Các nguyên tắc quản lý dự án

Kết thúcl àm việc với chủ đề này, bạn sẽ có khả năng tốt hơn trong:Đánh giá các ý tưởng trước khi chúng trở thành dự ánSử dụng các công cụ và kế hoạch hoạch định mang tính cấu trúc để xây dựng các kế hoạch thực thi dự án với sự cân bằng chi phí.

Việc quản lý dự án là một nguyên tắc Nó bao gồm các quy tắc, các phương pháp cũng như các kỹ thuật được xây dựng một cách chuyên biệt nhằm xử lý những công việc mang tính thách thức đối với quá trình quản lý dự án từ khái niệm cho đến khi hoàn tất. 2

DỰ ÁN TIẾN TRIỂN NHƯ THẾ NÀO?

Ý tưởng Giới hạn cơ hội dự án Tập hợp dự án đã giới hạn

Ưu tiên Dự án Lựa chọn dự án

Thực hiện dự án Quản lý Danh mục

4

Ý TƯỞNG:

DỰ ÁN BẮT NGUỒN NHƯ THẾ NÀO?

5

Thực hiện thay đổi chiến lược

Thực hiện Dự án thành công là chìa khoá đáp ứng mục tiêu của chiến lược kinh doanh

QUẢN TRỊ DANH MỤC DỰ ÁN

 Các công ty phải phát triển các chiến lược để đánh giá và

tái đánh giá việc sử dụng nguồn lực

 Mỗi cách sử dụng nguồn lực chính là một quá trình đầu

tư cho tương lai

 Một số quá trình đầu tư đã hiện hữu trong các dự án

7

Ý TƯỞNG HÌNH THÀNH DỰ ÁN

° Nhu cầu thị trường : Các sản phẩm và dịch vụ mới, thị trường mới

° Nhu cầu kinh doanh mới : sự mở rộng, hoạt động kinh doanh mới, bố trí lại hoạt động kinh doanh

° Nhu cầu tổ chức

° Lời đề nghị hoặc sự đặt hàng của khách hàng

° Các lợi thế công nghệ

° yêu cầu luật định

° Các tác động đến môi trường sinh thái

° Sự phát triển các nhu cầu xã hội: Trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp (CSR)

 Dự án không liên quan tới mục tiêu chiến lược

 Quá nhiều bên cung mà không chú ý đến bên cầu

 Triển khai quá nhiều, nghiên cứu chưa đủ

 Quá nhiều dự án ngắn hạn và không đủ dự án dài hạn

10

‘‘NHIỀU HƠN KHÔNG CÓ NGHĨA

LÀ TỐT HƠN ÍT HƠN ĐÔI KHI LÀ

TỐT HƠN”

ƯU TIÊN DANH MỤC DỰ ÁN

11

ƯU TIÊN DỰ ÁN

 Doanh nghiệp thực hiện Ưu tiên dự án như thế nào?

 Tại sao chúng ta ưu tiên Danh mục Dự án?

 Yêu cầu của Ưu tiên Dự án?

12

ƯU TIÊN DỰ ÁN

 Điều hành dự án yêu thích và hứa hẹn qua loa

 Cách tiếp cận và trình bày không nhất quán

 Kéo dài sự chấp thuận dự án vì nhầm lẫn và đùn đẩy trách nhiệm chính trị

Đôi khi doanh nghiệp thực hiện Ưu tiên như thế nào?

ƯU TIÊN DỰ ÁN

 Vỉ sự cạnh tranh gay gắt cho nguồn tài nguyên có hạn

 Doanh nghiệp thiếu các mô hình xếp hạng ưu tiên dự án

 Doanh nghiệp làm thế nào đưa ra quyết định thuyết phục về

các đề nghị dự án để ưu tiên dành sự quan tâm quản lý cho các

dự án canh tranh nhau này

Tại sao chúng ta ưu tiên Danh mục Dự án?

