao tác chú thích tiếng Việt vào các nút lệnh 43

2.1.4.2 Các bước chú thích trên Menu sổ dọc 45

2.2 Một số chức năng cần thiết trong quá trình soạn thảo văn bản 46

2.2.1 Lưu văn bản với tên khác 46

2.2.2 Tìm kiếm (Find) 46

2.2.3 T hay thế 48

2.2.4 Định nghĩa gõ tắt 50

2.3 Thiết lập một số chức năng trong Option để khắc phục một số lỗi 59

3 Nhúng Excel vào Word 63

4 Trộn thư: Mai l Merge 65

5 Một số thao tác với bảng và tính toán trên Word 72

5.1 Thao tác trên bảng 72

5.2 Tính toán trên Word 74

6 Tạo, gỡ tiêu đề cột giống nhau của bảng trong Word 74

Microsoft Excel- Một số hàm hay dùng trong Excel 75

7.1 Một số kỹ năng cần thiết trong Excel 75

7.1.1 Hiển thị dòng tiêu đề của một bảng tính trong các trang in 75

7.1.2 Đặt điều kiện nhập liệu cho ô (cell) cột (columns) 79

7.1.3 Một số thiết lập cần thiết trong Option 82

7.2 Một số hàm thông dụng trong Excel 83

7.2.1 Hàm lấy phần nguyên của một số 84

7.2.2 Hàm lấy phần dư của phép chia n cho m 84

7.2.3 Hàm làm tròn số liệu 85

7.2.4 Hàm Sumif – Hàm tính tổng theo 1 điều kiện 85

7.2.5 Hàm Count – Hàm đếm giá trị số 86

7.2.6 Hàm Counta – Hàm đếm toàn bộ các kiểu dữ liệu 87

7.2.7 Hàm Countif – Hàm đếm theo 1 điều kiện 87

7.2.8 Hàm tính tổng thoả mãn nhiều điều kiện 88

7.2.9 Hàm Sumif – Hàm tính tổng theo 1 điều kiện 88

7.2.10 Hàm Rank – Hàm xếp thứ bậc 89

7.2.11 Hàm đếm toàn bộ các kiểu dl thoả mãn nhiều điều kiện 89

8 Chuyển đổi mã font 90

9 Các phím tắt hay dùng khi giao tiếp với máy tính 94

10 Chuyển đổi định dạng văn bản 95

11 Nén và giải file nén 96

12 Sử dụng chức năng của Windows Movie Maker để ghi âm 101

13 Phần mềm gọi điện thoại từ máy tính đến máy tính miễn phí Skype 103

13.1 Cài đặt: 103

13.2 Đăng ký sử dụng tài khoản 104

13.3 Đăng nhập Skype 105

13.4 Cách dùng Skype để liên lạc 106

14 Team viewer công cụ hỗ trợ từ xa 107

14.1 Hướng dẫn cài đặt 107

14.2 Hướng dẫn sử dụng 110

Chương IV Một số yêu cầu đối với hiệu trưởng về ứng dụng CNTT trong trường học 113

1 Tầm quan trọng của CNTT đối với hiệu quả hoạt động trường học 113

2 Những ứng dụng CNTT cơ bản 113

2.1 CNTT trong nghiệp vụ quản lý nhà trường 113

2.2 Ứng dụng CNTT trong hoạt động dạy 114

2.3 Ứng dụng CNTT trong hoạt động học 114

3 Các mức độ ứng dụng CNTT trong nhà trường 114

4 Xây dựng kế hoạch ứng dụng CNTT trong nhà trường 116

5 Tổ chức thực hiện kế hoạch ứng dụng CNTT trong trường học 117

Chương V Khai thác ứng dụng CNTT cho các nghiệp vụ quản lý trong nhà trường 119

1 Tổng quan 119

2 Hệ thống V.EMIS 119

3 Hướng dẫn cài đặt hệ thống và đăng nhập hệ thống 125

4 Phân hệ Q uản trị hệ thống 131

5 Hướng dẫn sử dụng 132

5.1 Chọn đơn vị sử dụng 132

5.2 Thiết lập các danh mục 133

5.3 Phân quyền cho người sử dụng 134

Sao lưu dữ liệu 137

5.5 Phục hồi dữ liệu 138

6 Phân hệ quản lý tài chính, tài sản (FMIS) 141

6.1 Giới thiệu 141

6.2 Hướng dẫn sử dụng và khai thác chương trình 143

6.2.1 Mở phân hệ quản lý tài chính 143

6.2.2 Kiểm tra các thiết lập thông tin ban đầu 143

6.2.2.1 Thiết lập thông tin đơn vị 143

6.2.2.2 Chọn thời điểm hạch toán 144

6.2.2.3 Xem danh mục tài khoản 144

6.2.2.4 Xem danh mục đối tượng 144

6.2.2.5 Xem danh mục nguồn vốn sử dụng 145

6.2.3 Xem số dư ban đầu 145

6.2.3.1 Kiểm tra xem số dư tài khoản 145

6.2.3.2 Kiểm tra số dư nguồn kinh phí 147

6.2.3.3 Kiểm tra kinh phí được giao trong năm 147

6.2.4 Kiểm tra chứng từ phát sinh 148

6.2.4.1 Các bảng in trong nhập chứng từ 150

6.2.5 Tìm kiếm nhanh các chứng từ đã nhập 152

6.2.6 Lên số kế toán 152

6.2.6.1 Sổ quỹ tiền mặt (S11 – H) 152

6.2.6.2 Sổ quỹ ngân hàng (S12 – H) 153

6.2.6.3 Sổ theo dõi số dư đối tượng 154

6.2.6.4 Sổ theo dõi số dư nhóm đối tượng 154

6.2.6.5 Sổ in chi tiết tài khoản (S33 – H) 154

6.2.6.6 Sổ chi tiết các tài khoản thu (S52 – H) 155

6.2.6.7 Sổ chi tiết chi hoạt động (S61 – H) 155

6.2.6.8 Sổ chi tiết chi hoạt động (chiều ngang) 156

6.2.6.9 Sổ theo dõi kinh phí nguồn ngân sách cấp 156

6.2.6.10 Sổ theo dõi tạm ứng Kho bạc 157

6.2.7 Bảng đối chiếu dự toán KPNS tại Kho bạc (F02 – 3AH) 157

6.2.8 Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng tại Kho bạc (F02 – 3BH) 158

6.2.9 Chứng từ ghi sổ (S02a – H) 158

6.2.9.1 Bảng kê chứng từ thanh toán 159

6.2.9.2 Báo cáo tài chính 159

6.2.9.3 Bảng cân đối tài khoản (B01 – H) 159

6.2.9.4 Tổng hợp tình hình kinh phí (B02 – H) 161

6.2.9.5 Quyết toán chi tiết từng nguồn (F02 – 1H) 161

6.2.9.6 Báo cáo sự nghiệp có thu 162

7 Phân hệ Quản lý học sinh (SMIS) 163

7.1 Một số chức năng chính hiệu trưởng cần biết 164

7.1.1 Chức năng nạp xuất mẫu hồ sơ ra Excel , hình 264 164

7.1.2 Chức năng nhập hồ sơ từ Excel 166

7.1.3 Chức năng xuất, đọc Phiếu điền điểm 166

7.1.4 Chức năng đọc điểm từ Excel hình 272 168

7.1.5 T hông tin chi tiết của từng học sinh: 169

7.1.6 Hoàn cảnh của từng học sinh qua các đợt điều tra (hình 277) 170

7.1.7 Thông tin về điểm của học sinh 171

7.1.8 Thông tin về chất lượng học tập và rèn luyện của học sinh theo từng học kỳ được thông báo trên web của SREM 173

7.2 Hướng dẫn sử dụng, khai thác phân hệ Quản lý học sinh 185

7.2.1 Khởi động hệ thống 185

7.2.2 Khởi động phân hệ Quản lý học sinh 186

7.2.2.1 Các bước thao tác 186

7.2.2.2 Menu “Quản lý học sinh” 186

7.2.2.3 Menu “Quản lý điểm” 191

7.2.2.4 Menu “Kiểm tra và thi” 192

7.2.2.5 Menu “Tìm kiếm” 193

7.2.2.6 Menu “Thống kê báo cáo” 195

8 Phân hệ quản lý nhân sự (PMIS) 197

8.1 Phân hệ quản lý nhân sự (PMIS) 197

8.1.1 Các chức năng chính của PMIS:Quản lý thông tin hồ sơ cá nhân 197

8.1.2 Cách sử dụng và khai thác thông tin báo cáo 204

8.2 Phân hệ quản lý giảng dạy 205

8.2.1 Các chức năng chính chính của phân hệ quản lý giảng dạy 205

8.2.2 Các bước thực hiện để khai thác chương trình 209

8.3 Phân hệ lập kế hoạch giảng dạy (TPS) 209

8.3.1 Giới thiệu chương trình 209

Các chức năng chính của chương trình: 209

8.3.2 Hướng dẫn sử dụng, khai thác phân hệ quản lý giảng dạy (TPS) 211

8.3.2.1 Mở dữ liệu TKB được lưu theo thời gian 211

8.3.2.2 Xem dữ liệu TKB 211

8.3.2.3 Xuất dữ liệu phân công giờ dạy 215

8.3.2.4 Xem các ràng buộc phân công giờ dạy 216

8.3.2.5 Xem thời khóa biểu đã sắp xếp 217

8.3.2.6 Xuất dữ liệu thời khóa biểu 218

8.3.2.7 In dữ liệu thời khóa biểu 219

8.3.2.8 Thoát khỏi phân hệ Quản lí giảng dạy 221

9 Bộ công cụ tự đánh giá và phân hệ hỗ trợ công tác thanh tra, đánh giá hoạt động nhà trường (M&E) 221

9.1 Bộ công cụ tự đánh giá 221

9.2 Cách sử dụng, khai thác bộ công cụ tự đánh giá 229

10 Phân hệ quản lý hành chính 231

11 Các đối tượng sử dụng và yêu cầu kỹ năng khi sử dụng các phân hệ 231

Chương VI Các tình huống khi ứng dụng CNTT trong nhà trường 233

1 Đăng ký kết nối Internet 233

2 Online vs Off-line 233

3 Các vấn đề chính với ổ đĩa USB 234

3.1 Phòng chống lây lan virus 234

3.2 Kéo dài tuổi thọ ổ đĩa USB 234

4 Quản lý mạng nội bộ LAN 234

4.1 Phòng chống lây lan virus trên LAN 235

4.2 Ngăn chặn chiếm hữu đường truyền 235

5 Một số địa chỉ hữu ích trên Internet 236

Lời giới thiệu:

Như đã nêu trong Lời nói đầu, Dự án SREM được giao nhiệm vụ xây dựng một Hệ thống phầnmềm quản lý các hoạt động trong trường học (được gọi là V.EMIS) để phát hành miễn phí tới tất cảcác trường học, phòng GDĐT, sở GDĐT nhằm thực hiện tin học hóa công tác quản lý giáo dục vàxây dựng Hệ cơ sở dữ liệu giáo dục phổ thông quốc gia

Hệ thống V.EMIS sẽ hỗ trợ các trường quản lý các hoạt động cơ bản trong trường học Từ cơ sở dữliệu của trường, các thông tin sẽ được truyền tải tới các cơ quan quản lý cấp trên, phục vụ các nhucầu quản lý Hệ thống V.EMIS có các chức năng chính sau:

(i) Quản lý tài chính, tài sản;

(ii) Quản lý học sinh;

(iii) Quản lý giảng dạy;

(iv) Quản lý thư viện, thiết bị;

(v) Quản lý hành chính;

(vi) Hỗ trợ công tác giám sát đánh giá;

Sử dụng hệ thống này, các hiệu trưởng sẽ tiết kiệm được thời gian để nắm bắt diễn biến các hoạtđộng trong trường học và chuẩn bị các báo cáo theo yêu cầu của cấp trên Nếu thông tin được nhậpđầy đủ vào hệ thống., các hiệu trưởng sẽ có được các thông tin chính xác về tình trạng của cảtrường, của từng khối lớp, của một lớp để từ đó có các quyết định điều chỉnh thích hợp

Để hỗ trợ các hiệu trưởng một cách thiết thực, trong phạm vi cuốn sách này, chúng tôi không đề cậpđến những kiến thức và kỹ năng cơ bản của máy tính và hệ thống mạng mà chỉ giới thiệu một sốnhững kỹ năng mà chúng tôi nghĩ là thiết yếu cho các nhà quản lý Phần lớn nội dung cuốn sách tậptrung vào những tính năng cơ bản trong phần mềm V.EMIS và những kỹ năng cần thiết nhất để khaithác dữ liệu từ hệ thống phục vụ việc quản lý hiệu quả nhà trường

Trong quá trình thực hiện tin học hóa, chắc chắn sẽ có rất nhiều khó khăn nảy sinh liên quan đếnnhững người thực hiện, đến các điều kiện về cơ sở vật chất và thái độ tiếp nhận của những ngườiliên quan Yêu cầu đặt ra đối với các hiệu trưởng là hiểu rõ các lợi ích và xu hướng tất yếu của việcthực hiện hệ thống V.EMIS trong trường học để tuyên truyền và chỉ đạo cán bộ giáo viên trong quátrình thực hiện Việc tiếp cận để làm chủ hệ thống này là một yêu cầu mang tính thách thức với hiệutrưởng, nhưng lại là đòi hỏi mang tính cấp bách nhằm đáp ứng những nhu cầu quản lý mới

Hy vọng, cuốn sách sẽ hữu dụng đối với các hiệu trưởng và tiếp nối cho các sáng tạo của các hiệutrưởng Chúng tôi mong nhận được những ý kiến góp ý của bạn đọc để hoàn thiện cuốn sách này

Thay mặt nhóm soạn thảo Th.S Nguyễn Thị Thái

Phó Vụ trưởng, Phó GĐ dự án

Giới thiệu

Vai trò của CNTT trong mô hình giáo dục hiện đại

Trong xu thế hội nhập với thế giới của Việt Nam, mọi thành phần, tổ chức, ngành nghề trong nướccũng không đi ra ngoài xu hướng đó Lĩnh vực giáo dục và đào tạo, đặc biệt là giáo dục phổ thông,cũng không phải là ngoại lệ Điều quan trọng trong quá trình hội nhập này là bản thân chúng ta luôncập nhật được những tiến bộ trong cách dạy, cách học và phương thức quản lý giáo dục tiên tiếntrên thế giới Bên cạnh đó, tùy theo hoàn cảnh cụ thể của đơn vị mà các nhà quản lý giáo dục ápdụng cho đơn vị, tổ chức của mình

Một trong những đặc điểm nổi bật nhất của xu hướng giáo dục hiện đại là sự thay đổi trong mô hìnhgiáo dục Trong triết lý giáo dục mới này, học sinh là trung tâm của mô hình giáo dục thay cho giáoviên như trong mô hình truyền thống của giáo dục Việt Nam Điều này có lẽ là sự thay đổi căn bảntrong nhận thức đối với nền giáo dục Á Đông - nơi đề cao vị trí của người thầy Tuy nhiên, trongthời kỳ hội nhập, hiệu quả vận hành của một tổ chức hay cá nhân được đánh giá dựa trên kết quả,chất lượng thì việc thay đổi tư duy giáo dục này là hợp lý, vì học sinh là sản phẩm của trường học,chất lượng học sinh chính là thước đo, tiêu chí đánh giá căn bản nhất đối với sự vận hành của đơn

vị, tổ chức

Với xu thế thay đổi mô hình giáo dục như trên, trường học phải thay đổi môi trường giáo dục Mọitài nguyên, nguồn lực trong mỗi trường học cần tập trung vào việc tạo lập một môi trường học tậpcởi mở, sáng tạo cho học sinh Một môi trường giáo dục hiện đại sẽ cung cấp tối đa khả năng tựhọc, tìm kiếm thông tin cho mỗi học sinh; trong khi giáo viên chỉ hướng dẫn kỹ năng, phương pháp

giải quyết công việc Kỹ năng giải quyết công việc và xử lý thông tin chính là cốt lõi của phương

thức giáo dục này Để hiện thực hóa những giá trị cốt lõi trên, công nghệ thông tin (CNTT) là mộtcông cụ hữu hiệu

Với sự thay đổi căn bản về mô hình giáo dục trong trường học ở trên, vai trò của CNTT trở nên đặcbiệt quan trọng CNTT là công cụ cần thiết, phục vụ hiệu quả các qui trình quản lý trong trườnghọc Đặc điểm nổi trội nhất là thông qua dữ liệu, thông tin được lưu trữ, xử lý, các tiêu chí trongquản lý nhà trường đang dịch chuyển từ định tính sang định lượng Bên cạnh đó, với bản chất củaCNTT, sự minh bạch hóa và chia sẻ thông tin, dữ liệu giữa các thành viên cũng như tốc độ xử lýthông tin của máy tính sẽ làm tăng hiệu quả vận hành, quản lý nhà trường Các hiệu trưởng, vì vậy,cần quán triệt sự cần thiết phải ứng dụng CNTT trong nhà trường

Các nội dung chính trong tài liệu

Tài liệu này cung cấp những kiến thức căn bản về ứng dụng CNTT trong quản lý nhà trường dướidạng sổ tay Do vậy, đối tượng độc giả của tài liệu này là các hiệu trưởng, phó hiệu trưởng cáctrường phổ thông Hàm lượng thông tin, kiến thức trong tài liệu đã được chọn lọc ở mức căn bảnnhất về kiến thức kỹ thuật chung về tin học Điểm nổi trội nhất của tài liệu này tập trung vào ứngdụng CNTT trong quản lý nhà trường Đây chính là điểm khác biệt rõ nét nhất của tài liệu này sovới những tài liệu khác Cụ thể, với những nghiệp vụ quản lý giáo dục trong nhà trường, hàm lượngthông tin được cung cấp một cách chi tiết cụ thể đến mức để những hiệu trưởng, phó hiệu trưởng cóthể tham khảo và thao tác trực tiếp cho những nghiệp vụ mà họ đảm trách

Vì đối tượng chính của tài liệu là những cán bộ quản lý giáo dục trong nhà trường, xuyên suốt trongtài liệu là việc đặt trọng tâm vào ý thức của nhà quản lý Điểm căn bản của CNTT là sự chia sẻ tàinguyên, nguồn lực của tổ chức cho các đối tượng thụ hưởng nó Trong trường học, có ba loại đốitượng thụ hưởng là người quản lý (hiệu trưởng, phó hiệu trưởng), giáo viên và học sinh Bên cạnhviệc hiểu sâu, kỹ năng ứng dụng công cụ CNTT vào nghiệp vụ quản lý của mình, các hiệu trưởng,

phó hiệu trưởng với tư cách là những nhà quản lý, người đưa ra quyết định cho việc ứng dụngCNTT trong nhà trường cần có ý thức, đánh giá nhu cầu ứng dụng CNTT của 2 nhóm đối tượng cònlại là giáo viên, học sinh Khi nhà quản lý có ý thức về sự chia sẻ tài nguyên CNTT cũng như kếhoạch tổng thể ứng dụng CNTT cho cả ba nhóm đối tượng này thì hiệu quả đầu tư và sử dụng trangthiết bị sẽ đạt mức cao, sự liên thông trong các quá trình dạy, học và quản lý nhà trường được thốngnhất

Nội dung tài liệu được tổ chức theo ba phần chính:

1 Kiến thức cơ bản về tin học: Tài liệu mô tả mức cơ bản nhất về kiến thức tin học cho mộtnhà quản lý ở Các kiến thức cơ bản về CNTT Phần này giới thiệu sơ qua về tin học, cáckhái niệm cơ bản trong phần cứng và phần mềm máy tính Riêng lĩnh vực phần mềm, với tưcách là cẩm nang CNTT trong nhà trường, tài liệu định hướng vào việc giới thiệu nhữngcông cụ CNTT nói chung và những phần mềm hữu ích phục vụ việc dạy, học và quản lý nhàtrường như phần mềm văn phòng, soạn tài liệu/giáo án điện tử cho các giáo viên, phần mềmquản lý giáo dục (V.EMIS do SREM cung cấp)… Các phần mềm trong nhà trường sẽ đượcphân nhóm tương ứng phù hợp với ba nhóm đối tượng trong nhà trường: nhà quản lý, giáoviên và học sinh Bên cạnh đó, Các tình huống khi ứng dụng CNTT trong nhà trường hỗ trợcác hiệu trưởng giải quyết những tình huống đặc thù khi ứng dụng CNTT trong trường học.Đây là những tình huống phổ biến, hay xảy ra đối với trường phổ thông Những đề xuất, tưvấn trong phần này được đúc rút từ những kinh nghiệm thực tế của những chuyên gia giáodục am hiểu tin học khi triển khai ứng dụng CNTT trong nhà trường ở các tỉnh trong cảnước

