THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM

THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM.. Từ lĩnh vực quản lý đối với hai sản phẩm chính là

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty

Xăng dầu Hàng không Việt Nam.

THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG

TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển.

- Tên Công ty: Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam

- Tên giao dịch quốc tế: Viet Nam Air Petrol Company (VINAPCO). Trụ sở chính của công ty đặt tại sân bay Gia Lâm số 202 đườngNguyễn Sơn - Quận Long Biên – Hà Nội

Tổng Công ty Hàng không Việt Nam được đánh giá là là ngành kỹ thuậtdịch vụ thuộc khối cơ sở hạ tầng và còn là ngành kinh tế mũi nhọn của mỗiquốc gia Trong điều kiện kinh tế mở, ngành Hàng không của nước ta còn đóngvai trò hết sức quan trọng trong sự giao lưu phát triển kinh tế đất nước, là cầunối giữa các lục địa, rút ngắn khoảng cách và thời gian cho việc đi lại buôn bán,vận chuyển giao thông, thông tin Khoa Học Công Nghệ giữa các quốc gia, các

tổ chức và cá nhân hoạt động kinh tế - xã hội

Hoạt động của ngành Hàng không mang tính chất dây chuyền đượchình thành bởi nhiều ngành nghề khác nhau Các ngành nghề này có mốiquan hệ mật thiết với nhau, đan xen, hỗ trợ nhau cùng phát triển

Xăng dầu là nguồn nguyên liệu chính cho các thiết bị hàng không hoạtđộng ở cả trên không và mặt đất Để ngành Hàng không có thể hoạt độngbình thường, ổn định thì việc cung cấp nguyên liệu một cách liên tục là rấtcần thiết

Ngày 11/02/1975 trên cơ sở Cục Hàng không Việt Nam quyết địnhthành lập Tổng Cục Hàng Không Việt Nam (nay là Tổng Công ty Hàngkhông Việt Nam) được đặt dưới sự lãnh đạo của quân uỷ trung ương BộQuốc Phòng

Xăng dầu vừa là vật tư vừa là hàng hoá và là vật tư hàng hoá chiếnlược nên nó ảnh hưởng lớn đến cân đối nền kinh tế, do vậy nhà nước đã trựctiếp quản lý và phân cấp cho một số doanh nghiệp được phép trực tiếp đượcxuất khẩu xăng dầu để đáp ứng nhu cầu trong cả nước Theo thông tư số 04/

BTM ngày 04/04/1994 của Bộ Thương Mại nước ta có 4 Doanh nghiệp đượcxuất khẩu xăng dầu là:

1 Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam (PETROLIMEX)

2 Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam (VINAPCO)

3 Tổng công ty Xuất nhập khẩu dầu khí Việt Nam (PETEC)

4 Công ty dầu khí Sài Gòn (Sài Gòn PETRO)

- Công ty Xăng dầu Hàng không (Vinapco) được thành lập theo quyếtđịnh số 768/QĐ-TCCBLĐ ngày 22 tháng 4 năm 1993 của Bộ trưởng BộGiao thông Vận tải và chính thức đi vào hoạt động từ Tháng 7 năm 1993.Đến ngày 9 tháng 6 năm 1994, Công ty thành lập lại theo quyết định số 847/QĐ-TCCBLĐ của Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải và được giao chức năngxuất nhập khẩu trực tiếp các sản phẩm hóa dầu

Công ty xăng dầu hàng không đã từng bước vượt qua khó khăn, cạnhtranh của cơ chế thị trường để xây dựng và trở thành nhà cung ứng nhiênliệu hàng không có uy tín cho các hãng hàng không Quốc tế và Nội địa ởVịêt Nam

Với đội ngũ trên 1.000 cán bộ công nhân viên được đào tạo, Công tyXăng dầu hàng không Việt Nam là nhà cung ứng nhiên liệu hàng đầu chocác hãng hàng không tại các sân bay dân dụng Việt Nam

Nhiên liệu được công ty nhập khẩu từ các thị trường quốc tế lớn như:Singapore, Trung Quốc… Để đáp ứng yêu cầu về các chỉ tiêu chất lượng củanhiên liệu tra nạp cho máy bay, Công ty đã đầu tư xây dựng 03 phòng thínghiệm đạt tiêu chuẩn quốc tế ISO/IEC 17025:2005 với 11 phép thử tiêuchuẩn

Công ty cũng đang đầu tư trang bị các xe tra nạp hiện đại; cải tạo bổsung các phương tiện vận chuyển nhiên liệu hàng không chuyên dùng đảmbảo an toàn chất lượng nhiên liệu và dịch vụ tra nạp nhiên liệu tại các sânbay

Bên cạnh đó, việc đầu tư xây dựng hệ thống kho cảng đầu nguồn, cáckho trung chuyển và các cửa hàng bán xăng dầu tại các địa phương trong cảnước đang gấp rút hoàn thành và đưa vào sử dụng

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty

Xăng dầu Hàng không Việt Nam.

