TIN HỌC VĂN PHÒNG (LÊ NGUYÊN PHƯƠNG) - PHẦN 2 MICROSOFT WORD pot

Tuy nhiên để tạo một tài liệu mới, bạn có thể sử dụng một trong các cách sau: • Vào File | New • Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N • Chọn vào biểu tượng trên thanh Standard...  Trường hợp nếu

VIỆN KẾ TOÁN VÀ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

285 CMT8 – QUẬN 10 –

TP HỒ CHÍ MINH

PHẦN II:

MICROSOFT WORD

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU

MICROSOFT WORD

I Khởi động và thoát khỏi Microsoft Word

ĐN: Word là phần mềm soạn thảo văn bản cao cấp chạy dưới môi trường Windows, chuyên dùng

để phục vụ cho công tác văn phòng

1.Khởi động Microsoft Word

 Vào Start | Programs |

 Click vào Shortcut trên Desktop

 Click vào biểu tượng Word trên Toolbar

2 Thoát khỏi MS Word

Trước khi thoát bạn nên lưu nội dung lại Nếu không sẽ xuất hiện hộp thoại:

Các cách thoát khỏi MS Word

 File | Exit

 Nhấn tổ hợp Alt + F4

 Bấm vào nút X trên góc phải màn hình

Thanh tiêu đề

Thước

Thanh Menu Thanh công cụ

Cửa sổ soạn thảo

Thanh cuộn Thanh trạng thái

II.Màn hình MS Word

Thanh tiêu đề: hiển thị tiêu đề tập tin tương ứng

Thanh Menu: chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Word khi đang làm việc.

Thanh công cụ: bao gồm nhiều thanh công cụ, mỗi thanh công cụ bao gồm nhiều nút lệnh để phục vụ một nhóm công việc nào đó Vd: khi soạn thảo văn bản bạn phải dùng đến thanh công cụ chuẩn Standard và thanh công cụ định dạng Formating, hoặc khi vẽ thì dùng đến thanh công cụ Drawing.

Thước (Ruler): gồm hai thước bao viền trang văn bản Sử dụng thước này bạn có thể điểu chỉnh được lề trang văn bản, cũng như thiết lập các điểm dịch (Tab).

Cửa sổ soạn thảo: là nơi để chế bản tài liệu Bạn có thể gõ văn bản, định dạng, chèn các hình ảnh lên đây.

Thanh cuộn: dùng để xem phần bị khuất của văn bản theo chiều ngang hay chiều dọc

Thanh trạng thái: giúp ta biết được một vài trạng thái cần thiết khi làm việc Vd: bạn đang làm việc ở trang mấy, dòng bao nhiêu, …

III.Thao tác quản lý tài liệu

1 Tạo mới văn bản

Thông thường khi khởi động Word, một màn hình trắng xuất hiện Đó cũng chính là tài liệu mới do Word tạo ra Tuy nhiên để tạo một tài liệu mới, bạn có thể sử dụng một trong các cách sau:

• Vào File | New

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N

• Chọn vào biểu tượng trên thanh Standard

2 Ghi tài liệu lên đĩa

Để ghi tài liệu đang làm việc trên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau:

• Vào File | Save

 Nếu là file cũ thì mọi thay đổi sẽ được lưu vào.

 Nếu là file mới thì hộp thoại Save As xuất hiện

cho phép lưu tài liệu bởi tên mới

Chọn đích cần lưu

Gõ tên tập tin vào

 Trường hợp nếu bạn muốn lưu văn bản hiện

hành với một tên mới khác thì vào File | Save

As sau chọn đích cần lưu và đặt tên tập tin rồi nhấn nút Save

tránh trường hợp mất dữ liệu khi bị sự cố mất điện hay máy bị hư

3 Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa

Có thể thực hiện một trong các cách sau:

• File | Open

• Dùng tổ hợp phím Ctrl + O hay Ctrl + F12

• Chọn vào biểu tượng  trên thanh Standard.

