Hàng quý, Phòng HCNS có trách nhiệm rà soát lại định mức sử dụng VPP, CCDC cho phù hợp, trường hợp do có sự thay đổi, Trưởng bộ phận đề nghị Phòng HCNS cùng nghiên cứu để thay đổi định m
Trang 1QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VĂN PHÒNG PHẨM, CÔNG CỤ DỤNG CỤ
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN SƠN HT
I MỤC ĐÍCH.
Quản lý được việc sử dụng văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ trong Công ty, đảm bảo đủ nhu cầu, sử dụng tiết kiệm
II PHẠM VI.
Quy định này áp dụng cho việc quản lý và sử dụng văn phòng phẩm trong Công ty
III ĐĨNH NGHĨA.
VPP: “văn phòng phẩm”
CCDC: “ Công cụ dụng cụ”
IV NỘI DUNG.
4.1 Định mức sử dụng.
Mỗi loại VPP, CCDC phải có định mức sử dụng Phòng HCNS lập định mức sử dụng tạm tính, định mức sử dụng tạm tính được thảo luận thống nhất với Trưởng bộ phận, sau đó chuyển Giám đốc Công ty phê duyệt
Hàng quý, Phòng HCNS có trách nhiệm rà soát lại định mức sử dụng VPP, CCDC cho phù hợp, trường hợp do có sự thay đổi, Trưởng bộ phận
đề nghị Phòng HCNS cùng nghiên cứu để thay đổi định mức
4.2 Cấp phát VPP, CCDC.
Trước ngày 28 hàng tháng, các bộ phận lập giấy đề nghị VPP, CCDC của tháng sau theo biểu mẫu chuyển Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển Phòng HCNS xem xét và cấp phát
Phòng HCNS có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, nếu không đúng thì chuyển cho bộ phận đề nghị chỉnh sửa lại, nếu đúng thì chuyển Giám đốc duyệt
Căn cứ trên giấy đề nghị được GĐ duyệt, Phòng HCNS tiến hành việc cấp phát, việc cấp phát được thực hiện làm 02 lần, lần 1 từ ngày 01 -ngày 05 của tháng, lần 2 từ -ngày 15 - 20 của tháng
Trang 24 3 Quản lý và sử dụng VPP, CCDC.
CNV được cấp phát VPP, CCDC phục vụ cho công việc được giao trên cơ sở đúng mục đích sử dụng, sử dụng tiết kiệm, tránh lãng phí
Trưởng bộ phận là người chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra trực tiếp việc sử dụng VPP, CCDC của CNV mà mình quản lý
Phòng HCNS có trách nhiệm theo dõi sử dụng VPP, CCDC trong Công ty Đảm bảo định mức tồn kho là 20 %
V TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Không có
VI PHỤ LỤC.
Giấy đề nghị VPP, CCDC
Trang 3CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN SƠN
HT
Số: /QĐ-
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
====== o0o ======
Phú Thọ, ngày tháng năm 2023
QUY ĐỊNH ĐỊNH MỨC SỬ DỤNG VĂN PHÒNG PHẨM, CÔNG CỤ DỤNG CỤ,
QUẦN ÁO BẢO HỘ LAO ĐỘNG
(Ban hành Kèm theo QĐ số: /QĐ-ICTVN-2022 ngày / / 2023 của
GĐ Công ty)
CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1: Mục đích
Nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng văn phòng phẩm, công cụ dụng
cụ, quần áo bảo hộ lao động, đồ bảo hộ lao động đáp ứng yêu cầu thực hiện công việc của Công ty
Nhằm trang bị đúng các dụng cụ nêu trên một cách khoa học phục
vụ tốt nhất các yêu cầu công việc của Công ty, đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm của CBCNV trong quá trình quản lý, sử dụng tránh tình trạng lãng phí
Điều 2: Nguyên tắc quản lý, sử dụng.
Các công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm, quần áo bảo hộ lao động,
và dụng cụ bảo hộ lao động được quản lý khoa học sử dụng hợp lý và hiệu quả
CHƯƠNG II: ĐỊNH MỨC SỬ DỤNG Điều 3: Văn phòng phẩm.
