Tự học powerpoint 2010 part 6 ppt

ảng ác kiểu đ nh dạng của tập tin mà PowerPoint hỗ trợ rộng Ghi chú PowerPoint Presentation .pptx Mặc định, chỉ có th mở bằng PowerPoint và hoặc phải cài thêm phần b sung cho c c ph

ảng ác kiểu đ nh dạng của tập tin mà PowerPoint hỗ trợ

rộng

Ghi chú

PowerPoint

Presentation

.pptx Mặc định, chỉ có th mở bằng PowerPoint và

(hoặc phải cài thêm phần b sung cho c c phiên bản củ thì mới mở được) ịnh dạng tập tin theo chuẩn XML

PowerPoint

Macro-Enabled Presentation

.pptm Như trên nhưng có cho phép lưu mã Macro và VBA

PowerPoint 97-2003

Presentation

.ppt ịnh dạng tương thích ngược với c c phiên bản

PowerPoint , , (XP), hoặc

PDF pdf Lưu dưới định dạng PDF, bạn phải cài thêm PDF and

XPS từ trang web Office Online

Microsoft Windows Vista có sẵn trình xem tập tin XPS

PowerPoint Template potx Tập tin mẫu định dạng (template) của PowerPoint

2007

PowerPoint

Macro-Enabled Template

.potm Như trên nhưng có th lưu mã Macro và VBA

PowerPoint 97-2003

Template

.pot Tập tin mẫu định dạng (template) của c c phiên bản

PowerPoint , , (XP), hoặc

Office Theme thmx Giống như template, nhưng nó chỉ chứa c c thiết lập

định dạng (theme) như (fonts, màu sắc, và c c hiệu ứng)

PowerPoint Show pps, ppsx Giống như một tập tin PowerPoint bình thư ng

nhưng mở sẽ ở chế độ Slide Show rất h u ích khi phân phối cho ngư i xem

PowerPoint

Macro-Enabled Show

.ppsm Giống như trên nhưng có th lưu mã Macro và VBA

PowerPoint 97-2003

Show

.ppt ịnh dạng có th mở trong c c phiên bản PowerPoint

đến PowerPoint

PowerPoint Add-In ppam Tập tin Add-Ins của PowerPoint có chứa c c lệnh tạo

thêm bằng VBA

PowerPoint 97-2003

Add-In

.ppa Tập tin Add-Ins của PowerPoint có chứa c c lệnh tạo

thêm bằng VBA và có th mở trong c c phiên bản PowerPoint đến PowerPoint

Single File Web Page mht, mhtml Lưu toàn bộ c c thành phần của tập tin trình diễn

trong một file duy nhất và có th mở bằng trình duyệt web Thích hợp khi muốn đưa lên trang web hoặc

g i e-mail

Web Page htm, html Lưu tập tin dưới định dạng HTML, c c hình ảnh sẽ

lưu thành c c tập tin riêng ịnh dạng này thích hợp cho việc đưa lên trang web

PowerPoint XML

Presentation

.xml Lưu tập tin dưới định dạng XML

Windows Media Video wmv Lưu bài thuyết trình sang định dạng video

PowerPoint có th lưu sang phim với c c mức chất lượng như High Quality ( x , fps) Medium Quality ( x , fps) và Low Quality (320X240, 15fps)

ịnh dạng phim WMV có th chơi trên Windows Media Player và nhiều chương trình ph biến kh c

GIF (Graphics

Interchange Format)

.gif Hình động, giới hạn trong 5 màu

JPEG (Joint

Photographic Experts

Group) File Format

.jpg Hình tĩnh, chất lượng tốt cho web

PNG (Portable

Network Graphics)

Format

.png Hình tĩnh, độ phân giải cao, nó bao gồm c c ưu đi m

của hình GIF và JPG

TIFF (Tagged Image

File Format)

.tif Hình tĩnh, chất lượng và độ phân giải rất cao

Device Independent

Bitmap

.bmp Hình tĩnh, dùng nhiều trong Windows

Windows Metafile wmf Hình tĩnh, họ định dạng vector vì thế có th điều

chỉnh kích thước mà không làm vỡ hình (không tương thích với m y chạy hệ điều hành Mac)

