Thực trạng công tác phân tích công việc tại phòng kinh doanh của Công ty TNHH thương mại và công nghệ Đức Thịnh

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC SƠ ĐỒ DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2 3. Đối tượng nghiên cứu 3 4. Phạm vi nghiên cứu 3 5. Phương pháp nghiên cứu 3 6. Kết cấu đề tài 4 Chương 1. HỆ THỐNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ ĐỨC THỊNH. 5 1.1 Cơ sở lý luận về công tác phân tích công việc 5 1.1.1. Các khái niệm cơ bản và khái niệm có liên quan 5 1.1.2. Vai trò của phân tích công việc 8 1.1.3 Nội dung của công tác PTCV 9 1.1.4. Các bước tiến hành phân tích công việc.. 10 1.1.5. Kết quả của công tác phân tích công việc 12 1.1.5.1. Bản mô tả công việc 12 1.1.5.2. Bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện 13 1.1.5.3. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc 13 1.1.6. Các phương pháp thu thập thông tin để phân tích công việc 13 1.1.6.1. Phỏng vấn 13 1.1.6.2. Bản câu hỏi 14 1.1.6.3. Quan sát tại nơi làm việc 14 1.1.7. Ứng dụng của Phân tích công việc với hoạt động quản trị nhân sự. 14 1.1.7.1 PTCV giúp cho việc lập kế hoạch nguồn nhân lực. 14 1.1.7.2 Tuyển mộ 15 1.1.7.3 Tuyển chọn. 15 1.1.7.4 Biên chế nhân lực. 15 1.1.7.5 ĐGTHCV 16 1.1.7.6 Thù lao 16 1.1.7.7 Đào tạo nguồn nhân lực. 16 1.2.Khái quát chung về đơn vị kiến tập 17 1.2.1. Giới thiệu về công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Đức Thịnh 17 1.2.2. Qúa trình hình thành và phát triển của công ty 18 1.2.3 Tầm nhìn của Công ty TNHH thương mại và công nghệ Đức Thịnh 18 1.2.4 Đặc điểm kinh doanh của công ty 19 1.2.5 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Thương mại và Công Đức Thịnh 19 1.2.5.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức chung 19 Sơ đồ 1.1. Sơ đồ cơ cấu Công ty 19 1.2.5.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức và chức năng của phòng kinh doanh 20 1.2.5.3. Sự cần thiết của phân tích công việc 22 1.2.5.4 Tình hình kinh tế của Công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Đức Thịnh từ năm 2014-2016 23 Chương 2. THỰC TIỄN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG KINH DOANH THUỘC CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ ĐỨC THỊNH 25 2.1. Mục tiêu của công tác phân tích công việc tại phòng kinh doanh thuộc công ty. 25 2.2. Hoạt động công tác phân tích công việc của phòng kinh doanh 25 2.3. Nguyên nhân 33 2.4. Ảnh hưởng trực tiếp của công tác phân tích công việc đến hoạt động quản trị của phòng kinh doanh tại công ty 34 2.4.1. Kế hoạch hóa nguồn nhân lực 34 2.4.2. Tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực. 34 2.4.3. Đánh giá thực hiện công việc 35 2.4.4. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực 37 2.4.5. Thù lao lao động 38 2.2 Biểu mẫu câu hỏi phỏng vấn tuyển dụng 39 KẾT LUẬN 47 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 49 PHỤ LỤC

Để có thể hoàn thành bài báo cáo này, trước hết em xin trân thành cảm ơnđến quý Thầy, Cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình truyền đạtnhững kiến thức cho tôi trong thời gian học tập tại trường Đồng thời, tôi xinchân thành cảm ơn sự quan tâm, chỉ bảo, hướng dẫn của các thầy cô giáo trongkhoa Tổ chức và quản lý nhân lực – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Qua đây, em cũng xin gửi lời cảm ơn đến Công ty TNHH Thương mại vàCông nghệ Đức Thịnh đã tiếp nhận em, hướng dẫn, cung cấp tài liệu phục vụcho bài báo cáo lần này Em rất vui khi đến kiến tập tại quý Công ty, có Banlãnh đạo cùng các anh, chị đang làm việc tại đây tận tình chỉ bảo cho em trongthời gian qua

Báo cáo là kết quả của quá trình áp dụng lý luận với thực tiễn, nhưng bàitiểu luận của em còn nhiều thiếu sót, hạn chế Rất mong nhận được ý kiến đónggóp của quý thầy cô để kiến thức của em trong lĩnh vực này được hoàn thiệnhơn

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC SƠ ĐỒ

DANH MỤC BẢNG BIỂU

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2

3 Đối tượng nghiên cứu 3

4 Phạm vi nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Kết cấu đề tài 4

Chương 1 HỆ THỐNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ ĐỨC THỊNH 5

1.1 Cơ sở lý luận về công tác phân tích công việc 5

1.1.1 Các khái niệm cơ bản và khái niệm có liên quan 5

1.1.2 Vai trò của phân tích công việc 8

1.1.3 Nội dung của công tác PTCV 9

1.1.4 Các bước tiến hành phân tích công việc 10

1.1.5 Kết quả của công tác phân tích công việc 12

1.1.5.1 Bản mô tả công việc 12

1.1.5.2 Bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện 13

1.1.5.3 Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc 13

1.1.6 Các phương pháp thu thập thông tin để phân tích công việc 13

1.1.6.1 Phỏng vấn 13

1.1.6.2 Bản câu hỏi 14

1.1.6.3 Quan sát tại nơi làm việc 14

1.1.7 Ứng dụng của Phân tích công việc với hoạt động quản trị nhân sự 14

1.1.7.1 PTCV giúp cho việc lập kế hoạch nguồn nhân lực 14

1.1.7.2 Tuyển mộ 15

1.1.7.3 Tuyển chọn 15

1.1.7.4 Biên chế nhân lực 15

1.1.7.5 ĐGTHCV 16

1.1.7.6 Thù lao 16

1.1.7.7 Đào tạo nguồn nhân lực 16

1.2.Khái quát chung về đơn vị kiến tập 17

1.2.1 Giới thiệu về công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Đức Thịnh 17 1.2.2 Qúa trình hình thành và phát triển của công ty 18

1.2.3 Tầm nhìn của Công ty TNHH thương mại và công nghệ Đức Thịnh 18

1.2.4 Đặc điểm kinh doanh của công ty 19

1.2.5 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Thương mại và Công Đức Thịnh 19

1.2.5.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức chung 19

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ cơ cấu Công ty 19

1.2.5.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức và chức năng của phòng kinh doanh 20

1.2.5.3 Sự cần thiết của phân tích công việc 22

1.2.5.4 Tình hình kinh tế của Công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Đức Thịnh từ năm 2014-2016 23

Chương 2 THỰC TIỄN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG KINH DOANH THUỘC CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ ĐỨC THỊNH 25

2.1 Mục tiêu của công tác phân tích công việc tại phòng kinh doanh thuộc công ty 25

2.2 Hoạt động công tác phân tích công việc của phòng kinh doanh 25

2.3 Nguyên nhân 33

2.4 Ảnh hưởng trực tiếp của công tác phân tích công việc đến hoạt động quản trị của phòng kinh doanh tại công ty 34

2.4.1 Kế hoạch hóa nguồn nhân lực 34

2.4.2 Tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực 34

2.4.3 Đánh giá thực hiện công việc 35

2.4.4 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực 37

2.4.5 Thù lao lao động 38

2.2 Biểu mẫu câu hỏi phỏng vấn tuyển dụng 39

KẾT LUẬN 47

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 49 PHỤ LỤC

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ cơ cấu Công ty 19

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ cơ cấu phòng kinh doanh 20

ĐGTHCV Đánh giá thực hiện công việc

Trong mọi hoạt động kinh tế, nguồn nhân lực luôn đóng vai trò quantrọng nhất bởi dùng sức lao động để tạo ra sản phẩm lao động Nhất là với nềnkinh tế thị trường có nhiều thay đổi biến động như hiện nay, đòi hỏi các nhàquản lý có sự quan tâm hơn đến yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển củadoanh nghiệp đó là nguồn nhân lực Đây là thành phần quan trọng nhất trong cácnguồn lực đầu vào vì vậy một doanh nghiệp muốn sử dụng tốt nguồn nhân lựcphục vụ cho quá trình phát triển hay muốn tạo được ưu thế trong cạnh tranh thìphải có nguồn nhân lực phù hợp với tổ chức Để có được điều đó thì điều kiệntiên quyết là các nhà quản trị cần phải xác định đúng vị trí, yêu cầu, nhiệm vụcủa từng người lao động, nghĩa là cần phải tiến hành phân tích công việc.

Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết và cần phải thựchiện cho tốt của mọi nhà quản trị nhân sự, nó là hoạt động mang tính nền tảngcủa quản lý nhân sự Phân tích công việc là công cụ để làm tốt những công táckhác của quản lý nhân sự như: thiết kế công việc, kế hoạch háo nguồn nhân lực,tuyển dụng lao động, bố trí lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao laođộng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, an toàn lao động Chính vì vậyphân tích công việc được coi là công cụ của quản trị nhân sự

Đối với các nước phát triển trên thế giới, QLNS là hoạt động đã được biếtđến từ lâu và đóng vai trò quan trọng trong mỗi tổ chức, họ đã ý thức được tácdụng to lớn của phân tích công việc và áp dụng phổ biến gần trăm năm qua Tuynhiên, đối với các nước đang phát triển, như Việt Nam hiện nay, phân tích côngviệc là khái niệm khá mới mẻ và xa lạ Phần lớn các tổ chức tại Việt Nam chưa

thực hiện được hoặc thực hiện chưa đầy đủ công tác phân tích công việc.

Phân tích công việc là chìa khóa của QTNL Nếu không có phân tích côngviệc ở các tổ chức DN thì NLĐ không nắm rõ được mình phải làm những côngviệc gì? phải có trách nhiệm và quyền hạn ra sao? Liệu mình có khả năng đápứng được yêu cầu đòi hỏi của công việc và công việc đó có phù hợp với mìnhhay không? Ngoài ra, việc trả lương hay tuyển dụng cũng không nằm ngoàiphạm vi của phân tích công việc cho nên phân tích công việc không thể thiếutrong bất kỳ một tổ chức nào.Nó giúp các DN có hướng giải quyết đúng đắn vềNS

Với một vấn đề còn khá mới mẻ ở Việt Nam, đồng thời nhìn vào thực tếtrong thời gian kiến tập của em tại Công ty TNHH thương mại và công nghệĐức Thịnh, đối với một DN làm kinh tế thì phòng kinh doanh nắm giữ vị tríquan trọng nhất, là mũi sào trong việc đi đầu của sự phát triển kinh tế của DN,vấn đề trên đã thu hút và khiến em muốn đi sâu vào nghiêm cứu kỹ hơn về bảnchất cũng như ứng dụng vào thực tiễn tại DN Việt Nam như thế nào Do đó, em

đã chọn “Thực trạng công tác phân tích công việc tại phòng kinh doanh củaCông ty TNHH thương mại và công nghệ Đức Thịnh” làm đề tài viết báo cáokiến tập

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1 Mục tiêu nghiên cứu

Nghiên cứu đề tài này, em mong muốn hiểu rõ, hiếu sâu hơn về phân tíchcông việc trong công tác QLNS, để từ đó nắm được bản chất, cách thức thựchiện và cách ứng dụng của vấn đề vào thực tiễn Đồng thời, nghiên cứu đề tài

em muốn làm rõ thực trạng phân tích công việc của phòng kinh doanh tại Công

ty TNHH thương mại và công nghệ Đức Thịnh, thấy được những kết quả đạtđược và những tồn tại từ việc ứng dụng công tác QTNL trên vào sự phát triểncủa công ty

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Tìm hiểu, phân tích cơ sở lý luận về phân tích công việc

Khảo sát thực tế tình hình thực trạng phân tích công việc tại phòng Kinh

doanh thuộc công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Đức Thịnh.

Phân tích xác định tên gọi, vị trí,mục tiêu, hoạt động cần tiến hành phântích công việc, nguồn lực, sản phẩm kết quả đầu ra cuả công việc Các việc làmhiện có và việc làm còn thiếu và nhiệm vụ, yêu cầu không phù hợp với côngviệc thực tế, bản mô tả, phân công nghiệm vụ cũ không phù hợp với thực hiệncông việc hiện tại Phát hiện sai lệch, sự bất hợp lý giữa nhiệm vụ thực tế vànhiệm vụ được nêu trong bản mô tả hay phân công nhiệm vụ và qua thông báotuyển dụng

3 Đối tượng nghiên cứu

Nhân viên làm việc trong phòng kinh doanh tại Công ty TNHH Thươngmại và Công nghệ Đức Thịnh

4 Phạm vi nghiên cứu

Không gian: Công ty TNHH thương mại và công nghệ Đức Thịnh

Thời gian: Từ năm 2014 đến năm 2016

Nội dung nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu công tác phân tích côngviệc tại phòng kinh doanh của công ty TNHH thương mại và công nghệ Đức Thịnh

5 Phương pháp nghiên cứu

Với đề tài này tôi sử dụng phương pháp phân tích - tổng hợp hệ thốngchức danh công việc, nhiệm vụ cụ thể từng vị trí đảm nhiệm và tiêu chuẩn đánhgiá kết quả hoàn thành công việc là chủ yếu

Phương pháp khác như quan sát, thống kê, liệt kê, so sánh, thu thập thôngtin từ lãnh đạo và nhân viên để so sánh thực tại với yêu cầu đề ra khi đảm nhậncông việc

Phương pháp nghiên cứu trong quá trình hoàn thành chuyên đề tôi đã thuthập nguồn số liệu sơ cấp bằng cách sử dụng các phương pháp thu thập thông tinnhư bản hỏi, phỏng vấn, quan sát, ghi chép Đồng thời cũng thu thập và sử dụngcác văn bản, tài liệu của công ty theo sự đồng ý của công ty và các sách, tài liệutham khảo chuyên ngành Sau đó để hoàn thành các số liệu thì tôi tiến hành xử

lý, phân tích và tổng hợp các thông tin đó lại

Phương pháp giả định cho việc mới phát sinh và có tầm chiến lược trongkinh doanh lâu dài để dự đoán phương hướng tiến triển của hoạt động kinhdoanh với các công việc cần phân tích, chủ động trong công việc, tạo thế mạnhtrong kinh doanh thương mại và công nghệ Đức Thịnh

Chương 1.

HỆ THỐNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG

NGHỆ ĐỨC THỊNH 1.1 Cơ sở lý luận về công tác phân tích công việc

1.1.1 Các khái niệm cơ bản và khái niệm có liên quan

a Các khái niệm có liên quan

Trước khi đi vào khái niệm chính của phân tích công việc và để khai tháctốt đề tài, ta đi tìm hiểu về các khái niệm có liên quan đến công tác PTCV

- Nhiệm vụ: là đơn vị nhỏ nhất của phân tích biểu thị từng hoạt động laođộng riêng biệt với tính mục đích cụ thể và mỗi người lao động phải thực hiện

Nhiệm vụ biểu thị từng hoạt động riêng biệt với từng mục đích cụ thể màngười lao động phải thực hiện Ví dụ: nhiệm vụ đánh máy, trả lời điện thoại

Nhiệm vụ thể hiện những việc phải được thực hiện theo cam kết nhấtđịnh

- Vị trí biểu thị tất cả các hoạt động của cùng một người lao động, vị trí làcấp độ tiếp theo của phân tích công việc Vị trí biểu thị tất cả các nhiệm vụ đượcthực hiện bởi một người lao động, vị trí thể hiện nhiệm vụ đảm nhiệm, vừa chỉđịa vị cá nhân trong tổ chức Ví dụ: vị trí thư ký, văn thư

- Công việc là tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao độnghay là tất cả các nhiệm vụ tương tự nhau được thực hiện bởi một số người laođộng Ví dụ: tất cả nhiệm vụ của thư ký thực hiện bởi một người thư ký đượcgọi là công việc thư ký

- Công việc khác với nghề Nghề là một khái niệm rộng hơn Nghề là mộttập hợp các công việc tương tự nhau về nội dung có liên quan đến nhau ở một mức

độ nhất định với những đặc tính vốn có đòi hỏi người lao động có sự hiểu biết đồng

bộ về chuyên môn, nghiệp vụ, có những kĩ năng, kĩ xảo và kinh nghiệm cần thiết đểthực hiện

Dưới góc độ Phân công và hợp tác lao động: nghề là một dạng hoàn chỉnhcủa lao động trong hệ thống phân công lao động xã hội, đòi hỏi phải tiến hành

theo nguyên tắc riêng, có công nghệ và công cụ riêng biệt.