Áp dụng đối với nhân viên Văn phòng
STT Tên loại Đơn vị Số lượng Thời gian sử dụng Ghi chú
ĐỊNH MỨC SỬ DỤNG CỦA MỖI PHÒNG BAN CÓ LIÊN QUAN
Trang 43 Máy tính casio Cái 1 3 năm
8 File còng cua 7mm Cái 2 1 năm
14 Bút viết bảng Cái 2 1 tháng
15 Bút lông dầu Cái 2 1 tháng
17 Kẹp bướm 19mm Hộp 5 1 năm
18 Kẹp bướm 32mm Hộp 5 1 năm
19 Kẹp bướm 41mm Hộp 5 1 năm
20 Kẹp bướm 51mm Hộp 5 1 năm
21 Đạn ghim nhỏ Hộp 1 2 tháng
23 Ghim cài tam giác Hộp 1 1 tháng
24 Kéo văn phòng Cái 1 1 năm
26 File trình ký Cái 1 2 năm
ĐỊNH MỨC CHUNG DO PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ QUẢN LÝ
2 Giấy trắng A4 Ram 5 1 tháng
7 Sổ Ban lãnh đạo Cuốn 6 1 năm
9 Bìa ngăn trang Tập 1 1 tháng
Trang 510 Giấy màu A4 Ram 1 2 tháng
Trường hợp các Phòng, Ban, Đơn vị do yêu cầu của công việc cần sử dụng nhiều hơn định mức phải làm đề nghị cấp thêm văn phòng phẩm và nêu rõ lý do chuyển đến Phòng HCNS để cấp bổ sung và theo dõi tổng hợp báo cáo lãnh đạo
Đối với công nhân sản xuất, khi nhận văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ lần đầu, Phòng HCNS căn cứ vào đề nghị cấp văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ đã được duyệt để cấp phát cho công nhân sản xuất Những lần nhận sau, sẽ mang vỏ, hoặc phần còn lại không sử dụng được nữa để đổi lấy mới hoặc thay thế
Điều 4: Đồ nhu yếu phẩm, đồ dùng vệ sinh.
4.1 Trường hợp bình thường.
- Đồ nhu yếu phẩm.
+ Nước bình: 2 bình/tháng
+ Chè: 2kg/tháng (dùng cho việc tiếp khách)
- Đồ vệ sinh.
Bao gồm:
+ Giấy vệ sinh: 2 bịch/tháng/bộ phận
+ Nước rửa tay: 1 chai/tháng/bộ phận
4.2 Trường hợp phát sinh khác Phòng HCNS phải có giải trình cụ thể.
Điều 5: Quần áo đồng phục, các dụng cụ bảo hộ lao động.
Quần áo đồng phục, văn phòng, dụng cụ BHLĐ được cấp cho CBCBV định kỳ theo định mức tiêu chuẩn như sau:
Số lượng/1 người/1 năm
Số lần
1 Quần áo đồng phục củaCBCNV khối văn phòng 02 bộ 1 lần Cuối năm
Trang 62 Quần áo bảo hộ lao động(Đối với công nhân) 08 bộ 4 lần Đầu quý
3 Găng tay vải 36 đôi 12 lần Đầu mỗitháng
6 Khẩu trang vải 12 Cái 12 lần Đầu mỗitháng
7 Tủ thuốc y tếDụng cụ và thuốc y tế:
bông, gạc, thuốc sát
trùng,
Cấp cho mỗi xưởng 01 tủ thuốc
(Quản đốcphân xưởng có trách nhiệm quản lý và xin cấp thêm khi
sử dụng hết)
- Trường hợp CBCNV do yêu cầu của công việc phải sử dụng dụng
cụ bảo hộ lao động thì được cấp sử dụng theo định mức chung và thu lại khi hoàn thành công việc
CHƯƠNG III: CẤP PHÁT, QUẢN LÝ, SỬ DỤNG Điều 6: Trách nhiệm của các Phòng Ban, và CBCNV.
