Cẩm nang sử dụng Sharepoint: Chương 1: Làm quen với Microsoft 365

Sự cần thiết của Microsoft 365 Giả sử bạn là Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Công nghệ của một tổ chức lớn. Những công việc và vấn đề hàng ngày bạn phải đối phó là gì? Giả sử chúng ta đang nói về một “tổ chức lớn”. Trong trường hợp đó, bạn có thể có khoảng mười nghìn nhân viên trong công ty của mình và bạn có trách nhiệm đảm bảo họ có sẵn các công cụ và công nghệ tốt nhất để hoàn thành công việc hàng ngày của họ. Khi nhân viên hoàn thành các hoạt động hàng ngày của mình, họ thường xuyên:

CHƯƠNG 1: ĐÔI NÉT VỀ MICROSOFT 365

Sự cần thiết của Microsoft 365

Giả sử bạn là Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Công nghệ củamột tổ chức lớn Những công việc và vấn đề hàng ngày bạn phảiđối phó là gì? Giả sử chúng ta đang nói về một “tổ chức lớn”.Trong trường hợp đó, bạn có thể có khoảng mười nghìn nhân viêntrong công ty của mình và bạn có trách nhiệm đảm bảo họ có sẵncác công cụ và công nghệ tốt nhất để hoàn thành công việc hàngngày của họ Khi nhân viên hoàn thành các hoạt động hàng ngàycủa mình, họ thường xuyên:

• Giao tiếp với mọi người

• Cùng nhau làm việc trên một số tài liệu

• Điền vào các mẫu đơn

nhuận hơn cho công ty và phát triển kinh doanh nhanh hơn Vìvậy, đây là một trò chơi đôi bên cùng có lợi, nhân viên làm ít việchơn (hoặc làm nhiều việc hơn với cùng một lượng thời gian) vàcông ty nhận được nhiều lợi nhuận hơn và phát triển nhanh hơn.

Đây chính xác là lúc Microsoft 365 phát huy tác dụng Hãy

để chúng tôi kiểm tra những hoạt động

nhân viên thường làm và cách Microsoft 365 có thể giúp tăngnăng suất của họ

Liên lạc với nhau, nhận và gọi điện, tham dự các cuộc họp:

Microsoft Teams có thể giúp đáp ứng tất cả các nhu cầu Teamsđược bao gồm trong tất cả các loại giấy phép cơ bản, chúng ta sẽxem xét chi tiết hơn trong chương tới Nó là một công cụ tuyệt vời

để thiết lập toàn bộ môi trường cộng tác Trên thực tế, nó là mộtcông cụ tuyệt vời và kết hợp rất nhiều tính năng khiến nhiều công

ty chuyển đổi toàn bộ hệ thống liên lạc và nhu cầu quản lý tài liệucho Teams Chúng ta sẽ xem xét các khả năng chính của nó trongchương tiếp theo

Làm việc cùng nhau trên các tài liệu: SharePoint và OneDrive

cũng được bao gồm trong tất cả giấy phép cơ bản và cung cấpkhả năng vượt trội để tạo, lưu trữ, chia sẻ và làm việc cùng nhautrên các tài liệu SharePoint sẽ phù hợp hơn với tài liệu được chia

sẻ giữa nhiều người hoặc nhiều phòng ban Trong khi đó,OneDrive là một sự lựa chọn hoàn hảo nơi làm việc đối với các tàiliệu cá nhân và liên quan đến công việc

Điền vào biểu mẫu và đánh giá: Power Platform sẵn có để đáp

ứng nhu cầu này Biểu mẫu Office 365 có thể hữu ích cho việc tạo

biểu mẫu hoặc khảo sát đơn giản Nhưng nếu bạn đang tìm kiếmcác tính năng nâng cao hơn, PowerApps sẽ rất phù hợp với nhiềutrình kết nối nguồn dữ liệu có sẵn sẽ cho phép bạn truy xuất vàlưu trữ thông tin ở những nơi khác nhau như Excel, danh sáchSharePoint, cơ sở dữ liệu, bên thứ 3, các nền tảng như Salesforce,v.v Hơn nữa, Power Automate chạy trong nền sẽ giúp tự động gửithông báo và email đến những người cần thiết, yêu cầu phê duyệthoặc đánh giá, xử lý cập nhật trạng thái, v.v PowerApps và PowerAutomate là những chủ đề lớn mà chúng tôi sẽ đề cập riêng trongcuốn sách này.

Gửi email: Tất cả chúng ta đều đã sử dụng Outlook Nhưng đoán

xem? Nó cũng là một phần của Microsoft 365 Outlook là ứngdụng và giao diện cho phép người dùng làm việc với email của họ.Microsoft Exchange là công cụ xử lý tất cả việc gửi thư, quy tắc,

và các bộ lọc Nó có sẵn trong tất cả các giấy phép Microsoft 365

và cung cấp một miền tùy chỉnh địa chỉ email, ứng dụng kháchOutlook và các tính năng khác

Danh sách có thể tiếp tục Vì vậy, trong chương tiếp theo,chúng tôi sẽ đề cập đến các khả năng chính của Microsoft 365 vàkhái quát ở mức cao về tất cả các ứng dụng và đặc trưng của nó

Tuy nhiên, hiện tại, chúng ta hãy quay lại vai trò Giám đốcCông nghệ của mình và xem lý do tại sao chúng ta có thể thích sửdụng Microsoft 365 đến vậy Bạn thấy đấy, M365 là một bộ ứngdụng được bao gồm và có sẵn cho bạn, dựa trên giấy phép củabạn và số tiền bạn chi trả mỗi tháng Mục tiêu cuối cùng của bạn

là tăng năng suất và hiệu suất làm việc của nhân viên Vì vậy, tại

sao bạn lại sử dụng nhiều công cụ, hỗ trợ chúng và có các nhómkhác nhau để hoàn thành nâng cấp và giải quyết vấn đề, trongkhi bạn có thể có tất cả công cụ bạn trong một hệ thống.

Đó chính xác là nội dung của Microsoft 365! Ngoài ra, nó dựatrên đám mây nên bạn không cần lưu trữ cơ sở hạ tầng của bạn

và bảo trì máy chủ Tất cả đều được thực hiện bởi Microsoft!Người dùng cần sử dụng trình duyệt hoặc các ứng dụng máy tính

để bàn có sẵn và thế là tất cả các công cụ đều ở đầu ngón tay củabạn! Trong khi đó, nếu bạn thận trọng về vấn đề bảo mật và tuânthủ đồng thời muốn duy trì cơ sở hạ tầng của bạn, phiên bản tạichỗ của tất cả các ứng dụng luôn có sẵn dưới dạng thay thế Bạnthậm chí có thể có phiên bản kết hợp giữa lưu trữ đám mây vàphiên bản tại chỗ Tuy nhiên, chúng ta sẽ nói về nó sau

Các chức năng chính của Microsoft 365

Như đã thảo luận, Microsoft 365 (hoặc Office 365) là một bộứng dụng sẵn có cho bạn dựa trên trên giấy phép đã mua Giấyphép cơ bản tối thiểu bao gồm các ứng dụng, chẳng hạn như:

Như bạn có thể thấy trong Hình 1.2, tất cả các ứng dụng đều

Outlook

Microsoft Outlook là trình quản lý thông tin cá nhân cho phépbạn gửi và nhận email Nó bao gồm luôn lịch để thiết lập và lênlịch các cuộc họp, tạo nhiệm vụ và lưu tên và các thông tin liênlạc của người khác Điều thú vị về nó là nó có thể được quản lý bởinhóm quản trị viên và xác định các tính năng, tiện ích bổ sung vàtùy chọn nào có sẵn cho bạn, tích hợp với các liên hệ từ ActiveDirectory (AD), và cung cấp cho bạn khả năng xem lịch trình vàtình trạng sẵn sàng của người khác từ lịch Trên hết, tính năngbảo mật tích hợp, Data Loss Prevention (Ngăn ngừa mất dữ liệu(DLP)) có thể định cấu hình các chính sách và quy tắc bảo mật sẽkhiến Outlook trở thành một nơi rất an toàn để bạn làm việc

Exchange

Exchange là máy chủ thư, lịch và chương trình quản lý tàinguyên mạng chuyên dụng Nó chạy ở chế độ nền và chịu tráchnhiệm cho tất cả các quá trình gửi thư và các quy tắc Bằng cách

sử dụng quản trị viên Exchange, nhóm có thể thực thi các quy tắc

và chính sách sẽ được áp dụng cho email bên trong Outlook vàCalendar.

OneDrive

OneDrive là dịch vụ lưu trữ tệp và lưu trữ tài liệu Nó chophép người dùng chia sẻ và đồng bộ hóa các tệp của họ từ nhiềuthiết bị khác nhau như PC, thiết bị di động và hệ thống tệp vàođám mây và ngược lại OneDrive có ứng dụng khách đồng bộOneDrive có thể được cài đặt trên mọi hệ điều hành (Windows,Mac OS, iOS, Android) và đồng bộ file qua lại giữa bộ nhớ đámmây và các thiết bị được kết nối khác

OneNote

OneNote là một ứng dụng ghi chú Nó cho phép người dùng

cá nhân hoặc toàn bộ nhóm thực hiện và sắp xếp các ghi chú, lưutrữ thông tin văn bản có giá trị và chia sẻ nó giữa các các thànhviên Tất cả thông tin được đồng bộ hóa lên đám mây và có sẵntrên nhiều nền tảng khác nhau như PC, di động và trực tuyếnthông qua trình duyệt Người dùng có thể tạo riêng các phần vàtrang trong ứng dụng để lưu trữ và sắp xếp thông tin hiệu quả.Microsoft Teams

Microsoft Teams là một ứng dụng cộng tác và nhắn tin dànhcho các tổ chức và cá nhân Nó cung cấp giao diện và không gianlàm việc để liên lạc theo thời gian thực, các cuộc họp, cuộc gọi,trò chuyện và chia sẻ tập tin Đó là một nền tảng thống nhất đểthực hiện tất cả công việc của bạn Nhờ tích hợp Teams với MSOffice và SharePoint, bạn có thể tạo Word, Excel và các tệp khác

từ Teams Chỉnh sửa, chia sẻ và làm việc đồng thời trên các tập

tin ngay từ đó cùng lúc với việc trò chuyện, gọi điện và lên lịchcác cuộc họp qua lịch ở cùng một nơi.

SharePoint

SharePoint là một nền tảng cộng tác dựa trên web để quản

lý tài liệu và tự động hóa quy trình kinh doanh Có nhiều phiênbản khác nhau có sẵn trước đây:

Microsoft Office

Microsoft Office là bộ ứng dụng được thiết kế để giúp hoànthành các công việc thông thường trên một máy tính Office baogồm:

• Word

• Excel

• PowerPoint

• Access

PowerApps là nền tảng dữ liệu mã nguồn ngắn với nhiều ứngdụng, dịch vụ và trình kết nối khác nhau cung cấp một môi trườngphát triển nhanh chóng để xây dựng các ứng dụng tùy chỉnh chonhu cầu kinh doanh khác nhau Là một giải pháp mã nguồn ngắn,PowerApps được thiết kế dành cho dân phát triển hoặc ngườidùng không nhất thiết phải có kỹ năng viết mã hoặc có kinhnghiệm phát triển ứng dụng PowerApps chủ yếu là biểu mẫu vàgiao diện người dùng để nhập và lưu trữ dữ liệu (trong Dataverse)

Power Automate

Power Automate, tương tự như PowerApps, là một nền tảng

mã ngắn dành cho Tự động hóa và logic phát triển quy trình làmviệc Nó cho phép mở rộng khả năng tự động hóa và mang lại khảnăng cho các nhà phát triển hoặc người dùng thành thạo nhanhchóng xây dựng quy trình làm việc tự động hóa, phê duyệt vàthông báo qua email Hình 1.4 mô tả giao diện thiết kế của PowerAutomate

Tại chỗ so với trực tuyến

Chủ đề này là về chính Microsoft 365 (vì đây là bộ phần mềmhoàn toàn dựa trên ứng dụng trực tuyến), mặc dù nó thiên về cácứng dụng có trong M365 Cho phép chúng tôi lấy SharePoint vàMicrosoft Office làm ứng dụng mẫu để giải thích sự khác biệt giữaphiên bản tại chỗ và phiên bản trực tuyến

Ứng dụng tại chỗ là thứ được lưu trữ vật lý trên máy chủ củabạn và cơ sở hạ tầng Vì vậy, nó cũng được gọi là dựa trên máychủ Trong khi đó, trực tuyến, là thứ được lưu trữ trên đám mây vànằm trên máy chủ của nhà cung cấp bên thứ 3 chẳng hạn nhưMicrosoft (Azure hoặc M365), Amazon (AWS) và các hãng khác.Như vậy, sự khác biệt là nó được lưu trữ trên thiết bị của bạn hoặccủa người khác

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn một ví dụ về SharePoint vàxem các thành phần cơ bản cần thiết Để thiết lập cơ sở hạ tầngcủa riêng bạn và triển khai SharePoint, chúng ta cần:

- Máy chủ ứng dụng có yêu cầu phù hợp về phần cứng Nếu bạn

dự định có cơ sở hạ tầng lớn, bạn sẽ cần một vài máy chủ

- Hệ điều hành Windows Server

- Cơ sở dữ liệu dạng MS SQL

- Tốt nhất là Load Balancer

- Máy chủ tìm kiếm riêng biệt

- Active Directory với người dùng đã được cấu hình và hồ sơ củahọ

- Để cung cấp SharePoint bên ngoài mạng Intranet của bạn, bạnsẽ

cần phải thực hiện các cấu hình bổ sung

- Bạn cần có một nhóm Quản trị viên để vá Windows, Cơ sở dữliệu và chính SharePoint cũng như để duy trì môi trường của bạnđược cập nhật và bảo vệ

Đối với SharePoint Online (một phần của Microsoft 365), bạn

sẽ chỉ cần những thứ sau:

• Mua giấy phép cho M365

• Chọn tên miền của bạn

• Bạn có thể cần yêu cầu quản trị viên đảm bảo thiết lập cácchính sách bảo mật và yêu cầu

Vì vậy, bạn có thể thấy cần ít nỗ lực hơn để duy trì một môitrường trực tuyến Microsoft sẽ đảm nhiệm việc thiết lập, cấu hìnhban đầu và cung cấp dịch vụ Bạn nhận được một bộ ứng dụng

sẵn sàng để sử dụng (hãy nhớ rằng nó không chỉ có SharePoint)trong vài phút Hơn thế nữa, bạn sẽ không cần phải duy trì, vá lỗi

và bảo trì cơ sở hạ tầng của bạn

Tuy nhiên, phiên bản Online cũng có một số nhược điểm.Bạn không có quyền truy cập trực tiếp vào cơ sở dữ liệu hoặc nhật

ký, điều này có thể đôi khi rất hữu ích Nếu có sự cố xảy ra trongmôi trường của bạn, bạn sẽ cần phải làm việc với nhóm hỗ trợ củaMicrosoft và dựa vào họ thay vì tự bản thân mình khắc phục sự cốđó

Ưu điểm chính của phiên bản ứng dụng tại chỗ là tính bảomật và tuân thủ Nếu bạn muốn có toàn quyền kiểm soát dữ liệucủa mình và chịu trách nhiệm hoàn toàn về sự an toàn của nó,bạn không đủ tin tưởng bất kỳ nhà cung cấp bên thứ 3 nào khác

để lưu trữ thông tin nhạy cảm Phiên bản tại chỗ là sự lựa chọnđúng đắn Hơn nữa, bạn có đầy đủ quyền kiểm soát nhật ký hệthống, kiểm tra và cơ sở dữ liệu

Nếu bạn muốn có được những điều tốt nhất của cả hai môitrường, môi trường Hydrid là một lựa chọn phù hợp cho bạn Nóchắc chắn làm tăng chi phí khi bạn phải trả tiền cho phiên bảnTrực tuyến, và bạn cũng có được cơ sở hạ tầng tại chỗ của riêngmình Tuy nhiên, bạn có toàn quyền kiểm soát và một nơi an toàn

để lưu trữ dữ liệu nhạy cảm và một phiên bản trực tuyến để thuậntiện sử dụng cho người dùng Việc tìm kiếm có thể được cấu hình

để người dùng xem qua các tài liệu trên cả hai môi trường

Các ứng dụng Microsoft Office như Word, Excel, PowerPoint,v.v., có thể cũng được cài đặt tại chỗ và được cài đặt trực tiếp vào

PC hoặc thiết bị di động của bạn Chúng có thể cũng là phiên bảntrực tuyến Phiên bản trực tuyến rất tiện lợi vì nó cho phép ngườidùng tạo, chỉnh sửa và làm việc trên tài liệu của họ trực tiếpthông qua trình duyệt và không cần cài đặt MS Word hoặc MSExcel trên máy của bạn Tuy nhiên có một nhược điểm là một sốchức năng như macro trong Excel hoặc một số công thức cụ thể

có thể bị hạn chế trong phiên bản trực tuyến Về mặt nguyên tắc,Office Online phù hợp để xem trước tài liệu và chỉnh sửa cơ bản.Trong khi đó, nếu bạn cần làm việc trên những tài liệu nặng, tốthơn là mở chúng trên phiên bản ứng dụng dành cho máy tính đểbàn Phiên bản trực tuyến của các ứng dụng cũng luôn bật tínhnăng tự động lưu và đồng bộ hóa tất cả các thay đổi tự động quaylại nguồn nơi tệp được lưu trữ

Trong hầu hết các tùy chọn này, chúng bao gồm cùng một

bộ ứng dụng cơ bản như ứng dụng Office, OneDrive, Teams, v.v.Càng lên cấp cao thì càng có nhiều các ứng dụng có sẵn trong góiđăng ký và giá sẽ càng tăng

Bạn có thể tìm thấy tất cả các gói có sẵn tạihttps://www.microsoft.com/enus/microsoft-365 Nếu bạn vào phần

Products trên menu, bạn sẽ thấy tất cả các gói có sẵn và các loạigiấy phép.

Home and family là gói cơ bản nhất có giá $100/năm và baogồm Giấy phép 6 người Hoặc chi phí $70/năm chỉ cho một người.Các ứng dụng bao gồm như sau:

vì mua giấy phép cả năm, bạn sẽ trả tiền cho mỗi giấy phép mỗitháng cho mỗi người dùng Tin vui là bạn có thể kết hợp nhiều gói

và đối với một số người dùng, bạn có quyền chỉ định một giấyphép loại này và đối với những người khác giấy phép loại khác

Cấp độ doanh nghiệp bao gồm các gói sau:

• Basic: $6/người dùng/tháng

• Ứng dụng dành cho doanh nghiệp: 8,25 USD/người dùng/tháng

• Standard: $12,50/người dùng/tháng

• Premium: $22/người dùng/tháng

Giấy phép Enterprise và Goverment có phần giống nhau

Cả hai đều được chia thành các gói:

• E3 (G3 – goverment)

• E5 (G5 – goverment)

Sự khác biệt chính giữa chúng là tập hợp các chính sách vàchức năng bảo mật có sẵn trong các ứng dụng Cấp Govermentnghiêm ngặt hơn về bảo vệ dữ liệu, cũng như quy định cơ sở hạtầng được lưu trữ ở đâu và như thế nào Như vậy, giấy phépGoverment có xu hướng nhận được các bản cập nhật muộn hơngiấy phép Enterprise và đôi khi có hạn chế về ứng dụng, mặc dù

có độ bảo mật cao hơn Hơn nữa, điều đáng nói là giấy phép loại

G và môi trường Government chỉ được cung cấp cho các cơ quanchính phủ ở cấp địa phương, tiểu bang và liên bang Bạn sẽ khôngtìm thấy thông tin về giấy phép Government trên chính trangweb Các Nhóm mua của chính phủ thường làm việc trực tiếp vớiMicrosoft để thiết lập những điều đó

Bộ ứng dụng được mở rộng trong giấy phép E/G, cũng nhưchi phí Bạn vẫn sẽ trả tiền cho người dùng giấy phép mỗi tháng

Điều đáng nói là không quan trọng bạn thuộc loại giấy phéphay gói nào, bạn vẫn có thể mua thêm các ứng dụng bổ sung vàđưa chúng vào tenant của mình với chi phí khác nhau.

Thiết lập tenant của riêng bạn

Thông qua cuốn sách này, chúng ta sẽ tiến hành đánh giácác ứng dụng và tính năng khác nhau và sẽ làm bài tập thựchành Vì vậy, người đọc cần có một nơi làm việc để có thể xemqua các ứng dụng và làm quen với chức năng này Thật may mắncho chúng ta, Microsoft cung cấp tùy chọn Microsoft 365 SandboxDevelopment, trong đó tất cả các giải pháp chúng ta đang tìmkiếm đều có sẵn