Phân tích công việc cho người lao động tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thời trang Quốc tế TOMA

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 2 3. Phạm vi nghiên cứu 2 4. Vấn đề nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 3 6. Ý nghĩa của đề tài 3 7. Kết cấu của đề tài 4 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP 5 1.1. Khái niệm và vai trò của phân tích công việc trong doanh nghiệp 5 1.1.1. Khái niệm 5 1.1.2. Vai trò của phân tích công việc trong doanh nghiệp 7 1.2. Nguyên tắc phân tích công việc 9 1.2.1. Nguyên tắc thực tế, khách quan 9 1.2.2. Nguyên tắc chính xác và đầy đủ thông tin 9 1.2.3. Nguyên tắc tin cậy, hiệu lực 10 1.2.4. Nguyên tắc công khai 10 1.3. Các thông tin thu thập phục vụ phân tích công việc 10 1.3.1. Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc 12 1.3.2. Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việc 12 1.3.3. Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có 12 1.3.4. Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc 12 1.3.5. Thông tin về các tiêu chuẩn mẩu trong thực hiện công việc đối với nhân viên 12 1.4. Phương pháp thu thập thông tin phục vụ phân tích công việc 15 1.4.1. Phương pháp quan sát 16 1.4.2. Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng 16 1.4.3. Phương pháp nhật kí công việc (Tự ghi chép) 16 1.4.4. Phương pháp phỏng vấn 17 1.4.5. Phương pháp sử dụng các câu hỏi được thiết kế sẵn (phiếu điều tra) 17 1.4.6. Hội thảo chuyên gia 18 1.5. Quy trình phân tích công việc 19 1.5.1. Xác định những công việc cần phân tích 19 1.5.2. Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin 19 1.5.3. Tiến hành thu thập thông tin 19 1.5.4. Sử dụng thông tin thu thập vào các mục đích của phân tích công việc 20 1.6. Các yếu tố tác động đến phân tích công việc 20 1.6.1. Nhóm yếu tố bên trong tổ chức 20 1.6.2. Nhóm yếu tố bên ngoài tổ chức 21 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THỜI TRANG QUỐC TẾ TOMA 22 2.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu thời trang Quốc tế TOMA 22 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 22 Tên công ty viết bằng tiếng Việt: Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thời trang Quốc tế TOMA 22 2.1.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của công ty 24 2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức 24 2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty 26 2.1.3. Khái quát về nguồn lực của công ty 27 2.1.3.1. Đặc điểm về giới tính, độ tuổi và tính chất công việc. 27 2.1.3.2. Đặc điểm về trình độ lao động 28 2.1.4. Khái quát về công tác quản trị nhân lực của công ty 29 2.2. Thực trạng phân tích công việc cho người lao động tại công ty 32 2.2.1. Các quy định, quy chế về phân tích công việc tại công ty 32 2.2.2. Công tác thu thập thông tin phục vụ phân tích công việc của công ty 32 2.2.2.1. Các thông tin thu thập phân tích công việc 32 2.2.2.2. Các phương pháp để thu thập thông tin phục vụ phân tích công việc 33 2.2.3. Quy trình phân tích công việc của công ty 35 2.2.3.1. Xác định mục đích sử dụng và các công việc cần phân tích 36 2.2.3.2. Lựa chọn và áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc 36 2.2.3.3. Thu thập thông tin cơ bản 37 2.2.3.4. Kiểm tra, đánh giá, xác minh chính xác của thông tin 37 2.2.3.5. Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. 37 2.3. Đánh giá thực trạng phân tích công viêc của công ty 38 2.3.1. Ưu điểm và nguyên nhân 38 2.3.2. Nhược điểm và nguyên nhân 38 CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG TẠI CÔNG TY 41 3.1. Mục tiêu và yêu cầu đối với công tác phân tích công việc cho người lao động tại công ty 41 3.1.1. Mục tiêu nâng cao hiệu quả công tác phân tích công việc 41 1.1.2. Một số yêu cầu để làm tốt công tác phân tích công việc 42 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả phân tích công việc 43 3.2.1. Nâng cao trình độ nhận thức của cán bộ chuyên trách 43 3.2.2. Nâng cao nhận thức của quản lý trực tiếp các phòng ban và nhân viên thực hiện công việc 43 3.2.3. Cải tiến quy trình thực hiện phân tích công việc 43 3.3. Một số khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả phân tích công việc tại Công ty 46 3.3.1. Khuyến nghị đối với Ban lãnh đạo Công ty 46 3.3.2. Khuyến nghị đối với phòng Hành chính – Nhân sự 46 3.3.3. Khuyến nghị về sự hợp tác của các phòng, ban khác trong Công ty 48 KẾT LUẬN 49 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 50

Tôi chân thành cảm ơn tất cả các Cô, Chú, Anh, Chị trong Công ty Cổ phầnXuất nhập khẩu Thời trang Quốc tế TOMA đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi

để tôi thực tập của Công ty

Dù đã cố gắng rất nhiều, xong do thời gian thực tập không dài nên bài báocáo không thể tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, tôi rất mong nhận được sự đónggóp từ phía thầy, cô, cùng toàn thể các bạn sinh viên để bài báo cáo của tôi hoànthiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

SINH VIÊN THỰC HIỆN

TẠ HUYỀN TRANG

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Phạm vi nghiên cứu 2

4 Vấn đề nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Ý nghĩa của đề tài 3

7 Kết cấu của đề tài 4

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP 5

1.1 Khái niệm và vai trò của phân tích công việc trong doanh nghiệp 5

1.1.1 Khái niệm 5

1.1.2 Vai trò của phân tích công việc trong doanh nghiệp 7

1.2 Nguyên tắc phân tích công việc 9

1.2.1 Nguyên tắc thực tế, khách quan 9

1.2.2 Nguyên tắc chính xác và đầy đủ thông tin 9

1.2.3 Nguyên tắc tin cậy, hiệu lực 10

1.2.4 Nguyên tắc công khai 10

1.3 Các thông tin thu thập phục vụ phân tích công việc 10

1.3.1 Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc 12

1.3.2 Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việc 12

1.3.3 Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có 12 1.3.4 Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc 12

1.3.5 Thông tin về các tiêu chuẩn mẩu trong thực hiện công việc đối với nhân viên 12

1.4 Phương pháp thu thập thông tin phục vụ phân tích công việc 15

1.4.1 Phương pháp quan sát 16

1.4.2 Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng 16

1.4.3 Phương pháp nhật kí công việc (Tự ghi chép) 16

1.4.4 Phương pháp phỏng vấn 17

1.4.5 Phương pháp sử dụng các câu hỏi được thiết kế sẵn (phiếu điều tra) 17

1.4.6 Hội thảo chuyên gia 18

1.5 Quy trình phân tích công việc 19

1.5.1 Xác định những công việc cần phân tích 19

1.5.2 Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin 19

1.5.3 Tiến hành thu thập thông tin 19

1.5.4 Sử dụng thông tin thu thập vào các mục đích của phân tích công việc 20

1.6 Các yếu tố tác động đến phân tích công việc 20

1.6.1 Nhóm yếu tố bên trong tổ chức 20

1.6.2 Nhóm yếu tố bên ngoài tổ chức 21

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THỜI TRANG QUỐC TẾ TOMA 22

2.1 Khái quát về Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu thời trang Quốc tế TOMA .22 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 22

Tên công ty viết bằng tiếng Việt: Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thời trang Quốc tế TOMA 22

2.1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của công ty 24

2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức 24

2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty 26

2.1.3 Khái quát về nguồn lực của công ty 27

2.1.3.1 Đặc điểm về giới tính, độ tuổi và tính chất công việc 27

2.1.3.2 Đặc điểm về trình độ lao động 28

2.1.4 Khái quát về công tác quản trị nhân lực của công ty 29

2.2 Thực trạng phân tích công việc cho người lao động tại công ty 32

2.2.1 Các quy định, quy chế về phân tích công việc tại công ty 32

2.2.2 Công tác thu thập thông tin phục vụ phân tích công việc của công ty 32

2.2.2.1 Các thông tin thu thập phân tích công việc 32

2.2.2.2 Các phương pháp để thu thập thông tin phục vụ phân tích công việc 33

2.2.3 Quy trình phân tích công việc của công ty 35

2.2.3.1 Xác định mục đích sử dụng và các công việc cần phân tích 36

2.2.3.2 Lựa chọn và áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin

phân tích công việc 36

2.2.3.3 Thu thập thông tin cơ bản 37

2.2.3.4 Kiểm tra, đánh giá, xác minh chính xác của thông tin 37

2.2.3.5 Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc 37

2.3 Đánh giá thực trạng phân tích công viêc của công ty 38

2.3.1 Ưu điểm và nguyên nhân 38

2.3.2 Nhược điểm và nguyên nhân 38

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG TẠI CÔNG TY 41

3.1 Mục tiêu và yêu cầu đối với công tác phân tích công việc cho người lao động tại công ty 41

3.1.1 Mục tiêu nâng cao hiệu quả công tác phân tích công việc 41

1.1.2 Một số yêu cầu để làm tốt công tác phân tích công việc 42

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả phân tích công việc 43

3.2.1 Nâng cao trình độ nhận thức của cán bộ chuyên trách 43

3.2.2 Nâng cao nhận thức của quản lý trực tiếp các phòng ban và nhân viên thực hiện công việc 43

3.2.3 Cải tiến quy trình thực hiện phân tích công việc 43

3.3 Một số khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả phân tích công việc tại Công ty 46

3.3.1 Khuyến nghị đối với Ban lãnh đạo Công ty 46

3.3.2 Khuyến nghị đối với phòng Hành chính – Nhân sự 46

3.3.3 Khuyến nghị về sự hợp tác của các phòng, ban khác trong Công ty 48

KẾT LUẬN 49

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 50

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

HÌNH 1.1 SƠ ĐỒ VAI TRÒ CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIÊC VỚI CÁC