2 Những kỹ năng cần thiết khi ứng dụng và quản lý CNTT trong nhà trường đối với một hiệutrưởng được đề cập ở Một số yêu cầu đối với hiệu trưởng về ứng dụng CNTT trong trườnghọc Trong phần này, với tư cách là nhà quản lý, là người ra quyết định, hiệu trưởng cần cónhững kỹ năng chính như sau:

- Ý thức được vai trò của CNTT trong môi trường giáo dục phổ thông hiện nay: Xác địnhđúng đắn ba loại đối tượng trong nhà trường là người quản lý (hiệu trưởng, phó hiệutrưởng); giáo viên và nhân viên, học sinh và hiểu rõ nhu cầu ứng dụng CNTT của mỗiđối tượng Dựa trên đó, hiệu trưởng ý thức được rằng CNTT là tài sản quan trọng, là đònbẩy cho hiệu quả hoạt động của trường học nếu được sử dụng hợp lý, được chia sẻ giữacác đối tượng

- Kế hoạch ứng dụng CNTT trong nhà trường: thông qua việc đánh giá nhu cầu của mỗiloại đối tượng, hiệu trưởng xác định nhu cầu về cơ sở vật chất, trang thiết bị và phầnmềm, nhân lực cho mỗi loại đối tượng Sau đó, người quản lý xây dựng kế hoạch, triểnkhai mua sắm, tuyển dụng nhân sự…

- Chính sách, quản lý tài sản CNTT trong nhà trường liên quan tới các vấn đề chính như

cơ sở vật chất, nhân lực, trang thiết bị, phần mềm, chính sách ứng dụng và sử dụng tàisản CNTT trong nhà trường…

3 Đặc biệt, với vai trò của hiệu trưởng, kỹ năng chuyên môn, ứng dụng CNTT cho nghiệp vụquản lý nhà trường của một hiệu trưởng là nội dung chính trong Khai thác ứng dụng CNTTcho các nghiệp vụ quản lý trong nhà trường Phần này mô tả cách khai thác các phân hệtrong V.EMIS và mối tương quan giữa chúng trong các nghiệp vụ quản lý hàng ngày củahiệu trưởng Ví dụ: quản lý nhân sự thông qua hồ sơ cán bộ, nâng lương, phân công côngtác, lập thời khóa biểu và giám sát công tác của các giáo viên…; Quản lý học sinh với hồ sơhọc sinh, điểm số, hạnh kiểm, sức khỏe, tổ chức thi…; quản lý tài chính tài sản trong nhàtrường với những khoản thu chi từ ngân sách nhà nước và các nguồn tài trợ… Những quitrình nghiệp vụ này được quản lý và hỗ trợ bởi những phân hệ tương ứng trong V.EMIS

Quan trọng hơn, những phân hệ này liên thông, chia sẻ dữ liệu với nhau nên giúp cho nhàquản lý có một cái nhìn thống nhất, chính xác về những mặt hoạt động của nhà trường

2 Application software Phần mềm ứng dụng là loại phần mềm được

dùng cho các chuyên môn Mục đích cụ thể nhưphần mềm văn phòng, phần mềm giảng dạy…

3. ASCII (American Standard Code

for Information Interchange)

Bảng mã các ký tự chuẩn của Mỹ

4. CD-ROM (Compact Disc – ROM) Đĩa CD chỉ đọc dùng để lưu dữ liệu

cập tới một dịch vụ từ xa thông qua mạng máytính

6. CPU (Central Processing Unit) Đơn vị xử lý trung tâm trong máy tính

7. Database Cơ sở dữ liệu (CSDL) là hệ thống quản lý thông

tin sinh ra do hoạt động nghiệp vụ của tổ chức

Configuration Protocol)

Hệ thông giao thức cấu hình địa chỉ IP động

9. DNS (Domain Name System) Hệ thống phân giải tên miền thành địa chỉ IP và

ngược lại

11. FAT (File Allocation Table) Một kiểu quản lý tệp tin kiểu cũ của Microsoft

12 Firewall Tường lửa – hệ thống bảo vệ mạng máy tính của

tổ chức khỏi sự xâm nhập trái phép từ bên ngoài

ngoài, ví dụ: kết nối Internet

14 GUI (Graphical User Interface) Giao diện đồ họa (thường được dùng trong các

hệ điều hành tiên tiến như Microsoft Windows)

15. HDD (Hard Disk Drive) Ổ đĩa cứng – phương tiện lưu trữ dữ liệu chính

17. I/O (Input/Output) Cổng nhập/xuất

18 I/O devices Thiết bị vào ra (nhập vào hoặc xuất ra dữ liệu

trong máy tính)

19. ICT (Information Communication

Technology) Ngành công nghệ thông tin và truyền thông

20. IDE (Integrated Drive Electronic) Một chuẩn giao thức truyền tín hiệu điện tử song

song, thường được dùng cho các loại ổ đĩa cứng

Số TT Thuật ngữ Giải thích

21 Internet Mạng máy tính toàn cầu, được dùng để chia sẻ

tài nguyên thông tin và dữ liệu giữa hàng tỉ máytính

một tổ chức để tăng cường bảo mật, tránh xâmnhập bất hợp pháp từ bên ngoài

23. IT (Information Technology) Ngành công nghệ thông tin

24. kbps (kilobits per second) Tốc độ truyền trên mạng (LAN, Internet…) tính

theo số lượng bit được truyền trong 1 giây

25. LAN (Local Area Network) Mạng máy tính cục bộ

27 Middleware Phần mềm trung gian, được dùng như là một lớp

đệm tách bạch giữa phần mềm ứng dụng và hệđiều hành

28. Modem (Modulator/Demodulator) Điều chế và giải điều chế - chuyển đổi qua lại

giữa tín hiệu số và analog trong thiết bị mạng

29. MS-DOS (Microsoft Disk

Operating System)

Hệ điều hành MS-DOS đầu tiên của công tyMicrosoft (1981) trên máy tính cá nhân

30. NTFS (New Technology File

System) Hệ thống quản lý tệp tin công nghệ mới củaMicrosoft với sự bảo mật tốt hơn

31. OS (Operating System) Hệ điều hành máy tính

32. PC (Personal Computer) Máy tính cá nhân

33. PCI (Peripheral Component

Interconnect) Một chuẩn truyền tín hiệu nối tiếp, được dùngtrong giao tiếp với thiết bị ngoại vi

34. PnP (Plug and Play) Cắm và chạy

35 Programming language Ngôn ngữ lập trình là loại ngôn ngữ mà những

nhà phát triển phần mềm sử dụng để diễn đạt ý

đồ, thủ tục, giải thuật dùng trong chương trìnhphần mềm để từ đó máy tính có thể hiểu được vàthực thi những ý đồ đó Các ngôn ngữ lập trìnhphổ biến là Java, C#, C++, C.,

36. RAM (Random Access Memory) Bộ nhớ truy cập ngẫu nhiên

37. ROM (Read Only Memory) Bộ nhớ chỉ đọc, không thể sửa xóa

38. TCP/IP (Transmission Control

Protocol/Internet Protocol)

Giao thức truyền dữ liệu trên mạng Internet

39. USB (Universal Serial Bus) Chuẩn truyền tín hiệu dữ liệu nối tiếp đa năng

máy tính mà người chủ không hay biết Thường có những tác động có hại cho hoạt độngcủa máy tính dưới những dạng khác nhau (virus,spyware, malware, adware )

41. WAN (Wide Area Network) Mạng máy tính diện rộng

42. Wi-Fi (Wireless Fidelity) Chuẩn tín hiệu mạng không dây

Số TT Thuật ngữ Giải thích

43. Windows Hệ điều hành giao diện đồ họa của công ty

Microsoft Các phiên bản phổ biến là Windows

2000, XP, Vista

44 WWW(World Wide Web) Mạng các trang thông tin trên Internet

b Giải thích thuật ngữ sử dụng trong hệ thống V.EMIS

1

Tổ hợp phím

Thực hiện bấm đồng thời một số phím (thí dụ: Alt + T đểnhập mới) để thực hiện một chức năng nào đó tùy thuộcvào ý đồ của người lập trình

Thông thường các phím tắt được thiết kế là sự kết hợpgiữa phím tắt Alt và một từ gợi nhớ trong nút chức năngđó

- Phím nóng được sử dụng trong mỗi chức năng củachương trình (có chức năng không có), nó bao gồm nhữngphím nào thì phụ thuộc vào người thiết kế chương trình.Tuy nhiên, các tổ hợp phím thường có ý nghĩa mô tả nộidung, chức năng, thao tác

- Sử dụng phím nóng có thể sẽ khó khăn đối với nhữngngười mới làm quen với chương trình hoặc trình độ sửdụng máy tính còn yếu kém Nhưng ngược lại đối vớinhững người sử dụng quen thì các thao tác với chươngtrình sẽ rất nhanh và làm tăng hiệu quả làm việc

- Làm thế nào để biết được chức năng, thao tác nào có sửdụng phím nóng? -> Có 2 cách để nhận biết điều đó

+ Với các nút có dòng chữ làm tiêu đề thì chữ cái nàođược gạch chân ta có tổ hợp phím nóng là Alt + chữ cáiđó

+ Với các nút có hình ảnh: Khi di chuột trên nút sẽ hiện

dòng chữ giải thích và cho ta biết tổ hợp phím nóng là gì

(Tra cứu thông tin)

4 Biểu tượng thông báo lỗi

Minh họa

Trong quá trình khai báo các tham số, hay nhập dữ liệunếu có lỗi xảy ra chương trình sẽ hiển thị biểu tượngthông báo lỗi màu đỏ bên cạnh công cụ nhập liệu, kèmtheo chú thích khi người sử dụng di chuột vào biểu tượngđó

Minh hoạ Thoát khỏi chức năng hiện tại trở về màn hình chức năng

trước đó

6 Server Máy phục vụ cơ sở dữ liệu, và chia sẻ dữ liệu cho các

máy khác sử dụng chương trình PMIS trên hệ thống mạngtruy cập vào

8 Web Server Máy phục vụ cài hệ thống ứng dụng trên web, và chia sẻ

cho các máy Clients khác trên mạng

c Giải thích các phím nóng sử dụng trong chương trình quản lý nhân sự (PMIS) phần hồ sơ cán bộcông chức

