Chương 1 -Tổng quan về dự án và quản trị dự án potx

Quản trị dự án với công cụ như biểu đồ, ngân sách, thời hạn, đánh giá rủi ro, đánh giá các kết quả dự kiến, và những người chịu trách nhiệm chính là một hệ thống giúp quản trị cấp cao hi

CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN TRN DỰ ÁN

Ngày nay, khi sức ép thay đổi công nghệ ngày càng lớn và cạnh tranh khốc liệt buộc cho các doanh nghiệp phải phản ứng kịp thời với những thay đổi của môi trường, hoạt động theo hình thức các dự án trở thành một phương thức vận hành hữu hiệu đối với các tổ chức Tổ chức theo hình thức dự án cung cấp các công cụ hữu hiệu nhằm tăng cường khả năng hoạch định, thực thi và kiểm soát các hoạt động, nhân lực và nguồn lực của tổ chức

Quản trị dự án trở nên cần thiết bởi xã hội hiện đại đòi hỏi những phương pháp quản trị mới trong đó sử dụng nhóm thay vì cá nhân để giải quyết vấn đề Ngoài ra, khi mức độ phức tạp của các dịch vụ và sản phNm và cũng như các quy trình để sản xuất ra chúng ngày càng gia tăng,

dự án chính là một công cụ hiệu quả để kiểm tra cả sản phNm cũng như quy trình sản xuất Trong chương này, chúng ta sẽ tìm hiểu những khái niệm cơ bản về dự án, quản trị dự án cũng như vai trò của nhà quản trị dự án và những phNm chất mà họ cần có để có thể đảm đương nhiệm vụ khó khăn này

án là bất cứ các nỗ lực mang tính duy nhất, nhằm thực hiện một mục tiêu, có thời điểm bắt đầu

và thời điểm kết thúc xác định Dự án có thể là những chương trình mang tầm cỡ quốc gia như Thủy Điện Yaly, Thủy Điện Sơn La, song cũng có thể chỉ là những sự kiện gắn liền với đời sống hằng ngày như tổ chức lễ cưới, sinh nhật, hội nghị

N hư vậy, đặc điểm đầu tiên của dự án là một hoạt động có thời hạn với kết quả được xác định Dự án có thể được chia thành các nhiệm vụ nhỏ cần phải hoàn thành Dự án phức tạp thì các nhiệm vụ phải có sự phối hợp chặt chẽ và có kiểm soát các phương diện thời gian, thứ tự ưu tiên, chi phí và kết quả, đồng thời cũng phải phối hợp với các dự án khác trong tổ chức

N goài ra, mỗi dự án dù quy mô lớn hay nhỏ đều chứa đựng một số yếu tố duy nhất Không

có 2 dự án xây dựng hoặc dự án R & D nào là hoàn toàn giống nhau do chúng đều mang tính chuyên biệt hóa N goài yếu tố rủi ro, đặc điểm này hàm ý rằng, các dự án về bản chất không thể nào hoàn toàn trở thành công việc thường xuyên Chính vì tính chuyên biệt hóa và tính duy nhất này mà quản trị dự án có vai trò đặc biệt quan trọng, giúp tổ chức có thể thích ứng được nhanh chóng với các thay đổi của môi trường

Các hoạt động quản trị dự án chuyên nghiệp ban đầu chủ yếu được sử dụng cho các dự án nghiên cứu phát triển lớn phức tạp cho quân đội Hoa Kỳ Dần dần khi các kỹ thuật quản lý dự án được phát triển, ứng dụng cách tổ chức theo dự án bắt đầu lan rộng trong nhiều ngành nghề lĩnh vực Từ những hoạt động đơn giản như tổ chức sinh nhật, hội hè cho đến các chương trìnhlớn như chiến dịch quảng cáo, các cuộc sát nhập lớn ở quy mô toàn cầu đều luôn được xem như là các dự án N gành công nghiệp phần mềm được coi là có ứng dụng thành công nhất các kỹ thuật quản lý dự án

Có một số thuật ngữ trong quản trị dự án cần được phân biệt: dự án, chương trình, nhiệm

vụ và gói công việc Chương trình (program) thường được dùng để chỉ một mục tiêu rộng lớn,

dài hạn, xác định có thể đạt được từng phần bởi những dự án N hững dự án này được chia nhỏ ra

thành các công việc (task), rồi đến gói công việc (work package) và đơn vị công việc (work unit)

N hư vậy đơn vị công việc sẽ là cấp công việc nhỏ nhất của dự án Tuy nhiên, cần lưu ý rằng sự phân biệt này cũng chỉ mang tính quy ước

2 Các yếu tố thúc đẩy hình thành quản trị dự án:

Sự ứng dụng rộng rãi của quản trị dự án trong thực tiễn kinh doanh xuất phát từ 3 nguyên nhân chủ yếu

Thứ nhất, kiến thức con người mở rộng đã làm gia tăng số lượng các chuyên ngành nhằm giải quyết các vấn đề gắn với phát triển, sản xuất và phân phối các sản phNm và dịch vụ

Thứ hai, để đáp ứng được đầy đủ các nhu cầu gia tăng không ngừng về các sản phNm và dịch vụ phức hợp và được chuyên biệt hóa, thiết kế sản phNm phải trở thành một bộ phận tích hợp, không thể tách rời của hệ thống sản xuất và phân phối

Thứ ba, các thị trường toàn cầu đòi hỏi chúng ta phải tính đến các khác biệt về văn hóa và môi trường trong các quyết định quản trị về cái gì, ở đâu, khi nào, và làm thế nào để sản xuất và phân phối sản phNm Trong bối cảnh đó, một cá nhân không thể nắm hết được các kiến thức cần thiết cho dù tài giỏi đến đâu Do vậy, ra quyết định và thực hiện quyết định giờ đây phải được tiến hành bởi một nhóm Trong những tình huống đòi hỏi sự hợp tác cao độ giữa những cá nhân như vậy, các cấu trúc tổ chức và các hệ thống quản lý truyền thống vốn được định hướng vào sản xuất hàng loạt các sản phNm đơn giản không thể đáp ứng được yêu cầu này trong khi quản trị dự

