PHẦN 4: MICROSOFT EXCEL pot

• Trỏ chuột vào góc phải bên dưới của ô để xuất hiện dấu + màu đen, giữ phím Ctrl trong khi kéo chuột theo cột dọc hoặc hàng ngang thao tác này được gọi là điền tự động – AutoFill... Một

PHẦN 4: MICROSOFT EXCEL

CHƯƠNG 23 KHỞI ĐỘNG MÀN HÌNH EXCEL 150

1 Khởi động 150

2 Màn hình 150

2.1 Các thành phần của màn hình Excel 151

2.1.1 Thanh tiêu đề - Title Bar 151

2.1.2 Thanh Menu ngang – Menu Bar 151

2.1.3 Thanh công cụ ToolBars 151

2.1.4 Thanh tính toán- Formular Bar 151

2.1.5 Thanh trạng thái 152

152

2.1.6 Thanh thẻ tên bảng tính – Sheet Tabs 152

2.1.7 Bảng tính (WorkSheet) 152

2.2 Một số thao tác thường dùng trong bảng tính 153

2.2.1 Di chuyển 153

2.2.2 Vùng cơ sở dữ liệu 153

2.2.3 Công thức và các toán tử 154

2.2.4 Địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối 154

3 Ra khỏi Excel 154

CHƯƠNG 24 CÁC THAO TÁC VỚI 155

BẢNG TÍNH 155

1 Lưu bảng tính trên đĩa 155

2 Mở bảng tính đã có trên đĩa 155

3 Đóng bảng tính 156

4 Thêm một bảng tính 156

5 Xoá bảng tính 157

6 Đổi tên bảng tính 157

7 Sao chép/Chuyển một bảng tính 157

8 Tách bảng tính 158

9 Ẩn và hiện lại bảng tính 159

10 Bảo vệ bảng tính 159

11 Chọn nhiều bảng tính 159

12 Đặt và thay đổi mật khẩu mở file 159

CHƯƠNG 25 XỬ LÝ DỮ LIỆU 161

VỚI BẢNG TÍNH 161

1 Các kiểu dữ liệu 161

1.1 Dạng chuỗi (Text) 161

1.2 Dạng số (Number) 161

1.3 Dạng công thức (Formulas) 161

1.4 Dạng ngày/giờ (Date/Giờ) 162

2 Các toán tử trong công thức 163

2.1 Toán tử số 163

2.2 Toán tử nối chuỗi & 164

2.3 Toán tử so sánh 164

3 Nhập dữ liệu 164

3.1 Dữ liệu bất kỳ 164

3.2 Dữ liệu trong các ô giống nhau 165

3.3 Dữ liệu trong các ô tuân theo một quy luật 165

3.3.1 Chuỗi số với bước nhảy là 1 165

3.3.2 Chuỗi số với bước nhảy bất kỳ: 166

3.3.3 Điền chuỗi ngày tháng tăng dần 166

3.3.4 Điền một danh sách tự tạo 167

3.3.5 Dữ liệu kiểu công thức 168

4 Sửa, xóa dữ liệu 170

4.1 Xóa 170

4.2 Sửa 170

5 Các thao tác với khối 170

5.1 Đánh dấu (chọn) khối 170

5.2 Copy, cắt, dán khối dùng bộ nhớ đệm 171

5.3 Copy, di chuyển khối dùng chuột 172

5.4 Các dạng copy đặc biệt 173

6 Xử lý ô, cột, hàng trong bảng tính 174

6.1 Thay đổi kích thước cột, hàng 174

6.2 Chèn thêm cột, hàng, ô 175

6.3 Xoá cột, hàng, ô 177

6.4 Chuyển hàng thành cột và ngược lại 178

6.5 Ẩn hiện cột hàng 178

6.6 Cố định cột, hàng tiêu đề 179

7 Định dạng dữ liệu 179

7.1 Định dạng ký tự 179

7.2 Định dạng số 181

7.3 Canh biên (dóng hàng) 183

7.4 Kẻ khung 186

7.5 Tô màu nền cho các khối hoặc ô 186

7.6 Định dạng tự động 187

8 Đặt tên cho ô hoặc khối 188

8.1 Đặt tên cho ô hoặc khối bằng tay 188

8.2 Đặt tên theo tiêu đề của cột hay hàng (tự động) 189

8.3 Dán tên vào công thức 190

8.4 Về nhanh một ô (hay miền) đã được đặt tên 190

8.5 Xoá tên 190

9 Ghi chú cho ô 191

9.1 Ghi chú thích cho ô 191

9.2 Sửa/Xoá các chú thích 192

10 Bảo vệ ô 192

CHƯƠNG 26 HÀM TRONG EXCEL 193

1 Quy tắc sử dụng hàm 193

2 Nhập hàm vào bảng tính 193

2.1 Gõ từ bàn phím 193

2.2 Dùng biểu tượng Insert Function 194

2.3 Dùng menu 196

3 Một số hàm thông dụng 196

3.1 Hàm ngày tháng 196

3.1.1 Hàm DATE 196

3.1.2 Hàm DATEVALUE 197

3.1.3 Hàm DAY 197

3.1.4 Hàm MONTH 197

3.1.5 Hàm NOW 197

3.1.6 Hàm TIME 198

3.1.7 Hàm TODAY 198

CHÚ Ý: Hàm này có tối đa 30 đối số (có thể nối 30 chuỗi lại với nhau) .198

3.1.8 Hàm WEEKDAY 198

3.1.9 Hàm YEAR 199

3.2 Hàm ký tự 199

3.2.1 Hàm CONCATENATE 199

3.2.2 Hàm EXACT 199

3.2.3 Hàm FIND 199

3.2.4 Hàm PROPER 200

3.2.5 Hàm REPLACE 200

3.2.6 Hàm REPT 201

3.2.7 Hàm RIGHT 201

3.2.8 Hàm LEFT 201

3.2.9 Hàm SEARCH 201

3.2.10 Hàm SUBSTITUTE 202

3.2.11 Hàm T 202

3.2.12 Hàm TEXT 203

3.2.13 Hàm TRIM 203

3.2.14 Hàm UPPER 203

3.2.15 Hàm VALUE 203

3.2.16 Hàm LEN 204

3.2.17 Hàm LOWER 204

3.2.18 Hàm MID 204

3.3 Hàm toán học 204

3.3.1 COUNTIF 204

3.3.2 Hàm EXP 205

3.3.3 Hàm INT 205

3.3.4 Hàm MOD 205

3.3.5 Hàm ROUND 205

3.3.6 Hàm SQRT 206

3.3.7 Hàm SUM 206

3.3.8 Hàm SUMIF 206

