MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN

Đối với nhân viên văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến để hoàn thành tốt công việc thì cần được bồi dưỡng thêm về kĩ năng soạn thảo văn bản, nâng cao khả năng khai thác và sử dụn

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN

1.1. Nâng cao trình độ của nhân viên văn thư – lưu trữ

Công tác văn thư – lưu trữ của công ty còn tồn tại nhiều hạn chế do chưa được tập trung chú trọng, chưa được tổ chức tương xứng với yêu cầu thực tế Để khắc phục những hạn chế này, công ty nên tiến hành kiểm tra về nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên văn thư – lưu trữ từ đó tổ chức đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ để nhân viên có thể đáp ứng được với yêu cầu của công việc

Việc cử nhân viên văn thư – lưu trữ đi học phải có trọng tâm trọng điểm, cần phải xác định đúng các nội dung ưu tiên trong bồi dưỡng đào tạo Đối với nhân viên văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến để hoàn thành tốt công việc thì cần được bồi dưỡng thêm về kĩ năng soạn thảo văn bản, nâng cao khả năng khai thác và sử dụng các phương tiện kĩ thuật hiện đại

1.1.1 Bồi dưỡng kĩ năng soạn thảo văn bản

Soạn thảo văn bản là một trong những công việc mà nhân viên văn thư – lưu trữ phải đảm nhiệm Khác với các doanh nghiệp khác nhân viên văn thư sẽ soạn thảo tất cả các văn bản của công ty Ở công ty TNHH Phúc Tiến thì văn bản thuộc

bộ phận nào thì bộ phận đó tự soạn thảo, nhân viên văn thư chỉ soạn thảo văn bản cho ban Giám đốc và phòng Hành chính - Quản trị Tuy không phải soạn thảo nhiều văn bản nhưng những văn bản mà nhân viên văn thư phải soạn thảo đều là những văn bản quan trọng để gửi cho các cơ quan quản lí Nhà nước, đòi hỏi kĩ thuật cao, nhân viên văn thư phải chú ý đến thể thức của văn bản, lời lẽ trong văn bản phải đảm bảo ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng, chính xác, mang tính thuyết phục cao sao cho tạo được những thiện cảm đầu tiên đối với cá nhân, cơ quan nhận văn bản Tuyệt đối không được để ra sai sót sẽ làm ảnh hưởng đến lợi ích của công ty nói chung và uy tín của lãnh đạo nói riêng Chính vì vậy để các văn bản soạn thảo có

chất lượng thì khi tiến hành soạn thảo văn bản nhân viên văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:

+ Đúng thể thức do Nhà nước quy định, bố cục chặt chẽ hài hoà, đầy đủ các yếu tố cần thiết

+ Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phải là ngôn ngữ chuẩn tiếng Việt, sử dụng đúng từ ngữ, ngữ pháp, cấu trúc câu, không được sử dụng từ ngữ địa phương

+ Nhân viên soạn thảo văn bản phải nắm bắt được những thông tin mới nhất, những chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước

+ Phải tạo ra một văn bản khoa học, chính xác, đầy đủ về nội dung, đẹp về hình thức và phải đảm bảo về mặt thời gian của văn bản

Để đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu trên thì nhân viên văn thư phải có kĩ năng soạn thảo văn bản thật cơ bản Vì vậy để đảm bảo được những yêu cầu trên thì nhân viên văn thư của công ty phải:

+ Tự mình học tập, tìm hiểu, nghiên cứu trong các tài liệu, sách…

+ Công ty nên tạo điều kiện về vật chất cũng như về mặt thời gian để nhân viên văn thư được tham gia lớp bồi dưỡng ngắn hạn để nâng cao kĩ năng soạn thảo văn bản

+ Nhân viên văn thư có thể vừa đi làm vừa đi học các lớp tin học buổi tối để nâng cao khả năng sử dụng máy vi tính và nâng cao kĩ năng soạn thảo văn bản