Dưới góc độ đào tạo: nghề là tập hợp cảu kỹ năng hiểu biết phẩm chất, laođộng mà người lao động cần tiếp thu trong quá trình đào tạo tích lũy kinhnghiệm trong cuộc sống để đáp ứng yêu cầu của một dạng cụ thể hoàn chỉnh cáccông việc lao động Ví dụ : nghề nhà giáo, nghề tài chính, nghề nhân sự,

b Khái niệm phân tích công việc

Trên thế giới, hoạt động phân tích công việc xuất hiện khoảng hơn 90năm trước đây với quan điểm sơ khai chỉ nhìn nhận “PTCV là một nhóm cácnhiệm vụ nhằm xác định các nội dung của một công việc và các hoạt động cóliên quan, các thuộc tính của công việc” [21] Tuy nhiên, ở góc độ nhìn nhận nàycòn thiếu đề cập đến nhiều khía cạnh quan trọng liên quan đến yêu cầu, tiêuchuẩn hoàn thành công việc Đến cuối thập niên 80 của thế kỷ 20, cùng với sựphát triển mạnh mẽ của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật tại phương Tây vàphương thức sản xuất công nghiệp hiện đại, vai trò của khoa học quản lý nóichung và QTNL nói riêng trở nên rõ ràng hơn, Phân tích công việc – Jobanalysis được nhìn nhận một cách toàn diện hơn nhờ những đòn bẩy tài chính vàlợi ích phi tài chính cho bản thân người lao động, đặc biệt là sự hoàn thiện vềkiến thức cũng như kỹ năng làm việc,…mà mục tiêu của quản lý, mục tiêu của

tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả, do đó PTCV không chỉ dừng lại ởviệc nghiên cứu làm rõ các nội dung công việc mà còn tiếp cận sâu hơn về mức

độ hoàn thành công việc Cách tiếp cận này trước hết việc để làm cơ sở cho hoạtđộng đánh giá hiệu quả lao động Từ đó, các khái niệm liên quan đến PTCV đãđược phát triển đầy đủ hơn Theo nghiên cứu và quan điểm của P.Morgeson vàErich C.Dierdroff cho rằng “Phân tích công việc về bản chất là hoạt động làm rõtrách nhiệm công việc và những yêu cầu thực hiện công việc” [20, Tr.3] Haynhư theo quan điểm của Muhammad Safdar Rehman cho rằng “Phân tích côngviệc là một quá trình nghiên cứu một cách toàn diện công việc hoặc nhiệm vụ

để xác định những gì công việc đó đòi hỏi” [19, Tr.4] Bên cạnh đó, Giáo sưKendra Palmer Roye tại tác phẩm “Job description and job analyses” lại chorằng “Phân tích công việc là việc thu thập dữ liệu về hành vi công việc, hành vi

người lao động và yêu cầu công việc theo mục tiêu, định hướng của tổ chức trên

cơ sở sự tương tác với máy móc, vật liệu, và các công cụ, phương pháp làmviệc” [18, Tr 3]

Tại Việt Nam, thuật ngữ Phân tích công việc hầu như không được đề cậptới trong khoảng thời gian trước năm 1990 – thời kỳ sơ khai của lĩnh vực quản

lý lao động Tuy nhiên, xuất phát từ yêu cầu bức thiết của sự kiện Việt Nam gianhập WTO và sức ép cạnh tranh với các tổ chức nước ngoài là sự thành lập cáctrường đào tạo có chuyên ngành Quản tri nhân lực, từ đó thuật ngữ “Phân tíchcông việc” được nghiên cứu bài bản, khoa học và mang tính ứng dụng cao TheoGiáo trình QTNL của trường Đại học Kinh tế quốc dân, “Phân tích công việcthường được hiểu là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệthống các thông tin quan trọng có liên quan đến công việc cụ thể trong công việcnhằm làm rõ bản chất của từng công việc” [9, tr.50] Trong khi đó, PGS.TS LêThanh Hà-Trường đại học Lao động-Xã hội

Nhìn chung, các quan điểm này có nội hàm và cách tiếp cận tương đốigiống nhau, nhấn mạnh vào yếu tố khoa học và chính thống của phân tích côngviệc

Bên cạnh những khái niệm trên, còn có một số quan điểm của các tác giảviết trên các cuốn sách nghiên cứu chuyên ngành về QTNL cho rằng “Phân tíchcông việc là việc thu thập thông tin về công việc, việc làm và những mối quan

hệ trong công việc” [12, tr.114], hoặc “Phân tích công việc là việc xác định mộtcông việc hoàn chỉnh để thu thập những thông tin có liên quan đến quản lý, phântích và tổng hợp những hoạt động mang tính nền tảng của việc quản lý nguồnnhân lực” [6, tr,51] Tuy nhiên các khái niệm này chưa thể hiện đầy đủ nội dung

và bản chất của thuật ngữ Phân tích công việc

Kế thừa các quan điểm của các học giả trong và ngoài nước về khái niệmPhân tích công việc, trong phạm vi luận văn này, quan điểm của tác giả cho rằng

“Phân tích công việc là việc thu thập, xác minh, phân tích thông tin nhằm làm rõtrách nhiệm công việc, yêu cầu công việc, điều kiện làm việc và các mối quan hệtrong quá trình thực hiện công việc” Theo khái niệm này, PTCV được nhìn

nhận là một quá trình thu thập, phân tích và thể hiện thông tin liên quan đến toàn

bộ các khía cạnh của một công việc gồm: trách nhiệm, yêu cầu đối với ngườithực hiện, tiêu chuẩn hoàn thành công việc, điều kiện làm việc và các mối quan

hệ trong quá trình thực hiện công việc

1.1.2 Vai trò của phân tích công việc

Phân tích công việc được coi là một hoạt động quan trọng, có ý nghĩa đốivới hoạt động quản trị nhân lực, là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhàquản trị nhân sự

a Xác định vị trí việc làm và cơ cấu nhân lực

Trên cơ sở hệ thống các việc làm đã được phân tích của tổ chức và trìnhbày trong danh mục, tổ chức có thể lập sơ đồ công việc hoặc nghề nghiệp tổchức mình Cơ cấu nguồn nhân lực: cơ cấu nhân lực theo bậc, độ tuổi, giới tính,trình độ đào tạo…thể hiện đặc điểm, sự phân bổ năng lực, tiềm năng nhân lựctrong tổ chức Qua PTCV, các thông tin thu thập được cho phép tập hợp thànhnhững nhóm công việc dựa trên những năng lực gần gũi, mức độ phức tạp củachúng và mức độ chuyên môn hóa đến ngạch và bậc Qua PTCV sẽ giúp xácđịnh được thứ bậc của vị trí việc làm và các khía cạnh khác của cơ cấu nguồnnhân lực

b Đối với tuyển dụng và bố trí nhân lực

Bản mô tả công việc sẽ giúp cung cấp các thông tin rõ ràng và đầy đủ chongười làm công tác tuyển dụng, từ đó: đăng quảng cáo tuyển dụng hiệu quả; cácứng viên hiểu được các kỳ vọng về kết quả công việc mà tổ chức mong đợi họđạt được; người quản lý hoặc giám sát công việc sẽ trao đổi và thống nhất vớingười được tuyển dụng về những kết quả công việc cần đạt được