Hộp thoại Open xuất hiện:

Hãy tìm đến và chọn vào tài liệu cần mở rồi nhấn Open

Mặt khác bạn cũng có thể mở nhanh tài liệu đã làm việc gần nhất bằng cách vào menu File như sau:

Sau đó bạn click chuột lên tập tin cần mở

CHƯƠNG 2: SOẠN THẢO CƠ BẢN

I Một số thao tác cơ bản

1.Nhập văn bản

a)Sử dụng bộ gõ Tiếng Việt

Để có thể đưa Tiếng Việt sử dụng trên máy tính, các nhà lập trình phải xây dựng phần mềm gõ Tiếng Việt và các bộ phông chữ Tiếng Việt đi kèm Quy tắc gõ Tiếng Việt như (SGK / 39)

Chú ý: Nếu Font chữ bắt đầu bởi các chữ “VNI-” thì bắt buộc bạn phải chọn bảng mã VNI Windows

Chú ý: Nếu là các Font “Tahoma, Arial, Times New Roman” thì bắt buộc bạn phải chọn bảng mã Unicode.

Màn hình của phần mềm gõ Tiếng Việt (Unikey):

b)Sử dụng bàn phím

Bật Tiếng Việt (nếu bạn muốn gõ Tiếng Việt) và

sử dụng những thao tác soạn thảo thông thường

để soạn thảo tài liệu Xem (SGK / 39)

 Cách gõ bàn phím 10 ngón tay

Cách đặt bàn tay (rất quan trọng):

- Bàn tay trái: ngón út (A), ngón áp út (S), ngón giữa (D), ngón trỏ (F)

- Bàn tay trái: ngón trỏ (J), ngón giữa (K), ngón áp

út (L), ngón út (: và ;) Hai ngón tay cái thay nhau đánh phím Space

2.Các thao tác trên khối văn bản

a)Đánh dấu khối

Khối văn bản là một nhóm bao gồm nhiều ký tự, dòng, nhiều dòng, đoạn, nhiều đoạn , hoặc cả một văn bản

b)Sao chép khối

- Chọn khối muốn sao chép

- Vào Edit | Copy, hay nhấn tổ hợp phím Ctrl + C, hoặc nhấn vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ

- Đưa con trỏ vào vị trí cần dán rồi

- Vào Edit | Paste, hay nhấn tổ hợp phím Ctrl + V, hoặc nhấn vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ

c)Di chuyển khối văn bản

- Chọn khối muốn di chuyển

- Vào Edit | Cut, hay nhấn tổ hợp phím Ctrl + X, hoặc nhấn vào biểu tượng Cut trên thanh công cụ Lúc này, khối văn bản sẽ bị mất đi, chúng sẽ được lưu vào bộ nhớ đệm của máy tính

- Rồi thực hiện dán khối văn bản như phần sao chép

Ngoài ra, ta cũng có thể thực hiện bằng cách: chọn khối muốn di chuyển Dùng chuột kéo rê vùng văn bản đã được chọn và thả vào vị trí cần

di chuyển đến

d)Xóa khối văn bản

- Chọn khối muốn xóa

- Nhấn Delete

3.Thiết lập Tab

Vào Format | Tabs…

-Tab stop position: vị trí dừng của Tab

-Default tab stops: thiết lập bước nhảy ngầm định của Tab.-Alignment: các kiểu canh Tab

II.Kỹ năng định dạng văn bản

1.Định dạng đơn giản

a)Định dạng Font chữ

Đánh dấu khối văn bản cần định dạng, sau đó thực hiện các bước sau: vào Format | Font…

- Font: xác định font chữ cho phù hợp

- Style: hiển thị chữ theo các kiểu

- Size: kích thước

- Font color: màu cho ký tự

- Effects: hiệu ứng font (SGK / 41)

Ngoài ra bạn còn có thể sử dụng thanh Formating

để định dạng:

b)Thay đổi kiểu ký tự:

- Chọn đoạn văn bản cần thay đổi

- Vào Format | Change Case sau đó chọn các kiểu thay đổi

Bạn có thể dùng tổ hợp phím Shift + F3

3.Thiết lập Bullets and Numbering

Phần này sẽ hướng dẫn các thiết lập các loại đánh dấu đầu đoạn (Bullets) và các đánh số chỉ mục (Numbering) cho các tiêu đề

