Phần 2 ( bc tong hop tan thuan)

Kế toán trưởng kiêm tổng hợp Thủ quỹ Kế toán hàng hóa và CCDC Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Kế toán công nợ... Sau khi kiểm tra tính hợp lệhợp pháp của chứng từ gốc,

PHẦN 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY

CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TÂN THUẬN

2.1 Giới thiệu về bộ máy kế toán

Để phù hợp với điều kiện kinh doanh, Công ty Cổ phần Thương Mại Dịch Vụ TânThuận đã vận dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung

Sơ đồ 2.1: Bộ máy kế toán tại Công ty CP thương mại dịch vụ Tân Thuận

Chức năng, nhiệm vụ các bộ phận, các phần hành kế toán trong bộ máy kế toán của Công ty

- Kế toán trưởng: Là một kế toán tổng hợp có mối liên hệ trực tiếp với các kế toánthành phần, có năng lực điều hành và tổ chức Kế toán trưởng liên hệ chặt chẽ với giámđốc, tham mưu cho họ về các chính sách tài chính - kế toán của công ty, ký duyệt các tàiliệu kế toán, phổ biến chủ trương và chỉ đạo thực hiện chủ trương về chuyên môn, đồngthời yêu cầu các bộ phận thực hiện những công việc chuyên môn có liên quan tới các bộphận chức năng

- Các kế toán viên có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ kếtoán trưởng về các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ cũng như về chế độ kế toán, chính sáchtài chính của Nhà nước

Kế toán trưởng kiêm tổng hợp

Thủ quỹ

Kế toán hàng hóa và CCDC

Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Kế toán

công nợ

- Kế toán công nợ: Chịu trách nhiệm trong việc thanh toán và tình hình thanh toánvới tất cả khách hàng công thêm cả phần công nợ phải thu Sau khi kiểm tra tính hợp lệhợp pháp của chứng từ gốc, kế toán công nợ viết phiếu thu chi (đối với tiền mặt), séc, ủynhiệm chi…(đối với tiền gửi ngân hàng) hàng tháng lập bảng kê tổng hợp séc và sổ chitiết đối chiếu sổ sách thủ quỹ, sổ phụ ngân hàng, lập kế hoạch tiền gửi lên cho ngân hàng

có quan hệ giao dịch Quản lý các TK 111, 112 và TK chi tiết của nó Đồng thời theo dõicác khoản công nợ phải thu, phải trả trong Công ty và giữa Công ty với khách hàng… phụtrách TK 131, 136, 141, 331, 333, 336

- Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Tính toán và hạch toán tiềnlương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, các khoản khấu trừ vào lương, các khoản thunhập, trợ cấp cho CBCNV của công ty Hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công đồng thờitổng hợp số liệu để lập bảng tổng hợp thanh toán lương của công ty

- Kế toán hàng hóa, CCDC: Có nhiệm vụ tổng hợp tài liệu từ các phần hành kế toánkhác nhau để theo dõi trên các bảng kê, bảng phân bổ làm cơ sở cho việc tính chi phí vàgiá thành sản phẩm Theo dõi số lượng hàng hóa nhập - xuất - tồn để lập kế hoạch muahàng Đồng thời kế toán cũng theo dõi cả phần công cụ dụng cụ, hàng tháng tính và phân

bổ để ghi vào bảng kê Quản lý các tài khoản 153,155, 157, 632

- Thủ quỹ: Quản lý quỹ tiền mặt của Công ty, hàng ngày căn cứ và phiếu thu, phiếuchi tiền mặt để xuất hoặc nhập quỹ tiền mặt, ghi sổ quỹ phần thu chi Sau đó tổng hợp, đốichiếu thu chi với kế toán có liên quan

2.2 Các chính kế toán

Chế độ kế toán áp dụng: Từ năm 2015 trở về trước, Công ty Cổ phần Thương Mại

Dịch Vụ Tân Thuậnáp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam theo Quyết định số15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các Thông tư hướngdẫn, sửa đổi kèm theo Từ 1/1/2015, Công ty áp dụng theo TT200/2014/TT-BTC ngày22/12/2014

Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 năm dương lịch Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (VND)

Phương pháp tính thuế GTGT:Phương pháp khấu trừ.