3.3.9 Hàm TRUNC 207

3.4 Hàm logic 207

3.4.1 Hàm AND 207

3.4.2 Hàm IF 207

3.4.3 Hàm NOT 207

3.4.4 Hàm OR 207

3.5 Hàm thống kê 207

3.5.1 Hàm AVERAGE 207

3.5.2 Hàm COUNT 207

3.5.3 Hàm COUNTA 208

3.5.4 Hàm MAX 208

3.5.5 Hàm MIN 208

3.5.6 Hàm LARGE 208

3.5.7 Hàm MODE 208

3.5.8 Hàm SMALL 208

3.5.9 Hàm RANK 208

3.6 Hàm tìm kiếm và tham chiếu 208

3.6.1 Hàm VLOOKUP 208

3.6.2 Hàm HLOOKUP 210

3.7 Các hàm cơ sở dữ liệu 210

3.7.1 Hàm DSUM 211

3.7.2 Hàm DAVERAGE 211

3.7.3 Hàm DMAX 211

3.7.4 Hàm DMIN 211

3.7.5 Hàm DCOUNT 212

3.7.6 Hàm DCOUNTA 212

PHỤ LỤC A CÁC PHÍM TẮT THƯỜNG DÙNG 212

BÀI TẬP 213

BÀI THỰC HÀNH SỐ 1 213

BÀI THỰC HÀNH SỐ 2 214

BÀI THỰC HÀNH SỐ 3 215

BÀI THỰC HÀNH SỐ 4 216

BÀI THỰC HÀNH SỐ 5 218

BÀI THỰC HÀNH SỐ 6 219

BÀI THỰC HÀNH SỐ 7 220

BÀI THỰC HÀNH SỐ 8 221

BÀI THỰC HÀNH SỐ 9 222

BÀI THỰC HÀNH SỐ 10 224

BÀI THỰC HÀNH SỐ 11 225

BÀI THỰC HÀNH SỐ 12 226

BÀI THỰC HÀNH SỐ 13 228

BÀI THỰC HÀNH SỐ 14 229

BÀI THỰC HÀNH SỐ 15 230

BÀI THỰC HÀNH SỐ 16 232

YÊU CẦU: 232

BÀI THỰC HÀNH SỐ 17 234

YÊU CẦU: 234

CHƯƠNG 23 KHỞI ĐỘNG MÀN HÌNH EXCEL

Sau khi khởi động Excel, đối với Excel 2003 màn hình làm việc có thêm một

thành phần mới gọi là ngăn tác vụ Task Pane xuất hiện bên phải của màn hình

Excel

Nếu cần, ta có thể tắt ngăn tác vụ này bằng cách click chuột vào biểu tượng

ở góc trên phải của ngăn tác vụ Khi đó màn hình làm việc của Excel như sau:

Ngăn tác vụ Task Pane

2.1 Các thành phần của màn hình Excel

2.1.1 Thanh tiêu đề - Title Bar

Hiển thị tên của bảng tính hiện thời Thanh tiêu đề nằm ở phía trên của mànhình giao tiếp Chẳng hạn trong hình trên “Microsoft Excel – Book1” là tên củabảng tính hiện thời

2.1.2 Thanh Menu ngang – Menu Bar

Thanh menu ngang nằm ngay phía dưới thanh tiêu đề Thanh menu ngang

chứa các menu popup: File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Window, Help Để kích hoạt thanh menu ngang, ta thực hiện như sau:

• Nhấn Enter hoặc phím Down () để kích hoạt MenuPopUp tương ứng

• Sử dụng các phím Left () hoặc Right () để chọn các năng trênMenuPopup và nhấn Enter tại chức năng cần thực hiện

2.1.3 Thanh công cụ ToolBars

Thanh công cụ chuẩn - The Standard Toolbar

Thanh công cụ định dạng - The Formatting Toolbar

Gồm các thanh chứa các nút tương ứng với những chức năng thường sử

dụng Để bật/tắt các thanh công cụ này, chọn View – ToolBars - tên thanh công cụ

cần chọn

2.1.4 Thanh tính toán- Formular Bar

Dùng để nhập dữ liệu và công thức Để bật/tắt thanh công cụ này, chọn

View-Formular Ba.

2.1.5 Thanh trạng thái

Là dòng cuối cùng hiển thị các chế độ hoạt động của Excel Có ba trạng tháihoạt động:

• Read: đang sẵn sàng làm việc

• Enter: đang nhập dữ liệu hay công thức

• Edit: đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện tại.

2.1.6 Thanh thẻ tên bảng tính – Sheet Tabs

Là dòng ngay trên thanh Trạng thái, hiển thị tên của các bảng tính (khi chúng

chưa được đặt tên tại đây ghi Sheet1, Sheet2,…, Sheet16) Bên trái là các nút

• Ô (Cell): Là giao của một dòng và một cột Mỗi ô được xác định bởi một

địa chỉ (ví dụ: A4) Ô có đường viền quanh là ô hiện hành

Ô hiện tại: Là ô có khung viền chung quanh với một chấm vuông nhỏ ở góc phải dưới (mốc điền) hay còn gọi là Con trỏ ô (còn gọi là con trỏ).

Tạo độ của ô này được hiển thị trên thanh Công thức

Hộp tên (địa chỉ) Tên cột

• Bảng (Sheet): Mỗi bảng bao gồm 256 cột và 16384 dòng Tên bảng là Sheet# Mặc định trong một bảng tính có sẵn 3 bảng Chúng ta có thể thay đổi số bảng bằng cách: Tool | Option | General Khai báo số bảng trong khung Sheets in new workbook (giá trị này có thể thay đổi từ

1 255)

• Con trỏ bàn phím: Là vạch đứng | nhấp nháy để biểu thị vị trí ký tự sẽ

được chèn vào

• Con trỏ chuột có các dạng sau:

o Dấu |: dùng để đưa con trỏ ô về vị trí nào đó

o Dấu : dùng để chọn lệnh, biểu tượng hoặc cuộn bảng tính

2.2 Một số thao tác thường dùng trong bảng tính

2.2.1 Di chuyển

• Cách 1: Trỏ chuột tới ô cần tới, click trái chuột.