Hệ thống máy tính được tổ chức theo mô hình phân lớp như Hình 1 dưới đây

- Phần cứng máy tính: Các linh kiện điện tử, chịu trách nhiệm xử lý các tín hiệu vật lýtrong máy tính

- Hệ điều hành: Phần mềm hệ thống cơ bản nhất của máy tính, được dùng như là một lớpđặc biệt để tương tác với phần cứng ở bên dưới Các phần mềm khác của máy tính thựcthi các câu lệnh thông qua hệ điều hành

- Phần mềm trung gian (Middleware): Nhiều chương trình phần mềm ứng dụng được sửdụng chạy trên nhiều loại cấu hình máy tính, hệ điều hành khác nhau Với những phần

mềm này, một phần mềm trung gian được dùng như là lớp đệm để tạo sự độc lập giữaphần mềm ứng dụng và hệ điều hành, phần cứng bên dưới Các phần mềm trung gianđiển hình là máy ảo Java của Sun Microsystems, khung.NET Framework của Microsoft.Phần mềm trung gian là xu hướng mới của CNTT hiện nay nên đây là khái niệm mới

- Phần mềm ứng dụng là thuật ngữ dùng chung cho tất cả các loại phần mềm mà người sửdụng thao tác trực tiếp phục vụ nhu cầu nghiệp vụ hàng ngày Tùy theo nhu cầu sử dụngcủa người dùng, mỗi phần mềm ứng dụng hỗ trợ vài tính năng chuyên biệt Các phầnmềm ứng dụng phổ biến là phần mềm văn phòng (Microsoft Word, Excel…) hay trìnhduyệt Web (Internet Explorer, Mozilla, firefox)…

Hình 1: Mô hình cấu trúc máy tính

Bộ xử lý trung tâm (CPU) điều khiển hoạt động của máy tính và xử lý số liệu Hoạt động của CPU

chỉ đơn thuần là một qui trình gồm 3 bước căn bản: (a) truy xuất các câu lệnh của các chương trìnhphần mềm và hệ điều hành từ bộ nhớ; (b) thực hiện các câu lệnh đó trong CPU và (c) trả lại kết quảtính toán bằng cách ghi kết quả lên trên bộ nhớ

Bộ nhớ là nơi lưu trữ dữ liệu và câu lệnh của các phần mềm và hệ điều hành để CPU truy xuất và

ghi nhận với tốc độ cao Có hai loại bộ nhớ tương tác với CPU là RAM và ROM RAM có tính tạmthời vì những dữ liệu và câu lệnh ghi trên RAM sẽ mất đi khi điện nguồn bị tắt Thuật ngữ nàythường được ngầm định cho loại bộ nhớ trong

Ổ cứng là loại bộ nhớ ngoài, nơi lưu trữ dữ liệu và chương trình phần mềm lâu dài, không bị mất đi

khi tắt điện nguồn Tuy nhiên, tốc độ truy xuất chậm Do vậy, trước khi chạy chương trình hoặc xử

lý dữ liệu, những chương trình và dữ liệu này sẽ được tải từ ổ cứng vào bộ nhớ trong RAM

Hình 2: Tổng quan cấu trúc phần cứng máy tính

Thiết bị vào ra: kết nối với CPU để nhập vào hoặc kết xuất dữ liệu từ máy tính Các thiết bị vào rachính được mô tả dưới đây:

- Bàn phím, con chuột: thiết bị đầu vào để nhập liệu hoặc các thao tác lệnh trong môi trườnggiao diện đồ họa GUI

- Màn hình, máy in: thiết bị đầu ra để hiển thị hoăc cung cấp kết nối để in ra giấy nội dung dữliệu, kết quả chương trình cho người sử dụng

Máy tính được kết nối với bên ngoài thông qua mạng máy tính Đó là hệ thống truyền dẫn thông tingiữa các máy tính với nhau Trong nội bộ một trường học, mạng máy tính được tổ chức trong mộtliên kết gọi là mạng nội bộ (LAN) Trong LAN, các máy tính có thể chia sẻ dữ liệu với nhau và một

cơ chế tường lửa firewall bảo đảm sự an toàn của hệ thống trước sự xâm nhập trái phép từ bênngoài LAN Thông thường, mỗi mạng LAN sẽ có một cổng chính (gateway) để từ đó các máy tínhtrong LAN có thể truy cập vào Internet Hình 3 mô tả một sơ đồ phân bố mạng LAN có kết nối vớiInternet thông qua cổng chính gateway

Bàn phím

Con chuột

CPU

Màn hình

Máy in

Hình 3: Mạng máy tính nội bộ LAN có kết nối Internet

Hệ điều hành

Hệ điều hành là một chương trình chạy trên máy tính dùng để sắp xếp trình tự, quản lý các thiết bịphần cứng và cấp phát tài nguyên cho các chương trình phần mềm

Hình 1: Biểu tượng của Microsoft Windows

Hệ điều hành tiêu biểu đang được sử dụng rộng rãi nhất ở Việt Nam là Windows và gần đây cóLinux với bản quyền mã nguồn mở

Windows: là hệ điều hành dành cho máy tính cá nhân phổ biến nhất hiện nay do Microsoft phát

triển Đây là hệ điều hành thân thiện, dễ sử dụng vì dựa trên giao diện đồ họa GUI Tính ổn địnhcủa hệ điều hành này cũng dần được cải thiện qua các phiên bản của Windows như 2000, XP vàVista Tuy nhiên, bản chất là hệ điều hành “đóng” (mã nguồn của Windows không công khai) nênchi phí bản quyền cho Windows đắt và do Microsoft áp đặt Đây là một trong những nguyên nhânchủ yếu trong những vụ kiện chống độc quyền của nhiều công ty và chính phủ trên thế giới nhắmvào Microsoft trong khoảng một thập kỷ vừa qua

Đối lập với tính đóng của Windows là mã nguồn mở Phầm mềm nguồn mở là phần mềm với mãnguồn được công khai và sử dụng giấy phép nguồn mở Giấy phép này cho phép bất cứ ai cũng cóthể nghiên cứu, thay đổi và cải tiến phần mềm, và phân phối phần mềm ở dạng chưa thay đổi và đãthay đổi So với phần mềm mã nguồn “đóng” của Microsoft ở trên, phần mềm mã nguồn mở đemlại sự minh bạch, công khai và nhiều tùy biến hơn cho cộng đồng Chi phí bản quyền cho phần mềmnguồn mở (không tính dịch vụ bảo trì) do vậy có thể coi là miễn phí

Linux: là hệ điều hành mã nguồn mở đầu tiên trên thế giới và hiện nay đang thách thức sự thống trị

của Microsoft Windows Đặc điểm nổi bật của Linux là chi phí phần cứng thấp, tốc độ và tính ổnđịnh, bảo mật tốt hơn Windows Điểm yếu của Linux là sự hỗ trợ phần cứng hạn chế hơn nhiều sovới Windows

Hình 2: Biểu tượng của Linux

Phần mềm

Phần mềm máy tính là một sự kết hợp của các chương trình máy tính, thủ tục và tài liệu tương ứng

có tác dụng thực hiện một hay nhiều nhiệm vụ trên máy tính Khái niệm phần mềm khá rộng Tuynhiên từ góc nhìn của người sử dụng cuối, phần mềm có các dạng cơ bản sau:

- Phần mềm ứng dụng: loại phần mềm phục vụ công việc, nhu cầu hàng ngày của đa số ngườidùng Ví dụ điển hình là phần mềm soạn thảo văn bản

- Phần mềm tiện ích (utility software): loại phần mềm này không hỗ trợ hay thực hiện cáccông việc, nghiệp vụ hàng ngày của người dùng Thay vào đó, các phần mềm tiện ích hỗ trợngười dùng trong việc quản lý tài liệu của họ trên máy tính., tăng cường khả năng làm việc

và độ an toàn của máy tính Ví dụ: phần mềm quản lý tệp tin, chống virus, kiểm tra tính nhấtquán, toàn vẹn của tổ chức logic và vật lý của các tệp tin trên ổ cứng…

Phần mềm tiện ích

Phần mềm tiện ích được thiết kế để giúp quản lý, căn chỉnh phần cứng, hệ điều hành và phần mềmứng dụng thông qua việc thực hiện vài nhiệm vụ mang tính hệ thống Vì tính chất này, nhiều phầnmềm tiện ích thậm chí được tích hợp hẳn vào với hệ điều hành (Mục Hệ điều hành ở trên) Cácphần mềm tiện ích điển hình được phân loại như sau:

Phần mềm tiện ích hệ thống: điển hình là phần mềm quản lý ổ cứng có tác dụng kiểm tra và dọn

dẹp ổ cứng để tăng tốc độ truy cập tệp tin và giải phóng dung lượng của ổ cứng khỏi những tệp tinkhông cần thiết Các phần mềm tiêu biểu là Windows Explorer (quản lý tệp tin trong hệ điều hànhWindows), Disk Defragmentation and Checker (kiểm tra chất lượng ổ đĩa và tối ưu hóa vị trí tệp tintrên ổ đĩa để tăng hiệu suất truy cập), Backup (sao lưu dữ liệu trên ổ đĩa)…

Phần mềm chống virus, spyware, adware: chống lại những chương trình, đoạn mã độc hại nằm

ẩn trong máy tính mà người dùng hoàn toàn không nhận thức được sự tồn tại của chúng Có nhiềuloại chương trình và mã độc hại tiềm năng trên máy tính và chúng được phân loại Virus là nhữngđoạn mã làm sai lệch hoạt động của hệ thống một cách có chủ ý, sinh dữ liệu sai và giảm rõ rệt khảnăng vận hành của máy tính Không như virus, spyware nằm thường trú trong máy tính nhưngkhông ảnh hưởng nhiều tới hiệu suất của máy, thay vào đó, spyware âm thầm lấy các thông tin cánhân của người dùng mà không được sự cho phép của họ, bí mật gửi những thông tin này về nơiphát tán spyware thông qua Internet Những vụ rò gỉ thông tin cá nhân, tài khoản ngân hàng, mậtkhẩu người dùng… trên thế giới là hậu quả của spyware Về mức độ nguy hiểm và tác dụng, adwarekhông mạnh như virus và spyware Adware là đoạn mã nằm thường trú trong máy tính tự động thựchiện, hiển thị những quảng cáo mà không có sự đồng ý của người dùng Việc này thường chỉ gâykhó chịu cho người sử dụng Những phần mềm chống virus tiêu biểu là: AVG, Norton, McAfee,Kaspersky Anti-virus (nước ngoài) và BKAV (Việt Nam)