Chất lượng sản phẩm Jet A-1 của VINAPCO đáp ứng Tiêu chuẩnQuốc gia TCVN 6426 và Yêu cầu chất lượng nhiên liệu hàng không dùngcho hệ thống hoạt động chung (AFQRJOS) do tổ chức quốc tế JIG ban hành.Tiêu chuẩn này là tổng hợp của hai tiêu chuẩn ngặt nghèo sau:

+ Tiêu chuẩn của bộ quốc phòng Anh DEF STAN 91-91:Nhiên liệutuốc bin Hàng không gốc Kerosine loại JET A-1 phát hành mới nhất

+ Tiêu chuẩn ASTM D1655-06d Nhiên liệu tuốc bin Hàng Khôngloại JET A-1 phát hành mới nhất

Bên cạnh việc cải tiến và đầu tư hiện đại cơ sở vật chất, Công ty Xăngdầu Hàng không đã xây dựng một phương thức quản lý mới, phù hợp với xuthế của thời đại Đó là Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001- 2000 Được Công ty xây dựng từ năm 2000 và được tổ chức QMSđánh giá, công nhận năm 2001 Với phương châm: “ Chất lượng, hiệu quả,

an toàn, thoả mãn các nhu cầu của khách hàng” là cam kết của toàn bộ cán

bộ, công nhân viên Công ty Xăng dầu Hàng không nhằm cung cấp chokhách hàng nhiên liệu hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng quốc tế, vớidịch vụ tra nạp không ngừng được cải tiến và luôn thoả mãn mong đợi củakhách hàng

Từ đó đến nay, hệ thống quản lý của công ty vẫn duy trì hoạt độngtheo tiêu chuẩn và ngày càng có nề nếp, hiệu quả thông qua các cuộc đánhgiá giám sát định kỳ của QMS

Từ lĩnh vực quản lý đối với hai sản phẩm chính là cung cấp nhiên liệuJet A-1 và cung cấp dịch vụ tra nạp tại các sân bay chỉ được áp dụng tại các

Xí nghiệp Xăng dầu Hàng không và cơ quan Công ty, hiện nay hệ thốngđang được xây dựng và sẽ áp dụng thêm tại Văn phòng Đối ngoại Xí nghiệpDịch vụ Vận tải-Vật tư kỹ thuật (Đơn vị làm nhiệm vụ chuyên chở nhiênliệu hàng không từ kho đầu nguồn về các kho sân bay) trong năm 2008nhằm khép kín việc quản lý đối với nhiên liệu Jet A-1, từ khâu nhập khẩuđến khi xuất nhiên liệu lên máy bay cho các hãng Hàng không

Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam là doanh nghiệp Nhà nước trựcthuộc Tổng công ty Hàng không Việt Nam, được thành lập trên cơ sở 3 xí

CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG

XNTMDK

HK MIỀN BẮC

CHI NHÁNH CTY XD TẠI NGHỆ AN

XNTMDK

HK MIỀN NAM

XNXDHK MIỀN NAM

XNXDHK MIỀN TRUNG

nghiệp Xăng dầu Hàng không theo 3 miền lãnh thổ Năm 1994 đến năm 1998,

Công ty đã phát triển và thành lập thêm Xí nghiệp Dịch vụ Vận tải Vật tư Kỹ

thuật Xăng dầu Hàng không, Xí nghiệp Thương mại Dầu khí Miền Bắc và Xí

nghiệp Thương Mại Dầu khí Miền Nam, Chi nhánh Công ty Xăng dầu tại Nghệ

An được thành lập năm 2003:

1.Xí nghiệp Xăng dầu Hàng không Miền Bắc

2 Xí nghiệp Xăng dầu Hàng không Miền Trung

3 Xí nghiệp Xăng dầu Hàng không Miền Nam

4 Xí nghiệp Dịch vụ Vận tải Vật tư Kỹ thuật Xăng dầu Hàng không

5 Xí nghiệp Thương mại Dầu khí Miền Bắc

6 Xí nghiệp Thương Mại Dầu khí Miền Nam

7.Chi nhánh Công ty Xăng dầu tại Nghệ An

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG

KHÔNG VIỆT NAM

2.1.2 Đặc điểm kinh doanh chủ yếu.

* Đặc điểm.

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty

Xăng dầu Hàng không Việt Nam.

- Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam là một Doanh nghiệp 100%

vốn Nhà nước trực thuộc Tổng Công ty Hàng không Việt Nam

- Hiện Công ty đang quản lý 7 Công ty con và chi nhánh tại 3 miền lãnh

thổ của đất nước

- Mặt hàng kinh doanh của Công ty là 100% Nhiên liệu dầu mỏ nhập

khẩu từ thị trường quốc tế

- Chất lượng sản phẩm JetA-1 của Công ty đáp ứng Tiêu chuẩn Quốc gia

TCVN 6426 và yêu cầu chất lượng nhiên liệu hàng không dùng cho hệ thống

hoạt động chung do tổ chức JIG ban hành

- Công ty xây dựng một phương thức quản lý mới phù hợp với xu thế của

thời đại đó là Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 -2008

* Hoạt động kinh doanh chủ yếu.

Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam tổ chức thực hiện các hoạt

động cung ứng nhiên liệu dầu JET>A1 cho các hãng Hàng không nội địa và

các Hãng Hàng không Quốc tế hạ, cất cánh tại các sân bay của Việt Nam

2.1.3 Tình hình sử dụng lao động và sản xuất kinh doanh của công ty.

* Tình hình sử dụng lao động.