Bản yêu cầu nhân sự cung cấp các yêu cầu về kỹ năng và phẩm chất cánhân cần thiết để thực hiện công việc, từ đó: có hình thức thi tuyển, phỏng vấn

và các phương pháp đánh giá kiến thức, kỹ năng và các kinh nghiệm của cácứng viên phù hợp

c Bố trí nhân lực

Bố trí nhân lực trong tổ chức chính là sắp xếp người lao động vào các vị

trí công việc theo những cách thức khác nhau nhằm đạt được mục tiêu tổ chứcmột cách hiệu quả nhất Khi thực hiện bố trí nhân lực (quy hoạch, đề bạt ), cần

so sánh kiến thức, trình độ, kỹ năng của người lao động với tiêu chuẩn chứcdanh công việc(thông tin cảu bản tiêu chuẩn nhân sự) dự kiến bố trí

d Hoạt động hướng nghiệp, đào tạo và phát triển nhân lực

Các tài liệu về công việc là những căn cứ để tổ chức thực hiện hướngnghiệp cũng như các chương trình đào tạo và phát triển nhân viên hiệu quả hơn.Xác định mục đích cuối cùng của đào tạo và phát triể là người thực hiện côngviệc có đủ khả năng hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể nêu trong bản mô tả côngviệc.Xác định nội dung đào tạo và phát triển là trang bị các kiến thức , kỹ năngđáp ứng các yêu cầu nêu trong bản tiêu chuẩn chức danh Xác định, đánh giá kếtquả của đào tạo và phát triển thông qua so sánh với kết quả mong muốn đượctrình bày ở nội dung tiêu chuẩn kết quả công việc

e Đánh giá kết quả thực hiện công việc

Nội dung về tiêu chuẩn thực hiện công việc, kết quả của PTCV là căn cứ

cơ bản, quan trọng giúp nhà quản lý xác định mức độ hoàn thành công việc củanhân viên

f Đãi ngộ

Các thông tin về trách nhiệm và nhiệm vụ của công việc thu từ PTCV làcăn cứ để xây dựng thang lương, chế độ đãi ngộ phù hợp Mô tả công việc vànội dung về tiêu chuẩn kết quả công việc giúp xác định việc trả lương: mứclương hình thức trả lương theo thời gian hay theo sản phẩm

1.1.3 Nội dung của công tác PTCV

a Thông tin về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của người thực hiện

công việc

Cách thức thực hiện chúng như thế nào, mức độ quan trọng và mức độthường xuyên của chúng, quyền hạn và các mối quan hệ của nhân viên trongcông việc…

b Thông tin về các yếu tố điều kiện làm việc

Cần thu thập các thông tin về thời giờ làm việc và nghỉ nghơi, thông tin

về số lượng, chất lượng công việc Điều kiên hoạt động của tổ chức; chế độlương thưởng, phúc lợi, khen thưởng; tầm quan trọng của công việc trong phòngkinh doanh

c Thông tin về các hoạt động thực tế tại nơi làm việc của nhân viên

Sử dụng các phương pháp làm việc theo nhóm hay làm việc độc lập; Cácmối quan hệ trong thực hiện công việc bao gồm mối quan hệ với cấp trong nội

bộ phòng ban và mối quan hệ với khách hàng; Các hình thức làm việc phối hợpvới nhân viên khác và cách thức làm việc với khách hàng; Các cách thức thuthập xử lý dữ liệu

d Thông tin về phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có

Trình độ chuyên môn, học vấn, kiến thức, kỹ năng, khả năng làm việc,tuổi đời, ngoại hình, sức khỏe, ;Quan điểm, tham vọng, sở thích; Các đặc điểm

cá nhân cần có: trách nhiệm, trung thực, chăm chỉ, nhiệt tình…

e Thông tin về các loại trang thiết bị, kỹ thuật tại nơi làm việc

Số lượng thiết bị, công cụ, quy trình kĩ thuật, tính năng, tác dụng củathiết bị sử dụng; Cách thức sử dụng và bảo quản tại nơi làm việc

f Thông tin về tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân viên, bao gồm tất cả các tiêu chuẩn về hành vi, tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc

1.1.4 Các bước tiến hành phân tích công việc

PTCV là một quá trình đánh giá toàn diện đối với công việc Việc tiếnhành PTCV thường được thực hiện theo 4 bước sau:

-Bước 1: Xác định các công việc cần phân tích

Đây là bước đầu tiên của quá trình PTCV, bước này rất quan trọng bởiphải xác định đúng đối tượng thì phân tích công việc mới đạt hiệu quả

Khi có nhiều công việc tương tự nhau ta cần chú ý lựa chọn những côngviệc tiêu biểu, điển hình để phân tích, điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp tiếtkiệm được thời gian và công sức trong PTCV Phân tích công việc phải căn cứvào mục đích và nhu cầu của Doanh nghiệp

Thông thường DN thường tiến hành PTCV trong những trường hợp sau:

+ Khi DN mới bắt đầu hoạt động và PTCV được tiến hành lần đầu tiêntrong DN Trong trường hợp này, DN thường tiến hành PTCV cho tất cả các vịtrí công việc trong DN

+ Khi xuất hiện các công việc mới Trong trường hợp DN đã đi vào hoạtđộng ổn định, các công việc cũ trong doanh nghiệp đều đã được tiến hành phântích, thì DN sẽ chỉ PTCV cho những công việc mới xuất hiện

+ Khi công việc có sự thay đổi đáng kể về nội dung do kết quả của cácphương pháp mới, công nghệ mới hoặc các thủ tục, chính sách mới, DN sẽ tiếnhành PTCV lại đối với các công việc đó

+ Khi tổ chức tiến hành rà soát lại các công việc theo đinh kỳ, nếu thấycác bản PTCV cũ không còn phù hợp với tình hình thực tế của DN nữa thì DN

sẽ tiến hành PTCV lại cho các công việc đó

- Bước 2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin

Căn cứ vào mục đích của PTCV, các biểu mẫu và tình hình thực tế của

DN, cán bộ PTCV lựa chọn các phương pháp thu thập thông tinh cho phù hợpvới từng hoàn cảnh Tuy nhiên, nên kết hợp các phương pháp thu thập thông tinmột cách phù hợp để có kết quả chính xác và hiệu quả nhất

- Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin

Sau khi lựa chọn phương pháp thu thập thông tin, DN tiến hành thu thậpthông tin Để có thể hiểu được một cách đầy đủ và chi tiết về công việc, cũngnhư hiểu rõ bản chất của công việc ta cần thu thập những thông tin sau:

+ Nhóm thông tin 1: Thông tin liên quan đến các nhiệm vụ, trách nhiệm,quyền hạn trong quá trình thực hiện công việc Bao gồm các thông tin liên quannhư: tên công việc và tên chức danh công việc, thông tin về quyền hạn, tráchnhiệm( về tài sản, tiền vốn, con người, nhiệm vụ được giao…), nhiệm vụ củangười thực hiện công việc cần phân tích, các phương pháp làm việc, cách thứclàm việc, thông tin liên quan đến các mối quan hệ dọc và ngang trong quá trìnhthực hiện công việc

+ Nhóm thông tin 2: Các thông tin liên quan đến điều kiện lao động Baogồm:

Các trang thiết bị, công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu, các phương tiện hỗtrợ cần có trong quá trình thực hiện công việc như: Các loại máy móc thiết bị, sốlượng, chủng loại, qui trình kỹ thuật, cách sử dụng, bảo quản tại nơi làm việc…

Điều kiện, phạm vi môi trường như độ ẩm, ánh sáng, nhiệt độ, độ bụi,tiếng ồn …các điều kiện liên quan đến tư thế làm việc, làm việc trong nhà hayngoài trời, chế độ thời gian làm việc, an toàn lao động…