ƯU TIÊN DỰ ÁN

 Không mang tính chính trị

 Không bị sai lệch chức năng

 Quy trình được chuẩn hoá

 Không mang tính chủ quan

 Không ý nghĩa Thắng/ Thua

 Không mất thời gian

 Không nhầm lẫn

Yêu cầu của Ưu tiên Dự án:

ƯU TIÊN DỰ ÁN

LỰA CHỌN DỰ ÁN VÀ CÁC TIÊU CHUẨN CHỌN LỰA

– Một trong nhiều quyết định liên quan đến

quản lý dự án

– Khi nào cần đến?

• Có nhiều dự án muốn thực hiện nhưng

nguồn lực sẵn có là có giới hạn

• Có nhiều phương án cạnh tranh nhau

được đưa ra để thực hiện dự án

– Các loại mô hình lựa chọn dự án

• Các mô hình định tính

• Các mô hình định lượng

 Chi phí thấp (Low cost)

(Jack R.Meredith, Samuel J.Mantel, JR – 2003)

 Dễ vi tính hóa (Easy computerization)

17

ƯU TIÊN DỰ ÁN

Lựa chọn dự án và các tiêu chuẩn chọn lựa

BẢN CHẤT CỦA CÁC MÔ HÌNH

LỰA CHỌN DỰ ÁN

1. Các mô hình không thực hiện việc ra quyết định – đây chính là

hoạt động của con người

 Nhà quản lý chứ không phải mô hình chịu trách nhiệm cho quyết

định đó

 Nhà quản lý có thể “giao phó” các nhiệm vụ ra quyết định cho một

mô hình, nhưng trách nhiệm thì không thể bị chối bỏ

2. Tất cả các mô hình, dù là công phu, cũng chỉ thể hiện một

phần thực tế mà nó muốn phản ánh

 Không có một mô hình nào cho ra một quyết định tối ưu

Do đó xây dựng một mô hình lựa chọn dự án phải đáp ứng

hai đặc tính trên và phải đánh giá được các dự án tiềm năng với mức độ mà nó đáp ứng các mục tiêu của công ty 18

3. Xác định tác động có thể có của dự án đối với khả

năng cạnh tranh của tổ chức

CÁC LOẠI MÔ HÌNH LỰA CHỌN DỰ ÁN

1 Các mô hình định tính

 Con bò thiêng (The Saccred Cow)

 Dự án được đề nghị bởi người có quyền lực cao nhất trong tổ chức

 Sự cần thiết cho hoạt động (The Operating Necessity)

 Nếu một trận lụt đang đe dọa nhà máy, một dự án xây dựng đê bao bảo vệ không yêu cầu nhiều đánh giá chính thức

 Đối diện với cạnh tranh (The Competitive Necessity)

 Dự án được thực hiện nhằm duy trì vị thế cạnh tranh của công ty trên thị trường

 Mở rộng dây chuyền sản xuất

 Một dự án phát triển và phân phối các sản phẩm mới sẽ được đánh giá theo mức độ mà nó đáp ứng dây chuyền sản xuất hiện hữu của công ty  tác động đến kết quả thực hiện tổng thể của hệ thống

CÁC LOẠI MÔ HÌNH LỰA CHỌN DỰ ÁN

2. Các mô hình định lượng

2.1 Lợi nhuận: NPV, IRR, PP, B/C

 Dưa trên việc phân tích ngân lưu của dự án

 Giá trị tiền tệ theo thời gian: Suất chiết khấu

 Câu hỏi cơ bản :

 Dự án có đáng giá hay không ?

 Làm thế nào để lựa chọn dự án tốt nhất từ danh mục dự án?