• Cách 2: Sử dụng các phím mũi tên để chuyển tới các hàng, cột lân cận.

o PgUp, PgDn : lên hoặc xuống một màn hình

o Tab : sang phải một màn hình

o Shift+Tab : sang trái một màn hình

o End+Home : đến ô cuối cùng của bảng tính

cần di chuyển tại vùng Name Box trên thanh tính toán

o Nhấn enter để di chuyển đến ô cần thiết

2.2.2 Vùng cơ sở dữ liệu

Vùng cơ sở dữ liệu là một khối hình chữ nhật bao gồm các ô liên tục Để xácđịnh một vùng, người ta kết hợp địa chỉ của ô trên trái và ô dưới phải Ví dụ vùng(A4:C6)

• Chọn một ô : Kích chuột tại ô cần chọn

CHÚ Ý: Các thao tác trong cách 2 chỉ thực hiện được khi chọn lệnh

Tools/Option/Transition, điền dấu ở tuỳ chọn Transition Navigation Keys.

• Chọn một cột : Kích chuột tại ký hiệu cột

o Đặt con trỏ tại ô đầu vùng, ấn Shift và click chuột tại ô cuối vùng

• Chọn nhiều vùng: Kết hợp phím Ctrl khi chọn các vùng tiếp theo.

• Chọn toàn bộ bảng tính: nhấn Ctrl+Shift+Spacebar.

• Để xóa chọn vùng, kích chuột tại một vị trí bất kỳ trong Workbook 2.2.3 Công thức và các toán tử

• Công thức: có dạng như sau =[<toán hạng>]<toán tử><toán hạng>

Ngoài ra chúng ta có thể kết hợp các hàm chuẩn của Excel trong công thức

• Các toán tử số học: +, - , * , / , ^ (luỹ thừa), % ( phần trăm)

• Các toán tử logic: =, <> (khác), >=,<=, >, <

2.2.4 Địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối.

=A1 Địa chỉ tương đối Các địa chỉ cột và hàng sẽ được

thay đổi khi ô chứa công thứcđược sao chép đến vị trí khác

=$A$1 Địa chỉ tuyệt đối Các địa chỉ cột và hàng được cố

định, không thay đổi

=A$1 Địa chỉ cố định hàng Chỉ địa chỉ cột được thay đổi, địa

chỉ hàng cố định

=$A1 Điạ chỉ cố định cột Chỉ địa chỉ hàng được thay đổi,

địa chỉ cột cố định

1 lần Địa chỉ tuyệt đối

2 lần Cố định địa chỉ hàng

3 lần Cố định địa chỉ cột

4 lần Địa chỉ tương đối

3 Ra khỏi Excel

• Chọn File | Exit hoặc nhấn Alt+F4

• Click vào dấu trên cùng ở góc phải của màn hình để trở về Window

CHƯƠNG 24 CÁC THAO TÁC VỚI

BẢNG TÍNH

1 Lưu bảng tính trên đĩa

• Click nút Save trên thanh Standard Tool (hoặc chọn File | Save) Nếu

đây là lần đầu tiên thực hiện thao tác này với bảng tính, ta phải gõ vào tên

bảng tính trong ô File Name theo quy tắc đặt tên tệp của DOS.

• Sau đó trong quá trình làm việc, ta thường xuyên ghi bảng tính lên đĩabằng cách trên mà không cần đặt tên cho nó nữa

• Nếu ta cần lưu bảng tính với tên khác, chọn mục Save As và đặt tên mới

• Chọn tên file tài liệu cần mở rồi chọn OK.

• Ngoài ra, Excel còn có cách mở bảng tính khác, đó là chọn mục File xuấthiện Menu dọc với danh sách 4 bảng tính mới làm gần nhất ở phía dưới Ta

sẽ chọn tên tệp cần mở từ danh sách này

3 Đóng bảng tính

Trước khi chuyển sang bảng tính khác hoặc làm việc khác, phải ghi tệp lênđĩa sau đó mới đóng nó bằng cách chọn mục File | Close hoặc click vào nút phía

trên bên phải của cửa sổ Nếu quên chưa ghi tệp lên đĩa, Excel sẽ hỏi: “Do you

want to save change to <File name>.XLS?”

Chọn Yes để ghi lại, No để không ghi những thay đổi vừa tạo ra cho bảngtính

5 Xoá bảng tính

• Cách 1: Edit | Delete Sheet

• Cách 2: Click phải chuột vào bảng tính, chọn Delete

• Cách 1: Giữ Ctrl trong khi kéo thả thẻ tên tại một thẻ tên khác (Sheet

khác) Nếu không giữ Ctrl bảng tính sẽ được di chuyển.

• Cách 2: Edit | Move or Copy Sheet Chọn vị trí đặt bảng tính hiện tại trước bảng tính nào trong khung “Before Sheet” Nếu đánh dấu chọn vào Create a Copy, Excel sẽ sao chép bảng tính chứ không di chuyển nó.

8 Tách bảng tính

Có 3 cách giúp ta đồng thời thấy những phần khác nhau của bảng tính:

• Cách 1: Trỏ chuột vào thanh tách cho xuất hiện mũi tên 2 đầu, kéo thả nó

tại vị trí cần tách

• Cách 2: Đưa con trỏ ô về vị trí cần tách, chọn mục Window | Split Sau

đó để bỏ tách chọn Window | Remove Split.

• Cách 3: Đưa con trỏ ô về vị trí cần tách, chọn mục Window | Freeze Panes Sau đó để bỏ tách chọn Window | Unfreeze Panes.

 CHÚ Ý: Chúng ta chỉ nên dùng cách 2 nếu bảng tính nguồn và đích cách

xa nhau (không thể thấy thẻ tên của chúng cùng một lúc được).

Trong trường hợp này, muốn hủy bỏ việc tách chọn: vWindow | unFreeze Pane.

9 Ẩn và hiện lại bảng tính

• Chọn Format | Sheet | Hide để ẩn bảng tính

• Để hiện lại bảng tính Format | Sheet | Unhide

• Nếu cần thiết gõ mật khẩu vào vùng Password, 2 lần gõ phải giống nhau

và lưu ý rằng mật khẩu trong Excel phải phân biệt chữ hoa với chữ thường.