6.1 Phòng Hành chính Nhân sự.
Phòng HCNS căn cứ vào định mức theo quy định và tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty để lập kế hoạch mua cho 01 quý (03
kiệm
Phòng Hành chính Nhân sự có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra thường xuyên quá trình sử dụng các loại dụng cụ, thiết bị nêu trên và kịp thời phát hiện các trường hợp làm hư hỏng, gây lãng phí để đề nghị xử lý theo Quy chế của Công ty
Hằng tháng Phòng Hành chính Nhân sự tập hợp số liệu về tình hình
sử dụng dụng cụ, VPP theo định mức và báo cáo Lãnh đạo Công ty
Trường hợp phát sinh Phòng Hành chính Nhân sự phải báo cáo cụ thể
6.2 Phòng kế toán.
Trang 7Căn cứ vào định mức được duyệt để theo dõi quá trình mua và thanh toán các thiết bị dụng cụ nêu trên để đề xuất việc duyệt chi mua theo quy định
6.3 Các Bộ phận Công ty.
Các Bộ phận Công ty căn cứ vào định mức quy định và yêu cầu của công việc lập phiếu đề nghị cấp công cụ dụng cụ, thiết bị, VPP nêu trên theo mẫu quy định chuyển đến Phòng Nhân sự để cấp phát và theo dõi
Các Bộ phận có trách nhiệm quản lý, sử dụng công cụ dụng cụ, thiết bị, VPP đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả
Trong trường hợp các bộ phận sử dụng lãng phí, gây mất mát hư hỏng sẽ bị xử lý theo quy chế của Công ty
Riêng các trường hợp phát sinh ngoài định mức phải có văn bản đề nghị nêu rõ lý do gửi Phòng Hành chính Nhân sự để cấp phát, theo dõi và báo cáo lãnh đạo Công ty
Hướng dẫn CNV thuộc bộ phận mình sử dụng đúng mục đích, đúng cách thức và tiết kiệm
6.4 CBCNV của Công ty.
CBCNV có trách nhiệm sử dụng các công cụ dụng cụ, thiết bị, VPP, bảo hộ lao động, quần áo đồng phục đúng mục đích, hiệu quả
Trưởng phòng, Phụ trách Phòng có trách nhiệm theo dõi quản lý thiết bị được cấp phát và phải chịu trách nhiệm liên đới khi để CNV thuộc Phòng sử dụng lãng phí hoặc hư hỏng thiết bị, dụng cụ
Các trường hợp CNV làm thất thoát, hư hỏng thiết bị, dụng cụ, đồ dùng bảo hộ hoặc sử dụng các thiết bị, dụng cụ làm việc (không tính khấu hao) hoặc sử dụng cho mục đích cá nhân thì sẽ bị xử lý theo Quy chế của Công ty
Đối với CBCNV khi nghỉ việc phải bàn giao, hoàn trả các dụng cụ lao động được cấp phát Trưởng/Phụ trách Phòng sau khi nhận lại các thiết
bị, dụng cụ nêu trên phải nhập lại kho theo quy định chung
CHƯƠNG IV: TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 7: Thực hiện.
Trang 8Phòng Hành chính Nhân sự có trách nhiệm quản lý tất cả các dụng
cụ, thiết bị nêu trên Cụ thể: Lập kế hoạch trang bị các các thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, đồ bảo hộ lao động, theo quy định đồng thời định kỳ hằng tháng hoặc đột xuất báo cáo Giám đốc Công ty về tình hình cấp phát sử dụng theo định mức
Các Bộ phận và CBCNV tùy theo chức năng, nhiệm vụ của mình phải chấp hành nghiêm các quy định về quản lý sử dụng các thiết bị, dụng cụ được giao đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm
Các Bộ phận, CBCNV thực hiện tốt các quy định liên quan đến công tác quản lý, sử dụng thiết bị, dụng cụ thì sẽ được khen thưởng và ngược lại nếu vi phạm thì tuỳ theo mức độ vi phạm và thiệt hại thực tế sẽ bị kỷ luật theo Quy chế của Công ty
Quy định này có hiệu lực lực từ ngày ký.!.
- Các Bộ phận;
- Lưu HCNS.