CÔNG TÁC KHÁC 9 HÌNH 1.2 SƠ ĐỒ CÁC LOẠI THÔNG TIN CẦN THU THẬP ĐỂ XÂY

DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC 11 HÌNH 2.2 BIỂU ĐỒ THỂ HIỆN CƠ CẤU VỀ TRÌNH ĐỘ LAO ĐỘNG CỦA NLĐ GIAI ĐOẠN 2014-2016 28 HÌNH 2.1 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ

PHẦN XNK THỜI TRANG QUỐC TẾ TOMA 24 BẢNG 2.1 BẢNG TỔNG HỢP CƠ CẤU NHÂN LỰC THEO GIỚI TÍNH, ĐỘ TUỔI VÀ TÍNH CHẤT LAO ĐỘNG GIAI ĐOẠN 2014-2016 27 BẢNG 2.2 BẢNG CƠ CẤU VỀ TRÌNH ĐỘ LAO ĐỘNG CỦA CÔNG TY TRONG GIAI ĐOẠN 2014 - 2016 28

MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài

Cùng với sự vận động của nền kinh tế, các doanh nghiệp cũng đã và đangthay đổi để kịp thời thích nghi với điều kiện mới.Trong các yếu tố góp phần thúcđẩy hoạt động doanh nghiệp, yếu tố con người là trọng tâm của tất cả các hoạtđộng Theo đó, việc quản trị con người hay quản lý nguồn nhân lực ngày càng đượccác doanh nghiệp chú trọng và hoàn thiện hơn

Trong hoạt động quản trị nhân lực, công tác phân tích công việc có tầm quantrọng lớn bởi phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhàquản trị nhân sự Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là

cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp Một nhà quản trị không thể tuyển chọnđúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết mô tả và phân tíchcông việc Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn giải thích cáchthức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc

và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào để thựchiện công việc tốt nhất

Phân tích công việc rất quan trọng trong lý luận, tuy nhiên trong thực tếdoanh nghiệp chưa nhận thức đầy đủ vai trò của phân tích công việc trong côngviệc.Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thời trang Quốc tế TOMA là doanh nghiệp

có lịch sử thành lập khá lâu và nổi tiếng về lĩnh vực thời trang của Việt Nam, đượcrất nhiều khách hàng trong và ngoài nước tin dùng Vì vậy vị thế của công ty ngàycàng được khẳng định trong ngành thời trang trong nước.Trong thời gian thực tậptôi được trực tiếp tham gia làm việc của văn phòng QNLL về phân tích công việc vàđược các anh chị tạo điều kiện hướng dẫn Trong quá trình làm việc tôi nhận thấyviệc phân tích công việc của công ty CP XNK thời trang quốc tế TOMA chưa đượchoàn chỉnh… Sau khi tham khảo, đề xuất ý kiến về phân tích công việc của công ty

với ban giám đốc tôi được đồng ý làm bài báo cáo tốt nghiệp với đề tài" Phân tích công việc cho người lao động tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thời trang Quốc tế TOMA"

Do còn đang là sinh viên, thời gian tiếp cận thực tế còn hạn chế, kinh nghiệm

chưa có nên bài viết của tôi chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót Tôi rất mongnhận được sự đóng góp của cô và các bạn sinh viên để bài viết này của chúng tôiđược hoàn thiện hơn và có tính thuyết phục cao hơn.

2.Mục tiêu nghiên cứu

- Làm rõ cơ sở lý luận về công tác phân tích công việc trong doanh nghiệp

- Tìm hiểu thực trạng công tác phân tích công việc cho NLĐ tại Công ty Cổphần XNK Thời trang Quốc tế TOMA Từ đó, đánh giá ưu, nhược điểm của côngtác này

- Trên cơ sở phân tích và đánh giá, đề xuất một số giải pháp và khuyến nghịnhằm nâng cao hiệu quả công tác phân tích công việc cho người lao động tại công ty

- Thực trạng phân tích công việc

- Quy trình phân tích công việc

- Các bộ phận liên quan

- Hiệu quả công việc của NLĐ

- Đánh giá công tác phân tích công việc của công ty

 Nâng cao công tác phân tích công việc cho NLĐ tại Công ty

Cổ phần XNK Thời trang Quốc tế TOMA

- Giải pháp hoàn thiện công tác phân tích công việc

- Đồng thời đưa ra những khuyến nghị nhằm nâng cao công tác này

5 Phương pháp nghiên cứu

Để bài nghiên cứu được hoàn chỉnh,trên cơ sở Biện chứng chủ nghĩa duy vật,trong bài báo cáo này tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

Một là, Phương pháp thu thập thông tin: tôi đã thu thập thông tin thông quatài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu do Phòng Hành chính – Nhân sự cungcấp

Hai là phương pháp quan sát: tôi đã tiến hành quan sát quá trình thực hiệncông việc của nhân viên để đánh giá xTôi quá trình làm việc có đúng với bản phântích công việc hay không

Ba là, phương pháp phân tích tổng hợp: trên cơ sỏ thu thập thông tin, tôi tiếnhành phân tích, tổng hợp các tài liệu, số liệu phục vụ cho bài báo cáo Trong quátrình đó, tôi sử dụng tài liệu của Phòng Hành chính – Nhân sự để phân tích, làm rõtình hình chung

Bốn là, phuong pháp so sánh – đánh giá: tôi đã tiến hành so sánh thông quaquá trình phân tích công việc thực tế của công ty giai đoạn 2014-2016 với cơ sở lýluận để từ đó đưa ra đánh giá trung thực nhất về Thực trạng phân tích công việc choNLĐ tại Công ty Cổ phần XNK Thời trang Quốc tế TOMA

Bên cạnh đó, tôi còn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu khác như:phương pháp điều tra – phân tích; phương pháp thu thập các báo cáo số liệu, vănbản của công ty

6.Ý nghĩa của đề tài

Ý nghĩa lý luận: Đề tài nghiên cứu nhằm hiểu thêm về tầm quan trọng của

công tác phân tích công việc trong doanh nghiệp

Ý nghĩa thực tiễn: Đề tài cung cấp những luận cứ, các giải pháp được đề xuất

trong nghiên cứu có thể ứng dụng vào thực tiễn, góp phần nâng cao hiệu quả trongcông tác phân tích công việc cho NLĐ tại công ty Là sinh viên ngành quản trị nhânlực, do yêu thích và mong muốn sau khi ra trường sẽ áp dụng những kiến thức nàyvào công việc thực tiễn

Kết quả đạt được của đề tài có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo-đồng thời, đề tài còn giúp cho sinh viên, các nhà tổ chức và quản lý nhân lực rút ra

được những kinh nghiệm cũng như khắc phục những mặt hạn chế trong lĩnh vựchọc tập và làm việc của mình.

