Quy chế này quy định về việc quản lý, sử dụng xe ô tô của Công ty TNHH HHP Toàn Tâm sau đây gọi tắt là Công ty, trách nhiệm của lái xe, của tất cả Cán bộ công nhân viên CBCNV trong Công
Trang 1CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
====== o0o ======
Phú Thọ, ngày tháng năm 2023
QUY CHẾ V/v: Quản lý và sử dụng xe Ôtô của Công ty TNHH HHP Toàn Tâm
(Ban hành kèm theo Quyết định số ngày tháng năm 2023
của Giám đốc Công ty TNHH HHP Toàn Tâm)
CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1: Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng.
1.1 Phạm vi điều chỉnh.
Quy chế này quy định về việc quản lý, sử dụng xe ô tô của Công ty TNHH HHP Toàn Tâm (sau đây gọi tắt là Công ty), trách nhiệm của lái xe, của tất cả Cán bộ công nhân viên (CBCNV) trong Công ty khi sử dụng xe ô tô của Công ty (sau đây gọi tắt
là xe)
1.2 Đối tượng áp dụng.
Quy chế này áp dụng với mọi CBCNV Công ty, nhân viên lái xe và các cá nhân khác có liên quan đển việc quản lý, sử dụng xe (Gọi chung là người sử dụng xe)
Điều 2: Mục đích.
Quy định trách nhiệm cá nhân, bộ phận trong quản lý, sử dụng xe nhằm bảo vệ tài sản của Công ty, góp phần thiết thực thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong việc
sử dụng xe
Đưa tổ lái xe hoạt động có tính chuyên nghiệp cao, sẵn sàng phục vụ và hoàn thành tốt nhiệm vụ được Công ty giao cho
Điều 3: Nguyên tắc.
Phân định cụ thể trách nhiệm của cá nhân, bộ phận khi được giao quản lý, sử dụng xe, xử lý nghiêm những hành vi thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc cố ý vi phạm nguyên tắc quản lý làm hư, hại tài sản của Công ty
Xe chỉ được sử dụng phục vụ cho công việc của Công ty Chi phí xăng, xe phải được hạch toán đầy đủ cho các đối tượng và công việc đã sử dụng
Hàng năm Phòng HCNS lập đề xuất sửa chữa, bảo dưỡng xe theo đúng thời hạn đảm bảo xe tốt, phục vụ kịp thời, có hiệu quả và an toàn tuyệt đối Tổ xe chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng HCNS và Giám đốc về quản lý sử dụng xe
Trang 2Phòng Tài chính - Kế toán trực tiếp chi kinh phí xăng xe và các chi phí duy trì hoạt động của xe theo định mức và các khoản kinh phí có liên quan đến hoạt động của
xe đã được Giám đốc phê duyệt
Tất cả các đối tượng (Trừ Giám đốc) có nhu cầu sử dụng xe đều phải có kế hoạch công tác hoặc thông báo với Phòng HCNS ít nhất trước 04 (bốn) giờ đồng hồ và phải được Giám đốc phê duyệt theo quy định
CHƯƠNG II: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG XE Điều 4: Quy định cụ thể phạm vi và đối tượng sử dụng xe.
4.1 Đón từ nhà riêng đến nơi làm việc và ngược lại.
- Chỉ áp dụng đối với Giám đốc Công ty.
- Trường hợp khác khi được bố trí xe đi công tác đều đi từ trụ sở Công ty hoặc Văn phòng đại diện
4.2 Đi sân bay và đón về.
- Đối với Giám đốc khi đi công tác bằng máy bay hoặc các Trưởng bộ phận, cá nhân (Có quyết định Giám đốc) sẽ được bố trí đón từ trụ sở Công ty hoặc Văn phòng đại diện đến sân bay và ngược lại Nếu không bố trí được xe, Phòng HCNS có trách nhiệm thuê xe ô tô ngoài phục vụ
4.3 Đi công tác trong và ngoài tỉnh, thực hiện các hoạt động đối nội, đối ngoại.
- Bộ phận Kinh doanh đi công tác với mục đích: Gặp gỡ Khách hàng, dự khai trương cửa hàng, hỗ trợ Khách hàng, chốt hợp đồng
- Bộ phận Kế toán đi làm việc với các cơ quan chức năng về nghiệp vụ kế toán
- Bộ phận Sản xuất - Kỹ thuật đi xử lý khiếu nại sản phẩm lỗi trong công trình của Khách hàng, đi bảo trì bảo dưỡng máy móc như: chiết màu tự động, máy lắc
- Bộ phận HCNS đi nộp báo cáo cho cơ quan nhà nước: hành chính công, sở xây dựng, hoặc đi thăm hỏi CBCNV, người nhà CBCNV bị ốm đau, nằm viện, các đám tang của thân nhân CBCNV khi được Giám đốc phê duyệt
- Đưa đón Khách hàng khi về Công ty tham quan nhà máy, các cổ đông về dự Đại hội cổ đông thường niên
4.4 Trường hợp người sử dụng xe tự lái xe.
- Người sử dụng xe chỉ được tự lái xe ô tô Công ty khi có đủ tiêu chuẩn và điều kiện điều khiển xe ô tô theo quy định và được Giám đốc đồng ý, phê duyệt bằng văn bản
Điều 5: Trách nhiệm của người sử dụng xe.