Cùng với sự phát triển trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

yêu cầu về cơ cấu tổ chức đội ngũ cán bộ công nhân viên trong cơ quan,

Công ty cũng đòi hỏi càng cao cả về số lượng và chất lượng

Hiện nay, tổng số lao động của Công ty là 1300 CBCNV, do đặc điểm

loại hình kinh doanh, tính chất công việc nên lao động chủ yếu của công

ty là lao động, nam cụ thể là năm 2008 lao động nữ chiếm khoảng 23%

tổng số CBCNV, lao động nam chiếm 77% tổng số CBCNV

Trình độ chuyên môn của người lao động là một trong những yếu tố

quyết định thắng lợi trong kinh doanh Do đó để tạo điều kiện cho

CBCNV làm việc tốt, đáp ứng được những đòi hỏi ngày càng cao về chất

lượng người lao động Ban lãnh đạo đã thường xuyên mở các khóa đào

tạo ngắn hạn, tạo điều kiện thuận lợi cả về mặt thời gian cũng như vật

chất, khuyến khích CBCNV đi học để nâng cao trình độ

Theo thống kê năm 2008 lao động trình độ trên Đại học là 430 người

- Tiến sĩ 5 5 5 Người

- Nhân viên kỹ thuật và các

(Nguồn: Phòng Tổ chức Cán Bộ)Với đội ngũ công nhân viên được tuyển chọn qua một quy trình tuyển

chọn một cách khoa học và kỹ lưỡng thông qua các bước hoạch định và

tuyển dụng nhân sự căn cứ vào chiến lược phát triển nguồn nhân lực, kế

hoạch sử dụng lao động và đặc trưng công việc…công ty đã luôn đảm

bảo được khối lượng nhân viên phù hợp với yêu cầu của khối lượng công

việc, có trình độ đáp ứng được nhu cầu công việc và nâng cao hiệu quả

kinh doanh của Công ty

Ngoài ra, với đội ngũ lao động trên công ty còn thường xuyên có

chính sách đào tạo, bồi dưỡng, khích lệ động viên CBCNV, đầu tư hiện

đại hóa trang thiết bị, áp dụng khoa học công nghệ tiên tiến vào thực hiện

công việc để họ có điều kiện làm việc tốt, phát triển bản thân và đáp ứng

tốt yêu cầu công việc đặt ra

BẢNG THỐNG KÊ TÌNH HÌNH LAO ĐỘNG TẠI PHÒNG VĂN

THƯ CÔNG TY

(Nguồn: Phòng Tổ chức Cán Bộ)Với số lượng nhân viên phòng văn thư hiện nay của Công ty về số

lượng (4 người) đã đáp ứng đủ về số lượng, đều là những nhân viên đã có

tuổi đời trong nghề, có kinh nghiệm trong công việc, tuy nhiên về trình

độ cũng như kỹ năng làm việc của nhân viên bộ phận văn thư Công ty

hiện nay vẫn chưa thực sự đạt yêu cầu về trình độ tin học, ngoại ngữ

cũng như kỹ năng nghiệp vụ còn mang tính chất thủ công, chưa thực sự

bài bản Vì thế để bộ phận Văn thư công ty hoạt động có hiệu quả hơn

Công ty cần đưa ra những chính sách tuyển mới hoặc có những khoá đào

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty

Xăng dầu Hàng không Việt Nam.

tạo để nâng cao trình độ cho CBCNV phòng văn thư, đáp ứng tốt yêu cầu

công việc

* Tình hình sản xuất kinh doanh.

Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây

mặc dù phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, thách thức của thị trường

nhưng luôn giữ mức ổn định và có những mức tăng trưởng đáng kể Ở

giai đoạn năm 2008 so với năm 2007 doanh thu tăng xấp xỉ 1.04 lần, sản

lượng tăng 1.037lần, lợi nhuận trước thuế tăng 1.26 lần, nộp ngân sách

tăng 1.15 lần, vốn đầu tư và phát triển tăng 1.25 lần

BẢNG KẾT QUẢ MỘT SỐ CHỈ TIÊU PHẢN ÁNH HOẠT ĐỘNG

SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG NĂM (2007 – 2008)

STT Chỉ tiêu Đơn vị tính 2007 Năm 2008 2008/2007 So sánh

( Nguồn: Phòng kinh doanh)Qua bảng trên cho ta thấy doanh thu của Công ty qua 2 năm gần đây có

xu hướng tăng mạnh, năm 2008 do giá xăng dầu thế giới tăng mạnh nên tuy

sản lượng tăng không nhiều nhưng doanh thu và lợi nhuận tăng lên rất đáng

kể

Do đặc thù của loại hàng hoá kinh doanh chịu ảnh hưởng rất lớn bởi biến

động của nền kinh tế thị trường nên hoạt động kinh doanh của công ty gặp

nhiều khó khăn Nhưng dưới sự điều hành kịp thời, sát sao của ban lãnh đạo

cơ quan và sự nhiệt tình cố gắng của đội ngũ cán bộ công nhân viên cùng

với đó là việc thay thế các trang thiết bị lạc hậu xuống cấp và nâng cấp cơ sở

hạ tầng để phù hợp với xu thế phát triển tiên tiến trên thế giới, bất chấp mọi

khó khăn công ty vẫn hoạt động hiệu quả và đem lại lợi nhuận cao

2.1.3 Những thuận lợi, khó khăn và phương hướng trong những

năm tới.