2.2 Mô hình tính điểm

 Mô hình không dùng trọng số theo các yếu tố 0-1

 Mô hình tính điểm không đánh trọng số

 Mô hình tính điểm có trọng số

22

MẪU ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN -MÔ HÌNH CHO ĐIỂM 0 -1

Không yêu cầu XD nhà máy mới X

Không yêu cầu các chuyên viên kỹ thuật mới X Không suy giảm chất lượng sản phẩm cuối cùng X

Có thể quản lý dự án với nhân sự hiện tại X Không yêu cầu tái cơ cấu tổ chức X

Tỷ suất lợi nhuận sau thuế lớn hơn 15% X

Ước tính lợi nhuận hàng năm lớn hơn $250.000 X

Phù hợp với việc kinh doanh hiện tại X Tác động lên hình ảnh công ty

TỔNG CỘNG 7 4

-M Ô HÌNH C HO ĐIỂM CÓ ĐÁNH TRỌNG SỐ

5 Giảm tải các dự án và các tiêu chí

6 Sắp xếp thứ tự ưu tiên đối với các dự án trong các loại hình

7 Chọn dự án sẽ được cấp vốn và dự án dự phòng

8 Triển khai dự án

25

H AI TIẾN TRÌNH TRONG GIAI ĐOẠN KHỞI SỰ DỰ ÁN

 Phát triển Bản tuyên bố dự án

Ngay khi các dự án được lựa chọn, một sự chấp nhận chính thức đối với dự án thông qua một tài liệu được gọi là bản tuyên bố dự án

 Phân tích các thành viên có liên quan

Lập danh sách các thành viên có liên quan và chiến lược quản lý các thành viên có liên quan

B ẢN TUYÊN BỐ DỰ ÁN

(P ROJECT C HARTER )

 Đến từ “bên ngoài” dự án và định nghĩa dự án

 Ghi chép lại các nhu cầu kinh doanh, sự hiểu biết hiện có về các nhu cầu của khách hàng và các sản phẩm, dịch vụ, kết quả mới được dự kiến để thỏa mãn các nhu cầu này

 Một văn bản có chứa các “điều khoản hợp đồng” giữa nhà tài trợ/Khách hàng và giám đốc dự án

 Cung cấp nền tảng, mục tiêu, và ranh giới chung cho dự án

 Đảm bảo phạm vi và các lợi ích dự kiến ​​được hiểu bởi cả hai bên

 Không bị thay đổi trong suốt dự án

 Phải ngắn gọn

• Ranh giới dự án

• Các ràng buộc và giả định; Các rủi ro có thể có; Lịch trình; Giới hạn ngân sách; Ước tính chi phí; Chi tiết kỹ thuật.

 Các yêu cầu phê chuẩn dự án

 Phân công Giám đốc dự án: Trách nhiệm và quyền hạn

 Tên và thẩm quyền của Nhà tài trợ hoặc những người phê

chuẩn bản tuyên bố dự án

P HÂN TÍCH CÁC THÀNH VIÊN CÓ LIÊN QUAN

Các bên liên quan là các cá nhân, các nhóm làm việc và các tổ

chức tham gia một cách chủ động trong dự án, hoặc những

người có những mối quan tâm có thể ảnh hưởng tích cực hay tiêu cực đến kết quả thực hiện dự án hoặc sự hoàn thànhdự án.Phân tích các bên liên quan phục vụ hai mục đích:

• để xác định nhu cầu thông tin của các bên liên quan khác nhau.

• để đưa ra một chiến lược truyền thông sẽ phục vụ tốt nhất cho dự án.

Bạn nên suy nghĩ kỹ về các bên có liên quan vì bạn sẽ cần trao đổi

với họ trước, trong suốt và sau dự án

Phan Thị Thu Hươn g

CÁC BÊN LIÊN QUAN ĐẾN DỰ ÁN

 Lập danh sách các thành viên có liên quan

 Thông tin nhận dạng: Tên, vị trí trong tổ chức, vị trí, vai trò trong dự án, thông tin liên hệ

 Thông tin đánh giá: yêu cầu chính, kỳ vọng chính, ảnh hưởng tiềm năng của dự án, giai đoạn trong vòng đời với sự quan tâm nhất, và

 Phân loại các bên liên quan: nội bộ / bên ngoài, ủng hộ / trung lập/ cản trở, v.v