án lại hoàn toàn phù hợp

Thứ tư, sự cạnh tranh gay gắt giữa các tổ chức, cả lợi nhuận và phi lợi nhuận đã tạo ra những áp lực nặng nề đối với các tổ chức buộc họ phải đưa ra sản phNm càng nhanh càng tốt Phản ứng cần phải kịp thời hơn, quyết định cần phải sớm hơn và cần đạt được kết quả nhanh hơn nữa Mặc khác, khi thông tin và kiến thức bùng nổ, thời gian cho phép để lựa chọn và sử dụng kiến thức thì lại giảm đi do đó quản trị dự án là phương thức phù hợp hơn cả để đối phó với thách thức này

Thứ năm các dự án ngày càng gia tăng về quy mô và sự phức tạp làm cho nhu cầu về quản trị dự án chuyên nghiệp ngày càng trở nên cấp thiết

Các nhân tố trên đây đã chỉ ra rằng, các cá nhân không còn khả năng giải quyết vấn đề mà bắt buộc phải dựa vào hợp tác nhóm Chính hình thức quản trị dự án là hình thức thúc đNy mạnh

mẽ nhất phương thức quản trị này N ó đồng thời cho phép doanh nghiệp tập trung hơn vào khách hàng và phản ứng nhanh chóng trước các động thái của đối thủ cạnh tranh cũng như với các thay đổi từ môi trường

3 PMI và sự bùng nổ của các hoạt động quản lý dự án

Trong những năm gần đây, sử dụng quản trị dự án trong các tổ chức càng ngày càng gia tăng N gành công nghiệp phần mềm đã đóng góp khá lớn vào sự gia tăng này Một nguyên nhân khác của sự phát triển này là nhu cầu kiểm soát các hoạt động dự án trong các tổ chức lớn ở các

tổ chức quy mô nhỏ hơn, số lượng các hoạt động không thường xuyên cũng gia tăng Quản trị dự

án với công cụ như biểu đồ, ngân sách, thời hạn, đánh giá rủi ro, đánh giá các kết quả dự kiến,

và những người chịu trách nhiệm chính là một hệ thống giúp quản trị cấp cao hiểu rõ và kiểm soát tổ chức của mình khi thực hiện các hoạt động không thường xuyên này

Mức độ phức tạp gia tăng của các vấn đề cần giải quyết cùng với sự tăng trưởng nhanh chóng về số lượng các tổ chức theo định hướng dự án đã dẫn đến nhu cầu phải chuyên nghiệp hóa các hoạt động quản trị dự án Do vậy, Viện quản trị dự án (PMI) đã được thành lập năm

1969 Sứ mệnh của PMI là cổ vũ cho sự phát triển của quản trị dự án cũng như là xây dựng tính

chuyên nghiệp trong lĩnh vực này Mục tiêu khác của PMI là đưa ra những khuôn khổ, chuNn mực hóa các lĩnh vực kiến thức cần thiết để quản trị dự án có hiệu quả Hằng năm PMI đều xuất bản tài liệu PMBOK (Project Management Body of Knowledge) là một tập hợp các kiến thức về quản trị dự án, được xem như là nền tảng để đào tạo các nhà quản trị dự án

N ăm 1990, PMI có khoảng 7.500 thành viên Đến cuối năm 2006, PMI đã có hơn 220.000 thành viên Sự phát triển nhanh chóng này thể hiện sự gia tăng vượt bậc trong sử dụng dự án, đồng thời phản ánh được tầm quan trọng của PMI trong quá trình phát triển quản trị dự án trở thành một hoạt động chuyên nghiệp

4 Các đặc điểm của dự án:

a 3 ràng buộc của dự án:

Các dự án mặc dù có sự khác biệt rất lớn về quy mô song đều có những điểm tương đồng

và đều hướng đến những mục tiêu: kết quả (tầm hạn), thời gian và chi phí

Mục tiêu kết quả là mục tiêu quan trọng và dễ nhận thấy nhất KẾT QUẢ của dự án chính

là mục đích mà dự án hướng đến, các mục tiêu và các kết quả mà dự án nhằm tạo ra Kết quả liên quan trực tiếp đến câu hỏi sản phNm nào sẽ được tạo ra và được tạo ra ở mức độ chất lượng như thế nào?

Chúng ta thường có khuynh hướng nhìn nhận dự án chỉ trên phương diện kết quả (các công việc cần phải hoàn thành) Tuy nhiên kết quả có liên hệ chặt chẽ với thời gian và chi phí Mục tiêu về thời gian đóng vai trò vô cùng quan trọng Để kiểm soát tốt về thời gian, nhà quản trị dự

án phải xác định cNn thận các công việc cần phải thực hiện, ước lượng thời gian cần thiết để thực hiện các công việc đó, phân bổ nguồn lực con người và thiết bị cho các cong việc và điều quan trọng là phải ước lượng được chính xác thời gian để hoàn thành toàn bộ dự án

Việc hoàn thành dự án trong khuôn khổ ngân sách cũng không kém quan trọng N hà quản trị dự án phải cân đối sao cho không chi quá nhiều hoặc quá thấp so với ngân sách Một vấn đề hay xảy ra là các nhà quản trị dự án do không ước lượng được chính xác mức ngân sách cần chi tiêu nên thường chi rất ít trong giai đoạn đầu và trái lại chi tiêu một cách bừa bãi khi thấy vẫn còn nhiều ngân sách ở giai đoạn cuối của dự án

N goài thời gian, chi phí, thành quả, có một yếu tố khác cũng cần tính đến, đó là kỳ vọng của khách hàng Chúng ta cần nhận thấy rằng kỳ vọng của khách hàng không phải là một mục tiêu phụ mà là một bộ phận không thể tách rời của kết quả dự án Kỳ vọng của khách hàng phải được gắn liền với kết quả dự án, nếu không có thể gây ra mâu thuẫn giữa khách hàng và nhóm

dự án Thông thường tiến trình triển khai dự án thường được bắt đầu bằng việc khách hàng xác định kết quả mong muốn từ dự án Sau đó nhóm dự án tiến hành thiết kế và triển khai thực hiện

dự án Tiếp tục, khách hàng xem xét đánh giá ý tưởng này Trong suốt quá trình tương tác và xem xét này, các đặc điểm kỹ thuật ban đầu ít khi được giữ nguyên Do đó rất dễ nảy sinh mâu thuẫn gây ảnh hưởng đến thành công của dự án Kỳ vọng của khách hàng và nhóm dự án, do đó phải hợp thành thể thống nhất trong suốt dự án