Chứng từ kế toán

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Đối chiếu kiểm tra :

Ghi chú:

Phương pháp khấu hao TSCĐ: Khấu hao trích theo phương pháp đường thẳng Thời

gian khấu hao phù hợp với Thông tư 45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2013 của Bộ Tài chínhhướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ, có hiệu lực từ ngày10/06/2013

Phương pháp tính giá hàng xuất kho: Công ty sử dụng phương pháp bình quân gia

quyền để tính giá hàng xuất kho

Phương pháp kế toán HTK: Phương pháp kê khai thường xuyên.

Hình thức ghi sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung (NKC)

trên excel Trình tự kế toán theo hình thức kế toán NKC được thể hiện ở sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.2: Ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán NKC

2.3 Hạch toán từng phần hành kế toán tạo Công ty CP thương mại dịch vụ Tân Thuận

2.3.1 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Thương mại dịch vụ Tân Thuận

 Đặc điểm lao động

Công ty CP thương mại dịch vụ Tân Thuận với chức năng chính là kinh doanh thươngmại cho nên việc bố trí và sử dụng lao động tương đối hợp lý, tinh giảm gon nhẹ bộ máyquản lý, nâng cao bồi dưỡng đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho

cán bộ công nhân viên Từ năm 2010 đến nay tổng số lượng lao động của công ty tăng lênđáng kể

Song song với việc tăng đội ngũ lao động thì đời sống của cán bộ công nhân viên cũng cócải thiện, thu nhập tăng cao chứng tỏ tình hình kinh doanh của công ty ngày càng pháttriển Điều nay được thể hiện chi tiết qua bảng sau:

2013

Năm2014

Năm2015

Thu nhập bình quân / người Triệu đồng/người 3,0 3,175 3,346

Nguồn : thống kê lao động hàng năm của Công ty

Bảng chấm công

Bảng thanh toán tiền lương

VD: Tính lương nhân viên Bạch Ngọc Phương ( trưởng phòng KD) có mức lương cơ bản theo thỏa thuận: 8.000.000, tổng số ngày làm việc thực tế 25 ngày tháng 9/2015

Vậy tiền lương theo thời gian của nhân viên Bạch Ngọc Phương:

( 8.000.000 /25 ) *25 = 8.000.000 đồng/tháng

 Phương pháp trích các khoản theo lương:

Hiện nay, Công ty trích các khoản bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT),bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), kinh phí công đoàn (KPCĐ) theo Quyết định 1111/QĐ-BHXH về quy định quản lý thu BHXH, BHYT, quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT; tổng tỷ lệCông ty trích là 34,5% trên tổng số tiền lương thỏa thuận trên hợp đồng lao động, cụ thểvới từng khoản như sau:

Các khoản trích Doanh nghiệp chịu Người lao động chịu Tổng

 Quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Sơ đồ 2.3: Quy trình kế toán tiền lương tại Công ty

5

Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng:

Đối chiếu kiểm tra :

Sau khi đối chiếu khớp đúng các số liệu giữa các sổ thì kế toán tổng hợp sẽ căn cứ vàobảng cân đối số phát sinh, Sổ cái và Bảng tổng hợp để lập Báo cáo tài chính

 Kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương

- Chứng từ kế toán sử dụng: Hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng thanh toán

tiền lương, bảng phân bổ tiền lương,

Bảng thanh toán lương ( PL2)

Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương (PL3)

Từ đó kế toán lên sổ chi tiết các TK 334 ( PL4), TK 338 (PL5)

 Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương

- Sổ sách sử dụng: Sổ cái các TK 334, 338; sổ NKC.