Sử dụng đúng mục đích, đúng giờ, đúng nơi xuất phát và lộ trình trên kế hoạch
mà Giám đốc phê duyệt
Trang 3Khi có nhu cầu sử dụng xe, phải viết kế hoạch gửi Phòng HCNS ít nhất trước
04 (bốn) giờ trong ngày làm việc
Có trách nhiệm tham gia bảo vệ tài sản, tạo điều kiện cho lái xe hoàn thành nhiệm vụ
Nếu trong quá trình sử dụng xe có nhu cầu phát sinh thì người sử dụng xe phải thông báo đến Trưởng phòng HCNS xác nhận để làm căn cứ cho lái xe thanh toán chi phí
Hạn chế tối đa việc sử dụng xe đột xuất (Ngoài kế hoạch)
Người được Giám đốc cho mượn xe để phục vụ việc cá nhân trong những ngày Công ty nghỉ làm:
+ Tự chịu chi phí xăng dầu, phí vé giao thông, bảo quản xe và chịu trách nhiệm
về an toàn của xe và tài sản trên xe theo cam kết trong biên bản mượn xe
+ Tự chịu trách nhiệm vật chất khi xảy ra sự cố, tai nạn
Điều 6: Trách nhiệm của Phòng HCNS.
Trưởng phòng HCNS căn cứ vào đối tượng, kế hoạch công tác xem xét, điều động, bố trí lái xe cho phù hợp, tiết kiệm mà Giám đốc phê duyệt đảm bảo đúng thời gian, kế hoạch công tác cho đối tượng sử dụng xe
Phòng HCNS điều lái xe theo yêu cầu công tác và thông báo cho đối tượng sử dụng xe biết
Trường hợp không đủ xe phục vụ, Phòng HCNS có trách nhiệm thuê xe bên ngoài để phục vụ cho đối tượng cần sử dụng xe
Trường hợp đột xuất, Phòng HCNS có thể điều động xe thông qua điện thoại và làm Lệnh điều động xe sau
Điều 7: Trách nhiệm của Trưởng phòng HCNS.
Bố trí, điều động lái xe để Giám đốc sử dụng bất cứ khi nào cần
Điều xe, lái xe phục vụ công tác đúng đối tượng, đúng thời gian, đảm bảo hiệu quả và an toàn
Xác nhận đề nghị tạm ứng cho lái xe theo quy định và hướng dẫn của Phòng Tài chính - Kế toán
Xác nhận đề nghị thanh toán xăng, dầu, ăn, nghỉ, vé bến cho lái xe theo thực tế sau khi hoàn thành những chuyến đi
Quản lý, xác nhận và kiểm tra kế hoạch bảo dưỡng và sửa chữa xe
Điều 8: Trách nhiệm của Phòng Tài chính - Kế toán.
Phối hợp với Phòng HCNS xây dựng, điều chỉnh mức xăng dầu cho các loại xe cho phù hợp với tình hình thực tế
Trang 4Kiểm tra, theo dõi và duyệt chi thanh toán các khoản sửa chữa, bảo dưỡng, thay thế phụ tùng, các hợp đồng dịch vụ thuê xe ngoài Công ty
Thanh toán kịp thời chi phí xăng, dầu theo hóa đơn và định mức đã được phê duyệt Thanh toán vé bến, chi phí công tác phí cho lái xe theo đúng lộ trình của chuyến đi
Mọi thanh toán chi phí xe ô tô thuê ngoài phải có xác nhận của Phòng HCNS
Điều 9: Sổ theo dõi sử dụng xe.
Mỗi xe đều có sổ theo dõi sử dụng xe.
- Sổ sử dụng xe là sổ nhật ký ghi rõ tình hình sử dụng xe hàng ngày, người sử dụng xe, người lái xe theo dõi xăng dầu, sửa chữa, bảo dưỡng và các thông tin khác cần thiết cho việc quản lý xe
- Lái xe có trách nhiệm ghi nhận đầy đủ các thông tin vào sổ sử dụng xe, lưu tại xe Trưởng phòng HCNS có trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra việc ghi sổ sử dụng hàng ngày
Điều 10: Thủ tục điều xe.
