A. LỜI NÓI ĐẦUHiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước vấn đề soạn thảo và quản lý văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được quan tâm một cách đúng mức. Văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa là công cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý và điều hành nhà nước tại địa phương. Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình. Chính vì vậy việc quan tâm đúng mức đến công tác soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung.Trên thực tế công tác soạn thảo văn bản trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội. Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lý nhà nước nói chung còn bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn bản có nội dung trái pháp luật, thiếu mạch lạc; văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản sai về thể thức và thủ tục hành chính; văn bản không có tính khả thi…những văn bản đó đã, đang và sẽ còn gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ đối với mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả tác động của các cơ quan hành chính nhà nước. Qua thời gian thực tập ở UBND .............., huyện .............., tỉnh Quảng Nam em đã có dịp tìm hiểu về công tác soạn thảo văn bản ở UBND xã. Tuy nhiên, do giới hạn về thời gian cũng như năng lực cá nhân, báo cáo chuyên đề này chỉ tập trung nghiên cứu “Hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND ..............- Thực trạng và giải pháp”. Đây cũng là một vấn đề đang được quan tâm tại Văn phòng UBND xã và có một vai trò quan trọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý nhà nước tại địa phương. Do đó em chọn đề tài này và cố gắng hoàn thành báo cáo thực tập với tinh thần nghiêm túc nhằm đảm bảo được yêu cầu của nhà trường và giáo viên hướng dẫn trong quá trình thực tập ở UBND ....
Trang 1Bài luận
Đề Tài
Hoạt động soạn thảo văn bản tại
UBND - Thực trạng và giải pháp
Trang 2LỜI CẢM ƠN !
Qua một thời gian thực tập tại UBND huyện tỉnh Quảng Nam Bản thân luôn cố gắng, nỗ lực vận dụng những kiến thức đã học để áp dụng vào công việc
Trong thời gian thực tập bản thân luôn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của lãnh đạo UBND và Văn phòng UBND đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho bản thân mượn tài liệu để nghiên cứu, tham khảo giúp cho bản thân hoàn thành tốt báo cáo tốt nghiệp này
Đồng thời trong quá trình viết đề tài tốt nghiệp, bản thân được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của cô giáo ( giáo viên hướng dẫn viết đề tài)
Trong thời gian thực tập tại cơ quan và quá trình viết đề tài tốt nghiệp, do bản thân lần đầu tiếp xúc với thực tế nên còn nhiều bỡ ngỡ, kinh nghiệm thực tế chưa có, kiến thức còn mang nặng tính lý thuyết nên đề tài sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, kính mong sự góp ý của quý thầy cô và lãnh đạo cơ quan để báo cáo thực tập tốt nghiệp được hoàn chỉnh tốt hơn
Nhân đây bản thân xin bày tỏ sự biết ơn đến lãnh đạo nhà trường cùng các thầy cô giáo bộ môn văn thư trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Quảng Nam, đã trang bị kiến thức cho em trong 2 năm học vừa qua Những thầy cô đã trực tiếp trang bị cho em những kiến thức cơ bản, những kinh nghiệm quý báu về ngành Hành chính văn thư và xin gởi lời cảm ơn đến cô giáo hướng dẫn viết đề tài tốt nghiệp
Xin chân thành cảm ơn các đồng chí lãnh đạo UBND và Văn phòng UBND đã tạo điều kiện giúp đỡ cho bản thân hoàn thành báo cáo tốt nghiệp này
Xin chân thành cảm ơn !
Trang 3A LỜI NÓI ĐẦU
Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước vấn đề soạn thảo và quản lý văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được quan tâm một cách đúng mức Văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa là công
cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý và điều hành nhà nước tại địa phương Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình Chính vì vậy việc quan tâm đúng mức đến công tác soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung
Trên thực tế công tác soạn thảo văn bản trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế -
xã hội Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lý nhà nước nói chung còn bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn bản có nội dung trái pháp luật, thiếu mạch lạc; văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản sai về thể thức và thủ tục hành chính; văn bản không có tính khả thi…những văn bản đó đã, đang và sẽ còn gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ đối với mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả tác động của các cơ quan hành chính nhà nước Qua thời gian thực tập ở UBND , huyện , tỉnh Quảng Nam em đã có dịp tìm hiểu về công tác soạn thảo văn bản ở UBND xã Tuy nhiên, do giới hạn về thời gian cũng như
năng lực cá nhân, báo cáo chuyên đề này chỉ tập trung nghiên cứu “Hoạt động
soạn thảo văn bản tại UBND - Thực trạng và giải pháp” Đây cũng là
một vấn đề đang được quan tâm tại Văn phòng UBND xã và có một vai trò quan trọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý nhà nước tại địa phương Do
đó em chọn đề tài này và cố gắng hoàn thành báo cáo thực tập với tinh thần nghiêm túc nhằm đảm bảo được yêu cầu của nhà trường và giáo viên hướng dẫn trong quá trình thực tập ở UBND
Báo cáo thực tập tốt nghiệp được biên soạn trong thời gian thực tập tại UBND ; kết cấu đề tài gồm:
A Lời nói đầu.