1.1.2.Nâng cao khả năng khai thác và sử dụng máy vi tính

Hiện nay cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng đặt ra khẩu hiệu phải ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lí và sản xuất Và thực tế thì các

cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đã trang bị cho các phòng ban, đơn vị những bộ máy vi tính rất hiện đại Nhưng việc sử dụng chúng như thế nào thì lại là một vấn

đề khác Tại công ty TNHH Phúc Tiến cũng vậy phòng nào cũng được trang bị tối thiểu là một bộ máy vi tính, do tính chất công việc nên phòng kế toán được trang bị

6 máy cho 6 nhân viên và cũng chỉ duy nhất tại phòng kế toán là các máy vi tính được khai thác sử dụng có hiệu quả cho công việc nhất Còn hầu hết các phòng ban còn lại rất ít sử dụng đến máy vi tính Qua thời gian thực tập tại phòng Hành chính

– Quản trị của công ty, em nhận thấy việc khai thác các tính năng và sử dụng máy

vi tính của nhân viên văn thư vẫn còn rất nhiều vấn đề bất cập Nhân viên văn thư chỉ sử dụng máy vi tính để soạn thảo văn bản, còn việc quản lí văn bản đến, văn bản đi, quản lí văn bản vẫn còn làm rất thủ công Ngoài ra khi được trang bị bộ máy vi tính hiện đại, nhân viên chỉ được hướng dẫn sử dụng một vài thao tác đơn giản mang tính chất phục vụ cho công việc chuyên môn của mình chứ chưa được học cách bảo quản, lau chùi, xử lí các sự cố đơn giản trong quá trình sử dụng

Từ những vấn đề trên, việc đào tạo và bồi dưỡng, nâng cao trình độ, hiểu biết

về máy vi tính cho nhân viên văn thư là vấn đề rất bức thiết cần phải thực hiện ngay

Để làm được điều này thì trước hết bản thân nhân viên văn thư phải tự nỗ lực học tập và tìm hiểu những kiến thức về tin học thông qua các trung tâm tin học Phải tự nghiên cứu cách bảo quản máy thông qua các loại sách, tạp chí công nghệ thông tin để hạn chế trường hợp do sự hỏng hóc nhẹ của máy mà ảnh hưởng đến công việc

Công ty cũng nên tạo điều kiện về thời gian, khuyến khích động viên tinh thần và ủng hộ về mặt vật chất để nhân viên văn thư yên tâm bồi dưỡng, nâng cao trình độ kích thích được sự say mê và hăng hái làm việc không chỉ của nhân viên văn thư mà còn của cả các cán bộ nhân viên khác trong công ty Mặt khác công ty cũng nên nối mạng Internet để việc liên hệ giữa công ty với bên ngoài và ngược lại được nhanh chóng, thuận tiện Hơn nữa nhân viên văn thư có thể dễ dàng tìm hiểu

về những thông tin trong lĩnh vực văn thư - lưu trữ nhằm bổ trợ cho công việc của mình và hiểu biết hơn về sự phát triển của mạng lưới truyền tin trên toàn thế giới

1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ

Thông tin là một vấn đề có tính chất sống còn đối với các doanh nghiệp trong thời đại kinh tế thị trường mở như ngày nay Cập nhật và nắm bắt nhanh hay chậm cũng sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Hiện nay, cuộc cách mạng công nghệ thông tin diễn ra rất sôi động tác động sâu sắc và trực tiếp đến mọi mặt hoạt động kinh tế, xã hội của đất nước

Phương hướng tin học hoá công tác văn thư – lưu trữ xuất phát từ yêu cầu thực tế cũng như khả năng phát triển trong tương lai Sử dụng công nghệ thông tin cho phép nâng cao năng suất lao động của nhân viên văn thư lên nhiều lần đồng thời giảm nhẹ sức lao động cho nhân viên văn thư – lưu trữ Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư – lưu trữ đảm bảo cung cấp thông tin một cách chính xác, nhanh chóng cho cán bộ lãnh đạo giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác và đúng đắn Hiện nay máy vi tính đang được sử dụng rộng rãi trong công tác văn thư – lưu trữ từ việc soạn thảo văn bản, đăng kí văn bản, lập hồ sơ văn bản giấy tờ đến việc lưu trữ và tra cứu sử dụng tài liệu