Enhanced Windows

Metafile

.emf Phiên bản cải tiến của WMF

Outline/RTF rtf ịnh dạng toàn văn bản, loại bỏ tất cả c c thành phần

kh c Chỉ chứa c c Text trên slide nằm trong (placeholders) mới được chuy n outline, c c Text trong phần Notes không được lưu

PowerPoint Picture

Presentation

.pptx Lưu bài thuyết trình trong PowerPoint hoặc

sang định dạng hình sẽ giúp giảm kích thước tập tin Tuy nhiên, một số thông tin sẽ bị mất

OpenDocument

Presentation

.odp Lưu tập tin PowerPoint sang định dạng ODP sẽ

giúp chúng ta có th mở tập tin bằng c c trình biên soạn bài thuyết trình kh c như là Google Docs và OpenOffice.org Impress Tất nhiên, bạn có th dùng PowerPoint 2010 đ mở c c tập tin odp Tuy nhiên, một số thông tin có th bị mất khi lưu

ảng ác tính năng m i trong PowerPoint 1 mà các phiên bản từ PowerPoint 2003 trở

về tr c không hỗ trợ

Tính năng mới trong PowerPoint 2 1

Khi mở tập tin trong PowerPoint 2 1 trong các phiên bản từ PowerPoint 2 3 trở về trước

Hình ảnh SmartArt Chuy n thành hình không cho phép hiệu chỉnh

ồ thị (trừ Microsoft Graph charts) Chuy n thành đối tượng OLE có th hiệu

chỉnh, nhưng c c đồ thị có th bị biến dạng đôi chút khi mở lại trên PowerPoint

C c mẫu slide tự tạo (Slide Layouts) Chuy n thành multiple masters (nhiều slide

master)

C c ki u đ bóng C c ki u bóng mềm (soft shadows) sẽ chuy n

thành c c ki u đ bóng đơn giản (hard shadows)

Font ch cho Heading và phần nội dung Chuy n thành font ch bình thư ng

C c hình vẽ (shape), hình ảnh (picture), đối

tượng (objects), hiệu ứng hoạt hình, c c hiệu

ứng mới

 Hiệu ứng 2-D hoặc 3-D cho văn bản

 Gradient cho c c hình vẽ hoặc văn

bản

 Gạch ngang ch bằng nét đơn hoặc

kép

 Tô nền bằng gradient, picture, và

texture cho văn bản

 ỗ bóng,hiệu ứng tương phản, hầu

hết c c hiệu ứng -D

Chuy n thành hình không hiệu chỉnh được trong c c phiên bản trước

Chuy n bài thuyết trình sang ịnh dạng video

Phần này chúng ta sẽ thực hiện việc lưu bài thuyết trình sang định dạng video nhằm giúp dễ dàng hơn trong việc giới thiệu đến kh n giả và chia sẽ tài liệu PowerPoint cho phép chuy n bài thuyết trình sang một số định dạng video thông dụng như Windows Media Video ( wmv) và chúng ta có

th dùng c c công cụ x l phim đ chuy n đ i sang c c định dạng video kh c như avi, mov,…

Một đi m rất hay khi chuy n bài thuyết trình sang định dạng video là tất cả c c hiệu ứng, hoạt cảnh, âm thanh hay phim nhúng trong bài đều được tự động chuy n theo k cả việc ghi âm lồng tiếng và s dụng con trỏ laser trong bài thuyết trình

H nh Chuyển bài thuyết tr nh sang đ nh dạng video

C c bước thực hiện như sau:

1 Mở bài thuyết trình muốn chuy n sang định dạng video

2 Vào ngăn File

3 Chọn lệnh Share

4 Tại nhóm File Types, chọn Create a Video

5 Chọn chất lượng video tại hộp x xuống phía bên phải c a s Share Có lựa

chọn cho bạn:

 Computer & HD Displays: tạo video với chất lượng hình ảnh cao nhất

và tập tin sẽ có dung lượng lớn nhất Ki u kết xuất này có th dùng đ ph t trên màn hình m y tính, m y chiếu hoặc c c thiết bị hi n thị có độ phân giải cao

