KINH NGHIỆM SỬ DỤNG MỘT SỐ HÀM CỦA PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL TRONG THỐNG KÊ SỐ LIỆU PHỔ CẬP GIÁO DỤC

Đề tài “Kinh nghiệm sử dụng một số hàm của phần mềm Microsoft Excel trong thống kê số liệu phổ cập giáo dục” bao gồm: - Tạo địa chỉ tương đối, thiết lập các hàm ở các trang phổ cập và các bảng phụ để đếm các số liệu mà khi thay đổi số đối tượng cần thống kê ở các trang phổ cập ta không cần phải chỉnh sửa hàm. Do đó, chỉ cần lập hàm một lần ta có thể dùng thống kê số liệu tương ứng với nhiều độ tuổi, nhiều thời điểm, nhiều đơn vị trường khác nhau. - Thiết lập hàm ở các mẫu thống kê (chẵn hạn mẫu 1, mẫu 2, mẫu 3 bậc trung học) để lấy số liệu cần thiết từ các số liệu đã tính ở các trang phổ cập và các bảng phụ.

Trang 1

KINH NGHIỆM

SỬ DỤNG MỘT SỐ HÀM CỦA PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL

TRONG THỐNG KÊ SỐ LIỆU PHỔ CẬP GIÁO DỤC

A MỞ ĐẦU

I ĐẶT VẤN ĐỀ

1 Thực trạng của vấn đề đòi hỏi phải có giải pháp mới để giải quyết

Khi mới được phân công đảm nhận phụ trách công tác phổ cập bậc trung học

cơ sở, bậc trung học, được quý thầy cô đi trước hướng dẫn bằng cách kẻ bảng trên giấy và đếm theo phương pháp thủ công từng số liệu cần thiết của mỗi thôn, mỗi đối tượng khác nhau, sau đó tính tổng các số liệu Phương pháp này có nhược điểm là dễ sai sót, khi đã sai một đối tượng hay một độ tuổi thì chúng tôi phải kẻ bảng khác và đếm lại từ đầu nhưng số liệu cuối cùng cũng chưa đảm bảo chính xác

Tiếp đến, chúng tôi lại áp dụng phương pháp lọc đếm trong Excel: Sử dụng

lệnh AutoFilter Phương pháp làm này có ưu điểm là chúng ta lọc và đếm được số

liệu từng nội dung một cách chính xác và nhanh hơn phương pháp đếm thủ công thông thường, nhưng có một số nhược điểm là thao tác nhiều và không lưu được dữ liệu, khi có sai sót ta phải lọc đếm lại, tốn nhiều thời gian

Sau đó, chúng tôi lập các bảng tính, thiết lập hàm trong các bảng tính ở mỗi trang phổ cập để thống kê số liệu của trang đó mà khi thay đổi các thông tin về một

cá nhân học sinh thì bảng tính này vẫn thống kê chính xác các nội dung điều tra, nhưng khi thay đổi số lượng đối tượng cần thống kê thì phải chỉnh sửa lại hàm Do đó phải chỉnh sửa hàm ở từng độ tuổi và vì vậy có sự bất tiện khi sử dụng cho nhiều năm

và khó áp dụng cho các đơn vị trường khác

2 Ý nghĩa và tác dụng của giải pháp mới

Khi chưa áp dụng phương pháp mới vào công tác xử lí số liệu phổ cập, chúng tôi rất vất vả với số liệu báo cáo hàng năm, tốn nhiều thời gian và huy động nhiều cán

bộ, giáo viên tham gia vào công tác thống kê tổng hợp nhưng kết quả vẫn thiếu chính xác, số liệu biểu bảng chênh lệch giữa năm trước và năm điều tra, số liệu bậc trung học không khớp với số liệu bậc trung học cơ sở, cứ mỗi lần như thế phải làm lại từ đầu Bức xúc từ vấn đề trên chúng tôi đã tìm ra cách giải quyết mới, từ nghiên cứu biểu bảng, thiết lập một số hàm excel phù hợp hơn để thống kê và lấy số liệu nhanh hơn, ít thao tác hơn và đã áp dụng thành công Cách làm mới này đã giúp chúng tôi

Trang 2

đỡ vất vã, đỡ mất nhiều thời gian, công sức và điều quan trọng hơn là từ khi thực hiện phương pháp mới này việc thống kê đảm bảo đúng tiến độ, chính xác Đặc biệt khi thay đổi số lượng đối tượng trong từng trang phổ cập ta không cần phải chỉnh sửa hàm, do đó chỉ một lần lập thiết lập hàm ta có thể sử dụng thống kê các số liệu cho nhiều độ tuổi khác nhau và sử dụng được cho nhiều năm khác nhau mà không cần phải chỉnh sửa hàm