B Nội dung.
Chương I: Giới thiệu và nét về UBND
Chương II: Cơ sở lý luận của hoạt động soạn thảo văn bản thực trạng và giải
pháp
C Kết luận.
Trang 4là một xã nông nghiệp nằm cách trung tâm huyện 9 km về phía nam; có chợ là chợ lớn thứ 2 của huyện , đây là nơi tập trung giao lưu buôn bán, trao đổi hàng hóa giữa các xã cánh trung của huyện Xã có diện tích tự nhiên 19,6 km2, dân số là 12.139 người; 75% dân số của xã sống dựa vào nông nghiệp, 25% dân số là tiểu thương và buôn bán nhỏ lẻ khác tập trung chủ yếu ở khu vực chợ là một xã có truyền thống cách mạng anh hùng trong chiến đấu, cần cù trong lao động Năm 1986 được nhà nước
phong tặng danh hiệu "Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân".
II CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND VÀ VĂN PHÒNG UBND
1 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của UBND
- Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:
+ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch đó;
+ Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân,
cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
+ Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn và báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;
+ Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định của pháp luật;
+ Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm
sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật
Trang 5- Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng và vật nuôi;
+ Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo
vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng tại địa phương;
+ Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy định của pháp luật;
+ Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát triển các ngành, nghề mới
- Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo phân cấp;
+ Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân
cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây
dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
+ Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông
và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật;
+ Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật
- Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;
+ Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;
+ Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;
+ Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao; tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hoá
và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
+ Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt
sỹ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;
Trang 6+ Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa;
tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa phương theo quy định của pháp luật;
+ Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở địa phương
- Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;
+ Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn luyện,
sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;
+ Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
+ Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của người nước ngoài ở địa phương
- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:
Uỷ ban nhân dân xã có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật
- Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp luật
và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;
+ Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theo thẩm quyền;
+ Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành
án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật
2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng UBND:
- Văn phòng UBND là cơ quan tham mưu giúp UBND trong việc quản lý nhà nước tại địa phương Là một bộ máy làm việc của cơ quan có chức năng tham mưu phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của UBND xã, là nơi đảm bảo các điều kiện vật chất kỷ thuật cho mọi hoạt động của HĐND và UBND
- Giúp UBND xã xây dựng chương trình, lịch công tác, lịch làm việc và theo dõi thực hiện chương trình, lịch làm việc đó; tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế -
xã hội, an ninh - quốc phòng, tham mưu giúp UBND trong việc chỉ đạo thực hiện
- Giúp UBND dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền; làm báo cáo gởi lên cấp trên
Trang 7- Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu mẫu báo cáo thống kê; theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, công chức cấp xã.