 Internet & DVD: Cho chất lượng video ở mức trung bình và tập tin có kích

thước vừa phải Ki u kết xuất này thích hợp cho việc chia sẽ qua mạng

động như Zune, c c PDA hay Smart Phone…

6 Tại Use Recorded Timings and Narrationsbạn có c c tùy chọn sau:

 Don't Use Recorded Timings and Narrations: Nếu bạn không muốn lồng

tiếng và ghi lại c c hoạt động của con trỏ laser thì chọn tùy chọn này

 Use Recorded Timings and Narrations: Chỉ cho phép chọn khi bạn đã

hoàn tất việc lồng tiếng và c c hoạt động của con trỏ laser trong bài thuyết trình Bạn chọn tùy chọn này nếu muốn video kết xuất có lồng tiếng và c c

hoạt động của con trỏ laser

7 Nhấp nút Create Video, hộp thoại Save As xuất hiện

8 ặt tên tập tin, chọn nơi lưu tr và nhấn nút Save đ bắt đầu chuy n đ i

Thay đổi thời gian chuyển slide:

Thời gian chuyển slide m c đ nh là giây Thay đổi giá tr m c đ nh này hãy

điều chỉnh tại Seconds to spend on each slide trong c a sổ Create a Video

H nh Xem bài thuyết tr nh trong Windows Media Player

Chuy n PowerPoint sang ịnh dạng PDF và XPS

ôi khi chúng ta muốn cố định c c định dạng trong tập tin khi chia sẽ, in ấn ph t cho kh n giả thì chúng ta nên lưu PowerPoint sang định dạng PDF hoặc XPS Bộ Microsoft Office tích hợp sẵn công cụ chuy n đ i sang định dạng PDF or XPS rất dễ dàng và nhanh chóng

 Portable Document Format (PDF) là định dạng d liệu dùng đ chiasẽ ph biến nhất hiện

nay ịnh dạng PDF đảm bảo về định dạng của tập tin không bị thay đ i khi xem hoặc in

ấn và kh khó khăn khi muốn thay đ i d liệu mà nó lưu tr ịnh dạng PDF cũng rất h u ích cho c c tài liệu xuất bản thương mại khi mang đi in ấn

 XML Paper Specification (XPS) cũng là định dạng tập tin có chức năng tương tự PDF nhưng do Microsoft xây dựng

H nh Chuyển bài thuyết tr nh sang PDF/XPS

C c bước chuy n PowerPoint sang định dạng PDF hoặc XPS:

1 Mở bài thuyết trình muốn chuy n sang định dạng PDF/XPS

2 Vào File

3 Chọnlệnh Share

4 Tại nhóm File Types chọn Create PDF/XPS Document

5 Nhấn nút Create a PDF/XPS, hộp thoại Publish as PDF or XPS xuất hiện

6 Nhập tên bài thuyết trình vào hộp File name

 Nếu chọn Open file after publishing thì tập tin PDF/XPS sau khi chuy n

sẽ được mở lên

 Tại Optimize for có hai lựa chọn:

 Standard: khi muốn phát hành tr c tuyến v i chất l ợng cao về h nh

ảnh ho c dùng cho vi c in ấn kích th c tập tin l n)

 Minimum size dùng cho vi c đọc tr c tuyến là chủ yếu v khi in ra các

show mà bạn đã tạo trước đó trong bài thuyết trình

 Tại Publish options: chọn hình thức mà slide sẽ in ra trên giấy như ki u

handout, slide, notes pages hoặc là outline Ngoài ra còn có c c tùy chọn

kh c như kẽ khung cho slide, in c c slide bị ẩn, in c c thông tin chú thích hay thông tin chỉnh s a…

 Tại Include non-printing information:

 họn Document properties th các thuộc tính của tập tin

Powerpoint sẽ chuyển sang thành thuộc tính của tập tin PDF/XPS

 họn Document structure tags for accessibility đ a các thông tin

về cấu trúc sang tập tin PDF/XPS

 PDF options: tùy chọn về tính tương thích với tiêu chuẩn ISO và qui định

c ch chuy n văn bản thành dạng ch bipmap (làm tăng kích thước tập tin) nếu c c font không th nhúng vào tập tin PDF được

8 Nhấn nút OK sau khi thiết lập xong c c tùy chọn và đóng c a s Options

9 Nhấn nút Publish đ bắt đầu chuy n đ i

H nh ác tùy chọn khi chuyển bài thuyết tr nh sang PDF/XPS

Tùy chọn lưu tr

Có một số tùy chọn khi lưu tr đ ng chú như thiết lập ki u định dạng mặc định, thiết lập th i gian lưu tự động với mục đích phục hồi khi có sự cố, qui định thư mục lưu tr mặc định, thiết lập nhúng font ch ngay trong bài thuyết trình,…

Thay đổi định dạng tập tin mặc định

thay đ i định dạng tập tin lưu tr mặc định của PowerPoint hãy làm theo c c bước sau:

1 Vào ngăn File

2 Chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện

3 Chọn Save từ danh mục bên tr i c a s

4 Tại Save files in this format bạn chọn ki u định dạng mặc định từ hộp x xuống

kế bên

5 Nhấn OK hoàn tất việc thiết lập K từ th i đi m này c c tập tin mới tạo khi được

lưu sẽ mặc định chọn ki u định dạng tập tin này

H nh Tùy chọn l u tr

Thiết lập thời gian lưu trữ tự động với mục đích phục hồi khi có sự cố

1 Vào ngăn File

2 Chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện

3 Chọn Save từ danh mục bên tr i c a s

4 Chọn Save AutoRecover information every <10> minutes và thiết lập lại

khoảng th i gian mà PowerPoint sẽ thực hiện lệnh lưu tr

Thiết lập thư mục lưu trữ mặc định

1 Vào ngăn File

2 Chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện

3 Chọn Save từ danh mục bên tr i c a s

4 Tại Default file location nhập vào đư ng dẫn đến thư mục cần lưu tr mặc định

5 Nhấn OK hoàn tất việc thiết lập

Nhúng font kèm theo bài thuyết trình

Nhúng c c font ch đặc biệt mà bạn s dụng trong bài thuyết trình là rất cần thiết vì có th nh ng ngư i kh c chưa cài đặt c c font ch này vào m y của họ C c bước đ thực hiện như sau:

1 Vào ngăn File

2 Chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện

3 Chọn Save từ danh mục bên tr i c a s

4 Chọn Embed font in the file và chọn tiếp Embed all characters đ cho phép

nh ng ngư i kh c có th hiệu chỉnh với nh ng font đặc biệt trong bài thuyết trình

5 Nhấn OK hoàn tất việc thiết lập

3 Bảo vệ bài thuyết trình bằng mật mã

Khi tập tin trình diễn có chứa c c thông tin nhạy cảm thì bạn có th dùng chức năng bảo vệ tập tin bằng mật mã của PowerPoint Có hai loại bảo vệ là mật mã truy cập khi mở (Open password)

và mật mã hiệu chỉnh (Modify password) và bạn có th s dụng cả hai nếu thấy cần thiết

Thiết lập mật mã bảo vệ

Bạn làm theo c c bước sau đ thiết lập mật mã bảo vệ cho tập tin của mình:

1 Mở tập tin muốn đặt mật mã trên màn hình PowerPoint

2 Vào ngăn File

3 Chọn Save As, hộp thoại Save As xuất hiện

4 ặt tên tập tin tại hộp File name

5 Vào Tools và chọn General Options… hộp thoại General Options xuất hiện

6 Thiết lập mật mã:

 Nếu muốn ngư i dùng phải khai b o mật mã khi mở tập tin thì bạn hãy

đặtmật mã vào hộp Password for open

 Nếu muốn ngư i dùng phải khai b o mật mã khi muốn hiệu chỉnh tập tin

thì bạn hãy đặt mật mã vào hộp Password ro modify

7 X c nhận lại c c mật mã khi có yêu cầu trong hộp Comfirm Password

8 Nhấn OK khi hoàn tất đặt mật mã

9 Nhấn nút Save đ lưu bài thuyết trình với c c mật mã vừa thiết lập

H nh Hộp thoại Save As v i General Options

Nếu chọn sẽ loại bỏ c c thông tin c nhân của ngư i dùng trong tập tin Thiết lập c c tùy chọn đối với mã Macro và VBA