- Tài khoản sử dụng: TK 334, 338, 641, 642,

VD: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ tiền lương và các khoản trích theo lươngnhư: bảng thanh toán tiền lương, bảng phân bổ tiền lương, các chứng từ thanh toán tiềnlương, kế toán ghi vào sổ NKC (PL6)

Sau đó, căn cứ vào các số liệu đã ghi sổ NKC để ghi vào Sổ cái các TK 334 (PL7),

338 (PL8)

2.3.2 Thực trạng kế toán hàng hóa tại Công ty Cổ phần Thương mại dịch vụ Tân Thuận

 Đặc điểm hàng hóa

Hàng hóa tại Công ty CP Thương mại dịch vụ Tân Thuận là các linh kiện máy tính, máy

in, máy tính đồng bộ, laptop các hãng Asus, Dell, HP,

 Phương pháp tính giá hàng hóa

Công ty đánh giá trị giá thực tế nhập kho theo công thức sau:

+

Chi phí mua hàng

_

Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán (nếu có)

Tính giá hàng hóa xuất kho: theo phương pháp bình quân gia quyền

Đơn giá xuất kho bình quân = (Trị giá vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ + Trị giá vật tư hàng hóa nhập trong kì)/Số lượng vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư, hàng hóa nhập trong kỳ)

VD: Trị giá vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ: 7.620.000

Trị giá vật tư hàng hóa nhập trong kỳ: 151.500.000

Số lượng vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ: 6

Số lượng vật tư hàng hóa nhập trong kỳ: 150

Vậy đơn giá xuất kho bình quân:

( 7.620.000 + 151.500.000 ) / ( 6 + 150 ) = 1.020.000

 Quy trình hạch toán hàng hóa

Dưới đây là sơ đồ thể hiện quy trình kế toán hàng hóa tại tại Công ty Cổ phần Thương mại dịch vụ Tân Thuận

Phiếu nhập, Phiếu xuất, Hóa đơn GTGT

Sổ cái TK 156 Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày:

Ghi cuối tháng:

Đối chiếu kiểm tra:

:

Ghi chú:

Sơ đồ 2.4: Quy trình kế toán hàng hóa

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hàng hóa như: phiếu nhập kho, phiếuxuất kho phát sinh, kế toán ghi vào sổ NKC Đồng thời, ghi vào các Sổ chi tiết hàng hóa.Sau đó, căn cứ vào các số liệu đã ghi trên sổ NKC, kế toán ghi vào Sổ cái các TK 156.Cuối tháng, tổng hợp số liệu trên Sổ chi tiết hàng hóa để lập Bảng tổng hợp chi tiết,đồng thời đối chiếu với Sổ cái Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, kế toán cộng số liệu trên

Sổ cái TK 156 để lập bảng cân đối số phát sinh Sau khi đã đối chiếu khớp đúng các sốliệu, kế toán tổng hợp lập Báo cáo tài chính dựa vào Bảng tổng hợp và bảng cân đối phátsinh hoặc Sổ cái

 Kế toán chi tiết hàng hóa

Công ty Cổ phần Thương mại dịch vụ Tân Thuậnhiện đang áp dụng phương pháp thẻsong song để kế toán hàng hóa nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong công tác kiểm tra, đối

Ghi hàng ngày:

Ghi cuối tháng:

Đối chiếu kiểm tra:

: Ghi chú:

chiếu cũng như theo dõi chính xác, kịp thời tình hình biến động và tồn kho của từng loạihàng hóa

Sơ đồ 2.5: Hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song

Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập - xuất tồn hàng hóa vềmặt số lượng Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho Thẻ được mở cho từng danhđiểm hàng hóa Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra sốtồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm hàng hóa

* Tại phòng kế toán: Kế toán hàng hóa sử dụng thẻ hay sổ chi tiết hàng hóa Sổ chitiết hàng hóa kết cấu như thẻ kho nhưng thêm cột đơn giá và phản ánh riêng theo sốlượng, giá trị và cũng được phản ánh theo từng danh điểm hàng hóa Hàng ngày khinhận được chứng từ nhập - xuất hàng hóa ở kho, kế toán kiểm tra và hoàn chỉnh chứng

từ rồi ghi vào sổ (thẻ) chi tiết Định kỳ phải kiểm tra số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết.Cuối tháng tính ra số tồn kho và đối chiếu số liệu với sổ kế toán tổng hợp.Đối chiếu số

liệu giữa sổ chi tiết hàng hóa ở phòng kế toán và thẻ kho của thủ kho bằng cách thôngqua báo cáo tình hình biến động của hàng hóa do thủ kho gửi lên.