- Giúp HĐND tổ chức các kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách, nhận đơn khiếu nại của nhân dân chuyển đến HĐND và UBND hoặc lên cấp trên
có thẩm quyền giải quyết
- Đảm bảo bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp của HĐND và cho công việc của UBND; Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng ở xã
- Giúp HĐND và UBND thực hiện nghiệp vụ công tác bầu cử đại biểu HĐND và UBND theo quy định của pháp luật
- Nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc giữa UBND với cơ quan, tổ chức và công dân theo cơ chế " một cửa"
III SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND
Chủ tịch UBND
Phó Chủ tịch UBND
Phụ trách kinh tế
Phó Chủ tịch UBND Phụ trách Văn hóa xã hội
Ban
Kinh
tế
Ban CH Quân sự
Ban Địa chính
Ban Công an
Ban XH
VH-Văn phòng UBND
Ban
Tư pháp
Trang 8IV GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND
Công tác văn thư là một hoạt động của bộ máy quản lý gắn liền với công tác quản lý nhà nước và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước
Trong quá trình hoạt động của mình, UBND ban hành các loại văn bản và sử dụng chúng làm phương tiện để lãnh đạo, quản lý mọi mặt hoạt động của
cơ quan và xã hội
UBND xã là cơ sở để tổ chức thực hiện và vận động nhân dân thực thi pháp luật và chủ trương chính sách của Đảng Song nhiều văn bản mới của Trung ương, tỉnh ban hành địa phương không nhận được, khi nhận được chưa thực hiện thì các văn bản mới lại ban hành thay thế Một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện lại thiếu và nếu có thì không kịp thời nên dẫn đến địa phương thường gặp khó khăn trong công tác chỉ đạo và tổ chức thực hiện
Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác Văn thư - Lưu trữ còn thiếu, chưa đáp ứng được yêu cầu thực tế hiện nay Việc lưu trữ và bảo quản hồ sơ tại cơ quan hiện nay chủ yếu là dùng sổ, kẹp 3 dây và tủ đựng tài liệu; chưa ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ
Bên cạnh đó, do điều kiện chưa đào tạo được đội ngũ cán bộ kế cận nên việc
bố trí cán bộ làm công tác Văn phòng và Văn thư- Lưu trữ tại UBND xã chưa đúng với chuyên môn được đào tạo Cán bộ làm công tác Văn phòng và Văn thư - Lưu trữ chủ yếu được đào tạo qua các lớp bồi dưỡng, tập huấn và làm việc dựa trên kinh nghiệm thực tế là chính nên ảnh hưởng không nhỏ đến công tác Văn thư - Lưu trữ tại địa phương
Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ của công tác Văn phòng nói chung, trách nhiệm của cán bộ làm công tác Văn thư nói riêng Lãnh đạo UBND xã chỉ đạo, nhắc nhở, điều chỉnh và phân công nhiệm vụ hợp lý cho cán bộ Văn phòng, Văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và có thời gian nghiên cứu các vấn đề thuộc chuyên trách chuyên môn nghiệp vụ của công tác Văn phòng và Văn thư
Căn cứ vào các văn bản luật, văn bản hướng dẫn của cấp trên và dựa vào tình hình thực tế tại địa phương, UBND xã họp chung UBND và riêng bộ phận Văn phòng để rút kinh nghiệm trong việc tham mưu, soạn thảo văn bản và ban hành văn bản Từ đó rút kinh nghiệm để sửa đổi ban hành văn bản đúng theo thể thức quy định của Nhà nước
Thường xuyên cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn về công tác quản lý Nhà nước và nghiệp vụ Văn thư -Lưu trữ do tỉnh, huyện mở Đồng thời UBND xã còn ban hành quy định về công tác quản lý, ban hành văn bản thuộc thẩm quyền UBND cấp xã Ngoài ra UBND xã còn tổ chức một tổ tiếp dân và tiếp nhận hoàn trả hồ sơ
để giải quyết các thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân theo yêu cầu
Về cách thức giải quyết công việc: Tất cả các loại công văn giấy tờ đi, đến đều phải qua bộ phận Văn thư, cán bộ Văn thư là người vào sổ đăng ký, trình ký, chuyển giao theo đúng quy định và trình tự, quy trình giải quyết văn bản Vì vậy, tất cả các công văn, giấy tờ, các lọai đơn thư khi đến cơ quan và do cơ quan ban hành đều thực hiện chính xác và đúng quy định
Trang 91 Cơ sở vật chất, trang thiết bị
Hiện nay, khi trình độ khoa học ngày càng phát triển và được ứng dụng vào nhiều lĩnh vực hoạt động, trong đó có công tác Văn phòng Được sự quan tâm của UBND huyện đã trang bị cho Văn phòng UBND xã một dàn máy vi tính và một số phương tiện khác như: máy in, máy điện thoại, máy Fax, máy photocoppy, tủ đựng
hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác Văn phòng Tuy so với yêu cầu nhiệm vụ vẫn còn
thiếu song cũng tương đối đảm bảo được yêu cầu phục vụ nhiệm vụ đối với Văn
phòng cấp xã
2 Tình hình thực hiện công tác Văn thư ở cơ quan:
Trong quá trình thực hiện chức năng điều hành quản lý của mình, UBND xã
đã tiếp nhận ban hành và thực hiện một khối lượng văn bản quản lý Nhà nước rất lớn nhằm thực hiện thắng lợi các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước ở địa phương gồm: các văn bản của cơ quan hành chính cấp trên, các văn bản giải quyết những vấn đề phát sinh trong thực tế tại địa phương Với mục tiêu là phục vụ cho nhiệm vụ kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng ở địa phương và công tác quản lý điều hành của UBND xã
Trong quá trình hoạt động của mình, UBND xã thường ban hành các loại văn bản và sử dụng các loại văn bản đó làm phương tiện lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý mọi mặt hoạt động của địa phương, của nội bộ cơ quan
CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN, THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
Trang 10I CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN.