+ Nhóm thông tin 3: Các thông tin liên quan đến tiêu chuẩn thực hiệncông việc

Đó là những tiêu thức, tiêu chí, chỉ tiêu được sử dụng để đánh giá sự hoànthành công việc của người lao động như: các chỉ tiêu về mặt số lượng, chấtlượng đối với công việc, các chỉ tiêu về doanh thu, ngày công, giờ công, sự phảnhồi của khách hàng, các tiêu chuẩn về hành vi của người lao động…

+ Nhóm thông tin 4: Các thông tin về yêu cầu công việc đối với ngườithực hiện công việc: Đó là những thông tin về các kỹ năng, kiến thức, hiểu biết,kinh nghiệm, trình độ học vấn, tuổi đời, sức khỏe, các đặc điểm cá nhân màngười lao động cần có khi thực hiện công việc

- Bước 4: Xây dựng các kết quả của Phân tích công việc và ứng dụng vàohoạt động quản trị nhân lực

Các thông tin thu thập được sắp xếp, xây dựng thành 3 văn bản, đó là kếtquả của PTCV bao gồm: bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện côngviệc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện

Với mỗi văn bản, trước khi chính thức được ban hành cần phải xây dựngthành những bản thảo, sau đó lấy ý kiến đóng góp của những người liên quan,tiến hành sửa đồi để hoàn thiện và các văn bản đó có hiệu lực khi có chữ ký phêduyệt của cấp lãnh đạo có thẩm quyền

1.1.5 Kết quả của công tác phân tích công việc

1.1.5.1 Bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến côngtác cụ thể, các nhiệm vu và trách nhiệm của công việc Hiểu một cách ngắn gọnbản mô tả công việc là mô tả các nhiệm vụ cấu thành nên công việc đó

Bản mô tả công việc là một tài liệu giải thích trả lời các câu hỏi sau:

+ Người thực hiện công viêc? Vị trí của họ trong hệ thống của tổ chức?+ Tại sao công việc đó phải được thực hiện? Thực hiện ở đâu?

+ Mục tiêu công việc đó là gì? Điều kiện làm việc và rủi ro có thể?

+ Công việc phải làm gì? hay các nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn thành?+ Khi nào công việc được coi là hoàn tất?

1.1.5.2 Bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện

Là bản liệt kê các yêu cầu cần phải có của công việc đối với người thựchiện về các kiến thức, kỹ năng, các kinh nghiệm, trình độ giáo dục và đào tạo,các đặc trưng về tinh thần và thể lực và các yêu cầu cụ thể khác

Các tiêu chuẩn nhân sự gồm: Trình độ văn hoá, chuyên môn; Trình độngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ gì và mức độ về đọc, nghe và viết; Thâm niêncông tác trong nghề và các thành tích đã đạt được; Tuổi đời; Sức khoẻ; Ngoại hình;Năng khiếu đặc biệt và các yêu cầu đặc biệt.; Tham vọng cầu tiến, sở thích, nguyệnvọng cá nhân; Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu của công việc

1.1.5.3 Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Là hệ thống các chỉ tiêu phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượngcủa sự hoàn thiện nhiệm vụ được miêu tả trong bản mô tả công việc nhưng tất cảcác yếu tố này cũng đưa ra tiêu chuẩn mẫu để đánh giá tức là nên đánh giá nhưthế nào hay cần xác định yêu cầu, đặc điểm chính xác của cá nhân mà ta dự đoán

sẽ làm cho công việc thực hiện tốt nhất như độ khéo léo của tay, trí thông minh,mức độ nhạy cảm của tâm lý

1.1.6 Các phương pháp thu thập thông tin để phân tích công việc 1.1.6.1 Phỏng vấn

Phỏng vấn thu thập thông tin phân tích công việc có thể thực hiện trựctiếp với từng cá nhân, với nhóm nhân viên thực hiện cùng một công việc hoặcvới cán bộ phụ trách nhân viên thực hiện công việc đó

Phương pháp này được sử dụng rất hữu hiệu khi mục đích của phân tíchcông việc là xây dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá năng lực thực hiện công việc củanhân viên, xác định nhu cầu đào tạo và xác định giá trị của công việc nhưng

nhược điểm: chủ yếu của phỏng vấn phân tích công việc là người bị phỏng vấn

có thể cung cấp các thông tin sai lệch hoặc không muốn trả lời đầy đủ các câuhỏi của người phỏng vấn Nhân viên thường cảm thấy rằng việc phân tích cáccông việc được sử dụng như màn mở đầu để thay đổi cơ cấu tổ chức, tinh giảnbiên chế, nâng cao định mức, v.v do đó họ thường có xu hướng muốn đề caotrách nhiệm và những khó khăn trong công việc của mình

1.1.6.2 Bản câu hỏi

Bản câu hỏi được đánh giá là phương pháp hữu hiệu nhất để thu thậpthông tin phân tích công việc Bản câu hỏi liệt kê những câu hỏi chuẩn bị kỹlưỡng từ trước và phân phát cho nhân viên điền vào các câu trả lời

1.1.6.3 Quan sát tại nơi làm việc

Quan sát tại nơi làm việc cho phép các nhà phân tích chỉ ra đầy đủ và chitiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, tráchnhiệm khi thực hiện các công việc khác nhau, các thông tin về điều kiện làmviệc, các máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc

và hiệu quả thực hiện công việc Phương pháp quan sát được sử dụng hữu hiệuđối với những công việc có thể đo lường, dễ quan sát, thấy những công việckhông mang tính chất tình huống như công việc của người y tá trực hoặc khôngphải tính toán suốt ngày như công việc của các nhân viên phòng kế toán Ngoài

ra còn một số phương pháp khác như ghi chép nhật ký, danh sách kiểm tra

1.1.7 Ứng dụng của Phân tích công việc với hoạt động quản trị nhân sự.

Chúng ta đã khẳng định, PTCV là công cụ quan trọng của Quản trị nhân

sự Nhưng công cụ đó được ứng dụng cụ thể trong quản trị như thế nào? Để trảlời câu hỏi đó thì sau đây sẽ là phần trình bày về ứng dụng của PTCV đối vớihoạt động quản trị nhân sự:

1.1.7.1 PTCV giúp cho việc lập kế hoạch nguồn nhân lực.

Kế hoạch hóa nguồn nhân lực là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu vềnguồn nhân lực để đáp ứng mục tiêu công việc của tổ chức và đề ra các giảipháp, biện pháp các kế hoạch để có được nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu đó

Ứng dụng của PTCV: Kết quả của PTCV sẽ là cơ sở để dự đoán nhu cầunguồn nhân lực bởi thông qua kết quả của PTCV DN có thể dự đoán một cáchkhoa học về số lượng, chất lượng nguồn nhân lực cần thiết cho DN, đồng thờikết hợp với chiến lược, mục tiêu phát triển của DN để đưa ra kế hoạch nhân lựcphù hợp với các mục tiêu, chiến lược đó.