Phần mềm ứng dụng

Phần mềm ứng dụng là bất cứ công cụ nào có tính năng và mục đích trực tiếp nâng cao hiệu quả

làm việc, nghiệp vụ của người dùng

Một số loại phần mềm ứng dụng tiêu biểu được liệt kê ở dưới đây Riêng phần mềm giáo dục, vìtính đặc thù của tài liệu này phục vụ cho ngành giáo dục, được trình bày chi tiết trongMục Học liệu, giáo trình điện tử và Phần mềm chuyên ngành

Phần mềm văn phòng là phần mềm cần thiết nhất vì tính phổ biến, thỏa mãn nhu cầu của mọi đốitượng người dùng Gói phần mềm văn phòng Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint…) gồmcác chương trình soạn thảo văn bản, bảng tính, trình chiếu… được tích hợp với nhau Vì tính

“đóng” của các sản phẩm Microsoft, chi phí của mỗi bản quyền cho Microsoft Office rất đắt Ngượclại, bộ phần mềm văn phòng mã nguồn mở OpenOffice (Writer, Calc, Impress…) cũng có nhữngtính năng tương tự như Microsoft Office như soạn thảo văn bản, bảng tính, trình chiếu nhưngđược cấp hoàn toàn miễn phí Điểm nổi trội là OpenOffice có thể chạy trên nhiều phần cứng, hệđiều hành khác nhau vì gói ứng dụng này được viết trên phần mềm trung gian (middleware) máy ảoJava Riêng Microsoft Office chỉ hoạt động trên hệ điều hành Windows Ngoài ra, để tăng tính cạnhtranh và thu hút thêm lượng người sử dụng của Microsoft Office về phía mình, OpenOffice cố gắngtương thích với tất cả các định dạng hiện có của Microsoft Office Việc so sánh các phần mềmthành phần của cả hai gói này được chi tiết như sau:

- Soạn thảo văn bản: Word (Microsoft Office) và Writer (OpenOffice)

- Bảng tính: Excel (Microsoft Office) và Calc (OpenOffice)

- Trình chiếu: PowerPoint (Microsoft Office) và Impress (OpenOffice)

- Quản trị cơ sở dữ liệu: phục vụ công tác lưu trữ thông tin, dữ liệu trong các qui trình nghiệp

vụ hàng ngày của người dùng Cụ thể là Access (Microsoft Office) và Base (OpenOffice)

- Thể hiện và soạn thảo đồ hình: Visio (Microsoft Office) và Draw (OpenOffice)

- Xây dựng, soạn thảo các công thức toán học: Equation Editor (Microsoft Office) và Math(OpenOffice)

Phần mềm giải trí như nghe nhạc, xem phim, đa phương tiện cũng là một thể loại ứng dụng phổbiến Đó là: Windows Media Player, Winamp, RealPlayer…

Ứng dụng trên Internet

Internet là mạng kết nối toàn cầu các máy tính, cho phép người dùng chia sẻ thông tin trên nhiềukênh thông tin Một máy tính sau khi được kết nối Internet có thể truy cập thông tin từ một số lượng

khổng lồ các máy chủ và các máy tính khác và đưa những thông tin đó về bộ nhớ của nó Ngượclại, mỗi máy tính cũng có thể cung cấp thông tin của nó tới các máy chủ và những thông tin đó đượcđưa ra công khai và thậm chí thay đổi bởi những máy tính được kết nối Internet khác Phần lớnthông tin hiện nay trên Internet được cung cấp dưới dạng tài liệu siêu văn bản (hypertext) và tàinguyên của World Wide Web Người dùng quản lý thông tin gửi và nhận trên World Wide Webthông qua các trình duyệt Web

Để xác định được máy tính lưu trữ loại tài nguyên, thông tin nào đó trên Internet, mỗi máy tính

được cấp phát một địa chỉ trên Internet là một chuỗi chữ số Vì chuỗi chữ số này khó nhớ, chúng được tham chiếu tới bộ đôi gồm tên máy tính đó trong tên miền của tổ chức sở hữu máy đó Ví dụ:

www.moet.edu.vn là địa chỉ trang Web của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Việt Nam Địa chỉ IP của máychủ Web là 220.231.119.45 chỉ thích hợp cho các máy tính trao đổi với nhau trong khi người dùngkhó nhớ được giá trị chính xác của chuỗi số này Do vậy, địa chỉ của máy chủ được tham chiếu tớiwww.moet.edu.vn, trong đó www là tên máy chủ và moet edu vn là tên miền của tổ chức sở hữumáy chủ đó Đây chính là tên miền của Bộ Giáo dục và Đào tạo (Ministry of Education andTraining – MoET) thuộc ngành giáo dục (edu) của Việt Nam (vn) Việc tham chiếu qua lại giữa địachỉ IP 220.231.119.45 với www.moet.edu.vn được lưu trữ, duy trì trong DNS – hệ thống phân giảitên miền và địa chỉ IP

Ngày nay, với sự phổ dụng của World Wide Web, các tổ chức công bố thông tin bản thân thông qua

những trang Web của mình – gọi là Website Nội dung của mỗi Website được lưu trữ trên máy chủ Web của tổ chức (gọi là Web server) Một người dùng muốn truy cập tới thông tin, tài nguyên của một tổ chức, ví dụ: Bộ Giáo dục-Đào tạo ở trên, cần phải biết tên miền của tổ chức và dùng trình duyệt Web để truy cập tới đó Về bản chất, trình duyệt Web phổ biến như Internet Explorer,

Mozilla, firefox… là những chương trình khách tương tác với hệ thống Web server

Bên cạnh trình duyệt Web, một số phần mềm khác cho phép người dùng tương tác với mạng máytính bao gồm thư điện tử, chat trực tuyến, truyền tải và chia sẻ tệp tin…

- Thư điện tử (email) là chương trình ứng dụng cho phép biên soạn nội dung, gửi và lưu trữnhững giao tiếp liên lạc giữa con người dựa trên văn bản thông qua hệ thống máy tính.Những chương trình email phổ biến là yahoo, gmail, Microsoft Outlook, MozillaThunderbird

- Diễn đàn (forum hay message board) là nơi thảo luận trực tuyến Người tham gia thảo luậntrên diễn đàn có thể xây dựng mối liên hệ với nhau và trong những nhóm người có cùng mốiquan tâm xung quanh những chủ đề thảo luận

- Mạng xã hội: một mạng xã hội tập trung xây dựng những cộng đồng trực tuyến có nhữngmối quan tâm và hoạt động giống nhau Thành viên của mạng xã hội có sở thích tìm hiểu vềthói quen, mối quan tâm và hoạt động của những thành viên khác Hầu hết mạng xã hội đềudựa trên nền tảng Web, cung cấp nhiều phương thức để những thành viên liên lạc với nhaunhư email, tin nhắn… Những mạng xã hội lớn trên thế giới là Facebook, MySpace

- Blog được viết tắt từ thuật ngữ weblog Đây là một dạng Website cá nhân được tổ chức, duytrì thông qua những mục ghi, đánh giá và sự kiện Không giống như Website truyền thống,blog cho phép người đọc lưu lại ý kiến đánh giá của mình về nội dung trong đó Khả năngtương tác giữa chủ sở hữu blog và người đọc là điểm nổi trội của blog

- Hội nghị, hội thảo từ xa qua mạng với 3 hình thức chủ yếu hiện nay là: qua truyền hình, quaweb và qua đàm thoại, đây là những hình thức trao đổi và khớp nối thông tin trực tiếp giữanhiều người từ nhiều địa điểm cách nhau thông qua hệ thống viễn thông nhằm để tiết kiệmthời gian, kinh phí, công sức đi lại Dữ liệu được truyền đạt trên kênh thông tin có thể gồm

cả âm thanh, hình ảnh

Hiện nay, sự phổ cập và qui mô ảnh hưởng của Internet lên đời sống kinh tế xã hội ngày càng sâurộng Tận dụng Internet như là một môi trường kinh doanh ảo trở thành một xu hướng kinh doanhtrong thời đại thông tin Các dịch vụ kinh doanh trên môi trường Internet bao gồm:

- Tìm kiếm trên Google là một kỹ năng cần thiết trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay.Với từ khóa của lĩnh vực cần tìm hiểu thông tin, người dùng truy cập vào trang Web tìmkiếm của Google tại www.google.com và nhập từ khóa này vào ô tìm kiếm Máy tìm kiếmcủa Google sẽ trả lại danh sách các Website có thông tin về lĩnh vực mà người dùng quantâm Với Google, thời gian tìm kiếm thông tin sẽ giảm đáng kể Qua đó, khả năng giải quyếtvấn đề, tự học được cải thiện rõ rệt

- Thương mại điện tử với eBay, Amazon là dạng kinh doanh trực tuyến trên môi trườngInternet eBay với địa chỉ tại www.ebay.com là Website đấu giá và bán hàng trực tuyến mà

ở đó người dùng có thể bán và mua các sản phẩm hàng hóa và dịch vụ hết sức đa dạng trênthế giới Không đa dạng như eBay, Amazon tại địa chỉ www.amazon.com tập trung vào sảnphẩm là sách báo, băng đĩa ca nhạc, phim ảnh, trò chơi điện tử, phần mềm máy tính

- VoIP (Voice over Internet Protocol) là một dạng thoại không thông qua kênh viễn thôngtruyền thống mà bằng Internet Âm thanh thoại từ người nói sẽ được chuyển hóa thành cácgói dữ liệu trước khi truyền tới máy tính người nghe thông qua giao thức IP trên môi trườngInternet Tại đích đến, các gói dữ liệu này được giải mã và kết nối thành âm thanh gốc đểngười nghe thu nhận So với kênh thoại truyền thống, VoIP cung cấp hình thức thoại hết sứctiết kiệm nhưng chất lượng cuộc điện thoại phụ thuộc nhiều vào dung lượng và tình trạngđường truyền Internet Với sự phát triển của các kênh truyền dẫn dữ liệu trong Việt Nam và