* Thuận lợi.

Hệ thống kho bể, phương tiện tra nạp được trang bị , được thành lập từnhững năm 80 với đội ngũ CBCNV lành nghề, dày dặn kinh nghiệm côngtác là thế mạnh rất lớn của Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam trongthời gian tới khi xuất hiện những đối thủ cạnh tranh mới gia nhập ngành.Kết hợp với sự năng động nhạy bén trong việc tìm kếm thị trường đầu

ra, đầu vào và thực hiện hàng loạt các hoạt động nhằm tìm kiếm và khai thácthêm những khách hàng tiềm năng trong lĩnh vực kinh doanh ngoài ngànhCông ty đã hoàn thành rất tốt công tác chiếm lĩnh thị trường, duy trì mốiquan hệ tốt đẹp với những bạn hàng trong và ngoài nước ở cả hai thị trường,luôn đảm bảo có được lượng khách ổn định và ngày càng phát triển

Với mạng lưới các chi nhánh trải dài khắp các miền đất nước rất thuậnlợi cho việc cung ứng nhiên liệu cho các hãng hàng không tại các sân baytrên cả nước

Là một trong 11 đầu mối nhập khẩu xăng dầu chuyên phục vụ chongành hàng không

Những thuận lợi trên đã tạo điều kiện cho Công ty luôn vươn lên đứngvững và phát triển trong nền kinh tế hiện nay

- Chính phủ đã cho phép một số các doanh nghiệp chính thức đượctham gia vào kinh doanh xăng dầu hàng không dẫn tới lượng khách hàngtrong những năm tới sẽ bị chia sẻ cho các hãng cung ứng xăng dầu hàngkhông khác là một thách thức rất lớn đối với Công ty

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty

Xăng dầu Hàng không Việt Nam.

- Trong những năm trước đây mặt hàng mà Công ty kinh doanh là loạimặt hàng kinh doanh độc quyền trên thị trường Việt Nam nên việc kinhdoanh còn thiếu chủ động và thiếu sự cạnh tranh, nhưng trong thời gian tớiphải đối mặt với những thách thức mới, xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranhmới là một khó khăn lớn đòi hỏi cả Ban Lãnh đạo cũng như toàn thểCBCNV trong Công ty cần phải nỗ lực cố gắng hết mình để tiết kiệm chiphí, nâng cao chất lượng sản phẩm để tạo ra sản phẩm có tính cạnh tranh caotrên thị trường

- Trong năm 2009 theo quyết định của Thủ tướng chính phủ công ty sẽthay đổi cơ cấu quản lý từ Doanh nghiệp Nhà nước thành Công ty Cổ phần,

sẽ gặp phải những khó khăn trong giai đoạn đầu

Những khó khăn này tưởng chừng là đơn giản song nó có ảnh hưởngrất nhiều đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Vấn đềnày luôn được ban lãnh đạo Công ty tìm mọi cách tháo gỡ và khắc phụctừng bước những khó khăn trên

* Phương hướng và nhiệm vụ trong thời gian tới.

Cũng như các Doanh nghiệp khác, để hoạt động Kinh doanh của mình có kết quả và mang lại nhiều hiệu quả hơn, Công ty Xăng dầu Hàng không ViệtNam cũng đã đề ra những định hướng và mục tiêu, nhiệm vụ phát triển của Công ty như sau:

- Những năm tới do phải đối mặt với việc xuất hiện các đối thủ cạnh tranh công ty đã đưa ra những nhiệm vụ cụ thể để đem lại sản phẩm

có tính cạnh tranh cao trên thị trường như sau:

+ Về con người : Nâng cao trình độ chuyên môn,nghiệp vụ, vai trò tráhc nhiệm, thái độ làm việc của toàn thể CBCNV trong Công ty bằng các khoá học bồi dưỡng về nghiệp vụ

+ Về trang thiết bị: Hiện đại hoá trang thiết bị kỹ thuật, phương tiện tra nạp đáp ứng yêu cầu cạnh tranh

+ Tiết kiệm chi phí, giảm giá thành cung ứng dịch vụ phục vụ chính sách giá trong kinh doanh

+ Nâng cao chất lượng phục vụ, đưa ra những chính sách ưu đãi để thu hút khách hàng

+ Mở rộng thị trường kinh doanh trong lĩnh vực ngoài ngành: Phục vụ lợiích dân sinh, tìm các đối tác mới, tích cực tìm kiếm những vị trí địa lý có lợi thế thương mại để xây dựng các cửa hàng bán lẻ xăng dầu

“ An toàn và chất lượng là hàng đầu” là chiến lược phát triển của Công

ty trong những năm tới

Với đặc thù của ngành hàng không đòi hỏi tính an toàn cao, việc cung cấp nhiên liệu phải tuân thủ chặt chẽ các tiêu chuẩn, qui định quốc tế và trong nước nên công ty đã xây dựng và từng bước hoàn chỉnh các qui trình đảm bảo chất lượng sản phẩm, chất lượng dịch vụ trong tiếp nhận, bảo quản,vận chuyển và tra nạp nguyên liệu cho máy bay