Đặt con trỏ lên đầu đoạn, Vào Format | Bullets and Numbering…

- Muốn đánh dấu thì

chọn thẻ Bulleted

- Muốn đánh chỉ số thì

chọn thẻ Numbered

Sau đó, dùng chuột chọn lên các kiểu hiển thị Riêng Bullet bạn còn có thể chọn các kiểu hiển thị khác bằng cách nhấn vào nút Customize…

Font: chọn loại

phông chữ cho

Bullet

Character: có thể chọn Bullet là một ký

tự đặc biệt (Symbol)

Picture: chọn kiểu Bullet là các hình ảnh khác

4.Soạn thảo công thức toán học

Để có thể soạn thảo công thức toán học, máy tính của bạn phải được cài đặt Microsoft Equation 3.0 cùng với bộ Microsoft Office

- Chọn vị trí cần chèn công thức toán học

- Vào Insert | Object thì hộp thoại sau xuất hiện:

Chọn vào Microsoft Equation 3.0 rồi

click OK

Thanh công cụ Equation: chứa các nút lệnh cho phép chọn các mẫu công thức và các ký tự ký hiệu, phần tử trong một công thức toán học.

5.Chia văn bản thành nhiều cột

- Chọn đoạn văn bản cần chia cột

- Vào Format | Columns…

- Chọn các cách chia cột

6.Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản (Drop Cap)

- Đặt con trỏ lên đoạn cần tạo chữ cái lớn đầu đoạn Vào Format | Drop Cap…Hộp thoại xuất hiện

- Thiết lập các thông số

+ Position: Chọn kiểu chữ cần đặt

+ Font: Chọn font chữ

+ Lines to drop:Số dòng văn bản

làm chiều cao cho chữ

+ Distance from text: khoảng các từ chữ cái lớn đến ký tự tiếp theo Cuối cùng nhấn OK

7.Tạo và quản lý các Style

- Vào Format | Style…Hộp thoại Style xuất hiện:

- Để tạo mới, nhấn vào nút

- Thiết lập thông số cho Style mới rồi click OK

Đặt tên Style

Chọn cách định dạng có sẳn

Chọn cách

định dạng khác

New Style

8.Định dạng khung và nền (Border and Shading)

Đặt con trỏ vào dòng muốn định dạng hoặc đánh dấu đoạn văn bản cần định dạng

Sau đó vào Format | Border and Shading

cách lề của trang giấy.

- Paper: chọn khổ giấy cho

trang giấy

CHƯƠNG 3: LÀM VIỆC VỚI CÁC

ĐỐI TƯỢNG TRÊN VĂN BẢN

I Chèn các ký tự đặc biệt (Insert Symbol)

II.Chỉnh sửa hình ảnh

1 Chèn Clip Art

- Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn ảnh

- Vào Insert | Picture

+ Chọn Clip Art: chèn hình ảnh có sẳn trong hình ảnh

+ From File: chèn hình ảnh từ bên ngoài vào

- Click vào hình ảnh muốn chèn

- Nhấn nút Insert

Hộp thoại Clip Art:

Hộp thoại Clip Art:

Chọn hình

cần chèn

Rồi Click vào nút Insert

Hình ảnh được chèn vào văn bản ta cũng có thể thay đổi kích thước của chúng Ngoài ra ta cũng

có thể thay đổi vị trí chèn ảnh và xoá chúng đi Nếu muốn xóa ta chọn vào hình ảnh và nhấn phím Delete

2 Thay đổi cách trình bày của hình ảnh:

Tuỳ thuộc vào cách hiển thị hình ảnh của từng văn bản, ta thực hiện các bước sau:

- Click phải chuột vào hình ảnh và chọn Format

Picture

- Chọn thẻ Layout và chọn các cách trình bày

- Behind Text: ảnh nằm dưới nội dung văn bản.