Qua thời gian thực tập tại phòng Hành chính - Quản trị em nhận thấy tuy công ty đã trang bị cho bộ phận văn thư – lưu trữ một bộ máy vi tính Tuy nhiên nhân viên văn thư mới khai thác được một số ứng dụng như: soạn văn bản, in văn bản Còn những nghiệp vụ khác được thực hiện rất thủ công, mất nhiều thời gian, lại hay bị nhầm lẫn Khi áp dụng công nghệ thông tin vào trong việc giải quyết văn bản và lưu trữ hồ sơ tài liệu thì sẽ góp phần tiết kiệm thời gian, cũng như công sức cho nhân viên văn thư – lưu trữ Khi sử dụng máy vi tính thì nhân viên văn thư có thể thực hiện được những công việc sau:

*Quản lí vă bản đến: Nhân viên văn thư có thể sử dụng máy vi tính để lập

mẫu sổ và vào sổ trực tiếp trên máy vi tính Khi có văn bản đến thì chỉ cần mở sổ đăng kí văn bản đến đã lưu trong máy và nhập vào đó tất cả những thông tin cần thiết như: số kí hiệu văn bản, ngày, tháng nhận văn bản, tên loại, trích yếu… , nếu

có sai sót thì có thể sửa được dễ dàng mà không cần phải dập xoá

Nhân viên văn thư có thể dễ dàng thống kê được số lượng văn bản đến hàng ngày, hàng tuần, hoặc cả năm mà không cần phải mất nhiều thời gian để đếm như vào sổ bằng tay

* Quản lí văn bản đi: Cũng tương tự như quản lí văn bản đến, nhân viên văn

thư kẻ sẵn những mẫu sổ trên máy tính, khi có văn bản đi thì chỉ việc nhập vào đó những thông tin cần thiết theo quy định của công ty

* Thống kê được văn bản đến, văn bản đi: Ứng dụng này có khả năng thống

kê văn bản được dễ dàng trong một ngày, một tuần, một tháng, hay một năm, một cách chính xác tuyệt đối

* Lưu trữ hồ sơ tài liệu trên máy vi tính: Việc lưu trữ tài liệu trên máy vi tính

được coi là biện pháp khoa học nhất giúp ích rất nhiều cho nhân viên văn thư

Khi cần tra cứu thì rất nhanh chóng, chỉ cần nhớ được một vài thông tin về văn bản đó như: số, kí hiệu, nơi gửi … là có thể xác định được văn bản đó đang nằm ở vị trí nào trong kho lưu trữ Phương pháp này giúp nhân viên văn thư – lưu trữ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức so với phương pháp tìm kiếm trên

sổ sách

* Nối mạng cục bộ: Đây là phương cách làm việc mang tính khoa học, đem

lại chất lượng cao Nối mạng cục bộ sẽ giúp cho nhân viên trong toàn công ty nói chung và nhân viên văn thư nói riêng nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trên máy vi tính mà không cần phải qua các đơn vị báo cáo

* Thu thập thông tin: Có rất nhiều cách để thu thập thông tin như qua đài,

báo, truyền hình,…nhưng cách thu thập thông tin đầy đủ nhất, chính xác nhất, nhanh chóng và tiện lợi nhất là thông qua mạng Internet, những thông tin trên mạng mang tính thời sự cao, có cách nhìn đa chiều về một vấn đề Trên mạng Internet có rất nhiều những thông tin bổ ích và cần thiết cho công việc của nhân viên văn thư,

sẽ giúp cho nhân viên văn thư - lưu trữ nắm được những thông tin mới nhất và giúp

họ biết được mình đang đứng ở đâu trong thế giới của thông tin ngày nay

1.3.Xây dựng kho lưu trữ tập trung

Đối với vấn đề lưu trữ hồ sơ tài liệu trong cơ quan, xí nghiệp, các tổ chức kinh tế…thì cục lưu trữ quốc gia đã có quy định là tất mọi giấy tờ tài liệu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp về nguyên tắc là phải lưu trữ tập trung và quản lí thống nhất trong cơ quan Tuy nhiên rất ít các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế làm được điều này hầu hết các doanh nghiệp đều lưu trữ hồ sơ tài liệu ngay tại các phòng ban