3 mục tiêu của quản trị dự án được biểu diễn ở sơ đồ 1.8 Sơ đồ này cũng hàm ý rằng , có mối liên hệ giữa các mục tiêu này Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể thay đổi tùy theo các thời điểm khác nhau và nhiệm vụ hàng đầu của nhà quản trị dự án là quản trị những cân nhắc (trade-off) giữa các mục tiêu này

Hình 1.1 : 3 mục tiêu của quản trị dự án

b Dự án được xác định dần dần (Progressive Elaboration)

Do tính chất duy nhất của dự án, các chi tiết cụ thế về các sản phNm hay kết quả của dự án chưa được xác định rõ từ đầu Do vậy, các thuộc tính của kết quả, hay các tham số của dự án cần

phải được xác định tuần tự Tuần tự ở đây có nghĩa là các thuộc tính sẽ được xác định từng

bước một, đều đặn dần dần qua các giai đoạn của dự án và xác định có nghĩa là các thuộc tính

này sẽ được làm rõ một cách cNn thận, thấu đáo

Tại thời điểm bắt đầu dự án, các đặc điểm của kết quả và các tham số của dự án như thời

gian, chi phí và thành quả chỉ được xác định một cách khái quát Trong suốt các giai đoạn sau, khi dự án được noắm rõ hơn thì sẽ được chi tiết hóa Mức độ chi tiết hóa cần thiết để có được một sự xác định chi tiết về dự án phụ thuộc vào mức độ kiến thức hiểu biết về dự án

TIến trình xác định tuần tự của dự án phải liên kết chặt chẽ với tiến trình xác định phù hợp các kết quả của dự án (tiến trình xác định phạm vi) Phạm vi là tổng hợp các kết quả của dự án (thường được mô tả như các sản phNm và dịch vụ) sẽ được xây dựng trong suốt tiến trình của dự

án Ở đây dễ noảy sinh một nghịch lý giữa việc xác định một phạm vi sớm với việc xác định tuần tự các kết quả của dự án N ghịch lý này là một khó khăn lớn đối với các nhà quản lý vì tổ chức thường muốn xác định sớm các ràng buộc về thời gian, chi phí và kết quả song phạm vi của

niệm ban đầu để đi đến kế hoạch dự án

Khi dự án càng tiến dần về hoàn tất, thì các nhu cầu ban đầu làm cơ sở để xây dựng dự án

sẽ được xem xét và đánh giá lại PE sẽ giúp người thực hiện dự án hiểu được đầy đủ các nhu cầu

và khả năng đáp ứng các nhu cầu đó PE là tiến trình lặp đi lặp lại được thiết kế nhằm đạt được mục tiêu của dự án một cách chính xác và đầy đủ Rõ ràng trong tiến trình này hoạch định và triển khai sẽ bổ sung lẫn nhau Một ví dụ khác có thể thấy ở đây là tiến trình xây dựng Cấu trúc phân chia công việc (WBS) WBS bắt đầu với tầm nhìn của dự án, và sau đó được phát triển dần

để tạo nên phạm vi dự án và sau đó được mở rộng để xây dựng thành WBS hoàn chỉnh v.v.v Hay xem xét một ví dụ về khái niệm xây một tòa nhà mới phục vụ cho việc sản xuất và đóng gói quần Khái niệm này bắt đầu khá chung chung, với nguyên vật liệu được giao, dây chuyền l cơ sở để giao hành Khi nhóm dự án tiếp tục nghiên cứu về nhu cầu và kỳ vọng của dự

án, tầm nhìn của dự án được xem xét kỹ hơn và được phát triển thành một đề cương chi tiết về những gì dự án sẽ tạo ra

Chi phí Thành quả

Thời gian

Hình 1.2: Tiến trình xác định dần dần từ khái niệm dự án đến kế hoạch dự án

c Tính duy nhất

Thực hiện dự án nghĩa là thực hiện một số công việc chưa từng được thực hiện Tính duy nhất có thể bắt nguồn từ các công việc chưa từng được làm trước đó hoặc từg một số các đặc điểm của sản phNm hay dịch vụ làm cho nó trở nên khác biệt với các sản phNm hay dịch vụ khác

mà doanh nghiệp đã từng sản xuất trước đó Hãy xem các ví dụ sau đây

• Xây dựng loạt các ngôi nhà tòa nhà giống nhau: các thiết kế của các tòa nhà có thể giống nhau tuy nhiên mỗi căn nhà là một dự án riêgn rẽ Tính duy nhất có thể là do vị trí địa lý, các quy tắc xây dựng tại địa phương, chủ nhà, nhà đội thợ xây

• Thực hiện các báo cáo kiểm toán hằng năm: Mỗi một báo cáo kiểm toán có thể đều phải tuân theo trình tự và khuuôn mẫu chung nhưng đều mang tính duy nhất xuất phát từ

khách hàng, cấu trúc tổ chức của khách hàng và nhóm kiểm toán

• Triển khai một hệ thống thông tin trong một tổ chức: cài đặt hệ thống trong từng phòng ban có thể giống nhau tuy nhiên tiến trình triển khai trong từng đơn vị là duy nhất do yêu cầu của từng phòng ban và người sử dụng tại đó là khác nhau

N hư vậy chính đặc điểm duy nhất này làm cho các dự án mang tinhs chất rủi ro, và đồng thời các hoạt động dự án phải được quản lý bởi những công cụ đặc thù khác với hoạt động quản

lý các công tác thường nhật, đều đặn, lặp đi lặp lại

d Tính hữu hạn

Tính hữu hạn hàm ý rằng các dự án luôn có một thời điểm bắt đầu và kết thúc xác định Dự