• Để bỏ tình trạng bảo vệ, chọn Tool | Protection | Unprotect Sheet hayUnprotect Workbook Nếu có mật khẩu, phải gõ vào, nếu gõ đúng ta mớicập nhật được bảng tính

11 Chọn nhiều bảng tính

• Các bảng tính liền kề: Nháy chuột vào thẻ tên đầu, giữ Shift trong khi

click chuột vào thẻ cuối

• Các bảng tính cách nhau: Giữ Ctrl trong khi lần lượt click chuột vào

các thẻ tên

• Để bỏ việc chọn một bảng tính nào đó, giữ Ctrl trong khi click chuột vào

thẻ tên của bảng tính đó

12 Đặt và thay đổi mật khẩu mở file

Một văn bản sau khi tạo ra có thể được bảo vệ bằng từ khoá, chỉ có người biết được từ khoá mới làm việc được với file này Sau khi tạo xong bảng tính, vào Menu File | Save As, click chuột vào Tool, một menu tắt hiện ra, click chuột vào mục General Options

Đánh từ khoá vào mục Password to open, việc đặt từ khoá này mỗi khi cần

mở file bạn phải đánh vào đúng từ khoá đã đặt

• Password to open: từ khoá chống việc mở file.

• Password to modify: từ khoá chống việc hiệu chỉnh file

1.1 Dạng chuỗi (Text)

• Trong ô phải chứa các ký tự chữ cái từ a đến z hoặc A đến Z Nếu bắt đầu

bằng một ký tự số (0-9) thì theo sau nó phải là các ký tự chữ cái.

• Những dữ liệu chuỗi dạng số như: số điện thoại, số nhà, mã số v.v… khi

nhập vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (‘) và không có giá trị tính toán.

• Theo mặc định, dữ liệu dạng chuỗi được tự động căn sang trái trong ô

##### Độ rộng của cột quá hẹp

#Div/0! Lỗi do phép chia cho 0

#NAME? Thực hiện phép tính với một biến

không xác định (tên không gắn vớimột ô hay một vùng nào cả)

#N/A Tham chiếu đến một ô rỗng hoặc

không có trong danh sách

#VALUE! Sai về kiểu của toán hạng (ví dụ: lấy

số chia cho ký tự hoặc ngày tháng)

1.4 Dạng ngày/giờ (Date/Giờ)

Ta có các quy ước sau:

• DD: là 2 con số chỉ Ngày

• MM: là 2 con số chỉ Tháng

• YY: là 2 con số cuối của Năm

• YYYY: là năm đầy đủ với 4 chữ số

Ta có thể nhập ngày tháng theo dạng MM/DD/YY (kiểu tiếng Anh, Mỹ) hoặc DD/MM/YY (kiểu tiếng Việt, tiếng Pháp) tùy thuộc vào việc đặt các thông số

quốc tế của Windows Ví dụ nếu đặt thông số quốc tế kiểu Pháp, ta gõ vào27/09/04, trường hợp kiểu Mỹ (mặc định) ta gõ vào 09/27/04

Ngoài ra, ta cũng có thể nhập kiểu ngày bằng sau:

• Sử dụng hàm Date: Cú pháp DATE(Year,Month,Day) đây là cách nhập

ngày tốt nhất

Trong đó: Year : số của năm, có giá trị từ 1900 đến 9999.

Month: tháng trong năm, có giá trị từ 1 đến 12.

Day : ngày trong tháng, có giá trị từ 1 đến 31.

• Sau đó ở menu Format chọn Cells | Number | Date và chọn dạng thể

hiện ngày ở khung bên phải

 CHÚ Ý: Khi nhập sai dạng thức kiểu ngày, Excel tự động chuyển sang dạng

chuỗi (căn sang trái ô) và ta không thể dùng dữ liệu này để tính toán.

o Nếu giá trị YY (năm) có giá trị từ 00-29 thì Excel chuyển thành năm sau

năm 2000 Ví dụ: Nếu ta nhập 05/15/05 thì sẽ có kết quả là 05/15/2005.

o Nếu YY có giá trị từ 30-99 thì Excel tự động chuyển thành các năm trước

năm 2000 Ví dụ: Nếu nhập vào 04/20/45 thì sẽ có kết quả 04/20/1945

Như vậy để nhập ngày tháng cho các năm từ 1900 đến 1929 hay từ 2030 đến 2999 ta phải nhập theo định dạng đầy đủ: MM/DD/YYYY hoặc DD/MM/YYYY.

• Đặc biệt:

o Nhấn tổ hợp phím CTRL + ; (dấu chấm phẩy) cho Ngày hệ thống.

o Nhấn tổ hợp phím CTRL + Shift + ; cho Giờ hệ thống.

• Theo mặc định, dữ liệu dạng ngày tháng được căn sang phải ô

2 Các toán tử trong công thức

2.1 Toán tử số

Các toán tử được sử dụng trong MS Excel gồm có:

• Thứ tự ưu tiên của các phép toán như sau: luỹ thừa trước rồi đến nhân

chia và sau cùng mới đến cộng trừ Các phép toán cùng mức ưu tiên (như

nhân chia hoặc cộng trừ) được thực hiện từ trái sang phải.

Chọn dạng thể hiện kiểu ngày

• Muốn thay đổi thứ tự ưu tiên ta dùng các cặp ngoặc đơn ( ), toán tử trong cặp dấu ngoặc ở sâu nhất sẽ được thực hiện trước.

Ví dụ: Các ô A1, B1, C1 chứa các số 2, 3, 4

o Nếu trong ô D1 gõ =A1+B1*C1 sẽ được kết quả là 14

o Nếu trong ô D1 gõ = (A1+B1)*C1 sẽ được kết quả là 20

2.2 Toán tử nối chuỗi &

Các toán tử so sánh cho kết quả là True (đúng) hoặc False (sai) Ví dụ trong

ô A1 đang có số 26, ô B1 có số là –125 Nếu tại C1 gõ vào công thức

= A1>B1 kết quả là TRUE

= A1<=B1 sẽ nhận được kết quả là FALSE

3 Nhập dữ liệu

3.1 Dữ liệu bất kỳ

• Đưa con trỏ về ô cần thiết

• Nhập dữ liệu theo loại dạng thức

• Để kết thúc việc nhập dữ liệu, làm theo một trong các cách sau:

o Ấn phím Enter con trỏ sẽ xuống ô dưới

o Ấn một phím mũi tên để đưa con trỏ ô sang ô cần thiết, ví dụ

ấn phím  sẽ đưa con trỏ ô sang bên phải

o Chọn nút (màu xanh lá cây) trên thanh công thức

o Trỏ chuột vào ô cần tới, nhấn chuột trái

• Nhập dữ liệu sử dụng miền nhập dữ liệu

Giả sử cần nhập dữ liệu vào 3 cột như sau vào các ô từ A1:C5, ta làm như

sau:

o Đánh dấu khối miền cần nhập dữ liệu

(sau này quy định gọi là miền nhập dữ

liệu)

o Để nhập dữ liệu theo từng hàng ấn phím

Tab sau mỗi lần gõ dữ liệu vào ô

o Để nhập theo từng cột ấn phím sau mỗi lần gõ dữ liệu vào một ô

Hướng dịch chuyển của ô nhập dữ liệu khi nhấn phím Tab hoặc Enter như

sau:

3.2 Dữ liệu trong các ô giống nhau

• Đánh dấu khối miền nhập dữ liệu (Ví dụ: A1:C5)

• Gõ vào dữ liệu (Ví dụ: Hello)

• Kết thúc việc nhập bằng cách ấn phím Ctrl +

Khi đó toàn bộ miền nhập dữ liệu sẽ có giá trị giống nhau (cùng chữ Hello).3.3 Dữ liệu trong các ô tuân theo một quy luật

3.3.1 Chuỗi số với bước nhảy là 1

• Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu Ví dụ để đánh sốthứ tự cho một số ô bắt đầu từ 1, ta gõ 1 và nhấn

• Trỏ chuột vào góc phải bên dưới của ô để xuất hiện dấu + màu đen, giữ phím Ctrl trong khi kéo chuột theo cột dọc hoặc hàng ngang (thao tác này được gọi là điền tự động – AutoFill) Kết quả ta được chuỗi số 1, 2,

3, ….

3.3.2 Chuỗi số với bước nhảy bất kỳ:

• Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ

vào số bắt đầu, ví dụ để có chuỗi số 0, 5,

10, 15, … ta gõ số 0 vào một ô nào đó.

• Nhấn Enter để xuống ô dưới (hoặc phím

Tab để sang ô bên phải), gõ vào số tiếp

theo, ví dụ 5.

• Đánh dấu 2 ô này, trỏ chuột vào góc

phải bên dưới của khối để xuất hiện dấu

+ màu đen, kéo và thả chuột tại ô cuối

của miền

3.3.3 Điền chuỗi ngày tháng tăng dần

• Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào

ngày, tháng, năm bắt đầu.

• Trỏ chuột vào góc phải bên dưới của ô để xuất

hiện dấu +, bấm giữ chuột phải, kéo thả tại ô

cuối của miền

• Một menu xuất hiện, chọn:

o Copy Cells: Để điền dữ liệu giống nhau cho

tất cả các ô trong miền

o Fill Series: Để tăng lên 1 ngày ở các ô kế

tiếp

o Fill Formatting Only: Chỉ copy định dạng

sang các ô khác trong miền mà không có giá trị

o Fill Without Formatting: Điền giá trị cho các ô tiếp theo nhưng

không có định dạng Ví dụ: Ô đầu tiên của miền có giá trị 5/21/2006

(định dạng ngày tháng), các ô kế tiếp sẽ là: 38859, 38860, 38861, …(không có định dạng).

o Fill Days: Tăng lên 1 ngày ở các ô kế tiếp

o Fill Weekdays: Tăng lên 1 ngày ở các ô kế tiếp nhưng chỉ thuộc các

ngày trong tuần (từ thứ 2 đến thứ 6)

Ví dụ: Ô đầu tiên của miền là 8/5/2006 (ứng với thứ 7), các ô kế tiếp

sẽ là 8/7/2006 (thứ 2), 8/8/2006 (thứ 3), …, 8/11/2006 (thứ 6), 8/11/2006 (thứ 2), …

o Fill Months: Tăng lên 1 tháng (không tăng ngày) ở các ô kế tiếp.

o Fill Years: Tăng lên 1 năm ở các ô kế tiếp (không tăng ngày tháng) 3.3.4 Điền một danh sách tự tạo

• Nếu danh sách này chưa có thì phải tạo bằng cách:

o Vào menu Tools/Option/Custom List

o Trong khung Custom lists bên trái chọn mục NEW LIST

o Trong khung List entries bên phải lần lượt nhập các giá trị cho danh

sách, hết mỗi giá trị bấm Enter để xuống dòng Ví dụ: Thứ hai

• Để sử dụng danh sách vừa tạo ra ta thực hiện:

o Nhập một giá trị có trong danh sách tự tạo vào ô đầu

o Điền tự động tới ô cuối miền

3.3.5 Dữ liệu kiểu công thức

• Phải bắt đầu bởi dấu = hoặc các dấu +,

-• Khi cần lấy số liệu ở ô nào thì click chuột vào ô đó hoặc gõ vào địa chỉ ô

Ví dụ:

a Tính Lương theo công thức: Lương = Số NC * Tiền 1 ngày

1 Chọn miền E2:E7 (vì công thức tính trong miền giống nhau): đều lấy số

b Tính Tỷ lệ phần trăm lương của từng người so với Tổng Lương

Ta thực hiện các thao tác như sau:

• Đưa con trỏ về ô F2

• Gõ vào dấu =, dùng chuột chọn ô E2 (hoặc gõ E2), gõ dấu /, click chuột

vào ô E8 (hoặc gõ E8) Chọn nút trên thanh công thức (hoặc ấn nút

)

• Để tính tỷ lệ cho những người còn lại, đưa con trỏ về ô F2, sao chép côngthức tính bằng cách điền tự động cho tới ô F7

Tại các ô F3:F7 xuất hiện #DIV/0! (chia cho 0) Khi đưa con trỏ về ô F3, ta

thấy trên thanh công thức ghi =E3/E9, Excel đã lấy số ở ô bên trái (E3) chia cho số

ở cách đó 6 ô (E9), … tức là đã sử dụng địa chỉ tương đối Để báo cho Excel lấy lần

lượt các số từ E2 đến E7 chia cho số cố định ở ô E8 (ô này là địa chỉ tuyệt đối), ta

làm như sau:

• Đưa con trỏ về E2, click đúp chuột, sau đó đưa con trỏ bàn phím về ngaytrước ký hiệu E8, ấn phím F4, dấu $ được chèn vào trước và giữa ký hiệu

đó, ấn rồi copy công thức này xuống ô E7

• Đanh dấu khối các ô từ E3 đến E7, chọn biểu tượng % (Percent Style)trên thanh định dạng, Excel đổi ra dạng phần trăm và điền dấu % cho các

số Để lấy chính xác hơn, ta chọn các ô này rồi chọn biểu tượng Increase Decimal, mỗi lần ấn chuột tại biểu tượng này, các con số lại được thêm

một số thập phân

=SUM(E2:E7)

c Tính Tổng lương và ghi vào ô E8:

• Đưa con trỏ về ô E8

• Gõ vào dấu =, trỏ chuột vào nút SUM trên thanh công thức, lúc này sẽhiện ra công thức =SUM(E2:E7) ở ô E8 (nếu dùng bàn phím, gõ vàocông thức =SUM(E2:E7)

4 Sửa, xóa dữ liệu

4.1 Xóa

• Đưa con trỏ ô về ô hoặc chọn miền cần thiết

• Ấn phím Delete

4.2 Sửa

Thực hiện một trong hai cách sau:

• Cách 1: Click đúp chuột tại ô (hoặc ấn phím F2) nội dung của ô xuất

hiện tại ô đó và tại thanh công thức, đưa con trỏ bàn phím về chỗ cầnthiết và sửa Ta nên bấm chuột tại thanh công thức và sửa tại đó, sửaxong chọn ký hiệu (hoặc nhấn Enter) để ghi lại, chọn (hoặc ấn Esc)

để huỷ bỏ mọi sửa đổi

• Cách 2: Nhập dữ liệu mới cho ô cần sửa chữa, sau đó nhấn phím Enter.

5 Các thao tác với khối

Khối là một miền chữ nhật trên bảng tính

5.1 Đánh dấu (chọn) khối

• Cách 1: Trỏ chuột vào một góc của khối, bấm nút trái đồng thời kéo

chuột về góc đối diện theo đường chéo

• Cách 2: Đưa con trỏ ô về một góc của khối, giữ phím Shift đồng thời sử

dụng các phím mũi tên để đưa con trỏ ô về góc đối diện theo đường chéo

Một số cách chọn khối đặc biệt:

• Khối là miền liên tục

o Chọn một cột: Nhấn nút trái chuột tại tên cột đó (các chữ A, B,…)

hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Space (dấu cách) tại vị trí của cột đó.

o Chọn một hàng: Nhấn nút trái chuột tại số thứ tự của hàng đó (các

số 1, 2, …) hoặc nhấn tổ hợp phím Shift + Space (dấu cách) tại vị

trí của dòng đó

o Chọn toàn bộ bảng tính: Nhấn nút trái chuột tại nút chọn toàn bộ

bảng tính (bên trái cột A, phía trên hàng 1) hoặc ấn tổ hợp phím

Ctrl + Shift + Space.

• Chọn các ô rời rạc: Đưa con trỏ tới ô đầu cần chọn, giữ Ctrl và bấm nút

trái chuột tại các ô cần chọn tiếp theo

• Khối là các miền rời rạc: Chọn vùng đầu, giữ phím Ctrl, bấm chuột trái

và rê chuột tại các miền khác

Ví dụ: Để chọn được các miền như hình dưới đây, ta làm theo các bước

sau:

o Chọn miền liên tục B2:C6

o Giữ phím Ctrl và chọn miền liên tục E5:G10

o Giữ nguyên phím Ctrl và chọn tiếp miền liên tục B8:C10

5.2 Copy, cắt, dán khối dùng bộ nhớ đệm

Các thao tác này thường dùng khi miền đích và miền nguồn cách nhau hoặc

để dán một khối vào nhiều chỗ khác nhau

Trước khi thực hiện các thao tác sau, ta phải chọn khối cần thiết

• Copy: Chọn biểu tượng copy , hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C hoặc chọn menu Edit | Copy.

• Xoá: Chọn biểu tượng cut , hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X, hoặc chọn menu Edit | Cut.

 CHÚ Ý: Sau khi được chọn toàn bộ khối trừ ô ở góc xuất phát sẽ được đổi

màu

• Lấy khối từ bộ nhớ đệm ra dán vào bảng tính:

o Đưa con trỏ ô tới góc trái trên của miền đích

o Chọn biểu tượng paste hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V hoặc

o Bấm giữ nút phải chuột, kéo và thả khối

tại vị trí đích Xuất hiện menu cho phépchọn một trong các phương án sau:

 Move Here: di chuyển dữ liệu và

 Link Here: Giá trị miền đích sẽ

tham chiếu đến địa chỉ miền nguồn

 Shift Down and Copy: Dịch chuyển các ô xuống dưới và thực

hiện copy

 Shift Right and Copy: Dịch chuyển các ô sang bên phải và thực

hiện copy

 Shift Down and Move: Dịch chuyển các ô xuống dưới và thực

hiện di chuyển dữ liệu

 Shift Right and Move: Dịch chuyển các ô sang phải và thực

hiện di chuyển dữ liệu

 Cancel: Hủy bỏ lệnh này.

 CHÚ Ý: Các ô được dịch chuyển xuống dưới (sang phải) là các ô bên dưới (bên phải) vùng sẽ được copy đến, có số dòng (số cột) bằng với số dòng (số cột) của khối được copy hoặc di chuyển.

• Nhấn chọn ô ở góc trái của vùng sẽ được dán.

• Vào thực đơn Edit | Paste Special …

• Nhấn chọn lựa trong phần mục Paste và nhấn OK

Trong đó:

o All: dán toàn bộ nội dung và định dạng của ô

o Formulas: chỉ dán công thức.

o Values: chỉ dán giá trị được hiển thị trên ô.

o Formats: chỉ dán định dạng của ô.

o Comments: chỉ dán chú thích trong ô.

o Validation: chỉ dán các quy định về điều kiện của dữ liệu.

 CHÚ Ý: Khi copy dữ liệu:

o Nếu miền nguồn chứa dữ liệu số hoặc chuỗi, kết quả miền đích sẽ giống miền nguồn.

o Nếu miền nguồn chứa công thức, kết quả miền đích sẽ thay đổi hoặc không thay đổi tùy thuộc vào công thức trong miền nguồn tham chiếu đến địa chỉ tương đối hay địa chỉ tuyệt đối.

o All except borders : dán toàn bộ nội dung và định dạng trừ đường

viền

o Column widths: chỉ dán chiều rộng của ô (lấy chiều rộng của ô

nguồn)

o Formulas and number formats: dán định dạng số và công thức.

o Values and number formats: dán định dạng số và giá trị.