1.1.7.2 Tuyển mộ

Tuyển mộ là quá trình thu hút những người có khả năng, trình độ từ nhiềunguồn khác nhau đến tham gia dự tuyển Các nguồn này có thể là từ bên ngoàihoặc bên trong tổ chức

Ứng dụng PTCV : sẽ đưa ra những mô tả về vị trí, công việc cần tuyển vàquảng cáo, thông tin về các vị trí làm việc mới để thu hút ứng viên

1.1.7.3 Tuyển chọn.

Là quá trình đánh giá, sàng lọc các ứng viên đã được tuyển mộ theo cáctiêu thức khác nhau để xác định xem ai là người phù hợp với công việc đượctuyển

Ứng dụng của PTCV: Cơ sở của tuyển chọn là các yêu cầu của công việc

đã được đưa ra trong bản mô tả công việc và bản yêu cầu đối với người thựchiện công việc Căn cứ vào kết quả của PTCV, ta có thể xác định được các điềukiện cơ bản mà người dự tuyển cần có để có thể làm được công việc cần tuyển,

từ đó xác định các tiêu chuẩn để đánh giá, sàng lọc được những người tham giavào tuyển mộ, tìm được người đáp ứng được các tiêu chuẩn đó

1.1.7.4 Biên chế nhân lực.

Biên chế nhân lực là việc đưa người vào những vị trí công việc phù hợp,sao cho đúng người đúng việc, đúng thời điểm nhằm đáp ứng được các yêu cầucủa sản xuất

Ứng dụng của PTCV: sẽ giúp cho việc sắp xếp công việc một cách phùhợp Thông qua kết quả của PTCV, người quản lý sẽ xác định được những yêucầu về năng lực, trình độ, chuyên môn đối với người lao động Qua đó là cơ sở

để DN sắp xếp người lao động vào những vị trí công việc mà phù hợp với họ,giúp cho họ có thể phát huy được năng lực của mình một cách tốt nhất Nếu

như việc sắp xếp, bố trí người lao động không phù hợp với các vị trí làm việc,không đúng người đúng việc sẽ gây lãng phí cho DN Vì vậy cần phải biết đượcnhững yêu cầu của công việc đó và năng lực, trình độ của người lao động để bốtrí họ cho phù hợp.

1.1.7.5 ĐGTHCV

ĐGTHCV là sự đánh giá một cách có hệ thống và chính thức, có tổ chức

về tình hình thực hiện công việc của NLĐ trong quan hệ so sánh với các tiêuchuẩn thực hiện công việc của NLĐ và có sự thảo luận với NLĐ về kết quả đánhgiá đó

Kết quả của PTCV sẽ cung cấp cho người quản lý những tiêu chuẩn , tiêuthức làm cơ sở để đánh giá thành tích nhân viên một cách công bằng và chínhxác

1.1.7.7 Đào tạo nguồn nhân lực.

Đào tạo nguồn nhân lực là một khâu quan trọng trong quản lý nguồn nhânlực.Đây là quá trình truyền đạt cho người lao động những kiến thức và kỹ năngcần thiết để người lao động có thể thực hiện một công việc nào đó Tùy vào đặcđiểm sản xuất kinh doanh, nhu cầu và điều kiện thực tế của các DN mà việc đàotạo trong tong DN khác nhau Mỗi DN có thể chọn những phương pháp đào tạophù hợp với DN của mình

PTCV là công cụ cơ bản của hoạt động đào tạo vì việc thông qua PTCV

sẽ giúp cho nhà quản lý thấy được điểm mạnh, điểm yếu của NLĐ và khoảng

cách giữa các yêu cầu của công việc với khả năng thực tế của người lao động để

từ đó có các kế hoạch đào tạo người lao động sao cho đáp ứng được các yêu cầucủa công việc

PTCV giúp cải tiến, hoàn thiện công tác vệ sinh - an toàn lao động, Quan

hệ lao dộng

Căn cứ vào các thông tin về điều kiện môi trường làm việc, có thể cho tabiết trước được trong quá trình làm việc NLĐ có thể gặp nguy hiểm ở đâu và cóbiện pháp đề phòng, loại trừ hoặc giảm bớt những nguy cơ tai nạn và bệnh nghềnghiệp có thể xảy ra, làm tốt công tác quản lý vệ sinh và an toàn lao động

Ngoài ra PTCV còn được sử dụng để làm bằng chứng xác định các chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn của người lao động khi có tranh chấp, khiếu nại Do

đó, nó còn có tác dụng về mặt luật pháp, bảo vệ những quyền lợi cơ bản củangười lao động Đồng thời PTCV cũng cung cấp đầy đủ thông tin phục vụ chohoạt động quản lý hồ sơ 1 cách khoa học- hiệu quả

Như vậy, PTCV được ứng dụng hầu hết trong hoạt động quản trị nhân sự.Đây thực sự là công cụ hữu hiệu của Quản trị nhân lực Cần phải quan tâm vàthực hiện tốt hoạt động này để quản trị nhân sự đạt được hiệu quả cao

1.2.Khái quát chung về đơn vị kiến tập

1.2.1 Giới thiệu về công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Đức Thịnh

- Công ty TNHH thương mại và công nghệ ĐỨC THỊNH đực thành lậptheo quyết định số 0106636412 do Sở Kế hoạch & Đầu tư thành phố Hà Nội cấpngày 11 tháng 09 năm 2012

- Công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng theo pháp luật ViệtNam

- Trụ sở công ty: Số 2 Ngõ 282, Đường Hoàng Mai, Phường Hoàng VănThụ, Quận Hoàng Mai, Hà Nội

- Tel: (04) 32838999

- Email: congtymaytinhducthinh@gmail.com

-Website: http://www.ducthinhpc.vn/

- Đại diện: Nguyễn Thành Hưng

- Chức vụ: Giám đốc

1.2.2 Qúa trình hình thành và phát triển của công ty

Từ khi thành lập tháng 09 năm 2012, cho tới nay Công ty TNHH Thươngmại và Công nghệ Đức Thịnh là một doanh nghiệp trẻ đầy triển vọng Luôn điđầu trong lĩnh vực thương mại dịch vụ, xuất nhập khẩu, Đức Thịnh đang khôngngừng mở rộng phát triển các lĩnh vực trọng điểm và phát triển bền vững

Công ty TNHH thương mại và công nghệ Đức Thịnh là công ty xuất nhậpkhẩu và phân phối – bán sỉ linh kiện điện tử, phụ kiện máy tính trên toàn quốcvới chất lượng cao, giá cả cạnh tranh và hệ thống đại lý rộng khắp

Công ty có một đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao (hơn 75%

đã tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng chuyên ngành Kinh tế, Kỹ thuật), đủ khả năng

để có thể đáp ứng mọi yêu cầu dù là khắt khe nhất của khách hàng Khôngnhững thế, đội ngũ nhân viên của công ty còn là những người đầy lòng nhiệttình và có thái độ niềm nở trong cung cách phục vụ khách hàng

Trải qua các năm 2014, 2015, 2016 với những lỗ lực của mình Công ty đãđạt được những thành quả đáng ghi nhận Trở thàng nhà cung cấp uy tín cũngnhư đối tác kinh doanh chính của nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước, gópphần thúc đẩy phát triển nền kinh tế và đóng góp và kim ngạch xuất khẩu củaquốc gia

1.2.3 Tầm nhìn của Công ty TNHH thương mại và công nghệ Đức Thịnh

- Công ty được xây dựng với định hướng trở thành công ty sản xuất vàphân phối linh kiện và thiết bị điện tử, máy tính hàng đầu Việt Nam mang lại

“giá trị đích thực” của sản phẩm đến tận tay khách hàng bằng phong cách bánhàng chuyên nghiệp, chăm sóc và phục vụ khách hàng nhiệt tình, tận tâm, bằnggiá cả cạnh tranh và chất lượng sản phẩm tốt nhất

- Xây dựng công ty trở thành một môi trường làm việc chuyên nghiệp nơi

mà mọi cá nhân có thể phát huy tối đa sức sáng tạo, khả năng lãnh đạo và cơ hộilàm chủ thực sự với một tinh thần dân chủ rất cao

- Xây dựng công ty trở thành một ngôi nhà chung thực sự cho mọi cán bộnhân viên trong công ty bằng việc cùng nhau chia sẻ quyền lợi, trách nhiệm và

nghĩa vụ một cách công bằng và minh bạch nhất.