Ví dụ: Ngày 05/09/2015, nhập 10 chiếc ổ cứng máy tính WD 500GB, đơn giá

1.000.000 ( chưa bao gồm VAT 10%) của Công ty TNHH Máy tính Nam Tân, chưa thanhtoán

Trích Phiếu nhập kho ( PL9)

Ví dụ: Ngày 10/09/2015 xuất kho 5c ổ cứng WD 500Gbbán cho Công ty CP Bitexco,

giá vốn 1.020.000/c, giá bán: 1.250.000/c ( chưa bao gồm Vat10%)

Trích Phiếu xuất kho ( PL10)

VD: Minh họa quá trình ghi chép

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hàng hóa như: phiếu nhập kho, phiếuxuất kho phát sinh, kế toán ghi vào sổ NKC (PL 13)

Sau đó, căn cứ vào các số liệu đã ghi trên sổ NKC, kế toán ghi vào Sổ cái các TK 156(PL14)

2.3.3 Thực trạng kế toán tài sản cố định (TSCĐ) tại Công ty Cổ phần Thương mại dịch

Chứng từ tăng, giảm TSCĐ: biên bản bàn giao, biên bản thanh lý,… và chứng từ

khấu hao TSCĐ như bảng phân bổ khấu hao TSCĐ

- Phương tiện vận tải, truyền dẫn

 Phương pháp tính nguyên giá TSCĐ và trích khấu hao TSCĐ

Nguyên giá TSCĐ được Công ty xác định là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để

có được TSCĐ đó và đưa vào trạng thái sẵn sàng sử dụng

Nguyên

Giá mua trên hóa đơn

+

Các khoản thuế không được hoàn lại

+

Chi phí liên quan trực tiếp khác

-Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán

Giá trị còn lại = Nguyên giá TSCĐ - Số khấu hao lũy kế

 Phương pháp tính khấu hao

Công ty áp dụng khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng, thời gian khấu haophù hợp với Thông tư 45/2013/TT- BTC ngày 25/04/2013 của Bộ Tài chính hướngdẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ, có hiệu lực từ ngày 10/06/2013

cứ số liệu đã ghi trên sổ NKC, kế toán ghi vào Sổ cái

Cuối tháng, tổng hợp lại số liệu trên Sổ chi tiết TSCĐ, lập Bảng tổng hợp chi tiết tăng,giảm TSCĐ Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên các Sổ cái TK 211, 213,

214 và lập bảng cân đối tài khoản Sau khi đã đối chiếu khớp đúng số liệu, kế toán tổnghợp căn cứ vào Bảng tổng hợp và Sổ cái hoặc bảng cân đối tài khoản để lập Báo cáo tàichính Dưới đây là sơ đồ thể hiện quy trình kế toán TSCĐ tại Công ty:

 Kế toán chi tiết tài sản cố định

- Các chứng từ sử dụng: Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ,

- Sổ sách kế toán sử dụng: Sổ TSCĐ, thẻ TSCĐ, Sổ chi tiết TK 211,214,

- Tài khoản kế toán sử dụng: TK 211, 214, 641, 642,

Ví dụ: Ngày 20/09/2015, Công ty mua mới một xe ô tô Toyota để phục vụ cho Ban Giám

đốc Nguyên giá là 650 triệu, thuế GTGT 10% Công ty đã thanh toán bằng chuyểnkhoản

Kế toán sẽ ghi tăng nguyên giá TSCĐ như sau:

Nợ TK 211: 650.000.000

Nợ TK 1331: 65.000.000

Có TK 112: 715.000.000

Hàng tháng, kế toán Công ty lập bảng phân bổ khấu hao TSCĐ (PL15)