đi quốc tế, chất lượng các cuộc thoại trên VoIP đã cải tiến đáng kể, gần như chất lượng cuộcgọi qua điện thoại bình thường

Học liệu, giáo trình điện tử

Việc ứng dụng CNTT trong việc dạy học đang phát triển ngày càng nhiều về số lượng ở Việt Nam.Hình thức áp dụng CNTT rất đa dạng

- Giáo trình điện tử, bài giảng điện tử (courseware) là thuật ngữ được kết hợp từ ‘course’ và

‘software’ Giáo trình điện tử là tập hợp những tài nguyên số dưới hình thức các đối tượnghọc tập, xâu chuỗi với nhau theo một cấu trúc nội dung, định hướng theo chiến lược giáodục của nhà thiết kế

- Thư viện điện tử (e-Library) là dạng thư viện mà tài liệu đã được số hóa thay vì ở dạng cứngnhư in ấn, sao chụp… Nội dung số của tài liệu có thể truy cập, lưu trữ trên máy tính

- E-learning là một hình thức dạy học được hỗ trợ bởi công nghệ Môi trường của việc dạyhọc được thể hiện qua máy tính, công nghệ số E-learning giảm thiểu nhu cầu tương tác trựcdiện

- Bảng điện tử (electronic board) là một dịch vụ trực tuyến dưới dạng Website trong nhàtrường Đây là công cụ cho phép cán bộ nhà trường (hiệu trưởng, giáo viên) cung cấp thôngtin tới học sinh, gia đình và các nhân viên khác trong trường

- Phòng thí nghiệm ảo là tập hợp các tài nguyên số đa phương tiện dưới hình thức đối tượnghọc tập, nhằm mục đích mô phỏng các hiện tượng vật lý, hóa học, sinh học… xảy ra trong

tự nhiên hay trong phòng thí nghiệm Đặc điểm nổi trội là tính năng tương tác cao, giao diệnthân thiện với người sử dụng và có thể mô phỏng những quá trình, điều kiện giới hạn khóxảy ra trong tự nhiên hay khó thu được trong phòng thí nghiệm Thí nghiệm ảo hỗ trợ trongtrường hợp thiếu phương tiện, điều kiện thí nghiệm giúp người học chủ động học tập phùhợp với tinh thần người học là trung tâm của giáo dục hiện đại

- Một số công cụ hỗ trợ biên soạn giáo trình điện tử:

o Soạn thảo bài giảng điện tử với Trivantis Lectora Enterprise Edition

o Xây dựng thí nghiệm ảo đơn giản với MacroMedia Flash

- Địa chỉ, tài liệu tham khảo:

o http://SREM.com.vn – Website của dự án SREM, cung cấp một cách đầy đủ nhất vềnhững văn bản pháp quy trong ngành giáo dục, cũng như cập nhật phiên bản mớinhất V.EMIS, diễn đàn thảo luận các vấn đề trong ngành

o http://www.download.com.vn/Education%2BSoftware/ - một Website cho phép tảimiễn phí nhiều phần mềm giáo dục

o http://www.dayhocintel.org/diendan/showthread.php?t=6785 là một diễn đàn vềphần mềm dạy học

o http://lophoc.thuvienvatly.com/ là một Website về thí nghiệm ảo và học liệu điện tửcho môn vật lý

o http://www.giaovien.net/index php?option=com_docman&Itemid=102 là mộtWebsite cung cấp thông tin hỗ trợ, tài liệu và chương trình phần mềm dạy học chogiáo viên

o http://www.thongtincongnghe.com/software/cat/8 là một địa chỉ của thư viện phầnmềm giáo dục

o Bộ giáo trình điện tử biên soạn năm 2008 bởi trường Đại học Sư phạm Hà Nội dànhcho khối lớp 10-12 với các môn học Vật lý, Hóa học, Sinh học, Địa lý…

Phần mềm chuyên ngành giáo dục

Các phần mềm liên quan tới việc dạy học, học liệu điện tử, lớp học ảo… có thể tham khảo ở trên.Những phần mềm đó phần lớn phục vụ hai đối tượng giáo viên và học sinh trong nhà trường, tươngứng với việc hỗ trợ hoạt động dạy và học Vì tài liệu này tập trung phục vụ đối tượng là các nhàquản lý giáo dục (hiệu trưởng, phó hiệu trưởng), phần mềm hỗ trợ quản lý giáo dục được ưu tiên mô

tả chi tiết Tuy nhiên, một người quản lý giỏi không chỉ tập trung vào phần mềm công cụ trongphạm vi trách nhiệm của mình mà còn có ý thức, hiểu biết chung về khả năng, lựa chọn và giải phápCNTT cho hai đối tượng giáo viên và học sinh Do vậy, những địa chỉ, tài liệu tham khảo ở trêncũng khá quan trọng đối với nhà quản lý khi triển khai ứng dụng CNTT trong nhà trường

Một đặc điểm khác biệt giữa lĩnh vực quản lý nhà trường với việc dạy và học là ở khả năng tổnghợp, sự đa dạng trong các mặt cần quản lý Với hiệu trưởng, phó hiệu trưởng, công việc quản lý baogồm ít nhất những việc sau:

- Quản lý nhân sự: hồ sơ giáo viên, tuyển chọn, đánh giá, xếp loại và kế hoạch bồi dưỡng giáoviên, các vấn đề tiền lương, chính sách bảo hiểm, y tế…

- Phân công giảng dạy, lập thời khóa biểu cho toàn bộ giáo viên và lớp học

- Dựa trên sự phân công giảng dạy trong thời khóa biểu và các công tác kiêm nhiệm, hiệutrưởng cần theo dõi, giám sát công tác giảng dạy của các giáo viên xem họ có thực hiệnđúng với sự phân công hay không, có đúng định mức theo quy định hay không, giáo viên có

bỏ giờ, nghỉ tiết, chậm giờ hoặc vi phạm qui chế… Từ việc chấm công này, hiệu trưởng cóthể tính được chế độ đãi ngộ, lương bổng tương ứng, tiền lương dạy tăng, dạy thay

- Quản lý tài chính, tài sản: phân tích hoạt động hiện tại, xác định hiệu quả về mặt chi phínhằm cải tiến hoạt động của đơn vị, trường học, lập kế hoạch phát triển, lập kế hoạch về cácnguồn lực và đầu vào cần thiết để đạt được các mục tiêu, chỉ tiêu phát triển giáo dục và đàotạo của đơn vị, trường học, đánh giá tính khả thi của các mục tiêu, chỉ tiêu về nguồn lực conngười, cơ sở vật chất và tài chính Ghi lại các khoản thu chi từ vốn ngân sách được cấp chotrường và từ các nguồn tài trợ khác, các khoản mua sắm trang thiết bị và khấu hao định kỳ…

- Quản lý học sinh: bên cạnh trách nhiệm quản lý chi tiết mỗi học sinh của các giáo viên chủnhiệm, giáo viên bộ môn, hiệu trưởng cũng cần nắm rõ hồ sơ học sinh, duy trì mối liên lạcgiữa gia đình và nhà trường, tổ chức các kỳ thi…

- Quản lý trang thiết bị, thư viện: nắm tình trạng hiện thời của cơ sở vật chất trong nhà trường,hiệu quả sử dụng trang thiết bị dạy học, nhu cầu mua sắm, trang bị thêm…

- Công văn, giấy tờ và các thông báo giữa các thành viên trong nhà trường, giữa nhà trường

và gia đình có thể được cải thiện nhiều thông qua việc ứng dụng CNTT và Internet

- Giám sát, đánh giá sự vận hành của nhà trường theo những chỉ số giáo dục và định kỳ gửibáo cáo lên cấp trên (Phòng GD&ĐT, Sở GD&ĐT) Điểm khác biệt mà CNTT đem lại chocông tác quản lý nhà trường là phần lớn những số liệu này có tính định lượng thay vì địnhtính như trước đây Như thế, việc quản lý và vận hành sẽ tường minh hơn rất nhiều, nhữngmặt có vấn đề sẽ được thể hiện rõ nét và nguyên nhân, cách khắc phục cũng dễ dàng xácđịnh được

- Những mặt quản lý khác…

Vì tính đa dạng, phức tạp như trên của nghiệp vụ quản lý giáo dục nhà trường, yêu cầu đối với nănglực của người quản lý sẽ rất cao Tương ứng với đó là các kỹ năng quản lý tài chính, nhân sự, lập kếhoạch, giao tiếp với các tổ chức xã hội để có sự giúp đỡ tài trợ, ứng phó với những thay đổi cũngnhư tư duy đổi mới, ứng dụng công nghệ trong nghiệp vụ… Một công cụ hỗ trợ các nhà quản lý làhết sức cần thiết cho hiệu quả vận hành của các nhà trường Đây chính là một mục tiêu cơ bản của

dự án SREM Công cụ hỗ trợ này là hệ thống phần mềm V.EMIS, cố gắng cung cấp một cách đầy

đủ nhất các tính năng hỗ trợ các nhà quản lý giáo dục, đặc biệt là hiệu trưởng/phó hiệu trưởng, đốivới các nghiệp vụ quản lý như mô tả ở trên V.EMIS nhấn mạnh vào những điểm cốt lõi như sau:

- Nếu chỉ nhìn vào các nghiệp vụ giáo dục đơn lẻ như quản lý tài chính, nhân sự, học sinh, thưviện và trang thiết bị, trên thị trường luôn có những phần mềm tương ứng Tuy nhiên, đó lànhững phần mềm đơn lẻ, phát triển một cách tự phát, thiếu tính liên thông để có thể tham giavào một qui trình quản lý nhà trường thống nhất V.EMIS được xây dựng trên quan điểmnày Trên tư tưởng này, V.EMIS coi CNTT là tài sản quan trọng của nhà trường Các thôngtin, dữ liệu về giáo viên, học sinh, tài chính, tài sản… là trung tâm của hệ thống và là mốiliên kết giữa các nghiệp vụ quản lý trong nhà trường Ví dụ, thông tin về giáo viên có thểđược dùng trong quản lý nhân sự sau khi tuyển dụng và kế hoạch bồi dưỡng chuyên môncủa nhà trường Mặt khác, giáo viên sẽ là một đối tượng trong qui trình lập kế hoạch giảngdạy, phân công công tác của nhà trường để có thể theo dõi, chấm công và tính lương Từbảng lương của giáo viên đó, phân hệ quản lý tài chính sẽ tính toán cho khoản chi thườngxuyên cho chi con người và khoản thanh toán có tính chất lương, chi khác, để trên cơ sở đó,tính toán các nguồn thu từ ngân sách nhà nước và các nguồn tài trợ khác… CSDL sẽ được