Đề tài này tuy chưa được hoàn thiện và đáp ứng đủ yêu cầu trong công tác thống kê phổ cập hàng năm, nhưng có khả năng ứng dụng thực hiện thống kê số liệu phổ cập bậc trung học cơ sở và bậc trung học Cách tính dùng hàm Excel này đơn giản, dễ thực hiện, góp phần quan trọng trong công tác thống kê xử lí số liệu trong công tác phổ cập hàng năm

3 Phạm vi nghiên cứu của đề tài

Chúng tôi giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài này là công tác thống kê số liệu phổ cập bậc trung học tại xã Ân Hữu, huyện Hoài Ân, tỉnh Bình Định Thời gian nghiên cứu từ năm 2007 đến nay

II PHƯƠNG PHÁP TIẾN HÀNH

1 Cơ sở lí luận và thực tiễn có tính định hướng cho việc nghiên cứu, tìm giải pháp của đề tài

Công tác phổ cập giáo dục là nhiệm vụ hết sức quan trọng trong chiến lược phát triển con người, góp phần nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hóa hiên đại hóa đất nước Đây là công tác trọng tâm của ngành giáo dục nhằm giúp địa phương hoàn thành kế hoạch phổ cập giáo dục

và là công tác thường xuyên không có thời điểm kết thúc

Phổ cập giáo dục không chỉ là làm tốt công tác tuyên truyền, vận động để huy động đối tượng học sinh trong độ tuổi vào trường hoặc nâng cao chất lượng để đảm bảo tỉ lệ học sinh tốt nghiệp… mà phổ cập giáo dục còn đòi hỏi làm tốt công tác điều tra, cập nhật, tổng hợp số liệu dân số, độ tuổi, trình độ văn hóa… và cả thiết lập hồ sơ đầy đủ, chính xác, khoa học theo quy định Đây là khía cạnh tưởng chừng như đơn giản nhưng thực tế rất phức tạp và là yếu tố quyết định đến kết quả công tác phổ cập giáo dục của mỗi nhà trường, mỗi địa phương Nếu mỗi nhà trường thực hiện điều tra, cập nhật, tổng hợp số liệu chính xác để báo cáo kịp thời thì ban chỉ đạo phổ cập giáo dục các cấp có nhiều thuận lợi trong việc xây dựng kế hoạch và chỉ đạo hoạt động chung của công tác phổ cập

Để công tác phổ cập đạt kết quả, ngoài công tác huy động, duy trì sĩ số và nâng cao chất lượng, phải làm tốt công tác điều tra, cập nhật, tổng hợp số liệu để hoàn thành các biểu mẫu thống kê Việc thiết lập các biểu mẫu thống kê thời gian qua còn gặp nhiều khó khăn, mất nhiều thời gian nhưng vẫn thường xuyên sai sót

Trang 3

Công tác điều tra, cập nhật và xử lý số liệu, báo cáo số liệu phổ cập giáo dục của xã Ân Hữu từ bậc trung học cơ sở đến bậc trung học, cách làm trước đây khi thực hiện tính số liệu các biểu mẫu thường đếm thủ công nên có nhiều hạn chế, mất nhiều thời gian, dễ sai sót và khi thực hiện còn gặp không ít khó khăn:

Một là: Trường chưa có cán bộ chuyên trách làm công tác phổ cập mà có cán

bộ giáo viên kiêm nhiệm công tác phổ cập, không thể dành nhiều thời gian để thực hiện thường xuyên; không trực tiếp giảng dạy THPT nhưng phải làm điều tra, cập nhật số liệu phổ cập bậc trung học nên gặp nhiều trở ngại trong công tác điều tra, cập nhật thường xuyên các số liệu

Hai là: Trong quá trình điều tra và thống kê, xử lý số liệu còn nhiều sai sót, số liệu không khớp giữa các năm, một khi đã sai thì phải tính lại từ đầu, tốn rất nhiều thời gian

Ba là: Khi nhập số liệu mới hoặc thay đổi thông tin trong một trang của sổ phổ cập hoặc điều tra năm mới thì buộc tính lại tất cả

Những khó khăn trên đây đã dẫn đến việc cập nhật, tổng hợp, xử lí số liệu những năm trước đây còn nhiều sai sót, báo cáo lên cấp trên chưa kịp thời Cách làm trước đây chưa khoa học, thiếu sáng tạo để có thể giảm thời gian và đảm bảo chính xác về số liệu trước khi báo cáo lên cấp trên nên phải thường xuyên điều chỉnh số liệu, ảnh hưởng đến tiến độ chung của các cấp