 Chiến lược quản lý các bên có liên quan

 Các thành viên có liên quan quan trọng – Người có tác động

đáng kể đến dự án

 Mức độ tham gia vào dự án được mong đợi đối với mỗi thành

viên liên quan được nhận dạng

 Các nhóm thành viên có liên quan và sự quản lý của họ

Đội QLDA Các TV

đội DA khác

Nhà tài trợ

QL vận hành

Các GĐ chức năng

Nhà cung cấp

Khách hàng

Các TV liên quan khác

Các thành viên liên quan dự án

Đội dự án

D ANH SÁCH THÀNH VIÊN CÓ LIÊN QUAN

dự án

Loại Thành viên có liên quan

Cách thức liên hệ

Các yêu cầu chính

Các kỳ vọng

Sự ảnh hưởng

PHÂN TÍCH CÁC BÊN CÓ LIÊN QUAN

(Thấp Trung bình – Cao)

-Mức độ

hổ trợ hiện tại?

(Thấp – Trung bình- Cao)

Bạn muốn gì

từ các thành viên có liên quan?

Điều gì là quan

trọng đối với các thành viên có liên quan?

TV có liên quan

có thể cản trở

nổ lực của bạn như thế nào?

Chiến lược gia tăng sự

hổ trợ của các thành viên có liên quan

XÂY DỰNG

KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN

CÂU HỎI THẢO LuẬN

 Để dự án thành công chúng ta có nhất thiết phải

lập kế hoạch không?

 Tại sao?

34

XÂY DỰNG KẾ HOẠCH DỰ ÁN

 Là việc tạo ra một kế hoạch dự án chi tiết mà ở đó nhà

quản lý dự án sẽ xem xét xuyên suốt dự án để theo dõi và

kiểm soát thời gian, chi phí và chất lượng

 Các tiến trình hoạch định phát triển một kế hoạch quản lý

dự án và các tài liệu dự án mà nó sẽ được sử dụng để

n Thị Thu Hươ ng

LỢI ÍCH CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

 Thiết lập một chuẩn mực cho các thông tin dự án

 Tính toán cho tương lai

 Dẫn dắt doanh nghiệp

 Mỗi một mục tiêu gắn với một hay nhiều dự án

 Các phương pháp hoạch định thể hiện các yêu cầu về nguồn lực cho mỗi dự án riêng lẽ hình thành nên một cơ cấu dự báo nhu cầu về nguồn lực cho toàn thể doanh nghiệp

Nếu không có các thông tin này doanh nghiệp sẽ theo đuổi nhiều dự án hơn so với giới hạn về nguồn lực mà

CÁC KẾ HOẠCH DỰ ÁN HÌNH THÀNH NÊN YÊU CẦU NHÂN SỰ

DOANH NGHIỆP

Tầm nhìn, Sứ mệnh

Mục tiêu 1

Dự án A Dự án B

Mục tiêu 2

Nhiệm vụ và tầm nhìn được chuyển thành mục tiêu

Yêu cầu nhân sự

Các mục tiêu được

ưu tiên

Nhân sự sẵn có

Th.s Pha

n Thị Thu Hươ ng

“ If you don’t plan for the project, you are planning for

Tổ chức

Hoạch định nguồn lực

Lập tiến độ

Hoạch định việc kiểm soát

39

1 PHẠM VI LÀ GÌ?

 Là cách thức mô tả giới hạn của một dự án.

giao những gì.

 Nếu bạn không biết cái mà bạn sẽ chuyển giao và giới hạn của bạn, bạn sẽ chẳng có cơ hội thành công.

 Bản báo cáo phạm vi dự án xác định những mục nằm trong giới hạn của dự án và cái gì nằm bên ngoài dự án.