7 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Danh mục tài liệu tham khảo, đề tài có kếtcấu gồm 03 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về phân tích công việc trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng phân tích công việc cho người lao động tại Công ty

Cổ phần Xuất nhập khẩu Thời trang Quốc tế TOMA

Chương 3: Một số giải pháp và khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả phântích công việc cho người lao động tại Công ty

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP

1 Khái niệm và vai trò của phân tích công việc trong doanh nghiệp

2 Khái niệm

“Khái niệm quản trị nhân lực”: là công tác quản lý con người trong một

phạm vi nội bộ một tổ chức, là sự đối xử của một tổ chức đối với người lao dộng.Nói cách khác quản trị nhân lực chịu trách nhiệm về việc đưa con người vào tổchức, giúp cho họ thực hiện công việc, thù lao cho sức lao động của họ và giảiquyêt các vấn đề phát sinh [3, 9]

“Quản trị nguồn nhân lực: là hệ thống các triết lý, chính sách và hoạt động

chức năng về thu hút, đào tạo – phát triển và duy trì con người của một tổ chứcnhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả tổ chức lẫn nhân viên.” [1, 3]

Trong tổ chức, do chuyên môn hóa lao động mà các nghề được chia ra thành

các công việc Mỗi công việc lại được tạo thành từ nhiều nhiệm vụ cụ thể và được

thực hiện bởi một hoặc một số NLĐ của một hoặc một số vị trí việc làm Nghề,công việc, vị trí việc làm và nhiệm vụ được định nghĩa như sau:

- Nhiệm vụ (Task): biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mụcđích cụ thể mà mỗi NLĐ phải thực hiện [3, 44]

Ví dụ: soạn thảo văn bản trên máy tính, trả lời điện thoại

- Vị trí (vị trí việc làm) (Position): biểu thị tất cả các nhiệm vụ được thựchiện bởi cùng một NLĐ [3, 44]

Ví dụ: tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một nhânviên viên thao tácmáy tính, hoặc một thư ký, một nhân viên đánh máy

- Công việc (Job): là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một NLĐhoặc là tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số NLĐ [3, 44]

Ví dụ: các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi các nhân viên đánh máythuộc bộ phận đánh máy

Việc tạo thành các công việc là kết quả của sự phân chia lao động (phân cônglao động ) trong nội bộ tổ chức Công việc có thể được coi như là một đơn vị mangtính tổ chức nhỏ nhất trong một công ty và nó có những chức năng quan trọng

Thực hiện công việc chính là phương tiện để NLĐ có thể đóng mình vào việc thựchiện các mục tiêu của tổ chức Đồng thời, công việc là cơ sở để một tổ chức thựchiện thực hiện các hoạt động quản lý nhân lực đối với NLĐ như: bố trí công việc,

kế hoạch hóa lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao và đào tạo…Mặt khác,công việc còn có những tác động rất quan trọng tới cá nhân NLĐ như ảnh hưởng tớivai trò, cương vị của họ trong tổ chức, cũng như tiền lương, sự thỏa mãn và thái độcủa họ trong lao động

- Nghề (Occupation): là tập hợp các các công việc tương tự về nội dung và

có liên quan với nhau ở mức độ nhất định với những đặc tính vốn có những hiểubiết đồng bộ về chuyên môn nghiệp vụ, có những kĩ năng, kĩ xảo và kinh nghiệmcần thiết để thực hiện [3, 44]

Ví dụ: các công việc kế toán, kiểm toán và thủ lĩnh và thủ quỹ đều thuộcnghề tài chính

- Phân tích công việc (Job Analysis): là quá trình thu thập các tài liệu và đánhgiá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụthể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc Đó là việc nghiên cứucác công việc để làm rõ: ở từng công việc cụ thể , NLĐ có những nhiệm vụ, tráchnhiệm gì; họ thực hiện những nhiệm vụ nào; những máy móc, thiết bị , công việcnào được sử dụng; những mối quan hệ nào được thực hiện; các điều kiện làm việc

cụ thể; cũng như những yêu cầu về kiến thức, kĩ năng và các kĩ năng mà NLĐ cầnphải có để thực hiện công việc [3,48]

- Bản mô tả công việc (Job Description) là một văn bản viết giản thích vềnhững nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vẫn đề có liên quan đếnmột công việc cụ thể [3, 49]

- Bản yêu cầu của công viêc với người thực hiện là bản liệt kê các đòi hỏicủa công việc đối với người thực hiện về các kiến thức, kĩ năng, kinh nghiệm cầnphải có; trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các đặc trưng về tinh thần và thể lực;

và các yêu cầu cụ thể khác [3, 50]

- Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc (Job Specification) là một hệ thống cácchỉ tiêu/tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành

các nhiệm vụ đượcquy định trong bản mô tả công việc [3, 50]

3 Vai trò của phân tích công việc trong doanh nghiệp

Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng bởi nhờ có phân tích công việc mànhà quản lý xác định được các kì vọng của mình đối với NLĐ Từ đó, làm cho họhiểu được các kì vọng và NLĐ hiểu được các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệmcủa mình trong công việc Đồng thời, phân tích công việc là điều kiện để có thểthực hiện được các hoạt động quản lý nguồn nhân lực đúng đắn và có hiệu quảthông qua việc giúp cho người quản lý có thể đưa ra các quyết định nhân sự nhưtuyển dụng, đề bạt, thù lao,…dựa trên các tiêu thức có liên quan đến công việc chứkhông phải dựa trên những tiêu thức mơ hồ và mang tính chủ quan

Phân tích công việc cung cấp thông tin quan trọng về công việc để sử dụngtrong hoạt động quản lý nhân sự, là cơ sở để đưa ra quyết định nhân sự đúng đắn

 Với thiết kế lại công việc

Thiết kế công việc sử dụng những thông tin trong bản mô tả công việc, bảnyêu cầu công việc đối với người thực hiện công việc để thấy với từng công việc cụthể cần thiết kế lại những yếu tố nào cho hợp lý

 Với kế hoạch hoá nguồn nhân lực

Kế hoạch hoá nguồn nhân lực sử dụng thông tin trong bản mô tả công việc,bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện để xác định các công việc mà tổ chứccần kế hoạch hoá Dựa trên những thông tin về các công việc đó, tổ chức dự báonhu cầu nhân lực cần thiết về số lượng và chất lượng để hoàn thành công việc, đápứng mục tiêu sản xuất kinh doanh, đảm bảo không thừa, không thiếu lao động, tránhnhững bất cập và lãng phí cho tổ chức

 Với tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực

Tuyển dụng nhân sự đáp ứng những thông tin trong bản mô tả công việc, bảnyêu cầu công việc đối với người thực hiện để xác định bản chất của công việc cầntuyển người lao động, đưa ra những thông tin đó vào tuyển mộ nhân sự, đê xác địnhcác tiêu thức, tiêu chaaunr sàng lọc ứng viên, đảm bảo tuyển dụng đúng người

 Với bố trí nhân lực

Với định hướng nhân lực: ứng dụng những thông tin trong bản mô tả , bảntiêu chuẩn để truyền đạt tới NLĐ những nhiệm vụ, trách nhiệm mà họ phải thựchiện, phạm vi quyền hạn, kỳ vọng về kết quả thực hiện công việc, giúp NLĐ nhanhchóng hoà nhập với công việc.

Bản phân tích công việc là cơ sở để tổ chức sửa chữa những sai sót trong bốtrí lao động trước đây của mình, bố trí lại lao động phù hợp hơn

 Với đánh giá thực hiện công việc

Đánh giá thực hiện công việc ứng với thông tin trong bản mô tả công việc,bản tiêu chuẩn thực hiện công việc để xác định các tiêu thức đánh giá

Các mức cụ thể của từng tiêu thức trong hệ thống đánh giá thực hiện côngviệc.Đảm bảo đánh giá thực hiện công việc hiệu quả, công bằng hơn, tránh việckhông có tiêu thức đánh giá rõ ràng và các mức của tiêu thức chung chung

 Với thù lao lao động

Những thông tin trong tất cả các văn bản phân tích công việc được sử dụng

để xác định các giá trị của công việc một cách có hệ thống, là cơ sở của thù lao laođộng; những thông tin đó còn giúp xác định các loại phụ cấp như: phụ cấp môitrường, điều kiện làm việc,…

 Đối với đào tạo, phát triển nguồn nhân lực

Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực sử dụng bản mô tả công việc, bản yêucầu của công việc đối với người thực hiện để xác định nhu cầu đào tạo: vị trí côngviệc cần đào tạo NLĐ,những kiến thức, kỹ năng cần đào tạo, kết quả đào tạo phảiđáp ứng tiêu chuẩn gì; từ đó giúp tổ chức xay dựng chương trình đào tạo thiết thực

và hiệu quả hơn

 Với kỷ luật lao động, an toàn lao động

- Với kỷ luật lao động:

Những thông tin trong bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện côngviệc giúp tổ chức xây dựng nên các tiêu chuẩn quy định về hành vi cảu NLĐ trongquá trình thực hiện công việc như: quy trình thực hiện công việc, số lượng và chấtlượng công việc cần đạt được, thời gian làm việc…

- Với an toàn lao động:

Thông tin bản mô tả công việc là cơ sở giúp tổ chức xác định quy trình làmviệc an toàn hoặc có biện pháp đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh lao động

Bản phân tích công việc còn là bằng chứng để xử lý các vụ tranh chấp, kiệntụng, khiếu nại

Hình 1.1 Sơ đồ vai trò của phân tích công viêc với các công tác khác

4 Nguyên tắc phân tích công việc

5 Nguyên tắc thực tế, khách quan

- Phân tích công việc phải dựa trên những yêu cầu công việc thực tiễn tại

DN Những công việc được phân tích đều được xem xét, khảo sát thực tế để thấy rõtính chất của công việc từ đó đưa ra được bản phân tích công việc phù hợp với côngviệc thực tiễn

- Người tham gia phân tích cũng phải căn cứ vào thực tiễn công việc, vàonguồn lực và vật lực của DN để có cái nhìn khách quan nhất

6 Nguyên tắc chính xác và đầy đủ thông tin

Đảm bảo tính chính xác trong thông tin chỉ đạo, điều hành, định hướng trongphân tích công việc là việc quan trọng Việc cung cấp thông tin là nhiệm vụ của

Bản yêu cầucông việc

Bản tiêuchuẩn côngviệc

Kế hoạch hoá nguồn nhân lựcTuyển mộ, tuyển chọn nhân lực

Bố trí nhân lực

Kỷ luật lao động, an toàn laođộng

Đánh giá thực hiện công việc

Đào tạo, phát triển nguồn nhânlực

Thù lao lao động

người thực hiện phân tích công việc, các nguồn tin cần dẫn một cách rõ ràng, chínhxác và đầy đủ.