Từ những khó khăn trên chúng tôi suy nghĩ mình phải làm như thế nào để có phương pháp hay, đảm bảo số liệu đúng Qua nghiên cứu tài liệu về một số hàm trong phần mềm Microsoft Excel chúng tôi áp dụng thử nghiệm từ năm 2007, từng bước hoàn thiện, đến năm 2011, 2012 đã có kết quả khả quan, thực hiện nhanh hơn, các số liệu đảm bảo chính xác và báo cáo kịp thời lên cấp trên

2 Các giải pháp tiến hành, thời gian tạo ra giải pháp

Đề tài “Kinh nghiệm sử dụng một số hàm của phần mềm Microsoft Excel trong thống kê số liệu phổ cập giáo dục” được đúc kết từ kinh nghiệm của chúng tôi khi thực hiện công tác phổ cập hơn 5 năm qua tại trường THCS Ân Hữu, từ thực tế đếm thủ công cho đến phương pháp lọc đếm trong Excel và đến nay sử dụng một số hàm của phần mềm Microsoft Excel để thống kê, xử lý số liệu phổ cập giáo dục của

xã nhà chỉ cần nhập liệu vào trang phổ cập và excel sẽ tự động thống kê để có được các số liệu cần thiết theo các mẫu báo cáo Các giải pháp nêu ra ở đề tài được áp dụng thử nghiệm qua nhiều năm

Một thực trạng của trường THCS Ân Hữu trước đây khi thực hiện thống kê, xử

lí số liệu phổ cập là tốn nhiều thời gian và nhân lực nhưng số liệu thường không chính xác, đặc biệt là số liệu giữa các năm không khớp, rất khó xử lí Do vậy chúng tôi mạnh dạng nêu ra đề tài này nhằm khắc phục những khó khăn nêu trên Kinh

Trang 4

nghiệm thể hiện trong đề tài được đúc kết qua hơn 5 năm phụ trách công tác phổ cập giáo dục xã Ân Hữu, đặc biệt là các năm 2011, 2012

B NỘI DUNG

Ị MỤC TIÊU

Đề tài “Kinh nghiệm sử dụng một số hàm của phần mềm Microsoft Excel trong thống kê số liệu phổ cập giáo dục” bao gồm:

- Tạo địa chỉ tương đối, thiết lập các hàm ở các trang phổ cập và các bảng phụ

để đếm các số liệu mà khi thay đổi số đối tượng cần thống kê ở các trang phổ cập ta không cần phải chỉnh sửa hàm Do đó, chỉ cần lập hàm một lần ta có thể dùng thống

kê số liệu tương ứng với nhiều độ tuổi, nhiều thời điểm, nhiều đơn vị trường khác nhaụ

- Thiết lập hàm ở các mẫu thống kê (chẵn hạn mẫu 1, mẫu 2, mẫu 3 bậc trung học) để lấy số liệu cần thiết từ các số liệu đã tính ở các trang phổ cập và các bảng phụ

IỊ MÔ TẢ GIẢI PHÁP CỦA ĐỀ TÀI

1 Thuyết minh tính mới

a) Tạo địa chỉ tương đối

 Mục đích của việc tạo địa chỉ tương đối

- Khi thống kê học sinh phổ cập khó khăn lớn nhất là chọn vũng dữ liệu cần thống kê, bởi vì nếu chỉ cần chọn thiếu một dòng trong bảng tính sẽ dẫn tới sai lệch kết quả thống kê cuối cùng Địa chỉ tương đối là một giải pháp giúp cho người dùng

có thể chọn vùng dữ liệu một cách đầy đủ ngay cả khi thêm hay bớt dữ liệu vào một trang phổ cập

- Địa chỉ tương đối là một ô chứa địa chỉ của vùng cần chọn do đó khi thực hiện các công thức khác trên các mẫu của trang phổ cập người thiết lập công thức chỉ cần chọn vào ô địa chỉ tương đối là có thể chọn được vùng dữ liệu cần chọn chính vì thế sẽ rất dễ dàng sao chép công thức không phải mất thời gian thay đổi vùng dữ liệu, chỉ cần thay đổi tên sheet của trang phổ cập vùng dư liệu sẽ tự động thay đổị

Ví dụ: Khi thống kê tổng số học sinh trong diện phổ cập độ tuổi 14 (Năm sinh

1998, Hình 1) làm theo cách thông thường ta dùng hàm

= COUNTẮ14'!G7:G103); G7 là dòng đầu tiên và G103 là dòng cuối của

một trang phổ cập

Trang 5

Hình 1

=COUNTẮ15!G7:G135) để thống kê số học sinh thuộc diện phổ cập độ tuổi 15.