án kết thúc khi đã hòan thành mục tiêu và được chuyển giao một cách hiệu quả cho tổ chức Một

dự án cũng có thể được kết thúc nếu khả năng dự án không thể đạt được mục tiêu là hiển nhiên

rõ rệt Hữu hạn không có nghĩa là thời gian ngắn cũng không có nghĩa là kết quả của dự án có tính chất hữu hạn mà các kết quả này khi đã được tích hợp vào tổ chức thì sẽ trở thành các hoạt động thường xuyên của tổ chức Ví dụ dự án xây dựng một nhà máy thủy điện thì mang tính chất hữu hạn tuy nhiên kết quả của dự án là nhà máy thủy điện lại có thời gian hoạt động rất lâu, có thể kéo dài nhiều năm sau khi dự án đã kết thúc

Khi dự án đã đạt được mục tiêu đề ra thì dự án sẽ không còn tồn tại trong tổ chức nữa và phải đi đến kết thúc Trong một số trường hợp, bản thân dự án là sự kiện chỉ diễn ra có 1 lần và khong cần phải tích hợp vào tổ chức ví dụ như một cuộc bầu cử, buổi biểu diễn âm nhạc, Thế vận hội v v Khi các dự án là nhằm tạo ra một sản phNm hay dịch vụ mới thì các thành viên nhóm

dự án chủ chốt sẽ được chọn căn cứ trên kiến thức của họ về lĩnh vực kinh doanh hoặc sản phNm hiện tại Sau khi dự án kết thúc, những nhân sự này thường sẽ trở thành một bộ phận của đơn vị chức năng vận hành dịch vụ mới hay sản xuất sản phNm mới này

N ghiên cứu khái niệm dự án Khái niệm dự án

Thu hẹp khái niệm dự án

Làm rõ khái niệm dự án

N ghiên cứu khả thi Phạm vi dự án Kế hoạch dự án

e Dự án nhằm đạt mục tiêu xác định

Một dự án là một hoạt động có thời hạn với kết quả được xác định N ó có thể chia ra thành các nhiệm vụ nhỏ hơn phải hoàn thành để đạt được muc tiêu của dự án Dự án phức tạp thì gồm các nhiệm vụ phải có sự phối hợp chặt chẽ và kiểm soát các khía cạnh thời gian, thứ tự ưu tiên, chi phí và kết quả Thông thường, chính dự án cũng phải phối hợp với các dự án khác được thực hiện bởi cùng tổ chức mẹ

f Mỗi dự án đều có chu kỳ sống

Giống như một thực thể sống, dự án trải qua các giai đoạn khác nhau từ khởi đầu, chúng phát triển tăng dần về quy mô, đạt đến đỉnh cao, sau đó bắt đầu suy giảm, và cuối cùng là kết thúc Một số dự án kết thúc một cách bình thường, để tiếp tục hoạt động trong tổ chức mẹ Chu kỳ sống sẽ được thảo luận thêm ở phần sau của chương này

g Dự án đặc trưng bởi sự phụ thuộc lẫn nhau

Các dự án thường tương tác với các dự án khác được thực hiện đồng thời bởi tổ chức mẹ, và đồng thời tương tác với hoạt động thường xuyên của tổ chức mẹ Mối quan hệ giữa các bộ phận chức năng của tổ chức (marketing, tài chính, sản xuất ) là tương đối ổn định, đều đặn, nhưng tương tác giữa các dự án với các bộ phận chức năng thường có xu hướng thay đổi Bộ phận Marketing thường tham gia vào phần bắt đầu và kết thúc dự án Sản xuất liên quan đến toàn bộ quá trình Tài chính thường liên quan đến giai đoạn đầu và công tác kế toán hạch toán ( kiểm soát ) lúc kết thúc cũng như định kỳ hạch toán PM phải duy trì và củng cố tất cả các quan hệ này cũng như quan hệ với các nhóm bên ngoài

h Dự án đặc trưng bởi mâu thuẫn

Các nhà quản trị dự án sống trong một thế giới đặc trưng bởi tính mâu thuẫn Các dự án cạnh tranh với các bộ phận chức năng về nguồn lực và nhân sự Khi dự án tăng trưởng, sự đối đầu của những dự án này với các dự án khác về nguồn lực trong nội bộ tổ chức cũng gia tăng

N goài ra, các thành viên trong nhóm dự án thường mâu thuẫn với nhau về nguồn lực và vai trò của người lãnh đạo trong việc giải quyết các vấn đề của dự án

4 nhóm hữu quan (khách hàng, các nhà quản trị chức năng, các nhà quản trị cấp cao, người bảo trợ, nhóm dự án và công chúng) có thể ảnh hưởng đến thành công hay thất bại của dự án theo những cách khác nhau (xem chương 2) Mâu thuẫn có thể phát sinh giữa khách hàng với các nhà quản lý cấp cao nếu khách hàng thì muốn thay đổi một yếu tố của dự án song thực hiện thay đổi này sẽ làm lợi nhuận của doanh nghiệp giảm Mâu thuẫn có thể phát sinh giữa nhà lãnh đạo

dự án và người đứng đầu các bộ phận chức năng nếu đây là hai lãnh đạo đồng thời của các thành viên trong nhóm dự án

5 Chu kỳ sống của dự án:

a Các giai đoạn trong chu kỳ sống

Dự án cũng có chu kỳ sống giống như một thực thể sống, Chu kỳ sống của một dự án bao gồm các giai đoạn phát triển của một dự án, từ lúc khởi đầu ý tưởng, cho đến lúc lập kế hoạch chi tiết,

đi vào thực thi và cuối cùng là kết thúc Có nhiều cách thức phân chia chu kỳ sống của dự án, tùy theo từng lĩnh vực Dù có phân chia theo những cách khác nhau, song thông thường khi kết thúc một giai đoạn, dự án phải tạo ra một sản phNm hay dẫn đến một kết quả nhất định Kết quả tạm thời này sẽ được đánh giá để xem dự án có đạt yêu cầu để tiếp tục giai đoạn tiếp theo hay không Càng ngày càng có nhiều công ty thiết lập các thủ tục để quản lý và cấu trúc công việc theo các giai đoạn của chu kỳ sống nhằm một số mục đích sau:

• Phân chia công việc rõ ràng cần phải hoàn thành theo từng giai đoạn

• Tính giá và ước lượng sẽ dễ dàng hơn nếu có định nghĩa về công việc rõ ràng, có cấu trúc chặt chẽ