Các nguồn thông tin độc lập đáng tin cậy về tính chính xác và việc kiểm tra

sự thật Các nguồn tin cần cho việc minh chứng cho nội dung trong phân tích côngviệc Các nguồn tin cần trực tiếp hỗ trợ tin cần phù hợp với các thông tin đã đượcđưa ra Các khẳng định đặc biệt đòi hỏi các nguồn đáng tin cậy ở mức độ cao

Khi phân tích công việc hãy luôn rõ ràng về mục đích, quy trình, tiến trìnhphân tích

Bản mô tả công việc phải đầy đủ các phần mục đảm bảo nội dung đầy đủ,trình bày rõ ràng từng mục sao cho dễ hiểu

7 Nguyên tắc tin cậy, hiệu lực

Mọi nguồn tin khi thu thập phải đảm bảo độ tin cậy, tránh tình trạng xa rờithực tế Xác nhận, kiểm tra thông tin thu thập được trước khi sử dụng

Phân tích công việc dựa trên sự phù hợp tại DN nhưng cần đảm bảo dựa trênnhững quy định của pháp luật Tính hiệu lực luôn được các tổ chức quan tâm bởitầm quan trọng của nguyên tắc này đối với quy tình thực hiện bản phân tích côngviệc

Bản phân tích công việc chính là văn bản có tinh quy định cao nhất về phâncông lao động, vị trí từng công việc của mỗi DN

8 Nguyên tắc công khai

Từ khi có kế hoạch phân tích công việc cho đến khi phân tích xong đều đượccông khai minh bạch cho mọi thành viên của DN

Tính công khai không chỉ được biểu hiện ở các bước xây dựng bản phân tíchcông việc mà còn thể hiện sự minh bạch trong việc bố trí, sắp xếp vị trí công việccho từng NLĐ

Tính công khai đảm bảo độ tin tưởng của NLĐ với DN và với chính bảnphân tích công việc mà tổ chức ây dựng nên

9 Các thông tin thu thập phục vụ phân tích công việc

Trong xu thế chung của ngày nay là công tác quản lý nhân sự ngày càng phảituân thủ các yêu cầu ngày càng cao của luật pháp về các quyền của NLĐ, phân tích

công việc ngày càng trở thành một bộ phận quan trọng của quản lý nguồn nhân lựctrong các tổ chức.

Đối với mỗi một công việc cụ thể, có thể thu nhập một số lượng khá lớn cácthông tin quan trọng có liên quan đến công việc đó Tuy nhiên cần thu thập loạithông tin nào, ở mức độ chi tiết nào là tùy thuộc ở mục đích sử dụng các thông tin

đó, cũng như lượng thông tin đã có sẵn và quỹ thời gian, ngân sách dành cho côngviệc Nói chung, để làm rõ bản chất của công việc cụ thể và để xây dựng được bảng

mô tả công việc, bảng Tiêu chuẩn công việc được thể hiện dưới Hình 1.1 sau:

Hình 1.2 Sơ đồ các loại thông tin cần thu thập để xây dựng bản mô tả công việc

Có thể nói rằng các thông tin từ bản phân tích công việc được sử dụng để:

- Định hướng cho quá trình tuyển dụng và hoàn thiện việc bố trí nhân viên

- Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên

- Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc và hệ thốngtiền lương

- Hoàn thiện các biện pháp cải thiện điều kiện lao động, bảo vệ sức khỏe vàkhả năng làm việc lâu dài cho nhân viên

- Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lên kế hoạch cho các chương trìnhđào tạo

10 Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc

Điều kiện làm việc là các yếu tố vật chất và tinh thần khi thực hiện một côngviệc nào đó Bao gồm quyền và nghĩa vụ của NLĐ được hưởng trong tổ chức Điềukiện làm việc tốt đồng nghĩa với DN đang quan tâm tới NLĐ của họ một cách tốtnhất nhằm mang lại hiệu quả công việc Là cơ sở để xây dựng bản phân tích côngviệc chính xác nhất

Như điều kiện hoạt động của doanh nghiệp, chế độ lương bổng, khen thưởng,tầm quan trọng của công việc trong doanh nghiệp, các yếu tố của điều kiện vệ sinhlao động, sự cố gắng về thể lực, những rủi ro khó tránh, sự tiêu hao năng lượngtrong quá trình làm việc

11 Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việc

Như các phương pháp làm việc, các mối quan hệ trong thực hiện công việc,cách thức làm việc với khách hàng, cách thức phối hợp hoạt động với các nhân viênkhác, cách thức thu thập xử lý các loại số liệu và cách thức làm việc với các loạimáy móc, trang bị kỹ thuật

12 Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có

Như trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện công việc,tuổi đời, ngoại hình, sở thích, sức khỏe, quan điểm, tham vọng, các đặc điểm cánhân cần có khi thực hiện công việc

13 Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc

Như số lượng, chủng loại, quy trình kỹ thuật và các tính năng tác dụng củacác trang bị kỹ thuật, cách thức sử dụng, bảo quản tại nơi làm việc

14 Thông tin về các tiêu chuẩn mẩu trong thực hiện công việc đối với nhân viên

Bao gồm cả các quy định về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả thựchiện công việc

Các tư liệu và thông tin thu thập được sẽ được sử lý phù hợp tùy thuộc vàomục đích phân tích cả công việc Tuy nhiên chúng được hệ thống hóa và trình bày

dưới dạng của bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc với người thực hiện

và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Đó là những công cụ hữu ích cho tất cảnhững ai có liên quan tới các c hức năng quản lý nhân sự trong một tổ chức.[5, 73]

 Bản mô tả công việcBản mô tả công việc là một văn bản viết giản thích về những nhiệm vụ, tráchnhiệm, điều kiện làm việc và những vẫn đề có liên quan đến một công việc cụ thể

Bản mô tả công việc thường bao gồm ba nội dung sau:

Phần xác định công việc: tên công việc (chức danh công việc) mã số của

côngviệc, tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trựctiếp, số người lãnh đạo dưới quyền, mức lương… Phần này cũng còn thường baogồm một hoặc vài nhóm câu tóm tắt về mục đích hoặc chức năng của công việc

Phần tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm trách nhiệm thuộc công việc: là

phần tường thuật viết một cách tóm tắt và chính xác về nhiệm vụ và trách nhiệmthuộc công việc Phần này bao gồm các câu hỏi mô tả chính xác, nêu rõ NLĐ phảilàm gì, thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào, của sao phải thực hiệnnhững nhiệm vụ đó

Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trường vật chất ( máy

móc, công cụ, trang thiết bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện về vệsinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiệnkhác có liên quan

Bản mô tả nên ngắn gọn, súc tích và nên sử dụng các động từ hành động cótính quan sát để mô tả từng hoạt động cụ thể của từng nghĩa vụ chính Nói chung,không có một hình thức cụ thể nào được coi là tốt nhất mà các công ty khác nhau sẽ

sử dụng các hình thức khác nhau để mô tả về các công việc [3, 49]

 Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện công việcBản yêu cầu của công viêc với người thực hiện là bản liệt kê các đòi hỏi củacông việc đối với người thực hiện về các kiến thức, kĩ năng, kinh nghiệm cần phảicó; trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các đặc trưng về tinh thần và thể lực; vàcác yêu cầu cụ thể khác

Bản yêu cầu công việc với người thực hiện chỉ nên bao gồm các yêu cầu về

chuyên môn hóa có liên quan rõ rang tới việc thực hiện công việc ở mức độ có thểchấp nhận được không nên có những yêu cầu quá cao mà không cần thiết để thựchiện công việc, đặc biệt là những yêu cầu về đào tạo không cần thiết , hoặc thể hiện

sự phân biệt đối xử đối với NLĐ (giới tính, dân tộc…) Các yêu cầu của công việcvới người thực hiện có thể được viết riêng thành một văn bản, cũng có thể được viếtgộp trong một văn bản cùng với phần mô ta r công việc.[3, 50]

 Bản tiêu chuẩn thực hiện công việcTiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí phản ánhcác yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ đượcquyđịnh trong bản mô tả công việc

Ở các doanh nghiệp khác nhau, tiêu chuẩn thực hiện công việc có thể đượcthể hiện dưới dạng khác nhau Có doanh nghiệp xây dựng một cách có hệ thống cácbản tiêu chuẩn thực hiện công việc; có nơi lại chỉ giao hẹn bằng miệng hoặc bằngcác điều khoản nhất thời giữa lãnh đạo và cấp dưới