Tại công ty TNHH Phúc Tiến hồ sơ tài liệu cũng không được lưu trữ một cách tập trung mà hồ sơ tài liệu thuộc phòng ban nào thì bộ phận đó tự quản lí và lưu trữ Hiện nay công ty chưa có kho lưu trữ tập trung đây là điều rất khó khăn cho cả nhân viên văn thư – lưu trữ và các phòng ban khác

+ Do các hồ sơ tài liệu không được lưu trữ tập trung mà nằm phân tán ở các phòng ban do đó việc quản lí, bảo quản không được thống nhất, vì thế mà các hồ sơ tài liệu không tránh khỏi bị mất mát, rách nát, mối mọt

+ Nơi làm việc của các phòng ban đã trật trội, lại phải lưu trữ và bảo quản tài liệu vì vậy rất bất tiện và ảnh hưởng đến công việc Việc bảo lưu trữ tài liệu ngay tại các phòng ban đã làm cho không khí trong phòng rất ngột ngạt dễ gây ức chế cho nhân viên trong phòng

+ Khó khăn trong việc truy tìm tài liệu: Khi nhân viên trong công ty có nhu cầu tra cứu tài liệu để phục vụ cho công việc, mà tài liệu đó lại do nhiều bộ phận khác nhau lưu trữ thì nhân viên văn thư sẽ mất rất nhiều thời gian để tìm tài liệu đó Như vậy hiệu quả công việc sẽ không cao và không đáp ứng được yêu cầu của công tác văn thư - lưu trữ là chính xác, kịp thời, nhanh chóng, bí mật và hiệu quả

Để khắc phục những tồn tại trên thì công ty nên có kế hoạch xây dựng thêm một phòng để làm kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu cho toàn công ty

* Cách tổ chức phòng lưu trữ tập trung như sau:

Dựa vào cơ cấu tổ chức của công ty mà nhân viên văn thư có thể chia thành các tủ lưu trữ cho phù hợp Những hồ sơ, tài liệu chung của công ty nên được lưu trữ tập trung, còn những hồ sơ, tài liệu của phòng ban nào thì để vào tủ của bộ phận

đó Nhân viên văn thư là người trực tiếp hướng dẫn các phòng ban sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào tủ Tài liệu được xếp trong các hộp, bên ngoài hộp phải dán nhãn ghi đầy đủ thông tin để dễ thống kê và tra tìm Cách lưu trữ này vừa khoa học, vừa hiệu quả

Nhân viên văn thư- lưu trữ có thể lập bảng danh mục hồ sơ để quản lí theo dõi và xác định vị trí của hồ sơ trong tủ, hoặc trong ngăn

Để góp phần giải phóng chỗ để thì cuối mỗi năm nhân viên văn thư phải thống kê những giấy tờ, tài liệu đã hết giá trị hoặc hết thời gian bảo quản để tiến hành tiêu huỷ Đây là công việc thường xuyên đối với các kho lưu trữ đòi hỏi phải thực hiện một cách thận trọng và theo quy trình thẩm định, kiểm tra chặt chẽ

Khi xây dựng nhà lưu trữ cần lưu ý một số tiêu chuẩn kĩ thuật sau đây:

+ Được trang bị đầy đủ các thiết bị bảo quản cần thiết như: máy điều hoà, quạt thông gió để duy trì độ ẩm và nhiệt độ thích hợp, loại trừ sự xuất hiện của nấm mốc, mối mọt

+ Lau chùi, quét, chải bụi thường xuyên

+ Có dụng cụ đo nhiệt độ

+ Sử dụng một số loại hóa chất để diệt nấm mốc, côn trùng

+ Các dụng cụ phòng cháy chữa cháy, các thiết bị bảo vệ, cửa ra vào được làm bằng chất liệu có độ bền cao khó bắt lửa, cửa sổ phải có lưới sắt, sử dụng loại kính phản quang

