Ebook Cẩm nang làm việc online 101 – Làm việc từ xa hiệu quả hơn cả ngồi cùng nhau

Làm việc từ xa (Remote Work) tại Việt Nam hiện nay không còn quá hiếm hoi trong các Startup SMB khi công nghệ càng ngày càng phát triển và tự động tối ưu hoá quá trình và kết quả công việc. Làm việc từ xa là một cách làm việc cho phép mọi người làm việc bên ngoài môi trường văn phòng truyền thống. Quyền ebook sẽ hướng dẫn bạn cách thức để không cần phải ngồi một nơi mà vẫn hoàn thành công việc một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian, chi phí.

Trang 1

Cẩm nang

làm việc online 101

GROWTH MASTERMIND HANOI

Trang 2

GROWTH MASTERMIND HANOI 1

Chủ biên: Nguyễn Hoàng Linh

Biên tập: Phạm Thanh Huyền (Ferb Phạm), Nguyễn Thu Trà MỤC LỤC

CHÚNG TA CẦN NHỮNG LOẠI CÔNG CỤ LÀM VIỆC NÀO ĐỂ LÀM VIỆC HIỆU QUẢ? 4

1.1 H ÃY CHỌN LOẠI CÔNG VIỆC PHÙ HỢP 5 1.2 C ÁCH THỨC MÀ CÔNG TY / TEAM BẠN ĐANG VẬN HÀNH ? 7

A B ẠN ĐÃ CÓ QUY TRÌNH LÀM VIỆC CHƯA ? 7

B T EAM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC VÀ GIAO TIẾP CÔNG VIỆC NHƯ THẾ NÀO 9

1.3 M ỤC TIÊU CỦA BẠN KHI TÌM KIẾM CÔNG CỤ / BỘ CÔNG CỤ MỚI LÀ GÌ ? B ẠN ƯU TIÊN NHỮNG

A M ỤC TIÊU CỦA BẠN LÀ GÌ ? 12

B B ẠN ƯU TIÊN NHỮNG TÍNH NĂNG NÀO KHÁC CỦA CÔNG CỤ 12

1.4 N GUỒN LỰC CỦA CÔNG TY BẠN TỚI ĐÂU 15 1.5 L ỰA CHỌN CỦA CHÚNG TÔI CHO ĐA SỐ CÁC ANH EM G ROWTH M ASTERMIND TRONG CÁC DOANH

2.1 S LACK - V Ì SAO ĐƯỢC GỌI LÀ CÔNG CỤ GIAO TIẾP NỘI BỘ TỐT NHẤT HIỆN TẠI ? 24

V Ì SAO S LACK ĐƯỢC ĐÁNH GIÁ CAO ĐẾN VẬY ? 24

A K HÔNG GIAN LÀM VIỆC CHUNG 27

B S Ự KHÁC BIỆT GIỮA K ÊNH (C HANNEL ), C HỦ ĐỀ (T HREAD ), N HÓM (G ROUP ) VÀ C HAT CÁ NHÂN (D IRECT M ESSAGE ) 29

C C ÁC HÀNH ĐỘNG CHÍNH TRONG S LACK 36

D C ẢI THIỆN NĂNG SUẤT VỚI CÁC ỨNG DỤNG S LACK 39

Trang 3

E C ÁC ỨNG DỤNG S LACK PHÙ HỢP NHẤT LÀ GÌ VÀ LÀM CÁCH NÀO ĐỂ CHỌN MỘT ỨNG DỤNG ? 40 2.2 T RELLO - P HẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ 42

A T RELLO CÓ NHỮNG GÌ ? 44

B M ỘT SỐ ADD - IN - APP TRÊN T RELLO HỮU DỤNG : 50

B S LACK & T RELLO – 56

C V ẬY LÀM SAO ĐỂ TÍCH HỢP T RELLO VÀO S LACK ? 57

2.3 H UBSPOT - C ÔNG CỤ Q UẢN TRỊ Q UAN HỆ K HÁCH HÀNG (CRM) 60

A K ẾT NỐI H UBSPOT VỚI KÊNH F ACEBOOK M ESSENGER 62

B Đ ƯA FILE LEAD TỪ G OOGLE S HEET TỰ ĐỘNG LÊN H UBSPOT 67

A T Ự ĐỘNG ĐẨY L EAD TỪ L ANDING VỀ H UBSPOT STEP BY STEP 70

B T Ự ĐỘNG GỬI NOTI ĐẾN GROUP TEAM SALES KHI CÓ LEADS 74

2.5 G OOGLE D ATA S TUDIO /A1 D IGIHUB 77

3.1 C ÁC CASE STUDIES 82

3.1.2 K INH NGHIỆM CỦA ANH L Ê Đ ÌNH H IẾU 91

3.1.3 K INH NGHIỆM CỦA BẠN N GUYỄN N GỌC H ẠNH 94

3.2 V ĂN HOÁ LÀM VIỆC THEO MỤC TIÊU 97 3.3 B ẠN CÓ CẦN NGƯỜI LÀM ONLINE LUÔN PHẢI ONLINE KHÔNG ? 99 3.4 T UÂN THỦ QUY TRÌNH - T ẠO THÓI QUEN LÀM VIỆC ONLINE 99 3.5 Đ ỪNG GIAO VIỆC QUA ĐIỆN THOẠI , HÃY GIAO QUA T RELLO ! 102 3.6 V ĂN HOÁ VĂN BẢN HOÁ MỌI THỨ 102 3.7 X ÂY DỰNG PHƯƠNG PHÁP TRAINING ONLINE 103

Trang 4

Lời mở đầu

còn quá hiếm hoi trong các Start-up & SMB khi công nghệ càng ngày càng phát triển và tự động tối ưu hoá quá trình và kết quả công việc Làm việc từ xa là một cách làm việc cho phép mọi

dựa trên khái niệm rằng công việc không cần phải ngồi một nơi

để được thực hiện một cách hiệu quả

người lao động Chẳng hạn như nhân viên có thể linh hoạt được thời gian và không gian làm việc, sức khỏe và tinh thần trở nên tốt hơn nhờ việc không phải vất vả trong việc di chuyển đến văn phòng

doanh nghiệp Nếu quản lý tốt, doanh nghiệp có thể nhận lại sự năng suất và thành quả vượt trội Bên cạnh đó, Doanh nghiệp có thể trong việc thuê văn phòng và những chi phí khác đi kèm

Tuy nhiên, trong thời điểm đại dịch Covid-19, nhiều doanh nghiệp bị ảnh hưởng và bắt buộc phải chuyển hướng làm việc offline sang online Họ gặp khó khăn trong việc quản lý năng suất với các kênh làm việc khi nhân viên “chưa quen" làm việc online như vậy Với guidebook lần này, Growth Mastermind sẽ đưa

ra những hướng dẫn làm việc từ xa mà vẫn đảm bảo năng suất của doanh nghiệp

Trang 5

Trang 6

1.1 Hãy chọn loại công việc PHÙ HỢP

Đi thẳng vào vấn đề thì chúng ta cần những nhóm công

cụ nào?

Sau hơn 10 năm đi qua các mô hình doanh nghiệp từ Startup (Ononpay), doanh nghiệp nước ngoài (Gameloft), tập đoàn Việt Nam (Ban Marketing tập đoàn Vingroup) với nhiều

mô hình khác nhau, tôi nhận ra một điểm chung là để làm việc nhóm, bên cạnh các hoạt động thông dụng hàng ngày như meeting, face to face, bảng biểu, giấy note , thì trong thời buổi này, để chuyển từ làm việc văn phòng sang làm việc từ xa hiệu quả, chúng ta luôn cần 3 nhóm công cụ làm việc chính sau:

- Nhóm công cụ giao tiếp nội bộ: Phổ biến nhất doanh nghiệp Việt đang dùng là Zalo và Facebook Messenger, ngoài ra có nhiều tên tuổi lớn khác như Skype, Slack, Telegram, Microsoft Team

- Nhóm công cụ giao việc, kiểm tra tiến độ công việc: Nhiều nhất vẫn là Excel, Google Sheet, sau đó mới tới với Redmine, Trello, Asana, Atlassian, Bitrix 24

- Nhóm công cụ lưu trữ dữ liệu: Có thể bạn không tin, nhưng một số công ty vẫn ưu tiên lưu trên máy PC, Laptop hay

ổ cứng di động hoặc máy chủ vật lý để tại văn phòng công

ty Tuy nhiên đa số đã lên mây với Google Drive, Microsoft Onedrive, Dropbox hay lạ lẫm hơn là Nas

- Nhóm công cụ quản lý quan hệ khách hàng CRM: Vâng, tôi xin lại một lần nữa gọi tên Google Sheet hay Excel thần thánh

Trang 7

Theo ngay sau là những cái tên CRM trong nước như Getfly CRM, hay mới nổi có CRMViet, GenCRM hoặc lưu trữ thẳng ở những Omnichannel store như Haravan, Nhanh.vn, Sapo Một vài cá mập khác đã mon men vào thị trường thì có Hubspot, Salesforce hay Odoo

Quá nhiều lựa chọn đúng không?

Vì thế, trước khi đi sâu vào mô hình các công cụ mà chúng tôi khuyến nghị sử dụng để làm việc online, chúng ta phải thẳng thắn là việc chọn lựa công cụ nào cho cả team hay công ty sử dụng là một việc rất quan trọng nhưng cũng rất dễ mắc sai lầm Và sẽ không nói quá nếu tôi gọi việc setup các công cụ này là một trong những việc dễ khiến công

ty gặp vấn đề nhất khi bắt tay vào setup công ty Thử tưởng tượng là nếu chúng ta chọn sai công cụ rồi phải đập đi xây lại, có nghĩa là rất nhiều phần trong quy trình làm việc của công ty bị kéo theo trong sự hỗn loạn, thậm chí sụp đổ

Mà bạn biết đó, khi quy trình làm việc có vấn đề thì cả công ty không thể vận hành thông suốt được

Trước đây, trong một case tư vấn chuyển đổi số với một đơn vị nhà nước, tôi đã trải qua một câu chuyện bi hài khi phải hỗ trợ một vài hợp đồng “chuyển đổi số" Đơn vị chủ quản loay hoay không biết chọn Slack hay Microsoft Teams

để thử nghiệm, cũng không biết nên dùng Hubspot hay Salesforce để triển khai CRM ngay từ khi… chưa có sản phẩm test và dựng team

Trang 8

Chuyện đó hoàn toàn có thể xảy ra với bạn, với tôi hay tất

cả chúng ta Tôi không thể đếm nổi bao nhiêu case từ giáo dục, tới y tế, từ bán hàng online tới kinh doanh sản phẩm

số, khi chủ doanh nghiệp biết một công cụ nào mới “vi diệu"

sẽ lập tức thử ngay với team tôi, để rồi tất cả cùng quay

Vì thế, lời khuyên của tôi dành cho bạn khi chọn lựa bất

kỳ công cụ làm việc nào cho cả team đó là THẬN TRỌNG và PHÙ HỢP

Để đánh giá xem công cụ, hoặc một bộ công cụ có phù hợp hay không theo tôi nên có vài tiêu chí con sau:

1.2 Cách thức mà công ty/team bạn đang vận hành?

a Bạn đã có quy trình làm việc chưa?

Đừng vội vã xông vào thế giới của những Slack, Trello, Atlassian, Asana, Monday, Nas… nào bạn ạ Việc đầu tiên chúng ta cần làm là xác định lại các thức mà công ty bạn

Các công cụ không phải là phép màu Và việc sử dụng chúng đều cần dựa trên 2 điều quan trọng: Văn hoá làm việc và Quy trình làm việc

Thử tưởng tượng nếu bây giờ người quản lý giao task thông qua trello nhưng nhân viên không có văn hoá tự giác

Trang 9

tự chủ động update tiến độ cũng như khối lượng hoàn thành thì cũng thành công cốc

Hoặc nếu một ngày kia bạn đang dùng Monday để tạo biểu

đồ Gantt nhưng người trong team sau khi xong task sớm không update tiến trình thì sẽ thế nào?

Nhiều tool lắm đấy, bình tĩnh nhé!

Với Growth Mastermind Hà Nội, dù chỉ là một hoạt động khá nhỏ là xác nhận đăng ký tham dự event, chúng tôi cũng

có một quy trình tương đối rõ ràng Đơn giản hoá thì thế này: Sau khi người tham dự đăng ký, chúng tôi tạo contact trên CRM, tạo deal từ thông tin khách hàng: ở deal stage

là Leads (nếu bạn chưa biết về phần này vui lòng đọc tiếp

Trang 10

ở chương sau nhé), sau khi người tham dự chuyển tiền confirm, sẽ chuyển Deal stage sang Confirm Email xác nhận đăng ký, cùng thời gian địa điểm sẽ được tự động gửi email tới các anh chị tham dự vào thời điểm thích hợp

Vì thế, trước khi đi tiếp, tôi thành thật khuyên bạn kiểm tra lại quy trình làm việc của toàn công ty Nếu bạn nào chưa từng xây thì chúc mừng, bạn có thể học được thêm rất nhiều Còn với anh chị nào đã quen với quy trình, lời khuyên của tôi là rà lại một lượt trước khi bắt đầu

b Team quản lý công việc và giao tiếp công việc như thế nào

Tùy theo đặc trưng ngành nghề và phương cách quản trị, xét về công cụ quản lý công việc thì hiện tại có hai trường phái chính đó là sử dụng các công cụ sử dụng Gantt chart

và các công cụ coi Kanban là lõi

Sơ đồ Gantt là một trong những công cụ cổ điển nhất mà vẫn được sử dụng phổ biến trong quản trị tiến độ thực hiện

dự án Trong sơ đồ Gantt, các công tác được biểu diễn trên trục tung bằng thanh ngang, thời gian tương ứng được thể hiện trên trục hoành

Sơ đồ Gantt giúp chúng ta nhìn được cái nhìn toàn cảnh về

dự án, các công việc liên quan, nối tiếp nhau như thế nào một cách cực kỳ trực quan Tuy nhiên cũng có nhược điểm nhất định là phụ thuộc lớn vào project manager, người setup ban đầu biểu đồ gantt

Trang 11

Kanban là một phương pháp làm việc tinh gọn của người Nhật được phân chia theo các đầu mục như: To do (việc cần làm), Doing (đang làm), Review (đánh giá), Done (hoàn thành) Chúng tôi sẽ nói kĩ hơn về Kanban ở những phần sau Một trong những điều thú vị nhất của Kanban là giúp chúng

ta “nhìn phát” thấy ngay “trạng thái” của các tác vụ nhất định, cũng như khối lượng công việc đang tồn đọng ở từng khâu Tuy nhiên nhược điểm cũng có thể thấy khá rõ ràng khi

để view toàn cảnh dự án thì gặp hạn chế nhất định

Trang 12

Việc bạn đang sử dụng trường phái quản lý công việc nào cũng tác động tương đối lớn đến việc bạn dùng tool Tuy hầu hết các tool mà Growth Mastermind từng khuyến nghị (Microsoft Planner, Trello, Asana, Atlassian…) đều có tính năng view theo cả Kanban và Gantt Chart thì việc lựa chọn đúng loại theo thế mạnh vẫn có những tác dụng nhất định Lựa chọn như thế nào, tất nhiên là tuỳ bạn Tuy nhiên

từ đây về sau trong phần sau của Guidebook này, tôi xin được phép lựa chọn Trello như công cụ chính (Các công cụ khác tôi xin hẹn trong những đợt update sau), bởi 2 tiêu chí bên dưới đây

Trang 13

1.3 Mục tiêu của bạn khi tìm kiếm công cụ/bộ công cụ mới là gì? Bạn ưu tiên những gì?

a Mục tiêu của bạn là gì?

Câu hỏi này thoạt tiên nghe có vẻ rất buồn cười Vì chúng ta sẽ dễ dàng trả lời rất chung chung là “tăng hiệu suất" Nhưng như vậy thì cũng chưa đủ hết đâu Chúng ta cùng thử ngắm nghía xem nhé

Mục tiêu của bạn khi lựa chọn công cụ giao tiếp nội bộ mới có thể là “đảm bảo tính bảo mật", cũng có thể là “gửi file dung lượng lớn hơn”, hoặc “theo sát được hoạt động của team" Mỗi một mục tiêu sẽ có cho bạn một đáp án khác nhau

Ví dụ với tính bảo mật, Telegram là lựa chọn số 1, với gửi file dung lượng lớn nhanh chóng, đừng quên Zalo, hay theo sát hoạt động của team chúng ta sẽ có Slack Còn nếu đơn giản tiện dụng, “ho” một tiếng lúc nào nhân viên cũng có mặt chắc chẳng có công cụ nào bằng Messenger của Facebook cả

b Bạn ưu tiên những tính năng nào khác của công cụ

Mục tiêu sẽ quyết định tính năng cơ bản bạn cần, tuy nhiên các tính năng cần được ưu tiên khác cũng quan trọng không kém Với các team tôi đã đi qua, thì ưu tiên lớn nhất của tôi đối với các công cụ là tính dễ tích hợp và dễ dàng tiếp cận với nhân sự

Trang 14

Tôi xin bắt đầu trước với tính tiếp cận dễ dàng của nhân sự Chúng ta, những người dễ dàng tiếp cận cái mới, đôi khi hay nghĩ rằng .ai cũng thế Tuy nhiên đưa một công cụ mới vào tổ chức không thể chỉ là một buổi thông báo gọn lỏn: “Tool xịn đấy, dùng đi”, mà còn hàng tá các buổi training, rất nhiều quy tắc phải tuân theo Mà rõ ràng để nhân sự ngấm và sử dụng thành thạo là một quá trình khó mà đếm bằng ngày được, mà phải bằng tuần hay thậm chí là tháng

Vì thế tôi luôn coi tính năng hàng đầu trong việc tìm công

cụ phù hợp với team là tính dễ dàng tiếp cận với các nhân

sự tôi đang có Việc huấn luyện họ thành thạo công cụ phải nhanh nhất có thể, có vậy quá trình chuyển đổi của chúng

ta mới nhanh và sâu được

Với tính dễ tích hợp, chúng ta sẽ hiểu là khả năng kết nối của tool với các tool làm việc khác mà chúng ta sẽ dùng trong hệ thống Trong thời đại của API Economy ngày nay thì khả năng mở rộng với các công cụ khác của bất kỳ sản phẩm nào cũng cần được đề cao

Bạn đừng lấy làm bất ngờ khi Trello có thể lấy dữ liệu

tự động từ Google Analytics hay Slack lấy tin từ Google Alert, cũng đừng hiếu kỳ khi có thể xem toàn bộ hơn 100 tài khoản quảng cáo Facebook của tôi đang hoạt động thế nào chỉ qua một Dashboard Google Data Studio, vì điều đó hoàn toàn

có thể Và trong phần sau của Guidebook này tôi sẽ cùng mọi người khám phá những cách ứng dụng còn vui hơn thế

Trang 15

Trang 16

Không chỉ bởi đa số các công cụ chúng tôi để trong 2 bảng so sánh trên đều có cách tính tiền trên từng đầu nhân

sự Mà còn là vì sự tăng trưởng nhân sự ảnh hưởng trực tiếp tới cách bạn quản lý nhân sự của team/công ty Có những công cụ có thể rất phù hợp với những team nhỏ như Google Sheet hay Zalo, nhưng sẽ là thảm hoạ nếu phụ thuộc vào nếu team quá đông, và quá nhiều tác vụ cần phối hợp

Một yếu tố khác là cũng liên quan đến tiền là liệu công ty/team bạn sẵn sàng chi bao nhiêu tiền cho các công

cụ hây chỉ cần dùng cách công cụ miễn phí? Đây hẳn là một câu hỏi đương nhiên của đương nhiêu Tuy nhiên, điều may mắn là trong combo tool mà chúng tôi giới thiệu ở phần sau, hầu hết chúng ta đều có thể sử dụng chúng … miễn phí

Tuy nhiên, nguồn lực thứ 2 mà cũng quan trọng không kém chính là nguồn lực con người Các giải pháp ERP dạng như Odoo là rất tuyệt nếu chúng ta có sẵn một team IT để giải quyết các vấn đề kỹ thuật có thể nảy sinh Nhưng đâu phải chúng ta ai cũng có nguồn lực ấy Đa số các SME Việt

Trang 17

Nam thậm chí còn không có người quản trị website đúng nghĩa

mà chủ yếu dựa vào thuê ngoài cơ mà Vậy thì chúng ta có lối thoát nào?

đa số các anh em Growth Mastermind trong các doanh nghiệp Việt là…?

Không để anh em chờ đợi thêm nữa Qua khảo sát nhu cầu cũng như trực tiếp đi qua nhiều mô hình, cơ chế làm việc khác nhau tôi xin chọn combo sau với tư cách là combo phù hợp cho đa phần các doanh nghiệp Việt Nam

Trang 18

- Ở đây tôi chọn công cụ thông tin nội bộ chính là Slack với các ưu điểm nổi bật là: Miễn phí, hỗ trợ chia kênh, hỗ trợ kênh chat bảo mật và nhiều tính năng khác mà tôi đi chi tiết trong phần sau Điểm trừ là bản free chỉ cho phép bạn lưu trữ 10.000 tin nhắn Vượt quá 10.000 thì bạn chỉ xem lại lịch sử của 10.000 tin gần nhất Điều này theo tôi cũng không quá vấn đề với đa số các SME hay Startup vì những tài liệu cần sao lưu chúng ta có thể để trên các công cụ lưu trữ dữ liệu rồi

- Với công cụ quản lý tác vụ tôi chọn Trello với lý do chính

là khả năng tuỳ biến cao, kèm với các power-ups (add - on) rất đáng giá Và một điểm cực mạnh là khả năng kết nối: Slack, Drive… Việc sử dụng biểu đồ Gantt cũng không quá cần

Trang 19

thiết vì các team tôi làm thường tập trung nhiều vào các tác vụ theo ngày/tháng thay vì project đồ sộ Bản miễn phí của Trello hiện tại cho phép chúng ta tạo tối đa 10 Team Board (chúng tôi sẽ giải thích kỹ hơn trong phần sau), không nhiều nhưng như thế tôi thấy cũng quá đủ dùng rồi

- Công cụ tôi đánh giá cao nhất trong các công cụ lưu trữ là Google Drive, với điểm nổi bật là tốc độ cả upload và download đều nhanh, kèm theo đó là tính dễ sử dụng bởi hầu như bạn nhân viên nào của tôi cũng đều dùng Google Drive

cả Yêu cầu bảo mật hay lưu trữ file lớn cũng phải là ưu tiên của các team tôi cộng tác

- Với CRM sau khi đã thử qua rất nhiều CRM tôi thường bắt đầu khởi sự với Hubspot Nguyên nhân lớn nhất là Hubspot CRM bản Free cho chúng ta quá nhiều những tính năng tốt, cùng với sự dễ dàng trong giao diện sử dụng Hầu hết team sales của tôi chỉ cần 1-2 ngày training là sử dụng Hubspot “ngon" Hubspot cũng cho phép chúng ta lưu trữ free tới tận 1.000.000 contact, cho phép gửi email theo tên miền

@côngtyban.gìđó luôn nên rất thuận tiện cho các bạn sales làm việc trực tiếp mà thậm chí chúng ta chưa cần trả phí Mức phí hàng tháng theo User tôi đánh giá cũng không quá đắt so với các chức năng mà Hubspot mang lại (40$/tháng cho bản rẻ nhất)

- Bổ sung thêm trong các công cụ này tôi thêm vào các chất

“bôi trơn” là Zapier cho phần tự động hoá một số tác vụ (như tự động đẩy lead từ file Google sheet vào Hubspot, rồi đẩy thông tin nếu có lead từ Hubspot vào thẳng Slack để cho Sales làm việc luôn chẳng hạn) và công cụ báo cáo tự động (Google Data Studio/A1Digihub)

Trang 20

Chú ý: Mô hình này của tôi dựa trên một quy trình “chạy số” mà đa số các anh em trong Growth Mastermind vẫn triển khai Tuy nhiên, với các mô hình khác chúng ta có thể dựa trên những nguyên tắc tương tự để tuỳ biến cho mô hình đó

Trang 21

Với cách làm này:

Leads sau khi được đổ về từ Landing page sẽ đi qua Google

Sheet, Zapier sẽ tự động đưa chúng thành contact Hubspot

Zapier cũng giúp Leads này hiển thị ngay trên 1 channel Slack cho toàn bộ các anh em sales đều “nhột” nhằm kích thích công việc

Ở chiều khác, team Marketing sẽ giao việc cho nhau qua Trello, lưu trữ file trên Google Drive và giao tiếp qua Slack Khi có bất kỳ task nào popup, mọi người có thể dùng luôn slack để đưa tác vụ đó vào Trello

Trang 22

Ngoài ra nếu bạn cũng quan tâm tới Marketing Automation thì bật mí luôn là tôi hay kết nối Hubspot với Mautic cho tiết kiệm Cần video call cho các cuộc họp bạn có thể cân nhắc giữa Google Hangouts và Zoom.us, lý do thì vì 2 tool này khi dùng cam trước của máy tính sẽ không bị “lộn ngược" hình ảnh - điều sẽ rất bất tiện nếu bạn muốn cho mọi người đọc chữ trên bảng chẳng hạn Với report, tôi sử dụng luôn Google Data Studio cho những dự án global và A1Digihub

để kéo số từ các sàn nội địa một cách tự động

Tuy nhiên, từ góc nhìn của tôi là mọi người đừng “xây quá” (overbuild), tiếp cận công cụ nên dựa trên cơ sở phù hợp (vâng lại một lần nữa là phải phù hợp), nếu hiện tại bạn đang nhìn thấy trong tương lai gần bất vấn đề gì với

Trang 23

việc quản lý team với các công cụ đang có, thì lời khuyên

là đừng thay đổi vội Nguồn lực đó, ta nên dành làm việc khác

Trở lại với hệ thống này, khi setup đúng, tôi có thể khẳng định bạn sẽ thấy một sự thông suốt, tránh trường hợp thiếu sót thông tin, hay khó khăn khi tiếp cận tiến độ công việc của team Còn setup thế nào ấy hả, mời mọi người cùng đọc tiếp phần 2 nhé

Trang 24

Trang 25

2.1 Slack - Vì sao được gọi là công cụ giao tiếp nội bộ tốt nhất hiện tại?

Slack là một công cụ

và dịch vụ trực tuyến quản lý làm việc nhóm Tên viết tắt của Slack có

nghĩa là “Searchable

Log of All Conversation and Knowledge" (Nhật kí

tìm kiếm của tất cả các cuộc hội thoại và kiến thức)

Vì sao Slack được đánh giá cao đến vậy?

Slack được sử dụng như một hình thức giao tiếp nội bộ với nhiều tính năng ưu việt hơn các công cụ chat khác như skype, viber, whatsapp, zalo, messenger,

+ Slack giúp công ty bạn TẬP TRUNG vào công việc (so với newsfeed của facebook hay messenger)

+ Kênh cho các cuộc thảo luận tập trung vào chủ đề

Trang 26

+ Cuộc gọi âm thanh và video

+ Chia sẻ tập tin và tìm kiếm

+ Ứng dụng và tích hợp - điều mà skype, viber, đều chưa làm được

Nói về Ứng dụng và Tích hợp, Slack hoạt động hoàn hảo trong việc này Nó giống như một hệ điều hành với hàng ngàn ứng dụng để hợp lý hóa các quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian quý báu của doanh nghiệp Trong phần sau, chúng tôi sẽ giới thiệu với các bạn một số App mà chúng tôi khuyến nghị nên dùng

Với Slack, một công cụ giúp làm giảm email nội bộ, tăng tính minh bạch và mọi người đều tham gia cùng một trang Slack tương thích với nhiều nền tảng khác nhau và nó có đồng bộ hóa liền mạch để đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất cứ điều gì

Trang 27

Tải xuống

Slack có sẵn trên các nền tảng khác nhau như một ứng dụng gốc Nó cũng có thể được sử dụng như một trang web, khá thuận tiện Tuy nhiên, ứng dụng đi kèm với nhiều cài đặt hơn và nhanh hơn để chuyển đổi giữa các không gian làm việc khác nhau trong ứng dụng

Bạn có thể tải xuống ứng dụng Slack thông qua các liên kết dưới đây:

Trang 28

a Không gian làm việc chung

Mỗi nhóm Slack có không gian làm việc riêng Không gian làm việc Slack là không gian kết hợp tất cả các kênh và trò chuyện của một công ty, nơi tất cả các giao tiếp, chia sẻ tệp và cuộc họp online diễn ra

Mỗi không gian làm việc là một không gian kín cho một nhóm người, thường là nhân viên của một công ty

Nguồn: Slack Technologies Inc

Slack thường được sử dụng như một không gian làm việc chung cho cá nhân và doanh nghiệp Cá nhân hay doanh nghiệp đều có thể tạo ra nhiều workspace cùng một lúc

Bước 1: Tạo không gian làm việc bằng cách theo liên kết này: https://slack.com/get-started#/

Trang 29

Bước 2: Sau đó mời các thành viên từ trang thư mời Nhấp

vào Tên nhóm của bạn trong Slack để mở Menu Team của bạn

Từ đó, chọn tùy chọn để mời mọi người

Để tham gia không gian làm việc Slack, bạn cần một lời mời email hoặc bạn có thể tạo một tài khoản trên không gian làm việc một tôi Có nhiều hướng khác nhau để làm điều đó:

1 Nhận và chấp nhận lời mời email từ một thành viên của không gian làm việc và đăng ký

bằng cách nhấp vào liên kết có trong thư mời

2 Tham gia một không gian làm việc bằng cách sử dụng địa chỉ email công việc của bạn Slack thường được gắn với một công ty có tên miền, có nghĩa là bất kỳ người mới nào trong một tổ chức đều có thể tự tham gia

Bạn có thể làm điều đó ở đây

Trang 30

b Sự khác biệt giữa Kênh (Channel), Chủ đề (Thread), Nhóm (Group) và Chat cá nhân (Direct Message)

Kênh Slack, Chủ đề và Nhóm là các hình thức trò chuyện nhóm với các tùy chọn khác nhau

Kênh (Channel) Slack là gì?

Kênh Slack là nơi để thảo luận tập trung vào chủ đề Các kênh có phần giống với các nhóm và cộng đồng trong các mạng xã hội: một kênh Slack có người tạo, mục đích, quy tắc

và thành viên (bao gồm cả ứng dụng)

Các kênh được xây dựng trong Slack để hợp nhất các thành viên trong nhóm xung quanh các mục tiêu và dự án hoặc phòng ban của họ Tất cả các kênh được hiển thị ở bên trái màn hình của bạn

Trang 31

Có ba loại kênh:

• Kênh công cộng - kênh mở cho mọi người trong công ty

• Kênh riêng - kênh có quyền truy cập hạn chế, không dành cho tất cả mọi người trong công ty

• Kênh chia sẻ - các kênh kết nối Slack của bạn với Slack của công ty khác

Bạn có thể tạo kênh mới và lựa chọn loại kênh cho mình theo ảnh sau đây:

Trang 32

Kênh quan trọng nhất và là kênh đầu tiên bạn nhìn thấy sau khi đăng ký là #general Theo mặc định, đây là kênh chính của công ty để liên lạc toàn nhóm

Trang 33

Nên có những loại kênh gì?

Gợi ý của chúng tôi là nên có tối thiểu 3 loại kênh:

1 General: Tổng hợp những thông báo chung đến tất cả mọi người Đây là kênh public

2 Kênh theo tên dự án/mảng: Ví dụ như Sales, Marketing để mọi người có thể biết tình hình chung đang như thế nào

3 Kênh check-in: Tưởng đơn giản mà cũng vô cùng quan trọng Đối với kênh check in này, bạn có thể cài bot đặt câu hỏi

tự động (geekbot) để các thành viên tự báo cáo khi bắt đầu làm việc hàng ngày Điều này sẽ giúp cho nhân sự cảm thấy

có đồng nghiệp đồng hành, ai cũng làm việc của tôi và các công việc vẫn đang trong tiến trình, không bị “chia xa" khi không cùng nhau ở văn phòng Đặc biệt kênh này sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng được tính tự giác của nhân sự khi làm việc từ xa Kênh này cũng public

4 Kênh tự động: ví dụ như leads chạy về thông báo lên slack Ngoài sales cần phải follow up, bạn nên set chế độ riêng

tư để những người khác không bị spam

Trang 34

Làm thế nào để bắt đầu một chủ đề (Thread) trong Slack?

Một chủ đề Slack khá giống với các chủ đề trong các

bình luận trên các diễn đàn Nếu bạn muốn trả lời tin nhắn

của người khác trong một kênh, nhưng không muốn can thiệp

vào cuộc thảo luận hiện tại, hãy sử dụng tính năng này

(Giống tính năng Reply của Facebook)

Tin nhắn trong các chủ đề vẫn được gắn với một kênh và

là một phần của nó Thông báo về tin nhắn mới trong một chủ

đề sẽ chỉ được gửi cho những người tham gia chủ đề và cho

một người có tin nhắn kích hoạt cuộc thảo luận

Trang 35

Tạo một nhóm người dùng

Ai có thể sử dụng tính năng này?

- Theo mặc định, chỉ Workspace Owner (Chủ sở hữu) và Admin (Quản trị viên không gian) mới có thể tạo và chỉnh sửa nhóm người dùng, nhưng họ có thể cung cấp tính năng này cho tất

cả các thành viên

- Tính năng này áp dụng cho gói trả phí

- Nhóm người dùng là một nhóm thành viên trong không gian làm việc thường cần được thông báo cùng một lúc Bạn có thể

đề cập đến tên duy nhất của một nhóm - ví dụ: @manager - giống như cách bạn @mention một thành viên khác trong không gian làm việc của bạn

Bước 1: Từ desktop của bạn, nhấp vào menu More items ở góc trên bên phải

Bước 2: Chọn User group (Nhóm người dùng) từ menu

Bước 3: Nhấp vào biểu tượng Create a user group (Tạo nhóm người dùng)

Bước 4: Chọn name (tên), handle (xử lý) và purpose (mục đích)

Bước 5: Chọn các kênh mặc định mà các thành viên của nhóm người dùng sẽ được thêm vào Sau đó, nhấp vào Next (Tiếp

Trang 36

Hãy nhớ rằng tên nhóm người dùng phải là duy nhất Nếu tên

đã được sử dụng làm tên kênh, tên hiển thị hoặc tên nhóm

người dùng khác, tên đó sẽ không khả dụng

Tin nhắn cá nhân

Tin nhắn trực tiếp (DM) là cuộc trò chuyện một-một giữa

bạn và một thành viên không gian làm việc khác Tin nhắn

trực tiếp nhóm (DM nhóm) là các cuộc thảo luận nhỏ hơn, bên

ngoài các kênh, giữa bạn và tối đa tám thành viên khác DM

hoạt động tốt cho các cuộc hội thoại một lần mà không yêu

cầu toàn bộ kênh để cân nhắc

Một số điều cần ghi nhớ:

- Khi bạn mời ai đó vào nhóm DM, một cuộc trò chuyện mới

sẽ bắt đầu mà không có lịch sử tin nhắn trước đó

- Để lưu lại lịch sử tin nhắn, bạn có thể chuyển đổi nhóm

DM của tôi sang một kênh riêng trước khi thêm thành viên

mới

- Nó không thể rời khỏi một nhóm DM, vì vậy bạn sẽ cần phải

yêu cầu một trong những người tham gia tạo một DM mới mà

không có bạn

- Thành viên của nhóm DM sẽ chỉ nhận được thông báo cho tin

nhắn Họ sẽ không được thông báo khi nhóm DM được tạo

Lưu ý: Chỉ những thành viên có quyền tạo kênh riêng mới có

thể chuyển DM nhóm sang kênh riêng

Với những nút tắt tiện lợi, bạn có thể xem tại đây.

Trang 37

c Các hành động chính trong Slack

Slack đi kèm với rất nhiều tính năng hữu ích Nhưng trước tiên, chúng ta hãy thực hiện các hành động và lệnh

cơ bản để giao tiếp trong các kênh và trong tin nhắn trực tiếp Chi tiết về cách sử dụng Slack để gửi tin nhắn và liên lạc trong các kênh được mô tả trong Trung tâm trợ giúp của Slack

Các lệnh Slack phổ biến là @channel (thông báo cho tất cả các thành viên của kênh), @here

(chỉ thông báo cho các thành viên tích cực của một kênh)

và @username (thông báo cho người được đề cập) Dưới đây

là cách tất cả hoạt động

Trang 38

Hành động của bạn Điều sẽ xảy ra

Bạn nhắn tin trên kênh

channel công khai

Tất cả thành viên của kênh channel đó đều có thể đọc được, kể cả những người tham gia sau này

Bạn nhắn tin trên kênh riêng

Chỉ có thành viên của kênh riêng đó đọc được, không ai bên ngoài có thể xem được Bạn nhắn tin riêng cho một

ai đó

Chỉ có họ mới đọc được tin

đó

Bạn gửi tin nhắn cho một nhóm

người dùng Chỉ các thành viên của nhóm

đó đọc được tin nhắn

Bạn đề cập tới ai đó trong

kênh và dùng kí hiệu @ hoặc

kênh riêng tư, nhưng người

đó không ở trong kênh

Người đó sẽ KHÔNG nhận được thông báo nhưng Slackbot sẽ hỏi bạn nếu bạn muốn mời người đó tham gia kênh

Bạn pin một tin nhắn trong

hashtag và

Tên của kênh đó sẽ được tô sáng

Trang 39

tên của một kênh (ví dụ

#general

màu xanh lam Khi bạn nhấp vào

nó, bạn có thể tham gia kênh

Bạn gửi tin nhắn có hashtag

và tên của một kênh riêng (ví

dụ:

#privatechannel)

Tên của kênh đó sẽ KHÔNG nổi bật với màu xanh lam Khi bạn nhấp vào nó,

bạn sẽ KHÔNG thể tham gia kênh

Đây là những hành động cơ bản trong Slack Tuy nhiên, có rất nhiều trong số họ Nếu bạn muốn khám phá tất cả, đây

là các bài đọc thêm:

● Sử dụng Slack tại Trung tâm trợ giúp Slack

Trang 40

d Cải thiện năng suất với các ứng dụng Slack

Ứng dụng Slack giống như các ứng dụng trong điện thoại của bạn Thậm chí còn có một cửa hàng ứng dụng nơi bạn có thể tìm và cài đặt ứng dụng Slack trong không gian làm việc của mình

Khi thêm ứng dụng vào Slack, bạn có thể chuyển tất cả công việc của mình sang Slack và ngừng bật tắt tất cả những cửa sổ đang mở trên màn hình máy tính của bạn

Slack App Directory

Slack App Directory là một cửa hàng ứng dụng cho Slack, nơi bạn có thể thấy các ứng dụng được Slack phê duyệt và chọn một ứng dụng theo danh mục (ví dụ: Analytics, Quản lý

dự án, Năng suất, v.v.)

Ngoài ra, bạn có thể khám phá các ứng dụng ngay trong Slack: nhấp vào (+) đăng nhập ở góc bên trái màn hình của

Tiêu đề	Ebook Cẩm nang làm việc online 101 – Làm việc từ xa hiệu quả hơn cả ngồi cùng nhau
Tác giả	Nguyễn Hoàng Linh
Người hướng dẫn	Phạm Thanh Huyền, Nguyễn Thu Trà
Trường học	Trường Đại Học Growth Hanoi
Chuyên ngành	Làm việc từ xa và công cụ hỗ trợ
Thể loại	Sách hướng dẫn
Năm xuất bản	2023
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	106
Dung lượng	16,01 MB