 Bạn nhận diện được càng nhiều nhiều khía cạnh của phạm vi dự án, dự án đó sẽ có kết quả tốt hơn. 40

Phạm vi dự án Những công việc cần được hoàn thành để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả với những đặc tính và chức năng cụ thể

công việc ở cấp độ cao

 Kỳ vọng của các bên tham

gia

Trình bày phạm vi như thế nào:

 Một danh sách trong/ ngoài

-để xác định/ cập nhật công việc/ nhiệm vụ (vd: Bản xác định công việc)

 Danh mục sản phẩm chuyển giao và các tham chiếu chéo với bản xác định công việc

 Hồ sơ kỳ vọng của các bên tham gia sau khi đã sàng lọc

42

THỰC HIỆN CÁC BƯỚC SAU ĐỂ BẮT ĐẦU

1. Hiểu biết bức tranh tổng thể

• Là toàn bộ dự án và những gì xảy ra chung quanh

dự án

2. Nhận diện kỳ vọng của các bên tham gia/ có

liên quan và thẩm quyền quyết định của họ.

3. So sánh phạm vi dự án của bạn với các hoạt

động khác

• Ghi nhận các trùng lắp và các liên đới phụ thuộc

4. Xác định hoặc rà soát danh mục sản phẩm

chuyển giao để hổ trợ phạm vi và yêu cầu.

• Tham chiếu chéo với bản xác định công việc (Xác

định người ra quyết định và nắm giữ việc xác định) 43

BÁO CÁO PHẠM VI DỰ ÁN

 Cung cấp một mô tả chi tiết về các kết quả chuyển giao của

dự án và công việc được yêu cầu để tạo ra các kết quả chuyển giao này,

 Cung cấp một sự hiểu biết căn bản về pham vi dự án giữa các thành viên có liên quan của dự án

 Là một tài liệu quan trọng mà bạn sẽ cập nhật liên tục và

sử dụng như một tài liệu cơ bản cho dự án của bạn

 Được viết trong giai đoạn khởi sự dự án

 Tùy thuộc vào qui mô và độ phức tạp của dự án cũng như kiến thức của bạn về lĩnh vực dự án mà bạn cần tổ chức cuộc họp với các thành viên có liên quan để hoàn chỉnh

NỘI DUNG BÁO CÁO PHẠM VI DỰ ÁN

4. Các yêu cầu kỹ thuật

5. Các giả định, các rủi ro/các ràng buộc

6. Các thành viên có liên quan

45

TRÁCH NHIỆM CỦA TRƯỞNG DỰ ÁN

 Hiểu biết phạm vi công việc mà bạn chịu trách nhiệm để ước tính và quản lý.

 Hiểu biết về kỳ vọng của các bên tham gia/ có liên quan Hãy trao đổi với họ sớm hơn và

thường xuyên.

 Thông tin rõ ràng và lập hồ sơ các giả định, rủi

ro, vấn đề, và tác động của chúng lên phạm vi.

 Hiểu biết không chỉ về dự án mà còn phải chú ý đến tổng thể toàn cảnh/ môi trường chung

quanh.

46

2 MÔ TẢ CÔNG VIỆC DỰ ÁN

- PHÁT TRIỂN CẤU TRÚC PHÂN VIỆC (WBS)

 WBS xác định tất cả các công việc trong một dự án

 WBS chuyển một công việc lớn, hay một khối công việc- dự

án – thành những công việc nhỏ hơn có thể quản lý được

 WBS có thể được thiết lập bằng dạng đồ họa hay biểu mẫuđơn giản

 WBS làm rõ và cung cấp các chi tiết về các con số, các hoạtđộng của quản lý dự án Xây dựng WBS giúp nhà quản lý:

 Cung cấp một sự minh họa chi tiết về phạm vi dự án

 Giám sát quy trình

 Cho phep dự báo chính xác

 Xây dựng các nhóm dự án

47

CẤU TRÚC PHÂN VIỆC - WBS

Nhiệm vụ 1.1.1.0

Mục tiêu dự án (Project Objective)

1.0.0.0

Hoạt động 1.1.0.0 Hoạt động 1.2.0.0 Hoạt động 1.3.0.0 Hoạt động 1.4.0.0 Hoạt động 1.5.0.0

Nhiệm vụ 1.3.1.0 Nhiệm vụ 1.3.2.0 Nhiệm vụ 1.3.3.0

Nhiệm vụ 1.1.2.0

CẤU TRÚC PHÂN VIỆC DẠNG SƠ ĐỒ

Dự án làm đẹp phong cảnh

1.0

Thiết kế khung cảnh

nhà

2.0 Thiết kế bãi cỏ

2.2.3 Lắp đặt ống nước

và phần cứng

2.2.4 Che đậy

hệ thống phun nước

2.3 Trồng cỏ

2.4 Trồng các loại cây bụi

3.0 Xây dựng hàng rào

3.1 Tập kết vật liệu cho hàng rào

3.2 Thi công hàng rào

3.2.1 Đánh dấu hàng rào và các cột trụ

3.2.2 Đặt cột trụ

3.2.3 Lắp đặt các hàng rào và các cổng

3.2.4 Sơn/ Nhuộm hàng rào

49

CẤU TRÚC PHÂN VIỆC DẠNG ĐỀ MỤC

2.2.3 Cài đặt các phần cứng và ống dẫn

2.3 Trồng cỏ

2.3.1 Loại các mãnh vụn đi 2.3.2 Chuẩn bị đất trồng, hạt giống, cào 2.3.3 Trồng các hạt giống cỏ

3.2.3 Làm cổng và làm hàng rào 3.2.4 Sơn màu hàng rào

Dự án làm đẹp phong cảnh

50

2 Phân chia các mục tiêu theo công tác

1.1 Phát triển một chương trình

1.1.1 Thiết lập chủ đề và đề tài

1.1.2 Tìm kiếm người thuyết minh

1.1.3 Chuẩn bị các tài liệu của hội nghị

1.1.3.1 Nhận được tài liệu từ người thuyết trình 1.1.3.2 Chuẩn bị và in ân sổ tay hội nghị

1.2 Xác lập nơi và ngày tổ chức hội nghị

1.2.1 Xác lập ngày diễn ra hội nghị

1.2.2 Lựa chọn và giao phó các công việc cho nơi tổ chức hội nghị

1.2.3 Xác nhận về các công việc đã sắp xếp

1.3 Thiết kế và thực hiện kế hoạch tiếp thị

1.3.1 Soạn thảo và in ấn Brochure của hội nghị

1.3.2 Quảng cáo

1.3.3 Hộp thư của hội nghị

1.3.4 Tiếp nhận và hồi báo về việc đăng ký tham dự hội nghị

VÍ DỤ VỀ WBS TỔ CHỨC MỘT HỘI NGHỊ

51

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

Lựa chọn ngày và nơi TCHN Thiết kế và thực hiện KH tiếp thị

Soạn thảo chương trình

NHẬN ĐƯỢC CÁC TÀI LIỆU IN ẤN SỔ TAY CHUẨN BỊ &

CHỌN NƠI TỔ CHỨC HN

CHUẨN BỊ TÀI LIỆU HỘI NGHỊ

TÌM NGƯỜI THUYẾT TRÌNH

QUẢNG CÁO

SOẠN THẢO

& IN BROCHURE

TIẾP NHẬN DS ĐĂNG KÝ

TL HỘP THƯ HỘI NGHỊ

52

TỔ CHỨC WBS NHẰM GIAO T I ẾP TỐT HƠN

 WBS là nền tảng cho việc truyền thông trong suốt quá trình của dự án

 Các nhà cung cấp và các nhà thầu phụ dựa vào WBS với mức độ chi tiết để kết hợp các hoạt động thường ngày

 Các khách hàng và các nhà quản lý theo dõi quy trình thực hiện và so sánh với công việc tóm lược

 Các công việc trong WBS có thể sắp xếp theo các cách khác nhau

 Có hai loại công việc trong WBS: công việc tóm lược và gói việc

hay công việc chi tiết

 Công Việc tóm lược chỉ nhằm cung cấp thông tin hay một tầm nhìn Mỗi

công việc tóm lược phải có một ý nghĩa đối với một số bên tham gia Nếu một số công việc tóm lược không có người xem thì nên xóa nó đi, miễn là gói việc vẫn giữ nguyên, phạm vi dự án không thay đổi

 Gói công việc là cấp thấp nhất trong WBS 53