Đới với các công việc sản xuất, tiêu chuẩn chủ yếu của thực hiện công việcchính là các mức lao động (số sản phẩm cần sản xuất trong một đơn vị thời gian;lượng thời gian được phép tiêu hao cho một sản phẩm ) và thường gắn liền với một

hệ thống khuyến khích sự thực hiện vượt mức Đối với các công việc quản lý vàchuyên môn nghiệp vụ, việc xác định các tiêu chuẩn thực hiện công việc thườngkhó khăn hơn Tuy nhiên, nên cố gắng sử dụng các khả năng định lượng càng nhiềuthì càng tốt Trong trường hợp không thể dùng các tiêu chuẩn định lượng để đánhgiá sự thực hiện công việc, có thể dùng các câu diễn đạt định tính để để thể hiện tiêuchuẩn cần đạt được, chẳng hạn: “ Không để khách hàng phàn nàn vì sự thiếu lịchthiệp” Quản lý bằng mục tiêu cũng là phương pháp để xác định tiêu chuẩn thựchiện công việc cho từng cá nhân Tiêu chuẩn thực hiện công việc có thể được coi là

sự mở rộng của bản mô tả công việc (vì thế nhiều khi chúng được viết gộp thànhmột bản)

Ưu điểm của các tiêu chuẩn thực hiện công việc được diễn đạt viết so với cáctiêu chuẩn bằng miệng là ở chỗ nó giúp cho tổ chức có thể kiểm soát được sự pháttriển của mình, đồng thời đó chính là một phương tiện thuận lợi cho trao đổi và tái

hiện thông tin giữa NLĐ và người quản lý.

Phân tích công việc có thể được tiến hành vì nhiều lý do Các thông tin trongbản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc và kể cả tiêu chuẩn thực hiện côngviệc được sử dụng rất nhiều trong các chức năng nguồn nhân lực Một số tác dụngchính của các thông tin phân tích công việc có thể được kể đến như sau:

Lập kế hoạch nhân lực: được sử dụng để đưa ra các loại công việc

- Tuyển mộ: được sử dụng để mô tả các công việc đang cần tuyển người vàquảng cáo về các vị trí việc làm mới

- Tuyển chọn: được sử dụng để xác định các kỹ năng và các hoạt động, lấy

đó làm tiêu thức để ra quyết định lựa chọn ứng cử viên nào

- Định hướng: được sử dụng để giúp NLĐ biết các hoạt động mà mình phảilàm

- Đánh giá thực hiện công việc: được sử dụng để xác định các tiêu thức vàmục đích thực hiện công việc mà căn cứ vào đó NLĐ được đánh giá

- Trả thù lao: được sử dụng để đánh giá giá trị các công việc và là cơ sở choviệc đưa ra cơ cấu tiền lương

- Đào tạo: được sử dụng để đánh giá nhu cầu đào tạo thông qua việc xácđịnh các hoạt động mà NLĐ cần có khả năng để thực hiện

- Kỷ luật: được sử dụng để xác định các tiêu chuẩn thực hiện công việc cóthể chấp nhận được mà NLĐ cần đạt được

- An toàn lao động: được sử dụng để xác định các quy trình làm việc antoàn để nhằm thay đổi hoặc chấm dứt các hoạt động không an toàn

- Thiết kế lại công việc: được sử dụng để phân tích các đặc trưng của côngviệc cần phải thay đổi trong các chương trình thiết kế lại công việc

- Bảo vệ về mặt luật pháp: được sử dụng để xác định các chức năng cơ bản

mà NLĐ phải thực hiện và rất có ích cho việc bào chữa trong vụ tranh chấp, khiếunại, [3, 51]

15 Phương pháp thu thập thông tin phục vụ phân tích công việc

Khi thu thập thông tin phân tích công việc, cần lưu ý là không những cần làm

rõ những gì NLĐ đang thực hiện mà quan trọng hơn là phải làm rõ những gì NLĐcần phải thực hiện Có thể sử dụng nhiều phương pháp để thu thập thông tin phântích công việc Không có phương pháp nào là phù hợp với mọi tình huống, bởi vìmỗi phương pháp có những ưu điểm và nhược điểm riêng Cán bộ phân tích công

việc có thể sử dụng một hoặc kết hợp một vài phương pháp trong số các phươngpháp sau đây.

16 Phương pháp quan sát

Quan sát là phương pháp trong đó người cán bộ quan sát một hay môt nhómNLĐ thực hiện công việc và gi lại đầy đủ: các hoạt động lao động nào được thựchiện, của sao phải thực hiện và được thực hiện như thế nào để hoàn thành các bộphận khác nhau của công việc Các thông tin thường được ghi lại theo một mẫuphiếu được quy định trước

Phương pháp này giúp người nghiên cứu có thể thu được các thông tin phongphú và thực tế về công việc; tuy nhiên kết quả quan sát bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủquan của người quan sát và người bị quan sát Đồng thời một số nghề không thể dễdàng quan sát được; cũng như các công việc chủ yếu có liên quan đến hoạt động trínão và giải quyết vấn đề chẳng hạn như những nghề chuyên môn và kỹ thuật có thểkhông biểu lộ những hành vi ra bên ngoài để quan sát [3, 53]

17 Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng

Trong phương pháp này, người nghiên cứu ghi chép lại các hành vi thực hiệncông việc của những NLĐ làm việc có hiệu quả và những NLĐ làm việc không cóhiệu quả; thông qua đó có thể khái quát lại và phân loại các đặc trưng chung củacông việc cần mô tả và các đòi hỏi của công việc

Phương pháp này cho thấy sự linh động cuả sự thực hiện công việc ở nhiềungười khác nhau; tuy nhiên tốn nhiều thời gian để quan sát, khái quán hóa và phânloại các sự kiện; đồng thời cũng gặp hạn chế trong việc xây dựng cực các hành vitrung bình để thực hiện việc Phương pháp này rất thích hợp trong việc mô tả cáccông việc và xây dựng cấc tiêu chuẩn thực hiện công việc [3, 54]

18 Phương pháp nhật kí công việc (Tự ghi chép)

Nhật ký công việc là phương pháp trong đó NLĐ tự ghi chép lại các hoạtđộng của mình để thực hiện công việc

Phương pháp này có ưu điểm là thu được các thông tin theo sự kiện thực tếtuy nhiên độ chính xác của của thông tin cũng bị hạn chế vì không phải lúc nàoNLĐ cũng hiểu đúng những gì họ thực hiện Đồng thời, việc ghi chép khó bảo đảm

được liên tục và nhất quán [3, 54]

19 Phương pháp phỏng vấn

Đối với những công việc mà người nghiên cứu không có điều kiện quan sát

sự thực hiện công việc của NLĐ (chẳng hạn công việc của người quản lý, của kiếntrúc sư…) thì có thể áp dụng phương pháp phỏng vấn Qua phỏng vấn, NLĐ sẽ chobiết những nhiệm vụ nào cần phải thực hiện trong công việc của họ, của sao phảithực hiện những nhiệm vụ đó và cần phải thực hiện như thế nào

Cũng như trong phương pháp quan sát, các thông tin được ghi lại theo nhữngbản mẫu đã được quy định sẵn Phỏng vấn theo mẫu thống nhất giúp ta so sánhđược những câu trả lời của những NLĐ khác nhau về cùng một công việc và có thểtìm hiểu sâu về công việc nhưng tốn nhiều thời gian [3, 54]

20 Phương pháp sử dụng các câu hỏi được thiết kế sẵn (phiếu điều tra)

NLĐ sẽ được nhận một danh mục các câu hỏi được thiết kế sẵn về các nhiệm

vụ, các hành vi, các câu trả lời theo các yêu cầu và các hướng dẫn ghi trong đó Mỗimột nhiệm vụ hay một hành vi đều được đánh giá theo một góc độ có thực hiệnđược hay không thực hiện; tầm quan trọng, mức độ phức tạp; thời gian thực hiện; vàquan hệ đối với sự thực hiện công việc nói chung

Bản câu hỏi được thiết kế sẵn là phương pháp phân tích công việc được sửdụng rộng rãi ngày nay Ưu điểm của phương pháp là các thông tin thu thập được vềbản chất đã được lượng hóa và có thể dễ dàng cập nhật khi các công việc thay đổi,

do đó thích hợp với việc sử lý thông tin trên máy tính và phân tích một khối lượnglớn thông tin Việc thu thập thông tin có thể thực hiện dễ dàng hơn các phương phápkhác và ít tốn phí Tuy nhiên, việc thiết kế các bản câu hỏi thì tốn nhiều thời gian vàđắt tiền Người nghiên cứu không tiếp xúc trực tiếp với đối tượng nghiên cứu nên

dễ gây ra tình trạng hiểu lầm các câu hỏi

Bản câu hỏi có thể thiết kế dưới rất nhiều dạng mức độ chi tiết khác nhau Ởcác nước tiên tiến, một trong những bản câu hỏi được sử dụng rộng rãi ngày nay làbản câu hỏi phân tích vị trí việc làm(PAQ), được Tôiest Mc Cormick và các đồngnghiệp của mình ở trường đại học Purdue thiết keess PAQ là một bản phân tích

công việc hướng vào các hành vi lao động, bao gồm 195 yếu tố công việc để đo sáumặt chính của của một công việc.