Về cơ bản, các phương tiện tra nạp di động của công ty tại các sân bay quốc tế là những phương tiện hiện đại, có kỹ năng, kỹ thuật tiên tiến nhằm thực hiện mục tiêu cuối cùng mà doanh nghiệp hướng đến là chất lượng sản phẩm, công tác an toàn phòng cháy chữa cháy đáp ứng qui định của quốc tế Đây cũng chính là một trong những thước đo cho doanh nghiệp phát triển trong môi trường hội nhập

Mặc dù trước cuộc khủng hoảng tài chính thế giới năm 2008 nhưng với

sự quyết tâm, chủ động sáng tạo, mạnh dạn đổi mới công nghệ, phát triển thịtrường, lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty quyết tâm vượt qua thử thách khó khăn này, tổ chức sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao, thương hiệu Vinapco sẽ không ngừng vươn xa

2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.

2.1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

BAN GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH

P.THỐNG KÊ TIN HỌC

P.KINH DOANH - XNK

VĂN PHÒNG ĐẢNG - ĐOÀN THỂ

BAN TH.KÊ

BAN TIN HỌC

BAN TÀI CHÍNH

BAN KẾ TOÁN

BAN CHẾ ĐỘ

BAN QUẢN

LÝ VỐN ĐẦU TƯ

P.KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ

BAN XÂY DỰNG CƠ BẢN

BAN KẾ HOẠCH

P.KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ

BAN ĐB CHẤT LƯỢNG

BAN KỸ THUẬT

BAN TIỀN LƯƠNG

BAN ĐÀO TẠO

BAN Y TẾ BAN MARKETTING

BAN XUẤT N.KHẨU

BAN KINH DOANH

BAN KDXD NGOÀI NGÀNH

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam.

2.1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban.

* Chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng Đối ngoại.

Chức năng :

Văn phòng đối ngoại là một cơ quan tham mưu giúp việc cho Giám Đốc Công ty về công tác quản lý Hành chính, Đối nội, Đối ngoại, An ninh - An toàn

Nhiệm vụ:

- Quản lý hành chính, đối nội

+ Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình công tác của lãnh đạo công ty

+ Giải quyết các công việc, sự vụ theo sự ủy quyền của Giám đốc Công ty

+ Chủ trì, phối hợp các đầu mối trong các tác nghiệp có liên quan đến nhiều phòng ban, đơn vị Tiếp nhận và tổng hợp các đề xuất, kiến nghị của các phòng, ban, đơn vị trình Giám đốc Công ty

+ Theo dõi, tổng hợp hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, tổ chức

và ghi chép nội dung các cuộc giao ban của Công ty

+ Thực hiện công tác quản lý hanh chính, văn thư, lưu trư theo các

nguyên tắc, chế độ, quy định của Nhà nước và Công ty về công tác Văn thư lưu trữ, bảo mật

+ Quản lý đất đai, nhà cửa, trang thiết bị, hệ thống điện, nước thuộc khu vực cơ quan công ty Lập kế hoạch và tổ chức mua sắm, sửa chữa, tu bổ nhà cửa, các tài sản, trang thiết bị cơ quan Công ty

+ Hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng và kiểm tra việc thực hiện nghiệp vụ Văn phòng của các đơn vị trực thuộc Công ty

+ Thực hiện công tác quản lý xe ôtô của cơ quan Công ty, đảm bảo

phương tiện đi lại cho ban giám đốc và khối cơ quan, các đơn vị ra công tác tại công ty

- Nhiệm vụ Đối ngoại:

+ Giao dịch và quan hệ với các cơ quan Nhà nước, các tổ chức đoàn thể,

cá nhân trong nước và quốc tế đến liên hệ công tác

+ Tham gia xây dựng đề án, kế hoạch, chương trình hợp tác quốc tế và tổ chức thực hiện khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt Tổ chức các hội nghị trong nước và hội thảo quốc tế của Công ty

+ Chủ trì phối hợp với phòng TCCB làm thủ tục hành chính cho các đoàn

ra, đoàn vào theo phân cấp của Công ty

+ Tổ chức lễ tân, tiếp khách văn minh, lịch sự, chu đáo

+ Thực hiện công tác thông tin, tuyên truyền, quảng cáo với các cơ quan tuyên truyền thông tin đại chúng

- Nhiệm vụ pháp chế:

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty

Xăng dầu Hàng không Việt Nam.

+ Giúp Giám đốc Công ty về công tác pháp chế; bảo đảm tính pháp lý của các hợp đồng kinh tế, văn bản, thư từ giao dịch của Công ty

+ Tham gia đàm phán, ký kết và giải quyết các tranh chấp hợp đồng kinh

tế, thương mại quốc tế

- Nhiệm vụ An ninh – An toàn:

Đảm bảo an toàn an ninh an toàn trong trụ sở làm việc của Công ty.Giúp Chánh văn phòng Đối ngoại tham mưu cho Giám đốc Công ty vềcông tác An ninh - An toàn, phòng chống cháy nổ trong toàn Công ty

+ Soạn thảo nội quy an toàn, quy định về công tác An ninh - An toàn,phòng chống cháy nổ, công tác bảo vệ nội bộ trong công ty