- In front of text: ảnh nằm trên nội dung văn bản

- In line with text: hình ảnh

nằm giữa nội dung văn bản

- Square: nội dung văn bản

nằm xung quanh hình ảnh

- Tight: giống Square nhưng

nội dung văn bản nằm lấp vào

vị trí trống của hình

 Tạo WordArt

- Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn ảnh

- Vào Insert | Picture | WordArt

Chọn kiểu

Sau đó click OK

để hiển thị hộp thoại soạn thảo Text sau:

 Ta cũng có thể thay đổi nội dung soạn thảo, kích

thước, vị trí và xoá WordArt Đây là thanh hiệu chỉnh WordArt

IV.Sử dụng thanh công cụ Drawing

 Để mở được thanh công cụ Drawing ta thực hiện

như sau:

- View | Toolbars | Drawing:

- Chọn vào các biểu tượng để vẽ, sau đó đưa con

chuột vào vùng cần vẽ và click + Drap để thực hiện

- Ngoài những biểu tượng đã hiển thị bên ngoài

thanh công cụ, ta cũng có thể chọn các biểu tượng vẽ khác bằng cách chọn AutoShapes

 Ta cũng có thể hiệu chỉnh hình vẽ như: di

chuyển, thay đổi kích thước và xoá

 Ngoài ra, ta cũng có thể tô màu cho những hình

đã được vẽ

Tô màu cho đường viền

Tô màu nền cho hình

Tạo bóng cho hình vẽ

 Trên thanh Drawing, ngoài những công cụ để vẽ

hình ta còn có công cụ Text Box Khung Text Box này có thể chứa hình ảnh, văn bản, hay Table

Cách sử dụng Text Box hoàn toàn giống như cách sử dụng các công cụ khách trên thanh Drawing

Khung Text

Box

V.Tạo biểu đồ

- Đưa con trỏ vào vị trí chèn

- Insert | Picture | Chart

- Thay đổi số liệu theo yêu cầu

- Bạn có thể thay đổi kích thước, thay đổi kiểu

biểu đồ, di chuyển, xóa

CHƯƠNG 4: BẢNG BIỂU

I Tạo cấu trúc bảng

1.Chèn bảng mới

Cách 1:

+ Đưa con trỏ vào vị trí cần chèn

+ Table | Insert | Table…

+ Thiết lập số dòng, cột cần chèn

+ Xác định chiều rộng cho các cột

+ Cuối cùng Click OK

VD: Hình bên chọn bảng mới với 4 dòng, 4 cột Ta

có được kết quả sau khi thực hiện như sau:

2.Sửa cấu trúc bảng

Sau khi đã chèn bảng xong, ta có thể chèn thêm hoặc xóa đi các cột, dòng của bảng Cách thực hiện:

Đặt con trỏ vào ô nằm gần cột, dòng cần chèn vào

Table | Insert | Chọn kiểu cần chèn:

• Columns to the Left: chèn

thêm cột vào phía trái dòng

đang chọn.

• Columns to the right:

chèn thêm một cột vào phía

phải dòng đang chọn

• Rows Above: chèn thêm dòng vào phái trên dòng đang chọn

• Rows Below: chèn thêm dòng vào phía dưới dòng đang chọn

3.Xóa cột hoặc dòng

Đánh dấu các cột hoặc dòng muốn xóa

Table | Delete | Columns (xóa cột), hay Rows (xóa dòng)

vẽ thêm các đường kẻ cho bảng

rồi chọn kiểu lề muốn định dạng theo bảng

☺Định dạng hướng văn bản: chọn các ô cần định dạng Click phải chuột lên vùng đã chọn, mở mục

a hộp thoại Text Derection xuất hiện

Dùng chuột chọn vào hướng muốn thiết lập trong mục Oriention Sau đó click OK

2.Tô nền, kẻ viền

+ Chọn các ô cần tô nền hay kẻ viên

+ Click phải chuột lên vùng đã chọn, mở mục chọn

a hộp thoại Border and Shading xuất hiện Cách tháo tác giống như phần văn bản

3.Tính toán trên bảng

a Thao tác chèn công thức toán học vào bảng

+ Đặt con trỏ lên ô chứa giá trị tính tổng

+ Chọn Table | Formula… thì hộp thoại xuất hiện

Nhập công thức

toán học vào

Sau đó nhấn OK

+ Cuối cùng click OK

Các bước thực hiện:

+ Bước 1: Đặt con trỏ lên ô cần chứa giá trị tổng

+ Bước 2: Vào Table | Formula…Hộp thoại Formula xuất hiện Sau đó trong mục Formula gõ công thức cần tính vào Có 3 loại công thức tính tổng:

=SUM(Above): tính tổng các dòng từ trên dòng đặt

điểm trỏ Sử dụng tính trên dòng Tổng cộng

=SUM(Left): tính tổng các dòng bên trái dòng đặt điểm trỏ Sử dụng cho tính (Thực lãnh = Lương + Phụ cấp)

=SUM(Right): tính tổng các dòng bên phải dòng đặt điểm trỏ.

d.Tính toán lại công thức

Nếu bạn thay đổi giá trị trên bảng sau khi đã tính toán, thì bạn cần phải tính toán lại Muốn tính toán lại bạn thực hiện như sau:

+ Chọn ô chứa công thức, hay toàn bộ bảng

+ Nhấn phím F9 để thực hiện tính toán lại

4.Tạo tiêu đề và sắp xếp dữ liệu trên bảng

a Tạo tiêu đề:

Chọn hàng cần tạo tiêu đề Vào Table | Heading Rows Repeat để thực hiện việc tạo tiêu đề

Sắp xếp tăng Sắp xếp giảm

Cuối cùng Click OK

Chấm dứt tìm kiếm

III.Tạo Header, Footer và chú thích

1.Tạo Header, Footer

- Vào View | Header and Footer

- Gõ và định dạng chữ

- Để chèn số trang bạn click Insert Page Chèn ngày hiện hành, click Insert Date Chèn giờ hiện hành, click Insert Time.

- Click Close để trở về chế độ soạn thảo bình thường

- Nếu muốn chỉnh sửa hoặc xóa thì vào View | Header and Footer Đánh đấu khối rồi nhấn phím Delete để xóa

2.Tạo chú thích

- Đưa con trỏ vào sau từ muốn tạo chú thích

- Insert | Reference | Footnote

Nội dung chú thích được

trình bày cuối trang

Nội dung chú thích được

trình bày cuối văn bản

Các chú thích

được đánh tự động

Do người sử dụng đánh vào

IV.Đánh số trang và di chuyển đến 1 trang

2.Di chuyển đến một trang

- Vào Edit | Go to, hoặc nhấn Ctr + G

- Trong hộp thoại Go to what bạn chọn Page, sau đó nhập số trang cần di chuyển trong hộp thoại Enter page number và nhấn nút Next để thực hiện Click Close để kết thúc

V.Trộn thư (Mail Merge)

Để thực hiện trộn thư, bạn phải có tập tin chứa nội dung và tập tin chứa dữ liệu Các bước trộn thư:

+ Vào Tool | Mail Merge

+ Trong Mail Merge Toolbar bạn lần lượt thực hiện như sau:

• Open Data Source: mở tập tin chứa dữ liệu

• Insert Merge Field: đưa vào tập tin chứa nội dung

• Merge to New Document: tạo một tập tin mới sau khi trộn thư hoàn chỉnh

VI.In ấn

1.Xem tài liệu trước khi in

+ Vào File | Print Preview, hoặc click vào biểu tượng Print Preview trên thanh Formating

+ Tại màn hình này chúng ta có thể chỉnh sửa văn bản trong chế độ Preview Ngoài ra bạn có thể xem nội dung một trang văn bản hay nội dung nhiều trang văn bản cùng một lúc

+ Để trở về màn hình soạn thảo văn bản thông thường bạn click nút Close

2.In văn bản

+ Vào File | Print, hoặc nhấn Ctr + P

Xác định máy in

trong hộp thoại Name

Trong hộp thoại Page Range:

All: In tất cả các trang văn bản

Current Page: In trang hiện hành

Pages: In trang được chỉ định Xác định số

lượng tờ muốn in

vị trí cho các địa chỉ, sau đó click OK

+ Click Print để in phong bì