• Các thời điểm ra quyết định tại cuối mỗi giai đoạn của chu kỳ có thể là điểm quyết định

bổ sung ngân quỹ

Tùy theo từng ngành, từng doanh nghiệp mà có thể có nhiều tên gọi khác nhau đối với các giai đoạn trong chu kỳ sống của dự án Song điều quan trọng là các giai đoạn này dù được gọi dưới tên gọi gì thì đều tuân theo trình tự thời gian mặc dù các giai đoạn có thể gối đầu

Bảng dưới đây biểu diễn các giai đoạn trong chu kỳ sống của dự án các ngành công nghệ, chế tạo, phần mềm và xây dựng

Khái niệm Hoạch định Định nghĩa và thiết

kế Triển khai Chuyển đổi

Hoạch định, thu thập dữ liệu và các tiến trình

N ghiên cứu và các công nghệ cơ bản Đánh giá chính

Chi tiết kỹ thuậtt Chi tiết kỹ thuật/ xây dựng Kiểm tra và chuyển giao

Bảng 1.1: Các giai đoạn trong chu kỳ sống của một số ngành

Trong tài liệu này, chúng ta sẽ theo cách tiếp cận của PMI, chia chu kỳ phát triển của dự án thành 4 giai đoạn: Khởi sự, Lập Kế Hoạch, Thực Hiện và Kết Thúc

Giai đoạn đầu tiên, giai đoạn khởi sự là giai đoạn đánh giá ban đầu về ý tưởng Trong giai đoạn khởi sự, các nhà sáng lập dự án thường phải trả lời câu hỏi CÁI GÌ, hay nói cách khác phải xác định mục tiêu mà dự án muốn hướng đến Điều quan trọng nhất trong giai đoạn này là phân tích sơ lược về rủi ro và tác động có thể đối với thời gian, chi phí, thành quả, và nguồn lực của doanh nghiệp Giai đoạn này thường bao gồm một đánh giá sàng lọc đầu tiên về tính khả thi của

ý tưởng Ý tưởng phải được đánh giá bởi mức độ tương thích với các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp cụ thể bởi các lợi ích tài chính (tỷ suất lợi nhuận, thời gian hoàn vốn, chi phí v.v.)

và phi tài chính mà dự án mang lại Bên cạnh đó các nhà lãnh đạo cấp cao và các nhóm hữu quan

sẽ đánh giá mức độ quan trọng và tầm ưu tiên của dự án này so với các dự án khác để tạo điều kiện cho nguồn lực được phân bổ ở mức tương xứng

Sau khi ý tưởng đã được phân tích và dự án được lựa chọn, nhà quản trị dự án sẽ được bổ nhiệm và bắt tay vào đặt những nền móng đầu tiên cho dự án hay còn gọi là xác định dự án Công tác này bao gồm việc nhận diện tất cả các nhóm hữu quan, phân tích mục đích, tầm ảnh hưởng và sự tham gia của họ vào dự án Các nhóm hữu quan là tất cả những đối tượng quan tâm

và có thể gây tác dộng tích cực hoặc tiêu cực đến dự án N goài ra PM còn phải xác định báo cáo phạm vi công việc hoặc tài liệu tương tự trong đó trình bày rõ các mục tiêu mà dự án hướng tới, các ràng buộc và các giả định của dự án, tiêu chuNn đánh giá thành công của dự án v.v Giai đoạn này là nền tảng cho sự thành công của dự án vì nó thiết đặt cơ sở để các bên hữu quan hiểu rõ về mục tiêu và giới hạn của dự án

Giai đoạn xác định này hoàn tất khi hiến chương dự án được ra đời và tài liệu báo cáo phạm vi được xây dựng Hiến chương dự án là tài liệu công nhận chính thức sự ra đời của dự án đồng thời xác lập quyền hạn và nghĩa vụ của nhà quản trị dự án Tài liệu này cùng với tài liệu báo cáo phạm vi khi đã được các bên hữu quan nhất trí thông qua nghĩa là họ đã đồng thuận về mục đích của dự án, cách tiếp cận và mối liên hệ giữa các mục tiêu chi phí-tiến độ và thành quả Bản hiến chương dự án sẽ là đầu vào cho giai đoạn thứ hai là giai đoạn lập kế hoạch dự án Giai đoạn này hướng vào câu hỏi dự án sẽ được thực hiện N HƯ THẾ N ÀO N hóm dự án và nhà quản trị dự án phải xây dựng cấu trúc phân chia công việc (WBS) Công cụ này phân chia dự án thành những công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn Dựa trên căn cứ này, ta sẽ phân tích trình tự của các cộng việc, ước lượng thời gian cần thiết để thực hiện công việc, từ đó ước lượng tiến độ ban đầu của dự án Tiến độ ban đầu này sẽ đuợc cân đối với mức sẵn sàng nguồn lực để định ra tiến

độ cuối cùng Công tác này được gọi là lập kế hoạch tiến độ Bên cạnh kế hoạch tiến độ PM phải lập kế hoạch về tổng ngân sách cần thiết để thực hiện dự án căn cưứtrên các ước lượng về chi phí PM còn phải lập kế hoạch cho các lĩnh vực nhân sự, hợp đồng mua ngoài, quản trị chất lượng dự án và quản lý rủi ro

Sau khi đã hoàn tất giai đoạn, hoạch định, dự án sẽ đi vào triển khai Trong giai đoạn này, một số các công việc cần phải được thực hiện bao gồm báo cáo về tình hình tiến triển của dự án, giám sát các thay đổi nếu có, kiểm soát về chất lượng, và thực thi các kế hoạch phòng ngừa rủi ro Khi quá trình này hoàn tất, thì kết quả cuối cùng (đầu ra) của dự án cũng được hoàn chỉnh

Việc đầu tiên mà PM cần phải làm là thành lập một nhóm dự án, động viên lãnh đạo nhóm này hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất Trong giai đoạn này, PM cần liên tục giám sát tiến triển của dự án so với kế haọch ban đầu thông qua các đo lường cụ thể về tiến độ, chi phí v.v Công tác giám sát này là nhằm đảm bảo duy trì sự cân bằng giữa 3 mục tiêu chất lượng thành quả và chi phí nhằm tránh rủi ro phạm vi bị mở rộng Bất kỳ một sự thay đổi nào đối với phạm vi dự án đều phải đuơợc chấp thuận bởi PM, nhóm dự án và các đối tượng hữu quan khác