Tuy nhiên nếu có địa chỉ tương đối ở ô G2 của mỗi trang phổ cập thì công việc

lại đơn giản hơn nhiềụ Ta chỉ cần dùng hàm như sau:

=COUNTĂINDIRECT('14'!G2)) để thống kê số học sinh thuộc diện phổ

cập sinh năm 1998 (độ tuổi14).

Sau đó copy công thức trên và thay 14 bằng 15 lúc này công thức trên thành

=COUNTĂINDIRECT('15'!G2)) khi đó ta có thể thống kê được học sinh thuộc

diện phổ cập 15 tuổị

Cách làm này sẽ phát huy tác dụng nhiều hơn khi sử dụng hàm thống kê cho nhiều sheet như trong trang phổ cập

 Cách làm (Thực hiện theo hình 1)

Thiết lập công thức cho một sheet ở dòng số 2 sau đó paste special formulas cho các sheet khác trong trang phổ cập

- Bước 1: Tạo thứ tự dòng đầu tiên của địa chỉ tương đốị

Trang 6

Công thức: tại ô A2 =ROW(A7); theo hình trên (ô đầu tiên của trang phổ cập).

Công thức này sẽ đưa ra số thứ tự của dòng đầu tiên trong trang phổ cập

- Bước 2: Đếm số lượng dòng trong trang phổ cập.

Công thức: Tại ô B2 =COUNTA(A7:A1000); (A7:A1000) là vùng dữ liệu

chứa tên học sinh của trang phổ cập số lượng học sinh nhỏ hơn 993 còn nếu số lượng học sinh nhiều hơn ta có thể lập đến ô A 2000; A3000…) Công thức này sẽ cho ra số lượng dòng trong trang phổ cập Khi thêm hay bớt dòng trong trang phổ cập giá trị của ô này sẽ thay đổi

Bước 3: Tạo thứ tự cho đến dòng cuối cùng

- Công thức tại ô C2 = A2+B2 Công thức này sẽ cho thứ tự dòng cuối cùng

trong trang phổ cập

Bước 4: Tạo địa chỉ tương đối

Công thức tổng quát: tại các ô: D2, E2, …U2 (U2 là cột cuối trang phổ cập):

= Tên sheet&address(MTD;colunm())&”:”&address(MTC;column())

Công thức cụ thể các ô D2, E2, …U2 (Hình 1):

="14!"&ADDRESS($A$2,COLUMN())&":"&ADDRESS($C$2,COLUM N())

Khi đó bảng tính dữ liệu sẽ có kết quả như sau:

Hình 2

Trang 7

- Làm tương tự với các sheet còn lại để có địa chỉ tương đối cho tất cả các cột trong bảng tính một trang của sổ phổ cập

b) Tạo công thức cho mẫu số 1

 Tính tổng số học sinh thuộc diện phổ cập

- Cách thực hiện

Dùng hàm:

= COUNTA(INDIRECT(ô chứa địa chỉ vùng cần lấy dữ liệu))

- Công dụng của hàm này là sẽ đếm tất cả các ô không phải là ô trống, do đó những học sinh trong diện phổ cập được cập nhật trong bảng tính sẽ được đếm vì ô chứa địa chỉ tương đối chỉ là một chuỗi ký tự ghi địa chỉ của vùng cần chọn do đó để chuyển thành địa chỉ thực sự của vùng cần chọn ta cần dùng hàm INDIRECT Công dụng của hàm này là sẽ chuyển đổi chuổi kí tự giống như địa chỉ của một vùng hay một ô thành địa chỉ thự sự của ô hay vùng đó Ngoài ra để tiện dụng ta chỉ cần chép công thức vừa tính và thay đổi tên sheets để đếm số học sinh thuộc diện phổ cập ở các độ tuổi khác nhau theo yêu cầu của mẫu 1 (Hình 3)

Hình 3

- Hàm tính cho từng nội dung

Trên cơ sở địa chỉ tương đối tạo từ từng trang phổ cập ô G2 là cột chỗ ở hiện nay, ô D2 là cột nữ, ô T2 là cột khuyết tật, chết, chuyển đi ta lập các hàm sau:

Trang 8

8 A B C D E

9 Độ

tuổi

Năm

sinh Tổng số đối tượng trong độ tuổi Nữ Số khuyết tật, chết, chuyển đi

11 14 1998 =COUNTA(INDIRECT('14'!$G$2)) =COUNTA(INDIRECT('14'!$D$2)) =COUNTA(INDIRECT('14'!$T$2))

