Kỷ Luật Không Cần Trừng Phạt pot

XÂY DỰNG KỸ NĂNG QUẢN LÝ Khóa tập huấn kỹ năng quản lý nhằm thực hiện hệ thống quản lý kỷ luật không cần trừng phạt thường kết thúc bằng việc các học viên có khả năng lường trước được nh

XÂY DỰNG KỸ NĂNG QUẢN LÝ

Khóa tập huấn kỹ năng quản lý nhằm thực hiện hệ thống quản

lý kỷ luật không cần trừng phạt thường kết thúc bằng việc các học viên có khả năng lường trước được những khó khăn khi họ trở lại nơi làm việc và họ sẽ giải thích về hệ thống mới cho nhân viên theo cách nào khi được hỏi Khi làm việc theo nhóm, họ sẽ xác định đâu là những câu hỏi hóc búa, rắc rối nhất mà họ cho rằng sẽ phải trả lời cho nhân viên khi họ trở lại nơi công tác Một vài câu hỏi mà họ lường trước sẽ phải trả lời liên quan đến cơ chế thủ tục của hệ thống quản lý kỷ luật không cần trừng phạt (Tôi có thể nhận tối đa bao nhiêu lời nhắc nhở lần 2? hay, Sẽ thế nào nếu tôi bị ốm trong ngày ra quyết định đình chỉ việc tạm thời?) Tuy nhiên, hầu hết mối quan tâm đều đến từ các vấn đề vĩ mô hơn Phần lớn câu hỏi họ đưa ra thường cho thấy chính bản thân họ cũng chưa giải quyết được hoàn toàn vấn đề

- Trong khi công ty đang thảo luận về nhu cầu cắt giảm chi phí, tại sao chúng ta lại phải đầu tư một khoản lớn tiền bạc vào một chương trình như vậy?

- Liệu đây có phải là cách thức nhanh chóng để giải quyết vấn

đề con người?

- Tôi chưa bao giờ vi phạm bất cứ quy định nào về kỷ luật Vậy

hệ thống mới này có tác động gì tới tôi?

- Tôi đã chứng kiến nhiều chương trình ra đời rồi thất bại Liệu đây có phải là một ý tưởng tốt với khởi đầu sôi động nhưng sau đó chìm dần và cuối cùng rơi vào quên lãng (như những chương trình trước đó)?

- Tại sao chúng ta lại cần phải có một hệ thống về kỷ luật?

- Những bước quản lý mới này cũng giống như các hệ thống trước nhưng với tên gọi khác Ở đây không có cái gì là mới mẻ cả đúng chứ?

- Tôi thích điều anh nói về việc ghi nhận đóng góp của những người hoàn thành suất sắc công việc của mình, nhưng anh có thực

sự tin rằng nó sẽ được thực hiện?

- Điều gì sẽ xảy ra với người quản lý không thực hiện theo chương trình này mà tiếp tục hành động như anh ta vẫn làm? Và người quản lý thấy nhân viên của mình hành động sai trái nhưng làm ngơ và không nhắc nhở gì về việc đó thì sẽ phải chịu hình thức

kỷ luật nào?

Sau đó mỗi nhóm sẽ phải trả lời những câu hỏi được chuyển đến từ nhóm khác Khi các học viên nhận thấy họ đã có đủ khả năng trả lời bất kỳ câu hỏi nào được yêu cầu một cách đầy thuyết phục và quả quyết thì cũng là lúc họ phát hiện ra rằng họ đã trở thành bộ phận thiết yếu của phương thức kỷ luật không cần trừng

phạt Họ có thể không biết được tất cả các bước của quy trình và

họ cũng có thể nhanh chóng quên mất nhiều chi tiết cụ thể Nhưng cấp dưới của họ thường không quan tâm tới việc kiểm tra liệu cấp trên của mình có nhớ rõ mọi thứ ông ta được dạy ở khóa tập huấn hay không Điều mà nhân viên thực sự muốn biết từ người lãnh đạo đó là bạn nghĩ sao về phương thức mới này? Bạn có thực sự tin tưởng vào phương thức này không? Bạn có tin rằng nó có thể tạo ra sự khác biệt và có thể cải thiện điều kiện làm việc cho nhân viên hay không?

Một khi người quản lý nhận thức được anh ta có đủ khả năng trả lời những câu hỏi đó không chỉ bằng lý trí mà xuất phát từ tận trái tim, đó cũng là lúc khóa tập huấn kết thúc và đến lúc để các học viên trở về nơi công tác của mình Khóa tập huấn đã hoàn thành chức năng của nó

TIẾN TỚI THỰC HIỆN PHƯƠNG THỨC QUẢN LÝ MỚI

Khi tất cả các giám sát viên và nhà quản lý đã hoàn tất khóa tập huấn về kỹ năng quản lý thì Ban điều phối sẽ tiến hành tổ chức cuộc họp cuối cùng Chương trình làm việc trong cuộc họp này đó là giải quyêt tất cả các câu hỏi và vấn đề mà những học viên trong đợt tập huấn đưa ra

Các vấn đề được đem ra thảo luận trong Ban điều phối gồm cả những vấn đề nhỏ nhặt như một lỗi in, lỗi dùng từ không chuẩn – đến các vấn đề vĩ mô cần được thảo luận cụ thể và khó có thể đưa ra các quyết định ngay lập tức Nếu công ty đó tiến hành một số đợt tập huấn tùy vào quy mô tổ chức thì nên có ít nhất một thành viên Ban điều phối tham dự vào mỗi đợt tập huấn này Bằng cách này, họ có

thể chia sẻ với các học viên khác cách thức phân tích nguyên nhân

mà Ban điều phối đã sử dụng để đưa ra các quyết định về cơ chế thủ tục Nguyên nhân khác không kém phần quan trọng đó là họ có thể phản hồi tới nhóm chuyên trách lời giải thích cặn kẽ về những thắc mắc hay kiến nghị, đề xuất của học viên trong khóa học

Thời điểm tốt nhất để kết thúc cuộc họp cuối là khi các thành viên Ban điều phối đưa ra bản thuyết trình với ban lãnh đạo công ty

về những kế hoạch thực hiện và đề xuất về chính sách lần cuối Thời điểm chính thức để bắt đầu chương trình mới sẽ được xác định và những kế hoạch chỉ đạo cũng như đánh giá kết quả thực hiện cũng

sẽ được xem xét Cuối cùng, ban lãnh đạo công ty thể hiện sự ghi nhận những nỗ lực của các thành viên Ban điều phối trong việc thiết lập hệ thống mới

Công ty cũng phải tiến hành 3 hoạt động quan trọng khác trước thời điểm chính thức thực hiện hệ thống

1 Tổ chức một phiên họp định hướng về quản lý

2 Tiến hành chương trình định hướng cho nhân viên

3 Tổ chức thông báo cá nhân cho những nhân viên đang phải chịu hình thức kỷ luật trong hệ thống cũ về hình thức kỷ luật của họ một khi hệ thống mới có hiệu lực

Định hướng cách thức quản lý

Một vấn đề mà các học viên tham dự khóa tập huấn về quản lý đưa ra đó là liệu ban giám đốc điều hành sẽ thực sự ủng hộ những

nỗ lực quản lý của cấp dưới – những người sử dụng hệ thống một cách thích hợp và khẩn thiết đề xuất các cơ chế thủ tục về kỷ luật để

hoạt động có hiệu quả hơn Trong khi Ban giám đốc điều hành chưa

có kinh nghiệm thực tiễn về các vấn đề cụ thể, họ nghe kể nhiều câu chuyện đáng ngại về các quản đốc lưu trữ hàng đống tài liệu về những vi phạm kỷ luật liên tiếp của nhân viên chỉ để khiển trách họ

và cố gắng thuyết phục cấp trên rằng họ đáng bị đuổi việc Mặc dù khi kiểm tra lại cẩn thận thì sự thật về những câu chuyện đó không hoàn toàn như vậy nhưng các quản đốc vẫn cho rằng cấp trên họ chưa thực sự thông cảm cho những vấn đề hàng ngày về quản lý nhân viên mà họ gặp phải