1.2.4 Đặc điểm kinh doanh của công ty

- Về hoạt động: Hoạt động kinh tế cơ bản là lưu chuyển hàng hoá (Lưuchuyển hàng hoá là sự tổng hợp các hoạt động thuộc quá trình mua bán trao đổi

và dự trữ hàng hoá )

- Về hàng hoá: Hàng hoá trong kinh doanh thương mại gồm các loại vật

tư, sản phẩm về linh kiện thiết bị điện tử, máy tính,…

- Về phương thức lưu chuyển hàng hoá: Hoạt động kinh doanh thươngmại có 2 hình thức lưu chuyển chính là bán buôn, bán lẻ

- Về tổ chức kinh doanh: có thể theo nhiều mô hình khác nhau như tổchức bán buôn, bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp, công ty môi giới, công tyxúc tiến thương mại

- Về sự vận động của hàng hoá; sự vận động của hàng hoá không giốngnhau, tuỳ thuộc vào nguồn hàng và ngành hàng (hàng lưu chuyển trong nước,hàng xuất nhập khẩu ) Do đó chi phí thu mua và thời gian lưu chuyển hàng hoácũng khác nhau giữa các loại hàng

1.2.5 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Thương mại và Công Đức Thịnh

1.2.5.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức chung

Căn cứ từ quyết định số 07QĐ/PHC, từ khi thành lập từ tháng 09 năm

2012 cho đến nay tuy công ty đã có sự thay đổi về mặt nhân sự và mô hìnhchung, theo tài liệu nguồn thiết lập cơ cấu tổ chức của nghị định 152 về sự thànhlập cơ cấu tổ chức Đến năm 2013, công ty đã xây dựng được cơ cấu đầy đủphòng ban sau:

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ cơ cấu Công ty

Phòng Kinh doanh, XNK

Phòng kỹ thuật- đầu tư

Phòng bảo vệ- an ninh , PCCC

1.2.5.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức và chức năng của phòng kinh doanh

a Cơ cấu phòng kinh doanh.

Theo nguồn từ số người tham gia đóng bảo hiểm xã hội năm 2011 ởphòng hành chính, phòng kinh doanh có tất cả 27 thành viên Trong đó có:

01 trưởng phòng kinh doanh, xuất nhập khẩu

01 phó trưởng phòng kinh doanh

05 nhân viên nghiệp vụ biên dịch(1 tổ trưởng quản lý nghiệp vụ, 4 nhânviên biên dịch chủ chốt)

05 nhân viên nghiệp vụ xuất nhập khẩu( 1 tổ trưởng quản lý xuất nhậpkhẩu, 4 nhân viên nghiệp vụ chuyên môn

05 nhân viên nghiệp vụ xuất nhập kho( 1 tổ trưởng nhóm, 4 nhân viênchuyên trách)

05 nhân viên nghiệp vụ thống kê( 1 tổ trưởng nghiệp vụ, 4 nhân viên)

05 nhân viên phụ trách tiếp thị( 1 tổ trưởng quản lý hệ thống tiếp thị và 4tiếp thị viên

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ cơ cấu phòng kinh doanh

Ghi chú:

: quan hệ nghiệp vụ: quan hệ chỉ đạo

Trưởng phòng kinh doanh, xuất nhập khẩu

Nhân viên nghiệp vụ xuất nhập khẩu

Nhân viên nghiệp vụ thống kê

Nhân viên phụ trách tiếp thị

Nhân viên

nghiệp vụ

biên dịch

Phó phòng kinh doanh, xuất nhập khẩu

Nhân viên nghiệp vụ theo dõi xuất nhập kho

b Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của Phòng Kinh doanh

- Chủ động tìm kiếm đối tác để phát triển, mạng lưới phân phối, từngbước mở rộng thị trường trong và ngoài nước Nghiên cứu và tham mưu choBan Giám đốc trong công tác định hướng kinh doanh và xuất nhập khẩu

- Thực hiện công tác marketing, nghiên cứu thị trường; chọn lựa sản phẩmchủ lực và xây dựng chiến lược phát triển, thúc đẩy hoạt động xúc tiến thươngmại, tham gia hội thảo, hội chợ, tìm kiếm đối tác; thực hiện liên doanh, liên kết, mởrộng mạng lưới kinh doanh trên thị trường nội địa và phát triển kinh doanh xuất,nhập khẩu Chủ động giao dịch, đàm phán trong và ngoài nước, ký các thư từ, đơnchào hàng, trao đổi thông tin với khách hàng trong nước và nước ngoài trong quátrình giao dịch khi đi đến ký kết hợp đồng kinh doanh của Công ty

- Chủ động soạn thảo các hợp đồng kinh tế có liên quan đến hoạt độngkinh doanh của Công ty; Tổ chức thực hiện đúng quy định các hợp đồng kinhdoanh đã được ký kết

- Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động kinh doanh, xuất nhậpkhẩu của Công ty như: chuẩn bị nguồn cung ứng xuất khẩu, tiêu thụ hàng nhậpkhẩu, các khâu giám định, kiểm dịch, hải quan, giao nhận, bảo hiểm, khiếu nạiđòi bồi thường, và đối ngoại như: tìm kiếm giao dịch giữa những người bán vàngười mua, giải quyết tranh chấp khiếu nại với khách hàng có liên quan đến cáchoạt động kinh doanh của Công ty

- Phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán Công ty trong các nghiệp vụ thutiền bán hàng hóa, thanh toán tiền mua hàng hóa - dịch vụ có liên quan đến hoạtđộng kinh doanh trên cơ sở các cam kết và quy định của pháp luật hiện hành

- Phối hợp với các phòng nghiệp vụ và các đơn vị kinh doanh trực thuộcquản lý theo dõi thực hiện các hợp đồng kinh tế cho đến khi hoàn thành việcthanh lý hợp đồng đã ký kết theo đúng quy định của pháp luật hiện hành

- Xây dựng và triển khai thực hiện phương án kinh doanh sau khi đượcBan Giám đốc Công ty phê duyệt Thống kê, báo cáo hoạt động kinh doanh theođúng tiến độ và quy định Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanhtrước Ban Giám đốc Công ty

- Lưu trữ các hồ sơ, hợp đồng kinh tế có liên quan đến công tác kinhdoanh của Công ty theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

1.2.5.3 Sự cần thiết của phân tích công việc

a Đối với nhân viên trong phòng kinh doanh của công ty Đức Thịnh.

PTCV là công tác quan trọng là vì PTCV cung cấp cho nhân viên đầy đủthông tin về công việc để họ hiểu rõ hơn trách nhiệm của mình khi thực hiệncông việc được giao (trách nhiệm trong lĩnh vực chuyên môn, trách nhiệm vớicông việc của người khác…), nhân viên để thực hiện công việc đó thì cần cónhững tiêu chuẩn gì ( tiêu chuẩn về trình độđào tạo, chuyên ngành đào tạo, kinhnghiệm cần phải có, các kĩ năng cần thiết, các tiêu chuẩn về sức khoẻ, độ tuổi,giới tính…) PTCV còn giúp người lao động hiểu được cách thức thực hiện côngviệc, các tiêu chuẩn để hoàn thành công việc, ngoài nhiệm vụ chính người laođộng còn phải thực hiện những nhiệm vụ gì khác…

Không chỉ cung cấp thông tin cho người lao động, PTCV còn cung cấpcho nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việcnào đó, mối tương quan của công việc đó với công việc khác, kiến thức và kĩnăng cần thiết và các điều kiện làm việc… Từ những thông tin đó nhà quản trị

sẽ biết công việc đó thích hợp với nhân viên nào, hay nói cách khác là biết tuyểnchọn người có những tiêu chuẩn cần thiết để thực hiện những công việc đó hoặcbiết cần phải đào tạo những nhân viên trong công ty có những kĩ năng gì đểthực hiện công việc PTCV cũng cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cầnthiết qua bản Mô tả công việc để đánh giá tình hình thực hiện công việc củanhân viên được chính xác, từ đó mà trả thù lao cho người lao động một cáchcông bằng, xứng đáng với công sức mà họ bỏ ra

b Đối với công ty Đức Thịnh

Phân tích công việc là một công cụ quản trị nhân lực cơ bản nhất, nên có

ý nghĩa quan trọng đối với mọi tổ chức Thông qua phân tích công việc, các nhàquản lý có những cơ sở để xây dựng chương trình và ra quyết định về các vấn đềquản lý nhân sự một cách chủ động, chính xác như: Định hướng cho công táctuyển dụng và hoàn thiện việc bố trí, sắp xếp nhân sự; Làm cơ sở cho việc điều

chuyển, luân chuyển, bổ nhiệm và các khâu khác của công tác cán bộ trong đơnvị; Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trìnhđào tạo; Xây dựng hệ thống đánh giá công việc và hệ thống chức danh côngviệc; Phân tích công việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của từng vị trícông tác, giúp cho người lao động nắm bắt được công việc một cách nhanhchóng, đồng thời giúp cho người sử dụng lao động chủ động nắm bắt công việc

và bố trí, sắp xếp nhân sự trong trường hợp đơn vị có sự biến động về nhân sự…Công tác PTCV giúp cho công ty, cụ thể là phòng kinh doanh sẽ xây dựng, thiết

kế được tổ chức phòng ban khoa học, hợp lý, hiệu quả hoạt động với quy mô kếtcấu và cách thức kinh doanh phù hợp với mục tiêu chiến lược của công ty