+ Phổ biến các chủ trương, quy định của các cơ quan nghiệp vụ cấptrên cho các đơn vị trong Công ty

+ Tổ chức thực hiện và hướng dẫn nghiệp vụ An ninh - An toàn,phòng chống cháy nổ trong Công ty Hướng dẫn các đơn vị xây dựng cácphương án phòng chống cháy nổ tại các khu vực kho bãi, bồn bể, xe tra nạpcủa các xi nghiệp

+ Tổ chức huấn luyện về công tác bảo vệ nội bộ, An ninh - An toàn vàphòng chống cháy nổ

+ Theo dõi tình hình An ninh - An toàn và kiểm tra, giám sát việc thựchiện công tác An ninh - An toàn, phòng chống cháy nổ của các đơn vị trongCông ty

+ Tổ chức kiểm tra, xác minh các trường hợp nghi vấn, hoặc cáctrường hợp khác theo yêu cầu của công tác tổ chức cán bộ

+ Phối hợp với chính quyền công an địa phương ngăn ngừa, phòngchống các tệ nạn xã hội tại các địa bàn Công ty hoạt động

+ Kiểm tra nhắc nhở mọi người thực hiện các chế độ, nội quy an toàn,nội quy Phòng cháy chữa cháy và các quy định khác do Công ty đề ra

+ Tổ chức tuần tra canh gác, đảm bảo an toàn khu vực nhà điều hành củaCông ty

* Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Đảng – Đoàn thể.

- Đây là một cơ quan tham mưu, giúp việc cho Đảng uỷ, Giám đốc Công

ty về công tác Đảng, Đoàn thể và hướng dẫn các thông tư, nghị định , đườnglối của Đảng để Công ty hoạt động và phát triển theo đúng định hướng mà

Đảng đã đề ra Ngoài ra còn có nhiệm vụ xây dựng và phát triển Đảng trongquần chúng nội bộ Công ty làm cho chi bộ Đảng của Công ty ngày càng vững mạnh

- Phổ biến những thông tư, nghị định của Đảng, Đoàn

- Thường xuyên tổ chức các phong trào, hoạt động bề nổi của đoàn thanh niên tới các Đoàn viên trong Công ty: Thi đua khen thưởng, thể dục thể thao, tình nguyện, các chương trình văn nghệ…

* Chức năng và nhiệm vụ của phòng Thống kê Tin học.

- Làm công tác thống kê và nối mạng tin học trong quản lý

- Tham mưu cho Đảng uỷ, ban giám đốc về quản lý số liệu Xuất, Nhập, Tồn

- Xây dựng, quản lý, giám sát các định mức theo quy định

* Chức năng và nhiệm vụ của phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu.

- Biên dịch các tài liệu theo yêu cầu của Lãnh đạo công ty và các cuộcMeeting, hội nghị, hội thảo Chuẩn bị và cấp phát các tài liệu hội nghị, hội thảo của Công ty

- Giúp Giám đốc Công ty về công tác pháp chế, bảo đảm tính pháp lý của các hợp đồng kinh tế, văn bản, thư từ giao dịch của Công ty

- Tham mưu cho Đảng uỷ, ban Giám đốc:

+ Tổ chức đầu thầu nhà cung ứng

+ Thay mặt Giám đốc ký hợp đồng bán hàng

- Xuất nhập khẩu đảm bảo nguồn hàng hoá

- Quảng cáo, xây dựng các trang web, tổ chức hội nghị khách

hàng…

- Ban kinh doanh ngoài ngành:

+ Phát triển hệ thống các cửa hang bán lẻ

+ Tìm đối tác bán hàng trong lĩnh vực xăng dầu ngoài ngành

* Chức năng và nhiệm vụ của phòng Tổ chức Cán bộ.

- Giúp Lãnh đạo cơ quan phối hợp với các phòng ban xây dựng quychế làm việc của Công ty

- Làm công tác tổ chức nhân lực, tiền lương, các chế độ chính sách

- Đào tạo mới và tổ chức các lớp học về nghiệp vụ cho CBCNV

* Chức năng và nhiệm vụ của phòng Tài chính - Kế toán.

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty

Xăng dầu Hàng không Việt Nam.

+ Vay, thanh toán các khoản nợ vay đến hạn

- Ban kế toán thanh toán:

+ Thanh toán các khoản phí: Hội nghị, tiếp khách, xăng xe

+ Quyết toán hạng mục chương trình đã đầu tư

- Ban đầu tư vốn:

Phân tích tài chính các dự án đầu tư tại công ty và ra ngoài Công ty:mua, bán cổ phiếu, trái phiếu…

* Chức năng và nhiệm vụ của phòng Kế hoạch - Đầu tư.

+ Tập hợp hế hoạch của các phòng ban

- Ban xây dựng cơ bản:

+ Quản lý, giám sát các công trình xây dựng, dự án đầu tư

+ Hướng dẫn quy trình về đầu tư xây dựng, thủ tục đấu thầu

* Chức năng và nhiệm vụ của phòng Kỹ thuật - Công nghệ.

Giúp ban lãnh đạo về các mặt:

- Đảm bảo chất lượng xăng dầu: kiểm tra chất lượng các lô hàng nhập

về, tra nạp và tiếp lên tận máy bay

- Xây dựng quy trình quy định về kỹ thuật, phương tiện vận tải vàphương tiện tra nạp

- Tham gia các dự án về mặt kỹ thuật phương tiện.