ưu tiên thiết kế thống nhất trong nhà trường Các nghiệp vụ quản lý sẽ xoay quanh phần tàisản CSDL này, chia sẻ và liên kết với nhau để có một qui trình quản lý thống nhất trong

trường học Như vậy, điểm cốt lõi thứ nhất là tính tổng thể và liên kết của V.EMIS

- V.EMIS không chỉ hỗ trợ quản lý cấp trường mà có tính liên thông từ trường lên tới Phòng,

Sở, Bộ GD&ĐT cho nên tính liên thông là điểm cốt lõi thứ hai Các phần mềm hiện nay có

trên thị trường thiếu hẳn tính chất này Các nhà quản lý giáo dục ở cấp trên không thể nắmđược tình hình hoạt động của các đơn vị cơ sở chừng nào các báo cáo có tính định lượng từdưới không được cập nhật lên trên

Phần mềm trong các lĩnh vực khác

CNTT, đặc biệt là phần mềm, đi sâu vào mọi ngõ ngách của đời sống kinh tế xã hội Không mộtlĩnh vực kinh tế nào mà không có sự hiện diện của phần mềm máy tính Dưới đây là danh sách ngắngọn những lĩnh vực ứng dụng CNTT phổ biến, hiệu quả nhất:

- Lĩnh vực thương mại được thúc đẩy bởi thương mại điện tử Đó là một hình thái mua hoặcbán sản phẩm thông qua môi trường Internet Tổng kim ngạch từ thương mại điện tử tăngtheo mức độ đáng kinh ngạc cùng với sự phổ cập của Internet Với sự xuất hiện của thương

mại điện tử, hạn chế về mặt địa lý đã được gỡ bỏ Cơ hội kinh doanh xuyên quốc gia với chiphí rẻ được mở rộng

- Cơ cấu tài nguyên, vật lực trong nội bộ tổ chức và với đối tác kinh doanh bên ngoài thôngqua ERP, SCM và CRM ERP (Enterprise resource planning) là hệ thống máy tính qui môtoàn doanh nghiệp/tổ chức được dùng để quản lý, điều phối tài nguyên, thông tin và chứcnăng của tổ chức dựa trên một CSDL chung Theo định nghĩa này, V.EMIS cũng là mộtdạng ERP đơn giản, dùng để quản lý một nhà trường SCM (Supply chain management) tậptrung vào mô hình kết hợp mạng lưới các doanh nghiệp cung cấp hàng hóa/dịch vụ để cóđược một sự phối hợp tối ưu cho sản phẩm tới tay người tiêu dùng CRM (Customerrelationship management) là những qui trình mà mỗi doanh nghiệp theo dõi, tổ chức nhữngmối quan hệ với những khách hàng hiện hành và tiềm năng Thông tin về những khách hàng

và những kết quả liên lạc với họ sẽ được lưu trữ và xử lý bởi những phòng ban nội bộ củadoanh nghiêp để đem lại sự thỏa mãn tốt nhất cho khách hàng

- Tự động hóa thiết kế xây dựng (CAD – computer aided design) và sản xuất (CAM –computer aided manufacturing) được áp dụng rộng rãi trong thực tế CAD hỗ trợ các nhàthiết kế phác thảo toàn bộ và từng cấu phần của một sản phẩm CAM hỗ trợ kỹ sư và chế tạomáy sản xuất ra các cấu phần vật lý cụ thể Như vậy, CAD làm ra những thiết kế, có tínhlogic trong khi CAM dựa trên đó để làm ra những sản phẩm vật lý phù hợp với thiết kế banđầu

Các vấn đề liên quan tới bản quyền phần mềm

Phần mềm là sản phẩm tri thức được tạo ra để hỗ trợ hoạt động kinh tế-xã hội hàng ngày của conngười Đó là kết quả từ tri thức, công sức và tiền bạc của nhiều chuyên gia CNTT và nhiều lĩnh vựcliên quan của phần mềm cũng như các doanh nghiệp CNTT Do vậy, việc sử dụng phần mềm dù ởbất cứ hoàn cảnh nào cần phải hết sức coi trọng vấn đề bản quyền Điều đó có nghĩa là việc sử dụngmột phần mềm trên một máy phải được sự cho phép của tác giả/chủ sở hữu hợp pháp của phần mềm

đó Đáng tiếc là điều này đã không được ý thức nghiêm túc ở Việt Nam Việt Nam là nước có tỉ lệ

vi phạm bản quyền phần mềm cao nhất trên thế giới Tài liệu này không đi chi tiết vào vấn đề bảnquyền nói chung mà giới thiệu với người đọc những vấn đề bản quyền phần mềm chính và gợi ýcách xử lý trong hoàn cảnh giáo dục đặc thù tại Việt Nam, đặc biệt là những phần mềm được dùngtrên nền hệ điều hành Windows của Microsoft

Thứ nhất, trong các trường phổ thông ở Việt Nam, phần lớn các máy tính cá nhân, máy xách tayđều được mua qua các công ty máy tính, đại lý nên khả năng lớn là các máy đã có bản quyền sửdụng hệ điều hành Windows của công ty Microsoft (tham khảo Mục Hệ điều hành) Bên cạnh đó,

hệ điều hành mã nguồn mở Linux cấp miễn phí nên về cơ bản, vấn đè bản quyền sử dụng hệ điềuhành có thể bỏ qua Do vậy, việc sử dụng phần mềm có vi phạm luật bản quyền hay không chủ yếutập trung vào các phần mềm ở mức trên hệ điều hành (phần mềm tiện ích, phần mềm ứng dụng…)trên các máy tính của nhà trường Hiệu trưởng cần tập trung rà soát các loại phần mềm này trên hệthống máy tính của nhà trường để xem xét tính hợp pháp của chúng

Nếu hệ điều hành được cài trên một máy là Linux thì người sử dụng có thể yên tâm hoàn toàn vềvấn đề bản quyền trên máy đó Lý do chính là các ứng dụng phổ biến trên Linux cũng là mã nguồn

mở như bản thân Linux Chúng có thể được sử dụng miễn phí

Trong trường hợp hệ điều hành trên máy là Windows, vấn đề trở nên phức tạp hơn Đa số phầnmềm tiện ích, ứng dụng trên Windows có bản quyền Tuy nhiên, các công ty phần mềm luôn có mộtchính sách chung về đối tượng người sử dụng Ví dụ: cùng một chương trình phần mềm, họ tạo ranhiều phiên bản với những gói tính năng khác nhau từ bản đơn giản vì bị lược bỏ các tính năngphức tạp tới bản đầy đủ tính năng Các công ty có thể cấp miễn phí các bản đơn giản cho ngườidùng Điển hình cho loại hình này là các phần mềm tiện ích (xem Mục Phần mềm tiện ích) Một số

công ty khác lại phân biệt đối tượng sử dụng, tức là thậm chí với cùng một phiên bản phần mềm,người dùng với mục đích phi thương mại sẽ được hưởng mức giá thấp hơn nhiều so với người dùngphần mềm đó với mục đích thương mại Lấy ví dụ công ty Microsoft Những sản phẩm củaMicrosoft khi được sử dụng trong lĩnh vực giáo dục luôn ở mức giá thấp nhất Tuy nhiên, do khảnăng tài chính hạn chế tại các trường học và việc thắt chặt kiểm tra sử dụng phần mềm có bảnquyền ở Việt Nam, xu thế chuyển sang sử dụng mã nguồn mở là cách xử lý phù hợp với phần lớncác trường học tại Việt Nam (xem Mục Phần mềm ứng dụng để hiểu thêm về các phần mềm ứngdụng mã nguồn mở trên hệ điều hành Linux).

Lưu ý rằng, hệ thống V.EMIS đề cập ở Khai thác ứng dụng CNTT cho các nghiệp vụ quản lý trongnhà trường dưới đây cần chạy trên hệ điều hành Windows V.EMIS không gây ra vấn đề bản quyền

vì chủ sở hữu bản quyền phần mềm này là Bộ Giáo dục và Đào tạo

An toàn và bảo mật thông tin

Thông tin và dữ liệu ngày càng trở nên một yếu tố quan trọng cho hiệu quả hoạt động của mỗi cánhân và tổ chức Như được đề cập trong Một số yêu cầu đối với hiệu trưởng về ứng dụng CNTTtrong trường học Mục Tầm quan trọng của CNTT đối với hiệu quả hoạt động trường học dưới đây,CNTT là tài sản cấu thành của mỗi tổ chức Người quản lý do vậy phải có ý thức bảo vệ nó khỏi sựxâm nhập, phá hoại hoặc lạm dụng từ cả bên trong và bên ngoài tổ chức

Chính sách an toàn thông tin tại các nhà trường cần phân định cụ thể các cơ chế đảm bảo antoàn/bảo mật thông tin cho phần mềm, dữ liệu, hệ thống máy tính chống lại những khả năng xâmhại từ thiên nhiên và con người ở trong và ngoài nhà trường Ví dụ:

- Các tài liệu điện tử, CSDL của nhà trường cần được sao lưu định kỳ để nếu có sự cố xảy rathì việc phục hồi dữ liệu có thể được tiến hành nhanh nhất

- Thường xuyên cập nhật những trình tiện ích, ví dụ: chống virus, để đảm bảo tính nhất quán,toàn vẹn của dữ liệu trên máy tính

- Các bộ đĩa CD cài đặt chương trình phần mềm cần được bảo quản cẩn thận để có thể cài lạiứng dụng khi cần thiết

- Hệ thống trang thiết bị CNTT chỉ có thể hoạt động lâu dài, ổn định trong điều kiện tốt Dovậy, phòng máy phải khô ráo, có máy điều hòa; mỗi máy tính quan trọng có hệ thống lưuđiện để kéo dài tuổi thọ máy tính trong điều kiện điện nguồn không ổn định…

- Cơ chế giám sát, phân quyền người dùng máy tính: Với mỗi người sử dụng có mã đăngnhập, phân quyền người dùng riêng biệt trên cùng một máy để hệ thống tránh bị lạm dụng,

dữ liệu chỉ có thể được truy xuất bởi người có liên quan

- Xây dựng hệ thống tường lửa, quản trị mạng nội bộ LAN ngăn chặn những tấn công từ bênngoài vào hệ thống