+ Tủ phải được làm bằng những vật liệu chống cháy và cách nhiệt

+ Các tủ tài liệu phải được kê cách tường 20cm, cách mặt đất 30cm, cách trần nhà 80cm

+ Vị trí xây dựng phòng lưu trữ phải cách biệt với nơi làm việc, là nơi cao ráo, thoáng mát, yên tĩnh và sạch sẽ

1.4.Tổ chức, sắp xếp lại nơi làm việc

Hiện nay bộ phận văn thư – lưu trữ của công ty làm việc chung với các bộ phận khác trong phòng Hành chính - Quản trị, do đó mà điều kiện làm việc không được đảm bảo, diện tích làm việc dành cho nhân viên văn thư - lưu trữ rất nhỏ Làm việc chung với các bộ phận khác đôi khi rất bất lợi đối với công việc cần sự tập trung cao như văn thư – lưu trữ vì nhân viên văn thư – lưu trữ hay bị phân tán bởi tiếng ồn của sự trao đổi công việc trực tiếp

Bàn làm việc ngổn ngang, thiếu ngăn nắp là một trong những yếu tố gây giảm hứng thú làm việc của nhân viên, vì vậy việc bố trí, sắp xếp bàn làm việc là một trong những yếu tố quyết định tới chất lượng và hiệu quả công việc Bàn làm

việc của nhân viên văn thư – lưu trữ tại công ty chưa được sắp xếp một cách khoa học và hợp lí: Các văn phòng phẩm để không đúng vị trí, văn bản giấy tờ còn để lộn xộn không có sự phân loại Để khắc phục tình trạng này tạo điều kiện giải quyết công việc một cách nhanh chóng, gọn gàng và chính xác thì nhân viên văn thư – lưu trữ cần phải chú ý những vấn đề sau:

+ Chỉ để trên bàn làm việc những giấy tờ liên quan cần thiết

+ Những hồ sơ tài liệu sau khi đã giải quyết xong thì hãy chuyển đi ngay + Tất cả những tài liệu lưu trữ cần được sắp xếp gọn gàng trong các tủ tài liệu

+ Đối với những giấy tờ tài liệu chưa giải quyết xong thì xếp gọn gàng ngăn nắp đặt trên bàn và đặt ở phía tay trái vị trí ngồi của nhân viên văn thư

+ Những hồ sơ, tài liệu cần nghiên cứu thêm hoặc chưa giải quyết thì nên để vào ngăn bàn

Để nâng cao năng suất, chất lượng công việc và giảm bớt sự căng thẳng về thần kinh, có thể trang trí phòng làm việc bằng cách để một chậu hoa ở cạnh bàn làm việc, treo những bức tranh ở trong phòng làm việc…

Nhân viên văn thư có thể sắp xếp bàn làm việc của mình như sau:

Điện thoại để ở đầu bàn bên trái, phía dưới đặt một cuốn danh bạ điện thoại, phía trước mặt chếch về bên phải là hộp ghim, kéo, tem, kẹp giấy, khoảng trống ở trước mặt dùng để ghi chép Máy vi tính đặt ở đầu bàn phía bên phải

Một nguyên tắc khi sắp xếp vật dụng là hãy để chúng trong tầm tay để thuận tiện khi sử dụng, hạn chế tối đa những động tác thừa

1.5.Thường xuyên kiểm tra công tác văn thư – lưu trữ

Để đảm bảo công tác văn thư – lưu trữ được thực hiện tốt ngoài một số biện pháp trên, công ty phải thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số văn bản được chuyển đến, số văn bản mà công ty đã ban hành và số văn bản tài liệu được lưu trữ

có đúng theo quy định hay không, nếu không đúng thì phải kịp thời điều chỉnh cho phù hợp Qua công tác kiểm tra, bộ phận văn thư nói riêng và các phòng ban đơn vị

trong công ty nói chung đã rút ra được những mặt còn hạn chế để kịp thời khắc phục