2.1.5 Cơ cấu tổ chức phòng hành chính quản trị.

2.1.5.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng Đối ngoại

LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI

BAN THƯ KÝ

TẠP

VỤ

LỄ TÂN

ĐIỆN NƯỚC

TỔNG ĐÀI VĂN THƯ

LƯU TRỮ

ĐỘI XE BAN AN NINH

AN TOÀN BAN HÀNH CHÍNH

TỔ PHỤC VỤ

TỔ VĂN THƯ

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty

Xăng dầu Hàng không Việt Nam.

2.1.5.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận

a, Chánh Văn phòng.

- Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm điều hành toàn diện mọi hoạt động củaVăn phòng Đối ngoại

- Phụ trách công tác tổ chức, quản lý lao động, công tác thi đua, khen thưởng

- Trực tiếp quản lý, chỉ đạo Ban thư ký đối ngoại, Ban an ninh an toàn

- Thực hiện nhiệm vụ khác khi được Chánh văn phòng ủy quyền

- Trực tiếp quản lý, chỉ đạo Ban hành chính, Đội xe Văn phòng

c,Ban thư ký.

Chức năng:

Ban thư ký có chức năng giúp việc cho Lãnh đạo Công ty trong các mốiquan hệ điều hành sản xuất kinh doanh, tiếp khách giao dịch và các công tác đốingoại khác phục vụ mục đích sản xuất kinh doanh Giúp ChánhVăn phòng thựchiện công tác tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc Công ty thực hiệnchương trình công tác của Lãnh đạo Công ty

Nhiệm vụ:

+ Dự kiến kế hoạch, chương trình công tác tuần, quý, tháng, năm củaLãnh đạo Công ty và giúp Lãnh đạo Công ty thực hiện kế hoạch, chương trìnhcông tác đã được phê duyệt

+ Tiếp nhận, tổng hợp văn bản trình Lãnh đạo Công ty, phối hợp các đơn

vị trực thuộc Công ty thực hiện nhiệm vụ, chỉ thị của Lãnh đạo Công ty

+ Tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh phục vụ chocác cuộc họp giao ban tuần, tháng Phối hợp với các phòng ban chức năng cóliên quan chuẩn bị nội dung họp giao ban quý và các hội nghị khác của Công tytheo yêu cầu của Lãnh đạo

+ Tổng hợp kế hoạch năm của khối cơ quan công ty

+ Biên dịch, phiên dịch các tài liệu của lãnh đạo Công ty và các cuộc họphội nghị, hội thảo, meeting khi có yêu cầu, chuẩn bị và cấp phát các tài liệu hộinghị hội thảo của Công ty

+ Làm các thủ tục hành chính cho các đoàn ra, đoàn vào.

+ Thực hiện công tác thông tin, tuyên truyền, quảng cáo với các cơ quantuyên truyền thông tin đại chúng

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao

d, Ban hành chính.

Chức năng

Ban hành chính có chức năng giúp Chánh Văn phòng tham mưu choGiám Đốc Công ty quản lý công tác Hành chính, Văn thư lưu trữ của Cơ quanCông ty, hướng dẫn nghiệp vụ Hành chính, Văn thư cho các đơn vị thuộc Công

ty Giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác quản lý, sử dụng tài sản, vật tư,thiết bị của Cơ quan Công ty, tạo điều kiện và môi trường làm việc tốt cho cán

bộ công nhân viên, đảm bảo trật tự, an ninh trong cơ quan Công ty

Nhiệm vụ

+ Thực hiện công tác nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ - Bảo mật theo quyđịnh quy chế của Nhà nước và của Công ty, tổ chức thực hiện thống nhất việcban hành, phát hành tài liệu, văn bản của Cơ quan Công ty theo quy định

+ Tiếp nhận, phân loại và trình Lãnh đạo Văn phòng văn bản đến.Chuyển văn bản đến các đơn vị có chức năng được giao theo dõi và thực hiệnnội dung văn bản

+ Thực hiện thống nhất chế độ quy định của Nhà nước và của Công ty vềcông tác Văn thư – Lưu trữ - Bảo mật; kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư –Lưu trữ các đơn vị trực thuộc Công ty; xây dựng kế hoạch công tác lưu trữ hàngnăm của ngành, theo dõi kiểm tra, đôn đốc thực hiện kế hoạch; tổ chức thu nhậntài liệu lưu trữ ở các phòng ban Cơ quan Công ty thuộc nguồn nộp lưu vào kholưu trữ Công ty để quản lý và khai thác

+ Quản lý và sử dụng các con dấu của Công ty, Văn phòng Công ty vàcác con dấu chức danh theo đúng quy định của pháp luật

+ Sao chụp tài liệu để ban hành văn bản phục vụ hội nghị do cơ quan củaCông ty tổ chức

+ Vận hành chế độ điện thoại, fax của Công ty

+ Mua vé máy bay, sách báo, văn phòng phẩm cho cơ quan Công ty.+ Quản lý tài sản, đất đai, nhà cửa của Cơ quan Công ty (bao gồm trụ sởlàm việc và trang thiết bị)

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty

Xăng dầu Hàng không Việt Nam.