N goài ra PM cần phải thực hiện các hành động điều chỉnh khi cần để đưa dự án tiến triển theo đúng kế hoạch PM còn phải thực hiện công tác truyền thông với các nhóm hữu quan để đảm bảo rằng mọi đối tượng có liên quan đều nhận được thông tin mà họ cần về dự án, để trên cơ sở đó các bên có sự phối hợp tốt hơn

Hình 1.3: Các giai đoạn của chu kỳ sống dự án

Sau khi kết quả của dự án đã được hoàn tất, dự án sẽ đi vào giai đoạn kết thúc Kết quả tạo ra sẽ được chuyển giao cho khách hàng cùng với các tài liệu của việc thực hiện dự án Kèm theo đó là các hoạt động đào tạo cho khách hàng nếu có N hà quản trị dự án cũng phải thực hiện một công việc khó khăn là giải phóng các nguồn lực, tái bố trí lao động Phần công việc khác quan trọng không kém trong giai đoạn này là thực hiện các đánh giá tổng thể dự án từ nhiều bên hữu quan

Ý tưởng cho dự

Xác định CÁI GÌ

Xác định

N HƯ THẾ N ÀO

-Thực hiện công việc

- Giám sát theo kế hoạch

- Báo cáo tiến triển

- Quản trị sự thay đổi

Kết quả cuối

-Khách hàng đánh giá

- Các nhóm hữu quan đánh giá

- Bài học rút ra

khác nhau và từ chính nhóm dự án Các đánh giá này sẽ cung cấp bài học kinh nghiệm quý báu cho những dự án tương tự trong tương lai

b Mức nỗ lực và % hoàn thành qua các giai đoạn của chu kỳ sống dự án :

Mức độ nỗ lực đầu tư cho dự án sẽ thay đổi theo từng giai đoạn thực hiện dự án N ỗ lực bỏ

ra ở đây có thể được tính bằng chi phí/đơn vị thời gian, nguồn nhân lực/đơn vị thời gian N hư vậy, nếu xét theo sự thay đổi của mức độ nỗ lực, hầu hết các dự án đều tuân theo mô hình phát triển chậm – nhanh Hình 1.2 biểu diễn các nguồn lực của dự án (người/giờ hoặc chi phí tính trên 1 đơn vị thời gian) theo trục thời gian được chia theo từng giai đoạn trong chu kỳ sống của

dự án

Hình 1.4: Mức độ nỗ lực qua các giai đoạn của vòng đời dự án

Giai đoạn ban đầu khi khái niệm về dự án sẽ được phát triển và trải qua tiến trình lựa chọn

dự án chỉ cần ít nỗ lực N ếu vượt qua giai đoạn này, khi hoàn tất công tác hoạch định và dự án thực sự được tiến hành, các hoạt động sẽ gia tăng Tiến trình gia tăng nỗ lực này sẽ đạt đến đỉnh điểm rồi giữ nguyên và sau đó giảm mạnh khi đã hoàn tất công tác đánh giá

Tuy nhiên, không có mô hình nhất định cho sự tăng hay giảm các nỗ lực qua các giai đoạn của dự án Một số dự án kết thúc nhanh chóng, một số khác thì kết thúc một cách từ từ

Hình 1.5: Chu kỳ sống của dự án theo % hoàn thành

N ếu xét các chu kỳ sống của dự án trên cơ sở % công việc đã được hoàn thành, thông thường đồ thị của dự án sẽ tuân theo dạng chữ S (hình 1.3) Hình dạng đồ thị này cho chúng ta

Bắt đầu chậm

Thực hiện nhanh

Thời gian

biết sự biến thiên của hiệu suất sử dụng các yếu tố đầu vào Tham số này đo lường số lượng công việc của dự án được hoàn thành tính trên một đơn vị thời gian hay nguồn lực đã bỏ ra N hư vậy đối với một số dự án truyền thống, hiệu suất ở giai đoạn đầu thường rấtthấp, và theo thời gian hiệu suất này sẽ tăng dần (đồ thị có dạng lõm) N hưng khi dự án đã gần hoàn tất, thì hiệu suất hoàn thành dự án tính trên đầu vào sẽ giảm dần (đồ thị chuyển sang dạng lồi), tuân theo quy luật năng suất cận biên giảm dần

Tuy nhiên hình dạng chữ S này chỉ đúng với một số dự án chứ không phải là tất cả Có một

số dự án khi gần hoàn tất, hiệu suất lại tuân theo thu nhập cận biên tăng dần, có nghĩa là sự gia tăng nhỏ của đầu vào lại dẫn đến sự gia tăng đầu ra rất lớn (hình 1.4)

Hình 1.6: Một dạng đồ thị % hoàn thành dự án theo các giai đoạn trong chu kỳ sống

Để hiểu được sự khác biệt này, chúng ta hãy cũng xem xét quá trình nướng một chiếc bánh ngọt Khi các thành phần nguyên liệu đã được trộn vào nhau, quá trình nướng bánh sẽ diễn ra ở nhiệt độ là 2500C trong vòng 35 phút Vậy tại thời điểm nào trong quá trình này thì chúng ta sẽ

có một cái bánh? N hững người nướng bánh kinh nghiệm cho biết rằng hỗn hợp này sẽ chuyển từ dạng bột đường sang dạng bánh chỉ trong vòng vài phút cuối cùng của tiến trình Trong thực tế một số dự án cũng có vòng đời tương tự như vậy Ví dụ như các dự án phát triển phần mềm hoặc các dự án trong ngành hóa chất N ói chung, dạng vòng đời này thường tồn tại đối với các dự án

mà kết quả được hợp thành từ nhiều bộ phận nhỏ (subunit) mà bản thân chúng riêng rẽ thì ít có tác dụng và chỉ phát huy tác dụng khi được tập hợp lại Chu kỳ sống dự án dạng này cũng tương

tự như quá trình chuNn bị xuất bản một cuốn sách Rất nhiều thông tin cần thu thập, cần phải hiệu chỉnh, cần phải thu thập một lượng lớn các dữ kiện, song kết quả chỉ rõ ràng khi mà tất cả mọi thứ đã được tập hợp lại