Công tác PTCV chia nhỏ, mổ xẻ các công việc cụ thể trong phòng kinhdoanh với tính chất mục tiêu để xác định các vị trí chức danh công việc cho từngngười đảm nhận vị trí ấy, xác định hoạch định cơ cấu nhân lực, phân chia nhiệm

vụ công việc cho từng người,từng nhóm Công tác PTCV nhằm phục vụ chocông tác tuyển dụng và bố trí nhân sự tại phòng kinh doanh sao cho đáp ứng các

vị trí còn trống Thông qua bản mô tả xem xét công việc yêu cầu nhiệm vụ côngviệc để chuẩn bị cho quảng cáo thu hút nhân lực, thực hiện tuyển mộ và tuyểnchọn các ứng viên phù hợp, đáp ứng yêu cầu công việc

1.2.5.4 Tình hình kinh tế của Công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Đức Thịnh từ năm 2014-2016

Bảng 1.1 Kết quả hoạt động SX -Kinh doanh của Công ty TNHH

TM&CN Đức Thịnh

(Nguồn: Phòng kinh doanh)

2014

Năm 2015

Năm 2016

1 Doanh thu triệu đồng 153,701 157,037 157,302

6 Lợi nhuận triệu đồng 116,200 119,537 133,515

Nhận xét:

Nhìn vào bảng số liệu, nhận thấy doanh thu của Công ty tăng lên theo cácnăm Năm 2014 đạt 153.701triệu đồng thì đến năm 2016 đạt 157.302triệu đồng,nhiều hơn 3.601triệu đồng

Bên cạnh đó chi phí cũng giảm theo các năm Năm 2014 là 24.590triệuđồng, đến năm 2015 giảm còn 24.219 triệu đồng, và đến năm 2007 chỉ còn23.787triệu đồng Chi phí năm 2016 thấp hơn năm 2014 là 8.03triệu đồng

Từ việc tăng doanh thu, giảm chi phí đã thệ hiện lợi nhuận Công ty đạtđược cũng tăng lên theo các năm Năm 2014 đạt 11,200 triệu đồng, đến năm

2016 đạt 133,515triệu đồng cao hơn năm 2014 là 17,315triệu đồng Mức độ tăngtrưởng lợi nhuận của Công ty năm 2015 so với năm 2014 đạt 2.87% Năm 2016

so với năm 2015 đạt 11,69%

Qua phân tích số liệu nhận thấy, kết quả hoạt động kinh doanh của Công

ty tương đối tốt, mức độ tăng trưởng lợi nhuận của năm 2016 đạt kết quả cao.Biểu hiện cho sự phát triển của Công ty, đó cũng là cơ sở cho mục tiêu mở rộngsản xuất, phát triển thị trường, đưa Công ty Đức Thịnh trở thành 1 trong nhữngCông ty linh kiện điệntử máy tính hàng đầu trong cả nước

Dựa vào PTCV với các công việc phải thực hiện với tiêu chuẩn đề ranhằm đánh giá tình hình thực hiện công việc để tuyển dụng, bố trí sắp xếp nhân

sự, hoạch định nhân lực, thực hiện công tác đào tạo, đãi ngộ, kỷ luật

Qua phân tích công việc, các thành viên trong phòng kinh doanh nắmđược việc làm và yêu cầu để có niềm đam mê trong công việc, góp phần pháthuy tính sáng tạo, nhiệt huyết làm tăng năng suất hiệu quả làm việc

2.2 Hoạt động công tác phân tích công việc của phòng kinh doanh

Thời gian 2 năm đầu khi mới thành lập, trong công ty và đặc biệt là phòngkinh doanh chưa thực sự chú ý quan tâm đến hoạt động phân tích công việc Hầuhết công tác này không có một ai là chuyên trách, công ty cũng không đầu tưcho việc PTCV Cho nên các vị trí công việc hiện có của phòng kinh doanh và vịtrí mới phát sinh đều không được nêu rõ như thế nào

Điều này ảnh hưởng đến quá trình hoạt động chuyên môn của các vị trícông việc mà nhân viên đảm nhận Khi được hỏi về các công việc ở vị trí cũ củabản thân được giao thì hầu hết ai cũng trả lời được một cách rạch ròi, chi tiết,

nằm trong chuyên môn tích lũy kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm của họ Họ luôncảm thấy hài lòng về công việc hiện tại gắn bó với công việc, không có một sựđòi hỏi thắc mắc phải làm theo một tiêu chuẩn yêu cầu nào đề ra cả, tất cả họđều có sự chủ động, trách nhiệm trong công việc

Khi được hưởng theo doanh số bán hàng và chia lợi nhuận từ các dự ánthì họ không quan tâm đến lương cũng như không quan tâm đến công việc bảnthân họ phải làm nhiều hay ít nên công ty rất dễ giữ chân họ Điều này chỉ phùhợp với các vị trí cũ như các vị trí với nhân viên gắn bó lâu năm là trưởngphòng, phó phòng, tổ trưởng tổ nghiệp vụ chuyên trách Vậy còn vấn đề đặt ra làkhi đứng trước sự thay đổi của môi trường và sự hoạt động của công ty cùng với

sự mở rộng quy mô làm cho các công việc mới phát sinh, cần nhiều vị trí vànhân viên phải tuyển liên tục Chưa kể là các vị trí chủ chốt về hưu hay các vị tríchủ chốt bị thay đổi về nhân sự, cần tuyển các vị trí cho trưởng phòng và phótrưởng phòng, quản lý cấp trung thì công ty sẽ giải quyết công việc như thế nào

để vừa thu hút và tìm ra được người tài, vừa giữ chân được họ, quản lý giám sát

họ trong khi công tác Đối với các vị trí mới phát sinh trong thời gian ngắn làmthời vụ thì công việc của họ là phải làm cái gì, làm như thế nào để công ty nóichung, phòng kinh doanh nói riêng có căn cứ để thu hút và lựa chọn ứng viênphù hợp? Đứng trước vấn đề được thắc mắc Phòng kinh doanh và công ty chohay: nếu công việc kinh doanh ổn định, thuận buồm xuôi gió, các nhân viên đã

có kinh nghiệm và năng lực thực sự của mình thì họ sẽ không cần phải thay thế

vị trí cũ, đợi đến khi về hưu thì sẽ có người mà công ty tin tưởng giao cho trọngtrách Còn khi công việc mới phát sinh thì công ty, phòng kinh doanh sẽ tuyểnthêm người có thể tự đào tạo họ thay cho việc tìm kiếm và đưa đi đào tạo mấtthời gian và không đáp ứng yêu cầu công việc, đến khi đào tạo xong thì yêu cầuđòi hỏi của công việc lại không còn nữa

Do vậy mà công ty và phòng kinh doanh sẽ chủ động lường trước điềunày để khi công việc cần người sẽ đưa họ vào đáp ứng luôn Đối với các vị tríđòi hỏi đầu óc tổ chức, tư duy, làm việc trí tuệ thì có nhiều cách tìm người thaythế trong đó bộ phận sẽ viết ra một bản mô tả công việc để nói về các công việc