Thật là tốt nếu toàn bộ ban giám đốc điều hành cùng tham dự đầy đủ và thường xuyên các khóa tập huấn về cách thức quản lý kỷ luật, chứ không chỉ kiểm tra bất chợt Tuy nhiên, do yêu cầu về kỹ năng quản lý của các giám đốc quản lý khác với yêu cầu của các giám đốc trực tiếp và quản đốc, những người mà khóa học này hướng tới nên việc các giám đốc điều hành không thể tham gia thường xuyên cũng không phải là vật cản quá lớn cho sự thành công của chương trình này Bởi vì các giám đốc điều hành hầu như không phải tiến hành các cuộc trao đổi về kỷ luật

Điều mà các giám đốc điều hành thực sự cần làm đó là thể hiện cho các giám đốc quản lý và quản đốc thấy sự kỳ vọng của họ về cung cách làm việc tốt hơn cũng như khẳng định rằng tất cả những

kỹ năng, cơ chế, thủ tục được giảng dạy trong khóa tập huấn sẽ được áp dụng đúng như vậy

Thay vì tham dự các khóa tập huấn, một phương thức hiệu quả

và thiết thực đó là tổ chức một chương trình định hướng kỹ năng quản lý kéo dài khoảng 2 tiếng do người tổ chức các chương trình

đào tạo, giám đốc dự án (phương thức quản lý kỷ luật không cần trừng phạt) cùng với chủ tịch Ban điều phối tiến hành Buổi họp được

tổ chức với mục đích đáp ứng yêu cầu của mỗi cá nhân trong nhóm quản lý giúp họ có thể:

- Hiểu rõ toàn bộ các chính sách cũng như các cơ chế, thủ tục trong chương trình quản lý kỷ luật không cần trừng phạt đã được Ban điều phối hoàn thiện

- Hiểu rõ tầm quan trọng và thừa nhận trách nhiệm về các vấn

đề sau:

+ Sử dụng các thuật ngữ một cách chính xác (ví dụ như không bao giờ sử dụng “khiển trách/cảnh cáo miệng” thay cho Nhắc nhở lần 1)

+ Sử dụng tất các thành phần của hệ thống trong công tác quản

lý cung cách làm việc của cá nhân

+ Các giám đốc quản lý thường trực phải có trách nhiệm sử dụng và điều hành hệ thống hợp lý, chính xác

- Hướng dẫn cấp dưới sử dụng hệ thống chính xác

- Ghi nhận nỗ lực khi cấp dưới áp dụng hệ thống quản lý mới chính xác cùng với đó ghi nhận và khuyến khích họ kịp thời

- Phê bình khi cấp dưới sử dụng hệ thống kỷ luật không cần trừng phạt chưa hợp lý, hướng dẫn thêm cho họ các kỹ năng cần thiết và tạo điều kiện cho họ sửa chữa sai sót

- Hiểu rõ, thừa nhận và tích cực ủng hộ bản chất quản lý không hình phạt trong hệ tư tưởng của hệ thống này

Chương trình định hướng nhân viên

Đối với hầu hết nhân viên, mối liên hệ trực tiếp duy nhất mà họ

có với hệ thống quản lý kỷ luật không cần trừng phạt đó là khi cung cách làm việc hăng say của họ được ghi nhận trong buổi tiếp xúc tích cực hay các dịp tương tự Họ cũng bị tác động gián tiếp từ hệ thống khi họ nhận thấy rằng các đồng nghiệp có cung cách làm việc kém được yêu cầu phải cải thiện tình hình còn một số nhân viên không chấp nhận giải pháp trên bị buộc phải nghỉ việc

Họ có thể nhận thấy hệ thống này đang hoạt động hiệu quả khi

họ cảm nhận được tinh thần làm việc tích cực trong công ty đang lên cao Họ sẽ nhận biết được điều này rõ ràng hơn khi các nhà quản lý hướng dẫn cụ thể cho họ và phản hồi tích cực hơn thay vì chỉ nói

“Làm việc tốt lắm” hay “Cố gắng hơn nữa nhé.”

Nhưng họ sẽ không cảm nhận được cơ chế mật thiết của phương thức quản lý kỷ luật không cần trừng phạt nếu họ chưa bao giờ là đối tượng của các mức độ kỷ luật trong hệ thống này Tuy nhiên, điều quan trọng là tất cả nhân viên trong công ty hiểu rõ toàn

bộ cách thức quản lý của hệ thống vì hiệu quả lớn nhất của phương thức này đó là cảm giác an tâm, thoải mái mà nó đem lại Trong trường hợp họ mắc phải một lỗi vi phạm kỷ luật nào, họ biết được rằng họ sẽ bị xử lý một cách công minh, rằng họ sẽ có cơ hội sửa chữa vi phạm mà không bị tổn hại đến danh dự cũng như có cơ hội phấn đấu để được công nhận tiến bộ

Do đó, tất cả các tổ chức đều tiến hành một loạt các chương trình định hướng cho nhân viên nhằm giới thiệu cho họ quy trình tổng thể của hệ thống mới Đến lúc này, nhóm chuyên trách thông tin đã

đưa ra một vài thông báo và sửa đổi trong quá trình thực hiện Các chương trình định hướng này là phương thức/ cách thức trao đổi thông tin chính để bảo đảm mọi cá nhân trong công ty đều hiểu rõ phương thức này và lý do tại sao lại phải áp dụng nó

Một số tổ chức khác lại quyết định thực hiện hệ thống quản lý kỷ luật không cần trừng phạt như là một sự kiện quan trọng Họ có thể quay phim trong đó giải thích cách thức phân tích nguyên nhân vi phạm nhằm loại bỏ phương thức quản lý trả đũa thay vào đó là hệ thống quản lý nhấn mạnh vào cách thức ra quyết định và trách nhiệm của bản thân Các bước trong hệ thống thường được cân nhắc cẩn thận và nhấn mạnh cam kết sẽ ghi nhận những nỗ lực của các cá nhân làm việc hiệu quả Một số doanh nghiệp sử dụng những diễn viên bên ngoài và thuê những nhà làm phim chuyên nghiệp (hay tận dụng ngay nhân lực sẵn có) để sản xuất một bộ phim chất lượng cao

Các cách thức khác với chi phí thấp hơn cũng đạt hiệu quả không kém Ví dụ như trường hợp một công ty hóa chất lớn với ngân sách dồi dào nhưng lại chọn một phương thức đơn giản hơn nhiều

Họ đặt máy camera trên một chiếc giá ba chân và hướng nó về phía người giám đốc điều hành cấp cao – một con người trung thực và có

uy tín cao trong công ty Ông ta đứng cạnh một chiếc bảng mỏng trên

đó ông ta ghi những khái niệm cơ bản về hệ thống quản lý kỷ luật không cần trừng phạt Camera quay khi ông ta nói trực tiếp với mọi người trong công ty tại sao ông ta lại quyết định áp dụng hệ thống quản lý này và tại sao ông ta tin tưởng vào nó Ông ta tin chắc rằng một khi mọi người trong công ty đã hiểu rõ, họ cũng sẽ tin tưởng sâu

sắc vào hệ thống này giống như ông ta Đó là một vai diễn mà ít có diễn viên Hollywood tài năng nào có thể diễn đạt hơn

Cho dù được làm nổi bật bằng việc quay video hay chỉ bằng một cuộc họp đơn giản do các thành viên trong Ban điều phối duy trì thì mục đích của chương trình định hướng nhân viên đều như nhau Vào cuối phiên họp kéo dài 1 giờ này, mỗi nhân viên có thể hiểu rõ các vấn đề sau:

- Lý do lựa chọn thực hiện một chương trình quản lý kỷ luật trong đó nhấn mạnh đến việc ra quyết định và đề cao trách nhiệm của bản thân nhân viên

- Cơ cấu của mỗi thành phần trong hệ thống quản lý kỷ luật không cần trừng phạt (Tiếp xúc tích cực, Thảo luận nâng cao hiệu quả công việc, Nhắc nhở lần 1, Nhắc nhở lần 2, Quyêt định đình chỉ công tác)

- Lợi ích cá nhân cụ thể trong hệ thống mới (trả lời cho câu hỏi

“Hệ thống này có lợi gì cho chúng tôi?”)

- Hệ thống mới này có mối quan hệ như thế nào với các nỗ lực nhắm cải thiện chất lượng làm việc và văn hóa công sở

Gặp gỡ cá nhân

Ngay trước khi hệ thống mới được chính thức thực hiện, cần tiến hành gặp gỡ những người đang phải chịu hình thức kỷ luật trong thời gian trước Mỗi người này sẽ được thông báo về quyết định về hình thức kỷ luật của anh ta trong hệ thống mới

Quyết định về quy chế chuyển giao là một trọng trách khác của Ban điều phối Từ thời điểm công ty quyết định tiến hành phương

thức quản lý mới và bắt đầu quá trình thực hiện, các biên bản chi tiết

về kỷ luật của mỗi vụ việc vi phạm cần được lưu trữ Bên cạnh đó, công ty cần tiến hành tìm kiếm thông tin nhằm xác định những nhân viên nào đã phải nhận hình thức kỷ luật trong quá khứ do đó tất cả các trường hợp trên có thể được cân nhắc một khi đã chuyển sang

áp dụng hệ thống mới Nếu công ty không thông báo thời gian kỷ luật trong hệ thống cũ thì những người có vi phạm trong 1 hoặc 2 năm trước sẽ nhớ rõ vi phạm của mình và sẽ quan tâm về hình phạt của mình một khi hệ thống mới đi vào hoạt động

Có 3 phương án để Ban điều phối lựa chọn về cách thức xử lý với những người đang chịu hình thức kỷ luật trong giai đoạn chuyển giao sang hệ thống mới Phương án 1: công ty có thể xóa bỏ kỷ luật với những người này (Mọi người sẽ có một khởi đầu mới) Phương

án 2: công ty có thể giảm nhẹ hình thức kỷ luật xuống một mức (Ví

dụ như hình thức kỷ luật Cảnh cáo bằng văn bản trong hệ thống cũ giảm xuống còn hình thức Nhắc nhở lần 1 trong hệ thống mới) Phương án 3 đó là áp dụng nguyên hình thức kỷ luật trong hệ thống

cũ vào hệ thống mới (cá nhân chịu hình thức Cảnh cáo bằng văn bản trong hệ thống cũ bị coi là vi phạm ở mức độ Nhắc nhở lần 2)

Ban điều phối thường bắt đầu quá trình ra quyết định bằng việc xác định có bao nhiêu người đang phải chịu hình thức kỷ luật, những người này là ai và họ vi phạm kỷ luật ở mức độ nào Nếu số lượng người vi phạm tương đối ít và đa số vụ vi phạm không ở mức độ nghiêm trọng thì đó có thể là một hành động thể hiện sự tin tưởng vào nhân viên trong công ty bằng cách xóa bỏ hình thức kỷ luật Kinh nghiệm của hầu hết các doanh nghiệp đã quyết định xóa