Trong các chương sau chúng ta sẽ nhận thấy rằng sự khác biệt giữa các dạng chu kỳ sống khác nhau như vậy sẽ đóng một vai trò rất quan trọng trong việc xây dựng ngân sách và thời hạn cho dự án

c Ý nghĩa của nghiên cứu chu kỳ sống của dự án:

Trước hết nghiên cứu chu kỳ sống cho chúng ta biết được sự thay đổi hiệu suất của các đầu vào theo từng giai đoạn, từ đó có sự điều chỉnh cho phù hợp trong xây dựng ngân sách và tiến độ cho dự án

N ghiên cứu chu kỳ sống của dự án còn đóng vai trò quan trọng trong việc cân nhắc 3 mục tiêu chất lượng, thời gian và kết quả của dự án Tầm quan trọng của 3 mục tiêu này thay đổi tùy theo từng giai đoạn của dự án N gười ta thường cho rằng kết quả được ưu tiên trong giai đoạn đầu Đây là thời gian mà các nhà hoạch định đặt trọng tâm vào việc tìm kiếm những phương pháp cụ thể để đạt được mục tiêu Chúng ta nhìn nhận những phương pháp này như là những

công nghệ của dự án bởi chúng đòi hỏi ứng dụng của khoa học và nghệ thuật N ếu ở những giai

đoạn đầu của chu kỳ sống dự án, kết quả chiếm ưu thế hơn là thời gian và chi phí thì ngược lại ở những giai đoạn hoạt động cao điểm chi phí là mối quan tâm hàng đầu.Lý do là khi vấn đề chính

"thế nào" được tháo gỡ, những người tham gia dự án đôi khi bận tâm đến việc hoàn thiện kết quả

100%

Thời gian

% Hoàn tất dự án

hơn mức yêu cầu đề ra trong các quy định cụ thể ban đầu Quá trình tìm kiếm này có thể trì hoãn tiến độ và đNy chi phí lên Khi sắp kết thúc dự án, thời hạn trở thành mối quan tâm thiết yếu, nhất

là khi khách hàng yêu cầu việc chuyển giao sản phNm hay dịch vụ

Tuy nhiên một nghiên cứu gần đây đã chỉ ra rằng kết quả và thời hạn quan trọng hơn yếu

tố chi phí trong suốt cả vòng đời của dự án Mối quan hệ thời gian- chi phí và kết quả sẽ được đề cập chi tiết hơn trong chương 3 của giáo trình này

II TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRN DỰ ÁN

1 Định nghĩa Quản trị dự án

Theo PMI “Quản trị dự án là sự áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật đối với các công việc của dự án để đáp ứng được nhu cầu và kỳ vọng của các đối tượng hữu quan đối với dự án”

Định nghĩa này xác định rõ ràng mục đích của dự án là đáp ứng yêu cầu và kỳ vọng của các nhóm hữu quan Do đó một đòi hỏi cơ bản đối với nhà quản trị dự án là phải xác định rõ ai là các đối tượng hữuu quan và từ đó phân tích các yêu cầu kỳ vọng của họ để xác định phạpm vi công việc và mục tiêu của dự án

Theo Học Viện Anh Quốc về Quản Trị Dự Án (British Institut of Project Management), quản trị dự án là tổng thể các hoạt động từ hoạch định , kiểm soát và phối hợp một dự án từ lúc hình thành ý tưởng cho đến khi hoàn tất các công việc nhằm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng trong khuôn khổ thời gian, trong khuôn khổ ngân sách và đáp ứng được các yêu cầu về chất lượng

N hư vậy để thực hiện được tốt công tác quản trị dự án, ngoài các kiến thức và công cụ đặc thù cần có sự tổng hợp từ các lĩnh vựckhác như R&D, marketing, tài chính, sản xuất Do tính chất phức tạp và

2 Các tiến trình quản trị dự án:

Tất cả các dự án, dù trong lĩnh vực nào từ công nghệ cho đến kiến trúc đều được tạo nên từ những tiến trình Tiến trình là một loạt các hành động với một mục tiêu chung là nhằm tạo ra một kết quả Theo PMI, có 5 tiến trình quản trị dự án như sau :

• Khởi sự: Dự án được phép bắt đầu

• Hoạch định Mục tiêu của dự án được xác định, cũng như là cách thức đạt mục tiêu trong

các ràng buộc hiện tại

• Triển khai thực hiện: Dự án được thực hiện thông qua việc huy động và sử dụng các

nguồn lực

• Kiểm soát : Hiệu quả của dự án được giám sát và đo lường nhằm đảm bảo rằng kế hoạch

dự án được triển khai theo đúng các yêu cầu và theo đúng kế hoạch

• Kết thúc dự án: kết thúc các giai đoạn trong dự án cũng như là toàn bộ dự án

Cần phân biệt rõ các điểm khác biệt giữa các giai đoạn trong chu kỳ sống của dự án khác với các tiến trình quản trị dự án như sau:

- Các giai đoạn của dự án mang tính chất tuyến tính không lặp lại trong khi các tiến trình của quản trị dự án là các hoạt động mang tính chất lặp lại

- Tùy từng ngành khác nhau, các giai đoạn trong chu kỳ sống của dự án được phân chia khác nhau Tuy nhiên, dù là ngành kinh doanh, hay xây dựng hay phần mềm thì dự án đều phải đuợc thực hiện thông qua 5 tiến trình

- Và trong một giai đoạn của chu kỳ sống, có thể rất nhiều tiến trình quản trị dự án được thực hiện như Cần phải thực hiện tiến trình kết thúc cho giai đoạn xác định để sau đó thực hiện tiến trình khởi sự cho giai đoạn hoạch định

Khởi

sự Hoạch định Triển khai Kiểm soát Kết thúc Khởi sự Hoạch định Triển khai Kiểm soát Kết thúc Khởi sự Hoạch định Triển khai Kiểm soát Kết thúc Khởi sự Hoạch định Triển khai Kiểm soát Kết thúc