PAQ được nghiên cứu và thiết kế cẩn thận và cho phép so sánh thống kê giữacác công việc, tuy nhiên nó là một danh mục câu hỏi rất dài và đòi hỏi khả năng đọc

ở trình độ đại học Nhưng đó là một công cụ rất hữu ích cho việc xác định cáckhoảng cách mức lương và nó cho phép đánh giá giá trị các công việc bằng điểm.[3,55]

21 Hội thảo chuyên gia

Hội thảo chuyên gia là phương pháp phân tích công việc trong đó các chuyêngia (gồm những công nhân lành nghề, những người am hiểu về công việc, nhữngngười lãnh đạo cấp trung gian, các bộ phận) được mời dự một cuộc họp để thảoluận về những công việc cần tìm hiểu Các ý kiến trao đổi giữa các thành viên sẽlàm sang tỏ và bổ sung thêm những chi tiết mà người nghiên cứu không thu được từcác cuộc phỏng vấn cá nhân và các phương pháp trên Ngoài ra quá trình trao đổi ýkiến đó còn làm rõ những trách nhiệm và nhiệm vụ của chính những thành viêntrong hội thảo

Phương pháp này được sử dụng để thu thập thông tin phục vụ nhiều mụcđích phân tích công việc như: xây bản mô tả công việc, yêu cầu của công việc, tiêuchuẩn thực hiện công việc, xấy dựng các phiếu đánh giá thực hiện công việc…Phương pháp này khá đắt và tốn nhiều thời gian [3, 57]

22 Quy trình phân tích công việc

Quy trình phân tích công việc gồm 4 bước:

23 Xác định những công việc cần phân tích

Danh mục các công việc cần phân tích được xác định tùy thuộc vào mục đích

và nhu cầu phân tích công việc của doanh nghiệp Thông thường, phân tích côngviệc được tiến hành trong bốn dịp sau:

Khi một tổ chức bắt đầu hoạt động và chương trình phân tích công việc lầnđầu tiên được tiến hành

Khi xuất hiện các công việc mới

Khi các công việc có sự thay đổi đáng kể về nội dung do kết quả của cácphương pháp mới, các thủ tục mới hoặc công nghệ mới

Khi tổ chức tiến hành rà soát lại theo chu kỳ tất cả các công việc (thường là

ba năm một lần) [3, 59]

24 Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin

Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tinthích hợp với mục đích củaphân tích công việc; thiết kế các kiểu mẫu ghi chép hoặc các bản câu hỏi cần thiết.[3, 59]

25 Tiến hành thu thập thông tin

Khía cạnh quan trọng đầu tiên của thu thập thông tin công việc là phải cho tổchức sẵn sàng

Thứ hai, nhà phân tích phải nhận thức được nguồn sai lệch có thể tác động

đến tính chính xác của dữ liệu được thu thập.

Cuối cùng, nhà phân tích phải đảm bảo rằng các phỏng vấn nếu sử dụng phảiđược tiến hành theo một cách thức thành thạo, các bản câu hỏi phải được thiết lậpvới đầy đử thông tin cần thiế cho từng loại công việc cần phân tích, và phải đảmbảo rằng đã kiểm nghiệm thực tế trước khi sử dụngthu thập thông tin

26 Sử dụng thông tin thu thập vào các mục đích của phân tích công việc

Sử dụng thông tin thu thập vào các mục đích của phân tích công việc,chẳng hạn kế hoạch hóa nguồn nhân lực, xác định nhu cầu đào tạo, viết bản mô tảcông việc, bản yêu cầu của công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện của công việc

Để viết bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc cần phải làm nhữngviệc như sau:

- Viết bản thảo lần thứ nhất

- Lấy ý kiến góp ý của NLĐ và người lãnh đạo bộ phận có liên quan

- Sửa lại bản thảo trên cơ sở các ý kiến đóng góp

- Tổ chức hội thảo với giám đốc nguồn nhân lực và những người quản lýcấp cao để tiếp tục hoàn thiện bản thảo (nếu cần thiết) Sửa lại bản thảo theo những

27 Các yếu tố tác động đến phân tích công việc

28 Nhóm yếu tố bên trong tổ chức

- Cơ cấu tổ chức của DN:

+ Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận khác nhau, có mối quan hệ phụthuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhấtđịnh Dựa vào cơ cấu tổ chức của DN để bố trí sắp xếp theo những cấp, những khâukhác nhaunhằm đảm bảo thực hiện các chứcnăng quản lý và phục vụ mục đíchchung đã xác định của DN

+ Cơ cấu tổ chức một mặt phản ánh cơ cấu trách nhiệm của mỗi người trong

DN, mặt khác tác động tích cực đến việc phát triển DN

- Yếu tố nhân sự, đối tượng thực hiện phân tích và đối tượng phân tích:Đây là yếu tố then chốt ảnh hưởng tới quá trình thực hiện và hoàn thành côngviệc Dựa vào năng lực, kiến thức, khả năng, khả năng giao tiếp, kinh nghiệm thực

tế mà phân tích đánh giá công việc

- Cơ sở vật chất, nguồn tài chính của DN

+ Cơ sở vật chất, máy móc trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho từng loại côngviệc, quy định tính chất, đặc thù của từng loại công việc Vì vậy dựa vào máy móc,dụng cụ làm việc mà ta phân tích được công việc chô từng cá nhân

+ Các hoạt động nghiên cứu tài chính trong DN hay phân tích tài chính nội

bộ giúp nhà quản trị doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu khác nhau như tạo công ănviệc làm cho NLĐ, nâng cao chất lượng sản phẩm hàng hóa dịch vụ, hạ chi phí sảnxuất và bảo vệ môi trường

+ DN lớn, đủ tiềm lực kinh tế có thể thuê chuyên gia tư vấn thay vì tự phântích, tự nghiên cứu mất nhiều thời gian

29 Nhóm yếu tố bên ngoài tổ chức

- Yếu tố kinh tế:Chu kỳ kinh tế và chu kỳ kinh doanh ảnh hưởng rất lớn đến

quản trị nhân lực và quá trình phân tích công việc Kinh tế DN tốt sẽ có nhiều công

ăn việc làm, nhiều khách hàng hơn dẫn đến việc sắp xếp bố trí công việc cũng hayđổi theo Trong giai đoạn suy thoáikinh tế hoặc bất ổn có chiều hướng đi xuống sẽảnh hưởng trực tiếp đến chính sách nhân sự của DN và gián tiếp ảnh hưởng đếnviệc phân tích công việc

- Khoa học kỹ thuật: Các nhà quản trị phải đào tạo nhân viên của mình theo

kịp với đà phát triển của khoa học – kỹ thuật Khi khoa học – kỹ thuật thay đổi, một

số công việc hoặc một số kĩ năng không còn cần thiết nữa do đó doanh nghiệp phảiđào tạo lại lực lượng lao động của mình

- Pháp luật: Sự thay đổi chính sách quy định về công việc, về ngành nghề

cũng làm ảnh hưởng đến phân tích công việc trong DN Buộc các DN phải tuân thủđúng và thường xuyên cập nhật các quy định mới của Nhà Nước

Chương 2 THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THỜI TRANG QUỐC TẾ TOMA

31 Khái quát về Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu thời trang Quốc tế TOMA

32 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Tên công ty viết bằng tiếng Việt: Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thờitrang Quốc tế TOMA

Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: TOMA International Fashion ImportExport Joint Stock Company

Tên công ty viết tắt: TOMA INFAS ,JSC

Biểu tượng của công ty:

Thực hiện phương châm: “Chúng tôi đảm bảo bạn vui”.

- Trụ sở: Số 12, ngách 46/19, ngõ 46, Nguyễn Hoàng Tôn, Quận Tây Hồ,

 Đặc điểm lao động của Công ty:

Lao động của Công ty chủ yếu là những người am hiểu về ngành nghề kinhdoanh của Công ty, được chia và phân bổ ra các phòng ban như sau:

- Phòng Hành chính – nhân sự: 7 người

- Phòng Tài chính kế toán: 4 người

- Phòng kinh doanh: 21 người, trong đó:

- Đội thị trường: 16 người

doanh Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 20/10/2009.