6 Xử lý ô, cột, hàng trong bảng tính

6.1 Thay đổi kích thước cột, hàng

• Một cột / một hàng

o Cột: Trỏ chuột vào vạch đứng ở bên phải của cột sao cho xuất hiện

dấu mũi tên hai chiều , kéo và thả vạch đó tại vị trí mới Nếumuốn độ rộng của cột chứa đủ dữ liệu có trong ô bất kỳ thuộc cột đóthì nhấn kép chuột vào mũi tên hai chiều ở trên

o Hàng: Trỏ chuột vào vạch ngang dưới số thứ tự hàng sao cho xuất

hiện dấu mũi tên hai chiều thẳng đứng , kéo và thả vạch đó tại vị trímới Nếu muốn chiều cao của hàng chứa đủ dữ liệu có trong ô bất kỳthuộc hàng đó thì nhấn kép chuột vào mũi tên hai chiều thẳng đứng ởtrên

• Nhiều cột/ nhiều hàng

o Cột

 Chọn một số ô của các cột

 Vào menu Format | Colum | Width

 Gõ vào độ rộng mới cho các cột

 Nhấn OK hoặc Enter

o Hàng

 Chọn một số ô của các hàng

 Vào menu Format | Row | Height

 Gõ vào chiều cao mới cho các hàng

 Nhấn OK hoặc Enter

6.2 Chèn thêm cột, hàng, ô

o Chọn khối là tên các cột (các chữ A, B, …) tại vị trí cần chèn, cầnthêm bao nhiêu cột ta chọn bấy nhiêu

o Chọn menu Insert | Columns

o Hoặc nhấn chuột phải và chọn Insert, Excel sẽ chèn thêm các cột

trống và đẩy các cột được chọn sang phải

• Hàng

o Chọn khối là số thứ tự của các hàng (các số 1,2, …) tại vị trí cầnchèn, cần thêm bao nhiêu hàng ta chọn bấy nhiêu

o Chọn menu Insert | Rows

o Hoặc nhấn chuột phải và chọn Insert, Excel sẽ chèn thêm các hàng

trống và đẩy các hàng được chọn xuống dưới

o Chọn khối là các ô tại vị trí cần chèn (như các ví dụ dưới đây là các ô

B3:C6), cần thêm bao nhiêu ô ta chọn bấy nhiêu.

o Chọn menu Insert | Cells (hoặc nhấn chuột phải, chọn Insert…) xuất

hiện hộp thoại Insert

Chọn Tác dụng

Shift cells right Đẩy các ô được chọn sang phải

Shift cells down Đẩy các ô được chọn xuống dưới

Entire row Đẩy toàn bộ các hàng chứa vùng này xuống dướiEntire column Đẩy toàn bộ các cột chứa vùng này sang phải

OK hoặc Enter Thực hiện lệnh

o Vào menu Edit/Delete… hoặc nhấn chuột phải và chọn Delete…

o Xuất hiện hộp thoại Delete như sau:

Shift cells left Đẩy các ô bên phải của vùng bị xóa vào thế chỗ

Shift cells up Đẩy các ô bên dưới của vùng bị xóa lên thế chỗ

Entire row Xóa toàn bộ các hàng chứa vùng được chọn

Entire column Xóa toàn bộ các cột chứa vùng được chọn

OK hoặc Enter Thực hiện lệnh

6.4 Chuyển hàng thành cột và ngược lại

Giả sử cần chuyển dữ liệu đang được xếp thành cột trong các ô B3:B8 thành hàng tại các ô D3:I3, ta làm như sau:

o Chọn các ô muốn cho đổi chỗ hay còn gọi là miền nguồn (B3:B8)

o Chọn biểu tượng Copy hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C

o Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền đích (D3)

o Vào menu Edit | Paste Special… (hoặc nhấn chuột phải và chọn Paste

Special…), đánh dấu chọn ô Transpose sau đó nhấn chọn OK

o Khi đó ở miền nguồn sẽ có vòng nhấp nháy xung quanh, nhấn phím ESC

để loại bỏ vòng nhấp nháy này Không nên nhấn phím Enter vì sẽ có kếtquả như sau:

6.5 Ẩn hiện cột hàng

Để tiện cho thao tác, trên các bảng tính nhất là các bảng tính lớn người tathường cho ẩn các cột (hoặc hàng) không cần thiết Khi nào cần lại cho chúng hiệntrở lại Cách làm như sau:

o Chọn các cột (hoặc các hàng) cần ẩn đi

o Chọn menu Format | Column (hoặc Format | Row) rồi chọn mục Hide

hoặc có thể click phải chuột vào cột hay hàng cần ẩn đi, sau đó chọn

Hide.

CHÚ Ý: Miền nguồn và miền đích không được giao nhau (không được có ôchung) Số lượng ô tại miền nguồn phải bằng số lượng ô tại miền đích Việcchuyển từ hàng sang cột cũng được thực hiện hoàn toàn tương tự

Tại vị trí các cột (hoặc hàng) ẩn, xuất hiện đường kẻ dọc (hoặc ngang) đậm,các cột hoặc hàng bị ẩn vẫn có tác dụng (vẫn sử dụng để tính toán) Để cho chúnghiện trở lại, ta làm như sau:

o Chọn các cột hoặc các hàng liền kề với chúng Ví dụ cần cho các cột C,

D, E hiện trở lại ta chọn các cột đứng ngay trước và sau chúng: B, F Cầncho các hàng 4, 5, 6 hiện trở lại ta chọn các hàng ở ngay trên và ngaydưới chúng 3, 7

o Chọn menu Format | Column (hoặc Format | Row) rồi chọn mục Unhide.

6.6 Cố định cột, hàng tiêu đề

Ở các bảng tính lớn, khi cuộn xem hoặc nhập dữ liệu ở phần dưới thì khôngcòn thấy tiêu đề cột của chúng ở hàng trên cùng, do đó rất dễ bị nhầm lẫn giữa cộtnày với cột kia Tương tự như vậy, khi cuộn xem hoặc nhập dữ liệu ở bên phải thìkhông còn thấy các cột bên trái nhất nên rất dễ bị nhầm lẫn hàng này với hàng kia.Excel giúp ta cố định cột, hàng tiêu đề, cách làm như sau:

o Đưa con trỏ về ô chuẩn để cố định Ô này phải nằm ngay dưới hàng và

ngay bên phải cột cần cố định Ví dụ: cần cố định các cột A, B và các

o Để chữ có gạch chân (hoặc không gạch chân) nhấn nút có chữ

(Underline) hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+U.

o Nếu đồng thời muốn in đậm, nghiêng và gạch chân thì nhấn chọn cả banút trên hoặc nhấn lần lượt ba tổ hợp phím trên

o Muốn tô màu cho các ký tự hãy nhấn chọn mũi tên bên cạnh nút FontColor Mặc định là màu đỏ (Red) Muốn hủy chọn màu ta chọnmục Automatic trong hộp màu này

o Chọn tab Font để thiết lập các định dạng cho ký tự trong ô.