- Kết quả

tuổi

Năm sinh

Tổng số đối tượng

Số khuyết tật, chết, chuyển đi

Ở trên ta đã tính các cột 3, 4, 5

Tương tự như cách trên các nội dung còn lại ta thực hiện hàm đếm có điều kiện đang học lớp nào, của độ từng độ tuổi hoặc bỏ học…

Trang 9

Công thức tổng quát: =COUNTIF(INDIRECT('sheet'!$cột$hàng),"lớp") ở

đây cột và hàng là địa chỉ tương đối ta đã lập trong từng trang (độ tuổi), lớp ở đây là điều kiện ta cần tính

Ví dụ: Tính học sinh đang học lớp 11 của độ tuổi 16 (năm sinh 1996) tại ô K13

ta thực hiện hàm: =COUNTIF(INDIRECT('16'!$K$2),"11")

- Tính học sinh đang học lớp 11 của độ tuổi 17: Tại ô K14 ta thực hiện hàm:

=COUNTIF(INDIRECT('17'!$K$2),"11")

- Để thực hiện nhanh ta chép công thức bằng cách kéo thả chuột đến ô cần thực hiện và ta chỉ sửa số 16 thành 17 thì sẽ tính được kết quả

- Riêng đối với đếm số học sinh học lớp 10 năm qua và các năm khác ta nhập

số liệu nếu là lớp 10 năm qua ta nhập số 10; còn nếu là học sinh học lớp 10 tốt nghiệp THCS các năm khác ta nhập 10k khi đó ta viết hàm sau:

+ Học sinh lớp 10 tốt nghiệp năm qua: =COUNTIF(INDIRECT('15'!

$K$2),"10")

+ Học sinh lớp 10 tốt nghiệp các năm khác: =COUNTIF(INDIRECT('15'!

$K$2),"10k")

- Để tính học sinh các độ tuổi và các lớp đang học khác ta thực hiện tương tự như trên

- Đối với cột tính số học sinh còn học THCS thì ta lấy tổng số đối tượng phổ cập trừ đi tổng số học sinh đang học tất cả các loại hình đào tạo, số học sinh tốt nghiệp trung học phổ thông, số học sinh tốt nghiệp trung cấp chuyên nghiệp, trung cấp nghề và số học sinh bỏ học

Ví dụ: Chúng ta tính độ tuổi 15 (Năm sinh 1997) có bao nhiêu học sinh còn

học bậc THCS tại ô W12 hình 3, ta viết: =F12-SUM(I12:V12) Kết quả có 7 học

sinh đang học THCS

- Tạo công thức cho bảng 1 cùng cấu trúc với tính số học sinh trong diện phổ

cập và thay đổi tên cột cần tính Khi đó ta có được bảng 1 (Hình 4)

Trang 10

Hình 4

c) Tạo công thức cho mẫu số 2 và mẫu số 3

 Tạo bảng phụ 1 để tính tổng số học sinh thuộc diện phổ cập

- Mục đích của bảng phụ

Theo yêu cầu của mẫu thống kê tính tổng số học sinh trong diện phổ cập đồng thời theo từng thôn nên cần phải tạo ra bảng phụ để có thể tính một cách dễ dàng theo yêu cầu của mẫu thống kê

- Cách thực hiện

+ Dùng hàm đếm có điều kiện COUNTIF để đếm các đối tượng thuộc diện

phổ cập của tùng thôn với vùng điều kiện là cột thôn trong bảng một trang của sổ phô cập

+ Cấu trúc hàm countif như sau: = Countif(vùng điều kiện; điều kiện) Ở đây

vùng điều kiện được sử dụng bằng địa chỉ tương đối do đó ta cần dùng hàm indirect

để chuyển từ địa chỉ tương đối sang địa chỉ của Excel

+ Công thức áp dụng trong bảng phụ này được minh họa cụ thể như sau:

=COUNTIF(INDIRECT('14'!$G$2);'mau 2'!$B10) Công thức này dùng để tính

kết quả số học sinh thuộc diện phổ cập thôn Hà Đông ở độ tuổi 14

+ Sao chép công thức theo cột để tính cho các đối tượng thuộc diện phổ cập các thôn khác trong độ tuổi 14

Định dạng
Số trang	20
Dung lượng	644,5 KB

Tiêu đề	Kinh nghiệm sử dụng một số hàm của phần mềm Microsoft Excel trong thống kê số liệu phổ cập giáo dục
Thể loại	Đề tài