Một số kỹ năng và thủ thuật khi sử dụng các phần mềm cơ bản

Tìm kiếm thông tin trên internet

Cách tìm kiếm thông tin trên mạng

Mạng Internet là kho tàng chung của nhân loại, chứa đựng các thông tin liên quan đến đời sống tinhthần, vật chất của con người; là nơi gắn kết con người với con người, giúp rút ngắn thời gian, tiềnbạc cho thông tin liên lạc; giúp con người học tập và phát triển về tri thức… Tuy nhiên nó cũng cómặt trái Thực tế trong cuộc sống xã hội có gì thì ở đó cơ bản cũng có

Cách tìm kiếm thông tin trên mạng: Tìm kiếm thông tin như thế nào để được kết quả như mongmuốn Điều đó yêu cầu người tìm kiếm phải có kỹ năng nhất định Người tìm kiếm phân biệt loạithông tin cần tìm để đưa ra quyết định nên vào trang nào để tìm kiếm Ví dụ: tìm kiếm hệ thống vănbản quy phạm pháp luật (QPPL) ta có thể vào trang của chính phủ (http://chinhphu.vn);http://www.luatvietnam.vn; Văn bản về hệ thống giáo dục thì vào trang bộ giáo dục(http://vanban.moet.gov.vn, http://SREM.com.vn ), http://xalo.vn; tìm trang dịch và phiên âm cácthứ tiếng (http://vdict.com; http://vndic.net/ ) Nói chung việc tìm kiếm nhanh chóng có được kếtquả như ý muốn, còn tuỳ vào nhiều yếu tố, nên tìm kiếm theo cách sau:

o Xác định thông tin cần tìm, nó thuộc lĩnh vực nào, cơ quan ban hành số hiệu vănbản, ngày phát hành văn bản;

o Truy cập trực tiếp vào trang của cơ quan ban hành để tìm kiếm Trang này văn bảnvẫn còn lưu trữ, nhưng tải về rất khó, ta nên chuyển hướng tìm kiếm trang trực thuộccủa cấp ban hành văn bản Ví dụ: đôi khi tìm kiếm 1 văn bản QPPL của Bộ Giáo dục

và Đào tạo, tìm kiếm thấy văn bản nhưng không tải về được hoặc phải chờ đợi quálâu, ta chuyển hướng tìm kiếm mở rộng qua trang http://www.google.com.vn, trangnày hiện lên hàng loạt các trang chứa đựng văn bản ta cần tìm Chọn trang của các

Sở Giáo dục và Đào tạo có lưu văn bản đó là cách tối ưu nhất;

o Địa chỉ http://SREM.com.vn đăng tải 3200 văn bản liên quan đến giáo dục

Một số trang web giúp tìm kiếm văn bản quy phạm pháp luật và thông tin trên Internet nhanhchóng: http://vanban.moet.gov.vn; http://www.google.com; http://chinhphu.vn;http://SREM.com.vn; http://www.vietlaw.gov.vn; http://xalo.vn…

Một số Website cung cấp hệ thống văn bản quy phạm pháp luật

http://www.chinhphu.vn website chính phủ (hình 6) giúp tìm kiếm thông tin đầy đủ về các hệ thốngvăn bản, các website của các tỉnh thành

Hình 6: Website chính phủ

http://www.moet.gov.vn website của Bộ giáo dục (hình 7)

Hình 7: Website Bộ Giáo dục và đào tạo

Hình 8: Website của Dự án SREM

http://www.google.com.vn (hình 9) Sử dụng tìm kiếm nhanh chóng các thông tin (thời gian tìmkiếm tính đến 0.1s).

Hình 10: Website google Hình 9

http://www.vietlaw.gov.vn/LAWNET/ (hình 11)

Hình 11: Website của Việt Law

http://vdict.com (hình 12) trang này giúp dịch các ngôn ngữ khác sang tiếng Việt hoặc ngược lại.ngoài ra nó còn có chức năng phiên âm từng từ và các nghĩa của từ

Hình 12: Website Vdict

http://vndic.net/ (hình 13) Dịch được nhiều thứ tiếng nhanh chóng chính xác

Hình 13: Website VNDIC

Những kỹ năng cơ bản trong bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office

Thao tác trên thanh công cụ (Standard) và thanh định dạng (Formatting)

Hình H:14 bên dưới hiển thị đầy đủ tiêu đề, thanh Menu, thanh công cụ và thanh định dạng Khi tagặp trường hợp mất một số thanh nào đó hoặc mất tất cả các thanh như hình 15, 16,17, 18 và 19

Hình 15: Hiển thị đầy đủ các thanh

Lên/xuống một trang màn hình

Hình 16: Mất thanh Drawing

Hình 17: Thiếu thanh định dạng (formatting)

Hình 18: Mất thanh định dạng (Formatting) và thanh công cụ (Standard)

Hình 19: Ẩn tất cả các thanh tiêu đề, thanh công cụ thanh định dang…

Các bước khắc phục từng lỗi trên:

• Khắc phục mất tất cả các thanh như hình 19, Chúng ta để ý thấy góc dưới bên phải có hìnhsau: Kích chuột vào hình này hoặc nhấn vào nút “ESC” trên bàn phím

• Lấy lại các thanh công cụ (Standard), thanh định dạng(Formatting): Nhấn chuột phải vàothanh Menu và chọn như hình 20, 21.

Hình 20: Cách lấy các thanh trên cửa sổ Word

Hình 21: Cách lấy các thanh trên cửa sổ Word

Thêm, bớt các chức năng trên Menu và thanh công cụ chuẩn.

Để thao tác nhanh khi soạn thảo, chúng ta nên thêm các nút lệnh trên thanh định dạng Ví dụ thêmchức năng trộn các ô (Merge cells) , chia các ô Split cells , chỉ số trên(superscript) , chỉ sốdưới (subscript) Hình 23, 24 thể hiện trên thanh công cụ trước và sau khi thực hiện các lệnhthêm bớt trên thanh định dạng

Hình 23

Hình 24 Các bước thực hiện thêm các nút lệnh trên thanh định dạng (Formatting)

Các hình 25, 26, 27 dưới mô tả tuần tự các bước tiến hành thêm các nút lệnh lên thanh định dạng(Formatting)

Chọn Tools\Customize xuất hiện hội thoại như hình 25 sau đó chọn Commands

Nhấn chuột trái rồi

rê chuột đến vị trí thích hợp

Hình 22: Cách di chuyển vị trí các thanh

Hình 25: Các bước tiến hành lấy nút lệnh lên thanh công cụ

Chúng ta chọn tên của chức năng trên các thanh cần thêm, bớt

Chọn chức năng Format hình 26 để thêm chức năng thụt vào hoặc đẩy ra

của đoạn văn bản

Tổ hợp lệnh Format trong hộp Categories, chuyển chuột sang hộp bên phải hộp Commands,

chọn nút lệnh cần đưa ra thanh công cụ bằng cách nhấn chuột trái lên nút lệnh, rồi rê chuột đặt lên thanh công cụ (mỗi lần rê chuột chỉ được một nút lệnh)

Lấy công cụ để trộn bảng và phân bảng: Hình 27

Trong hộp Categories chọn

Table; trong hộp Command rê thanh cuộn dọc chọn nút lệnh cần đưa ra: Chọn trộn ô(Merge Cells)

; và tách ô(Split Cells)

Tương tự các thao tác trên chúng ta có thể lấy bất kỳ có trong bộ Office 2003 ra để thực hiện

Hình 26 Hội thoại cho phép chon các nút lệnh cần lấy ra

Hình 27 Hội thoại cho phép lấy các lệnh Merge, Split cell

Hình 28: lấy công cụ tính toán trên Word

Lấy công cụ tính toán trong Word như hình 28

Các bước thực hiện bỏ các nút lệnh trên thanh định dạng (Formatting)

Việc loại bỏ các nút lệnh trên thanh định dạng ta thực hiện các thao tác ngược lại Ví dụmuốn bỏ nút lệnh nào ta tiến hành tuần tự như sau:

Chọn Tools\Customize như hình 29 Khi chọn Customize… xuất hiện hội thoại hình 30

Hình 29

Trong Customize chọn tab

Commands sau đó kéo các nút lệnh

không cần thiết ra giữa màn hình

soạn thảo

Hình 30 Chú thích tiếng Việt vào các nút lệnh trên Menu

Việc chú thích các nút lệnh lên Menu chỉ giúp cho người sử dụng không có khả năng hiểu và dịchtiếng Anh sang tiếng Việt Đặc biệt hiện nay đã có phiên bản Office Việt hoá, nếu chúng ta dùngbản đó tuy thuận lợi cho việc soạn thảo, nhưng bị hạn chế nhiều cho sự phát triển ngôn ngữ Chính

vì vậy chúng ta nên sử dụng bộ Office chưa Việt hoá, cùng với sự tác động cần thiết của chúng tavào nó để có giao diện của riêng mình Khi hoàn toàn làm chủ trong quá trình nắm chắc các công cụtrong soạn thảo ta có thể trả về nguyên dạng (Không có chú thích tiếng việt) Hình 31 một thông

báo khi ta rê chuột tới nút lệnh Merge Cells như ; hoặc nút lệnh đẩy văn bản ra đầu

thích hoàn toàn bằng tiếng Anh Đối với người không hiểu nghĩa của cụm từ này thì chú thíchkhông có giá trị gì Vì vậy việc chú thích tiếng Việt là cần thiết cho giai đoạn ban đầu Việc đó giúpchúng ta dễ nhớ, thuận tiện cho soạn thảo như hình 32

Hình 31: Chú thích tiếng Anh khi rê chuột vào nút lệnh trộn ô

Hình 32 chú thích tiếng Anh được đính kèm cùng với chú thích tiếng Việt

Hình 32: Chú thích tiếng Anh kèm chú thích tiếng Việt

Các bước thao tác chú thích tiếng Việt vào các nút lệnh

Chọn Tools\Customize như hình 33

Sau đó nhấn chuột “Phải” vào nút lệnh cần chú thích xuất hiện hội thoại như hình 34 ví dụ chọn

nút lệnh đẩy đoạn văn bản ra đầu dòng một khoảng