o Chọn font chữ từ hộp Font.

o Trong hộp Font Style chọn mục: Regular cho kiểu chữ bình thường,

Italic cho kiểu chữ in nghiêng, Bold cho kiểu chữ in đậm, Bold Italic cho kiểu chữ vừa in nghiêng vừa in đậm.

o Chọn cỡ chữ từ hộp Size.

o Trong hộp Underline chọn mục: None nếu không có gạch chân, Single nếu gạch chân bằng nét đơn, Double nếu gạch chân bằng nét đôi, Single Accounting nếu gạch chân bằng nét đơn kiểu tài chính – đến cuối mép phải của ô (bằng độ rộng của ô), Double Accounting nếu

gạch chân bằng nét đôi kiểu tài chính – đến cuối mép phải của ô (bằng

độ rộng của ô)

o Chọn màu trong hộp Color.

o Trong khung Effects chọn mục: Strikethrough nếu muốn gạch ngang giữa chữ; Superscript nếu muốn hiển thị kiểu số mũ (ví dụ: 25);

Subscript nếu muốn hiển thị kiểu chỉ số (ví dụ: Xi).

o Để tăng hoặc giảm số chữ số ở phần thập phân, ta nhấn chọn nút

Increase decimal hoặc Decrease decimal Ví dụ: đổi số 2.50 tăng lên thành 2.500 hoặc giảm xuống thành 2.5.

CHÚ Ý: Nếu muốn hủy bỏ tất cả các định dạng trên (màu chữ, in đậm, gạch

chân, …) thì đánh dấu chọn mục Normal font trên hộp thoại này

o Chọn menu Format | Cells… (hoặc nhấn chuột phải và chọn Format Cells…, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+1) sau đó chọn tab Number bạn

sẽ có hộp thoại Format Cells như sau:

Trong hộp Category có các tùy chọn cho định dạng số Trong hộp Sample

bên cạnh hiển thị định dạng mà bạn đã chọn tương ứng với từng mục trong

Category Mục Custom cho phép bạn tạo ra các định dạng theo yêu cầu riêng, ví

dụ như mã sản phẩm.

General Hiển thị dữ liệu như những gì nhập vào

Number Hiển thị số mặc định với hai chữ số thập phân

Currency Hiển thị tiền tệ và các ký hiệu khác thích hợp với các khu vực

khác nhau trên thế giới (kể cả Euro)

Accounting Hiển thị ký hiệu tiền tệ và căn dấu phẩy thập phân của các

Scientific Hiển thị các giá trị đưa vào theo ký pháp khoa học hay lũy

thừa

Text Hiển thị các giá trị nhập vào đúng như chúng được nhập vào,

cho dù đó là con số

Special Hiển thị và định dạng danh sách và các giá trị cơ sở dữ liệu,

như mã Zip, số điện thoại và số an sinh xã hội Mỹ.

Custom Cho phép bạn tạo ra các định dạng không có sẵn theo bất kỳ

loại nào

7.3 Canh biên (dóng hàng)

• Dùng thanh công cụ

o Căn trái dữ liệu trong ô, nhấn nút Align Left

o Căn giữa dữ liệu trong ô, nhấn nút Center

o Căn phải dữ liệu trong ô, nhấn nút Align Right

o Để trộn các ô lại với nhau và dữ liệu được căn giữa, hãy đánh dấu các ô

cần trộn sau đó nhấn nút Merge and Center (thường dùng khi căngiữa cho tiêu đề)

• Dùng hộp định dạng

o Chọn ô hoặc vùng dữ liệu cần canh biên

o Chọn menu Format | Cells… (hoặc nhấn chuột phải và chọn Format

Cells…, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+1) sau đó chọn tab Alignment bạn sẽ có hộp thoại Format Cells như sau:

 Horizontal: Canh lề theo chiều ngang

 General (mặc định): Ký tự được canh

lề bên trái, số được canh sang phải, cácgiá trị logic và lỗi được canh vào giữa

 Left, Center, Right: Dữ liệu tương

ứng được canh lề trái, vào giữa, sangphải

 Fill: Tự điền đầy ô (trong ô chỉ cần gõ

1 ký tự hoặc 1 chuỗi ký tự sau đó chọn mục này, MicrosoftExcel sẽ tự điền đầy ô hoặc vùng này bằng ký tự hoặc chuỗi ký

Align Left

Center Align Right

Merge and Center

tự được gõ vào) Tuy nhiên giá trị thực tế là giá trị mà ta đã gõvào ban đầu.

Ví dụ: Giả sử tại ô B5 ta gõ vào số 15 sau đó định dạng Horizontal là Fill ta được chuỗi số 15151515 Tại ô B6 ta gõ

công thức =B5+1 thì ta sẽ có kết quả là 16 chứ không phải là 15151516

 Justiffy: Canh đều hai bên trái và phải Trường hợp độ rộng

của cột nhỏ hơn nội dung bên trong nó, Excel sẽ tự động tăngchiều cao của hàng

 Center Across Selection: Canh vào giữa vùng được chọn; tuy

nhiên các ô này không trộn lại với nhau như khi ta chọn mục

Merge and Center trên thanh định dạng

 Distributed: Được phân bố hợp lý nhất Nếu dữ liệu trong ô là

1 từ thì nó được canh vào giữa Nếu dữ liệu trong ô là 1 câugồm nhiều từ thì dữ liệu được phân bố đều nhau Tuy nhiên nếu

độ rộng của cột nhỏ hơn nội dung bên trong nó thì Excel sẽ tựđộng tăng chiều cao của hàng cho hợp lý Hãy xem ví dụ sauđây:

 Vertical: Canh lề theo chiều dọc

 Top, Center, Justify: Dữ liệu tương

ứng được canh lên trên, vào giữa vàcanh đều trên dưới theo chiều dọc củaô

 Bottom (mặc định): Dữ liệu được canh

phía dưới cùng của ô

 Distributed: Lựa chọn Distributed cho phép phân bố dữ liệu

hợp lý theo chiều cao của ô Nếu độ cao của dòng lớn hơn sốdòng trong ô và độ rộng của cột chứa đủ nội dung dữ liệu thì

dữ liệu được canh vào giữa ô

Nếu độ cao của dòng lớn hơn số dòng trong ô và độ rộng củacột nhỏ hơn nội dung dữ liệu thì dữ liệu được phân bố đều nhautheo hai phía trên và dưới của ô