Năm 1987, Công ty chỉ là một cửa hàng thời trang đồ da nhỏ lẻ, kinh doanh

cá nhân trên các tuyến phố cổ Hàng Đào, Hàng Đường, sau XNK Thời trang Quốc

tế TOMA với đội ngũ nhân viên ban đầu còn non trẻ nhưng đầy nhiệt huyết và năng

động Thực hiện phương châm “Chúng tôi đảm bảo bạn vui”, TOMA đã mang đến

những sản phẩm hàng hóa có chất lượng tốt nhất và tạo sự uy tín với khách hàng

Đến tháng 4 năm 2011, công ty đã mở thêm hai showroom ở 2 trung tâmthương mại lớn (Tầng 2 – TTTM The Garden và Tầng 2 – TTTM ParksonKeangnam) Ngoài ra, công ty còn phân phối sản phẩm ra các shop thời trang bênngoài thị trườngnhư: Khu vực Cầu Giấy, Chùa Bộc, Kim Mã, Núi Trúc, Từ Liêm,Thanh Xuân… Hiện nay đã có 37 showroom được mở trên toàn quốc như HảiDương, Bắc Giang, Bắc Ninh, Quảng Ninh, Hải Phòng, Hưng Yên, Lào Cai, ThanhHóa, Hà Tĩnh, tp Hồ Chí Minh… và không ngừng nâng cao, sáng tạo mẫu mã sảnphẩm cho hợp thời trang và xu hướng của thời đại

 Sứ mệnhCung cấp các sản phẩm chất lượng tốt nhất cho khách hàng;

Cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt nhất vượt quá mong đợi củakháchhàng;

Mang lại các giá trị về vật chất và tinh thần tốt nhất cho các thành viên trongCông ty và cho cộng đồng xã hội

 Giá trị cốt lõiTOMA không ngừng phấn đấu tạo ra giá trị khác biệt nổi trội cho toàn thểkhách hàng, CBCNV, và các cổ đông thông qua các sản phẩm, dịch vụ với chấtlượng tốt nhất Giá trị mà TOMA mang đến cho khách hàng, CBCNV và cổ đôngchính là:

- Chất lượng và hiệu quả nhất: cung cấp cho khách hàng các thông tin vàdịch vụ tốt nhất nhằm hỗ trợ cho khách hàng ra quyết định đầu tư và kinh doanhhiệu quảnhất;

- Chuẩn mực đạo đức: TOMA rất coi trọng chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp,tất cả vì lợi ích của khách hàng;

- Đổi mới: Cán bộ, nhân viên TOMA không ngừng học hỏi, phát huy sángtạo, đổi mới chất lượng dịchvụ;

- Tôn trọng: TOMA xây dựng môi trường văn hoá Công ty tiến bộ, tôn trọngquan điểm, ý kiến của khách hàng, quyền lợi của khách hàng luôn được đưa lên vịtrí hàngđầu;

- Chất lượng nhân sự: Đội ngũ lãnh đạo có chuyên môn cao, dày dặn kinhnghiệm, tâm huyết và có tầm nhìn Đội ngũ nhân viên năng động, tập thể lãnh đạotrẻ trung đầy kinh nghiệm và các cộng tác viên uy tín, mọi thành viên trong gia đìnhTOMA cùng gắn bó hoạt động vì lợi ích chung của Côngty (Nguồn: Trang

 Vai trò và nhiệm vụ của các pḥòng ban chức năng:

- Hội Đồng Quản Trị: là cơ quan quản trị cao nhất của công ty, có quyền

nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mực đích, quyền lợi củacông ty

- Giám Đốc: Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của công ty, là đại

diện pháp nhân của công ty có chức năng quản lý điều hành mọi hoạt động của công

ty như: giao dịch, ký kết, thực hiện phương thức kinh doanh Giám đốc là người cóthẩm quyền cao nhất trong công ty, phụ trách quản lý cán bộ, tài chính kế toán, côngtác đầu tư…

- Phòng hành chính - Nhân sự: gồm các bộ phận tổng hợp về tổ chức lao

động và hành chính quản trị, bảo vệ an ninh, y tế,…

+ Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các việctrong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độchính sách, chăm sóc sức khỏe cho NLĐ, bảo vệ quân sự theo luật và quy chế công ty

+ Kiểm tra , đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nộiquy, quy chế công ty

+ Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc công ty xây dựngcác nội quy, quy chế, kỷ luật lao động

- Phòng Kế Toán – Tài chính:

Giúp giám đốc thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê và làm nhiệm vụ kiểmsoát viên kinh tế, tài chính của Nhà nước của Công ty; Huy động vốn và sử dụngvốn một cách có hiệu quả vào các mục đích kinh doanh, theo dõi khâu thanh - quyếttoán, thu hồi vốn; Đánh giá tính khả thi và thẩm định các dự án của Công ty; Cungcấp thông tin và kiểm tra, phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của công tythông qua thước đo tiền tệ, tài sản và hiện vật…

- Phòng Kinh doanh:

Marketing giới thiệu sản phẩm và tìm kiếm khách hàng mới, phát triển, mở rộngthị trường; Duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng; Kinh doanh, bán hàngcác sản phẩm của Công ty; Thực hiện và phát triển mảng dự án đối với những sảnphẩm mà Công ty cung cấp; Lập kế hoạch ký kết các đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế;

Tư vấn, giới thiệu và trực tiếp bán sản phẩm do công ty sản xuất đến khách hàng

- Đội kho: Quản lý và phân loại chi tiết hàng hoá, nhập và xuất hàng hoá;

Giao hàng cho các khách hàng đại lý và khách lẻ online; Bảo hành, sửa chữa cácsản phẩm bị lỗi, hỏng

35 Chức năng, nhiệm vụ của công ty

- Chức năng của công ty là tư vấn và bán các mặt hàng về da tự nhiên (da

+ Bán buôn, bán lẻ mặt hàng đồ da trong và ngoài nước

+ Đẩy mạnh kinh doanh, phát triển và mở rộng thị trường, liên kết, hợp tác,

ký kết và thực hiện hợp đồng với các tổ chức, doanh nghiệp

+ Công ty được quản lý theo chế độ thủ trưởng trên cơ sở thực hành quyềnlàm chủ tập thể của NLĐ

+ Thực hiện đầy đủ chính sách với NLĐ, chăm lo đời sống của nhân viêntrong công ty

+ Hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước

- Mạng lưới kinh doanh của công ty hoạt động chính ở khu vực Hà Nội, đẩymạnh phát triển ra các tỉnh thành phố lẻ như Hải Dương, Bắc Giang, Bắc Ninh,Quảng Ninh, Hải Phòng, Hưng Yên, Lào Cai

36 Khái quát về nguồn lực của công ty

37 Đặc điểm về giới tính, độ tuổi và tính chất công việc.

Bảng 2.1 Bảng tổng hợp cơ cấu nhân lực theo giới tính, độ tuổi và tính chất lao động giai đoạn 2014-2016.

- Lực lượng lao động tương đối trẻ, chủ yếu ở độ tuổi từ 15-35 Năm 2014

là 22 người tương ứng 65% trên tổng số lao động và tăng tiếp lên 27 người vào năm

2016, chiếm 68% Ở độ từ 35-55 là 22 người và chiếm 35%; đến năm 2016 cũngchỉ tăng thêm 1 lao động và tương ứng với 32% trên tổng số lao động của tổ chức

- Là doanh nghiệp chuyên kinh doanh về thời trang nên lực lượng lao độngtrực tiếp tham gia trực tiếp vào sản xuất kinh doanh cũng không chiếm tỉ trọng quálớn Năm 2014 là 20 người tương ứng 59% và tăng lên 23 người vào năm 2016nhưng tỉ trọng lại giảm xuống 57%.Tỉ lệ lao động trí óc tương đối lớn trong tổng sốlao động với 14 người ở năm 2014 chiếm 41% và có xu hướng tăng lên 17 ngườivào năm 2016, chiếm 43%

38 Đặc điểm về trình độ lao động

Bảng 2.2 Bảng cơ cấu về trình độ lao động của công ty trong giai đoạn

Nhân tố con người là yếu tố quyết định trong hoạt động sản xuất kinh doanh

do đó công ty đã xác định: lao động là yếu tố hàng đầu của quá trình sản xuất kinhdoanh Nếu như đảm bảo được số lượng, chất lượng lao động sẽ mang lại hiệu quảcao vì yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất lao động, hệ số sử dụng laođộng Đặc điểm về lao động sản xuất của công ty là lao động chuyên nghiệp đượcđào tạo cơ bản từ các trường và các làng nghề có uy tín, tuỳ theo từng bộ phận trongcông ty sẽ bố trí thích hợp cho từng vị trí đảm bảo sự thông suốt trong quá trình sảnxuất cũng như phù hợp với trình độ chuyên môn của từng người

Nhìn vào bảng 2.1 và hình 2.2 cho chúng ta biết với 34 lao động ở năm 2014

số lượng lao động có trình độ đại học chiếm tỉ trọng cao nhất là 68% với 23 người;tiếp theo là lao động có trình độ sau đại học chiếm tỉ trọng 21% và thấp nhất là trình

độ cao đẳng với 12% Năm 2015 có biến động nhẹ, cao nhất vẫn là lao động cótrình độ đại học với 70%; sau đó là người có trình độ sau đại học chiếm 22% vàtrình độ cao đẳng với 8% Đến năm 2016 tuy lực lượng lao động có tăng lến nhưngchủ yếu là tuyển dụng những lao động có trình độ đại học và sau đại học, cụ thể làlao động có trình độ đại học là 30 người trên tổng số 40 lao động, chiếm tỉ trọng75%; trình độ sau đại học là 7 người tương ứng với 18%