Hình 1.7: Mối quan hệ giữa các tiến trình và các giai đoạn trong chu kỳ sống

Các tiến trình này không phải là những hoạt động rời rạc mà là một tập hợp các hoạt động tạo nên sự kiểm soát và triển khai công tác quản lý chu kỳ sống của dự án Kết quả của một tiến trình này sẽ là đầu vào của một tiến trình khác Ví dụ, kết quả của tiến trình khởi sự sẽ là bản hiến chương Hiến chương này cho phép dự án chính thức bắt đầu và cho phép nhà quản trị dự

án có thể huy động đuợc các nguồn lực cần thiết để hoàn tất công việc dự án Hiến chương là đầu vào của tiến trình hoạch định Mặc dù có một trình tự logic giữa các tiến trình tuy nhiên giữa các tiến trình vẫn có thể có sự trùng lặp như hình dưới đây

Hình 1.8: Sự trùng lắp giữa các tiến trình quản trị dự án

Các tiến trình này không chỉ trùng lặp một giai đoạn còn có thể lặp lại dựa trên trong suốt

dự án Các hoạt động lập kế hoạch, kiểm soát và thực hiện là các công việc được đánh giá và lặp lại trong suốt dự án

Hình 1.9: Sự lặp lại của các tiến trình trong suốt giai đoạn thựchiện dự án

Ví dụ, một dự án được thiết kế nhằm xây dựng một phần mềm mới Do đó các giai đoạn dự

án lần lượt sẽ là: thiết kế, xây dựng, kiểm tra và triển khai v.v Trong từng giai đoạn các tiến trình này lại có thể xảy ra Mỗi giai đoạn của dự án là bao gồm những tiến trình khởi sự, hoạch định, kiểm soát và thực thi trong từng giai đoạn đó Kết thúc giai đoạn này sẽ là đầu vào của giai đoạn tiếp theo trong dự án

3 Các lĩnh vực kiến thức của Quản Trị Dự Án

Tài liệu PMBOK Guide của Viện Quản Trị Dự Án (PMI) không trình bày các kiến thức quản trị dự án theo các chu kỳ sống của dự án cũng như là theo các tiến trình mà lại chia thành 9 lĩnh vực kiến thức gồm có:

Hoạt động

Hoạch định Khởi sự

Kiểm soát

Kết thúc Thực thi

Kết thúc

• Quản lý, giám sát và ghi nhận các thay đổi đối với kế hoạch dự án

Quản trị dự án tích hợp hướng đến vấn đề phối hợp tất cả các phương diện của kế hoạch dự

án và mang tính tương tác cao Hoạch định, thực hiện đế hoạch và kiểm soát thay đổi có thể xảy

ra trong suốt dự án và được lặp lại liên tục Công tác hoạch định và thực hiện liên quan đến việc đánh giá các mục tiêu của dự án so với các mục tiêu thay thế để đưa dự án đến thành công Kiểm soát thay đổi thì tác động đến kế hoạch dự án và từ đó cũng tác động đến tiến trình thực hiện

N hư vậy 3 tiến trình này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau

Có 2 công cụ cơ bản thường được sử dụng trong lĩnh vực này là : Quản trị giá trị thu được (EVM) và phần mềm phản trị dự án EVM là một phương pháp quản lý dự án tích hợp được sử dụngđể tích hợp tất cả các tiến trình và đo lượng hiệu quả của dự án qua suốt các giai đoạn

b Quản lý phạm vi dự án

Quản lý phạm vi dự án là công tác nhằm đảm bảo rằng dự án bao gồm tất cả các công việc cần thiết và chỉ các công việc cần thiết để hòan thành dự án Các công việc nào không nhằm đáp ứng yêu cầu của dự án được xem là ngoài phạm vi Quản trị phạm vi dự án bao gồm cả phạm vi sản phNm và phạm vi dự án Phạm vi sản phNm là tất cả các đặc điểm của sản phNm hay dịch vụ

mà dự án tạo ra Phạm vi này được đo lường so với các yêu cầu của dự án (project requirements) Còn Phạm vi dự án liên quan đến việc quản lý các công việc của dự án Phạm vi dự án thường được đo lường so với kế hoạch

Quản lý phạm vi sẽ bao gồm khởi sự dự án, hoạch định phạm vi dự án , xác định chính xác phạm vi dự án, kiểm tra phạm vi , kiểm soát phạm vi, cụ thể hơn gồm có

- Xác định chi tiết các yêu cầu về sản phNm của dự án và các công việc sẽ được sẽ tạo nên

kế hoạch dự án

- Kiểm tra các chi tiết đó bằng các kỹ thuật đo lường

- Kiểm soát các thay đổi đối với với các tiến trình này

c Quản lý chi phí dự án

Là tiến trình nhằm đảm bảo dự án được thực hiện trong đúng giới hạn ngân sách đã đề ra Quản lý chi phí sẽ bao gồm các bước: Hoạch định nguồn lực, ước lượng chi phí, xây dựng ngân sách, dử dụng các công cụ kiểm soát chi phí, phân định trách nhiệm quản lý tài chính dự án Các công việc trong lĩnh vực này sẽ xây dựng các ước lượng về chi phí và nguồn lực, đồng thời theo dõi sát sao các khoản hci phí để đảm bảo rằng dự án ở trong khuôn khổ ngân sách cho phép

Có hai kỹ thuật được sử dụng trong lĩnh vực này đó là tính chi phí theo chu kỳ sống cycle costing) và Value Engineering Tính chi phí theo chu kỳ sống xem xét một nhóm các chi phí đồng thời (ví dụ chi phí mua sắm, hoạt động, kết thúc) khi so sánh và đánh giá giữa các phương án khác nhau Các kỹ thuật Value Engineering hỗ trợ cải thiện tiến độ, nâng cao chất lượng , lợi nhuận mức dộ sử dụng nguôồnlực và tối ưu hoá chi phí theo chu kỳ sống Một só lĩnh vực đòi hỏi phải có các phân tích tài chính để dự đoán hiệu quả dự án Các kỹ thuật như phân tích điểm hoà vốn, ROI và chiết khấu dòng ngân quỹ là những công cụ điển hình