ĐỀ XUẤT MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG

Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được đó, mặc dù đã có sự quan tâm giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo Công ty cũng như sự nỗ lực của các nhân viên trong phòng văn thư, xong do nhiều y

ĐỀ XUẤT MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG

I CÁC KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG.

Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng là một Công ty được khách hàng đánh giá cao bởi chất lượng các sản phẩm, dịch vụ cũng như thái độ phục vụ của tập thể CBCNV trong toàn Công ty Để tiếp tục củng cố, phát huy và tạo dựng niềm tin đối với khách hàng về hình ảnh của doanh nghiệp, Ban lãnh đạo Công ty một mặt không ngừng đẩy mạnh công tác quảng cáo tiếp thị về các dịch vụ dưới nhiều hình thức Mặt khác tích cực công tác sửa chữa, nâng cấp cơ sở hạ tầng, mua sắm trang thiết bị nhằm hiện đại hóa công tác xây lắp các công trình điện…thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên, tích cực chăm lo cho công tác văn phòng Nhờ vậy mà công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan trong thời gian qua đã không ngừng được cải thiện đảm bảo cho quá trình xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý sử dụng văn bản, lưu trữ hồ sơ tài liệu và quản lý sử dụng con dấu cơ quan một cách nhanh chóng, chuẩn xác, kịp thời, an toàn và bảo mật Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được đó, mặc dù đã có sự quan tâm giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo Công ty cũng như sự nỗ lực của các nhân viên trong phòng văn thư, xong do nhiều yếu tố

mà công tác này vẫn còn tồn tại một số khuyết điểm thiếu sót cần phải khắc phục,

bổ sung để từng bước đưa vào nề nếp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ đáp ứng được yêu cầu quản lý và theo kịp với sự phát triển của công nghệ thông tin

Là một sinh viên thực tập em nhận thấy mình cần phải có trách nhiệm đối với việc hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ ở Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng Bên cạnh đó đây cũng là lần thử sức đầu tiên sau 4 năm học tập và nghiên cứu tại trường đại học của mình, cho nên em muốn làm thật tốt, thể hiện

những gì mình đã lĩnh hội được từ kiến thức sách vở cùng những kinh nghiệm thực

tế mà em học được từ các cô chú làm việc tại phòng văn thư Công ty, đồng thời căn cứ vào những thực trạng còn tồn tại trong công tác văn thư mà em nhận thấy

qua thời gian đi thực tế của mình, em xin mạnh dạn đề xuất “Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng”

1 Tổ chức sắp xếp nhân sự tại phòng văn thư một cách khoa học

Công tác văn thư là một trong những khâu trọng yếu, mắt xích quan trọng trong toàn bộ hoạt động của khối văn phòng Làm tốt công tác này cũng có nghĩa

là tạo điều kiện giúp cho công việc của Công ty tiến hành nhanh chóng, thuận lợi Nhưng thực tế cho thấy rằng công tác văn thư có được thực hiện nhanh chóng, chính xác, kịp thời, bí mật hay không là phụ thuộc phần lớn vào cán bộ văn thư, năng lực và trình độ của họ sẽ tác động trực tiếp tới chất lượng và hiệu quả công việc Hiện tại phòng văn thư Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng có 2 nhân viên, người thứ nhất là phó phòng TCHC đồng thời là cán bộ văn thư - lưu trữ kiêm nhân viên văn phòng và các công việc sự vụ khác, người còn lại là nhân viên văn phòng, nhưng người này không được giao việc mà chỉ có nhiệm vụ thu tiền điện vào tuần thứ tư của tháng Vào thời điểm Công ty tổ chức nhiều cuộc họp, hội nghị, ngày lễ như họp hội đồng quản trị, họp cán bộ công nhân viên hoặc tổ chức ngày 8 – 3 cho các nhân viên nữ trong Công ty…khối lượng công việc của phòng văn thư tăng lên rất nhiều Phó phòng TCHC phải đảm nhiệm nhiều công việc và thường xuyên không có mặt tại phòng văn thư để giải quyết công việc, làm cho công việc tại phòng bị ngưng trệ, điều này làm ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động của toàn Công ty Trước thực trạng trên em cho rằng Công ty phải tổ chức sắp xếp lại nhân sự tại phòng văn thư một cách khoa học để phòng văn thư hoạt động có hiệu quả hơn, đồng thời thúc đẩy hoạt động của toàn Công ty ngày càng đi lên Hướng sắp xếp lại nhân sự tại phòng văn thư như sau:

- Đối với phó phòng tổ chức hành chính: Cán bộ này tuy đã có kinh nghiệm

nhiều năm công tác, nhưng chưa được đào tạo cơ bản về nghiệp vụ văn thư - lưu

trữ, đôi khi giải quyết công việc còn theo cảm tính, hơn nữa người này phải đảm nhiệm quá nhiều công việc nên các văn bản giấy tờ tại phòng văn thư thường không được xử lý kịp thời Vì vậy Công ty nên giảm bớt công việc của cán bộ này, chủ yếu là các công việc sự vụ để cán bộ này tập trung phụ trách công tác văn thư – lưu trữ và công tác quản lý Mặt khác phó phòng TCHC năm nay 52 tuổi nhưng người này vẫn còn khỏe mạnh và minh mẫn nên Công ty có thể tạo điều kiện cho cán bộ này theo học các lớp bồi dưỡng ngắn hạn nâng cao nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, nhằm nâng cao chất lượng của công tác này

- Đối với nhân viên văn phòng còn lại: Công ty nên giao thêm việc cho nhân

viên này Trước kia nhân viên này đã từng là nhân viên kế toán nên Công ty có thể giao cho người này đảm nhận các công việc văn phòng và các công việc sự vụ phù hợp với khả năng của họ

Ngoài ra, Công ty cũng nên có kế hoạch tuyển thêm một cán bộ trẻ tuổi có

năng lực, trình độ được đào tạo chính qui về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ trong các trường đại học, có khả năng sử dụng thành thạo những thiết bị văn phòng hiện đại như máy vi tính, máy in, máy fax cùng tham gia công việc và làm đội ngũ kế cận cho công tác sau này

2 Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ văn thư – lưu trữ.

Con người chính là nguồn tài nguyên quí giá, là nhân tố quan trọng quyết định

sự tồn tại của các doanh nghiệp Con người là tài sản lớn của doanh nghiệp, chỉ những doanh nghiệp nào biết khai thác sử dụng một cách có hiệu quả cả thể lực và trí lực của con người thì doanh nghiệp đó sẽ thành công trong mọi lĩnh vực Tất cả mọi hoạt động của Công ty đều không thể thiếu đôi bàn tay và trí óc của con người Trong công tác văn thư lưu trữ cũng vậy, ngoài sự quan tâm giúp đỡ của Ban lãnh đạo về mọi mặt như điều kiện làm việc, trang thiết bị hiện đại phục vụ tốt cho công việc thường xuyên, tích cực đào tạo bồi dưỡng trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ văn thư là tất yếu Để góp phần hoàn thành và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao thì bản thân người cán bộ văn thư phải được trang bị một số kiến thức, kỹ năng cơ bản sau

- Đào tạo bồi dưỡng nâng cao kỹ thuật sử dụng các phương tiện tin học cho nhân viên văn thư

Qua thời gian thực tế tại phòng văn thư Công ty em nhận thấy vấn đề tồn tại lớn nhất ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, chất lượng và tiến độ công việc đó là trình độ vi tính của cán bộ văn thư còn yếu Mặc dù Ban lãnh đạo Công ty đã trang

bị cho phòng văn thư bộ máy vi tính cùng các thiết bị phụ trợ tương đối hiện đại để phục vụ đắc lực cho công việc Xong những nhân viên đó đã chưa tận dụng được khả năng vốn có của máy vi tính để phục vụ cho công việc của mình mà họ vẫn giải quyết công việc theo phương pháp thủ công, rất tốn thời gian mà không hiệu quả Do đó mà việc đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ vi tính cho cán bộ văn thư là việc làm cấp bách cần phải thực hiện ngay, Ban lãnh đạo Công ty nên có kế hoạch chỉ đạo sát sao công tác này, cụ thể trực tiếp mở các khóa đào tạo tin học ngắn hạn (từ 3 đến 6 tháng) ngay tại Công ty, sau đó lần lượt cử nhân viên trong phòng văn thư luân phiên đi học Trường hợp nếu không tự tổ chức được thì ban lãnh đạo nên tạo điều kiện về mặt thời gian, kinh phí để cán bộ văn thư có thể đi học tại các trung tâm tin học Hơn nữa hiện nay Công ty đã nối mạng internet cho toàn Công ty như vậy phòng văn thư cũng có điều kiện hiểu biết thêm về sự phát triển của mạng lưới truyền tin trên toàn cầu

- Nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản cho cán bộ văn thư

Soạn thảo văn bản là một trong những công việc chính mà cán bộ văn thư phải đảm nhiệm Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng cán bộ văn thư không phải soạn thảo nhiều văn bản nhưng văn bản mà họ soạn thảo đều là những văn bản quan trọng đòi hỏi cao về kỹ thuật trang trí cũng như nội dung văn bản Tuy nhiên qua tìm hiểu em được biết hiện cán bộ văn thư của phòng văn thư chưa được đào tạo một cách cơ bản nên nhiều khi soạn thảo một văn bản họ phải sửa lại rất nhiều lần, cách hành văn còn chưa đạt yêu cầu, hơn nữa đối với những văn bản quan trọng của Ban giám đốc thì chủ yếu là do một nhân viên của phòng nhân sự giúp cùng soạn thảo Chính vì thế theo em để bổ trợ nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản cho cán bộ văn thư là vấn đề cần thiết, góp phần đáng kể vào việc nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Công ty Trước mắt việc tự học tự nghiên cứu

là rất cần thiết, cán bộ văn thư tổng hợp có thể nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản của mình qua các sách tham khảo về công tác văn thư – lưu trữ và thư ký tổng hợp,

tự đúc kết kinh nghiệm qua các lần soạn thảo, trao đổi kinh nghiệm với đồng nghiệp hoặc những người có chuyên môn về lĩnh vực này tại các bộ phận trong Công ty Tóm lại phương pháp tự đào tạo là cơ sở tốt cho việc nâng cao kỹ năng soạn thảo

- Nâng cao kỹ năng giao tiếp tại văn phòng và giao tiếp qua điện thoại

Giao tiếp tại văn phòng và qua điện thoại là công việc hàng ngày của cán bộ văn thư Qua giao tiếp (có thể là giao tiếp tại văn phòng hay qua điện thoại) người

ta có thể trao đổi trực tiếp về mọi vấn đề một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cũng như kinh phí đi lại…Nhưng giao tiếp như thế nào để có hiệu quả và thể hiện bạn là người hiểu biết, văn minh, lịch sự, điều đó dựa vào khả năng và nghệ thuật giao tiếp của mỗi người Trên thực tế cán bộ văn thư – lưu trữ tại phòng văn thư chưa làm được điều này, khi gặp áp lực công việc thì họ có thái độ phục vụ chưa phù hợp với khách đến liên hệ công tác hoặc nhân viên từ các phòng khác đến xin dấu…Trước thực trạng trên Công ty nên tạo điều kiện cho cán bộ văn thư – lưu trữ học thêm các lớp bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp như: kỹ năng nói, kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, kỹ năng viết…để nâng cao hiệu quả của công tác này

3 Bố trí sắp xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc

Nơi làm việc chính là “thế giới riêng” của mỗi nhân viên văn phòng nói chung

và cán bộ văn thư nói riêng Tổ chức bố trí nơi làm việc nhằm tạo hứng thú cũng như môi trường và điều kiện làm việc một cách thuận tiện, hiệu quả nhất đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc được liên hoàn, đảm bảo tính dây chuyền, khoa học Chính vì vậy việc bố trí, sắp xếp và bài trí nơi làm việc là một trong những nhân tố quyết định tới chất lượng, hiệu quả công việc Do đó trong quá trình tiến hành sắp xếp nơi làm việc cần phải đảm bảo các yếu tố sau:

- Bàn làm việc nên sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp

- Bàn làm việc ngổn ngang thiếu ngăn nắp là một trong những nhân tố gây tâm lý chán trường, giảm hứng thú làm việc của nhân viên Trong thực tế bàn làm việc ở nhiều nơi người ta luôn để giấy tờ chất đống lên bàn nhằm chứng tỏ mình

là người quan trọng, luôn là người bận rộn Nhưng kết quả thì ngược lại khi đống giấy tờ càng cao thì văn thư sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc xác định văn bản nào cần giải quyết trước và văn bản nào đã giải quyết xong Do vậy để khắc phục tình trạng này tạo điều kiện giải quyết công việc nhanh gọn và chính xác hơn, nhân viên văn thư cần chú ý đến những vấn đề sau:

- Chỉ để trên bàn làm việc những giấy tờ liên quan,cần thiết

- Những hồ sơ tài liệu sau khi đã giải quyết xong hãy chuyển ngay đi

- Tất cả những tài liệu lưu trữ không nên để trên bàn mà hãy sắp xếp vào các

tủ, kệ, giá

- Đối với những giấy tờ chưa giải quyết thì xếp gọn vào ngăn bàn

- Tóm lại việc bố trí, sắp xếp gọn gàng bàn làm việc chính là yếu tố kích thích tâm trạng cũng như sự hứng khởi, tư duy sáng tạo của nhân viên văn thư

- Tạo tâm lý thoải mái và tư thế làm việc cho nhân viên

- Để nâng cao năng suất, chất lượng công việc và tránh được hội chứng căng thẳng thần kinh có thể trên bàn làm việc của nhân viên văn thư nên đặt một

lọ hoa,bày một tấm hình nhỏ, những điều đó phải tuân theo những nguyên tắc nhất định, đừng bao giờ biến nơi làm việc như nhà riêng hoặc phòng riêng của mình

- Một nguyên tắc chung khi sắp xếp vật dụng là hãy để chúng trong tầm tay để thuận tiện khi sử dụng, hạn chế tối đa những động tác thừa Cụ thể:

- Đối với bàn của nhân viên thực hiện công tác xử lý và quản lý văn bản thì nên sắp xếp các vật dụng sau: Đầu bàn bên trái là điện thoại, dưới là cuốn danh bạ điện thoại Bên phải là các sổ văn bản đi, đến Trước mặt là khoảng trống để viết, nên dùng loại bút cắm cố định xuống mặt bàn để khỏi rơi hay nhiều lúc theo thói quen hay cầm đi chỗ khác Hộp ghim, kéo, tem nên để ở dưới ngăn kéo Tất cả các con dấu (dấu cơ quan, dấu chức tư, dấu nghiệp vụ ) đều đặt ở phía bên phải vừa tầm tay với của nhân viên

- Đối với bàn làm việc của nhân viên sử dụng máy vi tính nên sử dụng bàn làm việc chữ L và ghế xoay có bánh xe để thuận tiện cho việc di chuyển Nên xếp máy tính đầu tiên ở đầu bên phải, tiếp đó là máy in, máy Fax

4 Lưu trữ tập trung hồ sơ, tài liệu của cơ quan.

- Đối với vấn đề lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong cơ quan, xí nghiệp, các tổ chức kinh tế…thì cục lưu trữ quốc gia có qui định là tất cả mọi giấy tờ, tài liệu chung của cơ quan về nguyên tắc đều phải lưu trữ tập trung, quản lý thống nhất ở một địa điểm trong cơ quan Tuy nhiên trong thực tế có rất ít doanh nghiệp thực hiện và thực hiện một cách nghiêm chỉnh qui định này mà hầu hết các doanh nghiệp đều lưu trữ hồ sơ, tài liệu rải rác tại các phòng ban, Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng cũng nằm trong số đó

- Do đó để khắc phục những tồn tại trên, thì những tài liệu chung của Công ty nên tiến hành thêm kênh lưu trữ tập trung để thuận tiện cho việc bảo quản cũng như khi cần tra tìm thì được nhanh chóng Đối với Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng thì công việc này gặp một chút khó khăn vì diện tích các phòng ban ở Công ty tương đối nhỏ, phòng TCHC lại được tách thành 2 phòng là phòng văn thư và phòng nhân sự, nhưng trên thực tế Công ty vẫn còn một phòng làm trung tâm ứng dụng công nghệ thông tin khá rộng và phòng này thường ít sử dụng, hơn nữa nó có vị trí gần với phòng văn thư lưu trữ Do đó Ban lãnh đạo Công ty có thể dùng phòng ứng dụng công nghệ thông tin làm kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu của

cơ quan và chuyển phòng ƯDCNTT ra phía sau của dãy phòng ban, cùng dãy với văn phòng của các xí nghiệp thành viên Việc trông coi quản lý giao cho phòng văn thư đảm nhiệm, cụ thể cách bố trí phòng lưu trữ tập trung như sau:

Bộ phận lưu trữ

Văn bản kế hoạch kỹ thuật

Văn bản kế toán tài vụ

Văn bản tổ chức hành chính

Sơ đồ số 5: Cách bố trí phòng lưu trữ tập trung

DANH MỤC HỒ SƠ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG

Năm 2008

TRƯỞNG PHÒNG TCHC

Cán bộ văn thư – lưu trữ có thể lập danh mục hồ sơ để có thể quản lý theo dõi và xác định vị trí của hồ sơ trong tủ hoặc trong ngăn

Bảng số 27: Mẫu danh mục hồ sơ

Cuối mỗi năm, cán bộ lưu trữ phải kiểm tra lại các tài liệu hồ sơ mình đang giữ Xem tài liệu nào đến hạn phải hủy bỏ, những tài liệu nào bị hủy, không cần thiết thì tiến hành các thủ tục để tiêu hủy tài liệu Đây là việc làm thường xuyên đối với các kho lưu trữ đòi hỏi phải thực hiện một cách thận trọng và theo qui trình thẩm định, kiểm tra chặt chẽ Trước khi tiêu hủy tài liệu phải lập hội đồng đánh giá tài liệu lưu trữ Hội đồng tiêu hủy tài liệu gồm 03 người: 01 người đại diện cho phòng có tài liệu lưu trữ, văn thư trông coi phòng lưu trữ và trưởng phòng TCHC Nếu những hồ sơ, tài liệu không cần thiết, hết thời hạn bảo quản sẽ được tiêu hủy Sau khi tiêu hủy phải lập biên bản tiêu hủy theo mẫu đã qui định

Tóm lại, với mọi doanh nghiệp nói chung và với Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng nói riêng thì việc tổ chức phòng lưu trữ tập trung là điều tất

yếu cần phải triển khai ngay nhằm đảm bảo cho việc giữ gìn, bảo quản hồ sơ cũng như tiện lợi cho việc truy tìm tài liệu.

5 Mẫu hóa các loại sổ sách theo qui định của Nhà nước

Công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng tồn tại nhiều bất hợp lý Do trong quá trình xử lý công việc cán bộ văn thư còn theo thói quen, theo ý kiến chủ quan của mình đặc biệt trong việc lập các loại sổ sách Như đã trình bày ở phần thực trạng các mẫu sổ mà cán bộ văn thư đã lập để quản lý văn bản đi, văn bản đến chưa theo mẫu sổ chung của Nhà nước qui định Việc lập các mẫu sổ theo qui định của Nhà nước sẽ rất thuận tiện cho việc kiểm tra của các ban ngành cũng như tại sự thống nhất trong công việc quản lý văn bản, giấy tờ của công tác văn thư – lưu trữ

II CƠ SỞ ĐỂ THỰC HIỆN GIẢI GIÁP

Công tác văn thư lưu trữ là công tác có vị trí đặc biệt quan trọng trong hoạt động của mọi doanh nghiệp nói chung và Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng nói riêng Thực hiện tốt công tác văn thư – lưu trữ không những phục

vụ đắc lực cho công tác quản lý, chỉ đạo mà còn phục vụ cho việc bảo quản, khai thác tối ưu nguồn thông tin quí giá được hình thành trong quá khứ Do đó, xuất phát từ tình hình thực tế trong công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu

tư Xây lắp điện Hải Phòng thì việc nâng cao hiệu quả và chất lượng cho công tác này là hết sức cần thiết Nhưng để thực hiện và thực hiện tốt các giải pháp trên thì đòi hỏi phải có sự trợ giúp thường xuyên tích cực từ nhiều phía

1 Sự quan tâm, chỉ đạo và tạo điều kiện của Ban lãnh đạo Công ty.

Sự động viên, khích lệ tinh thần của Ban lãnh đạo Công ty là nguồn động lực lớn lao tiếp thêm sức mạnh cũng như khả năng tư duy trong công việc đối với cán

bộ văn thư Người lãnh đạo chỉ có thể thành công trong lĩnh vực quản lý con người, tài sản quí giá của mỗi doanh nghiệp khi họ biết vận dụng sáng tạo, kết hợp một cách linh hoạt, khéo léo các phương pháp quản lý con người, cụ thể người lãnh đạo một mặt tích cực chăm lo đến đời sống vật chất cũng như đời sống tinh thần cho CBCNV, tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên thể hiện năng lực của mình Mặt khác chủ động tạo mối quan hệ gần gũi với nhân viên, lắng nghe, tiếp thu, mọi