Người sử dụng xe khi đi công tác hoặc phục vụ công việc Công ty phải có kế hoạch công tác được Giám đốc ký duyệt và thông qua Trưởng phòng HCNS
Trưởng phòng HCNS sau khi nhận được kế hoạch công tác, ký lệnh điều xe, chuyển và trao đổi với lái xe được phân công Trường hợp không đủ xe phục vụ sẽ căn
cứ vào mức độ quan trọng của công việc, lịch trình công tác để đặt thứ tự ưu tiên đối với người sử dụng xe
Điều 11: Quy định về nơi để xe.
Lái xe có trách nhiệm để xe vào nơi quy định ở Công ty khi hết giờ làm việc hoặc kết thúc chuyến công tác ngoài giờ hành chính
Trước khi sử dụng xe, lái xe phải kiểm tra hiện trạng trong và ngoài xe Nếu phát hiện thấy điều bất thường lái xe phải báo ngay cho TP.HCNS để kịp thời xử lý
Điều 12: Quy định về chi phí xe (Trừ chi phí bảo dưỡng, sửa chữa).
Chi phí xe bao gồm: Chi phí xăng dầu, chi phí công tác phí, chi phí gửi xe, vé bến, rửa xe
Trưởng phòng HCNS ký duyệt tạm ứng tiền phù hợp để chi phí xe và quyết toán chi phí xe với Phòng Tài chính - Kế toán, thời gian quyết toán không quá 15 ngày
kể từ ngày nhận tiền tạm ứng
Lái xe có trách nhiệm lấy hóa đơn VAT ghi đầy đủ thông tin về Công ty làm cơ
sở cho thanh toán của mình Chi phí quyết toán phải phù hợp với kế hoạch công tác, lịch trình xe
Trang 5CHƯƠNG III: QUẢN LÝ LÁI XE Điều 13: Thời gian làm việc, lương làm thêm giờ và chế độ công tác phí.
Lái xe làm việc theo thời gian làm việc của Công ty, đồng thời chịu phân công theo yêu cầu công việc
Do đặc thù của công việc, lái xe chỉ được nhận lương làm thêm giờ vào ngày chủ nhật khi có phát sinh theo quy định của Luật Lao động
Khi đi công tác, lái xe sẽ được chi trả tiền ăn, nghỉ qua đêm (Nếu đi công tác ngoại tỉnh dài ngày) theo quy định của Công ty
Điều 14: Quy định về trang phục và thái độ ứng xử.
Áo quần chỉnh tề, sạch sẽ, lịch sự, phù hợp điều kiện và tiếp xúc của mình Phải đi giầy hoặc dép quai hậu khi điều khiển xe Nghiêm cấm các lái xe đi dép
lê khi điều khiển xe
Phải thắt dây an toàn khi điều khiển xe và nhắc người sử dụng xe thắt dây an toàn khi xe di chuyển
Mở cửa cho người sử dụng xe hoặc khách đi lên, xuống xe, hướng dẫn người sử dụng xe hoặc khách sử dụng các thiết bị trên xe, tránh trường hợp sử dụng sai gây hư hỏng
Tích cực hỗ trợ người sử dụng xe hoặc khách trong việc vận chuyển hành lý, tài liệu, công cụ dụng cụ liên quan đến quá trình công tác, cung cấp các thông tin mà mình biết
Điều 15: Trách nhiệm của Lái xe.
Lái xe phải có đủ tiêu chuẩn, điều kiện cụ thể như:
Chấp hành nghiêm chỉnh nội quy, quy định của Công ty và Pháp luật Chấp hành đúng Lệnh điều xe và điều động đột xuất của Trưởng phòng HCNS và Giám đốc Sẵn sàng làm việc ngoài giờ và đi công tác xa khi có yêu cầu
Tuyệt đối chấp hành Luật Giao thông đường bộ khi lái xe Không uống rượu bia khi làm nhiệm vụ, không sử dụng chất ma túy, chất kích thích Tự chịu mọi trách nhiệm nếu vi phạm Luật giao thông đường bộ
Đưa đón đúng địa điểm, đúng thời gian quy định, không được tự tiện lái xe đi nơi khác nếu không có sự đồng ý của người sử dụng xe
Khi không đi công tác, trong giờ hành chính phải có mặt tại Công ty, khi có yêu cầu đột xuất thì phải có mặt chậm nhất là sau 5 phút để làm nhiệm vụ
Giữ gìn sức khỏe, nếu bản thân cảm thấy không đủ sức khỏe để phục vụ công tác thì báo ngay cho Trưởng phòng HCNS cử người thay
Vệ sinh, chăm sóc xe sạch sẽ hàng ngày, quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa hoặc đề xuất sửa chữa, bảo dưỡng xe theo đúng chế độ quy định (1 năm/lần)
Trang 6Thường xuyên kiểm tra kỹ thuật xe trước khi đi công tác, đặc biệt là công tác xa như: kiểm tra tình trạng dầu mỡ, xăng, điện, phanh, săm lốp
Chịu trách nhiệm chung về tình trạng kỹ thuật máy móc của xe được giao Khi
hư hỏng hoặc có dấu hiệu hư hỏng, phải báo ngay cho Trưởng phòng HCNS để đề xuất Giám đốc phê duyệt sửa chữa hoặc thay thề Nếu xe có hư hỏng trên đường đi công tác, lái xe phải báo về Trưởng phòng HCNS, báo chi phí phát sinh cho Phòng Tài
chính Kế toán sau đó sửa chữa Lái xe không được tự thực hiện sửa chữa hoặc thay đổi
kết cấu xe Nếu tự gây ra hư hỏng thì phải chịu chi phí sửa chữa
Thường xuyên ghi chép đầy đủ thông tin vào sổ sử dụng xe, theo dõi thực trạng
xe, kê khai chi phí xăng dầu, vé bến theo đúng lộ trình
Trung thực, có ý thức tiết kiệm, quan hệ hòa nhã, vui vẻ, lịch sự đối với mọi người, thể hiện văn hóa doanh nghiệp
Điều 16: Trách nhiệm vật chất của Lái xe khi để xảy ra sự cố, tai nạn.