39 Khái quát về công tác quản trị nhân lực của công ty

Là một doanh nghiệp hoạt động cũng đã lâu với khá đông đảo đội ngũ nhânviên nên Công ty Cổ phần XNK Thời trang Quốc tế TOMA cũng dày dặn kinhnghiệm về công tác quản trị nhân lực Cụ thể:

 Hoạch định nguồn nhân lực:

Ban giám đốc và Trưởng các bộ phận cùng lên kế hoạch nhân sự ngay từ đầu

- Dự đoán cầu nhân lực

- Dự đoán cung nhân lực

- Hoạch định cung, cầu nhân lực, xác định nhu cầu và dự báo nhu cầu thực

tế của công ty

- Cân đối cung - cầu nhân lực

- Đưa ra các biện pháp, chính sách về hoạch định nhân lực

Sau khi xác định được cầu nhân lực của công ty thì phòng Hành chính nhân sự của công ty có trách nhiệm đề bạt lên lãnh đạo cấp cao của công ty để tiếnhành tuyển dụng nhân sự cho các phòng ban thiếu nhân lực

- Tuyển dụng:

Các Trưởng bộ phận chịu tráchnhiệm:

- Xây dựng nhu cầu tuyển dụng của bộ phận mình dựa trên mục tiêu chiếnlược của Công ty và đánh giá về năng suất lao động của bộ phận mình phụ tráchtrên cơ sở 6 tháng 1 lần

- Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn của vị trí có nhu cầu tuyển dụng

- Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự có trách nhiệm:

- Xây dựng kế họach tuyển dụng hàng năm căn cứ trên nhu cầu tuyển dụngcủa từng bộ phận và trình Giám đốc điều hành phê duyệt.

- Phối hợp với các Trưởng bộ phận/ Ban Tổng Giám đốc tiến hành công táctuyển dụng theo kế hoạch đã duyệt

 Đào tạo và phát triển:

Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự có trách nhiệm xây dựng kế hoạch đàotạo, căn cứ vào:

- Chủ trương, phương hướng hoạt động của Công ty

- Nhu cầu đào tạo

- Nguyện vọng đào tạo của cá nhân, bộ phận

- Triển khai kế hoạch đào tạo đã được phê duyệt (Kế hoạch, chương trìnhđào tạo phải được Tổng giám đốc phê duyệt)

- Cá nhân nào có nhu cầu đào tạo sẽ điền vào phiếu và nộp cho bộ phậnnhân sự

- Trên cơ sở bản mô tả công việc và tiêu chuẩn đánh giá năng lực của từng

vị trí,trưởng bộ phận sẽ so sánh yêu câu cần có về kiến thức, kỹ năng công việc vànăng lực, trình độ chuyên môn thực tế của mỗi người để xác định nhu cầu đào tạo

Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự có trách nhiệm cố vấn, đôn đốc tiếntrình đánh giá trong toàn bộ Công ty, đồng thời có chức năng tổng hợp kết quả đánhgiá trong toàn Công ty theo mọi tiêu chí quy định trước

Mọi biên bản đánh giá kết quả công việc phải có sự kiểm tra, đệ trình vềgiám đốc và chấp thuận cuối cùng củaTổng giám đốc

 Trả công khen thưởng:

Công ty sẽ xét thưởng kết quả công việc vào cuối mỗi quý và thưởng vào

cuối năm theo chính sách khen thưởng và kỷ luật của Công ty.

Vào cuối mỗi năm, Quỹ phúc lợi nhân viên được xác định căn cứ trên lợinhuận ròng sau thuế và do Hội đồng Quản trị quyết định Công ty sẽ trích 80% củaquỹ phúc lợi nhân viên để thưởng cho nhân viên theo mức độ đóng góp trực tiếpvào kết quả kinh doanh của từng nhân viên Tỷ lệ thưởng cụ thể sẽ được thoả thuận

và quy định trong quá trình thựchiện

Chia sẻ lợi nhuận 20% còn lại của quỹ phúc lợi nhân viên sẽ được sử dụngvào các hoạt động cho lợi ích của nhân viên và được thoả thuận với nhân viên trướckhi sử dụng

 An toàn và sức khỏe:

Nhân viên phải báo cáo kịp thời với Ban Giám đốc, Bảo vệ khi phát hiệnnguy cơ gây tai nạn lao động hoặc sự cố nguy hiểm cho nhân viên Công ty haykhách hàng đến làm việc tại Công ty Các nhân viên có trách nhiệm tham gia cấpcứu và khắc phục hậu quả sự cố nếu có

Trường hợp xảy ra tai nạn trong và ngoài Công ty: sẽ được sơ cứu, cấp cứutại chỗ, sau đó nếu cần thiết thì sẽ được chuyển ngay đến cơ sở y tế gần nhất

Báo cáo sự việc sẽ được chuyển về Phòng Hành chính - Nhân sự để theo dõi

và giảiquyết các chế độ theo qui định

Trường hợp xảy ra tai nạn ngoài Công ty khi đang đi công tác, trên đường đilàm hoặc trên đường về, ngoài bản tường trình của bản thân, phải có xác nhận của

cơ quan có thẩm quyền về thời điểm, vị trí xảy ra tai nạn để làm thủ tục bảo hiểm

40 Thực trạng phân tích công việc cho người lao động tại công ty

41 Các quy định, quy chế về phân tích công việc tại công ty

- Phân tích công việc là định hướng quan trọng nhằm giúp nhân viên nắm rõđược chức năng nhiệm vụ cũng như trách nhiệm và quyền hạn của bản thân Nó làmột trong những cơ sở quan trọng để xem xét, đánh giá năng lực thực hiện côngviệc của nhân viên của các thời điểm quan trọng như cuối giai đọan thử việc, thửthách; đánh giá kết quả công việc cá nhân….Phân tích công việc phải hoàn thànhtrước khi tuyển dụng hay thuyên chuyển một vị trí

- Phạm vi áp dụng: Mọi vị trí công việc

- Quy định trách nhiệm:

+ Tất cả các công việc phải được phân tích, mô tả theo biểu mẫu của Công

ty Bản phân tích công việc của các vị trí Trưởng Bộ phận phải được Giám đốc phêduyệt Với các vị trí nhân viên, bản phân tích công việc phải được Trưởng Bộ phậnphê duyệt

+ Các Trưởng Bộ phận chịu trách nhiệm lập và cập nhật các bản phân tíchcông việc trong phạm vi bộ phận mình

+ Trong bản phân tích công việc phải thể hiện rõ trách nhiệm và quyền hạncủa nhân viên Bản sao của các bản phân tích công việc phải được gửi về bộ phậnnhân sự để theo dõi

- Tài liệu liên quan: Bản mô tả công việc các vị trí

42 Công tác thu thập thông tin phục vụ phân tích công việc của công ty

43 Các thông tin thu thập phân tích công việc

Nguồn thông tin thu thập bao gồm các nguồn sau: thông tin con người và phicon người

Nguồn thông tin về công việc

- Các bản mô tả và bản yêu cầu ông việc cũ

của công ty

- Hồ sơ bảo trì thiết bị

- Sơ đồ thiết kế thiết bị

- Sơ đồ thiết kế nơi làm việc

- Phim, hình ảnh về nhân viên đang thực

hiện công việc

- Các tài liệu đào tạo hàng năm hoặc tài

liệu khác

- Các ấn phẩm phổ biến, tạp chí hoặc báo

- Nhà phân tích công việc

- Nhân viên thực hiện công việc

- Giám sát viên

- Các chuyên gia công việc

Nguồn vật chất là nguồn thông tin từ những sách báo, tài liệu, trang thiết bịcủa cơ quan được sử dụng và được ghi chép lại một cách chính xác

Nguồn vật chất bao gồm những nhà quản lý, những người đã tiếp xúc vớicông việc và với NLĐ

Dữ liệu đầu tiên mà người phân tích công việc quan tâm là các dữ liệu phântích công việc đã có sẵn Tuy nhiên, nhà phân tích nên cẩn trọng với các dữ liệu này,

vì chúng có thể được xây dựng theo một quy trình không thích hợp, hoặc chúngkhông còn thích hợp với công việc hiện của

Những người tham gia vào phân tích công việc , người đào tạo, giám sát viêntrực tiếp thực hiện công việc chính, nhưng họ am hiểu về nội dung và phạm vi làmviệc

Ví dụ: Quản lý nhân viên bán hàng có thể hiểu quy trình bán hàng của từngnhân viên bán hàng của Showroom

44 Các phương pháp để thu thập thông tin phục vụ phân tích công việc

Có rất nhiều phương pháp để thu thập được thông tin để phân tích công việcnhư: phương pháp quan sát, phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng, phươngpháp phỏng vấn, hội thảo chuyên gia, phương pháp sử dụng các câu hỏi được thiết