Tại phòng Tài chính Kế toán, kế toán sử dụng thẻ TSCĐ để theo dõi chi tiết cho từngTSCĐ của Công ty, tình hình thay đổi nguyên giá và giá trị hao mòn trích hàng năm củatừng TSCĐ Căn cứ để lập thẻ TSCĐ là: bảng tính và phân bổ khấu hao, biên bản giaonhận TSCĐ, Ví dụ ta có thẻ TSCĐ của xe tải huyndai 2.5T (PL16)

 Kế toán tổng hợp tài sản cố định

- Sổ sách kế toán sử dụng:, Sổ cái TK 211,214,

- Tài khoản kế toán sử dụng: TK 211, 214, 641, 642,

PT, PC, GBN, GBC, HĐ

GTGT

Sổ NKC Sổ chi tiết TK 111,112131,

331

Sổ cái TK 111,112.131, 331 Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo tài chính

Sau đó, căn cứ số liệu đã ghi trên sổ NKC, kế toán ghi vào Sổ cái TK 211 (PL17)

 Kế toán khấu hao tài sản cố định

Công ty áp dụng khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng, thời gian khấu haophù hợp với Thông tư 45/2013/TT- BTC ngày 25/04/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫnchế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ, có hiệu lực từ ngày 10/06/2013

Trích sổ cái TK 214 ( PL 18)

2.3.4 Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán tại Công ty Cổ phần Thương mại dịch vụ Tân Thuận

 Quy trình hạch toán vốn bằng tiền và thanh toán tại công ty

Sơ đồ 2.7: Quy trình kế toán vốn bằng tiền và thanh toán

 Quy định kế toán thanh toán công nợ phải thu, phải trả.

 Quy định kế toán công nợ phải thu

Công ty CP thương mại dịch vụ Tân Thuận cung cấp chủ yếu là các thiết bị, linh kiệnmáy tính, máy in cho các tổ chức, cá nhân, công ty khác,…Do đó khi bán hàng với sốlượng nhỏ thì khách hàng thường thanh toán tiền ngay sau khi nhận được hàng bằng tiềnmặt hoặc tiền gửi Ngân Hàng, kế toán công ty sẽ ghi phiếu thu đồng thời với hoá đơn bánhàng giao cho khách hàng Còn khi bán hàng với số lượng lớn, có ký kết hợp đồng thìcông ty cho thanh toán chậm trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận hàng

 Quy định kế toán công nợ phải trả

Do công ty CP thương mại dịch vụ Tân Thuận là một doanh nghiệp thương mại, chuyênkinh doanh các các thiết bị, linh kiện máy tính, máy in nên để đảm bảo lượng hàng hoáphục vụ cho việc bán ra công ty thường mua hàng với số lượng lớn Vì vậy việc thanhtoán tiền hàng của công ty với nhà cung cấp chủ yếu là trả chậm trong một thời gian quyđịnh trong hợp đồng Tuy nhiên khi mua hàng với số lượng nhỏ thì công ty thường thanhtoán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

 Kế toán chi tiết công nợ phải thu, phải trả

- Các chứng từ sử dụng: HĐGTGT, Phiếu Thu, Phiếu Chi, GBN, GBC,

- Sổ sách kế toán sử dụng: Sổ chi tiết TK 131,331 chi tiết theo từng đốitượng khách hàng, , Bảng tổng hợp chi tiết công nợ,

- Tài khoản kế toán sử dụng: TK 131, TK 331, TK 156, TK 1331,TK 511,

TK 3331,

Ví dụ: Ngày 05/09/2015, nhập 10 chiếc ổ cứng máy tính WD 500GB, đơn giá

1.000.000 ( chưa bao gồm VAT 10%) của Công ty TNHH Máy tính Nam Tân, chưathanh toán.( thời hạn thanh toán trong 7 ngày)

Trích HĐ GTGT số 0000345 (PL19)

Phiếu chi ( PL20)

Sổ chi tiết TK 331 ( PL21)

Bảng tổng hợp chi tiết ( PL22)