Khi điều khiển xe gây tai nạn, Lái xe phải chịu trách nhiệm vật chất như sau:
+ Chi phí sửa chữa, thay thế thiết bị đối với trường hợp xe không thuộc phạm vi
được bảo hiểm
+ Thiệt hại về tài sản, sức khỏe, tính mạng của người khác do tai nạn gây ra Khi lái xe điều khiển xe gây ra sự cố hỏng hóc lớn do lỗi của mình thì phải chịu trách nhiệm bồi thường toàn bộ thiệt hại do sự cố hỏng hóc gây ra
CHƯƠNG IV: BẢO DƯỠNG, SỬA CHỮA, THAY MỚI
THIẾT BỊ VÀ ĐỊNH MỨC XĂNG DẦU Điều 17: Thủ tục bảo dưỡng, sửa chữa, thay mới thiết bị.
Lái xe làm đề xuất bảo dưỡng, sửa chữa (Nêu rõ lý do bảo dưỡng, sửa chữa), Trưởng phòng HCNS xác nhận và chịu trách nhiệm về tính hợp lý, sau đó trình Giám đốc phê duyệt
Lái xe liên hệ với đơn vị sửa chữa, bảo dưỡng lấy báo giá trình Trưởng phòng HCNS và Giám đốc Tài chính - Kế toán xem xét, kiểm tra, phê duyệt trước khi thực hiện
Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng, thay mới thiết bị phải lấy hóa đơn VAT theo quy định quản lý tài chính của Công ty
Lái xe phải thu hồi phụ tùng đã được thay thế về Công ty để tiến hành nghiệm thu và làm thủ tục thanh toán
Điều 18: Định mức xăng, dầu và thanh toán các khoản chi phí khác.
- Định mức xăng dầu:
+ Xe bán tải = 9.5 lít dầu /100km
Trang 7+ Xe tải 2.4 tấn =13 lít dầu /100km
- Các chi phí khác:
+ Phí cầu đường (Thanh toán qua hệ thống phần mềm VETC)
+ Vé vào bến, bãi gửi hàng
+ Phí rửa xe, được thanh toán theo giá thị trường
+ Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ
- Hạn mức bảo dưỡng định kỳ
+ Thay dầu máy sau 5.000km xe chạy/lần
+ Thay lọc dầu sau 15.000km/lần
+ Bảo dưỡng xe toàn bộ sau 12 tháng
+ Các thiết bị khác thay thế theo thực tế
+ Giá xăng, dầu tính theo giá thực tế trên thị trường
CHƯƠNG V: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 19: Khen thưởng, xử lý vi phạm.
Cá nhân sử dụng xe, lái xe thực hiện tốt Quy chế này, có thành tích trong việc thực hành tiết kiệm, chống lãng phí sẽ được khen thưởng
Cá nhân sử dụng xe, lái xe vi phạm quy chế này tùy theo mức độ sẽ bị xem xét,
xử lý kỷ luật theo quy định của Công ty
Điều 20: Tổ chức thực hiện.
Phòng HCNS phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán kiểm tra, giám sát các cá nhân và người lái xe thực hiện quy chế này, đặc biệt là quy định về định mức tiêu hao xăng dầu cho xe
Phòng HCNS có trách nhiệm theo dõi, tổng hợp những vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện, đề xuất, báo cáo Giám đốc để bổ sung, sửa đổi Quy chế này cho phù hợp
CÔNG TY TNHH HHP TOÀN TÂM
GIÁM ĐỐC