1 Khái niệm của văn bản:
Văn bản là phương tiện ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định tùy theo từng lĩnh vực
cụ thể của đời sống xã hội, và quản lý nhà nước mà văn bản có những hình thức và nội dung khác nhau
2 Những yêu cầu về nội dung:
-Tính mục đích : khi bắt tay vào soạn thảo văn bản cần xác định mục đích mục tiêu và giới hạn tiêu chuẩn của nó, tức là cần phải trả lời các vấn đề Văn bản này ban hành để làm gì? giải quyết các việc gì? mức độ giải quyết đến đâu? kết quả của việc thực hiện ở sự đồng nhất nội dung và hình thức văn bản
-Tính khoa học : Văn bản có tính khoa học phải đảm bảo có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế.Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và đảm bảo chính xác
+ Đảm bảo sự logic về mặt nội dung sự nhất quán về mặt chủ đề, bố cục chặt chẽ
+ Đảm bảo các yêu cầu về mặt thể thức
+ Sử dụng tốt ngôn ngữ pháp luật hành chính
+ Đảm bảo tính hệ thống cúa văn bản
- Tính đại chúng: Thể hiện văn bản có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ phù hợp với trình độ dân trí, phải đảm bảo tới mức tối đa, tính phổ cập, song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc và chặt chẽ của văn bản
- Tính quy phạm: Cho thấy tính cưỡng chế của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực của nhà nước dòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa lý của chủ thể pháp luật, đảm bảo tính quy phạm, văn bản sẽ dược ban hành đúng thẩm quyền quy định và được trình bày dưới dang quy phạm pháp luật
- Tính khả thi: Một yêu cầu đối với văn bản đồng thời là hiệu quả, kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nói trên ngoài ra để các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng văn bản cần phải hợp đủ các điều kiện sau:
+ Nội dung phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa
là phải phù hợp với trình độ năng lực khả năng vật chất của chủ thể thi hành
+ Khi quy định các quyền cho chủ thể được hưởng phải kèm theo các điều kiện để đảm bảo thực hiện các quyền đó
+ Phải nắm vững được khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản, nhằm xác lập trách nhiệm của các trường hợp cụ thể
+ Tên cơ Quan ,tổ chức ban hành văn bản
+ Số, ký hiệu của văn bản
Trang 11+ Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản
+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
+ Nội dung văn bản
+ Quyền hạn, chúc vụ, họ và tên và chữ ký của người có thẩm quyền
+ Dấu cơ quan, tổ chức
+ Nơi nhận
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể
* Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản
Trang 1211 1 2
3 5b
4 5a
Trang 133 : Số, ký hiệu văn bản.
4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
5a : Tên trích yếu nội dung văn bản
5b : Trích yếu nội dung công văn
6 : Nội dung văn bản
7a,7b,7c : Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
8 : Dấu cơ quan, tổ chức
13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản pháp hành
14 : Địa chỉ cơ quan
Như vậy hoạt động soạn thảo văn bản cần thực hiện đúng những quy định trên đây chính là cơ sở lý luận của hoạt động soạn thảo văn bản thực trạng giải pháp tại UBND
II THỰC TRẠNG CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI UBND
1 Tình hình sọan thảo văn bản tại UBND
1.1 Hoạt động soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật.
Trong nhiều năm qua, công tác ban hành văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) ở luôn được các cấp ủy Đảng, chính quyền địa phương quan tâm chỉ đạo thực hiện, các văn bản QPPL được ban hành đúng quy trình, đúng pháp luật
và có tính khả thi cao Ban Tư pháp xã đã thực hiện tốt chức năng tham mưu cho UBND xã ban hành các văn bản chỉ đạo đối với công tác này Nhìn chung, công tác xây dựng, ban hành văn bản QPPL đã có những chuyển biến tích cực, được Phòng
Tư pháp huyện đánh giá cao qua các đợt kiểm tra cuối năm
Đối với cấp xã, về cơ bản công tác xây dựng, ban hành văn bản QPPL của UBND cấp xã đã có chuyển biến tích cực, các văn bản QPPL do cấp xã ban hành
cơ bản đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, có nội dung phù hợp với các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, đáp ứng yêu cầu quản lý Nhà nước trên địa bàn Các ý kiến thẩm định đã được Văn phòng UBND xã nghiêm túc nghiên cứu, tiếp thu trong quá trình soạn thảo Văn bản UBND xã ban hành đảm bảo chặt chẽ, chi tiết, phù hợp với tình hình thực tế của địa phương Do đó, văn bản QPPL khi ban hành được thực hiện ngay không cần hướng dẫn thi hành của các ngành, cấp huyện, vì vậy mà cấp xã ban hành văn bản QPPL rất ít Từ năm 2008 đến năm
2011, UBND xã ban hành 29 văn bản QPPL các loại; trong đó có 17 Quyết định và
12 Chỉ thị
Bên cạnh những kết quả đã đạt được công tác xây dựng, ban hành văn bản QPPL trên địa bàn xã vẫn còn một số hạn chế, tồn tại như: việc đăng ký xây dựng văn bản QPPL của một số ngành còn thụ động, chưa sát với yêu cầu quản lý nhà
Trang 14nước, văn bản ban hành không đảm bảo tiến độ, phải chuyển sang năm sau hoặc không được ban hành;
Chất lượng một số dự thảo văn bản QPPL chưa đảm bảo, nội dung đơn giản,
sơ sài, chỉ sao chép hoặc biên tập lại các quy định tại văn bản QPPL của cấp trên hoặc xuất phát từ ý chí chủ quan của cơ quan chủ trì soạn thảo, chưa đảm bảo thể thức và kỹ thuật trình bày
Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế trên là do một số đơn vị, địa phương chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác xây dựng, ban hành văn bản nên chưa chủ động đăng ký việc xây dựng, ban hành văn bản QPPL thuộc lĩnh vực quản lý; chưa chỉ đạo sát sao, đầu tư thời gian, bố trí cán bộ hợp lý cho công tác xây dựng, ban hành văn bản, việc xây dựng dự thảo đơn giản, nội dung chung chung, sơ sài
Công tác phối hợp giữa các ban ngành có liên quan trong soạn thảo, ban hành chưa chặt chẽ, thậm chí nhiều ban ngành chỉ phối hợp mang tính hình thức Cán bộ tham mưu thực hiện công tác soạn thảo, xây dựng văn bản QPPL trình độ chuyên môn nghiệp vụ còn hạn chế
Để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn bản cần thực hiện tốt một số nội dụng sau: Cấp ủy Đảng, chính quyền tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo đối với công tác này, nhất là trong việc củng cố, kiện toàn đội ngũ cán bộ làm công tác văn bản Đồng thời thực hiện nghiêm túc các quy định của Luật ban hành văn bản QPPL của HĐND, UBND; các văn bản hướng dẫn của Chính phủ và Quyết định của UBND các cấp ban hành Quy định về trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn bản QPPL thuộc thẩm quyền UBND các cấp để tạo sự thống nhất trong quy trình ban hành văn bản
1.2 Hoạt động soạn thảo văn bản hành chính thông thường và văn bản
cá biệt.
Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng UBND xã
cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật Trong giải quyết các công việc của mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa đựng trong đó thông tin và quyết định quản lý Văn bản mang tính công quyền, được ban hành theo các quy định của nhà nước, luôn tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội và
là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của Văn phòng UBND
Nhiệm vụ của Văn phòng là cơ quan chuyên môn, tham mưu, giúp việc cho Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND xã nên các văn bản được soạn thảo chủ yếu là các văn bản hành chính Các văn bản hành chính mà Văn phòng UBND xã thường soạn thảo là bao gồm các văn bản sau: quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông báo, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu… Tùy mỗi nhiệm
vụ cụ thể mà cán bộ văn thư soạn thảo văn bản của Văn phòng dưới sự chỉ đạo, hướng dẫn cán bộ Văn phòng -Thống kê mà chịu trách nhiệm trong quá trình soạn thảo các văn bản hành chính phục vụ cho giải quyết các vấn đề liên quan, ra các quyết định hành chính…