+ Quản lý, vận hành, bảo dưỡng hệ thống điện, nước, điều hòa nhiệt độ

và các thiết bị khác tại trụ sở Cơ quan Công ty

+ Kiểm tra, theo dõi, quản lý trang thiết bị, tài sản các phòng ban làmviệc tại trụ sở Công ty; lập kế hoạch mua sắm và sửa chữa hàng năm đối với tàisản, trang thiết bị của Cơ quan công ty

+ Đảm bảo vệ sinh, cảnh quan môi trường tại trụ sở cơ quan Công ty,phòng làm việc của Lãnh đạo Công ty và phòng họp Hướng dẫn, đôn đốc, nhắcnhở các đơn vị trong cơ quan thực hiện nếp sống, làm việc văn minh, gọn gàng,ngăn nắp theo nội quym quy định của Cơ quan Công ty

+ Bảo đảm, duy trì trật tự, an ninh trơng cơ quan Công ty, phòng chốngcháy nổ, bão lụt; phối hợp với địa phương về công tác an ninh trật tự, quốcphòng

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao

* Tổ phục vụ:

Chức năng chung

Nhân viên tổ phục vụ có chức năng giúp Trưởng ban Hành chính thựchiện công tác quan lý, sử dụng thiết bị của cơ quan Công ty, tạo điều kiện vàmôi trường làm việc tốt trong cơ quan Công ty

Nhân viên phòng lễ tân đảm nhiệm ba nhiệm vụ chính đó là:

+ Đón và hướng dẫn khách đến làm việc tại trụ sở Cơ quan Công ty.+ Quản lý sắp xếp phòng phục vụ hội họp

+ Dọn phòng làm việc của Ban Giám đốc

* Tổ văn thư:

Tổng đài

Chức năng:

Nhân viên Tổng đài có chức năng đảm nhiệm các nhiệm vụ liên quan tớiđiện thoại và Fax.

Nhiệm vụ:

Nhiệm vụ chủ yếu của nhân viên tổng đài là:

+ Nhận và chuyển điện thoại từ ngoài cơ quan tới các phòng ban trong côngty

+ Nhận, chuyển Fax từ ngoài tới cơ quan Công ty và Fax đi khi có yêucầu từ các phòng ban

Văn thư - Lưu trữ

Chức năng:

Tổ Văn thư - Lưu trữ ban Hành chính Đối ngoại là bộ phận chuyên môngiúp việc có chức năng giúp Chánh văn phòng Đối ngoại tham mưu cho Giámđốc Công ty quản lý và tổ chức thực hiện công tác Văn thư - Lưu trữ

Nhiệm vụ và quyền hạn:

 Nhiệm vụ và quyền hạn trong công tác văn thư:

+ Cán bộ Văn thư căn cứ quy định của pháp luật, giúp Chánh Văn phòngĐối ngoại xây dựng các chế độ, quy định của Công ty về công tác Văn thư –Lưu trữ

+ Giúp Chánh văn phòng đối ngoại xây dựng kế hoạch trình Giám đốcCông ty phê duyệt để tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các chế độ,quy định về công tác Văn thư - Lưu trữ đối với các đơn vị, cơ quan trực thuộcCông ty

+ Giúp Chánh Văn phòng đối ngoại xây dựng kế hoạch trình giám đốcphê duyệt để chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và Công nghệ vàocông tác Văn thư - Lưu trữ

+ Phối hợp với phòng Tổ chức – Cán bộ và các đơn vị, cơ quan trựcthuộc Công ty hàng năm tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn Vănthư -Lưu trữ cho cán bộ, nhân viên trong công ty

+ Tổ chức thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về Văn thư - Lưu trữ theoquy định

+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

+ Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân liên quan

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty

Xăng dầu Hàng không Việt Nam.

+ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày, ghi số và ngàytháng, đóng dấu và đóng mức mật, khẩn

+ Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyểnphát văn bản đi

+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu sử dụng bản lưu

+ Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản

+ Làm thủ tục cấp giấy giới thiệu giấy đi đường cho CBCNV khối cơquan Công ty

+ Bảo quản, sử dụng con dấu của Công ty và các loại con dấu khác

+ Các nhiệm vụ khác liên quan đến công tác văn thư

 Nhiệm vụ và quyền hạn trong công tác lưu trữ:

+ Hướng dẫn và kiểm tra các phòng chức năng Cơ quan, các đơn vị trựcthuộc Công ty thực hiện thống nhất chế độ quy định, nguyên tắc về quản lýcông tác - Lưu trữ và tài liệu lưu trữ

+ Tổ chức ứng dụng khoa học công nghệ vào quản lý công tác lưu trữ vàtài liệu lưu trữ trong phạm vi Công ty

+ Lập kế hoạch kho tàng, mua sắm thiết bị và dự trữ kinh phí thườngxuyên của lưu trữ Công ty

+ Thu thập bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từcác phòng chức năng cơ quan, các đơn vị trực thuộc đến thời hạn nộp và lưuvào kho lưu trữ Công ty

+ Quản lý Kho lưu trữ Công ty

+ Thực hiện chế độ thống kê và bảo quản an toàn tài liệu dự trữ