Cũng nhờ đó, nhân viên văn thư – lưu trữ đề xuất các phương án tốt nhất để công tác văn thư – lưu trữ được thực hiện theo đúng quy định và đem lại hiệu quả cao hơn Qua đó, xác định được những tài liệu cần phải lưu trữ lâu dài, những tài liệu nào không cần thiết có thể huỷ bỏ, những tài liệu có giá trị quan trọng sẽ được đưa vào chế độ bảo quản đặc biệt…Các cá nhân khi tiến hành kiểm tra đòi hỏi phải thật khách quan, như vậy mới nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ, bộ phận văn thư – lưu trữ mới có thể tự hoàn thiện những mặt còn hạn chế Các phòng ban trong công ty cần phải coi trọng công tác văn thư – lưu trữ hơn, góp phần trợ giúp bộ phận văn thư – lưu trữ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đảm bảo thông tin của công ty được giữ bí mật, an toàn

Để đánh giá hoạt động văn thư – lưu trữ thì ngoài những yêu cầu của công tác văn thư – lưu trữ như nhanh chóng, chính xác, bí mật thì ban lãnh đạo công ty

có thể sử dụng một số tiêu chí sau đây:

+ Mức độ hoàn thành công việc

+ Chất lượng và hiệu quả của công việc

+ Tinh thần, thái độ làm việc

+ Lòng say mê và nhiệt tình với công việc

+ Ý thức, trách nhiệm, độ tin cậy

Thông qua các tiêu chí này mà có thể đánh giá trình độ và đạo đức của nhân viên văn thư – lưu trữ Từ đó, có kế hoạch giúp đỡ nhân viên, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và rèn luyện đạo đức nghề nghiệp

* Cơ sở và điều kiện để thực hiện các giải pháp

a) Sự quan tâm chỉ đạo của ban Giám đốc

Sự động viên, khích lệ về mặt tinh thần của ban lãnh đạo công ty là nguồn động lực lớn lao tiếp thêm sức mạnh cũng như khả năng tư duy sáng tạo trong công

việc đối với nhân viên văn thư – lưu trữ Đây là một trong những đòn bẩy tinh thần giúp cho nhân viên văn thư – lưu trữ hoàn thành công việc tốt hơn Giám đốc quan tâm đến điều kiện làm việc, theo dõi quy trình làm việc của nhân viên văn thư – lưu trữ nhằm phát hiện ra những thiếu sót, những mặt còn yếu kém của cán bộ công nhân viên và những trang thiết bị còn thiếu để bổ sung tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên của công ty làm việc hiệu quả hơn

Ngoài ra sự quan tâm của ban lãnh đạo công ty, chủ động tạo mối quan hệ gần gũi, lắng nghe, tiếp thu mọi ý kiến đóng góp của nhân viên có tác dụng tạo cho nhân viên một tinh thần lao động thoải mái, thu hẹp khoảng cách giữa người lãnh đạo với người lao động tạo cho họ một sự mạnh dạn, sáng tạo trong công việc

b) Sự nỗ lực cố gắng không ngừng của chính bản thân nhân viên văn thư – lưu trữ

Đây là một yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công của các giải pháp trên bởi con người luôn là yếu tố quan trọng nhất Bởi vì sự cố gắng vươn lên,

sự không ngừng học hỏi nâng cao trình độ, chắc chắn nhân viên văn thư – lưu trữ

sẽ tiếp nhận được những kiến thức để áp dụng vào trong công việc của mình Công tác văn thư – lưu trữ có được thực hiện tốt hay không? Có năng suất chất lượng hay không? Điều đó phụ thuộc phần lớn vào người làm công tác văn thư – lưu trữ Bởi

họ chính là người trực tiếp tham gia giải quyết công việc

c) Trang bị đầy đủ các cơ sở vật chất kĩ thuật thiết bị máy móc hiện đại

Trang thiết bị máy móc là một trong những yếu tố quyết định tới sự thành công của công việc Bởi con người dù có cố gắng đến đâu cũng khó có thể hoàn thành xuất sắc công việc trong điều kiện thiếu thốn các phương tiện thiết bị phụ trợ Mặt khác, việc ứng dụng tin học vào công tác văn thư – lưu trữ sẽ giúp việc giải quyết và tra tìm thông tin trong các văn bản, hồ sơ tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác